Comunicación y gobierno de riesgos

GPY051 – Curso Taller de Preparación para la Certificación (PMI- RMP)®
Sesión 09 – Material de Lectura v1

SESIÓN

9

COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE LOS
RIESGOS
COMUNICACIÓN DE LOS RIESGOS
INFORMACION ADICIONAL
GOBIERNO DE LOS RIESGOS
CONCEPTOS GENERALES DEL GOBIERNO DE LOS RIESGOS

9. COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE LOS RIESGOS
9.1 COMUNICACIÓN DE LOS RIESGOS
Comunicación de los riesgos constituye el 27% del examen de certificación PMIRMP. Una gran parte de la comunicación de los riesgos implica el Área de
Conocimiento de la Gestión de la Comunicación del Proyecto, que abarca las
siguientes habilidades de comunicación:
Escuchar efectiva y activamente.
Asegurarse de que la información fue comprendida haciendo preguntas.
Educación.
Identificar o confirmar la información a través de la determinación de los
hechos.
Estableciendo y gestionando expectativas.
Persuadir.
Negociar.
Realización de solución de conflictos.
Resumiendo la información e identificando los siguientes pasos.

Como parte de la comunicación de riesgos, debe estar familiarizado con lo
siguiente:
El modelo básico de comunicación.
Los distintos tipos de comunicación.
Métodos de distribución de comunicación.
Cómo calcular los caminos de comunicación.
Creación del Plan de Gestión de las comunicaciones.
Teorías de la comunicación.

439


Modelos Básicos de Comunicación
El modelo básico de comunicación refleja un intercambio de comunicación entre el
emisor y el receptor. La figura 6 demuestra un modelo de comunicación en acción:
Cuando se comunica, siempre hay un emisor y un receptor. Cada uno tiene la
responsabilidad de realizar un resultado exitoso en sus comunicaciones. El
remitente es responsable de confirmar que la información se ha entendido
correctamente y asegurándose de que la información es clara y completa, y el
receptor es responsable por asegurarse de que la información se entiende
correctamente y es recibida en su totalidad. Esto coincide con el modelo estándar
de las comunicaciones, que muestra la interacción entre un emisor y un receptor.
Como se puede ver en la Figura 1, el proceso comienza con el emisor que codifica
un mensaje. Nótese que el mensaje debe pasar a través de un ruido, que no es
nada que pueda interferir con la transmisión o la comprensión del mensaje.
Entonces el receptor codifica el mensaje y responde de manera similar. Ahora,
tomar este modelo estándar, y conectar las responsabilidades del emisor y receptor
que se revisaron en habilidades de comunicación.

Figura 1: Interacción entre Emisor y Receptor.

Tipos de Comunicación
Según la guía PMBOK®, hay varios tipos de comunicación:
Formal escrita, tales como reportes y solicitudes escritas.
Informal escrito, tales como mensajes de correo electrónico.
Forma verbal, a través de presentaciones.
Informal verbal, a través de reuniones o normas de conversación

440


Comunicación no verbal, como prestar atención a los gestos físicos de otra
persona.
Escuchar
Y oficial

Cualquier momento intentarás abordar un tema complejo o alterar cualquiera de
los planes de proyecto, debe ser formalmente documentado de modo que la
comunicación formal escrita es la mejor opción. Regresando de nuevo al riesgo,
piense sobre cómo toda la información sobre el riesgo, incluyendo respuestas de
riesgo, están documentadas en el registro de riesgos. Esta forma de comunicación
es formal escrita.
Para la escucha efectiva, hay cosas que debemos tener en cuenta también, como
proporcionar al emisor con retroalimentación y pasando por la escucha activa y no
pasiva. Un oyente activo lleva a través de sus responsabilidades como receptor,
obtener aclaraciones cuando sea necesario, repitiendo lo que dicen para confirmar
que entienden el mensaje y prestando atención a tono del remitente, que es como
se entiende por Paralingual.
El Habla efectiva es también importante. Solicitando activamente comentarios para
asegurarse de que entiende el mensaje y mantener el discurso y el tono correcto.

Métodos de Comunicación
Métodos y medios de comunicación están conectados al tipo de comunicación que
se está tratando. Según el tipo de comunicación que estás tratando (por ejemplo,
Informal Escrito) determinará tus opciones de medios o métodos de comunicación;
en el ejemplo se mencionó - Informal Escrito, Correo Electrónico es un método
común utilizado.
Método de comunicación es una herramienta y técnica del área de conocimiento de
la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. Esto se refiere a los métodos de
comunicación identificados dentro del Plan de Gestión de las Comunicaciones. Estos
métodos son utilizados aquí, y sólo como una nota, se identifican para cada
Interesado, de modo que es bastante exhaustivo. Ejemplos de métodos de
comunicación incluyen:
Reuniones Cara a cara.
Conferencia vía Teléfonos.
Conferencias web.
Correo electrónico.
Fuera de estos métodos, el preferido y el mejor método son Reuniones Cara a Cara.
Siendo realistas, estos no son siempre posibles, especialmente cuando se tiene un
equipo virtual, o se localizan a ciertas distancias. Aún así, el encuentro cara a cara
es el método preferido. También es el método preferido cuando se trata con los
Interesados (Stakeholders). Por favor tome esta nota y resáltelo, ya que es
importante para responder a preguntas para el examen.
Según el proceso Planificar las Comunicaciones (el segundo proceso del área de
conocimiento de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto) hay tres tipos
formales de métodos de comunicación:
441


Comunicación Interactiva: Comunicación en vivo que involucra a dos o
más personas.
Comunicación de tipo Push (empujar): Comunicación unilateral, como
enviar un correo electrónico a los destinatarios.
Comunicación de tipo Pull (halar): Información disponible en una
intranet o base de conocimiento u otro medio donde el destinatario debe
descargar la información.

Plan de Gestión de Comunicaciones
Como parte del examen, usted puede ver una o dos preguntas sobre el plan de
gestión de comunicaciones. Este plan identifica, analiza y documenta las
necesidades y expectativas de los interesados, que a su vez proporciona al Gestor
de Riesgos información sobre metas y objetivos de los Interesados (Stakeholders).
Entender las prioridades de los Interesados es importante, porque no todos tienen
el mismo propósito o metas en cuanto a los resultados finales del proyecto. Es por
ello, el Plan de Gestión de la Comunicación es importante para la gestión de riesgos
y para entender cuáles son los objetivos individuales de los interesados es
importante para desarrollar una respuesta de riesgo. Piense que los Interesados
abarcan diferentes departamentos, en diferentes extremos de la compañía, interna
y externa a la empresa, etc. El Plan de Comunicaciones no trata sólo satisfaciendo
los requerimientos de los interesados del proyecto, también resuelve los problemas
de dichos interesados del proyecto. Todos ellos tienen una forma de pensar
diferente sobre el proyecto. Todo eso es parte de la Gestión de los Interesados. El
Plan de Gestión de las Comunicaciones proporciona información sobre todo esto,
incluyendo los requerimientos de comunicación.
La guía PMBOK aborda los siguientes como atributos cubiertos por este plan:
Información para distribuirse a los interesados.
El propósito detrás de la distribución de esa información.
¿Con qué frecuencia se distribuirán?
El plazo para la distribución.
El formato, como el medio utilizado o diseño, en que se distribuirá la
información.
Y ¿Quién es el responsable dentro del equipo de proyecto para distribuirlo?.

Actitudes frente al Riesgo
Se encuentra que las personas tienden a sobreestimar el riesgo desconocido. Los
interesados también tienden a tener un interés personal en el proyecto, y esto
puede socavar el éxito del proyecto.
Usted encontrará que actitudes frente a los riesgos son entrelazadas con tolerancia
de riesgo de los interesados. Gestión de riesgos implica influir en las actitudes de
los interesados, razón por la cual debe comprender completamente las
expectativas, deseos, necesidades y actitudes de riesgo de los interesados. Como
parte de esta lección, evaluar sus propias actitudes de riesgo es importante
también. Solemos discutir de las actitudes de riesgo y la influencia de los actores,
pero a veces olvidamos que nuestros propios riesgos, del Director del Proyecto,
442


Gestor de Riesgos, y del Equipo de Gestión de Riesgos
impacto en el proceso de gestión de riesgo.

tiene un gran nivel de

Hay 4 Actitudes de Riesgo:
Aversión al Riesgo
Una persona adversa al riesgo es alguien que es incómodo con el riesgo. Trata
de mantenerse lejos siempre que sea posible, y evitarlo. Estas personas suelen
ser conservadores.
Tolerancia al Riesgo
Una persona tolerante al riesgo es alguien que no está preocupado por el riesgo
o permite influenciar en sus decisiones, pero se convierte en una sorpresa
cuando el riesgo se convierte en un problema.
Neutral al Riesgo
Una persona neutral al riesgo es alguien que comprende el riesgo y lo observa
posibles oportunidades.
Búsqueda del Riesgo
Una persona que busca el riesgo es alguien que considera el riesgo como un reto
y por lo tanto es animada por ello. Buscan activamente el riesgo. Estos
individuos son lo contrario de las personas adversas al riesgo.

Conocer las diferentes actitudes frente a los riesgos y su importancia en
relación con los niveles de tolerancia de riesgo de los interesados.
Tip

Factores Psicológicos
Factores psicológicos están separados de las actitudes de riesgo, pero todavía
existe la conexión.
Los factores psicológicos pueden ser las razones subyacentes que un individuo (es
decir, sus interesados) tiene las actitudes de riesgo que ellos realizan. Usted no
siempre puede ser privado de este tipo de información, pero es importante saber
que existe esta capa. Las personas tienden a resistir el cambio cuando amenaza su
nivel de comodidad y cuando el territorio es desconocido.
La percepción del riesgo es influenciado por estas cosas, y también si una persona
tiene un nivel de control personal. Si el riesgo trae consigo un sentimiento de
temor, normalmente como resultado de algo desconocido y por lo tanto
potencialmente juzgado de mala manera, entonces la percepción de riesgo se ve
afectada en un nivel emocional que es difícil de cambiar. En estos casos, el
individuo absorberá la información intelectual, pero el aspecto emocional de la
percepción de riesgo se convierte en un obstáculo que infla el riesgo hacia un riesgo
mayor de lo que realmente es. A punto rápido aquí es que esto podría emerger en
un caso por una base de casos, por ejemplo, un Interesado puede mostrar un alto
nivel de riesgo en ciertos proyectos, pero no en todos.

443


Tolerancia al Riesgo de los Interesados
Según la guía PMBOK®, la tolerancia al riesgo se define como el grado, cantidad o
volumen de riesgo que una organización o individuo soportará. Dependiendo del
nivel de tolerancia al riesgo de la organización y los interesados, determinará el
nivel de amenazas a un proyecto que puedes realizar dentro del proyecto.
Información existente sobre las tolerancias de riesgo de los interesados puede
encontrarse dentro de los Factores Ambientales de la Empresa. Como los niveles de
tolerancia al riesgo cambian, las actualizaciones se realizan en el Plan de Gestión de
Riesgos a través de "Tolerancias de riesgos de los interesados revisados". Recuerde
que este es uno de los elementos de contenido dentro del Plan de Gestión de
Riesgo.

9.2 INFORMACIÓN ADICIONAL
Modelos Básicos de Comunicación
1. Medio. Es el método usado para transmitir el mensaje.
2. Codificar. Medio para transmitir pensamientos o ideas de una manera que
puede ser entendido correctamente por otros.
3. Emisor. Es el responsable de confirmar que la información se ha entendido
correctamente y asegurándose de que la información es clara y completa.
4. Ruido. Incluye cualquier cosa que pueda interferir con obtener o recibir el
mensaje, como ruido de fondo, tecnología, distancia.
5. Receptor. Es responsable de asegurar que la información es entendida
correctamente y recibida en su totalidad.
6. Decodificar. Medios para recibir el mensaje y traducirlo de nuevo en
pensamientos significativos.
7. Mensaje. Es la información que ha sido codificado y luego se descodificado
entre el emisor y el receptor.
Tipos de Comunicación
Saber qué tipo de comunicación a utilizar depende de la situación. Hay cinco tipos
principales de comunicación los cuales son:
Escrito formal - Para ser utilizado cuando se trata con problemas
complejos o documentos formales.
Escrito Informal – Se utilizará para intercambios casuales de información
Verbal Formal - Cuando entrega una presentación o entrega de
información en un ambiente más estructurado.
Verbal Informal - para Intercambios informales

TIP

Siempre tenga en cuenta siempre durante la comunicación con otros,
es importante que el remitente y el receptor presten atención al tono
de voz, discurso y comunicación no verbal de la otra persona.

444


Tipos de Comunicación según las circunstancias
1. Enviando un correo electrónico al equipo de gestión del
riesgo recordándoles sobre una próxima reunión de
equipo.
2. Tener una celebración de cierre de riesgo.

Informal escrito

3. Entrega de una presentación sobre el estado de las
actividades de gestión de riesgos
4. Actualizar el registro de riesgos

Formal verbal

5. Envío de un memoramdum con sugerencias de gestión
de riesgo
6. Mantener una conversación con un miembro del equipo.

Informal escrito

7. Comunicarse con un miembro del equipo ubicado en un
lugar a distancia.
8. Documentar un riesgo Nuevo.

Formal escrito

9. Tomar notas para un miembro del equipo que no pudo
estar presente en una reunión.
10. Entrega de una actualización trimestral
interesados claves durante una Cumbre.

a

los

Informal Verbal

Formal escrito

Informal Verbal

Formal escrito

Informal escrito
Formal verbal

Cálculo de los Canales de Comunicación
Cálculo de los canales de comunicación es parte del proceso Planificar las
Comunicaciones y es indicado en la herramienta y técnica llamada Análisis de
Requisitos de Comunicaciones. La idea detrás de esta herramienta y técnica es
centrarse en la información que contribuye al éxito del proyecto, evitando así la
sobrecarga de comunicación.
Calcular del número de canales de comunicación implica la siguiente fórmula, donde
"n" representa el número de los Interesados:

Ejemplos de Cálculo de canales de Comunicación según los escenarios:
1. 13 Interesados
13(13-1)/2=78 canales de comunicación
2. 50 Interesados
50(50-1)/2=1225 canales de comunicación
3. 6 Interesados
6(6-1)/2=15 interesados

445


Plan de Gestión de las Comunicaciones
El Plan de Gestión de las Comunicaciones se crea como parte del proceso Planificar
las Comunicaciones, el primer proceso en el Área de Conocimiento de Gestión de
las Comunicaciones del Proyecto. El Plan de Gestión de las Comunicaciones es
responsable de identificar, analizar y documentar las necesidades y expectativas de
los interesados. El plan permite que el Director del Proyecto tenga visión de los
objetivos de los interesados. El plan permite que el director del proyecto tenga
visión en metas y objetivos de los interesados.
Los siguientes son las entradas, herramientas y técnicas utilizadas para generar el
Plan de Gestión de las Comunicaciones:
Entradas
Factores Ambientales de la Empresa.
Activos de los Procesos de la Organización.
Registro de los Interesados
Estrategia de Gestión de los Interesados
Herramientas y Técnicas
Análisis de Requisitos de Comunicación.
Tecnologías de Comunicación.
Modelos de Comunicación.
Métodos de Comunicación.

TIP

Para el examen, debes conocer las Entradas, Herramientas y Técnicas,
y Salidas del proceso Planificar las Comunicaciones. Para entender
mejor las entradas, debe estar familiarizado con el proceso de
Identificar a los Interesados.

Un Plan de Gestión de Comunicaciones eficaz contendrá la siguiente comunicación
Atributos:
Información a ser distribuida.
Propósito.
Frecuencia.
Cuando.
Formatos o medios de uso.
Quien es el responsable.
Hay 13 elementos dentro del Plan de Gestión de Comunicaciones los cuales
son:
Requisitos de comunicaciones de los interesados.
La Información deberá ser comunicada.
Pautas de comunicación.
Frecuencia.
Proceso de escalamiento.
Responsabilidad.

446


Destinatarios.
Métodos de comunicación utilizados.
Diagrama de flujo de la comunicación.
Glosario de términos.
Método para actualizar y perfeccionar el plan.
Otro aspecto de la comunicación de riesgo implica la capacidad de gestión general y
habilidades de liderazgo. Debe estar familiarizado con lo siguiente para el examen:
Estilos de Liderazgo.
Razones de Conflicto.
Técnica de Resolución de Conflictos
Tipos de Poder.
Teorías de Gestión.
Estilos de Liderazgo
Hay siete estilos de liderazgo:
Directivo. Cuando un Director le dice a otros que hacer.
Facilitador. Coordina las ideas y entradas de los demás.
Entrenador. Pone énfasis en instruir a otras personas.
Apoyo. Presta asistencia a los miembros del equipo.
Autocrático. Cuando las decisiones se toman basadas solo en el individuo
que ha tomado la decisión.
Consultivo. Fomenta las ideas de otros.
Consenso. Llegar a una decisión como grupo.
Conflicto
Hay varios motivos para que un conflicto suceda, junto con técnicas para manejar
situaciones difíciles. Enumerados en orden, los siguientes incluyen el top de las
siete razones que ocasionan conflicto:
Cronogramas
Diferentes Prioridades
Recursos
Opiniones

Técnicas

Procedimientos
Administrativos
Costos
Personalidad

447


Técnicas de Resolución de Conflictos
Un asterisco indica el método preferido y una x al lado del tema indica el método
menos preferido.
Confrontar/Resolución
de Problemas

• Lidiar con la cabeza del conflicto y la resolución de la
misma.

Comprometer

• Encontrar una solución que aporta un cierto nivel de
satisfacción a las personas involucradas.

Retirada

• Evitar o retirarse del asunto, dejando sin posibilidad
de resolución.

Suavizado

• Haciendo hincapié en el acuerdo para lidiar con las
diferencias.

Forzar

• Imponer una decisión sobre el otro, incluso
expensas de la otra persona.

Tipos de Poder
Un Director del Proyecto o Gestor de Riesgos puede seleccionar varios tipos de
poder para influir en los demás.
Al gestionar un proyecto, hay muchos casos donde las habilidades de negociación y
la capacidad de influir en los demás serán necesarias, como la obtención de las
aprobaciones del plan y resolver las controversias entre los interesados. Hay 5 tipos
de poder, un asterisco indica el método preferido y una x al lado del tema indica el
tipo de energía menos preferido.
Formal

Basado en la función de la posición de
una persona.

Recompensa

Basado en premiar a alguien por hacer
algo.

Castigo

Basado en castigo por no hacer algo.

Experto

Basado en conocimiento experto sobre
un tema

Referente

Basado en la autoridad de otra persona.

Teorías de Gestión
Existen cuatro teorías de gestión debe estar familiarizado con ellas:

TEORÍAS DE GESTIÓN
Teoría de la
Motivación de
Herzberg

Jerarquía de
Necesidades de
Maslow

Teoría de las
Expectativas

“Teoría X” y
“Teoría Y” de
McGregor

448

a


a. Teoría de la Motivación de Herzberg
Frederick Herzberg desarrolló la Teoría de la Motivación de Herzberg. Señala que
hay varios factores de motivación laboral y factores de higiene que afectan la
actitud de las personas en el trabajo. En los cuadros siguientes, se presenta una
breve descripción de los factores higiénicos y motivacionales.
Factores
Higiénicos

Factores
Motivacional
es

Los factores que darían lugar a
la insatisfacción laboral en su
defecto, pero no solo se traduce
en la satisfacción laboral.

Factores
que
podrían
lograr
satisfacción en el trabajo, si los
factores higiénicos están también
presentes.

Ejemplos de Factores Higiénicos y Factores Motivacionales
Factores Higiénicos
Condiciones de trabajo.
Salario.
Vida Personal.
Supervisión.
Seguridad en el trabajo.
Status.

Factores Motivacionales
Reconocimiento por el logro.
Desafíos en el trabajo
Responsabilidad
Logro.
Autorrealización
Crecimiento profesional.

b. Jerarquía de Necesidades de Maslow
Jerarquía de necesidades de Maslow fue desarrollada por Abraham Maslow. Se dice
que las personas primero deben cumplir un conjunto básico de necesidades antes
de llegar al mayor logro llamado “Autorrealización”. Según Maslow, existen cinco
conjuntos de necesidades que aparecen dentro de una pirámide. Es el conjunto más
básico de necesidades en la parte inferior, y es el más alto nivel de logro en la
parte superior.

449


c. Teoría de las Expectativas
Victor Vroom desarrolló la Teoría de las Expectativas, menciona que los empleados
realizarán más esfuerzo en mejorar el rendimiento si conduce a recompensas
valorada por ellos.
¿Con el fin de motivar a un individuo bajo la teoría de las Expectativas, las
recompensas deben estar alineadas con dos cosas en orden para que sean
motivados? A continuación un breve ejemplo.

SUPUESTO:
El
comportamiento
del individuo se
basa
en
elecciones
conscientes.

¿La
recompensas
deben estar
alineadas
con?

¿Las
recompensas
deben estar
alineadas
con?

Factores
personales
individuo.

Objetivos
individuo.

del

del

450


d. “Teoría X” y “Teoría Y” de McGregor
Douglas McGregor desarrolló la teoría X e Y, que gira en torno a dos tipos de
actitudes hacia el trabajo. A continuación, una breve descripción de la teoría X y
teoría Y.
Teoría X

Funciones de gestión con la creencia de que los empleados son
inherentemente perezosos, incapaces y que evitan el trabajo
siempre que sea posible.

Teoría Y

Funciones de gestión con la creencia de que los empleados
pueden ser ambicioso, automotivados, y capacitados.

Ejemplos de Identificación de las características de un gestor de la Teoría
X o un gestor de Teoría Y

Teoría X

Teoría Y

Considera que los empleados requieren el nivel ajustado de
control.
Autoritario.
Precipitado en culpar a los empleados.
Premiar a los empleados a través de incentivos monetarios.
Prefieren una estructura jerárquica.
Permite a los empleados motivarse a sí mismos.
Cree que los empleados están ansiosos de asumir una mayor
responsabilidad.
No restringe a los empleados por muchas reglas.
Permite a los empleados a premiarse por sí mismos.
Cree que los empleados son ambiciosos.

Tolerancia al Riesgo de los Interesados
Gestión de los Riesgos implica influir y comprender la actitud de riesgo de los
interesados, haciendo que las actitudes de riesgo estén entrelazados con tolerancia
al riesgo de los interesados. Los niveles de tolerancia a los riesgos por parte de los
interesados deben definirse muy temprano y es esencial para la efectiva y precisa
evaluación y gestión de los riesgos.
Identificar los
deseos, necesidades,
expectativas de los
interesados
DEFINIR LA
TOLERANCIA DE
RIESGO DE LOS
INTERESADOS

Definir la Actitud al
Riesgo de los
Interesados

451


TIP

La Guía PMBOK define la tolerancia al riesgo como el grado, cantidad o
volumen de riesgo que podrá resistir una organización o individuo.

9.3 GOBIERNO DE LOS RIESGOS
Gobierno de los Riesgos es un área específica del Cuerpo de Conocimiento del (PMIRMP)®. Esta sección proporciona conceptos generales cubiertos en el examen de
certificación (PMI-RPM)®.

9.4 CONCEPTOS GENERAL DEL GOBIERNO DE LOS RIESGOS
Gobierno de los Riesgos es el proceso de garantizar que las políticas de riesgo y
procedimientos son entendidas, seguidas, consistentemente aplicadas y efectivas.
Gobierno de los Riesgos puede ser implementado por el Director del Proyecto, una
PMO (Oficina de Proyectos) o incluso un órgano específico de Gobierno de Riesgo.
La propiedad real es basada en la prioridad, el tamaño y la importancia del
proyecto.
Gobierno de Riesgo incluye las herramientas, técnicas y salidas de la actividad
Monitorear y Controlar los Riesgos.
El Gobierno de Riesgo observa la compleja red de actores, reglas, políticas,
procedimientos y métodos de recopilación de información de riesgos,
comunicación, análisis, y como las decisiones son tomadas.
Los principales Gobiernos de Riesgo consisten en la evaluación de riesgos,
gestión de riesgos, y comunicación de riesgos.
Gobiernos de Riesgo
garantiza las metas y objetivos de la junta de
directores y accionistas de la empresa se cumplan.
Gestión de riesgo puede incluir la creación de políticas y procedimientos estándares
para asegurar el cumplimiento del riesgo. Estas políticas pueden afectar áreas tales
como:
Niveles requeridos de patrocinio basado en consideraciones clave tales como
el costo de los proyectos, prioridades, etc.
Plantillas estándares, estructuras de desglose de recursos, activos de los
procesos de la organización o procesos de riesgo.
Normas de tolerancia al riesgo organizacional y/o Umbrales de Categoría de
Riesgos.
Planificación de Gestión de calidad estandarizada incluyendo objetivos
métricas, y el proceso de Desarrollo del Plan de Mejora.
Creación de métricas para guiar las actividades de gestión de riesgo
organizacional.
Planificación Estandarizada de la Gestión de Riesgos que incluye Estructuras
de Desglose de Riesgo para identificar los riesgos. Procesamiento
estandarizado de la Lección Aprendida de procesos estandarizados.

452


Colección de datos y dirección estándar de la base de conocimientos
corporativos.
Políticas estandarizadas y procedimientos relativos a revaluaciones de
riesgo, revisiones de riesgos y auditorías de riesgos.
Políticas y procedimientos para realizar y compartir Lecciones Aprendidas.
Lecciones Aprendidas deben incluir lo que salió bien, lo que puede ir mejor,
y lo que puede ser hecho de manera diferente en el futuro.
Hay dos organizaciones que afectan el gobierno de riesgo a tener en cuenta:
El Gobierno del Riesgo puede seguir los principios definidos por el Consejo
Internacional de Gobierno de los Riesgo (en inglés IRGC). Objetivo principal
de esta organización es facilitar la comprensión y la gestión de los riesgos
que afectan a la sociedad, la salud humana, la seguridad y el medio
ambiente en su conjunto.
PMI se esfuerza por ser compatible con los métodos definidos por la
Organización Internacional de Normalización o ISO. ISO desarrolla normas
basadas en las mejores prácticas y fomenta su uso por todos los que se
suscriben a la metodología de ISO. ISO guía el enfoque PMI básica para la
gestión de la calidad para incluir herramientas estandarizadas como Six
Sigma, Gestión de Calidad Total (TQM), y FMEA.

El Gobierno de los Riesgos asegura que los esfuerzos de la administración de riesgo
están enfocados para conocer las necesidades de la organización. Asegura que hay
una norma cultural que apoyan las actividades de gestión de riesgo.

Otras Áreas de Gobierno
Técnica del Valor Ganado
Una consideración clave de Gobierno de Riesgo es informes de rendimiento. La
Técnica de valor ganado es el método preferido de PMI para reportar informes de
rendimiento.
Hay algunos términos clave que deben entenderse para calcular el valor ganado.
El Valor Ganado (EV) es el valor del trabajo realizado. Un cálculo típico
puede tener este aspecto: 65% de un $ 100,000 del proyecto se ha
completado. Multiplique 0.65 x $100,000 para determinar la EV. EV = $
65.000.
Valor Planificado (PV) es la cantidad del presupuesto planificado para ser
utilizado en un punto dado en el proyecto. Se determinó que el proyecto
debió estar 70% completado hasta este punto. Multiplicar 0.7 x $100,000
para determinar la PV. PV = $70.000.
Costos Reales (AC) son los costos reales del proyecto a la fecha. Por
ejemplo, los costos reales para el proyecto de ejemplo mencionado
anteriormente es de $75.000.
Presupuesto hasta la Conclusión (BAC) es una expresión del presupuesto
total del proyecto. Asumir el que BAC es $100,000 para este escenario del
proyecto.

453


Los valores de la técnica de Valor Ganado descrita anteriormente se utilizan para
realizar cálculos de técnica de valor ganado. Sigue a una revisión de nuestros
valores:
A. EV = $65,000
B. PV = $70,000
C. CA = $75,000
D. BAC = $100,000
La ilustración siguiente utiliza estos valores para realizar cálculos de Técnica del
Valor Ganado:
Cálculo de la Técnica del Valor
Ganado
1. Variación
(SV)

del

Formula

Cronograma

Valor Ganado (EV)-Valor Planeado (PV)
$65,000-$75,000=-$5,000

2. Variación de Costo(CV)

Valor Ganado (EV)-Costo Real (AC)
$65,000-$75,000=-$10,000

3. Índice de Rendimiento
Cronograma (SPI)

del

4. Índice de Rendimiento
Costo (CPI)

del

5. Estimación
hasta
Conclusión (ETC)

EV/PV
$65,000/$70,000=0.93
EV/AC
$65,000/$75,000=0.87

la

Presupuesto
(BAC)/CPI

hasta

la

conclusión

$100,000/0.87=$114,943

Notas de la Técnica de Valor Ganado:
1. Variación del Cronograma: Un SV de 0 es un indicador de que el proyecto
está dentro del cronograma. SV negativo es un indicador de que el proyecto está
retrasado. El ejemplo anterior de -$ 5.000 se ajusta a esta definición. Si SV es
positivo es un indicador de que el proyecto esta adelantado con respecto al
cronograma.
2. Variación Costo: Un CV de 0 es un indicador de que el proyecto está dentro del
presupuesto. Un CV negativo es un indicador de que el proyecto está detrás del
presupuesto. El ejemplo anterior de - $ 10.000 se ajusta a esta definición. Un CV
Positivo es un indicador de que el proyecto está por delante del presupuesto.
3. Índice de Rendimiento del Cronograma: Un SPI de 1.0 es un indicador de
que el proyecto esta con el cronograma. Un SPI de menos de 1.0 es un indicador
que el proyecto va con retraso.
El ejemplo anterior de .93 se ajusta a esta definición. Un SPI mayor que 1.0 es un
indicador de que el proyecto esta antes de lo previsto.
4. Índice de Rendimiento del Costo: Un CPI de 1.0 es un indicador de que el
proyecto está dentro del presupuesto. Un CPI de menos de 1.0 es un indicador de
que el proyecto está detrás del presupuesto. El ejemplo anterior de .87 se ajusta a

454


esta definición. Un CPI superior a 1.0 es un indicador de que el proyecto está por
delante del presupuesto.
5. Estimación hasta la Conclusión: El proyecto en este escenario está detrás
tanto en cronograma y presupuesto. El ETC en el ejemplo anterior es $114.943.
Esto representa 14.943 dólares como sobrecosto si no se toman acciones para
contrarrestar la situación.

Tipos de Contrato
Algunas organizaciones exigen ciertos requisitos del tipo de contrato como parte de
su política de gobierno de riesgos y procedimientos. Recuerde quien asume el
riesgo de costo para los siguientes contratos:

Precio Fijo: Un contrato de Precio Fijo es proporcionado por un vendedor
para completar un contrato. Costo de riesgo está en el vendedor.
Un contrato de Precio Fijo es utilizado cuando el producto o servicio
de proyecto está bien definido. Un vendedor ofrece una propuesta de
precios para realizar el trabajo exactamente como se describe por un
comprador potencial. Un contrato de precio fijo se puede ajustar.
Un Precio Fijo Cerrado (FFP) es una versión más estricta de un
contrato de precio fijo básico. Un contrato de FFP normalmente no
cambia. El precio del contrato permanece inalterable a lo largo de la
vida del contrato.
Costos Reembolsables: Un comprador propone contratos de trabajo y la
experiencia del vendedor. Los costos totales no se conocen hasta el final del
contrato. Costo de riesgo está en el comprador.
Un contrato de costo reembolsable se utiliza generalmente cuando un
comprador sabe la funcionalidad que necesitan un producto. Sin
embargo, no tienen la experiencia necesaria para construir el
proyecto. Ellos están comprando esta experiencia.
Un Costo más un porcentaje del costo representa mayor riesgo de
costo a un comprador.

Tiempo y Materiales: Este tipo de contrato es
Reembolsables. Costo de riesgo está en el comprador.

similar al Costos

Contratos tiempo y material son rápidos, cortos en duración y se
utilizan generalmente para los servicios.

Información adicional sobre Gobierno de los Riesgos
El trabajo de gobierno de riesgo se extiende durante todo el proyecto. Gobierno de
riesgo implica la supervisión del proceso de gestión de riesgo, asegurándose de que
las actividades de gestión de riesgo son consistentes y que están continuamente
mejorado en toda la organización. Gobierno trata de no comenzar desde cero en
cada proyecto, sino de beneficiarse de los éxitos y fracasos de proyectos que se
han realizado antes que el tuyo.

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Roles y Responsabilidades de Gobierno de los Riesgos
Las responsabilidades de Gobierno de riesgos pueden caer en el Director del
Proyecto, la oficina (PMO) de gestión de proyectos, gerencia de riesgos o gestión de
la organización. Incluso puede ser un órgano de Gobierno de la gestión de riesgo
establecido dentro de la organización, como se describe más adelante en esta
sesión.
El Gerente de proyecto debe comprender y formarse en gestión de riesgos y
administrar el proceso de gestión de riesgos del proyecto. Esto podría implicar
determinar cómo se manejará la gestión del riesgo para el proyecto y cómo ese
esfuerzo reunirá cualquiera de las políticas y procedimientos para la gestión de
riesgo.
Un administrador de programas (si existe) en la organización estaría involucrado en
la supervisión de la función de gestión de riesgo para todos los proyectos en el
entonces programa. Esto incluye asegurándose de que todas las partes están
capacitadas en gestión de riesgos, así como la gestión de proyectos, coordinación
de esfuerzos de gestión de riesgo a través del programa y asegurándose de que el
esfuerzo de gestión de riesgo es apropiado para el tamaño y la importancia de los
proyectos.
El PMO puede crear algunas políticas y procedimientos para la gestión de riesgo y
servir como un órgano de Gobierno supervisar todos los proyectos, incluyendo el
proyecto de gestión de riesgos.
Dado que la gestión de riesgos es un tema tan importante, la gestión de la empresa
también pueden estar involucrados en el proyecto, ayudando a identificar los
riesgos y la toma de decisiones sobre el nivel de riesgo aceptable en el proyecto.

Normas, Políticas, Procedimientos y Prácticas
Algunas de las normas, políticas y procedimientos que se pueden configurar para
todos los proyectos son:
Tolerancias de riesgo de la organización y los umbrales.
Los métodos a utilizar para identificar los riesgos.
Las definiciones de calificación de impacto que se utilizarán en el proceso
Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos.
Matriz Estándar de Probabilidad e Impacto.
Políticas y procedimiento también podría cubrir temas tales como patrocinadores
deben participar en las actividades de gestión de riesgo, que deben estar
capacitadas en gestión del riesgo (por ejemplo, todos los directores de proyecto y
los propietarios de riesgo), con qué frecuencia deben revisarse riesgos en
proyectos, y cualquier otra política relacionada con el riesgo de que se considerara
valioso.
Estas políticas y estándares de la organización se actualizan en función de las
lecciones aprendidas de la aplicación de estas normas y políticas en otros
proyectos. Se trata de información crítica para el Director del proyecto descubrir en
el inicio del proceso Planificar la Gestión de Riesgos, como influenciará cómo él o
ella se acercan a cualquier proyecto dentro de la organización.
Gobierno de riesgo implica no sólo la creación de tales políticas relativas a la
gestión de riesgos, pero también debe asegurarse de que los proyectos se
planifican utilizando las políticas de riesgo relevantes y los estándares. Entonces,
456


mientras el proyecto está en marcha, gestión de riesgos consiste en asegurarse de
que el proyecto en realidad se ajusta a las políticas. Tales políticas y mejores
prácticas están destinadas a mejorar la eficacia de la gestión de riesgos.

Gestión de Lecciones Aprendidas
Otra función del Gobierno es asegurar que las lecciones aprendidas relacionadas
con la gestión de riesgo son capturadas en todos los proyectos y luego puestos a
disposición para su uso en otros proyectos. Lecciones aprendidas apoyan las
prácticas de la mejora continua dentro de una organización. Imagina ser capaz de
ver todos los riesgos que tienen proyectos similares dentro de una organización.
¿No sería esto de ayuda para eliminar los problemas como el mismo problema que
ocurre una y otra vez dentro de una organización? Organizaciones crecerán y
evolucionan mucho más rápido y con menos dolor de crecimiento. La gente sería
capaz de enfocar sus conocimientos y experiencia hacia los límites de lo posible
mientras se completa el proyecto en lugar de tratar con los mismos problemas que
enfrentar otros proyectos, deben incluir las lecciones aprendidas:
Qué salió bien?
¿Qué salió mal?
¿Qué se haría de manera diferente si el proyecto se podría hacer de nuevo?
Lecciones aprendidas son creadas por el director del proyecto e implican la entrada
del equipo y los interesados. Se crean a lo largo de vida del proyecto y finalizan al
final del proyecto. Lecciones aprendidas pueden enviarse a otros jefes de proyecto
o departamentos que podrían beneficiarse de ellos a medida que se crean, en lugar
de esperar a que el proyecto se haya cerrado.

Creación de Métricas
Métricas son las normas de rendimiento que, una vez evaluadas, indican cómo el
trabajo se está realizando contra del plan. Gobierno de riesgo implica la creación de
métricas para las actividades de gestión de riesgos en la organización.
Los Directores de Proyectos tendrán una medición de línea base para el proyecto
que incluye el, tiempo y costo. En la mayoría de proyectos, la línea base es medido
con poca frecuencia, dejando al director del proyecto inseguro del estado real del
proyecto entre las mediciones de rendimiento. Esto es por qué las métricas son
valiosas para proporcionar una medida adicional de progreso y para advertir de
posibles problemas.
Los jefes de proyecto individualmente pueden ser capaces de determinar algunas
métricas para sus proyectos, pero generalmente terminan basando estas métricas
en sus propias creencias y actitudes. Por ejemplo, un Director de proyecto podría
pensar que nueve riesgos no identificados son aceptables, o tener un equipo
discutiendo constantemente es aceptable.
La función del Gobierno en la gestión de riesgos es identificar medidas aceptables
de éxito de gestión de riesgo para ser utilizado en proyectos. Algunos ejemplos de
riesgo relacionadas con métricas son:
Las actividades de gestión de riesgo deben tomar hasta 1/8 de tiempo de la
planificación del proyecto.

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Proyectos que tienen más de cinco grandes riesgos no identificados deben
ser replanificados.
Estas métricas pueden convertirse en la línea base para el rendimiento de la
gestión de riesgos en proyectos en toda la organización. En lugar de sólo esperar
las cosas van bien, o tener que lidiar con grandes problemas a la hora de la
medición, Directores de Proyectos pueden determinar el rendimiento del proyecto
utilizando métricas establecidas estándar y saber cómo avanzan las cosas contra el
plan. En lugar de tener que adivinar qué métricas tienen significado en el proyecto,
pueden utilizar los que proporciona el Gobierno de riesgo.
Existe otra ventaja de tener métricas estándar. Métricas permiten medir el
rendimiento de un proyecto contra otros. Los
Proyectos son sumamente
importantes para las organizaciones, y llegara el día cuando el rendimiento de un
Director de proyecto será capaz de medirse cuantitativamente contra otro. Las
recompensas por la gestión de grandes proyectos, se dará a los mejores Directores
de proyecto.

Ayudando a Supervisar los Planes de Respuesta a Riesgos
Gobierno de Riesgos implica también utilizar métricas en desarrollar planes de
respuesta a riesgos y, a continuación, supervisar el rendimiento del proyecto contra
el plan de gestión de riesgo y los planes de respuesta de riesgo en el registro de
riesgo.

El Futuro de la Gestión de Riesgo
Las prácticas de gestión de riesgo ponen sobre la mesa un panorama más amplio
de lo que han enfrentado otros proyectos y qué planes de respuesta han funcionado
mejor que en otros proyectos.
Gestión de riesgo puede ser una idea nueva, pero es uno que mantiene la promesa
para el futuro de los directores de proyecto y proyectos en todo el mundo.

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