1. Upiti u Microsoft Access-u
Učenici:
• Milena Nedović
• Danilo Stanimirović
• Aleksandra Šmalcelj
Mentor:
• Dejan Pejčić
Ekonomska škola Niš
IVf1
2. Microsoft Access
Microsoft Access je Microsoft-ov program za
upravljanje relacijskim bazama podataka.
Da bi se okvalifikovala kao potpun sistem za upravljanje
relacionom bazom podataka (relation database
management system, RDBMS), aplikacija mora da
izvršava sledeće osnovne funkcije, od kojih svaka ima
sopstvenu prezentaciju za korisnika:
» Organizacija podataka
» Povezivanje tabele i izdvajanje podataka
» Unos i uređivanje podataka
» Prikazivanje podataka
» Makroi
» Moduli
» Bezbednost
3. Organizacija podataka
Obuhvata izradu i rukovanje tabelama koje
sadrže podatke u konvencionalnom tabelarnom
formatu (red-kolona ili format aplikacija za
tabelarne proračune), koju Access naziva prikaz
Datasheet.
Povezivanje tabela i izdvajanje podataka
Koristi upite (eng.queries) za povezivanje
više tabela prema relacijama između podataka i
izradu virtuelnih (privremenih) tabela, koje se
nazivaju zapisi, a sadrže izabrane podatke koji se
čuvaju u memoriji računara ili u privremenim
datotekama na disku.
4. Unos i uređivanje podataka
Iako je obrazac najbolji objekat koji možete
koristiti za unos podataka, naročito ako Access bazu
podataka koristi više korisnika, podatke možete
direktno uneti i uređivati u tabeli.
Prikazivanje podataka
Prikazivanje podataka zahteva izradu
izveštaja koji možete da pregledate, štampate ili
objavljujete na Internetu. Dijagrami I grafikoni
prikladno sumiraju podatke za one koji imaju
,,uopšten” pristup.
5. Makroi
Makroi su sekvence aktivnosti, koje
automatizuju operacije nad bazom podataka koje
se ponavljaju.
Moduli
Moduli su kontejneri za funkcije i procedure,
koji su napisani u programskom jeziku
VBA.Funkcije VBA koristite da bi izvršili složenija
izračunavanja od onih koja se mogu lako izložiti
pomoću niza konvecionalnih matematičkih
simbola. VBA potprograme izvršavate tako što ih
pridružujete odgovarajućim događajima, kao što
je pritisak na dugme pomoću tastera miša, koji se
dešava kada je aktivni objekat neki obrazac ili
strana.
6. Bezbednost
Bezbednost sačinjavaju funkcije koje su
dostupne kao stavke menija i preko VBA
potprograma. U višekorisničkom okruženju, gde
druge osobe koriste vašu aplikaciju baze
podataka, grupi korisnika ili pojedincima možete
da dodelite pristpup, ali i da ograničite njihove
mogućnosti za pregled ili modifikaciju objekata u
bazi podataka.
Štampanje
Štampanje vam dopušta da odštampate
praktično sve što možete da pregledate u radnom
režimu programa Access.
7. Upoznavanje upita
Upiti su objekti baze podataka koji vam omogućavaju
da izdvajate podatke iz baze podataka da biste ih koristili
u druge svrhe- kao izvor podataka koji se koriste za
štampani izveštaj, na primer, ili da dobijete listu stavki
koja će se koristiti za kontrolu traženja na obrascu za
unos podataka. Upit može da se zasniva na jednoj ili više
povezanih tabela. Pored polja koja se izvlače direktno iz
tabela, upit može takođe da sadrži polja izračunavanja
koja transformišu podatke-dodaju, na primer, porez
iznosu računa ili izvode statističku analizu nad grupom
zapisa koji su izvučeni iz više tabela.
Access vam omogućava da pravite više tipova upita.
Najčešći je upit biranja koji izvlači informacije iz jedne ili
više tabela. Možete takođe da napravite
upit unakrsnih tabela, koji grupiše i sumira informacije u
formatima redova i kolona slično kao što radi Pivot Table u
Excelu. Neke od najmoćnijih stvari koje možete da uradite
sa Accessom uključuje upite radnje, koji menjaju podatke
tabele nad kojom se vrši upit na osnovu kriterijuma koje
definišete u upitu.
8. Upiti biranja
Kao što je sadržano u nazivu, svrha upita biranja je da
sakupi podatke iz jedne ili više tabela i da ih predstavi u
formatu koji možete da snimite kao deo samog
upita.Upiti biranja mogu da uključe sledeće elemente:
• Polja izvučena iz jedne ili više tabela ili upita. Upit
možete da zasnivate na drugom upitu. Access koristi
definisane relacije da poveže polja iz različitih izvora i
da pronađe relevantne veze između podataka. Možete
takođe da definišete nove relacije između tabela i/ili
upita i definišete ih kao deo upita.
• Polja izračunavanja
• Zbirove
• Kriterijume biranja
• Uputstva za sortiranje
• Skrivena polja, koja su uključena zbog definisanja
kriterijuma ili uputstva za sortiranje, ali nisu prikazana
u rezultatima upita.
9. Kada snimite upit, snimili ste uputstva za izvlačenje i
prikazivanje zapisa iz baze podataka, ne i same zapise.
Na taj način, pokretanjem snimljenog upita uvek
dobijate ažurirani skup podataka. Sledeća slika pokazuje
upit biranja koji kombinuje podatke dve tabele:
10. Prikazu Design upit sadrži dva okna: gornje okno
sadrži liste polja za svaku tabelu i relacije između
izvora podataka. Donje okno sadrži rešetku sa
jednom kolonom za svako polje koje čini upit. Kada
projektujete upit, možete da prevučete naziv polja
direktno iz listi u gornjem oknu, ili možete da birate
iz padajućih listi koje se pojavljuju kada aktivirate
datu kolonu u rešetki.
U redovima ispod naziva svakog polja možete da
vidite odrednice koje jasno određuju sadržaj upita:
• Red Table pokazuje odakle polje potiče.
Podrazumeva se da je ovaj red vidljiv.
• Red Total vam omogućava da zadate operacije
koje se izvode na polju - Sum, Average itd. Ovaj
red je obično skriven. Podrazumevani izbor je
Group By, što prikazuje sve vrednosti u
izabranom polju bez izvođenja kalkulacija.
11. • Red Sort određuje da li će se kolona koristiti za
sortiranje i , ako hoće, da li će sortiranje biti u
rastućem ili opadajućem redosledu. Ako redosled
sortiranja odredite u više kolona, Access sortira
po svakoj koloni , idući sleva nadesno.
• Red Show sadrži znak potvrde za svako polje koje
će biti prikazano kao deo rezultata upita. Uklonite
ovaj znak potvrde kada želite da koristite polje za
sortiranje i filtriranje, ali ne želite da se pojavi u
prikazu Datasheet.
• Redovi Criteria sadrže jedan ili više izraza
kriterijuma za određivanje koji zapisi će biti
uključeni u upit.
12. Upiti unakrsnih tabela
Drugi tip upita, poznat kao unakrsne tabele,
transformiše podatke u obliku zapisa u zbirni prikaz koji
podseća na Excelov radni list.
Upiti izvršenja
Upit izvršenja potencijalno menja podatke u
postojećoj tabeli ili stvara novu tabelu. Access vam
omogućava da napravite četiri vrste upita izvršenja:
- upit ažuriranja,
- upit pravljenja tabele,
- upit dodavanja i
- upit brisanja.
13. UPOZORENJE
Izvršavanje upita radnje može u
potpunosti i nepovratno da upropasti vaše
podatke i u većini slučajeva posledice
upita radnje se ne mogu poništiti. Ako
neoprezno pokrenete upit radnje koji se ne
ponaša kao što očekujete, može se desiti
da teško ili nikako ne uspete da povratite
originalne podatke. Zbog toga bi trebalo
da obratite veliku pažnju prilikom
projektovanja i izršavanja upita radnje.
14. Upiti parametra
• Snimanje upita obično uključuje sve kriterijume koje
ste definisali za taj upit.Svaki put kad otvorite upit
parametara, Access prikazuje okvir za dijalog koji od
vas traži da unesete deo podataka koji će se koristiti
kao kriterijumi biranja u tom upitu. Traženje ulaznih
vrednosti definišete kao deo opisa upita.
• Da biste napravili upit parametara, otvorite upit u
prikazu Design i pritisnite u polje Criteria za polje u
kome želite da dodate kriterijume biranja. Na mestu
gde se obično stavljaju konstantne vrednosti, izraz bi
u uglastim zagradama trebalo da sadrži tekst koji
želite da se pojavi kao objašnjenje kakva ulazna
vrednost se traži, što možemo videti na primeru sa
sledeće slike:
15. • Kada otvorite upit parametara, Access prikazuje
okvir za ulaznu vrednost koji traži da se unese
parametar biranja u interaktivnom postupku.
Vrednost koju korisnik unosi u okvir postaje
kriterijum biranja za upit.
• Da biste defenisali početak i kraj opsega brojeva ili
datuma, koristite dva parametra u jednom izrazu,
kao što je Between[unesite početni
datum]And[unesite završni datum]. Kada pokrenete
upit sa više parametara, Access prikazuje ulazni
okvir za dijalog za svaki od njih.
16. SAVET:
Izraz koji unosite u red Criteria upita
parametara može da sadrži veću količinu teksta,
posebno ako uključite više zahteva ulaznih
vrednosti. To može da oteža unos i uređivanje
kriterijuma u rešetki upita. Ako je izraz samo
nekoliko znakova širi od aktivne kolone, proširite
kolonu koja sadrži izraz povlačenjem desne ivice
zaglavlja kolone. Za posebno dugačke i
komplikovane izraze pritisnite Shift + f2 da otvorite
prozor Zoom za unošenje ili uređivanje izraza.
17. KREIRANJE UPITA
Kao i kod tabela da bismo kreirali upit moramo
otvoriti upit grupu i odabrati New Query gde imamo više
izbora:
• Design View- Otvara prazan upit u koji sami
moramo postavljati polja koja želimo u njemu.
• Simple query wizard- Čarobnjak koji ubrzava i
pojednostavljuje proces odabira polja u upitu.
• Crosstab query wizard- Čarobnjak koji kreira
crosstab upite.
• Find Duplicates query wizard- Čarobnjak koji
stvara upit iz jedne tabele ili upita, a prikazuje
podatke koji imaju istu vrednost u nekom polju i dr.
18. Radi jednostavnosti kreiranja upita možete izabrati Simple
query wizard gde je postupak kreiranja sledeći:
- Iz Table/Query kućice odaberemo tabele ili upit iz
kojeg želimo videti polja.
- Iz Avaliable fields liste odaberemo polja iz te tabele
koja će se nalaziti u upitu tako da označimo polje i
stisnemo dugme za prebacivanje. Ova dva koraka možemo
ponavljati dok nismo odabrali sva polja iz svih tabela koje
želimo. Potom kliknemo na Next.
- Potom dajemo naziv upitu i pri dnu ekrana biramo da
li želimo videti rezultate upita ili želimo još doterati dizajn
upita.
- Nakon ovog čarobnjaka upit bi prikazao sva odabrana
polja i zapise iz svih odabranih polja. Da bi gledali određene
zapise moramo još postaviti kriterijume po kojima će
oni biti prikazani, stoga moramo otvoriti upit u Design View
prikazu i uneti željene kriterijume razvrstavanja podataka.
19.
20. Kako odabrati željene podatke u upitu ?
Zapise izvlačimo korišćenjem kriterijuma. Kriterijum
je uslov koji postavljamo u Criteria polje na dnu
Design površine (prozora). Nakon postavljanja
kriterijuma u rezultatima upita će biti prikazani samo
oni zapisi koji zadovoljavaju taj uslov. Kriterijum se
može pisati u obliku izraza pomoću Expression
buildera ili se može samo uneti u polje koje je
predviđeno za to. Kriterijume možemo kombinovati u
poljima Criteria i Or (ako koristimo dva kriterijuma u
Criteria polju operator između njih je And ili ako
kriterijum unosimo u Or polje tamo je operator ili, što
kombinujemo po potrebi).
21. Korišćenje EXPRESSION BUILDERA
Expression builder pozivamo pritiskom na polje
koje se nalazi iznad upita koji kreiramo. To polje
predstavlja Build opciju. Nakon toga će nam se otvoriti
Expression builder prozor koji je sačinjen od tri dela:
3. Gornji deo se zove Expression box i njemu gradimo izraz.
4. Srednji deo je lista operatora koje ubacujemo u izraz
tako da kliknemo na njega kada se nalazimo na mestu u
izrazu gde ga želimo ubaciti.
5. Donji deo se takođe sastoji od 3 dela:
• Levi deo u kojem se nalaze objekti baze podataka,
funkcije, konstante, operatori i uobičajeni izrazi
• Srednji deo je lista specifičnih elemenata za odabrano
mesto u levom delu
• Desni deo je lista vrednosti za elelement koji je
izabran u srednjem delu
22. Expression box
Lista operatora
Desni deo
Levi deo
Srednji deo
23. Uvod u kriterijume upita
Kriterijumi upita u programu Microsoft Office Access
predstavljaju pravilo koje identifikuje zapise koje želite da
obuhvatite rezultatom upita. Nije neophodno da svi upiti
sadrže kriterijume, ali ako ne želite da pregledate sve
zapise koji su uskladišteni u osnovnom izvoru zapisa. U
upit morate da dodate kriterijume prilikom njegovog
dizajniranja.
Najčešći delovi od kojih se gradi izraz za numerička i
datumska polja su operatori poređenja:
<, manje od,
>, veće od,
<=, manje od ili jednako,
>=, veće od ili jednako,
<>, različito od i
=, jednako.
24. Pored toga u Accessu možete da napravite
dodatno poređenje koristeći ključnu reč Between. Ta
reč iskazuje opseg broje koji se poredi sa vrednošću
polja
Možete takođe da koristite logičke operatore And,
Or i Not. Ako su dva izraza povezana sa And, operacije
je tačna samo ako su oba izraza tačna. Nasuprot
tome, operacija Or je tačna ako su bilo koji ili oba
izraza tačna. Operacija Not daje suprotnu vrednost
izraza ispred koga stoji- tačno, ako je izraz netačan ili
netačno ako je izraz tačan.
Konačno, za tekstualna polja, koristite operator
Like. Ako u okvir Criteria datog polja unesete
tekstualni string, Access automatski dodaje operator
Like i stavlja string između navodnika.
25. SAVET:
U Accessovim kriterijumima ne sme biti grešaka u
pisanju, ali nije važnoi da li se piše malim ili velikim
slovima. Ako unesete operator kao što je Between ili And,
Access automatski podešava razmak i pretvara slova
ključne reči u velika kada izađete iz okvira ulaza.
Kao što se može videti, kriterijumi mogu bitno da se
razlikuju, u zavisnosti od tipa podataka polja nakoja se
primenjuju, kao i od specifičnih zahteva koje imate. Neki
kriterijumi su jednostavni i koriste osnovne operatore i
konstante. Drugi su složeni, koriste funkcije, specijalne
operatore i sadrže reference na polja
26. Ukoliko se kriterijumi polja ne menjaju, a vrednosti
za koje ste zainteresovani se često menjaju, možete da
kreirate parametarski upit. Takav upit od korisnika traži
da unese vrednosti polja, a zatim te vrednosti koristi za
kreiranje kriterijuma upita. Više informacija o
parametarskim upitima biće u daljem izlaganju, a evo i
nekih primera kreiranja kriterijuma u upitima:
27.
28. Funkcije date & time/text
Access nudi različite funkije za rad sa datumima i
vremenima. VBA ima nekoliko funkcija Date/Time kao,
na primer, DateAdd
i DateDiff, koje pojednostavljuju proračun vrednosti
datuma.
29.
30. Sledeće tabele sadrže spisak funkcija koje rukuju
poljima, čiji je tip podataka Text i koji odgovara tipu
podataka string u VBA.
31.
32. Kreiranje parametarskog upita
Upiti su korisni za rad samo sa onim poljima iz tabele
koja su u bliskoj vezi sa zadatkom. Za dalje
ograničavanje podataka sa kojima radite na osnovu
vrednosti u polju koristite kriterijume u upitu. Kriterijumi
predstavljaju pravila koja uključujete u dizajn upita. Ako
želite da se pri svakom pokretanju upita od vas zatraži
vrednost ili obrazac, možete da kreirate parametarski
upit.
Kreiranje parametarskog upita je podjednako
jednostavno kao i kreiranje upita koji koristi kriterijume.
Možete da dizajnirate upit koji će od vas tražiti deo neke
informacije, npr. broj dela, ili više informacija, npr. dva
datuma.Parametarski upit će za svaki parametar prikazati
poseban dijalog koji od vas traži vrednosti tih parametara.
33. Koraci u kreiranju parametarskog upita:
1. Kreirajte upit za izdvajanje, a zatim ga otvorite u
prikazu dizajna.
34. 2. U red Criteria polja na koje želite da se parametar
primeni, između uglastih zagrada upišite tekst koji želite
da se prikaže u dijalogu parametra kao što možete videti
na sledećoj slici:
35. Pokretanjem Unošenjem oznake
parametarskog upita vaš željenog odeljenja (u
prozor će imati sledeći primeru navedenog
izgled: IVF1), dobićemo prikaz
učenika koji su deo tog
odeljenja:
36.
37. Određivanje tipova
podataka parametara
U Accessu je Text podrazumevani tip podatka za
parametre. Ako će se parametar koristiti kao
kriterijum u koloni upita tipa Date/Time ili Number,
morate svakom parametru koji se upisuje u okvir za
dijalog Enter Parameters Vaule dodeliti tip podatka.
Tipovi podataka određuju se u okviru za dijalog
Query Parameters. Ako imate više parametara, oni
mogu biti istog ili različitog tipa.
38.
39. Zaključak
Cilj projektovanja upita za izbor podataka jeste da se
sirovi podaci konvertuju u korisne informacije. Projektovanje
upita za podršku u odlučivanju u proizvodnim aplikacijama
baza podataka, predstavlja kombinaciju umetnosti i nauke.
Primenite intuiciju i induktivan pristup kada projektujete
upite za podršku u odlučivanju. Access olakšava promenu
načina prikazivanja vaših upita u pogledu Datasheet. Kao i
kada su u pitanju muzika, slikarstvo, igra i druge grane
umetnosti, vežbanje i eksperimentisanje je ključno za
umetnost upita. Ovo je posebno tačno kada projektujete upite
koji predstavljaju izvor podataka za izvedene tabele
(PivotTables) i izvedene dijagrame (PivotCharts). Naučni deo
projektovanja upita jeste optimizovanje performansi upita. Sve
proizvodne aplikacije baze podataka isporučuju skupove
rezultata upita posredstvom neke vrste mreže, obično lokalne
mreže (Local Area Network, LAN), ali češće posredstvom
oblasne mreže (Wide Area Network, WAN), kao što je Internet.
40. Performanse upita koji se izvršavaju na mreži LAN, a
posebno na mreži WAN zavise od mnoštva faktora, od kojih
je najvažniji saobraćaj na mreži , a zatim tip veza u mreži.
Iako je širokoprusni pristup Internetu postao veoma
rasprostranjen, većina korisnika Interneta i dalje
uspostavlja vezu preko komutiranih modema. Čak i ako
pišete upite koji bi trebalo da se izvršavaju na jednom PC-
ju, planirajte korišćenje vaše aplikacije u mrežu.
Kada su u pitanju podaci na mreži, što ih je manje to
je bolje. Ograničite količinu podataka, koje vaš upit vraća,
samo na one koji su neposredno potrebni vašoj aplikaciji.
Količinu podataka, koju „preko žice“ šaljete do baze
podataka na PC-ju korisnika, možete da minimizujete na dva
načina- postavljanjem preciznih kriterijuma i
ograničavanjem broja kolona.
Naučna strana projektovanja upita zahteva detaljnu
analizu i deduktivno zaključivanje. Prilikom projektovanja
sopstvenih upita imajte na umu ova osnovna pravila koja su
prikazani u lekciji u „Upiti u Access-u“, kako bi ostvarili što
bolje rezultate.