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Migration von Daten und Dokumenten
Mögliche Herausforderungen
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Migration
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Bestandsanalyse BedarfsanalyseMatching
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Migration von Daten- und Dokumenten sind:
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  • 1. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2016 Postfach 20 25 55 20218 Hamburg © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 1 Migrationsplaung für Daten und Dokumente – Ein Leitfaden Joachim Hartmann Update Information Management 2016
  • 2. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 IT-Migration Migration von Daten und Dokumenten Migration von Anwendungssystemen Migration von Rechenzentren • Neue oder geänderte Softwareverfahren • Technologiewechsel bei Speichermedien • Firmenübernahme • …
  • 3. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Migration von Daten und Dokumenten Anforderung Die gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen Aufbewahrungspflichten sind zu gewährleisten, so dass trotz des Migrationsverfahrens die unverfälschte Aufbewahrung nachgewiesen werden kann.
  • 4. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Migration von Daten und Dokumenten Mögliche Herausforderungen  Es ist unklar, welche Bestände aus den Quellsystemen überhaupt übernommen werden müssen.  Die Quell- und Zielsysteme sind heterogen. Es müssen zuerst entsprechende Transformationsmechanismen definiert werden.  Es sollen Daten und Dokumente aus Produktionssystemen übernommen werden, die erst noch aus diesen Systemen extrahiert werden müssen.  Aufgrund von Personalfluktuation können wichtige Expertisen in den Quellsystemen verloren gegangen sein.  Schleppende Zusammenarbeit oder Verweigerungshaltung bei externen Providern, wenn bei der Migration die Geschäftsgrundlage wegfällt.  Extrem hohe Schätzungen (mehr als 10 Jahre) für den Aufwand bei Altbeständen auf Bandsicherungen
  • 5. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Steuerung Kontrolle | Audit-Trail | Dokumentation P Plan D Design T Test E Execute A Accept Migrationsprozess
  • 6. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Migration
  • 7. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Migration 1. Bestands- und Bedarfsanalyse 2. Entwicklung von Umsetzungsszenarien 3. Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration
  • 8. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 IT-Migration von Daten und Dokumenten Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration3 Entwicklung von Umsetzungsszenarien2 Bestands- und Bedarfsanalyse1
  • 9. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 Bestandsanalyse Bestand 1 Bestand 2 Bestand 3 Bestand 4 Bestand 5 Bestand 6 Bestand 7 Quellen Beispiele Dokumentenbestände im Filesystem Indizierte Dokumentenbestände in einem Archivsystem Ausgelagerte Datenbestände Datenbestände in einem Anwendungssystem, das stillgelegt wird . . . Bestandsanalyse
  • 10. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 Bedarfsanalyse Req. 1 Req. 2 Req.3 Req. 4 Req. 5 Anforderungen der Fachbereiche Aspekte, die zu berücksichtigen sind Bedarfsanalyse  Rechtliche und regulatorische Anforderungen  Übernahme von Dokumenten zur rechtlichen Absicherung oder bei laufenden Rechtsstreitigkeiten  Elektronische Daten und Dokumente und nicht elektronische Dokumente  Übernahme nach Art der Geschäftstätigkeit (aktive, laufende Geschäften oder nicht aktiven, meistabgeschlossene Geschäfte  Stichtagsübernahme, z.B. Datum des Firmenübergangs oder des Geschäftsübergangs  Rückwirkende Aufbewahrungspflichten
  • 11. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 Bestandsanalyse BedarfsanalyseMatching Bestand 1 Bestand 2 Bestand 3 Bestand 4 Bestand 5 Bestand 6 Bestand 7 Req. 1 Req. 2 Req.3 Req. 4 Req. 5 Quellen Anforderungen Fachbereiche Bereinigung Konflikte beseitigen Neudefinition Archivierungslandkarte Matching Bestand und Bedarf BIO-ID BAO-ID Name fachliche Beschreibung Unternehmen Ressort Bereich Abteilung Ansprechpartner Fachnereich Dokumentenart technische Beschreibung Format …
  • 12. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 IT-Migration von Daten und Dokumenten Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration3 Entwicklung von Umsetzungsszenarien2 Bestands- und Bedarfsanalyse1
  • 13. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivierungsobjekte ZiellösungenZuordnung AO 1 AO 2 AO 3 AO 4 AO 5 AO 6 Archiv 1 Löschen GoBD / GDPdU Filesystem . . . Archivierungslandkarte Zielumgebung Definition der Zielumgebung
  • 14. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Ziellösungen Archiv 1 Löschen GoBD / GDPdU Filesystem . . . Zielumgebung Definition der Zielumgebung  Ausalterung im Filesystem  Migration in eine vorhandene Archiv-Lösung  Migration in ein vorhandenes Anwendungssystem  Migration in eine neue Archivlösung  GoBD-konforme Aufbewahrung für steuerliche Prüfzwecke  Externe Auslagerung von Datenbeständen  Löschen Beispiele für mögliche Zielszenarien
  • 15. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivierungsobjekte ZiellösungenZuordnung AO 1 AO 2 AO 3 AO 4 AO 5 AO 6 Archiv 1 Löschen GoBD / GDPdU Filesystem . . . Archivierungslandkarte Zielumgebung Umsetzungsszenarien Umsetzungsszenarien
  • 16. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 IT-Migration von Daten und Dokumenten Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration3 Entwicklung von Umsetzungsszenarien2 Bestands- und Bedarfsanalyse1
  • 17. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 Bestandsanalyse BedarfsanalyseMatching Bestand 1 Bestand 2 Bestand 3 Bestand 4 Bestand 5 Req. 1 Req. 2 Req.3 Req. 4 Quellen Anforderungen Fachbereiche Bereinigung Konflikte beseitigen Neudefinition Archivierungsobjekte ZielszenarienZuordnung AO 1 AO 2 AO 3 AO 4 AO 5 Archiv 1 Löschen GoBD / GDPdU Filesystem . . . Archivierungslandkarte Zielumgebung Umsetzungsszenarien Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase
  • 18. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 Bestandsanalyse Bedarfsanalyse Matching Überarbeitung Archivierungsobjekte UmsetzungsszenarienZuordnung Archivierungslandkarte Zielumgebung Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase Umsetzungsszenarien IT-Migration von Daten- und Dokumentenbeständen
  • 19. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 IT-Migration von Daten und Dokumenten Fazit Fachliche Erfolgskriterien für eine erfolgreiche Migration von Daten- und Dokumenten sind: 1. Der vollständige Abdeckungsgrad der vielfältigen Anforderungen 2. Die Optimierung der vorhandenen Daten- und Dokumentenbestände auf die fachlichen Anforderungen