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[DE] Migrationsplanung für Daten und Dokumente - Ein Leitfaden | Joachim Hartmann | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Update Information Management 2016

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-Migration von Daten und Dokumenten: Übersicht
-Herausforderungen der Migration
-Anforderungen an die Migration
-Bedarfs- und Bestandsanalyse
-Entwicklung von Umsetzungsszenarien
-Konzeptionierung

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[DE] Migrationsplanung für Daten und Dokumente - Ein Leitfaden | Joachim Hartmann | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Update Information Management 2016

  1. 1. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2016 Postfach 20 25 55 20218 Hamburg © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 1 Migrationsplaung für Daten und Dokumente – Ein Leitfaden Joachim Hartmann Update Information Management 2016
  2. 2. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 IT-Migration Migration von Daten und Dokumenten Migration von Anwendungssystemen Migration von Rechenzentren • Neue oder geänderte Softwareverfahren • Technologiewechsel bei Speichermedien • Firmenübernahme • …
  3. 3. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Migration von Daten und Dokumenten Anforderung Die gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen Aufbewahrungspflichten sind zu gewährleisten, so dass trotz des Migrationsverfahrens die unverfälschte Aufbewahrung nachgewiesen werden kann.
  4. 4. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Migration von Daten und Dokumenten Mögliche Herausforderungen  Es ist unklar, welche Bestände aus den Quellsystemen überhaupt übernommen werden müssen.  Die Quell- und Zielsysteme sind heterogen. Es müssen zuerst entsprechende Transformationsmechanismen definiert werden.  Es sollen Daten und Dokumente aus Produktionssystemen übernommen werden, die erst noch aus diesen Systemen extrahiert werden müssen.  Aufgrund von Personalfluktuation können wichtige Expertisen in den Quellsystemen verloren gegangen sein.  Schleppende Zusammenarbeit oder Verweigerungshaltung bei externen Providern, wenn bei der Migration die Geschäftsgrundlage wegfällt.  Extrem hohe Schätzungen (mehr als 10 Jahre) für den Aufwand bei Altbeständen auf Bandsicherungen
  5. 5. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Steuerung Kontrolle | Audit-Trail | Dokumentation P Plan D Design T Test E Execute A Accept Migrationsprozess
  6. 6. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Migration
  7. 7. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 Migration 1. Bestands- und Bedarfsanalyse 2. Entwicklung von Umsetzungsszenarien 3. Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration
  8. 8. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 IT-Migration von Daten und Dokumenten Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration3 Entwicklung von Umsetzungsszenarien2 Bestands- und Bedarfsanalyse1
  9. 9. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 Bestandsanalyse Bestand 1 Bestand 2 Bestand 3 Bestand 4 Bestand 5 Bestand 6 Bestand 7 Quellen Beispiele Dokumentenbestände im Filesystem Indizierte Dokumentenbestände in einem Archivsystem Ausgelagerte Datenbestände Datenbestände in einem Anwendungssystem, das stillgelegt wird . . . Bestandsanalyse
  10. 10. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 Bedarfsanalyse Req. 1 Req. 2 Req.3 Req. 4 Req. 5 Anforderungen der Fachbereiche Aspekte, die zu berücksichtigen sind Bedarfsanalyse  Rechtliche und regulatorische Anforderungen  Übernahme von Dokumenten zur rechtlichen Absicherung oder bei laufenden Rechtsstreitigkeiten  Elektronische Daten und Dokumente und nicht elektronische Dokumente  Übernahme nach Art der Geschäftstätigkeit (aktive, laufende Geschäften oder nicht aktiven, meistabgeschlossene Geschäfte  Stichtagsübernahme, z.B. Datum des Firmenübergangs oder des Geschäftsübergangs  Rückwirkende Aufbewahrungspflichten
  11. 11. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 Bestandsanalyse BedarfsanalyseMatching Bestand 1 Bestand 2 Bestand 3 Bestand 4 Bestand 5 Bestand 6 Bestand 7 Req. 1 Req. 2 Req.3 Req. 4 Req. 5 Quellen Anforderungen Fachbereiche Bereinigung Konflikte beseitigen Neudefinition Archivierungslandkarte Matching Bestand und Bedarf BIO-ID BAO-ID Name fachliche Beschreibung Unternehmen Ressort Bereich Abteilung Ansprechpartner Fachnereich Dokumentenart technische Beschreibung Format …
  12. 12. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 IT-Migration von Daten und Dokumenten Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration3 Entwicklung von Umsetzungsszenarien2 Bestands- und Bedarfsanalyse1
  13. 13. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivierungsobjekte ZiellösungenZuordnung AO 1 AO 2 AO 3 AO 4 AO 5 AO 6 Archiv 1 Löschen GoBD / GDPdU Filesystem . . . Archivierungslandkarte Zielumgebung Definition der Zielumgebung
  14. 14. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Ziellösungen Archiv 1 Löschen GoBD / GDPdU Filesystem . . . Zielumgebung Definition der Zielumgebung  Ausalterung im Filesystem  Migration in eine vorhandene Archiv-Lösung  Migration in ein vorhandenes Anwendungssystem  Migration in eine neue Archivlösung  GoBD-konforme Aufbewahrung für steuerliche Prüfzwecke  Externe Auslagerung von Datenbeständen  Löschen Beispiele für mögliche Zielszenarien
  15. 15. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archivierungsobjekte ZiellösungenZuordnung AO 1 AO 2 AO 3 AO 4 AO 5 AO 6 Archiv 1 Löschen GoBD / GDPdU Filesystem . . . Archivierungslandkarte Zielumgebung Umsetzungsszenarien Umsetzungsszenarien
  16. 16. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 IT-Migration von Daten und Dokumenten Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration3 Entwicklung von Umsetzungsszenarien2 Bestands- und Bedarfsanalyse1
  17. 17. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 Bestandsanalyse BedarfsanalyseMatching Bestand 1 Bestand 2 Bestand 3 Bestand 4 Bestand 5 Req. 1 Req. 2 Req.3 Req. 4 Quellen Anforderungen Fachbereiche Bereinigung Konflikte beseitigen Neudefinition Archivierungsobjekte ZielszenarienZuordnung AO 1 AO 2 AO 3 AO 4 AO 5 Archiv 1 Löschen GoBD / GDPdU Filesystem . . . Archivierungslandkarte Zielumgebung Umsetzungsszenarien Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase
  18. 18. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 Bestandsanalyse Bedarfsanalyse Matching Überarbeitung Archivierungsobjekte UmsetzungsszenarienZuordnung Archivierungslandkarte Zielumgebung Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase Umsetzungsszenarien IT-Migration von Daten- und Dokumentenbeständen
  19. 19. Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 ‹#› © PROJECT CONSULT 2016 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 6 IT-Migration von Daten und Dokumenten Fazit Fachliche Erfolgskriterien für eine erfolgreiche Migration von Daten- und Dokumenten sind: 1. Der vollständige Abdeckungsgrad der vielfältigen Anforderungen 2. Die Optimierung der vorhandenen Daten- und Dokumentenbestände auf die fachlichen Anforderungen

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