Menschen mitnehmen
Vorteile des Change-Projektansatzes
bei der Implementierung von DMS beim LWL
„Langzeitarchivierung digi...
Änderungen
be-
greifen
Projektplan
Budget
Umsatz
Termine
Aufträge
Ängste
Kreativität
Intuition
Probleme
Verdeckte Hierarchien
Unsicherheit
Initia...
Merkmale langlebiger Unternehmen
• Sensibilität:
– Empfänglich für Veränderungen der Umwelt
• Identitätsgefühl:
– Starker ...
Menschen vor Strategie,
Strategie vor Organisation,
Organisation vor Technik
Realität
Sicherheit
Wachstum /
Ent-wicklung /
Veränderung
Innovatoren Frühe
Umsetzer
Frühe
Mehrheit
Späte
Mehrheit
Nachzügler
Anzahl
Zeit
Einführung einer Veränderung
(Innovationsp...
Klassischer Projektverlauf
Motivation
Orchestrierung
Veränderung
Status
quo
(legitimiert)
(legitimiert)
Kommunikation
Risiko Zielabweichung
Veränderung
nach WIB...
Wer die Wahrheit
sagt, braucht ein
schnelles Pferd.
Gedanke
Tat
Austausch
Kongruenz
als Schlüssel
Wort
=
=
Gedanke
Tat
Wort
=
=
Ergebnis
nicht
nicht
nicht
nicht
??
Münstersche Zeitung vom 18.10.2011
„Angst essen Seele auf“ *
Wo Freude ist,
ist kein Platz für Angst!
* Film von Rainer-Maria Faßbinder
JEDER MENSCH IM PROJEKT IST
VON BEDEUTUNG UND
ERFÄHRT WERTSCHÄTZUNG.
DIES SCHLIEßT INTERNE UND
EXTERNE BETEILIGTE EIN.
Kampf, Dominanz
Angst
Kommunikation
Keine Annahmen und Vermutungen, sondern fragen und zuhören.
Lauschen, dann können wir ...
PRAXISBEISPIEL
„Menschen mitnehmen“
beginnt mit dem Start des Projektes
• KnowHow Vermittlung
– Allgemeine Workshops
– Technik Workshop
–...
“Energie” zur Veränderung in den Abteilungen
erzeugen und nutzen (Eigenverantwortung,
Mitdenken, Gestaltung der eigenen Zu...
Beispiel: Abteilungs- / Teamworkshop
Beispiel Preisentwicklung im Projekt
Realisierungsstufe 1
Ursprungsangebot 1. Nachtragsangebot Aktueller Preis
100 %
89 %
...
Beispiel Preisentwicklung im Projekt
Realisierungsstufe 1 bis 4
Ursprungsangebot 1. Nachtragsangebot Aktueller Preis
100 %...
Beratereinsatz kostete nur ca. 6 %
der Einsparungen
ohne Leistungskürzungen
in Übereinstimmung
mit den Anforderungen
der F...
Sicherstellung von
akzeptierten Ergebnissen
• Sämtliche Konzepte werden vor Abschluss des
Werkvertrags von einem Team aus ...
Rechtssicherheit
&
Ordnungsmäßigkeit
Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit
Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit
zusätzlich
Gesundheitsdatenschutz
WERKVERTRÄGE
FÜR JEDE EINZELNE REALISIERUNGSSTUFE
SCHAFFEN 1 JAHR IM VORAUS
PLANUNGSSICHERHEIT
HINSICHTLICH UMFANG, KOSTEN...
Statistik der Lessons Learned Beiträge
aus einer Realisierungsstufe
(10 = bester Wert)
Konzentration in der Nachbereitung ...
Potenziale nach Lessons Learned
• Anderer Umgang mit Fehlern
“Da fehlt noch was …”
• Bessere Abstimmung zwischen der Führu...
DMS Projekt - Stimmungsbarometer
7.8
6.8
7.7
7.8
7.8
8.0
7.8
7.5
7.0
8.2
6.2
8.1
4.5
4.9
5.0
5.7
5.2
5.1
5.9
5.3
5.6
5.5
4.3
6.6
0.0
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
6....
Arbeit kann uns verkrüppelm
und uns sogar umbringen,
aber das ist nur
eine Möglichkeit.
Arbeit vermag uns auch
Energien zu...
Menschen mitnehmen
in Veränderungsprojekten
und abheben . . .
Machen Sie heute mal etwas ganz
anders als sonst und seien Sie
offen für das was dann passiert.
Ganzheitliches Change Mana...
[DE] Menschen Mitnehmen: Change Management | Dr. Rainer Kossow | Neuenkirchen 2011
[DE] Menschen Mitnehmen: Change Management | Dr. Rainer Kossow | Neuenkirchen 2011
Nächste SlideShare
Wird geladen in …5
×

[DE] Menschen Mitnehmen: Change Management | Dr. Rainer Kossow | Neuenkirchen 2011

716 Aufrufe

Veröffentlicht am

Vortragsfolien "Menschen mitnehmen - Vorteile des Change-Projektansatzes bei der DMS-Einführung beim LWL | 2011 | Wie ganzheitliches Change Management, das beim Menschen im Unternehmen ansetzt, dazu beiträgt die gesamte Unternehmensstruktur vital zu halten und die Erfolgschancen hoch anzusetzen - gerade bei Projekten im Dokumenten- und Workflow-Management-Umfeld mit Veränderung der Arbeitsorganisation besonders wichtig..Flexibilität und Sensibilität sind hier die Stichworte. Als Beispiel wird das Projekt "Menschen mitnehmen" vom LWL Münster benutzt. Beratung für Change Management ist nachweislich nützlich und trägt sich selbst. Dr. Rainer Kossow ist Berater bei der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung in Hamburg.

Veröffentlicht in: Business
2 Kommentare
1 Gefällt mir
Statistik
Notizen
Keine Downloads
Aufrufe
Aufrufe insgesamt
716
Auf SlideShare
0
Aus Einbettungen
0
Anzahl an Einbettungen
17
Aktionen
Geteilt
0
Downloads
13
Kommentare
2
Gefällt mir
1
Einbettungen 0
Keine Einbettungen

Keine Notizen für die Folie
  • Damit sich Projekte erfolgreich entwickeln können, müssen wir uns auf die Menschen konzentrieren
  • Änderungen begreifen

    Wenn es schon so schwer ist die Hände anders zu falten, wie schwer ist es erst dann, Veränderungen im Arbeitsablauf zu verinnerlichen.
  • Jeder Mensch hat seine individuelle Geschichte und seine persönliche Sichtweise auf die Realität. Jeder Mensch hat sein eigenes Wertesystem – ihm sind bestimmte Aspekte, Werte oder Dinge wichtig und andere nicht so wichtig.
    In Projekten treffen viele unterschiedliche Realitäten für eine gewisse Zeit aufeinander. Es ist sehr wahrscheinlich, dass sich im Laufe des Projektes die Sichtweisen der Projektbeteiligten ändern.
  • Jeder Mensch hat seine individuelle Geschichte und seine persönliche Sichtweise auf die Realität. Jeder Mensch hat sein eigenes Wertesystem – ihm sind bestimmte Aspekte, Werte oder Dinge wichtig und andere nicht so wichtig.
    In Projekten treffen viele unterschiedliche Realitäten für eine gewisse Zeit aufeinander. Es ist sehr wahrscheinlich, dass sich im Laufe des Projektes die Sichtweisen der Projektbeteiligten ändern.
  • Wir haben immer die Wahl
    Beide Wege sind gleichwertig
    Die Entscheidung ist wichtig
    Die Entscheidung kann jederzeit neu getroffen werden.
  • Veränderung = Organisationstherapie
    - Konzept der kleinen Schritte (je Zyklus / Schritt 1 Monat)
    - Wie Herzschläge der Veränderung
  • Fehler sind zum Lernen da. Ein Fehler signalisiert: „Da fehlt noch was!“ Fehler sind Chancen zur Verbesserung.

    Ein Fehler liegt in der Vergangenheit. Er wurde bereits begangen. Er existiert nicht mehr. Er ist Geschichte.

    Wenn die Überbringer einer schlechten Botschaft mit Nachteilen zu rechnen haben, werden sie in Zukunft schweigen und Chancen werden vertan.
  • KnowHow Vermittlung (= Akzeptanz schaffen, Neugier wecken)
    Abteilungsworkshops (= individuelle Ansprache der Abt.)
    Schreiben der Dokumente (= Ergebnisse dokumentieren)
    Finalisieren und Abnehmen der Vorstudie (= Ergebnisse werden von allen Beteiligten akzeptiert)


  • Zusammenfassung der Beiträge
  • Damit sich Projekte erfolgreich entwickeln können, müssen wir uns auf die Menschen konzentrieren
  • - Sprechen Sie jemanden auf der Strasse an und laden sie ihn oder sie auf einen Kaffee ein.
    - Hören Sie Ihrem Partner ganz aufmerksam zu
    Essen Sie zu Abend ohne gleichzeitig etwas anderes zu tun
    Gehen Sie in einen Laden und hören Sie sich mal ganz neue CDs an.
    Gehen Sie durch die Stadt und betrachten Sie einmal Details ganz aufmerksam.
    Wählen Sie ein anderes Verkehrsmittel.
    Fahren Sie einen anderen Weg als sonst
    Nehmen Sie sich Zeit für etwas, das Sie immer schon gerne tun wollten und tun Sie es einfach.
  • [DE] Menschen Mitnehmen: Change Management | Dr. Rainer Kossow | Neuenkirchen 2011

    1. 1. Menschen mitnehmen Vorteile des Change-Projektansatzes bei der Implementierung von DMS beim LWL „Langzeitarchivierung digitaler Daten / Einführung von Dokumentmanagementsystemen im Kreis Lippe“ 20.10.2011 Dr. Rainer Kossow © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
    2. 2. Änderungen be- greifen
    3. 3. Projektplan Budget Umsatz Termine Aufträge Ängste Kreativität Intuition Probleme Verdeckte Hierarchien Unsicherheit Initiative Begeisterung Gewinn
    4. 4. Merkmale langlebiger Unternehmen • Sensibilität: – Empfänglich für Veränderungen der Umwelt • Identitätsgefühl: – Starker innerer Zusammenhalt • Toleranz: – Aufgeschlossen für unkonventionelle Ideen • Konservatives Finanzgebaren Quelle: Arie de Geus, ehem. Chef-Stratege der Shell
    5. 5. Menschen vor Strategie, Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik
    6. 6. Realität
    7. 7. Sicherheit Wachstum / Ent-wicklung / Veränderung
    8. 8. Innovatoren Frühe Umsetzer Frühe Mehrheit Späte Mehrheit Nachzügler Anzahl Zeit Einführung einer Veränderung (Innovationsperspektive) GLEICH - WERT – IG: Jeder Mensch kann einen Betrag leisten.
    9. 9. Klassischer Projektverlauf Motivation
    10. 10. Orchestrierung Veränderung Status quo (legitimiert) (legitimiert) Kommunikation Risiko Zielabweichung Veränderung nach WIBAS
    11. 11. Wer die Wahrheit sagt, braucht ein schnelles Pferd.
    12. 12. Gedanke Tat Austausch Kongruenz als Schlüssel Wort = = Gedanke Tat Wort = = Ergebnis nicht nicht nicht nicht ??
    13. 13. Münstersche Zeitung vom 18.10.2011
    14. 14. „Angst essen Seele auf“ * Wo Freude ist, ist kein Platz für Angst! * Film von Rainer-Maria Faßbinder
    15. 15. JEDER MENSCH IM PROJEKT IST VON BEDEUTUNG UND ERFÄHRT WERTSCHÄTZUNG. DIES SCHLIEßT INTERNE UND EXTERNE BETEILIGTE EIN.
    16. 16. Kampf, Dominanz Angst Kommunikation Keine Annahmen und Vermutungen, sondern fragen und zuhören. Lauschen, dann können wir uns besser verstehen. Es gibt nicht DIE Realität, nicht DEN Weg, sondern einen möglichen Weg, den ich aus verschiedenen Alternativen auswählen kann. Ehrlichkeit, Wertschätzung und gemeinsame „Augenhöhe“, auch wenn unterschiedliche Meinungen bestehen. Respekt und Vertrauen, Freude AKZEPTANZ Sicherstellung des Kommunikationsflusses als essentieller Erfolgsfaktor AKZEP-TANZ horizontal vertikal ehrlich gleichwertig transparent
    17. 17. PRAXISBEISPIEL
    18. 18. „Menschen mitnehmen“ beginnt mit dem Start des Projektes • KnowHow Vermittlung – Allgemeine Workshops – Technik Workshop – Management Workshop • Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten mit Zeitkontingenten • Abteilungsworkshops („Unternehmen“ ist viele Organisationen“ ??) – INI 1 + INI 2 Termine je Abteilung / Team zur Vorbereitung – n Abteilungs- Teamworkshops mit individueller Betrachtung von typischen, exemplarischen Prozessen, die mit DMS machbar sind und einen Nutzen in der Abteilung oder für das Unternehmen insgesamt bringen. • Erstellen des Bebauungsplans, des Grobkonzeptes und der Ausschreibungsunterlagen – Arbeitsteilige Erstellung der Texte und erstes Review – DOKU 1 + DOKU 2 Termine je Abteilung / Team zur Abstimmung der Ergebnisse und Texte im Grobkonzept und den Ausschreibungsunterlagen • Finalisieren und Abnehmen des Bebauungsplans, des Grobkonzeptes und der Ausschreibungsunterlagen – Durch die betroffenen Abteilungen / Teams – Durch die Unternehmensleitung
    19. 19. “Energie” zur Veränderung in den Abteilungen erzeugen und nutzen (Eigenverantwortung, Mitdenken, Gestaltung der eigenen Zukunft, Freude) „Nicht treiben, sondern ziehen lassen“ Vorab informieren und Transparenz schaffen Zur Übernahme von Verantwortung auf allen Ebenen einladen Fehlerkultur ohne Angst leben Kongruenz vorleben Quick Wins erzielen Win-Win Situationen schaffen Realistische Ressourcenplanung evtl. mit neuem Spezialteam Anreize zur langfristigen Leistungsbereitschaft der Dienstleister schaffen Querschnittsabteilungen in die Lage versetzen, Fachabteilungen zu unterstützen Change Management Werkzeugkasten
    20. 20. Beispiel: Abteilungs- / Teamworkshop
    21. 21. Beispiel Preisentwicklung im Projekt Realisierungsstufe 1 Ursprungsangebot 1. Nachtragsangebot Aktueller Preis 100 % 89 % 70 %
    22. 22. Beispiel Preisentwicklung im Projekt Realisierungsstufe 1 bis 4 Ursprungsangebot 1. Nachtragsangebot Aktueller Preis 100 % 61 % 54 %
    23. 23. Beratereinsatz kostete nur ca. 6 % der Einsparungen ohne Leistungskürzungen in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Fachabteilungen.
    24. 24. Sicherstellung von akzeptierten Ergebnissen • Sämtliche Konzepte werden vor Abschluss des Werkvertrags von einem Team aus der betroffenen Fachabteilung, IT, DMS-Kernteam, Datenschutzbeauftragten, Personalvertretung, RPA, Archivstelle und der DMS Projektleitung gesichtet und ggf. mitgezeichnet. • Abnahmeverfahren werden im Vorfeld mit Zuständigkeiten abgestimmt und zügig durchgeführt. Durch die detaillierte, zeitnahe Planung wird ein hoher Grad der Ergebniszufriedenheit erreicht.
    25. 25. Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit
    26. 26. Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit
    27. 27. Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit zusätzlich Gesundheitsdatenschutz
    28. 28. WERKVERTRÄGE FÜR JEDE EINZELNE REALISIERUNGSSTUFE SCHAFFEN 1 JAHR IM VORAUS PLANUNGSSICHERHEIT HINSICHTLICH UMFANG, KOSTEN UND RESSOURCEN (U.A. PERSONAL). EIN KLARES LANGFRISTIGES ZIEL, KLARE VEREINBARUNGEN UND “FAHREN AUF SICHT”!
    29. 29. Statistik der Lessons Learned Beiträge aus einer Realisierungsstufe (10 = bester Wert) Konzentration in der Nachbereitung auf die Werte 1-5 mit dem größten Verbesserungspotenzial
    30. 30. Potenziale nach Lessons Learned • Anderer Umgang mit Fehlern “Da fehlt noch was …” • Bessere Abstimmung zwischen der Führungsebene und der operativen Ebene. • Weniger Hierarchie, mehr Förderung der Eigeninitiative • Veränderungen als Chancen begreifen • Eingefahrene Denkmuster hinterfragen und bessere Alternativen erarbeiten und zulassen (Kreativität, Intuition, Improvisation fördern) • Interne Unternehmenskultur verbessern, Motivation erhöhen, Synergieeffekte nutzen • Bewusstsein für optimierten Arbeitseinsatz schaffen – Wer macht was am liebsten? (Präferenz) – Wer kann was am besten? (Kompetenz)
    31. 31. DMS Projekt - Stimmungsbarometer
    32. 32. 7.8 6.8 7.7 7.8 7.8 8.0 7.8 7.5 7.0 8.2 6.2 8.1 4.5 4.9 5.0 5.7 5.2 5.1 5.9 5.3 5.6 5.5 4.3 6.6 0.0 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 Fehlerkultur Kongruenz Transparenz Innovationsstärke Lernfähigkeit Wandlungsbereitschaft Motivation Interne Kommunikation Externe Kommunikation Führungsstil Personalentwicklung Ergebniszufriedenheit CMC Projekt Unternehmen CM-Benchmarking
    33. 33. Arbeit kann uns verkrüppelm und uns sogar umbringen, aber das ist nur eine Möglichkeit. Arbeit vermag uns auch Energien zu schenken, die zu besitzen wir uns nie hätten träumen lassen … (Frithjof Bergmann)
    34. 34. Menschen mitnehmen in Veränderungsprojekten und abheben . . .
    35. 35. Machen Sie heute mal etwas ganz anders als sonst und seien Sie offen für das was dann passiert. Ganzheitliches Change Management 28. und 29. November 2011 in Neuenkirchen bei Münster Rainer.Kossow@PROJECT-CONSULT.com Experiment zum Mitnehmen

    ×