[DE] Dr. Ulrich Kampffmeyer - Artikel auf Wikipedia | 2015

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Der Wikipediartikel über Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmBH, und Wikipedia-Artikel, an denen Dr. Kampffmeyer und PROJECT CONSULT maßgeblich mitgewirkt haben

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[DE] Dr. Ulrich Kampffmeyer - Artikel auf Wikipedia | 2015

  1. 1. Ulrich Kampffmeyer auf Wikipedia.de Stand Dezember 2015
  2. 2. Inhaltsverzeichnis 1 Ulrich Kampffmeyer 1 1.1 Leben und Wirken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1.1 Lehre und Forschung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1.2 Beruf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1.3 Verbände und Standardisierungsgremien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1.1.4 Autor und Publizist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1.1.5 Auszeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1.2 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.3 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 2 Elektronisches Dokument 5 2.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.2 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.3 Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.4 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 3 Dokumentenmanagement 7 3.1 Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 3.1.1 Dokumentenmanagement im engeren Sinne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 3.1.2 Dokumentenmanagement im weiteren Sinn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3.2 Was ist ein elektronisches Dokument? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3.2.1 Dokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3.2.2 Formen von Dokumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3.2.3 Selbstbeschreibende elektronische Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 3.3 Einsatzgebiete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 3.3.1 Amtliche Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.3.2 Kaufmännische Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.3.3 Technische Zeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.3.4 Bibliotheken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.3.5 Behördenakten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.3.6 Sonstiges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 3.4 Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 3.5 Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 i
  3. 3. ii INHALTSVERZEICHNIS 3.6 Dokumentenmanagementsysteme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3.6.1 Freie Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3.6.2 Kommerzielle Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3.7 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3.8 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 3.9 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 3.10 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 4 Dokumenten-Technologien 17 4.1 Document Related Technologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 4.2 Beispiele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 4.3 Zertifizierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4.4 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4.5 Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4.6 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 5 Dokumentenklasse 19 5.1 Normung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 5.2 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 5.3 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 6 Elektronische Archivierung 20 6.1 Definitionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 6.1.1 Elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 6.1.2 Elektronische Langzeitarchivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 6.1.3 Revisionssichere elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 6.2 Standards für die elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 6.3 Merksätze zur revisionssicheren Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 6.4 Umsetzung der Anforderungen in elektronischen Archivsystemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 6.5 Funktionale Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 6.6 Speichertechnologien für die elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 6.6.1 Herkömmliche WORM-Medien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 6.6.2 Neuere Technologien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 6.7 Strategien zur Sicherstellung der Verfügbarkeit archivierter Information . . . . . . . . . . . . . . . 24 6.8 Rechtliche und regulative Vorgaben für die elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . 25 6.9 Weiterentwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 6.10 Spezielle Formen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 6.11 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 6.12 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 6.13 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 6.14 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 7 Revisionssicherheit 28
  4. 4. INHALTSVERZEICHNIS iii 7.1 Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . 28 7.2 Zertifizierung der Revisionssicherheit von elektronischen Archivsystemen . . . . . . . . . . . . . . 28 7.3 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 7.4 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 7.5 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 8 Langzeitarchivierung 30 8.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 8.2 Probleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 8.2.1 Haltbarkeit der Trägermedien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 8.2.2 Schneller Medien- und Systemwandel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 8.2.3 Weitere Beschränkungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 8.2.4 Auffinden von Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 8.2.5 Datenkonsistenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 8.3 Verfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 8.4 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 8.5 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 8.6 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 8.7 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 9 Enterprise-Content-Management 34 9.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 9.2 Anspruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 9.3 Merkmale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 9.4 Komponenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 9.5 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 9.6 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 9.7 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 9.8 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 10 Enterprise-Content-Management-System 39 10.1 Komponenten von Enterprise Content Management (ECM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 10.1.1 Capture (Erfassung) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 10.1.2 Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 10.1.3 Store (Speichern) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 10.1.4 Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 10.1.5 Deliver (Liefern, Bereitstellen, Ausgeben) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 10.2 ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 10.2.1 Kommerzielle ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 10.2.2 Freie ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 10.3 Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 10.4 Quellen und Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
  5. 5. iv INHALTSVERZEICHNIS 10.5 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 11 Schriftgutverwaltung 50 11.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 11.2 Elemente der Aktenführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 11.3 Aktenbildung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 11.4 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 11.5 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 11.6 Weblinks und Quellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 11.7 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 12 MoReq 54 12.1 MoReq1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 12.2 MoReq2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 12.3 MoReq2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 12.4 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 12.5 Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 13 Enterprise Information Management 57 13.1 Entwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 13.2 Anspruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 13.3 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 13.4 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 13.4.1 Verbände . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 13.4.2 Förderung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 13.4.3 Kongresse / Fachforen / Messen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 13.5 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 14 Informationslebenszyklusmanagement 59 14.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 14.2 Funktionen von ILM-Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 14.3 Quellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 14.4 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 14.5 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 15 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 61 15.1 Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer . . . . . . . . . . 61 15.2 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 15.3 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 15.4 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 16 Verfahrensdokumentation 63 16.1 Verfahrensdokumentation nach den GoBD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 16.2 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
  6. 6. INHALTSVERZEICHNIS v 16.3 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 17 Verband Organisations- und Informationssysteme 65 17.1 Geschichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 17.2 Wichtige Publikationen des Verbandes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 17.3 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 17.4 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 17.5 Text- und Bildquellen, Autoren und Lizenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 17.5.1 Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 17.5.2 Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 17.5.3 Inhaltslizenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
  7. 7. Kapitel 1 Ulrich Kampffmeyer Ulrich Kampffmeyer (* 12. April 1952 in Hameln) ist ein deutscher Unternehmensberater, Autor, Publizist und Archäologe. Seine Wirkensschwerpunkte lagen zuletzt be- sonders im Bereich der revisionssicheren Archivierung,[1] des Records Management,[2] des Dokumentenmanagements[3] und von ECM Enterprise Content Management.[4] In diesem Umfeld beschäftigte er sich mit der rechtlichen Anerkennung der elektro- nischen Dokumentenspeicherung und Compliance von Informationssystemen.[5] Sein besonderes Interesse gilt den organisatorischen, kulturellen und gesell- schaftlichen Veränderungen durch den Einsatz von elektronischem Informationsmanagement durch die Ablösung von Papier, die Umstellung von Arbeitsweisen, neue Nutzungsmodelle und die Bewahrung des digitalen Wissens.[6] 1.1 Leben und Wirken Ulrich Kampffmeyer besuchte die Volksschule in Hamburg und Bielefeld sowie das Gymnasium in Oerlinghausen. Am Schiller-Gymnasium in Hameln legte er 1972 das Abitur ab. Während seiner Schulzeit erlangte er parallel an der Jahn-Sprachenschule das Diplom zum Handelskorrespondenten in Englisch. Von 1973 bis 1979 studierte Ulrich Kampffmeyer an der Georg-August-Universität Göttingen Ur- und Frühge- schichte und Vorderasiatische Archäologie sowie in den Nebenfächern Informatik, Bodenkunde, Kunstgeschichte und Orientalistik. Seine Studienabschlüsse in Göttingen waren 1978 der Magister Artium[7] und 1988 die Promo- tion zum Dr. phil.[8] Von 1979 bis 1981 setzte er an der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel nebenberuflich seine Studien in Informatik und Bodenkunde fort und schloss diese 1982 mit dem Diplom-Prähistoriker[9] ab.[10] Im Jahr 2000 absolvierte er den internationalen Abschluss AIIM MIT Master of Information Technology in Silver Springs, Maryland, USA. Kampffmeyer wohnt seit 1989 in Hamburg. Seit 1987 lebt er mit Karin Begemann zusammen, die die kauf- männische Geschäftsführung seiner Firma innehat und die zweite Gesellschafterin des Unternehmens ist.[11] 1.1.1 Lehre und Forschung Seit 1976 war er parallel zum Studium als Lehrbeauf- tragter an der Universität Göttingen tätig. Der Schwer- punkt seiner Arbeiten lag auf Ausgrabungsmethodik und Einsatz naturwissenschaftlicher Verfahren,[12] wie sie da- mals unter dem Ansatz “New Archaeology“ bekannt waren. In Kiel war er von 1980 bis 1982 als wissen- schaftlicher Assistent am Institut für Ur- und Früh- geschichte an der naturwissenschaftlichen Fakultät der Christian-Albrechts-Universität tätig. Schwerpunkt sei- ner Arbeiten neben der Lehrtätigkeit waren bodenkund- liche Methoden für Ausgrabungen[13] und der Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung in der archäologischen Forschung und Dokumentation.[14] Am Fraunhofer- Institut für Informations- und Datenverarbeitung IITB[15] in Karlsruhe war er von 1983 bis 1987 in verschie- denen Forschungsprojekten zunächst als wissenschaft- licher Mitarbeiter, später als selbstständiger Unterneh- mer tätig. Schwerpunkt seiner Tätigkeiten waren Systeme zur Bilderfassung, Bildverarbeitung, Mustererkennung, automatischen Klassifikation und digital-optische Spei- chersysteme für die Archivierung. Hierzu gehörte am Fraunhofer-Institut das Forschungsprojekt ARCOS[16] zur Entwicklung von Dokumentations- und Datenbank- systemen für die Archäologie.[17] Im Rahmen die- ser Tätigkeiten betreute er mehrere Diplomarbeiten an den technischen Universitäten in Karlsruhe und Braunschweig, war in verschiedenen Projekten zum Bild- verstehen und zum Wissensmanagement tätig und be- schäftigte sich mit der Standardisierung von Dokumen- tationssystemen für die Bodendenkmalpflege.[18] Am MMC Multi Media Campus der Universität Kiel lehrte er 2005/2006 zum Thema Wissensmanagement. 1.1.2 Beruf Seit 1984 war er selbstständig für verschiedene Bera- tungsunternehmen im In- und Ausland sowie für meh- rere Anbieter für Bildverarbeitungs-, Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme tätig. Hierfür wurde 1
  8. 8. 2 KAPITEL 1. ULRICH KAMPFFMEYER in Wachenheim die Firma Project Consult gegründet. Als Produkt- und Marketing-Manager war er von 1989 bis 1992 für die ACS Systemberatung[19] in Ham- burg tätig. Er war für die Gestaltung, das Marketing und den weltweiten Vertrieb des Dokumentenmanage- mentsystems Hyparchiv sowie für mehrere Großpro- jekte bei neuen Schlüsselkunden verantwortlich. 1992 nahm er wieder seine Beratungstätigkeit auf und eta- blierte in Hamburg die Project Consult Unternehmensbe- ratung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH[20] als Manage- mentberatung für Informations-, Archiv-, Dokumenten-, Projekt-, Wissens- und Prozessmanagement. Er ist Ge- schäftsführer von Project Consult.[21] . Parallel zu seinen Tätigkeiten als Geschäftsführer und Berater war er in Standardisierungsgremien tätig, engagierte sich in Bran- chenverbänden und betreute mehrere Diplomarbeiten. Ulrich Kampffmeyer ist als Kongressorganisator, Mo- derator, Keynote-Sprecher, Referent und Seminarleiter tätig. So begründete er die „DMS EXPO“ Messe und Konferenz[22] mit und begleitet als Mitglied des Beirates diese Veranstaltung seit 1994. 1.1.3 Verbände und Standardisierungs- gremien 1989 bis 1994 war er bei der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung als Arbeitskreislei- ter aktiv.[23] 1991 gründete er den Verband für Organisations- und Informationssysteme (VOI) als Inter- essenvertretung der Dokumentenmanagement-Branche, den er anschließend sieben Jahre lang als geschäftsfüh- render Vorstandsvorsitzender leitete. Von 1995 bis 1999 war er Mitglied des Direktoriums des IMC International Information Management Congress, Boulder, USA. Von 1999 bis 2001 leitete er als Executive Director die AIIM Europe, Worcester, England. Er organisierte 2000 und 2002 für die AIIM international zwei Kongresse in Essen. Von 2001 bis 2004 war er Mitglied des Direkto- riums der AIIM international, Silver Springs, Maryland, USA, und begleitete die Neuausrichtung des Verbandes für ECM Enterprise-Content-Management. Von 2006 bis 2011 war er einer der Manager des DLM Network EEIG, der Trägerfirma des DLM Forum,[24] so- wie von 2008 bis 2011 Mitglied des MoReq Governan- ce Board des DLM Forum, das sich mit der Standar- disierung von Records Management und Archivierung in Europa beschäftigt. Er war Leiter des Organisati- onskomitees der internationalen DLM Forum Confe- rence in Barcelona 2002 und veröffentlichte mehrere Schriften des DLM Forum.[25] Im Bereich der Nor- mung und Standardisierung wirkte er an verschiedenen Dokumentenmanagement- und Records-Management- Standards wie DMA, ISO 15489, MoReq, MoReq2, Mo- Req2010 u.a. mit. 1.1.4 Autor und Publizist In den Jahren 1974 bis 1989 lag der Schwerpunkt der Pu- blikationstätigkeit im Bereich der ur- und frühgeschicht- lichen Forschung und zu naturwissenschaftlichen Metho- den wie Bodenkunde und dem Einsatz von Computer- technologien in den Kulturwissenschaften. Berufsbedingt verschob sich dieser Schwerpunkt seit 1985 zu den The- men des Informationsmanagements. Seit 1992 entstanden mehrere Bücher: • (mit Barbara Merkel) Grundlagen des Dokumenten- managements: Einsatzgebiete, Technologien, Trends. Gabler, Wiesbaden 1997, ISBN 3-409-87940-4; 2. Auflage: Dokumentenmanagement. Grundlagen und Zukunft. Project Consult, Hamburg 1999, ISBN 3- 9806756-0-2. • Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Project Consult, Hamburg 2003, ISBN 3-9806756- 4-5. • ECM Enterprise Content Management. Project Con- sult, Hamburg 2006, ISBN 3-936534-09-8. und zwei Codes of Practice zur elektronischen Archivie- rung und Verfahrensdokumentation: • (mit Jörg Rogalla) Grundsätze der elektronischen Archivierung: „Code of Practice” zum Einsatz von Dokumenten-Management- und elektronischen Ar- chivsystemen. (= VOI-Schriftenreihe Kompendium. Bd. 3). 2., überarbeitete und erweiterte Auflage. Verband Optische Informationssysteme, Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6. • (mit Karl-Georg Henstorf, Jan Prochnow) Grund- sätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS: „Code of Practice“ zur revisionssicheren Archivie- rung. (= VOI-Schriftenreihe Kompendium. Bd. 4). Verband Optische Informationssysteme, Darmstadt 1999, ISBN 3-932898-03-6. Kampffmeyer verfasste mehrere Studien und Whitepapers[26] sowie zahlreiche Artikel und Online- Publikationen.[27] 1.1.5 Auszeichnungen Von der ComputerWoche wurde er 2003 und 2011 zu den einhundert wichtigsten IT-Persönlichkeiten Deutschlands gezählt.[28] Die internationalen Fachverbände für Doku- mentenmanagement, AIIM und IMC, verliehen ihm für sein Wirken mehrere Awards. Er ist “Fellow of Merit” des IMC und Mitglied der “Company of Fellows” der AIIM international[29] .
  9. 9. 1.3. EINZELNACHWEISE 3 1.2 Weblinks • Literatur von und über Ulrich Kampffmeyer im Ka- talog der Deutschen Nationalbibliothek • Profil bei Project Consult 1.3 Einzelnachweise [1] Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elek- tronischen Archivierung. VOI Code of Practice 1, Darm- stadt 1997. [2] Zusammenfassend Ulrich Kampffmeyer: Records Ma- nagement: Prinzipien, Standards und Trends. Project Consult Newsletter Sonderausgabe Januar 2012, (PDF; 1,3 MB) [3] Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Dokumentenma- nagement. Grundlagen und Zukunft. Hamburg, 1999. [4] Ulrich Kampffmeyer, “Enterprise Content Management – Herrscher über Informationen”. ComputerWoche, CW-exktraKT, München, 24. September 2001; Ulrich Kampffmeyer: ECM Enterprise Content Management. Hamburg, 2006. [5] u.a. zur Anerkennung digitaler Speicherung: Henstorf, Karl-Georg, Kampffmeyer, Ulrich, Prochnow, Jan: “Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS". Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4; zum Thema GDPdU in Ernst&Young (Hrsg.): “Steuerliches Risikomanagement”. Stollfuß Verlag, 2005, ISBN 3-08-210001-5, in Hentschel, Bernd (Hrsg.): “Digitale Betriebsprüfung – eDatenzu- griff der Finanzverwaltung”. 2. überarbeitete Auflage 2004, DATAKONTEXT-FACHVERLAG, ISBN 3-89577-325-5 und “Neue rechtliche Anforderungen an die elektronische Archivierung” (PDF; 648 kB), “Information Management Compliance” (PDF; 423 kB) [6] In zahlreichen Artikeln und Vorträgen u.a. Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Hamburg, 2003. [7] In den beiden Hauptfächern Ur- und Frühgeschichte und Vorderasiatische Archäologie, publizierte Magister- arbeit: Ulrich Kampffmeyer: Das Hügelgräberfeld auf dem Fuchsberg bei Desingerode/Werxhausen : Untersu- chungen zur älteren Bronzezeit im Unteren Eichsfeld. NAFN Neue Ausgrabungen und Forschungen in Nieder- sachsen, Band 13, Göttingen 1978, S. 3–99. [8] In den Fächern Ur- und Frühgeschichte sowie Kunstge- schichte und Vorderasiatische Archäologie. Im Disserta- tionsdruck: Ulrich Kampffmeyer: Die Keramik der Sied- lung Hüde I am Dümmer. Untersuchungen zur Neolithi- sierung des nordwestdeutschen Flachlands. Diss. Göttin- gen 1988, 4 Bd. [9] Der Dipl.-Prähist. war nur kurzzeitig an der Universität Kiel als naturwissenschaftlicher Abschluss einge- führt worden. Angestrebt worden war der Abschluss als Diplom-Informatiker. Teile der ursprünglichen Informatik-Diplomarbeit wurden in verschiedenen Artikeln veröffentlicht. [10] In den Fächern Informatik, Bodenkunde und Ur- und Frühgeschichte. Gedruckte Diplomarbeit: Ulrich Kampffmeyer, Archäologische und bodenkundliche Un- tersuchungen in Klein Neudorf, Gemeinde Bosau, Kreis Ostholstein: Auswertung der Ausgrabungen des Jahres 1980. Wachholtz Verlag, 1985. [11] Karin Begemann, Profil bei Project Consult [12] Ausgrabungsmethodik, Einsatz von bodenkundlichen Do- kumentationsmethoden, Computer-basierte Fund- und Befundkartographie, rechnergestützte Klassifikation von archäologischen Funden [13] Ulrich Kampffmeyer, Archäologische und bodenkundli- che Untersuchungen in Klein Neudorf, Gemeinde Bosau, Kreis Ostholstein: Auswertung der Ausgrabungen des Jah- res 1980. Wachholtz Verlag, 1985. [14] Michael Gebühr, Ulrich Kampffmeyer: Überlegungen zum Einsatz von Kleinrechnern in der Ur- und Frühge- schichtsforschung. APA Acta Praehistorica et Archaeo- logica 11/12, 1980/81, S. 3–20; Bernhard Kalhoff, Ulrich Kampffmeyer: Die Auswertung von archäologischen Da- ten mit graphischen Computer-Darstellungen. APA Acta Praehistorica et Archaeologica 16/17, 1984/85, S. 237– 268. [15] Heute Fraunhofer-Institut für Optronik, Systemtechnik und Bildauswertung [16] Ulrich Kampffmeyer, Ulrich Lübbert: ARCOS 1: Eine Dokumentation zum “Gerät zur automatischen bildhaf- ten Erfassung der Form von Keramik“. BAIK, Karlsruhe, 1985. [17] Ulrich Kampffmeyer (Hrsg.): Untersuchungen zur rech- nergestützten Klassifikation der Form von Keramik. Ar- beiten zur Urgeschichte des Menschen, Bd. 11, P. Lang Verlag, 1988. [18] Unter anderem als Leiter der Arbeitsgemeinschaft Quan- titative Methoden in der Archäologie 1984 bis 1986. [19] Die Fa. ACS Systemberatung wurde von der GFT Gruppe übernommen. Das Produkt Hyparchiv mit dem dazugehö- rigen Team wurde an die Firma DataGlobal verkauft. [20] PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH [21] Ulrich Kampffmeyer. PROJECT CONSULT Unterneh- mensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH. Abgeru- fen am 29. Mai 2013. [22] Messe Stuttgart [23] AWV/Ulrich Kampffmeyer: Automatische Erfassung von Schriftgut. AWV Schriftenreihe, Eschborn, 1994. [24] Englischsprachige Webseite des DLM Forum
  10. 10. 4 KAPITEL 1. ULRICH KAMPFFMEYER [25] Industry White Paper Series on Records, Document and Enterprise Content Management. For the Public Sector, AIIM / DLM Forum / Project Consult, 7 Bände, 2002 - 2004. [26] Whitepaper, Website von Project Consult, abgerufen am 1. September 2012. [27] Publikationen, Website von Project Consult, abgerufen am 1. September 2012. [28] ComputerWoche 2011 Hier. [29] AIIM Company of Fellows Normdaten (Person): GND: 121725650 | LCCN: n87948646 | VIAF: 47625613 |
  11. 11. Kapitel 2 Elektronisches Dokument Ein elektronisches Dokument ist ein Text, eine Zahlen- tabelle, ein Bild oder eine Folge oder Kombination von Texten, Tabellen oder Bildern, die durch Digitalisieren (Umwandlung in einen Binärcode) in Dateiform angelegt oder überführt wurden. Im weiteren Sinne bezieht sich der Begriff auf alle Arten von schwach strukturierten oder unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Ein- heit in einem EDV-System als Datei vorliegen[1] . 2.1 Definition Der Gesetzgeber hat § 130a Zivilprozessordnung (ZPO) mit dem Titel „elektronisches Dokument“ überschrieben, wobei er an dieser Stelle auf eine Legaldefinition genauso verzichtet wie auf eine Verweisung. Aber auch in anderen Normen der ZPO oder in anderen Gesetzen wird der Be- griff des elektronischen Dokuments schlichtweg voraus- gesetzt. Darunter ist jede potenziell dauerhafte Fixierung von Daten auf einem Datenträger unter Einsatz elektro- nischer Signalverarbeitung zu verstehen. Elektronische Dokumente können vielfach verwendet werden, wenn das Gesetz für die entsprechende Erklä- rung oder Handlung die Schriftform vorschreibt wie in § 126a und § 130a ZPO. Rechtsgeschäfte (Verträge) können durch Austausch elektronischer Dokumente abgeschlossen werden. Im gerichtlichen Verfahren können dem Gericht gegen- über Schriftsätze, Anträge, Erklärungen, Aussagen und Gutachten in elektronischer Form abgegeben werden. Umgekehrt können Verfügungen und Zustellungen durch das Gericht elektronisch erfolgen. Schließlich können durch Behörden Verfügungen, Bescheide und andere Verwaltungsakte statt in schriftlicher auch in elektroni- scher Form erlassen und elektronisch zugestellt werden. Das elektronische Dokument ist damit zentrales Instru- ment zur Umsetzung des sogenannten E-Justice. Voraussetzung ist in jedem Fall, dass derjenige, der ein elektronisches Dokument erhalten soll, mit dieser Form der Kommunikation einverstanden ist und einen entspre- chenden Zugang für das elektronische Dokument einge- richtet hat. Ein elektronisches Dokument wird in der Regel nur dann als wirksam behandelt, wenn der Aussteller eine qualifizierte elektronische Signatur angefügt hat, die ihn zweifelsfrei als Urheber des Dokuments legitimiert und die mit den übermittelten Daten so verknüpft ist, dass eine nachträgliche Veränderung des Dokuments erkannt werden kann. Fortgeschrittene Signaturen können den Nachweis er- bringen, dass bestimmte Angriffe gegen die Echtheit des Dokuments nicht zutreffend sind, und können so den Be- weiswert faktisch erhöhen. Der vorlegende Empfänger muss, bei Zweifeln an der technischen oder organisatori- schen Sicherheit dieses Signaturverfahrens, die erforder- lichen Details zu seiner Sicherheit und Leistungsfähigkeit behaupten und beweisen. Regelmäßig wird es ihm hierzu an Informationen und Beweismitteln mangeln, so dass er oft den Beweis auch nicht mit Hilfe elektronisch signier- ter Dokumente wird führen können – zumindest nicht oh- ne eine Beweiserleichterung. So wären Beweiserleichte- rungen durch Anschein oder Vermutung immer dann ge- rechtfertigt, wenn die Sicherheit des Signaturverfahrens gewährleistet und überprüft worden ist. Der 2005 neu ein- gefügte § 371a ZPO gewährt nun ebendiese Beweiser- leichterungen; allerdings nicht für einfache oder fortge- schrittene, sondern eben nur für qualifizierte Signaturen nach § 2 Nr. 3 SigG und hier auch für private und öf- fentliche unterschiedlich. Sie ersetzt damit den früheren § 292a ZPO a.F., der damit entfallen ist. 2.2 Siehe auch • Elektronische Akte • EDI-Vereinbarung • Definition von Dokument in Dokumentenmanagement 2.3 Fußnoten [1] nach Ulrich Kampffmeyer, Dokumentenmanage- ment. Grundlagen und Zukunft. 2. Auflage, Ham- burg 1999, ISBN 3980675602, Seite 27; siehe auch Dokumentenmanagement 5
  12. 12. 6 KAPITEL 2. ELEKTRONISCHES DOKUMENT 2.4 Weblinks • Definition der Archivschule Marburg, mit Literatur- hinweisen, 2010 • Justizkommunikationsgesetz (BGBl. 2005 I S. 837) (PDF; 205 kB)
  13. 13. Kapitel 3 Dokumentenmanagement Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumen- tenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektro- nischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumen- tenmanagement (engl. electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenma- nagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt. Im englischen Sprachgebrauch steht „document manage- ment“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und ande- ren Funktionen, wie sie z. B. in Content-Management- Systemen vorzufinden sind.[1] 3.1 Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne Da sich das allgemeine Verständnis des Begriffes Do- kumentenmanagement, wie ursprünglich im Amerika- nischen gemeint, von der deutschen Begriffsfindung stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmey- er 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weite- ren Sinne als Branchenbezeichnung und Kategorisie- rung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klas- sischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prä- gung, unterschieden.[2] 3.1.1 Dokumentenmanagement im enge- ren Sinne Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Su- che nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim daten- bankgestützten Dokumentenmanagement hingegen ste- hen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Fel- der für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Ver- fügung, so z. B. für numerische Werte wie Kunden- oder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumen- te sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateiserver zur Verfügung stellt. Wesentliche Ei- genschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Che- ckin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumenten- suche. Unter den klassischen Dokumentenmanagementsyste- men im engeren Sinne[3] sind Lösungen zu verstehen, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungs- funktionen für große Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man • Compound Document Management, • Electronic Filing und • dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Le- benszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.[4] Umfang und Funktionalität klassischer Dokumenten- managementsysteme sind annähernd in der Norm ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die je- doch keine Bedeutung erlangte.[5] Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanage- ments im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen Informationen zusammenge- führt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteu- ert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Sta- tusmerkmale, spricht man von der „virtuellen Akte“, die dynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird. Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement- Produkte von Produkten für Document Imaging, Verwaltung von Arbeitsabläufen (engl. workflow management) und Groupware spricht man auch von Compound-Document-Management-Lösungen. Sie wer- den z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset Management und zur Verwaltung von Dokumenten aus Büroanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement 7
  14. 14. 8 KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT im engeren Sinn ist als Enterprise Content Management System eine Komponente der übergreifenden Strategie des Enterprise Content Management (ECM).[6] 3.1.2 Dokumentenmanagement im weite- ren Sinn Unter einem Dokumentenmanagementsystem im wei- teren Sinn[7] werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie • Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s. o.), • Bürokommunikation, • Document Imaging, • Scannen, • Computer Output on Laserdisk (COLD), • Verwaltung von Arbeitsabläufen (Workflow- Management), • Groupware und • elektronische Archivierung. Die unterschiedlichen Dokumenten-Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im Allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkatego- rien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Do- kumenten – gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. – daten- bankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierar- chischen Dateimanagern verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Daten- mengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Doku- mente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammen- hang ist zum Beispiel der Bereich Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten) unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hier- bei nur um eine spezielle Art von Dokumenten han- delt. Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld Dokumentenmanagement zugerechnet. Dokumentenma- nagement im weiteren Sinn wird im deutschsprachigen Raum häufig mit Enterprise Content Management (ECM) gleichgesetzt.[8] Immer häufiger werden Dokumentenmanagementsyste- me als Informationsbasis für Organisationsprogramme eingesetzt. Dies ist als Konsequenz der Bereitstellung von Dokumenten für einen großen Benutzerkreis – beispiels- weise ein ganzes Unternehmen – zu sehen. Die Erledi- gung von Geschäftsprozessen wird in unmittelbarem Zu- sammenhang mit den entsprechenden Dokumenten er- möglicht. Den Zugang zu den dafür notwendigen Daten wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen gleich- zeitig gewährleistet. Die Erledigung der Aufgaben, Auf- träge usw. wird damit in logischer und zeitlicher Ab- folge als Arbeitsablauf unterstützt. Ein Berechtigungs- system, das die Zugriffe auf einzelne Dokumente und Geschäftsprozesse verwaltet, ist hierfür einzurichten, um möglichen Missbrauch zu vermeiden. 3.2 Was ist ein elektronisches Do- kument? 3.2.1 Dokument Mit Dokumentenmanagementsystemen werden elektronische Dokumente verwaltet.[9] Der Begriff Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich in- terpretiert. Im Angelsächsischen wird er häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum Beispiel deutlich an der verwendeten Endung ”.doc” für Da- teinamen von Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen „Document Imaging”, der Verwaltung von gescanntem Schriftgut, und „Document Management”, der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten unterschieden. Im Deutschen hat der Begriff des Dokuments einen kon- kreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter ei- nem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit ho- her inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung ver- standen. Das Dokument wird nah an die im Gesetz veran- kerte Urkunde gerückt. Dies zeigt sich besonders in abge- leiteten Begriffen wie „Dokumentenechtheit“. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff Dokumentenma- nagement zunächst an gescanntes Schriftgut und bewe- gen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technik. Im angloamerikanischen Sprachraum entspricht dem in- haltlich/rechtlich definierten Dokument der Begriff „Re- cord“. „Records Management“ wird daher dort auch nicht mit „Document Management“ gleichgesetzt.[10] Der Begriff „elektronisches Dokument“ bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die als geschlosse- ne Einheit in einem EDV-System als Datei vorliegen.[11] Es kann ein gescanntes Faksimile oder ein digital übermitteltes Fax, aber auch eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, ein Datenbankauszug oder eine Liste sein. Bei Dokumenten, die aus einem analogen Format, wie etwa Papier oder Sprache, durch Digitali- sierung erfasst wurden und als nicht direkt auswertbarer Datenstrom oder Bild vorliegen, spricht man von Nicht- codierter Information (NCI). Bei Dokumenten, die durch Zeichensätze kodiert sind und von Programmen direkt ausgewertet werden können, spricht man von Codierter Information (CI). Durch Techniken wie OCR werden NCI-Dokumente in CI-Dokumente überführt. Eine weitere Quelle für den Begriff „Dokument“ in Zu-
  15. 15. 3.2. WAS IST EIN ELEKTRONISCHES DOKUMENT? 9 sammenhang mit Dokumentenmanagement-Systemen ist die Bezeichnung „Dokumentation”, die sich auf eine Zu- sammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmten Sachverhalt bezieht. Einige „klassische” Dokumenten- Management-Systeme verfolgen daher auch das Ziel, aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in unter- schiedlichen Versionen vorliegen können, zu einem de- finierten Zeitpunkt eine in sich geschlossene, aktuelle Dokumentation zusammenzustellen.[12] Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Doku- ment wird auch verständlich, wie sich bei Anbietern und Anwendern Missverständnisse hinsichtlich der un- terschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten.[13] Wich- tig ist daher zu ermitteln, welche Dokumente in eine Dokumentenmanagement-Lösung überführt werden sol- len und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut sind. Ausschlaggebend für die Verwaltung ist ferner der Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente: dyna- mische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind von unveränderbar und langfristig aufzubewahrenden Doku- menten zu unterscheiden. Ein Dokument hat daher in der Regel folgende Merkmale:[14] • physische Eigenschaften (Papier, Datei), • formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung), • Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version, Einordnung in einen Aktenplan), • Inhalt (inhaltlicher Bezug), • Charakter (Archivierungswürdigkeit, Aufbewahrungsverpflichtung, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten), • Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Be- nutzung), • Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor), • Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter). In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem Dokument selbst. Sie werden in DV-Systemen für die Verwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung genutzt. Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerk- male für das Dokumentenmanagementsystem. Attribute wie „Ordnung” oder „Charakter”, die für alle Dokumen- te einer Klasse gelten, z. B. Aufbewahrungsfristen, Ver- nichtungszeitpunkte, gemeinsame Schlagworte, Berech- tigungen etc., können über Dokumentenklassen vererbt werden. Im Folgenden wird der Begriff Dokument für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. 3.2.2 Formen von Dokumenten Dokumente können aus verschiedenen Quellen in ein Do- kumentenmanagementsystem gelangen: • von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien (zum Beispiel Druck- oder Textdatei) oder Daten- sätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank), • analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte wie Faksimiles (gescannte Images) oder Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikro- fon erfasst werden.[15] Ein Dokument kann weiterhin aus einem oder mehreren Einzelobjekten bestehen, wie beispielsweise: • Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik, • Bilder, zum Beispiel gescannte Papierdokumente und Fotos, • Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchan- ge (EDI), • COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk), • ASCII- oder XML-Textdateien, • Video-Clips oder • Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufge- zeichnetes Interview. Nach ihrer Komplexität können elementare Dokumente, Compound Documents und Container-Dokumente un- terschieden werden.[16] • Elementare Dokumente, die aus einem Objekt be- stehen, enthalten nur Daten eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe ande- rer Objekte. • Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Doku- mente werden auch als Compound Documents be- zeichnet. Compound Documents bestehen aus zu- sammengesetzten Dateien, die Text, Formatinfor- mation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten kön- nen. • Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinforma- tionen, Links, Metadaten und interne Verwaltungs- daten können zur besseren Handhabung auch in Containern zusammengefasst werden.
  16. 16. 10 KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT 3.2.3 Selbstbeschreibende elektronische Dokumente Container-Dokumente können in der Regel nur vom er- zeugenden Programm zerlegt, interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument aus verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt oder über andere als das erzeugende Programm auf einzel- ne Komponenten des Containers zugegriffen werden, muss das Container-Dokument alle benötigten Struktur-, Identifizierungs- und Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt, bezeichnet man die Dokumente als „selbstbeschreibend“.[17] Ein selbstbeschreibendes elektronisches Dokument be- steht neben seinem Inhalt aus Attributdaten (Metadaten), die den Zugriff auf Dokumente und deren Katalogisie- rung erlauben. Diese werden heute meistens in XML auf Basis einer DTD oder eines Schemas abgebildet. Im eng- lischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als „Self- contained Document Object“ bezeichnet. Im Deutschen heißen sie auch „selbstbeschreibende Informationsobjek- te“. Sie setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskompo- nente (Einzelobjekt, Container, Liste u. ä.) und einem vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbunde- nen „Header” zusammen. Der Header kann selbst aus verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein. Er beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und Attribute im Header erwartet werden kön- nen. Ein Header beinhaltet im Allgemeinen folgende Attribu- te, die als Metadaten zum Dokument gehören[18] : Codes für die Selbsterklärungsfunktion Hierzu gehören zum Beispiel Anzahl und Reihenfolge der folgenden Attribute, Attributnamen, Attributforma- te etc., heute meistens in XML definiert und extern in einer DTD oder einem Schema referenziert Eindeutige Identifizierung des Objektes Dies wird in der Regel durch einen „Unique Identifier“, einen eindeutigen Schlüssel für die Identifizierung jedes Objektes gehandhabt. Für Unique Identifier existie- ren sowohl allgemeine Standardisierungen als auch brancheninterne Festlegungen. Der Unique Identi- fier wird benutzt, um auf das Objekt zuzugreifen und es als einmalig vorhandenes Dokument zu iden- tifizieren. In der Regel sind im Unique Identifier Entstehungsort und -datum des Objektes mit Uhr- zeit kodiert. Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der ein- zelnen Teile der Inhaltskomponente Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zu verstehen, die nur aus einem einzelnen Faksimile, aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einem mehrseitigen Dokument oder einem zusammenge- setzten Container bestehen kann. Formatinformationen Hierzu gehören beschreibende Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente. Formatinformationen werden zur Reproduktion der Information ausgewertet (zum Beispiel für Anzeige, Bearbeitung und Druck). Nutzungsinformationen Beispiele für Nutzungsinfor- mationen sind Erzeuger, vorgesehene Benutzer- gruppe, Status der Information oder Verknüpfung auf zulässige Bearbeitungsoperationen. Schutzinformationen Hierzu gehören Prüfsummen, Zugriffsschutzmerkmale, gegebenenfalls eine elektronische Signatur und andere Attribute. Referenzinformationen Referenzinformationen be- inhalten die Zugehörigkeit zu anderen Objekten wie Folgeseiten, vordefinierte Dokumentklassen, Ersatz anderer Dokumente durch ”logische Löschung”, Notizen, Versionsmanagement, Hintergrund- Faksimile, etc. Inhaltliche Informationen Das sind beschreibende At- tribute und Ordnungsmerkmale, die in der Regel in der Verwaltungsdatenbank für den direkten Zugriff benutzt werden. Sie dienen im Header für Prüfungs- , Wiederherstellungs- und Anzeigefunktionen. Die Attribute können auch ausgewertet werden, wenn die Verwaltungsdatenbank nicht im Zugriff ist oder das In- formationsobjekt in eine Umgebung außerhalb des erzeu- genden Systems versandt wurde. 3.3 Einsatzgebiete Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Syste- me aus Datenbankservern mit den Dokumentendaten, Dateiservern, auf denen Dokumente im Bearbeitungs- zustand gehalten werden (im Englischen „Vaults“ ge- nannt), mehrstufigen Archivierungssystemen, auf de- nen Dokumente im Endzustand gespeichert werden, Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Lang- zeitdateiformat herstellen, und Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf Netz- werkprozessebene verwalten.[19] Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client- Programme auf der Grundlage der Client-Server- Technik oder neuerdings auch der Web-Technik, die dezentral auf den Netzwerk-PCs der Benutzer, letztere in deren Internet-Browser laufen, die Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen. Aufgrund dieser komplexen Technik sind Hardwarean- schaffungen, Softwarelizenzen, aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige Systeme extrem teuer. Nicht unterschätzt werden darf auch der hohe Administra- tionsaufwand für Benutzerrollen, -rechte, Schlagwort- Wörterbücher (Klassifikationssysteme) u. ä.
  17. 17. 3.3. EINSATZGEBIETE 11 Oft hängen an einem umfassenden Dokumentenmanage- ment auch weitere personal-erfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung, zen- trales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prüf- dienste, Dokumenten-Import und -Export-Dienste (elek- tronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu 3 Level u. ä. Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit wird nicht allein durch das elektro- nische System sichergestellt, sondern durch die Aufstel- lung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern (Klassi- fizierungssysteme, Thesaurus), Dokumentenklassen und die entsprechende Verschlagwortung bei der Abla- ge/beim Speichern von Dokumenten. Dieses und die durch die Systemkomplexität im Vergleich zu der Dokumentenablage auf einfachen Dateiservern im Firmennetzwerk mindestens um den Faktor zwei langsamere Ablage von Dokumenten ver- ursacht mehr Aufwand bei allen Mitarbeitern, die ihre Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem ablegen. Dieser größere Aufwand kommt durch geringe- ren Aufwand beim Suchen wieder herein, wobei jedoch zu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen werden muss. Der eigentliche Mehrwert eines Dokumentenmanage- mentsystems entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse wieder- aufgefunden werden müssen und durch das Wiederauf- finden finanzielle Sanktionen vermieden werden können, die für ein Unternehmen erheblich sein können. Auch können durch das Auffinden alter Dokumente kostenin- tensive Doppelentwicklungen vermieden werden. Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit- Risiken nicht pauschal Rückstellungen treffen, ist der sog. Return-On-Investment für den Einsatz von Dokumenten- managementsystemen kaufmännisch nur schwer ermit- telbar. Des Weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfalls schwer zu quantifizierende Qualitätsvorteile, die vor al- lem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung kom- men. Weitere betriebswirtschaftliche Herausforderungen stel- len die Fixkosten für Softwarelizenzen, Betrieb und Be- treuung einerseits und die beträchtlichen Kosten pro An- wender für arbeitsplatz-/prozessspezifische Konfigurati- on, Training und für das „interne Marketing“ der Einfüh- rung der Dokumentenmanagement-Anwendung und der genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar. Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl ste- tig zunehmen können, sinkt mit steigender System- anwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht- Auffindbarkeit wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar auf den ersten Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fixkosten jedoch weiterhin erheblich, und es steht diesen erhebli- chen Kosten dann so gut wie kein Nutzen gegenüber. Oftmals stoßen zentrale Dokumentenmanagementsyste- me heute noch an Grenzen, etwa bei mobilen Mitarbei- tern mit internationaler Geschäftstätigkeit. Hierfür wären „Koffer-Packen“- und „Synchronisations“-Funktionen mit z. B. projektweisen Kopien von Dokumentenbestän- den auf Laptops als Dokumentenmanagement-Funktion erforderlich. Solche Funktionserweiterungen moderner Systeme halten jedoch immer mehr Einzug. Zwar bieten die meisten Dokumentenmanagementsyste- me an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im System abgelegten Dokumenten zu erstellen, jedoch fehlt es an Verwaltungsmöglichkeiten für modular zusammen- gebaute Dokumente, bei denen z. B. ein Dokument als Teil eines anderen angezeigt wird (vgl. Funktionalität der Hyperlinks, OLE, eingebettete Grafiken u. ä.). Oftmals sind solche Beziehungen bei aus einem Dokumentenma- nagementsystem heraus geöffneten Dokumenten durch die entsprechende Applikation dann nicht mehr auflös- bar. Die Abhilfe der Arbeitsanweisung an die Mitarbei- ter, auf derartige Modularisierungen zu verzichten, bringt dann wieder einige Nachteile mit sich, die der Einsatz von Dokumentenmanagement eigentlich beseitigen soll, nämlich Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Doku- mente(nmodule) und Probleme bzgl. der Aktualität sol- cher Mehrfachinstanzen. Ein Problem stellen Pflege und Schulung der Schlagwort- Wörterbücher (auch Klassifizierungssysteme oder Thesauri genannt) dar. Die für die Pflege des The- saurus zuständige Organisationseinheit ist oft mit den inhaltlichen Bedeutungen der Schlagwörter und damit mit der Sicherstellung von Einordnungsrichtigkeit und Redundanzfreiheit überfordert. Sie gibt deshalb häufig den Anträgen auf neue Ablage-Begriffe zu leichtfertig nach. Andererseits überblicken die Antragsteller aus den Geschäftsprozessen oft nicht den bestehenden Aufbau der Schlagwortstruktur. Die Folge ist ein babylonisches Gewirr an Schlagwortsystemen und -redundanzen, das den Vorteil des leichten Wiederauffindens von Doku- menten in einem Dokumentenmanagementsystem nach inhaltlichen Kriterien schnell in Frage stellt. Hier kön- nen Dokumentenklassen mit Vererbungsmechanismen Abhilfe schaffen. Selbstlernende Systeme mit Ähnlichkeitsvektoren und/oder neuronalen Netzen, mindestens aber die Möglichkeit der Volltextsuche wären hier die Lösung. Solche Techniken werden heute aber noch nicht bei allen Dokumentenmanagementsystemen angeboten bzw. führen bei einer zu großen Menge von Dokumenten zu einer dem Anwender nicht mehr zumutbaren Be- einträchtigung der Performance seiner Suchanfragen, weshalb solche Möglichkeiten in der Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems oftmals deaktiviert werden, auch wenn sie prinzipiell vorhanden sind. Der Einsatz von Workflow-Management-Komponenten
  18. 18. 12 KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT muss mit einem entsprechenden konventionellen Ressourcen-Management einhergehen. Die schnelle, elektronische Weiterleitung der Arbeitsschritte nützt nichts, wenn im Prozess Flaschenhälse an Arbeits- kapazität den Bearbeitungsfluss immer wieder zum Halten bringen. Immerhin bietet die Transparenz durch Workflow-Protokolle die Gelegenheit zum Auffinden solcher Flaschenhälse. Berichtsmäßige Auswertungen verbieten sich in Deutschland jedoch durch entsprechen- de Arbeitnehmerschutz-Vorschriften. Bei höheren Geschäftsprozessen dürfen Workflows auf keinen Fall zu starr programmiert werden, da sonst die konventionelle Abarbeitung z. B. per Klärungen durch gemeinsame Sitzungen klar im Vorteil ist und durch das Dokumentenmanagementsystem nicht unterstützt wer- den kann. Es ist häufig schwierig, die Verwendung von Dokumen- tenmanagementsystemen bei allen Anwendern durchzu- setzen. Dies gilt für die Anwendung elektronischer Work- flows wie für die umständlichere Ablage von Dokumen- ten. In vielen Unternehmen ist die Arbeitslast pro Mit- arbeiter durch Rationalisierungsmaßnahmen heute derart verdichtet, dass den Mitarbeitern Mehraufwände für ad- ministrative Tätigkeiten kaum als dauerhaft durchhaltbar erscheinen. Oft werden die implementierten Berechtigungskonzepte auch als zu offen empfunden. Man kann durch Offenheit den Nutzen vergrößern, aber auch verkleinern, wenn zu große Offenheit die Mitarbeiter abschreckt, ihre Doku- mente mit dem Dokumentenmanagementsystem abzule- gen. Eine wichtige Voraussetzung ist deshalb, dass das Un- ternehmensmanagement, d.h. die Führungskräfte auf al- len Ebenen, voll hinter der flächendeckenden Verwen- dung eines Dokumentenmanagementsystems mindestens für alle wesentlichen Dokumente steht. Das Management muss sich der oben beschriebenen betriebswirtschaftli- chen Auswirkungen bewusst sein und diese entsprechend verantworten und konsequent vertreten. Ein Vorantrei- ben des Systemeinsatzes durch die EDV-Abteilung allein reicht nicht aus. Das Dokumentenmanagement unterscheidet sich je nach Art der Dokumente und Anwendungsbereiche, die sich wiederum überschneiden können:[20] 3.3.1 Amtliche Dokumente → Hauptartikel: Elektronisches Dokument 3.3.2 Kaufmännische Dokumente Ein Großteil der Dokumente in Unternehmen hat kauf- männischen Charakter. Für Handelsbriefe, Belege, steu- errelevante Daten und andere Vertrags- und Geschäftsin- formationen existieren Vorgaben für die Aufbewahrung (in Deutschland z. B. Abgabenordnung, GoBD und an- dere). Geschäftspost kann nach dem Scannen vernich- tet werden, wenn die Informationen vollständig, indexiert und unverändert in eine revisionssichere elektronische Archivierung überführt werden. Originär elektronisch entstandene Dokumente müssen auch in elektronischer Form mit Dokumentenmanagementsystemen verwaltet werden. Das Dokumentenmanagement von kaufmänni- schen Dokumenten wird häufig mit ERP-Systemen ver- bunden, da in diesen Kunden und Transaktionsdaten zu den Dokumenten verwaltet werden. Auch E-Mails kön- nen kaufmännische Dokumente darstellen und sind ent- sprechend elektronisch im Sachzusammenhang mit Do- kumentenmanagementlösungen zu verwalten. 3.3.3 Technische Zeichnungen In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen werden technische Zeichnungen aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar Hun- derttausende von oftmals großformatigen Zeichnungen handeln, die typischerweise in großen Schubladen flach aufbewahrt werden. Die Referenzen heißen hier Zeich- nungsnummern, müssen aber nicht unbedingt Zahlen sein. Das technische Dokumentenmanagement erlaubt in diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung, insbeson- dere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungs- nummer zur Verfügung. Daneben werden weitere Pro- duktionshinweise, etwa geeignete Maschinen, mit ange- geben. Die Zeichnungen werden meist formatabhängig abgespeichert. 3.3.4 Bibliotheken Bibliotheken bieten Katalogsysteme an, mit denen man den Bestand durchsuchen kann. Hierbei umfasst das Do- kumentenmanagement aber nicht die Dokumente (Me- dien) selbst, sondern nur Verweise auf deren Inhalte und Standort; hierzu wird heutzutage häufig der OPAC be- nutzt. 3.3.5 Behördenakten Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heißen dort Akten. Akten werden üblicherweise in der Registratur verwahrt und vom Sachbearbeiter an- gefordert. Die Anforderung erfolgt meistens über das Aktenzeichen, und die Ausgabe wird oftmals über ei- ne Registratur-Software verwaltet. Über die Art des Ak- tenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde verschieden sind. Basis für die Aktenzeichen ist der jeweilige Aktenplan der Verwal- tung, basierend auf den einheitlichen Aktenplänen der je- weiligen Länder. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte in
  19. 19. 3.5. WEITERENTWICKLUNG DES DOKUMENTENMANAGEMENTS 13 der Regel nicht mehr aufgefunden werden. Für die Ver- waltung elektronischer Akten bei Behörden wurde das DOMEA-Konzept entwickelt. Dieses eignet sich jedoch weniger für die Anwendung in kleineren Verwaltungen und Verwaltungsverbänden auf kommunaler Ebene. 3.3.6 Sonstiges Zahlreiche Organisationen, Unternehmen und Institutio- nen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäu- ser, Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige, For- schungsinstitutionen usw. Die grundlegenden Probleme des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleich- wohl sind alle Fälle anders gelagert. So ist die Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumen- ten verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Do- kumente ist sehr unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständ- lich sein. Greift nur ausgebildetes Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Do- kumente verändern oder nicht, ob sie wesentlich anwach- sen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf sie zu- gegriffen werden soll. Je nachdem müssen Dokumenten- managementsysteme unterschiedlich ausgelegt werden. Des Weiteren ist es möglich, mithilfe von Doku- mentenmanagementsystemen auch Bereiche wie Qualitätsmanagement, Leistungsmanagement und Ressourcenmanagement technisch zu unterstützen und damit effizienter zu machen. 3.4 Betriebswirtschaftliche Be- trachtung des Dokumentenma- nagements Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsat- zes von elektronischen Dokumentenmanagementsyste- men sprechen folgende Argumente[21] : • Gewährleistung der leichten Wiederauffind- barkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren) • Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A) • Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfris- ten (teils bis zu 30 Jahren) • Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen) • Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vor- lagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs- Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow) • Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Doku- menten • Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informations- sicherheit und Datenschutz) • Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Doku- mente (Audit Trail) • Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken) • Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch par- allele Änderungen • Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage 3.5 Weiterentwicklung des Doku- mentenmanagements Dokumentenmanagement als Bestandteil eines übergreifenden Enterprise Content Management. Quelle: AIIM / Project Consult 2003 Durch die Zusammenführung herkömmlicher Techni- ken des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) mit Internettechniken, Web-Content-Management und Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM Enterprise Content Management. Dokumentenmanagement gilt
  20. 20. 14 KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT heute nur noch als eine integrierte Komponente von über- greifenden Systemen mit Workflow, Collaboration, Re- cords Management, elektronischer Archivierung, Input- management und Outputmanagement. Übergreifend hat sich seit etwa dem Jahr 2000 der Begriff Dokumenten- Technologien oder (engl.) Document Related Technolo- gies (DRT) eingebürgert. Information Lifecycle Manage- ment (ILM) überlappt sich zunehmend mit den traditio- nellen Funktionen von Dokumentenmanagement.[22] 3.6 Dokumentenmanagementsysteme 3.6.1 Freie Software Seit einiger Zeit gibt es auch Freie Software für DMS (un- ter lizenzgebührenfreien Open-Source-Lizenzen). Freie DMS-Software kann von Unternehmen selbst installiert und genutzt werden. Es gibt jedoch auch Systemhäuser, die sich auf freie DMS-Programme spezialisiert haben und auf Basis dieser Software kostenpflichtige Dienstleis- tungen erbringen. Die Vorteile eines freien Systems liegen einerseits in der Möglichkeit, das Programm selbst seinen Bedürfnissen anzupassen oder Fehler zu beheben, andererseits kann das Investitionsvolumen deutlich gesenkt werden. Die entstehenden Freiräume innerhalb des Budgets können intensiver für die meist erforderlichen Anpassungen ge- nutzt werden. Zudem steht ein lizenzkostenfreies System der Länge des gewählten Einführungszeitplans neutral ge- genüber, da im Zeitverlauf keine Kosten anfallen. Auch in der Folge der Investition ist die beliebige und prinzi- piell kostenlose Skalierbarkeit des Systems von Vorteil (abgesehen von indirekten Kosten wie Bereitstellung der Infrastruktur, die aber bei allen derartigen Installationen zu berücksichtigen sind). Freie DMS-Systeme sind technisch gesehen durchaus konkurrenzfähig, von Bedeutung bei der Auswahl sind jedoch Fragen der Haftung sowie die Themen Weiter- entwicklung, Wartung und Service. Durch die allgemeine Verfügbarkeit des Quellcodes bieten freie DMS-Systeme ansonsten prinzipiell eine größtmögliche Unabhängigkeit vom Hersteller und damit eine zumindest theoretisch größere Zukunftssicherheit, die ausschließlich von den dauerhaften Nutzenvorstellungen der Anbieter und An- wender abhängig ist. Ein für die Zukunftssicherheit wich- tiger Aspekt ist die Verfügbarkeit von Know-How bezüg- lich der Systeme. Eine große Community sorgt dabei für die gewünschte Unabhängigkeit und Verfügbarkeit des Wissens rund um das jeweilige DMS. Gerade auch in öf- fentlichen Verwaltungen ist solch eine Zukunftssicherheit besonders wichtig. Hier gilt es auch nach Jahrzehnten auf archivierte Dokumente zugreifen zu können. Dies wird durch die Verwendung von freier Software und offenen Dokumentenformaten begünstigt. Zur freien Software gehören die Programme • Alfresco (Community Edition) • bitfarm-Archiv • EcoDMS (Free4Three) • LogicalDOC (Community Edition) • Nuxeo EP • Open-Xchange • PLMWORX 3.6.2 Kommerzielle Software Zur kommerziellen Software gehören die Programme • Alfresco (Enterprise Edition) • BSCW • Document Control Center • dotiga • EcoDMS • Elektronischer Leitz Ordner • Fabasoft Folio • IBM FileNet • LogicalDOC (Enterprise Edition) • Main Pyrus DMS • Microsoft SharePoint Server (nur Teilfunktionen ei- nes DMS) • Xerox DocuShare 3.7 Literatur • Marcel Bisges: Urheberrechtliche Aspekte des elektronischen Dokumentenmanagements. Nomos, 2009, ISBN 978-3-8329-4627-2. • Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke: Dokumenten-Management. Dpunkt Verlag, 2004, ISBN 3-89864-258-5. • Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans Strack- Zimmermann: Dokumenten-Management. Springer, Berlin 2002, ISBN 3-540-43577-8. • Knut Hinkelmann, Barbara Thönssen: Dokumenten- Management & Archivierung. Prozessunterstützung für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen. 1. Aufl. BPX Edition, März 2007, ISBN 978-3- 905413-70-0.
  21. 21. 3.10. EINZELNACHWEISE 15 • Martin Böhn, Maximilian Gantner, Michael Schiklnag: Enterprise Content Management.Systeme für Dokumentenmanagement und Archivierung im Vergleich. Oxygon Verlag, 2009, ISBN 978-3- 937818-35-1. • Renate Karl: Dokumentenmanagement und Archiv. dsk Studie ECM/BPM Edition. Teil 1, dsk Beratungs- GmbH, Pfaffenhofen 2006. • Wolfgang Limper: Dokumenten-Management. DTV-Beck, 2001, ISBN 3-423-50236-3. • Bernhard Zöller et al.: Dokumenten-Management – vom Archiv zum Enterprise Content Management. Code of Practice. Schriftenreihe des VOI e. V., 1. Aufl., Juni 2005, ISBN 3-932898-11-7. • EN 82045-1/2 Dokumentenmanagement; Teil 1 Prinzipien und Methoden, Teil 2 Metadaten und In- formationsreferenzmodelle 3.8 Siehe auch 3.9 Weblinks Commons: Dokumentenmanagement – Sammlung von Bildern, Videos und Audiodateien • Definition der Archivschule Marburg, mit Literatur- hinweisen, 2010 • • Linkkatalog zum Thema Dokumentenmanagement bei DMOZ • Qualitäts-Umweltmanagement: Online- Dokumentenmanagement - So lebt das Ma- nagementsystem 3.10 Einzelnachweise [1] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten- Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 18 [2] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten- Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 18 [3] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten- Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 36 [4] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S. 37). [5] Einschätzung nach Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten- Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S. 157). [6] Ulrich Kampffmeyer: Enterprise Content Manage- ment. Project Consult, 2006, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S. 13ff). [7] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S. 38). [8] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien - Wo- hin geht die Reise. Project Consult, 2003, ISBN 978- 3-9806756-4-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google- Buchsuche, S. 88f). [9] Der Abschnitt “Dokument” wurde Ulrich Kampffmey- er: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4. entlehnt [10] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 27 [11] Definition nach Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten- Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 27 [12] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten- Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4. [13] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 27 [14] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten- Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4. [15] Folgender Abschnitt und Zusammenstellungen aus Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0- 2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 29 [16] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 30 [17] Die folgenden Angaben zu self-contained Objects sie- he Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3- 9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google- Buchsuche)., S. 30f; siehe auch die hieraus abgeleitete Definition von AIP Archive Information Object der ISO 14721:2012 OAIS Open Archive Information System [18] Die folgenden Angaben zu self-contained Objects sie- he Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3- 9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google- Buchsuche)., S. 30f
  22. 22. 16 KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT [19] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer, Dokumentenmanagement, PROJECT CONSULT 2005, http://www.pc.qumram-demo.ch/Files/ Dokumentenmanagement_W2005.pdf, S. 10ff [20] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer, Doku- mentenmanagement, PROJECT CONSULT 2005, S. 8ff [21] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer, Doku- mentenmanagement, PROJECT CONSULT 2005, S. 10 [22] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien - Wo- hin geht die Reise. Project Consult, 2003, ISBN 978- 3-9806756-4-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google- Buchsuche, S. 215ff). Normdaten (Sachbegriff): GND: 4303691-0
  23. 23. Kapitel 4 Dokumenten-Technologien Dokumenten-Technologien ist die Übertragung des englischsprachigen Begriffes DRT Document Related Technologies. Dokumenten-Technologien dienen zur Er- zeugung, Erfassung, Erschließung, Verwaltung, Aufbe- reitung, Bereitstellung, Verteilung, Sicherung und Be- wahrung von elektronischen Dokumenten[1] . 4.1 Document Related Technolo- gies Dokumenten-Technologien sind Dienste einer IT- Infrastruktur zur kontrollierten Nutzung elektronischer Dokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und Erzeuger. Der Begriffsbestandteil Dokument (siehe auch Dokumentenmanagement) ist dabei aus inhaltlicher und rechtlicher Sicht definiert. Er hat damit eine andere Qualität als Daten, Information oder Content im Umfeld der Informationstechnik. Elektronische Dokumente definieren sich durch ihren Inhalt und rechtlichen Charakter und können in unterschiedlicher Form als strukturierte, schwach strukturierte oder unstrukturierte digitale Information vorliegen[2] . Das Akronym DRT und der Begriff Document Rela- ted Technologies wurde 1998 von Ulrich Kampffmeyer eingeführt[3] . Der Begriff Dokumenten-Technologien ist aus technologischer Sicht geprägt und damit im Unter- schied zu Dokumentenmanagement wesentlich weiterge- faßt. DRT Document Related Technologies beinhaltet nach Kampffmeyer zwei unterschiedliche Ansätze[2] : • Systeme, die auf die Verarbeitung unstrukturier- ter oder schwach strukturierter Information („Doku- mente“) spezialisiert sind • dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebi- ge Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden Letzterer Ansatz setzt sich zunehmend durch, da Dokumenten-Technologien als Server-Komponenten in modernen Dienste-Architekturen zur Infrastruktur wer- den. Im Gegensatz zu den Anbietern klassischer DM-Systeme oder ECM-Systeme positionieren sich Anbieter von di- gitalen Drucksystemen, Outputmanagementlösungen und anderen dokumentenorientierten Produkten eher unter dieser Klassifikation. Hier wird dieser Begriff z.T. auch auf Verfahren und Technologien angewendet, die nicht auf elektronischer Informationstechnik basieren, und sich am Begriff des Papierdokumentes orientieren. 4.2 Beispiele Beispiele für den weitgefaßten Anspruch von Dokumenten-Technologien sind Content-Management- Systeme und Dokumentenmanagement, Methoden des Informationsmanagement und der Dokumentation, bei- spielsweise in Bibliotheken und Archiven. Dokumenten- Technologien stellen die Basisfunktionen für Enterprise- Content-Management bereit. Beispiele für die funktionalen Elemente und Kompo- nenten von Dokumenten-Technologien entsprechend der aufgeführten Begriffe in der Definition sind: • Erzeugung: z. B. Textverarbeitung, E-Mail, Textbausteinsysteme • Erfassung: z. B. Scannen, Dateiimport, COLD • Erschließung: z. B. Indizierung, Kategorisierung, Klassifikation, Registratur • Verwaltung: z. B. Dokumentenmanagement, Enterprise-Content-Management, Datenbank, Dateisystem • Aufbereitung: z. B. Konverter, OCR, PDF, Single Source Publishing • Bereitstellung: z. B. Intranet, Portale, Webseiten, Druck, Elektronische Publikation, Output Manage- ment, Cross Media Publishing, Computer Output on Laserdisk • Verteilung: z. B. Workflow, E-Mail, Groupware, Business Process Management 17
  24. 24. 18 KAPITEL 4. DOKUMENTEN-TECHNOLOGIEN • Sicherung: z. B. elektronische Signatur, Datensicherung • Bewahrung: z. B. elektronische Archivie- rung, Information Lifecycle Management, Langzeitarchivierung 4.3 Zertifizierung • CompTIA CDIA+ Zertifizierung 4.4 Literatur • Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?. Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4-5. • Öghan Karakas: Document Related Technologies: Das Fundament für E-Business. Hansebuch Verlag, Hamburg 2003, 230 Seiten, ISBN 3-934880-07-X 4.5 Fußnoten [1] Quelle [2] Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003 [3] Vortrag Paradigmenwechsel im Dokumenten-Management auf der DMS EXPO 1998 4.6 Weblinks • AIIM international, Association for Information and Image Management international . Internationaler Verband für Enterprise Content Management und Dokumententechnologien • BIT Fachzeitschrift für Dokumententechnologien; BIT-Verlag Stuttgart. • DOXNET - The Document X-perts Network e.V. . Deutscher Verband für Dokumententechnologien • DLM-Forum Vereinigung der europäischen Natio- nalarchive • VOI Verband Organisations- und Informationssys- teme e.V. . Deutscher Verband für Dokumentenma- nagement
  25. 25. Kapitel 5 Dokumentenklasse Eine Dokumentenklasse beschreibt im Dokumentenmanagement, bei der elektronischen Archivierung und beim Records-Management Grup- pierungen von Objekten mit gleichen Attributen oder Eigenschaften.[1] Die Nutzung von Dokumentenklassen ist eine der we- sentlichen Eigenschaften von Systemen, um Dokumen- te und Informationsobjekte zu schützen, zu strukturie- ren und zu ordnen, in geeigneter Form in elektronischen Akten zu visualisieren und effizient zu verwalten.[2] Die Attributwerte der Klasse werden auf alle zugeord- neten Dokumente und Informationsobjekte durch Zu- ordnung der Dokumentenklasse vererbt. Dies vereinfacht und beschleunigt die Indizierung und dient zur Vermei- dung von Fehlern bei manuellen Attributeingaben. Ein- zelnen Objekten müssen nur noch individuelle Attribu- te zugeordnet werden. Auch bei späteren Änderungen an Attributwerten einer Klasse vererben sich die Änderun- gen auf alle zur Klasse gehörigen Objekte. Dies trägt zur Konsistenz von Dokumentensammlungen bei. Typische Attribute von Dokumenten- oder Informationsobjektklassen[3] sind Schlagworte, Ordnungskriterien, Berechtigungen, Speicherorte, Aufbewahrungsfristen, Vernichtungszeitpunkte etc. Bei diesen Attributen handelt es sich in der Regel um Metadaten, die für Zugriff, Schutz und Verwaltung der Objekte benötigt werden. Die Klasse, bzw. eine Referenz auf die Klassendefinition, wird zum Attribut des klassifizierten Objektes. Den Prozess der Zuordnung von Objekten zu einer Klas- se bezeichnet man als Klassierung, Klassifizierung oder Kategorisierung. Im Dokumentenmanagement gebräuch- licher für die Zuordnung von Attributen und Klassen zu Dokumenten und Informationsobjekten sind jedoch die Begriffe Indizierung, Indexierung oder Attributierung, die auch die Klassifizierung einschließen. 5.1 Normung • DIN EN 61355 Klassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten für Anlagen, Systeme und Einrich- tungen regelt die einheitliche und Hersteller über- greifende Klassifikation und Identifikation von Do- kumenten. 5.2 Siehe auch • Dokumentation • Dokumentenmanagement • DTD • Elektronisches Dokument 5.3 Einzelnachweise [1] Stephan Schüttler: Unternehmensweites Dokumentenma- nagement. Einsatz und Potenzial am Beispiel eines Elek- trofachgroßhandels. GRIN Verlag, 2011, ISBN 978- 3-640-84003-8, S. 7 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche). [2] Ulrich Kampffmeyer: Dokumentenmanagement in der Verwaltung. In: Martin Wind, Detlev Kröger (Hrsg.): Handbuch IT in der Verwaltung. Springer, 2006, ISBN 3-540-21879-3. [3] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. PROJECT CONSULT, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche). 19
  26. 26. Kapitel 6 Elektronische Archivierung Elektronische Archivierung steht für die unverän- derbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer In- formation im Sinne des Enterprise Content Manage- ment. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Kom- ponenten eines Enterprise Content Management Sys- tems zusammen, die im angloamerikanischen Sprachge- brauch separat als „Records Management“, „Storage“ und „Preservation“ bezeichnet werden. Der wissenschaftliche Begriff eines Archivs im Sinne der Langzeitarchivierung ist inhaltlich nicht identisch mit dem Begriff, der von der Dokumentenmanagement-Branche verwendet wird. Der Begriff der elektronischen Archivierung wird sehr unterschiedlich benutzt. Während heute Unternehmen schon Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für han- delsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Do- kumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird in historischen Archiven von einer sicheren, geordneten und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informa- tionen mit Speicherzeiträumen von mehreren Jahrhun- derten gesprochen. Angesichts der sich ständig verän- dernden Techniken, immer neuer Software, Formate und Standards, ist dies eine große Herausforderung für die Informationsgesellschaft. Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Ar- beitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltun- gen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langzeitigen Auf- bewahrung, obwohl moderne Softwaretechniken wesent- lich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Rega- len möglich war. Immer mehr Information entsteht digi- tal und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Doku- ments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen er- halten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscha- rakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schrift- stücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechts- kräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwick- lungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen, sich ver- stärkt mit dem Thema elektronische Archivierung aus- einanderzusetzen. 6.1 Definitionen In Deutschland haben sich für die elektronische Archi- vierung drei Definitionen [1] eingebürgert: 6.1.1 Elektronische Archivierung Elektronische Archivierung ist die datenbank- gestützte, langzeitige, sichere und unveränder- bare Aufbewahrung von jederzeit wieder re- produzierbaren elektronischen Informations- objekten. 6.1.2 Elektronische Langzeitarchivierung Elektronische Langzeitarchivierung ist die Aufbewahrung elektronischer Informationen für mehr als 10 Jahre. Der Begriff Langzeitarchivierung ist im Prinzip ein Pleonasmus, da Archivierung den Langzeitaspekt bereits impliziert, er hilft aber den Unterschied zur Kurzzeitar- chivierung, bzw. Backup hervorzuheben. 6.1.3 Revisionssichere elektronische Ar- chivierung Revisionssichere Archivierung ist die Aufbe- wahrung von elektronischen, geschäftsrelevan- ten Informationsobjekten, die den Anforde- rungen des Handelsgesetzbuches § 239, § 257 HGB sowie der Abgabenordnung § 146, § 147,§ 200 und den GoBS (zukünftig Go- bIT) an die sichere, ordnungsgemäße Auf- bewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt. Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) geben hier die Grundlagen für die Speicherung, unabhängig ob in herkömmlichen Papierarchiven oder 20
  27. 27. 6.2. STANDARDS FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG 21 Tape Library (Innenansicht) elektronischen Systemen, vor (siehe Revisionssicherheit). Die Anforderungen sind in dem Code of Practice „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. 1996 zusammengefasst worden. Die Definition für revisionssichere Archivierung stammt ursprünglich von Ulrich Kampffmeyer bereits aus dem Jahr 1992. In- ternational ist die Funktionalität und der Umfang von elektronischen Archiven in der Norm ISO 14721 OAIS Open Archival Information System und der von Records- Management-Systemen in der ISO 15489−1/−2 In- formation und Dokumentation – Schriftgutverwaltung definiert. In Deutschland können unter dem Aspekt der Sicherheit und Prüfung von Archivsystemen die IT-Grundschutz-Kataloge des BSI herangezogen wer- den. Werden E-Mails nicht revisionssicher abgespeichert, müssen geschäftsführende IT-Verantwortliche u.U. per- sönlich haften, was Freiheitsstrafen von bis zu zwei Jah- ren oder Geldstrafen mit sich bringen kann.[2] 6.2 Standards für die elektronische Archivierung Der wichtigste Standard für die elektronische Archivie- rung ist das OAIS “Reference Model for an Open Archive Information System”. Das Referenzmodell beschreibt die Funktionen und Komponenten, die für eine langzeitige elektronische Archivierung notwendig sind. OAIS wurde von den Weltraumbehörden entwickelt und 2003 als ISO Standard 14721 übernommen. Die Version 2 von OA- IS, das sogenannte “Magenta Book”[3] wurde im August 2012 als ISO Norm 14721:2012 übernommen[4] . 6.3 Merksätze zur revisionssiche- ren Archivierung Die folgenden zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung stammen vom Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. [5] : 1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtli- chen und organisationsinternen Anforderungen ord- nungsgemäß aufbewahrt werden 2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen 3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühest- möglichen Zeitpunkt zu archivieren 4. Jedes Dokument muss mit seinem Original überein- stimmen und unveränderbar archiviert werden 5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berech- tigten Benutzern eingesehen werden 6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wieder- gefunden und reproduziert werden können 7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden 8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsys- tem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokol- liert werden 9. Das gesamte organisatorische und technische Ver- fahren der Archivierung kann von einem sachver- ständigen Dritten jederzeit geprüft werden 10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archiv- system muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein
  28. 28. 22 KAPITEL 6. ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG 6.4 Umsetzung der Anforderungen in elektronischen Archivsyste- men Zur Erfüllung dieser Vorgaben wurden Archivsysteme bestehend aus Datenbanken, Archivsoftware und Spei- chersystemen geschaffen, die in Deutschland von zahlrei- chen Herstellern und Systemintegratoren angeboten wer- den. Diese Systeme basieren meistens auf dem Ansatz, über eine Referenzdatenbank mit den Verwaltungs- und Indexkriterien auf einen externen Speicher zu verweisen, in dem die Informationsobjekte gehalten werden. Die- se sogenannte Referenz-Datenbank-Architektur war not- wendig, um große Mengen von Informationen von den zwar schnellen aber kostenintensiven Online-Speichern in separate Archivspeicher auszulagern. Die Datenbank erlaubt über den Index dabei jederzeit, das Dokument wieder zu finden und mit einem entsprechenden Anzeige- programm dem Anwender bereitzustellen. In den Früh- zeiten dieser Technologie handelte es sich meistens um sehr geschlossene, eigenständige Systeme, die praktisch zu „Inseln“ in der IT-Landschaft führten. Heute glie- dern sich Archivsysteme als nachgeordnete Dienste (→ Serviceorientierte Architektur) in die IT-Infrastruktur ein, werden direkt von Bürokommunikations- und Fach- anwendungen bedient und stellen diesen Anwendungen auch die benötigten Informationen zur Verarbeitung und Anzeige wieder zur Verfügung. Für den Anwender ist es dabei unerheblich, wo die benötigte Information gespei- chert ist. Die Diskussion um das „richtige“ Speicherme- dium für die elektronische Archivierung führen meistens nur die IT-Fachleute, Projektmitarbeiter und Rechtsab- teilungen, wenn es um die Auswahl und Einführung eines elektronischen Archivsystems geht. 6.5 Funktionale Anforderungen an ein elektronisches Archivsys- tem Elektronische Archivsysteme zeichnen sich durch folgen- de eigenständige Merkmale aus: • programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z. B. Lis- ten, Container mit mehreren Objekten etc. • datenbankgestützte Verwaltung der Informationsob- jekte auf Basis von Metadaten und gegebenenfalls Volltexterschließung der Inhalte der archivierten In- formationsobjekte • Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Re- cherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt zugreifen zu können • Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebi- ger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile über Dokumentenformat-Dateien und E-Mails bis hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen, COLD- Dokumenten oder ganzen Datenbankinhalten • Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien einschließlich des Zugriffs auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden • Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann • Bereitstellung von Informationsobjekten unabhän- gig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwen- dung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabe an andere Programme • Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Ver- einfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsba- sis • Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ur- sprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht • Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränder- barkeit der gespeicherten Information • Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z. B. durch Zwischen- speicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten • Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Ar- chive als Dienste in beliebige Anwendungen inte- grieren zu können • Eigenständige Wiederherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können • Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Kon- sistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Ar- chivsystem verarbeitet wurden • Unterstützung von Standards für die spezielle Auf- zeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten
  29. 29. 6.6. SPEICHERTECHNOLOGIEN FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG 23 • Unterstützung von automatisierten, nachvollziehba- ren und verlustfreien Migrationsverfahren All diese Eigenschaften sollten deutlich machen, dass es nicht um hierarchisches Speichermanagement oder her- kömmliche Datensicherung geht. Elektronische Archiv- systeme sind eine Klasse für sich, die als nachgeordnete Dienste in jede IT-Infrastruktur gehören. 6.6 Speichertechnologien für die elektronische Archivierung Bei den elektronischen Speichertechnologien ist eine Trennung zwischen der Verwaltungs- und Ansteuerungs- software einerseits und den eigentlichen Speichermedi- en andererseits notwendig. Herkömmliche magnetische Speichermedien galten in der Vergangenheit als nicht ge- eignet für die revisionssichere elektronische Archivie- rung, da die gespeicherten Informationen jederzeit ge- ändert und überschrieben werden können. Dies betrifft in besonderem Maße Festplatten, die von Betriebssyste- men dynamisch verwaltet werden. Magnetische Einflüs- se, „Head-Crashs“ und andere Risiken wiesen den Fest- platten die Rolle der reinen Onlinespeicher zu. Bei Ma- gnetbändern kam neben der Löschbarkeit hinzu, dass die- se Medien hohen Belastungen und Abnutzungen, sowie magnetischen Überlagerungen bei zu langer Aufbewah- rung unterliegen. 6.6.1 Herkömmliche WORM-Medien In den 80er Jahren wurden spezielle digital-optische Spei- chermedien entwickelt, die in ihrem Laufwerk mit ei- nem Laser berührungsfrei nur einmal beschrieben wer- den können. Diese Speichertechnologie bezeichnet man als WORM „Write Once, Read Multiple Times“. Die Speichermedien selbst sind durch ihre physikalischen Ei- genschaften gegen Veränderungen geschützt und bieten eine wesentliche höhere Lebensdauer, als die bis dahin bekannten magnetischen Medien. In diese Kategorie von Speichermedien fallen folgende Typen: CD-WORM Bei der nur einmal beschreibbaren Compact Disc mit et- wa 650 MegaByte Speicherkapazität wird die Speicher- oberfläche des Mediums beim Schreiben irreversibel ver- ändert. CD-Medien sind durch ISO 9660 standardisiert und kostengünstig. Die Qualität mancher billiger Medi- en ist aber für eine Langzeitarchivierung als nicht aus- reichend zu erachten. Für Laufwerke und Medien gibt es zahlreiche Anbieter. Die Ansteuerung der Laufwerke wird von den Betriebssystemen direkt unterstützt. CD-R-Medium DVD-WORM Ähnlich wie die CD wird bei der DVD-ROM die Spei- cheroberfläche irreversibel im Medium verändert. DVDs sind derzeit noch nicht einheitlich genormt und bieten unterschiedliche Speicherkapazitäten zwischen 4 und 17 GigaByte. Beim Einsatz für die Archivierung ist daher darauf zu achten, dass Laufwerk und Medien den An- forderungen der langzeitigen Verfügbarkeit gerecht wer- den. Es gibt auch hier zahlreiche Anbieter und die meis- ten Laufwerke werden auch direkt von den gängigen Be- triebssystemen unterstützt. 5¼“ WORM Bei diesen Medien und Laufwerken handelt es sich um die traditionelle Technologie, die speziell für die elektro- nische Archivierung entwickelt wurde. Die Medien be- finden sich in einer Schutzhülle und sind daher gegen Um- welteinflüsse besser gesichert als CD und DVD, die für den Endverbraucher-Markt entwickelt wurden. Die Me- dien werden mit einem Laser beschrieben und bieten ei- ne äußerst hohe Verfälschungssicherheit. Der derzeitige Stand der Technik sind sogenannte UDO-Medien, die ei- nen blauen Laser verwenden und eine Speicherkapazität von 60 GigaByte bieten. Zukünftig ist mit noch deutlich höheren Kapazitäten je Medium zu rechnen. Nachteilig ist, dass Medien jeweils vorangehender Generationen der 5¼“-Medien in neuen Laufwerken nicht verwendet wer- den können. Für den Anschluss von 5¼“-Laufwerken ist spezielle Treibersoftware notwendig. Für die Verwaltung und Nutzung der Medien sind so- genannte Jukeboxen, also Plattenwechselautomaten ge- bräuchlich. Diese stellen softwaregestützt die benötigten Informationen von den Medien bereit. Die Software er- möglicht es in der Regel auch, diejenigen Medien mit zu verwalten, die sich nicht mehr in der Jukebox befinden

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