DocFlow OnAir: lo spazio digitale per gli uffici all'aria aperta

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DOCFLOW OnAir – Soluzioni agili per Imprese agili
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DocFlow OnAir
LO SPAZIO DIGITALE PER
GLI UFFICI ALL’ARIA APERTA
White Paper DocFlow OnAir
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI www.docflow.com

DocFlow OnAir
 Siamo Always On, ma…
 La casella e-mail scoppia di richieste tutte urgenti.
 Il telefono squilla di continuo interrompendo il nostro lavoro.
 A fine giornata abbiamo l’impressione che siano di più le cose da fare che quelle fatte.
 Lavoriamo in Team, ma…
 Che fatica rincorrere i colleghi!
 C’è sempre una nuova versione di un documento che ci serve!
 Tutti pronti a chiedere riunioni, salvo poi doverle annullare…
 Chi conosce le procedure?
 Concentriamo i nostri sforzi sull’evasione delle pratiche, ma…
 Tra documenti su carta, elettronici, fax e appunti volanti facciamo fatica a raccapezzarci.
 Per la conclusione di ogni pratica dobbiamo spingere sui colleghi.
 Sprechiamo tempo a stampare documenti ed e-mail da mettere agli atti o nel dossier.
 Per entrare ne merito di una pratica già lavorata in passato, si è obbligati a rilavorarla.
 Non abbiamo certezze sull’ordine cronologico delle attività eseguite.
 Spesso i documenti ci arrivano con ritardi importanti, se arrivano…
Le frustrazioni del nostro tempo
 Disponiamo di Report, Cruscotti, Dashboard e Tableau de Bord ma…
 Appena li riceviamo sono già superati.
 Trovare cosa non va è la fatica maggiore.
 Prigionieri in ufficio, ma…
 Le riunioni sono sempre più spesso per telefono o web .
 Si lavora in solitudine da open space rumorosi.
 Tempo e denaro spesi per andare da un luogo comodo a uno troppo affollato.

DocFlow OnAirI sintomi del disagio
Avvertimi quando hai
finito
Fatica
Disagio
Chissà se è aggiornato
Ne faccio sempre una
copia
Pronto?
Ti ho mandato una mail
Ti hanno detto della
modifica?
E’ cambiato qualcosa?
Si va in ufficio per guardarsi a vista

DocFlow OnAir
 Davvero Always On!
 Dovunque ci sia una connessione internet.
 Con il tablet, il PC o un semplice smartphone.
 La pratica è sempre a portata di mano e semplicemente consultabile.
 Avvisati quando serve il nostro contributo.
 Membri di Team virtuali
 Qualcuno rincorre i colleghi al nostro posto.
 Veniamo avvisati se ci sono nuove versioni dei documenti.
 Appuntamenti segnati in agenda con specificato l’ordine del giorno, i
pro-memoria ed i solleciti in automatico .
 Non solo procedure ma anche consigli e suggerimenti
 Chi ha maggiore motivazione può far da sé
Il pensiero DocFlow OnAir
 Evadere le pratiche di lavoro
 Tutti i documenti dematerializzati, indicizzati, fascicolati e sempre aggiornati.
 Nessuna stampa o fotocopia.
 La storia di una pratica nella sua cronologia.
 La lista delle priorità sempre a portata di mano.
 Report, Cruscotti, Dashboard e Tableau de Bord
 I nuovi report sostituiscono i vecchi senza che ce ne accorgiamo.
 Evidenza di cosa non va rispetto agli indicatori di performance.
 In ufficio solo se serve!
 Riunioni per telefono e web dovunque ci troviamo.
 Anche dal mare o dalla montagna.

DocFlow OnAir
 A mettere ordine ai nostri documenti e fascicoli:
per farci dimenticare la carta, la polvere e l’inchiostro.
 Dematerializzare i flussi documentali.
 Protocollare la corrispondenza in arrivo e in partenza da e
per posta, fax, email, PEC.
 Fascicolo digitale.
 Distribuire in automatico la corrispondenza in arrivo.
 Conservare in regime sostitutivo.
 Spedire paperless per posta, fax, email e PEC.
 Alle attività preparatorie e conclusive:
per farci fare di persona solo quello che ha valore.
 Automazione dei processi OrderToCash, ProcureToPay,
Product Dev., Resurce Mgt, Marketing & Sales, AFC,
Customer Care, ecc.
 Procedure della Qualità.
 Circolazione riservata e secretata dei documenti.
 Processi autorizzativi e Libro firme.
 Cruscotto operativo.
 Al Governo e al Controllo:
per governare il business e delegare a loro il Controllo.
 DashBoard con allarmi proattivi su KPI e SLA.
 Conformità a DLgs 81/2008.
 Conformità a DLgs 231/2001.
 Conformità a L 262/2005.
 Supporto alla Governance, Risk & Compliance.
Un Team di assistenti dedicati
MailRoom OnAirMailRoom OnAir
Operations OnAirOperations OnAir
Governance OnAirGovernance OnAir

DocFlow OnAir
A cui rivolgersi con linguaggio naturale
Un Team di assistenti dedicati …
Archiviare e protocollare documenti inviandoli per
Email:
 il corpo del messaggio diventa un documento PDF
 Gli allegati sono estratti e archiviati anch’essi nel
fascicolo così creato
 L’Oggetto e il testo del body sono utilizzati per
categorizzare il fascicolo
PEC:
 Come per l’email, con in più la verifica condotta su
impronta e codice del messaggio
Fax:
 Il fax server compone una email con allegato il
documento pervenuto
 Il documento viene archiviato e categorizzato in base
al numero fax mittente e a quello destinatario
 Lo staff DocFlow può completare la categorizzazione
Carta:
 Mediante dispositivo multifunzione o scanner
La gestione dell’archivio cartaceo, la dematerializzazione
e la categorizzazione viene svolta dai Centri Servizi
OnAir

DocFlow OnAir
Capaci di scrivere email strutturate in linguaggio naturale
Un Team di assistenti dedicati …
 Informa della presenza di una situazione non
ordinaria
 Illustra il contesto informativo
 Semplifica l’accesso agli strumenti operativo
 Sollecita l’azione dei nostri colleghi e
collaboratori nel rispetto dei livelli di servizio
 Annota ciò che è stato fatto
 Suggerisce cosa fare in base alle procedure in
vigore

DocFlow OnAir
Tre Team di assistenti specializzati, con skill e competenze selezionabili
MailRoom OnAir - Dimenticare la carta, la polvere e l’inchiostro.
 OutBound - Protocollare, archiviare e trasmettere ai business partner.
 Inbound - Ricevere, fascicolare e distribuire le pratiche di lavoro.
 PEC - Gestire la posta certificata e conservarla a norma di legge.
 PaperLess - Archiviazione sostitutiva, data certa, firma legale
 eFattura - Fatturazione elettronica
 Operations OnAir - Fare di persona solo quello che ha Valore.
 Orchestrazione processi primari (Approvvigionamenti, Produzione, Vendita, post-vendita)
 Automazione processi secondari (R&D, Marketing, HR, Cespiti e manutenzione, Gestione Amministrativa, EDP)
 Procedure, Istruzioni Operative e Formazione
 Processi autorizzativi e Libro firme
 Cruscotto operativo
 Piano Industriale e delibere
Governance OnAir - Governare il Business e delegare il Controllo.
 Investor Relations
 Modello della Qualità
 Audit
 Risk Assessment
Partenza rapida e su misura

DocFlow OnAir
Aderenza al tuo Organigramma aziendale
Nominativi degli utilizzatori e rispettive caselle email e numeri cellulari
Registro del protocollo e Titolario documenti (es. ordini clienti, fatture fornitori, listini, reclami, ecc.)
Caselle PEC e numeri di fax dedicati a ricevere la tua corrispondenza
(es.: Approvvigionamenti@onair.docflow.it, 800 xxx yyy)
Aree ad accesso riservato per scambio file di grandi dimensioni
Regole di smistamento e notifica della corrispondenza in arrivo
Sicurezze sui documenti
Regole di fascicolazione dei documenti in arrivo
Modalità di generazione e invio di fatture
elettroniche
Manuale della conservazione sostitutiva
Conservazione sostitutiva
Specimen di firma
Regole di approvazione della corrispondenza
in partenza
Modalità di spedizione della corrispondenza
approvata
Notifiche, allarmi, segnalazioni ed escalation
Modalità di accesso dai sistemi gestionali
(se opzionato)
Caselle postali e frequenza di ritiro
Regole di scansione e categorizzazione
Lo stesso Staff che configura assiste quotidianamente gli utenti
registrati per supportarli in tempo reale
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro

DocFlow OnAir
Suggerimenti e azioni assistite
Interfacce grafiche specifiche per il personale dell’Ufficio Posta
Presenza di workflow specializzati per l’assegnazione delle pratiche di lavoro ai referenti
Solleciti per escalation graduale ai referenti assegnatari
Visibilità gerarchica e possibilità per i responsabili di riassegnare i carichi di lavoro
Funzioni di supporto alla firma dei documenti informatici
Fascicolazione di allegati alle pratiche in qualsiasi momento, fino alla avvenuta conclusione della lavorazione
Congelamento delle pratiche dichiarate concluse
Trasmissione multicanale e multiformato della corrispondenza in partenza
Gestione della PEC a norma di legge (conservazione sostitutiva e verifica integrità, identità, non ripudiabilità)
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro

DocFlow OnAir
Interazioni Peer to Peer
Messaggi email per l’innesco delle attività
Naturalezza del linguaggio adottato
Possibilità rispondere come se fosse un collega
Supporto procedurale passo-passo
Mantenimento del fascicolo a costo zero
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro

DocFlow OnAir
Escalation e gestione degli SLA
Pro-memoria e richiami agli assegnatari refrattari
Escalation mediante email in cc al proprio responsabile
Riassegnazione automatica di una pratica se non viene presa in carico
Autorevolezza quando necessario
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro

DocFlow OnAir
Gestione sicura dei canali di trasmissione e recapito
Raccolta e fascicolazione delle evidenze degli invii effettuati (TNT Formula Certa,
raccomandate A/R, PEC)
Ritrasmissione degli esemplari
Concessione temporanea dei diritti di accesso a utenti ospiti
(es. Studi Legali per recupero credito)
Conservazione sostitutiva di quanto inviato in totale trasparenza rispetto agli utenti
Gestione del Libro Firme
Ricezione e validazione di fattura elettronica
Conversione e trasmissione di fattura elettronica
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro

DocFlow OnAir
Libro Firme e Firma residente
Visionare, firmare o rigettare i documenti contenuti nel Libro Firme
Inserire un nuovo documento e firmarlo dovunque ci si trovi (senza smart-card o pen-drive)
Inviare per email i documenti che si è firmato
Alimentare il proprio archivio senza alcuna fatica
MailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro

DocFlow OnAirMailRoom OnAir
Dimenticare carta,
polvere
e inchiostro
Solo il buono della conservazione sostitutiva
Fatture, DDT, Registri, Libro Giornale, Libro Unico del Lavoro, ecc.
DocFlow procede alla conservazione sostitutiva come responsabile delegato
L’azienda consulta l’archivio sostitutivo direttamente da OnAir
Produzione del file delle impronte a carico di DocFlow
Esecuzione periodica dei controlli previsti dalla normativa a carico di DocFlow
Accesso all’Osservatorio Normativo e al Blog degli esperti DocFlow

DocFlow OnAir
 Cosa è DocFlow OnAir?
E’ la piattaforma di servizi web che dematerializza i processi d’ufficio, favorisce la collaborazione tra le persone e ha
effetti sulla produttività, l’efficacia e la tempestività d’azione delle persone.
 A chi si rivolge?
Alle organizzazioni dove, indipendentemente dal fatturato e dal numero di persone dipendenti, il lavoro è organizzato per
pratiche da evadere e c’è un bisogno continuo di scambiarsi documenti, informazioni, commenti tra colleghi, fornitori
e clienti.
 Cosa fa?
Fa da assistente personale a ciascun impiegato, quadro o dirigente: raccoglie la corrispondenza in arrivo e spedisce
quella in partenza, tiene in ordine le pratiche di lavoro e le trasferisce ai vari uffici, avverte se ci sono novità
importanti, sollecita i collaboratori perché concludano un’attività importante gestisce la lista delle cose da fare di
ciascun individuo e porta con sé i documenti da approvare, vistare o firmare. Ricorda sempre quel che fa, lavora da
mattino presto e fino a sera tarda e raramente va in ferie.
 Chi ne beneficia?
Tutte le persone che lavorano in ufficio, tanto lo Stagista quanto l’Amministratore Delegato e la Presidenza.
Ciascuno vede le pratiche che gli competono e partecipa alle attività di lavoro che gli interessano, al sicuro da
intercettazioni e sabotaggi grazie a tecniche di crittografia e di firma digitale.
 Cosa serve per usarlo?
Un accesso a internet da PC, tablet o smartphone, una o più caselle email, un numero di fax se lo si vuole usare.
 Si può attivare per gradi? Si. Viene incoraggiato proprio un approccio incrementale per semplificare la
transizione.
 Ha impatti sui sistemi gestionali ? Non per forza. I sistemi gestionali possono essere integrati su opzione.
Scheda sintetica

DocFlow OnAir
Lo spazio digitale per gli uffici all’aria aperta
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grazi
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DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |
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