Intervento di Maurizio Savoca, Partner Docflow, durante il convegno Infomanagement 2008. Sono passati alcuni anni dall'introduzione della normativa che consente la conservazione sostitutiva dei documenti.Questa è la nostra visione.

1. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
IN AMMINISTRAZIONE
E ADESSO?
Maurizio Savoca – Partner
Intervento durante il convegno Infomanagement 2008
marketing@docflow.it
Tel 02 57 50 33 66 www.docflow.com
DocFlow Italia Spa
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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2. PREMESSA
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3. La Normativa
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4. S O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I w w w . d o c f l o w . c o m

5. Le norme sulla conservazione sostitutiva
hanno SICURAMENTE:
• Gettato nel panico le direzioni amministrive
per un paio di anni
• Alimentato la fantasia degli interpreti
•Scatenato la curiosità degli operatori IT
•Deluso le aspettative di molti Utenti
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6. Alibi?
• “La necessità di chiudere la registrazione IVA
ogni 15 giorni”
• “Tenere separati sezionali per fatture
elettroniche e cartacee”
•Interoperabilità (20%)
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7. tratto da studio Arthur D. Little
Costo totale: € 13,80
Fattura Passiva
CS
CS
1 2 3 4 5 6
Ricezione Data Verifica Gestione
Pagamento Archivio
Posta Entry Fattura Post
0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€
Costo totale: € 8,00- 9,50
Fattura Attiva
CS
CS
1 2 3 4 5 6
Richieste e
Redazione Gestione
Spedizione Archivio Tesoreria
Contenzioso
Fattura Incassi
0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€
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8. - Stampe
X
- Classificazione
X
- Archiviazione
±5%
X
- Ricerca
Archivio
X
- Duplicati
0,8-1,5 €
- Spazio fisico
- Distruzione
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9. NECESSITA’
TERMINI DI PAGAMENTO FATTURE
GERMANIA 30 – 60 gg ITALIA 60-90 gg
RITARDI
GERMANIA 9 gg ITALIA 17 gg
CONTESTATE
1 su 5
SQUADRATURE
1 su 10 soffre di incongruenze F-O-B
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10. La conservazione sostitutiva ha il merito di:
• Aver avviato i processi di dematerializzazione
• Aver fatto crescere la “sensibilità” verso le
problematiche di archiviazione
•Aver avviato una revisione dei processi interni
alle aziende
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11. DATI E DOCUMENTI
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12. Il documento è un
contenitore di
conoscenza
“istanziato” e
“formattato” adatto
per la
comunicazione
umana e come tale:
•Complesso
•Ricco
•Impegnativo
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13. Un Contratto ad esempio:
• Ha una validità variabile
•Interessa diversi uffici
•Contiene clausole non riducibili al dato
•Contiene informazioni sensibili
• Non tutte le sue clausole devono essere visibili
a tutti gli utenti autorizzati
•…
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14. L’80%
delle informazioni
sono destrutturate
L’80%
dei processi tratta
informazioni
destrutturate
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15. In alcuni casi (MA
SOLO IN ALCUNI) il
confine fra dato e
documento diventa
più labile.
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16. Fattura Elettronica
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17. La fattura elettronica promette:
• elimina l’acquisto di carta,buste e bolli
• elimina i ritardi, i disguidi e gli smarrimenti dall’inoltro
cartaceo
• elimina il tempo di trattamento della posta
• riduce le eccezioni, le dispute e il contenzioso derivanti da
errori di fatturazione
• elimina il data entry manuale in contabilita’ di fatture
• (potrebbe) eliminare il data entry manuale in contabilita’ di
pagamenti ed incassi (e.a.d.)
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18. tratto da studio Arthur D. Little
Costo totale: € 13,80
Fattura Passiva
FE FE CS
FE FE CS
1 2 3 4 5 6
Ricezione Data Verifica Gestione
Pagamento Archivio
Posta Entry Fattura Post
0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€
Costo totale: € 8,00- 9,50
Fattura Attiva
FE CS
FE CS
1 2 3 4 5 6
Richieste e
Redazione Gestione
Spedizione Archivio Tesoreria
Contenzioso
Fattura Incassi
0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€
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19. IL PEZZO MANCANTE
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20. Richiesta dati a
6 – Dati contabili
8 – Coda Dati 7 – Coda Dati RICEVIMENTO
5 – Coda Ft.
Referente
Contabili Inseriti Contabili Richiesti FATTURE
Verificate
conosciuti?
NO
Docflow
Contabile
Contabile Referente
Docflow Docflow
SI
Avvio Registrazione Visto Tecnico
Inserimento Referente in Docflow
R
21 – Coda Ft. Visto
Richiesta Visto Tecnico
Tecnico Parziale
11 – Registrazione
10 – Ft. da Docflow
Ref. Visto Tecnico
Ft. (Blocco Pag.)
Registrare
12 – Coda Ft. da
approvare
Contabile Contabile
Docflow Mail settimanale 22 – Coda Ft. Visto
Docflow
Referente
Tecnico Completo
Inoltro ad altro
Approvazione
Referente Docflow
Ref. Visto Tecnico
13 – Coda Ft. da Rifiuto
Assegnare competenza
Docflow
Contabile
R
15 – Eliminazione
18 – Coda Ft. 16 – Coda Ft. da 14 – Ft. Benestariate
blocco + Proposta
Pagate Pagare
Pagamento
Docflow
Contabile
Docflow Docflow Contabile
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21. tratto da studio Arthur D. Little
Costo totale: € 13,80
Fattura Passiva
FE FE WF WF CS
FE FE WF WF CS
1 2 3 4 5 6
Ricezione Data Verifica Gestione
Pagamento Archivio
Posta Entry Fattura Post
0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€
Costo totale: € 8,00- 9,50
Fattura Attiva
FE WF CS WF WF
FE WF CS WF WF
1 2 3 4 5 6
Richieste e
Redazione Gestione
Spedizione Archivio Tesoreria
Contenzioso
Fattura Incassi
0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€
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22. LA VISIONE
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23. ULTIMA DECADE
• Grandi trasformazioni economiche
• Cambiamenti repentini di scenario
• Continui processi di fusione e compravendita
• Inflazione Tecnologica
• Attenzione monotona verso gli ERP
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24. ERP versus ECM
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25. PRODUCT FOCUS PLATFORM FOCUS
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26. RIGIDITA’ FLESSIBILITA’
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27. AGGREGARE FILTRARE
CONTENUTI CONTENUTI
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28. STANDARD E AD HOC E DIFFUSO
CENTRALIZZATO
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29. RISPOSTE RISPOSTE
REAL TIME DIFFERIBILI
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30. TRANSACTIONS COLLABORATION
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31. Dispersione del know-how aziendale
Dispersione del know-how aziendale
Circolazione di informazioni obsolete eeinconsistenti
Circolazione di informazioni obsolete inconsistenti
Indeterminatezza delle responsabilità
Indeterminatezza delle responsabilità
Distribuzione delle informazioni lenta eeimprecisa
Distribuzione delle informazioni lenta imprecisa
Non
Non
Indefiniti Standardizzati Monitorati Ottimizzati
Indefiniti Standardizzati Monitorati Ottimizzati
formalizzati
formalizzati
Efficienza ed efficacia operazionale
Efficienza ed efficacia operazionale
Responsabilità chiare eeperimetrate
Responsabilità chiare perimetrate
Conformi con le leggi eei iregolamenti
Conformi con le leggi regolamenti
Knowledge base centralizzata eesicura
Knowledge base centralizzata sicura
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32. Eliminare la variabilita’?
o gestirla?
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33. Ma gli strumenti di Collaboration tradizionali…
• Sono un insieme disarmonico di tecnologie
• Adottano il paradigma della Bacheca
• Privilegiano l’instantaneità al modello
• Lasciano all’utente massima autonomia e libertà
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34. • Livellamento
• Disordine
• Ridondanza
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35. Accedere ad una libreria di modelli
Aggregare a piacimento flussi atomici
Definire punti “forti” di controllo
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36. L’OFFERTA
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37. Alcune classi di applicazione delle tecnologie di gestione documentale
SVILUPPO CONOSCENZA
CLASSI CARATTERISTICHE ATTIVITA’ PROCESSI (INTANGIBLES ASSETT)
Applicazione in
• Processi standardizzati, Ottimizzazione flusso Limitati ai benefici derivanti
Ottimizzazione delle
Transactional • con elevati volumi di transazione di processo e delle dall’estrazione di documenti
micro attività
• che coinvolgono raramente più di una
Solution attività “logistiche”
unità organizzative
• Es. ciclo del passivo
Applicazione in
• Processi poco standardizzati
• con limitati volumi di transazione La singola attività, Gli impatti riguardano Il Know how si sviluppa
Workflow • Che coinvolgono più unità organizzative nell’ambito del il controllo del sull’affinamento del
Solution • La standardizzazione va ricercata nello processo può non progetto (tempi, costi) framework di processo, ma
sviluppo di un framework comune essere ottimizzata e il coordinamento soprattutto nella possibilità di
• Es. processi di innovazione cross funzione per “learning by doing”
attività non ricorrenti
Applicazione in
• Processi non standardizzati
Collaborative • con limitati volumi di transazione
L’attività, che è I benefici del processo La capacità di sviluppo e
• Che coinvolgono una sola o poche unità
Solution
principalmente si limitano ai processi diffusione della conoscenza
organizzative nella fase di
“sviluppo” del di approvazione del sono funzione delle capacità
produzione/storage; molti utenti nella
contenuto contenuto e alle di ricerca (categorie, chiavi,
fase di retrieve
normalmente avviene funzionalità di ricerca testo, etc), e nel caso di
LEGENDA • Per il knowldge sharing, il processo di
con l’ausilio di diverse management, anche alle
produzione è governato da apposite
Alto applicazioni funzionalità relative al
unità specializzate
governo della produzione e
Medio • Knowldge management nella
alla diffusione (emailing,
consulenza
Basso alert, approvazioni, etc)
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38. Fax Integrazione
Host Integrazione
Web
Carta
Organizzazione
Printel
Elaborati
Gestione
Cattura Distribuzione
Processi
E-mail
Compliance
E-Mail
Fax
Conservazione
eDoc
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39. Semplicità e immediatezza
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40. Cruscotto del contabile
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41. Cruscotto dell’approvatore
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42. Dipendenti Clienti
Impresa
Ufficialità
Intimità
(internet)
(intranet)
Fornitori
Confidenzialità
(extranet)
Azienda Rete
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43. Dipendenti Clienti
Ufficio Posta
Protocollo
Altra origine
Portale Acquisti
Fornitori
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44. Maggior vantaggio competitivo
Stabilire leadership di mercato
Adattabilità a condizioni mutevoli
Agilità di
Business
Riduzione Costi
Aumento Profittabilità
Aumento Produttività
Efficienza Visibilità
Operativa e Controllo
Document & Process
Management
Mitigazione del rischio
Regulatory & Compliance
Supporto ad audit e misurazioni
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45. Serve un buon mix di:
TECNOLOGIE, KNOW-HOW E
CAPACITA’ DI FARE
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46. grazie
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