In deze presentatie worden de meest gestelde vragen over een sluitende rittenregistratie voor de Belastingdienst beantwoord: Is woon-werkverkeer privé of zakelijk? Zijn de kilometers tijdens wachtdiensten zakelijk of privé? Wat is het verschil tussen horizontaal en verticaal toezicht? Mogen werknemers onderling bedrijfsauto’s uitlenen? Bestaat er een keurmerk voor ritregistratiesystemen? Deel 2: http://www.slideshare.net/CtrackBenelux/deel-2-de-meest-gestelde-vragen-over-een-sluitende-rittenregistratie-voor-de-belastingdienst Meer informatie: http://www.ctrack.nl/ctrack-netherlands/kenniscentrum Facebook: http://www.facebook.com/ctrackbenelux Twitter: http://www.twitter.com/ctrackbenelux Linkedin: http://www.linkedin.com/company/ctrack-benelux

1. De meest gestelde vragen
over een sluitende
rittenregistratie voor de
Belastingdienst
Deel 1

2. Is woon-werkverkeer
zakelijk of privé?

3. Is woon-werkverkeer zakelijk of privé?
De Belastingdienst merkt woon-werkverkeer aan als zakelijke ritten, ongeacht hoe
vaak of wanneer op de dag deze gereden worden. Dit geldt niet alleen voor de
ritten tussen huis en kantoor aan het begin en aan het einde van de dag, maar ook
bijvoorbeeld voor ritten tijdens lunchtijd.
Tip voor een sluitende rittenregistratie
Bij een automatische rittenregistratie is er minder kans op fouten dan bij een
handmatige registratie. Een ingebouwd rittenregistratiesysteem heeft daarom de
voorkeur van de fiscus. Een sluitende betrouwbare kilometerregistratie is hierdoor
aannemelijker. Let er wel op dat onderliggende bewijzen altijd aanwezig moeten
zijn, zoals roosters, agenda’s en planningen.
Meer informatie over woon-werkverkeer
Let op!
De fiscus kijkt altijd naar de rit gemeten langs de meest
gebruikelijke weg. Wanneer er omrijdkilometers worden
gemaakt voor privédoeleinden, dan moeten deze als privé
worden aangemerkt in de rittenregistratie.

4. Zijn de kilometers tijdens
wachtdiensten
zakelijk of privé?

5. Let op!
De Belastingdienst stelt aan de wachtdienstregeling de
volgende voorwaarden:
1. De werknemer houdt bij hoeveel kilometers hij tijdens
de wachtdienst rijdt en de plekken waarvoor hij wordt
opgeroepen.
2. De werknemer heeft geen invloed op de keuze van de
auto.
3. De werknemer heeft een eigen auto, die voor
privégebruik even goed of beter geschikt is dan de auto
van de zaak.
4. De werknemer moet tijdens de wachtdienst binnen
redelijke afstand van zijn woonplaats blijven.
Zijn de kilometers tijdens wachtdiensten zakelijk of privé?
Als de werknemer verplicht wordt gesteld om een auto van de zaak te gebruiken
tijdens zijn wachtdienst, dan is hij genoodzaakt ook zijn privéritten te maken met
dit voertuig tijdens de dienst. Ook bijvoorbeeld als hij naar een verjaardagfeestje
moet. Alle kilometers tijdens wachtdiensten mogen daarom als zakelijk
aangemerkt worden.
Tip voor een sluitende rittenregistratie
Houd een goede rittenregistratie bij tijdens de wachtdienst, zodat de werknemer
niet zijn 500 kilometergrens van de bijtelling overschrijdt.
Meer informatie over wachtdiensten

6. Wat is het verschil tussen
horizontaal en verticaal
toezicht?

7. Let op!
Bij horizontaal toezicht gaat de productiviteit van
werknemers omhoog, maar de werkgever wordt
verantwoordelijk voor de wel of niet privé gereden
kilometers. Deze administratie moet goed worden
bijgehouden en dit kan gemakkelijk met een automatische
registratie.
Wat is het verschil tussen horizontaal en verticaal toezicht?
Bij verticaal toezicht voert de Belastingdienst een boekenonderzoek uit. Hiervoor
moeten werknemers zelf nauwkeurige, betrouwbare en sluitende rittenregistraties
bijhouden. Immers de werknemer is degene die een verklaring ‘geen privé gebruik
auto’ heeft getekend.
Bij horizontaal toezicht maken de werkgever en de Belastingdienst met elkaar
afspraken over de controle en frequentie van de rittenregistratie van de
werknemers. De werkgever wordt in dit geval verantwoordelijk voor het toezicht
op de ritten van zijn werknemers aangaande wel of niet privé gereden kilometers.
Tip voor een sluitende rittenregistratie
Maak gebruik van horizontaal toezicht. Werknemers hebben op de manier veel
minder tot geen last van controles door de Belastingdienst. Ook zijn ze minder tijd
kwijt aan administratieve verplichtingen, waardoor zij productiever inzetbaar
worden. Dit is ook een voordeel voor de werkgever.
Meer informatie over horizontaal en verticaal toezicht

8. Mogen werknemers
onderling bedrijfsauto’s
uitlenen?

9. Let op!
Het uitlenen van bedrijfsauto’s levert geen problemen op
voor de rittenregistratie, mits er gelet wordt op de
volgende zaken:
1. Het uitlenen van bedrijfsauto’s moet opgenomen zijn in
het bedrijfsbeleid.
2. De oorspronkelijke bestuurder blijft altijd zelf
verantwoordelijk voor de rittenregistratie van de
desbetreffende bedrijfsauto.
3. Privékilometers tijdens de leenperiode tellen mee voor
de oorspronkelijke bestuurder.
Mogen werknemers onderling bedrijfsauto’s uitlenen?
Als het bedrijfsbeleid het onderling uitlenen van bedrijfsauto’s voor privé-
doeleinden toestaat, dan is er geen probleem voor de rittenregistratie. Wel is het
zo dat de rittenregistratie voor dit voertuig goed moet worden bijgehouden. De
oorspronkelijke bestuurder blijft verantwoordelijk voor een correcte
kilometerregistratie.
Tip voor een sluitende rittenregistratie:
Vermijd het uitlenen van bedrijfsauto’s om bijtelling voor werknemers te
voorkomen. Mocht het toch echt noodzakelijk zijn, zorg dan voor een goede
kilometerregistratie.
Meer informatie over het uitlenen van bedrijfsauto’s

10. Bestaat er een keurmerk
voor ritregistratiesystemen?

11. Let op!
De Belastingdienst heeft het volgende normenkader
opgesteld voor ritregistratiesystemen:
1. Registratie van alle relevante kenmerken van alle
ritten.
2. Bewaking van de integriteit van registraties.
3. Bewaren van de registraties.
4. Betrouwbaarheid en binnen redelijke termijn
controleerbare rapportages.
Bestaat er een keurmerk voor ritregistratiesystemen?
Er bestaat momenteel nog geen keurmerk voor ritregistratiesystemen, maar dit
duurt niet lang meer. De eerste goedgekeurde systemen ontvangen medio
september het keurmerk met het bijbehorende certificaat.
Tip voor het aanschaffen van een ritregistratiesysteem:
Vraag bij het aanschaffen van een ritregistratiesystemen altijd aan de leverancier
of dit systeem voldoet aan het normenkader van de Belastingdienst. Vanaf medio
september kunt u natuurlijk ook kijken of een systeem voldoet aan het Keurmerk
Ritregistratiesystemen.
Meer informatie over het keurmerk ritregistratiesystemen

12. Ctrack is specialist in
fleetmanagement-, track & trace-
en ritregistratiesystemen; van
rittenregistratie voor de fiscus tot
aan specifieke maatoplossingen
voor uw gehele wagenpark.
Heeft u vragen?
Mail ons
Bekijk onze website
Ctrack op Facebook
Ctrack op Twitter
Ctrack op Linkedin