Competence Book Personaleinsatzplanung

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Personaleinsatzplanung Kompakt - Für eine flexible Ökonomie - planen mit dem Mensch im Mittelpunkt. Führende Praxisexperten und Wissenschaftler beleuchten in diesem Werk alle relevanten Aspekte zum Thema Personaleinsatzplanung. Die Anforderung der Märkte in Richtung Flexibilität wie aber auch die Bedürfnis der Mitarbeiter erfordern eine neue Unterstützung des Personaleinsatzes, zugleich stellen sich aber eine Vielzahl von Fragen.Zugleich werden aber auch generelle Themen wie die Auswahl und Einführung und der Betrieb von PEP-Systemen behandelt. Infografiken und Informationsquellen sowie Fallbeispiele und Verzeichnisse runden das Werk ab. So erhält der Leser einen fundierten Überblick über Status quo und Zukunft eines zentralen Systems für die flexible Ökonomie.

Das vollständige Book Personaleinsatzplanung
http://www.competence-site.de/Competence-Book-Personaleinsatzplanung-Kompakt

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  • neues Book Personaleinsatzplanung Workforce Management jetzt auch public: Mit ATOSS, GFOS und weiteren tollen Partnern palettenweise Kompetenz für Messen, Amazon und Co.
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Competence Book Personaleinsatzplanung

  1. 1. Competence Book Nr. 12 ANDREAS OBEREDER, BURKHARD RÖHRIG, JÜRGEN WINTZEN, WINFRIED FELSER ET AL. Auflage 2015 Personaleinsatzplanung Kompakt Für eine flexible Ökonomie - planen mit dem Mensch im Mittelpunkt Anzeigenveröffentlichung
  2. 2. Competence Book - Personaleinsatzplanung2 Partner des Competence Books PEP
  3. 3. Competence Book - Personaleinsatzplanung EDITORIAL 3 Der gesellschaftliche Wandel braucht moderne HR-Lösungen Nichts wird unsere Gesellschaft und unsere Belegschafts- strukturen massiver und nachhaltiger verändern als der demografische Wandel. Demografie wird gerne als statis- tisches, quantitatives Thema interpretiert und dann mit der „zunehmenden Überalterung“ der Gesellschaft gleich gesetzt. Der demografische Wandel ist aber vor allem ein qualitatives Thema, da er einhergeht mit dem Wertewan- del in der Gesellschaft und in den Unternehmen. Wir müs- sen lernen, dass deutlich weniger Jugend nachkommt, dass wir in den Betrieben die Potenziale der Älteren viel stärker nutzen und dass längeres Arbeiten keine Strafe ist, sondern ein Geschenk. Und wir müssen begreifen, dass Vielfalt und Individualität die neue Normalität darstellen werden. Hinzu kommt, dass sich unsere ökonomischen Rahmen- bedingungen durch die Globalisierung und fortschrei- tende Digitalisierung immer dynamischer verändern und somit eine immer flexiblere Anpassung an den Markt und seine Schwankungen erfordern. Daher brauchen wir neue HR-Instrumente, um mit diesen Komplexitäten des quan- titativen und qualitativen Wandels in einer immer dyna- mischeren und fordernden neuen Ökonomie umzugehen. In der Zukunftsinitiative Personal haben sich Unterneh- men zusammengeschlossen, die diese neuen Instrumente noch stärker den Unternehmen vermitteln wollen. Der Personaleinsatzplanung – oder neudeutsch dem Workforce Management – kommt dabei sicherlich eine Schlüsselrolle zu. Gerade Branchen mit enormen Markt- Zum Autor Wolfgang Witte: 1983 gründete Wolfgang Witte mit Richard Manuel das Software- und Beratungshaus perbit. Gemeinsam stellten sie das erste PC-gestützte Personalinformations-System in Deutschland vor. Heute ist Wolfgang Witte Gesellschafter von perbit und engagiert sich im Vorstand des Demographie Netzwerks ddn e.V. und Kostendruck wiedas Gesundheitswesen oderder Han- del können schon heute gar nicht mehr ohne Instrumente für eine höhere Effizienz und Effektivität beim Einsatz ih- rer wertvollsten Ressource, des Mitarbeiters, auskommen. In Zukunft wird gerade die alternsgerechte Gestaltung der Schichtarbeit in den Unternehmen zu einer zentralen Aufgabe. Schichtarbeit muss wesentlich flexibler gestaltet werden, um die Gesundheitsbelastungen zu reduzieren und gleichzeitig dem Wunsch nach mehr Zeitautonomie gerecht zu werden. Es freut mich daher sehr, wenn Andreas Obereder in die- sem Buch feststellt, dass das Thema in den Chefetagen an- gekommen ist, Klaus Wössnervon noch unausgeschöpften Potenzialen spricht, und Burkhard Röhrig aufzeigt, wie wir mit der Personaleinsatzplanung den Herausforderungen begegnen und die Potenziale realisieren können. Alle drei Autoren sollen nur exemplarisch für die weiteren Experten genannt werden, die zu diesem Competence Book beige- tragen haben und die als führende Köpfe der HR-IT gelten. Es ist erfreulich, dass es gelungen ist, für dieses Buch eine Autorenschaft zu gewinnen, die das Who-ist-Who der ge- samten Branche darstellt. So hoffe ich, dass dieses Buch für Sie ein Gewinn ist, und wünsche Ihnen viele Anregungen für Ihr Workforce Ma- nagement. Ihr Wolfgang Witte
  4. 4. Competence Book - Personaleinsatzplanung Einleitung Grundlagen Anwendungen & Lösungsbausteine 40 Grundbegriffe Grundbegriffe der Personal- bedarfsrechnung im Rahmen der Personaleinsatzplanung 45 Treiber I Die Flexibilisierung flexibilisieren 48 Treiber II HR-Megatrends fordern Personalabteilungen heraus 49 Treiber III Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz 56 Ergebnisse I Workforce Management produziert Erfolg 60 Ergebnisse II Workforce Management auf Mehrwert programmiert 62 Ergebnisse III Personaleinsatzplanung: Anspruch und Wirklichkeit! 65 Vorgehen I Ein Vorgehensmodell zur bedarfsorientierten PEP 69 Vorgehen II Auswahl und Einführung PEP 72 Vorgehen III Ursachen für innerbetriebli- che Konfliktpotenziale 78 Zeit & Zutritt Moderne Zeiterfassung als Basis für die Personal- einsatzplanung 80 Modelle Arbeitszeitmodelle als Basis einer Personaleinsatzplanung 82 Methoden Ein idealtypisches Beispiel zur Personalbedarfsrechnung 85 Planung I Personaleinsatzplanung in Zeiten des demografischen Wandels 89 Planung II Arbeiten nach Wunschdienstplan 93 Planung III Automatische Einsatzplanung und Wunschdienstplanung 97 Kennzahlen HR-Kennzahlen im Kontext der Personaleinsatzplanung 99 Mensch I Personaleinsatzplanung: Erfolgsfaktor Mensch 103 Mensch II Lösungsansätze für die Mitarbeiterzentrierung 6 Unser Kompetenz-Netzwerk Partner des Competence Books 7 Editorial Wandel braucht HR-Lösungen 10 Grußwort GFOS Den neuen Herausforderungen der HR-Welt begegnen 11 Grußwort ATOSS Auf den Chefetagen angekommen 12 Grußwort bm-orga Personaleinsatzplanung: Realistische Erfolge 14 Grußwort ISGUS Noch ungeschöpfte Potenziale 16 Zahlen kompakt Infografik zur Personaleinsatzplanung 20 Meinungen kompakt Statements zur Personaleinsatzplanung 24 Delphi-Roundtable Personaleinsatzplanung Workforce Management 2020: Was sind die „Next Steps“? 36 Workforce Management 2020 Workforce Management 2020: Jenseits der aktuellen Hypes INHALT 4
  5. 5. Competence Book - Personaleinsatzplanung ImpressumBranchenübersichtCase Studies & Produktinformationen 108 Handel I Zukunftssicherung des Handels 110 Handel II Den Erfolg nicht dem Zufall überlassen 113 Handel III Douglas 117 E-Commerce internetstores 119 Finanzdienstleister PEP im Finanzsektor 123 Produktion Ritter Sport 125 Gesundheitswesen I Klinikum Leverkusen 128 Gesundheitswesen II Klinikum Garmisch Patenkirchen 131 Gesundheitswesen III MedicalContact 133 Gesundheitswesen IV PEP im Krankenhaus 138 Unternehmensverzeichnis 141 Expertenverzeichnis 146 Veranstaltungsverzeichnis 148 Fachzeitschriften Verantwortlich für das Competence Book i.S. des TDG: Geschäftsadresse: NetSkill Solutions GmbH Salierring 43 50677 Köln Tel.: 0221 / 716 144 0 E-Mail: info@netskill.de Geschäftsführer: Dr. Winfried Felser Amtsgericht Köln HRB 82780 Steuernummer: 5214/5813/2595 Layout & Design: Ahad Pirahmadian © Copyright 2015 NetSkill Solutions GmbH - alle Rechte vorbehalten. INHALT 5
  6. 6. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUßWORT 6 Workforce Management Den neuen Herausforderungen der HR-Welt begegnen D er demografische Wandel und der damit einhergehende Wertewandel wirken sich stark auf das Personalmanage- ment aus und bringen zahlreiche Aufgaben mit sich: Altersgerechte Arbeitsplätze und neue Arbeitszeitmodelle für die immer älter werdenden Belegschaften müssen geschaffen werden. Auch den zunehmenden Wunsch, Beruf und Familie in Einklang zu bringen sowie Freizeit neben dem Beruf genießen zu können, gilt es zu berücksichtigen. Das Aufgabenspektrum von HR-Verantwortlichen wird in Zukunft noch vielfältiger und anspruchsvoller werden, da es unerlässlich sein wird, den Perso- nalplanungsprozess fest im Unternehmen zu verankern und mit der Strategie abzugleichen. Arbeitsabläufe durch gezielten Personaleinsatz effektiv gestalten, potenzielle Fehlerquellen reduzieren, Mitarbeiter durch attrak- tive, lebensphasenbezogene Arbeitszeiten motivieren. Das sind wesentliche Erfolgsfaktoren für exzellente Unternehmen, die die High Potentials anziehen möchten. Wer seine internen Ab- läufe im Griff hat, begegnet den steigenden Anforderungen des Marktes souverän. Ob im Handel, in der Industrie, im Dienst- leistungsbereich, in Contact Centern, in der Pflege und Medizin oder in der Logistik: Die Managementaufgabe, Personalpräsenz zu planen und Mitarbeiter ihren Qualifikationen entsprechend einzusetzen, fordert täglich aufs Neue heraus. Zeit, Kosten und Kompetenz intelligent zu verknüpfen, das ist die Aufgabe von Workforce Management Systemen. Allerdings gibt es in diesem Bereich noch viel Entwicklungspo- tenzial! So werden Workforce Management Systeme in deutschen Unternehmen noch nicht flächendeckend eingesetzt. Nach aktu- eller Marktbeobachtung steigt jedoch die Nachfrage nach guten und leistungsstarken Personaleinsatzplanungssystemen. Speziell im Handel beschäftigen sich zahlreiche Unternehmen mitder Ein- führung eines Workforce Managements. Andere Branchen, spezi- ell im industriellen Umfeld, arbeiten noch mit herkömmlichen Schichtsystemen, manueller Planung oder Planungen in Excel. Die Schaffung einer gerechten, gleichverteilten Planung ist auf manuellem Wege jedoch nahezu unmöglich. Aus diesen Gründen steigt der Bedarf nach Workforce Management Lösungen, die als Schlüsselsysteme für das ganze Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert einnehmen, da sich eine moderne Personaleinsatzpla- nung auf alle Bereiche eines Unternehmens auswirkt. Um attraktive Arbeitszeiten und Arbeitsplätze anzubieten und damit für die Fachkräfte von Morgen attraktiv zu sein, wird die Organisation und der Umgang mit den Arbeitszeiten ebenfalls modernisiert und flexibilisiert – und festgefahrene, nicht mehr zeitgemäße Muster durchbrochen. Und es lohnt sich: Kunden, die auf unsere Workforce Management Lösung setzen, erzielen 5-10% weniger Personalkosten und eine Steigerung der Mitarbeiterpro- duktivität in Höhe von 5-8%. Das wichtigste Ergebnis aber durch die neue Flexibilität: Zufriedenere Mitarbeiter und Kunden! Grußwort von Burkhard Röhrig, Geschäftsführer GFOS mbH Zum Autor Burkhard Röhrig: 1988 gründete Burkhard Röhrig die GFOS, Gesellschaft für Organisationsbe- ratung und Softwareentwicklung mbH, die er bis heute als geschäftsführender Mehrheitsgesell­schafter leitet. Die GFOS beschäftigt sich mit der Erstellung und Vermarktung von Software für die Bereiche Workforce Management und Manufac- turing Execution System (MES). Sie gehört zu den Pionieren der Anwendungsent- wicklung und -integration mehrdimensionaler Ressourcen-Management Systeme in unterschiedlichsten Branchen.
  7. 7. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUßWORT 7 D ie ökonomische Entwicklung zeigt, welch enormen Grad an Komplexität und Vernetzung die globale Wirtschaft erreicht hat. Wir müssen davon ausgehen, dass positive und negative konjunkturelle Ausschläge in Zukunft häufiger und heftiger werden. Gleichzeitig lassen sie sich immer schlechter prognostizieren. Das Management muss auf jede Marktsituation prozess- und kostenoptimiert reagieren können. Rapid-Respon- se-Organisationen sind mehr denn je gefordert. Von entscheidender Bedeutung ist dabei, dass Personalprozesse nicht als Bremse wirken, sondern die Umsetzung notwendiger Veränderungen ermöglichen. Letztlich ist das Management von Komplexität vor allem auch ein Personalthema. Diese Erkennt- nis ist in den Chefetagen angekommen. Workforce Management ist das Instrument der Zukunft – ein Steuerungs-Cockpit, um die wichtigste Ressource im Unternehmen, den Menschen im Arbeitsprozess, hochflexibel einzusetzen. Nur so gelingt eine optimale Synchronisation von Marktanforderungen, Mitarbei- terwünschen sowie gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Rahmenbedingungen. Hier steckt viel ungenutzter Gestaltungs- spielraum und ein enormes Potenzial für mehr Wertschöpfung. Volatile Märkte, kurze Innovationszyklen und starke Nachfra- geschwankungen werden das Thema Flexibilisierung weiter vo- rantreiben. Es entstehen neue Formen der Zusammenarbeit auf allen Beschäftigungsebenen, Kernbelegschaften werden nach Bedarf über Länder- und Zeitgrenzen hinweg ergänzt. Arbeits- konzepte wie Zeit- und Projektarbeit, virtuelle Teams, externe Flex-Pools, Sabbaticals und lebensphasenorientierte Arbeitszei- ten gewinnen an Bedeutung. Neue Potenziale am Arbeitsmarkt müssen erschlossen, verfügbare Ressourcen intelligent einge- bunden werden. Die zunehmende Verknappung der Arbeitskraft einerseits und längere Lebensarbeitszeiten andererseits werden zum Dauerbrenner im HR Management. Diese Komplexität und Dynamik rund um Arbeitszeit und Per- sonaleinsatz durch innovative IT-Lösungen beherrschbar zu ma- chen, ist eine spannende Herausforderung, der wir uns täglich stellen. ATOSS Workforce Management leistet weltweit bei mehr als 4.500 Kunden einen Beitrag zu mehr Produktivität und Wett- bewerbsfähigkeit. Das ist unser Anspruch, daran lassen wir uns messen. Herzlichst, Ihr Andreas Obereder Vorstandsvorsitzender ATOSS Software AG Auf den Chefetagen angekommen Zum Autor Andreas Obereder: Andreas Obereder hat ATOSS im Jahr 1987 gegründet. Seit 1999 ist er Vorstands- vorsitzender der Aktiengesellschaft. Die ATOSS Software AG hat sich auf Workforce Management und bedarfsoptimierten Personaleinsatz spezialisiert. Das Unterneh- men zählt laut EU-Industrial R&D Investment Scoreboard (2010-2014) zu den in- vestitionsstärksten deutschen Softwareunternehmen. Hoppenstedt verleiht ATOSS bereits mehrere Jahre in Folge die Bonitätsbewertung „Top-Rating 1“. ATOSS Work- force Management ist bei über 4.500 Kunden in 40 Ländern erfolgreich im Einsatz. Weltweit werden die Arbeitszeiten von 2,8 Millionen Arbeitnehmern mit ATOSS Lö- sungen geplant und gesteuert.
  8. 8. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUßWORT 8 Realistische Erfolge durch eine „reale Personaleinsatzplanung“! Liebe Leserin, lieber Leser, Ralf Korb, ein Experte im CRM-Bereich, hat einmal mit dem Begriff „Real CRM“ jene CRM-Herausforderungen in der Praxis formuliert, die jenseits der Hochglanzbroschüre und jenseits der aktuellen Hypes wie „Social“ oder „Big Data“ existieren. Manch- mal scheitert der CRM-Erfolg ganz einfach an der Akzeptanz der Mitarbeiter durch ein unterlassenes Change Management oder an der suboptimalen Erfassung von Vertriebsprotokollen. Da nutzt dann auch Big Data wenig oder die eigene Facebook-Seite. Analog sollten wir uns auch für die Personaleinsatzplanung Gedanken machen, was realistische Erfolge sind und wie solche Erfolge durch „reale Personaleinsatzplanung“ gelingen. Akzeptanz ist ein ganz wesentliches Thema für die „reale Per- sonaleinsatzplanung“. Die Personaleinsatzplanung birgt das größte innerbetriebliche Konfliktpotenzial. Kaum ein anderes Thema im HR-Management führt zu mehr Auseinanderset- zungen zwischen Unternehmen auf der einen Seite sowie der Arbeitnehmervertretung auf der anderen Seite. Um die Gründe hierfür zu verstehen, muss der Prozess der Personaleinsatzplanung verstanden werden. Schnell führt dies zu der Erkenntnis, dass die reine Dienst- oder Schichtplanerstel- lung nicht das gesamte Problem darstellt. Arbeitsbedarfs- wie Personalbedarfsermittlung, Reserveplanung, Qualifizierungs- konzepte und vornehmlich die verwendete Planungsmethodik an sich, sind Bestandteile eines Prozesses, von dem die Personaleinsatzplanung nur einen Teil einnimmt. Aber auch ohne Konflikte ist die „reale Personaleinsatzplanung“ eine Herausforderung in der realen betrieblichen Praxis. Eines der grundsätzlichen Probleme in den Unternehmen, in denen man sich der Thematik Personaleinsatzplanung schon angenom- men hat, ist, dass Softwarelösungen nicht nachhaltig implemen- tiert und in die unternehmensspezifischen Planungsprozesse verankert wurden. „Features & Functions“ bestimmen oftmals die Ausprägung einer implementierten Lösung. Die konsequente Ausrichtung an den eigentlichen Bedürfnissen im Unternehmen wird dabei in vielen Unternehmen zur Nebensache. „Features & Functions“ bestimmen oftmals die Ausprägung einer implementierten Lösung. Die konsequente Ausrichtung an den eigentlichen Bedürfnissen im Unternehmen wird dabei in vielen Unternehmen zur Nebensache.“ – Jürgen Wintzen
  9. 9. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUßWORT 9 „Der richtige Umgang mit Arbeitszeit und Personaleinsatz hat einen enormen Einfluss auf die Wertschöpfung, welcher oft über das Sein oder Nicht-Sein von Unternehmen entscheidet. Das belegt auch unsere Studie mit den Partnern der Work Time Alliance. Gerade deswegen aber sollten wir nicht an realen Problem scheitern!“ – Jürgen Wintzen Oftmals werden durch die Anbieter „Highlights“ der jeweiligen Softwareprodukte im Verkaufsprozess in den Fokus gestellt, die aber später bei der Bewältigung der „Basics“ im Planungsprozess nureine untergeordnete Rolle spielen. Es wird eben oftvergessen: Software ist nur Mittel zum Zweck – Es sind auch noch andere Faktoren zu beachten. Aber selbst bei den gewünschten Prozessen ist Realismus angesagt. Die Idee der automatischen Einsatzplanung und Wunschdienstplanung ist i.d.R. schlüssig und verspricht große Effekte bei der Einführung einer softwaregestützten Personaleinsatzplanung. Aber leider liegen Idealvorstellung und Realität oftmals weit auseinander. Verstehen Sie mich dabei nicht falsch: Ich glaube an die essentielle Bedeutung der Personaleinsatzplanung für unseren ökonomischen Erfolg. Die Konjunktur der letzten Jahre ist geprägt durch immer kürzer werdende Abstände zwischen Aufschwung und Rezession. Der richtige, strategische, taktische und operative Umgang mit Arbeitszeit und Personaleinsatz hat daher einen enormen Einfluss auf die Wertschöpfung, welcher oft über das Sein oder Nicht-Sein von Unternehmen entscheidet. Das belegt auch unsere Studie mit den Partnern der Work Time Alliance. Gerade deswegen aber sollten wir nicht an realen Problem scheitern! Mit unseren Beiträgen in diesem Competence Book wollen wir daher eine Basis für realistische Erfolge durch „reale Personaleinsatzplanung“ oder „Real Workforce Management“ schaffen. Ich wünsche Ihnen in diesem Sinne eine spannende und impulsgebende Lektüre mit dem vorliegenden Competence Book und viele reale Erfolge in ihren Projekten. Ihr Jürgen Wintzen für die bm-orga GmbH Zum Autor Jürgen Wintzen: Jürgen Wintzen, Jahrgang 1966, studierte Maschinenbau / Fachrichtung Fertigungstech- nik an der Fachhochschule Hamburg und verfügt über eine Zusatzausbildung im Bereich Industrial Engineering. Herr Wintzen ist nunmehr seit über 20 Jahren in dem Umfeld Organisationsberatung, Ar- beitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung tätig. Heute ist Jürgen Wintzen Gesellschafter und Geschäftsführer der bm-orga GmbH (Bera- tung für Management & Organisation) in Hamburg und einer der führenden Experten im Bereich Arbeitszeitmanagement & Personaleinsatzplanung sowie Initiator und Mitglied der „Working Time Alliance“.
  10. 10. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUßWORT 10 Zum Autor Klaus Wössner: Klaus Wössner begleitet das Thema Personaleinsatzplanung bereits seit dem An- fang der 90er Jahre, als die die ISGUS GmbH anlässlich der CeBIT ihre erste BDE Lösung vorstellte. Seither hat sich die ISGUS Lösung, wie auch der Bedarf der überwiegend mittelständischen Kunden, kontinuierlich weiterentwickelt. In 25 Jah- ren ununterbrochener Produktpflege und Weiterentwicklung wurden immer wieder neue Aspekte und Entwicklungen aufgegriffen, die sich in der heute angebotenen Lösung wiederfinden. Klaus Wössner ist seit vielen Jahren im Projekt- und Pro- duktmanagement im Bereich Fertigung/Industrie aktiv und ist seit 1996 verantwort- lich für Vertrieb und Marketing. Noch unausgeschöpfte Potenziale F lexibel auf konjunkturelle und saisonale Schwankungen reagieren zu können und den Personaleinsatz an der jewei- ligen Auslastung, orientieren zu wollen, leuchtet ein. Den Personalbedarf zur Einhaltung von Lieferterminen oder für bür- gernahe Öffnungszeiten richtig zu planen oder die mit Sonder- aktionen im Handel einhergehenden Personalkosten zu kennen, sind Ziele die nicht neu sind. Und die Personaleinsatzplanung ist auch kein Thema mehr, das sich ausschließlich Handelsunter- nehmen stellt, denn auch der Industrie und vielen anderen Wirt- schaftsbereichen sind die Möglichkeiten und Effekte sicherlich bewusst. So weit, so gut. Die immer noch relativ geringe Ausstattung von Unternehmen und öffentlichen Arbeitgebern mit Personalein- satzplanungssystemen zeigt jedoch, dass das Potential, das man mit den heute verfügbaren Lösungen nutzen könnte, bei weitem noch nicht ausgeschöpft wird. Dafür gibt es aus unserer Sicht ver- schiedene Gründe. Zum einen ist die Flexibilisierung noch bei weitem nicht so weit fortgeschritten, dass man schon den nächsten Schritt gehen kann und will. Man übersieht dabei heute noch oft Veränderungen, die eine längere Lebensarbeitszeit, sich verändernde Lebensplanun- gen und die Anforderungen an die Arbeitswelt der Zukunft ganz automatisch mit sich bringen werden. Es sind also eher die Kon- sequenzen der Maßnahmen und Entscheidungen, die man sich scheut anzugehen, als dass technische und praktikable Lösungen fehlen würden, mit denen die komplexen Einflussfaktoren für eine Bedarfs- und Einsatzplanung berücksichtigt werden kön- nen. Zum anderen müssen im Vorfeld interne Abstimmungs- und Entscheidungsfindungsprozesse in den Unternehmen stattfin- den, um zu Lösungen zu kommen, die die betrieblichen Belange wie auch die persönlichen Präferenzen der Belegschaften unter einen Hut bringen. Nur dann kann eine Personalbedarfs- und -einsatzplanung wirtschaftlich überhaupt erst wirksam werden. Wenn es dieser Publikation gelingt, denjenigen, die die Vorteile modernen Workforce Managements klar erkannt haben, Wege aufzuzeigen und Hilfen anzubieten, das Thema auch konkret in Angriff zu nehmen, dann sind wir schon wieder ein Stück weiter- gekommen und unterstützen sie mit unseren Systemen maßgeb- lich bei der Umsetzung. Mit den allerbesten Grüßen Klaus Wössner Vertriebsleiter der ISGUS GmbH
  11. 11. Schwankende Auftragslagen und steigende Personalkosten bekommen Sie nur mit hoher Flexibilität und intelligentem Personaleinsatz in den Griff. Mit ATOSS Workforce Management optimieren Sie alle Prozesse rund um die Planung und Steuerung Ihrer Mitarbeiter. So steigern Sie die Produktivität und senken die Kosten – mehr Mitarbeitermotivation und höhere Servicequalität inklusive. ATOSS Workforce Management • Personalbedarfsermittlung • Personaleinsatzplanung • Arbeitszeitmanagement • Prozessoptimierung • Consulting Damit Ihr Kunde König bleibt ATOSS Software AG T +49 89 4 27 71 0 info@atoss.com www.atoss.com
  12. 12. Competence Book - Personaleinsatzplanung INFOGRAFIK Demografische Entwicklung in Deutschland Quelle:StatistischesBundesamt 100 Jahre 600.000 600.000300.000 300.000 600.000 600.000300.000 300.000 600.000 600.000300.000 300.000 20302010 2050 80 60 40 20 0 Studie: Personalplanung in Unternehmen | 7 2.1 Ausgangssituation Abbildung 3 Welche Faktoren beeinträchtigen eine optimale Sicherstellung des Personalbedarfs in Ihrem Unternehmen? Der Fachkräftemangel ist kein Mythos, sondern stellt viele Unternehmen vor ernsthafte Herausforderungen. Dies bestätigen die Befragungsresultate: Während auf der einen Seite der Bedarf an Spezialwissen steigt, sinkt andererseits die Zahl an geeigneten Bewerbern. Besonders Unterneh- men, die in ländlichen Regionen mit niedrigen Arbeitslo- senquoten agieren, sind davon betroffen. Der Fachkräftemangel ist akut, gleichzeitig ändern sich die Anforderungen KAPITEL 2 STATUS QUO DER STRATEGISCHEN PERSONALPLANUNG Kürzere Planungszeiträume und schwankende Auftragsla- gen sind weitere Herausforderungen für die Sicherstellung des Personalbedarfs, die insbesondere Verantwortlichen in der Produktion zu schaffen machen. Denn sie müssen gewährleisten, dass kurzfristige Personalengpässe effizient ausgeglichen werden. Rechtliche Unsicherheit Geringe Ressourcen für Planung und Steuerung Beschleunigung von Abläufen Schwankende Auftragslage Zunehmende Planungsunsicherheit Kürzere Planungszeiträume Alternde Belegschaft Mangel an qualifizierten Fachkräften Geringe Anzahl an geeigneten Bewerbern Zunehmender Bedarf an Spezialwissen 0 20 40 60 80 100 9 % 38 % 16 % 50 % 24 % 29 % 30 % 34 % 40 % 43 % 50 % 22 % 23 % 51 % 37 % 44 % 39 % 46 % 46 % 49 % Starke Beeinträchtigung Leichte BeeinträchtigungAnteile in Prozent der Unternehmen, n = 169 Welche Faktoren beeinträchtigen eine optimale Sicherstellung des Personalbedarfs in Ihrem Unternehmen? Quelle:Hays/PAC-StudiezurPersonalplanung,2014 12 Infografik Personaleinsatzplanung
  13. 13. Competence Book - Personaleinsatzplanung INFOGRAFIK Top 5 Probleme bei bedarfsorientierter PEP Bedeutung von PEP heute und in Zukunft Heute In 2-3 Jahren In 10 Jahren sehr wichtig wichtig 41% 28% 48% 23% 43% 24% Flexible schnelle Reaktionen auf Bedarfsschwan- kungen Verbesserung der Flexibilität der Einsatzpla- nung Vorausschau- ende Steuerung des Personal- einsatzes Steigerung der Planungsqualität Vereinheitli- chung der Pla- nungsprozesse 14,7% 13,2% 12,1% 10,5% 10,5% Eingesetzte PEP-Systeme Spezialsoftware für PEP Unterschiedliche Systeme (heterogene Landschaft) Tabellenkalkulation Erfahrungswerte (Zettel / Listen und Magnettafel) Integrierte Arbeitszeitma- nagement- / PEP-Systeme 78% 76% 71% 66% 42% Zufriedenheit mit den eingesetzten PEP-Systemen Verbesserungsfähig Unzufrieden Voll zufrieden Kann ich nicht beurteilen 38% 36% 15% 11% Quelle:Studie2013/2014:WertschöpfungsfaktorMitarbeitereinsatz,WORKINGTIMEALLIANCE(WTA) 13
  14. 14. Competence Book - Personaleinsatzplanung INFOGRAFIK Größte Probleme bei der Arbeitszeitgestaltung Gestaltung von Arbeitszeitmodellen zur Unterstützung der demografischen Entwicklung 23,3% Belastung der Mitarbeiter 15,3% Anpassung an Bedarfsschwan- kungen 11,2% Einhaltung der rechtlichen Vorschriften 11,2% Kosten für Überstunden 10,2% Attraktivität für Mitarbeiter und Bewerber Langfristige und zuverlässige Planung Breite und hohe Qualifizierung zur Motivation der Mitarbeiter Teilzeitarbeit Angebot verschiedener Arbeits- zeitmodelle für unterschiedliche Interessensgruppen wichtig neutral eher unwichtig Art der Personalbedarfsermittlung als Basis für PEP und Arbeitszeitgestaltung Gesundheitswesen & Soziales Andere Für ein Folgejahr Quelle:Studie2013/2014:WertschöpfungsfaktorMitarbeitereinsatz,WORKINGTIMEALLIANCE(WTA) Quelle: Studie 2011: Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz, WORKING TIME ALLIANCE (WTA) Für die nächste Periode Abhängigkeit von gesetzl. Regelungen, Tarif- und/oder den Betriebsvereinbarungen Zeitraum 1 Woche bis zum aktuellen Tag Kein Stellenplan, situative Entscheidungen Es gibt nur einen Stellenplan 49% 17% 40% 6% 60% 25% 45% 42% 38% 30% 15% 45% 14
  15. 15. Competence Book - Personaleinsatzplanung INFOGRAFIK Systeme zur Personaleinsatzplanung heute Relevanz bedarfsorientierter Personaleinsatzplanung N = 258 Befragte: Mehrfachnenungen möglich Quelle: ATOSS/FAZ/SRH FH Heidelberg (2006) N = 255 Befragte in 2003 und 258 Befragte in 2005 Quelle: ATOSS/FAZ/SRH FH Heidelberg (2006) Erfahrungswerte (persönlich, dokumentiert) 86,4% Tabellenkalkulation 70,9% Spezialsoftware für Personaleinsatzplanung 41,1% Integrierte Arbeitszeit- management-Systeme Welche der folgenden Systeme zur Personaleinsatzplanung kommen heute in ihrem Unternehem zum Einsatz? Wie wichtig ist für Ihr Unternehmen bedarfsorientierte Personaleinsatzplanungn heute und in Zukunft? 34,1% Angaben in % Wichtigkeit 2005 Wichtigkeit in Zukunft Wichtigkeit 2003 Weder wichtig noch unwichtig 3,9 3,9 1,6 Eher wichtig 5,5 1,9 1,6 Völlig wichtig 0,4 0,40,8 Sehr wichtig 68,2 76,0 81,8 Eher wichtig 22,0 16,3 13,6 15
  16. 16. Competence Book - Personaleinsatzplanung Statements zur PEP Was sagen die führenden Köpfe zur Zukunft? Relevante Treiber PEPDas Thema Arbeitszeit ist mittlerweile für die Mitarbeiterzufriedenheit mindestens so wich- tig wie eine gute Bezahlung.3 Was sich hinsichtlich der Personaleinsatz- planung ändert, ist die Komplexität der Faktoren die zu berücksichtigen sind, um den ermittelten Bedarf abzudecken.5 In Zeiten des „War for Talents“ sind gut aus- gebildete Talente die wichtigste, aber auch knappste Ressource des Unternehmenserfol- ges. Daher ist es wichtig, dass die vorhan- denen Mitarbeiter so effizient wie möglich eingesetzt werden.1 Zwei Dinge werden Ökonomie und Arbeitsle- ben in Zukunft beherrschen: Die zunehmende Volatilität der Märkte und der zunehmende Fachkräftemangel. Es gilt ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Leistungsfähigkeit und Motivation aller Mitarbeiter, unabhängig von Alter, Geschlecht oder Herkunft, sicherstellt. 2 Wir sehen bei Personaleinsatzplanung vor allem die Abstimmung mit den Mitarbeitern, wer wann arbeitet, als Herausforderung an.11 Größte Treiber / Herausforderungen für Unternehmen und Personalmanagement: • Umgang mit alternden Belegschaften, insbesonder in Unternehmen mit Schichtarbeit und körperlich belastenden Tätigkeiten • Deckung des Bedarfs an qualifizierten Mitarbeitern in einer schrumpfenden und alternden Gesellschaft • Bewältigung des Wandels hin zu immer komplexeren Formen von Produktion und Kooperation • Weiter wachsender Flexibilitätsbedarf bei Unternehmen und Mitarbeitern3 STATEMENTS 16
  17. 17. Competence Book - Personaleinsatzplanung Status Quo & Zukunft PEP Deutsche Unternehmen setzen noch nicht flächendeckend eine Personaleinsatzplanung ein, d. h. auf der benannten Skala schätzen wir einen Status von 5-6. Personaleinsatzplanungssysteme nehmen als Schlüsselsysteme für das ganze Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert im Unter- nehmen ein, da sich eine moderne Personaleinsatzplanung auf alle Bereiche eines Unternehmens auswirkt.1 Noch nicht alle Unternehmen haben bereits Lösungen für die Herausforderungen im Be- reich Personaleinsatzplanung im Einsatz. In vielen Branchen ist noch immer nicht der Ansatz einer „bedarfsorientierten Planung“ angelangt, vielmehr wird noch immer mun- ter mit starren Rotationen gearbeitet. Hier denke ich vor allem an die Branchen Han- del, Hotellerie oder Krankenhäuser.6 Flächendeckend betrachtet sehe ich die Personaleinsatzplanung in Deutschland auf einer Skala von 1 bis 10 höchstens bei Note 5. Wir haben in den letzten Jah- ren einen starken Nachholbedarf nach gu- ten Planungsverfahren in verschiedenen Branchen festgestellt, z.B. bei Logistikern, Finanzdienstleistern oder auch Organisati- onen in der Pflege von alten, kranken oder behinderten Menschen.3 Die Bedeutung von Workforce Management ist in den Chefetagen angekommen.2 Trotz- dem sind professionelle Lösungen für Work- force Management noch lange nicht flächen- deckend im Einsatz. Auf einer Skala von 1 bis 10 würde ich deutschen Unternehmen des- halb im Durchschnitt eine „4“ geben.2 Beim „Perfekten Dinner“ würden die deut- schen Unternehmen von mir deshalb eine 6 bis 7 bekommen. Für die Zukunft wünsche ich mir mehr Eigenverantwortung für die Mitar- beiter und eine damit einhergehende vertrau- ensbasierte Zeiterfassung. Mitbestimmung und Mitgestaltung bei der Einsatzplanung ist motivierend und senkt langfristig die Fehl- quoten.7 STATEMENTS 17
  18. 18. Competence Book - Personaleinsatzplanung & Mobile PEPIm Bereich des betrieblichen Berichtswesens sowie des Controllings finden auch in- novative mobile Anwendun- gen ihre Berechtigung.8 Je flexibler Arbeitszeiten und je mobiler Mitarbeiter wer- den, umso wichtiger wird es, Prozesse orts- und zeitun- abhängig zu controllen – dies gilt natürlich auch für das Workforce Management.1 Mobilität ist also ein Schlüsselfaktor zur effizi- enten Organisation einer vernetzten Workforce.2 In der heutigen Praxis spie- len mobile Endgeräte in der Personaleinsatzplanung noch eine relativ geringe Rolle.3 & Cloud PEPViele deutsche Unterneh- men sind in der Nutzung von mobilen Lösungen inkl. Cloud noch in der Start- bzw. Prüfungspha- se.9 Innovative Lösungen auf Basis mobiler Betriebssysteme fallen vielfach den Bedenken des Datenschutzes und sei- ner Vertreter zum Opfer.8 Wir gehen davon aus, dass das Thema Cloud insbe- sondere beim Mittelstand zunehmen wird.2 Aus meiner Sicht wird Deutschland hierbei eine führende Rolle einnehmen, da in un- serem Land bei dem Thema Datenschutz eine sehr große Sensi- bilität besteht.9 Die modernen IT Technologien inkl. mobiler Bereitstellung ermöglichen der Personaleinsatz- planung ganz neue Möglichkeiten, die z.T. schon selbstverständlich sind.9 STATEMENTS 18
  19. 19. Competence Book - Personaleinsatzplanung Marktpotenzial PEP Auf dem Markt für Workforce Management gibt es bereits seit ei- nigen Jahren den Trend zu Zusammenschlüssen, was inzwischen zu einer größeren Marktbereinigung geführt hat.2 Sollte weiterhin die Möglichkeiten bestehen Arbeitskraft zum reduzierten Preis einzukau- fen, so wird sich ein Trend der letzten Jahre fortsetzen: Arbeitnehmer mit mehr als einem Beschäftigungsverhältnissen zur Sicherung der Existenzgrundlage.8 In Zukunft wird sich die Nutzung von webbasierten Personalplanungstools im- mer mehr verbreiten.11 Grundsätzlich sehen wir im Thema Personaleinsatzplanung die Spezialisten klar im Vorteil gegenüber den Generalisten.4 Zukunft 2020 PEP Ich glaube nicht, dass sich die Personaleinsatzplanung grundsätzlich neu definiert oder dass sie neu definiert werden muss.5 Das Thema Mobilität wird im Sinne von Planung auf mobilen Devices weiter- hin eine wichtige Rolle spielen.1 Die strategische Bedeutung von Workforce Management und der Druck zur Produkti- vitätssteigerung wird weiter zunehmen. Arbeitskraft muss wirtschaftlich und punktge- nau eingesetzt werden.2 Die Unternehmen und auch die Mitarbeiter werden noch flexibler werden. Gerade die Ge- neration Y möchte flexibler arbeiten – hierin liegt auch für die Unternehmen eine große Chance.4 Die Lösungen der drei führenden Anbieter im Markt strotzen heute nur so vor Funktionalitäten und diese werden von Releasestand zu Releasestand immer mehr. Die Lösungen der führenden Anbieter werden damit aber auch immer schwerer beherrschbar.10 STATEMENTS 19 Quellen: 1: Gunda Cassens-Röhrig, GFOS mbH 2: Markus Wieser, ATOSS Software AG 3: Dr. Burkhard Scherf, Dr. Scherf Schütt & Zander GmbH 4: Guido Zander, Dr. Scherf Schütt & Zander GmbH 5: Klaus Wössner, ISGUS GmbH 6: Axel Schwarz-Scholten, Teleopti GmbH 7: Karl-Adolf Gerstenecker, MEP24 Software GmbH 8: Hans Romeiser, ROUNT GmbH 9: Volker Johannhörster, p.l.i. solutions GmbH 10: Jürgen Wintzen, bm-orga GmbH 11: Sebastian Heindorff, easyPEP UG
  20. 20. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE 20 Delphi-Roundtable Workforce Management 2020: Was sind die „Next Steps“? Auszug aus dem Delphi-Roundtable mit Markus Wieser (ATOSS Software AG), Jürgen Wintzen(bm-orgaGmbH),SebastianHeindorff(easyPEPUG),GundaCassens-Röhrig(GFOS mbH), Klaus Wössner (ISGUS GmbH), Karl-Adolf Gerstenecker (MEP24 Software GmbH), Volker Johannhörster (p.l.i. solutions GmbH), Hans Romeiser (ROUNT GmbH), Dr. Burkhard Scherf & Guido Zander (Dr. Scherf Schütt & Zander GmbH), Axel Schwarz- Scholten (Teleopti GmbH) P ersonaleinsatzplanung bzw. Workforce Management sind eigentlich „reife“ Themen des Personalmanagements. Schon 2005 haben wir das Who-Is-Who der Branche im Rahmen eines Roundtables zum Thema befragen. Die Ökonomie und die Arbeitswelt haben sich aber fundamental seit den letzten 10 Jahren geändert und weitere Änderungen sind absehbar. Neue Technologien, „New Work“ bzw. neue Arbeits- formen, veränderte Konjunkturzyklen, Wirtschaftskrisen, … eine Vielzahl von Makro- und Mikro-Treibern sorgen für einen Wan- del, der auch das Workforce-Management bzw. die Personalein- satzplanung nicht unberührt lässt. Für uns war das Grund genug, nun nach fast 10 Jahren die führen- den Köpfe der Branche wieder zusammenzubringen und unsere Sicht auf die Branche im Rahmen des Competence Books zum Thema zu aktualisieren. Relevante Treiber für die Personaleinsatzplanung? Personaleinsatzplanung bzw. Workforce Management sind eigentlich „reife“ Themen des Personalmanagements. Schon 2005 konnten wir daher das Who-Is-Who der Branche im Rahmen eines Roundtables zum Thema befragt. 2014 haben sich aber Ökonomie und Arbeitswelt gewandelt und neue Generationen und Technologien werden den Wandel weiter vorantreiben. Daher ist jetzt Zeit für ein Update. Von welchen Treibern gehen Ihrer Meinung nach heute und bis 2020 die größten Herausforderung für deutsche Unter- nehmen und ihr Personalmanagement aus und welche Rolle spielen diese Treiber insbesondere für die Personaleinsatz- planung?
  21. 21. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE 21 Gunda Cassens-Röhrig In Zeiten des „War for Talents“ sind gut ausgebildete Talente die wichtigste, aber auch knappste Ressource des Unterneh- menserfolges. Gleichzeitig stellen die Mitarbeiter für Unternehmen einen er- heblichen Kostenfaktor dar. Daher ist es wichtig, dass die vorhandenen Mitarbeiter so effizient wie möglich eingesetzt werden. Unternehmen verschenken durch subop- timalen Mitarbeitereinsatz riesige Poten- ziale. Solche Fehler gilt es aufzudecken und so zu korrigieren, dass Produktivität und Motivation der Mitarbeiter nachhaltig steigen – zum Wohl des Mitarbeiters und des Unternehmens. Wer es schafft, seine Arbeitskräfte nach ihren Qualifikationen, ihrem Können und zumindest graduell auch nach ihren persönlichen Wünschen einzusetzen, gewinnt auf ganzer Linie. Nur so können die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten voll ausschöpfen und sind zugleich auch sehr viel motivierter, weil ihre individuel- len Bedürfnisse Berücksichtigung finden. Eine wohlüberlegte und gut fundierte Personalplanung ist daher unverzichtbar. Gleichzeitig spielt die Einhaltung aller be- trieblichen und gesetzlichen Regelungen und der Nachweis über deren Einhaltung für viele Unternehmen eine sehr große Rolle. Eine Aufgabe, der die Unternehmen ohne eine elektronische, am besten auch automatische Einsatzplanung, kaum mehr gerecht werden können. Gerade bei inter- national tätigen Unternehmen gilt es auch die gesetzlichen Anforderungen mehrerer Länder flexibel zu unterstützen. Burkhard Scherf Größte Treiber / Herausforderungen für Unternehmen und Personalmanagement: • Umgang mit alternden Belegschaf- ten, insbesondere in Unternehmen mit Schichtarbeit und körperlich be- lastenden Tätigkeiten • Deckung des Bedarfs an qualifizier- ten Mitarbeitern in einer schrump- fenden und alternden Gesellschaft • Bewältigung des Wandels hin zu im- mer komplexeren Formen von Pro- duktion und Kooperation • Weiter wachsender Flexibilitätsbedarf bei Unternehmen und Mitarbeitern Für die Personaleinsatzplanung ist dabei vor allem das erste Thema von Bedeutung, das z.B. zur Abkehr von festen Schicht- gruppen und wesentlich komplexeren, dafür aber auch flexibleren Schichtplä- nen führen wird. Daneben bleibt der Kostendruck in allen Organisationen ein Thema, das dazu zwingt, die gleichzeitig wertvollste und zumeist auch teuerste Ressource jeder Organisation, die Mitar- beiter, so effektiv wie möglich einzusetzen und damit ihren Einsatz durch gute Pla- nung weiter zu optimieren. Das Thema Arbeitszeit ist mittlerweile für die Mitarbeiterzufriedenheit mindes- tens so wichtig wie eine gute Bezahlung. Eine Personaleinsatzplanung ist die Basis dafür, dass Arbeitszeiten attraktiv gestal- tet werden können und gleichzeitig auch wirtschaftlich für das Unternehmen sind. Markus Wieser Zwei Dinge werden Ökonomie und Ar- beitsleben in Zukunft beherrschen: Die zunehmende Volatilität der Märkte und der zunehmende Fachkräftemangel, verbunden mit einer sich strukturell än- dernden Arbeitnehmerschaft. Die Beleg- schaft muss im Einklang mit der Unter- nehmensstrategie optimal und flexibel eingesetzt werden. In Zeiten schneller Veränderungen sind fluide Organisati- onen gefordert, die sich durch Wand- lungsfähigkeit, Ressourceneffizienz und Ergonomie auszeichnen. Genau hier kommen unsere Workforce Management Lösungen ins Spiel. Sie versetzen Un- ternehmen in die Lage, auf die jeweilige Marktsituation schnell, prozess- und kostenoptimiert zu reagieren. Transpa- rente Abläufe, lückenlose Kommunikati- on, agile Prozesse, die Echtzeitsteuerung von Wertschöpfungsketten und hohe Flexibilität im Personalumfeld entschei- den künftig über Erfolg und Misserfolg. Langfristig werden nur Unternehmen bestehen, deren Produktivität sich auf absolutem Spitzenniveau befindet. Diese lässt sich jedoch vielfach nur noch dort steigern, wo es um die wertvollste und zunehmend knappe Ressource, den Mit- arbeiter, geht. Gleichzeitig gilt es ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Leistungsfähigkeit und Motivation aller Mitarbeiter, unabhängig von Alter, Geschlecht oder Herkunft, si- cherstellt. Die Millenials beispielsweise Zu Gunda Cassens-Röhrig: Gunda Cassens-Röhrig ist seit 1989 bei der GFOS tätig, ist Mitglied der Geschäfts- leitung und verantwortet den Bereich der Entwicklung und Beratung Workforce & Security. Ihre Spezialthemen liegen im Bereich Projektmanagement, Beratung, Produktmanagement/Weiterentwicklung gfos, Personaleinsatzplanung, Personal- bedarfsermittlung & -planung.
  22. 22. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE „In Zeiten des „War for Talents“ sind gut ausgebildete Talente die wichtigste, aber auch knappste Ressource des Unternehmenserfolges.“ - Gunda Cassens-Röhrig 22 legen Wert auf ein ausgeglichenes Ver- hältnis von Leben, Arbeit, persönlicher Entwicklung und Weiterbildung. Das lebensphasenorientierte Arbeiten ist für alle Generationen ein erstrebenswertes Ziel. Auf diese Anforderungen müssen Unternehmen künftig eingehen, wollen sie das Potenzial am Arbeitsmarkt nut- zen und die eigene Workforce optimal nutzen. Damit wird eine mitarbeiterori- entierte Arbeitszeitgestaltung auf Basis unterschiedlichster Organisations-, Ar- beits- und Lebensformen zum Erfolgs- faktor. Mit leistungsstarken Workforce Management Lösungen können Unter- nehmen eine Vielzahl von Arbeitszeitmo- dellen und individuellen Arbeitszeitrege- lungen anbieten und bedarfsoptimiert steuern. IT-gestützte Wunschdienst- pläne, Tauschbörsen, Self Services und Apps, zum Beispiel für mobiles Arbeits- zeitmanagement, ermöglichen eine ak- tive Beteiligung der Mitarbeiter an den Prozessen und eine Mitbestimmung bei der Arbeitszeit. Workforce Management wird zum strategischen Instrument, das die Wettbewerbsfähigkeit und das Em- ployer Marketing gleichermaßen sichert. Klaus Wössner Die Personaleinsatzplanung ist nur ein Hilfsmittel dafür, die Leistungen, die ein Unternehmen erbringt, richtig - also in der erwarteten Qualität - idealerweise ter- mingerecht und vor allem wirtschaftlich zu planen und zu steuern. Was sich hinsichtlich der Personaleinsatz- planung ändert, ist die Komplexität der Faktoren die zu berücksichtigen sind, um den ermittelten Bedarf abzudecken. Es geht nicht nur darum, wer kann/darf, was, wann und wie lange. Als Fragen kommen ggf. hinzu: wo wird die Leistung benötigt und wer ist am schnellsten dort, welche Tätigkeiten/Leistungen wurden geplant und welche tatsächlich erbracht, sind neben dem Personal andere Ressourcen erforderlich und verfügbar, etc. Es geht also zunehmend um die ganzheitliche Be- trachtung der Leistungserbringung eines Unternehmens. Mobiler Personaleinsatz, Routen-/Tourenplanung, Planung von Maschinen, Hilfsmitteln, Fahrzeugen so- wie Erfassung und Abgleich der geplanten mit den tatsächlich erbrachten Leistun- gen, kommen immer mehr hinzu. Sebastian Heindorff Wir sehen bei Personaleinsatzplanung vor allem die Abstimmung mit den Mitarbei- tern, wer wann arbeitet, als Herausforde- rung an. Unsere Kunden bei easyPEP haben durchschnittlich 30 Mitarbeiter, die sehr flexibel und bedarfsorientiert und zum Teil sehr kurzfristig eingesetzt werden. Zudem sehen wir, dass die Mitarbeiter immer mehr in den Planungsprozess eingebunden wer- den. Wer auf eine softwarebasierten Perso- nalplanung umsteigt, der schätzt außerdem die große Zeiteinsparung und Kontrolle. Die Herausforderung für uns ist es also eine flexible und transparente Planung zu ermöglichen um den Ansprüchen der Mit- arbeiter gerecht zu werden und damit auch die Motivation zu steigern. Außerdem ist in der heutigen Zeit mit Smartphone und dauerhaftem Internetzugang eine Zugriffs- möglichkeit auf Dienstpläne auch von „un- terwegs“ für unsere Kunden Pflicht. Um die Kosten für eine Personalplanungs-Software gering zu halten, was vor allem für kleine- re Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitern ausschlaggebend ist, setzen wir auf eine standardisierte Software und ein monatli- ches Bezahlmodell. Zu Klaus Wössner: Klaus Wössner begleitet das Thema MES bereits seit dem Anfang der 90er Jahre, als die die ISGUS GmbH anlässlich der CeBIT ihre erste BDE Lösung vorstellte. Seither hat sich die ISGUS Lösung, wie auch der Bedarf der überwiegend mittel- ständischen Kunden, kontinuierlich weiterentwickelt. In 25 Jahren ununterbroche- ner Produktpflege und Weiterentwicklung wurden immer wieder neue Aspekte und Entwicklungen aufgegriffen, die sich in der heute angebotenen Lösung wiederfin- den. Klaus Wössner ist seit vielen Jahren im Projekt- und Produktmanagement im Bereich Fertigung/Industrie aktiv und ist seit 1996 verantwortlich für Vertrieb und Marketing.
  23. 23. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE 23 Status quo und Zukunft der Personaleinsatzplanung? Die genannten Treiber fordern die real existierende Personaleinsatzplanung heraus und hinterfragen in Zukunft die heute etablierten und ausreichen- den Lösungen. Wie bewerten Sie die heutige Personal- einsatzplanung in deutschen Unter- nehmen, wie gut sind die Unternehmen bereits auf den Wandel der Arbeitswelt vorbereitet? Wo ständen wir beim „Perfekten Dinner“ bei einer Skala von 1 bis 10 (10: perfekt). Welche Branchen sind eher „Top“, welche Branchen sind noch eher ein „Flop“? Wie wird die Per- sonaleinsatzplanung in Zukunft „an- ders“ organisiert, geplant und durch- geführt? Welchen Stellenwert wird sie im Unternehmen einnehmen? Bleibt die Organisation und Logik beim Alten oder werden auch sie „modernisiert“? Axel Schwarz-Scholten Noch nicht alle Unternehmen haben be- reits Lösungen für die Herausforderungen im Bereich Personaleinsatzplanung im Einsatz. Die, die sich diesem Thema be- reits zugewendet haben, werden um eine Überprüfung der durch Ihr Geschäftsmo- dell definierten Anforderungen an die be- stehenden Lösung nicht herumkommen, denn wie schon oben erwähnt, dreht sich der Markt schneller, als manchen lieb sein mag. In vielen Branchen ist noch immer nicht der Ansatz einer „bedarfsorientier- ten Planung“ angelangt, vielmehr wird noch immer munter mit starren Rotatio- nen gearbeitet. Hier denke ich vor allem an die Branchen Handel, Hotellerie oder Krankenhäuser. Im Bereich der Kunden- service-Center ist man da schon weiter, da hier natürlich auch der Druck der Kunden deutlich höher ist. Übertrüge man den erreichten Grad der Effizienz eines heute bereits gut aufgestellten Service-Centers auf alle Bereiche eines Unternehmens, so würden wir einen regelrechten Effizienz- schub erreichen. Stellen Sie sich nur vor, alle Mitarbeiter eines großen deutschen Versicherers oder einer Bank würden ei- nen gleich hohen Auslastungsgrad wie ihre Kollegen im Service-Centererreichen. Burkhard Scherf Flächendeckend betrachtet sehe ich die Personaleinsatzplanung in Deutschland auf einer Skala von 1 bis 10 höchstens bei Note 5. Individuell gibt es da große Un- terschiede, wobei nach unserer Erfahrung die Unterschiede von Unternehmen zu Unternehmen klarer und größer sind als die von Branche zu Branche. Man kann z.B. feststellen, dass die Durchdringung des Handels (zumindest der größeren Fili- alisten) mit Software zur Personaleinsatz- planung schon relativ weit fortgeschritten ist. Aber nicht jedes Unternehmen, das eine Software-Lösung nutzt, plant damit auch schon gut. Wir haben in den letzten Jahren einen starken Nachholbedarf nach guten Pla- nungsverfahren in verschiedenen Bran- chen festgestellt, z.B. bei Logistikern, Finanzdienstleistern oder auch Organi- sationen in der Pflege von alten, kranken oder behinderten Menschen. Gerade in diesen Branchen muss und wird es eine Abkehr von traditionellen Denkmustern geben. Der Personalbedarf muss auf neue Weise ermittelt und dargestellt werden. Die Planung muss sich an dem vom Kun- den ausgelösten Bedarf orientieren und erst im zweiten Schritt nach den Wün- schen und Prioritäten der Mitarbeiter richten, Traditionelle Schichtzeiten müs- sen in Frage gestellt und häufig verworfen werden. Das benötigt eine gewisse Zeit um verstan- den zu werden, erst dann sind die Orga- nisationen auch reif für eine Umsetzung. Personaleinsatzplanung wird dadurch auch an Bedeutung gewinnen: Sie wird zur elementaren Aufgabe auf allen Führungs- ebenen, die von Spezialisten mit entspre- chendem Know-how unter Nutzung guter Software-Werkzeuge unterstützt und um- gesetzt wird. Bedarfsorientierung muss aber nicht zwingend heißen, dass die Ar- beitszeit für die Mitarbeiter unattraktiv wird. Wir haben in den letzten Jahren mehrfach Projekte umgesetzt, in denen wir die Bedarfsorientierung und damit die Wirtschaftlichkeit des Personaleinsatzes verbessert und gleichzeitig die Mitarbei- terzufriedenheit erhöht haben. Zu Axel Schwarz-Scholten: Axel Schwarz-Scholten ist Geschäftsführer der Teleopti GmbH. Seinen Einstieg in die Contact Center Branche fand er vor 20 Jahren, als er die Position des Team- leiters beim KSC der Dresdner Bank übernahm. Von dort wechselte er in eine Ver- triebsposition bei einem Softwarehersteller für WFM und war bevor er zu Teleopti wechselte bei almato als Vertriebsleiter tätig.
  24. 24. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE „In Zeiten schneller Veränderungen sind fluide Organisa- tionen gefordert, die sich durch Wandlungsfähigkeit, Res- sourceneffizienz und Ergonomie auszeichnen.“ - Markus Wieser 24 Gunda Cassens-Röhrig Deutsche Unternehmen setzen noch nicht flächendeckend eine Personaleinsatzpla- nung ein, d. h. auf der benannten Skala schätzen wir einen Status von 5-6. Nach aktueller Marktbeobachtung steigt jedoch die Nachfrage nach guten und leistungs- starken Personaleinsatzplanungssystemen. Speziell im Handel beschäftigen sich ak- tuell zahlreiche Unternehmen mit der Einführung einer Personaleinsatzplanung oder haben bereits ein Planungssystem im Einsatz. Andere Branchen, speziell im industriellen Umfeld, arbeiten noch mit herkömmlichen Schichtsystemen, manu- eller handschriftlicher Planung oder Pla- nungen in Excel. Die Prüfung aller erfor- derlichen Regeln bzw. die Schaffung einer gerechten, gleichverteilten Planung ist auf manuellem Wege jedoch nahezu unmög- lich. Insofern steigt der Bedarf nach Per- sonaleinsatzplanungssystemen und diese nehmen als Schlüsselsysteme für das gan- ze Unternehmen einen sehr hohen Stel- lenwert im Unternehmen ein, da sich eine moderne Personaleinsatzplanung auf alle Bereiche eines Unternehmens auswirkt. Um attraktive Arbeitszeiten und Arbeits- plätze anzubieten, wird die Organisation und der Umgang mit den Arbeitszeiten ebenfalls in der Regel modernisiert und flexibilisiert. Markus Wieser PersonalintensiveBranchenmitstarkenBe- darfsschwankungen, zum Beispiel Gesund- heitswesen, Logistik oder Handel, sind sich der Bedeutung einer bedarfsoptimierten Einsatzplanung für mehr Wirtschaftlich- keit und Servicequalität durchaus bewusst und haben teilweise wirksame Lösungen umgesetzt, getrieben durch die immer längeren Öffnungszeiten oder die aktuell geführte Diskussion zum Thema „Same Day oder Next Day Delivery“. Schnelle Re- aktionsfähigkeit, kurze Lieferzeiten oder ein punktgenauer Service sind erfolgsent- scheidend, nicht nur für Versandhandel oder Logistik. Auch traditionellere Bran- chen, wie die Automobilindustrie, haben Flexibilisierungstools geschaffen, die es ihnen ermöglichen, Auftragsschwankun- gen von 20 bis 30 Prozent für lange Zeit- räume, teilweise mehr als zwölf Monate, ohne Personalabbau zu managen. Ganz generell gesprochen: die Bedeutung von Workforce Management ist in den Chefeta- gen angekommen. Mit Bleistift und Papier oder einer Tabellenkalkulation lässt sich die Komplexität einer bedarfs- und mitar- beitergerechten Personalsteuerung ganz einfach nicht bewältigen. Trotzdem sind professionelle Lösungen für Workforce Management noch lange nicht flächen- deckend im Einsatz. Auf einer Skala von 1 bis 10 würde ich deutschen Unternehmen deshalb im Durchschnitt eine „4“ geben. Da schlummert noch erhebliches Poten- zial. Arbeitszeitflexibilisierung ist dabei das übergeordnete Motto. Nur wenn die Rahmenbedingungen stimmen und der gesetzliche bzw. tarifliche Spielraum voll ausgeschöpft wird, entfaltet Workforce Management seine volle Wirkung. Karl-Adolf Gerstenecker Ich denke, dass kleine und mittelständi- sche Unternehmen in Deutschland noch Nachholbedarf in Bezug auf die Personal- einsatzplanung haben. In diesen Bereichen wird häufig noch zu viel manuell und büro- kratisch geplant. Beim „Perfekten Dinner“ würden die deutschen Unternehmen von mir deshalb eine 6 bis 7 bekommen. Für die Zukunft wünsche ich mir mehr Eigen- verantwortung für die Mitarbeiter und eine damit einhergehende vertrauensbasierte Zeiterfassung. So sollten Wunsch-Arbeits- zeit von Mitarbeitern berücksichtigt und wenn möglich eingehalten werden. Darüber hinaus ist es für Arbeitnehmer motivierend, wenn man ihnen Tauschmöglichkeiten anbieten und sie diese selber über das Pro- gramm organisieren lässt. Mitbestimmung und Mitgestaltung bei der Einsatzplanung ist motivierend und senkt langfristig die Fehlquoten. Es ist zwingend erforderlich, dass die Einsatzplanung in Zukunft auf die Mitarbeiter ausgerichtet wird. Derzeitige Systeme neigen dazu, zu komplexe Darstel- lungen und Ergebnisse zu liefern. Durch dieseVerkomplizierungwerdendiesehäufig vom Mitarbeiter abgelehnt. Zu Markus Wieser: Markus Wieser, Dipl.Ing., verantwortet die gesamte fachliche Produktentwicklung bei der ATOSS Software AG. Sein Ziel ist es, Workforce Management Solutions zu gestalten, die Unternehmen einen messbaren Mehrwert und einen unschlagbaren ROI bieten.
  25. 25. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE 25 Neue Technologien in der Personaleinsatzplanung? Zu den neuen und aktuellen Trends in sämtlichen Branchen zählen neben neuen funktionalenAspektenauchneueTechno- logien wie Cloud- oder Mobile-Lösungen. Wie weit ist in deutschen Unternehmen die Entwicklung und Nutzung solcher Technologie vorangeschritten und wie kann Technologie die Prozesse unter- stützen? Welche Bedeutung haben sol- che Technologien für die Zukunft der Personaleinsatzplanung? Welche tech- nologischen Neuheiten könnten noch für die Branche relevant werden? Welche Potenziale gibt es hier gegebenfalls noch aufzudecken? Wo die Daten letzten Endes liegen, ist eher sekundär aber mobile Lösungen, die auf der Basis aktueller Daten und Informationen aus unterschiedlichen Quellen die Einsatzplanung und -steue- rung mobil ermöglichen und dabei noch zusätzliche Funktionen übernehmen, kommen mit Sicherheit. Markus Wieser Die Digitalisierung hat den klassischen Workplace revolutioniert: Business is ever- ywhere. Das betrifft längst nicht mehr nur Digital Natives. Laut IDC arbeiten bereits überdieHälfteallerAngestelltenzumindest teilweise mobil. Bis 2019 wird der Datenver- kehr über mobile Endgeräte das 10-fache des heutigen Niveaus erreichen. Mobilität ist also ein Schlüsselfaktor zur effizienten Organisation einer vernetzten Workforce. Das spiegelt sich auch in unseren Lösun- gen wieder. Im öffentlichen Dienst zum Beispiel gibt es interessante Use Cases für unsere Mobile Workforce Management App. Gerade Stadtverwaltungen sind ja für eine enorm große Fläche und die ver- schiedensten Aufgaben zuständig. Im Bau- , Garten- oder Sportamt sind deshalb viele mobile Teams im Einsatz. Zeitbuchungen und untertägige Kontierungen auf Kos- tenstellen gestalten sich als schwierig. Hier schafft mobiles Arbeitszeitmanagement Abhilfe. Ebenso im Einzelhandel: Mobiles Workforce Management ermöglicht Per- sonalverantwortlichen, die aktuelle Pla- nung jederzeit und überall einzusehen und bei Bedarf Umplanungen vorzunehmen. Gebietsleiter, die für mehrere Filialen zu- ständig sind, haben Umsatz, Personalbe- darfsänderungen und Planabweichungen im Blick und können umgehend reagieren, auch wenn sie nicht vor Ort sind. Und auch die Mitarbeiter profitieren: Sie erhalten bei Änderungen im Dienstplan automatisch eine Mitteilung aufs Smartphone. Durch diese Einsatzszenarien reduziert sich auch der administrative Aufwand auf allen Ebe- nen enorm. Wir gehen davon aus, dass das Thema Cloud insbesondere beim Mittelstand zu- nehmen wird. Diesem Trend tragen wir mit unserer Cloud Lösung Rechnung. Der Einsatz von HR-Software in der Cloud er- fordert höchste Sicherheitsmaßnahmen. Deshalb arbeiten wir mit der Deutschen Telekom zusammen. Gemeinsam bieten eine hochverfügbare und sichere Ser- ver-Hosting-Lösung. So sind die hoch- sensiblen Daten unserer Kunden durch deutsches Vertragsrecht und die schärfsten Datenschutzrichtlinien gesichert Burkhard Scherf In der heutigen Praxis spielen mobile Endgeräte in der Personaleinsatzplanung noch eine relativ geringe Rolle. Mit der weiterhin zunehmenden Selbstverständ- lichkeit der Nutzung von Smartphones und anderen mobilen Geräten werden mobile Funktionen sich auch in der Per- sonaleinsatzplanung ausbreiten – in erster Linie zur Vereinfachung und Beschleuni- gung der Kommunikation zwischen Pla- nern und Mitarbeitern. Eine große funk- tionale oder organisatorische Revolution erwarten wir hierdurch nicht (aber viel- leicht überraschen uns die Anbieter auf diesem Feld ja doch noch?). Cloud-Lösungen werden heute bereits an- geboten. Wir beobachten hier bis heute eine große Zurückhaltung bei vielen Un- ternehmen, die für eine Personaleinsatz- planung benötigten personenbezogenen Daten in der Cloud abzulegen. Technisch gibt es durchaus auch noch Herausforde- rungen zu lösen, um die Funktionalität für eine komplexe Personaleinsatzplanung komplett über einen installationsfreien Thin-Client zugängig zu machen. Zu Burkhard Scherf: Dr. Burkhard Scherf, Diplom-Informatiker, Jahrgang1960, ist seit 20 Jahren in un- terschiedlichen Aufgaben ‑ als Berater, Projektleiter und Manager ‑ tätig in den Themenfeldern Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung. Als Gründer und Partner der Unternehmensberatung Dr. Scherf Schütt & Zander berät er Orga- nisationen bei der Gestaltung des effektiven Personaleinsatzes - von der Bedarf- sermittlung über Arbeitszeitflexibilisierung und Personaleinsatzplanung bis zum Change-Management.
  26. 26. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE „In der heutigen Praxis spielen mobile Endgeräte in der Personaleinsatzplanung noch eine relativ geringe Rolle.“ – Burkhard Scherf 26 Gunda Cassens-Röhrig Je flexibler Arbeitszeiten und je mobiler Mitarbeiter werden, umso wichtiger wird es, Prozesse orts- und zeitunabhängig zu controllen. Mobiles Workforce Manage- ment ermöglicht Mitarbeitern, Zeit- und Projektzeitbuchungen, Kostenstellenzu- ordnungen sowie die Beantragung von Urlaub direkt über das Smartphone oder den Tablet-PC vorzunehmen. Auch Aus- wertungen über aktuelle Saldenstände, Einsatzpläne, Wünsche oder Fehlzeiten- anträge für die kommende Dienstplan- periode können jederzeit über das mobile Device abgerufen oder eingegeben wer- den. Darüber hinaus können auf einem Tablet-PC komplette Dienstpläne erstellt und abgebildet werden. Dem einzelnen Mitarbeiter kann bei Nutzung von Web- Apps die Dienstplaneinteilung zur Ver- fügung gestellt werden, so dass diesem direkt ersichtlich wird, wann und wo er an welchen Tagen eingeplant ist. Zudem lie- gen die Themen demografischer Wandel und HR-Kennzahlen im Trend: In vielen Unternehmen fallen heutzutage riesige HR-Datenmengen an, die mög- lichstschnellverarbeitetwerdensollen. Im beruflichen Alltag eines HR-Spezialisten können diese jedoch häufig nicht gewinn- bringend für das Unternehmen eingesetzt werden. Viele HR-Abteilungen sind vom Umfang der Personaldaten überfordert und nicht in der Lage, aus der großen Da- tenmenge, die zur Verfügung steht, aus- sagekräftige Schlüsse zu ziehen, da dafür häufig die passenden Instrumente fehlen. Dabei stellt der Einsatz der richtigen Inst- rumente, wie z.B. HR-Kennzahlen mit ei- ner ansprechenden Visualisierung der Da- ten, eine große Chance für Unternehmen dar, indem Personalverantwortliche in die Lage versetzt werden, wichtige HR-rele- vante Fragen zu beantworten. Auch sind HR-Kennzahlen für Personalverantwortli- Einschätzung der befragten Personalma- nager am stärksten auf das Personalma- nagement auswirken werden. So erwarten 82% der Befragungsteilnehmer, dass sich der demografische Wandel sehr stark oder stark auf das Personalmanagement in ih- rem Unternehmen auswirken wird. 70% rechnen mit sehr starken oder starken Auswirkungen des Wertewandels. Dennoch haben all diese Erkenntnisse bisher noch nicht dazu geführt, dass für Personalverantwortliche ein Werkzeug Zu Karl-Adolf Gerstenecker: Karl-Adolf Gerstenecker ist Gründer (1994) und Geschäftsführer der MEP24 Soft- ware GmbH. Schwerpunkt der Arbeit ist die Entwicklung und Bereitstellung von Software für die Personaleinsatzplanung sowie die Beratung zu Fragen rund um die Themen Einsatzplanung und Zeitwirtschaft. Seit 1992 ist er zusätzlich als Lehr- beauftragter an der Dualen Hochschule Mosbach/Heilbronn für Personalplanung und -entwicklung tätig. Nach langjähriger Managementtätigkeit im Einzelhandel ist er bereits seit 1984 selbständiger Berater mit den Schwerpunkten Einsatzplanung und Zeitwirtschaft. che schon längst ein wichtiges Instrument geworden, um den Erfolg ihrer Arbeit nachweisbar zu machen. Allerdings zeigt die DGFP Studie „HR Kennzahlen auf dem Prüfstand“, dass es zahlreiche Kennzahlen gibt, die zwar weit verbreitet sind, aber für vergleichsweise wenig steuerungsrelevant gehalten werden. Auch wird durch den DGFP-Report deutlich, dass der demo- grafische Wandel und der Wertewandel die HR-Megatrends sind, die sich nach entwickelt wird, mit dem sie den Erfolg ihrer Arbeit im Hinblick auf die Bewälti- gung der neuen Herausforderungen, die mit den HR-Megatrends einhergehen, steuern und messen können. Dieser Auf- gabe hat sich die GFOS gestellt, indem wir HR-Kennzahlen entwickelt haben, die ei- nen konkreten Bezug zu diesen aktuellen und relevanten Themen haben.
  27. 27. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE „Innovative Lösungen auf Basis mobiler Betriebssysteme fallen vielfach den Bedenken des Datenschutzes und seiner Vertreter zum Opfer“ – Hans Romeiser 27 Volker Johannhörster Viele deutsche Unternehmen sind in der Nutzung von mobilen Lösungen inkl. Cloud noch in der Start- bzw. Prüfungs- phase. Hier muss ein (noch) schnelleres Umdenken in den Köpfen der Unterneh- menslenker stattfinden. Wir müssen na- türlich parallel die Rahmenbedingungen für Datenschutz und –sicherheit auf der Unternehmensebene klären und definie- ren. Aus meiner Sicht wird Deutschland hierbei eine führende Rolle einnehmen, da in unserem Land bei diesem Thema eine sehr große Sensibilität besteht; das ist eine große Chance. Die modernen IT Technologien inkl. mobiler Bereitstellung ermöglichen der Personaleinsatzplanung ganz neue Mög- lichkeiten, die z.T. schon selbstverständ- lich sind. Abruf der Planungsdaten über Self Service Portale, aktive Information der MitarbeiterInnen über verschiedene Push-Kanäle (Email, SMS, Apps) und Er- mittlung der optimalen Schichtmodelle bzw. Service-Zeiten durch Auswertung der gewünschten Verfügbarkeiten des Per- sonals heben sehr viel Potenzial. Die Betrachtung der Historie der Pla- nungsdaten inkl. Anreichung dieser Da- ten mit persönlichen Merkmalen des Mitarbeiters (unter Berücksichtigung des Datenschutzes) ergeben sehr gute Mög- lichkeiten im Bereich Data Mining. Die so gefunden Muster und Korrelationen wer- den dann ebenfalls die Planung für Un- ternehmen und Mitarbeiter immer weiter verbessern. Hans Romeiser Personaleinsatzplanungs-Systemen über Konzepte wie Software as a Service, Cloud-Hosting, Web-basierende Clients, etc. steht im Gegensatz zu den Problemen der Kommunikation mit dem Adressaten der Personaleinsatzplanung – dem Mitar- beiter selbst. Innovative Lösungen auf Basis mobiler Betriebssysteme fallen vielfach den Bedenken des Datenschutzes und seiner Vertreter zum Opfer. Ruft man sich jedoch die neuen Herausforderungen der Perso- naleinsatzplanung nochmal vor Augen – langfristige Planbarkeit und Zuverlässigkeit - darf bezweifelt werden, ob die Vorzüge einer mobilen und somit schnellen Kom- munikation mit dem Mitarbeiter als Er- folgsfaktortaugen. Dieeigentlich relevanten Neuerungen sind in der konsistenten und integrierten Vernetzung der neuen, umfas- senderen Rollenverteilung der Personalein- satzplanung zu suchen. So erleichtern auf den jeweiligen Anwenderabgestimmte Nut- zerkonzepte den Zugang zu den komplexen Aufgaben und Informationsangeboten der Personaleinsatzplanung erheblich und er- lauben den zielkonvergenten Einsatz. Ins- besondere die Integration der eigentlichen Geschäftstreiber – die Bedarfsplanung und –prognose – bietet nach wie vor umfang- reiches Verbesserungspotential bei allen Anbietern von Personaleinsatzplanungssys- temen. Gleiches gilt für die Möglichkeiten des betrieblichen Berichtswesens sowie des Controllings – in diesen Bereichen finden auch innovative mobile Anwendungen ihre Berechtigung. Zu Volker Johannhörster: Volker Johannhörster ist Gründer (2001) und Geschäftsführender Gesellschafter der p.l.i. solutions GmbH. Er verantwortet die Bereiche Personal, Finanzen, Ver- trieb und das Competence Center Workforce Management. Nach seinem Wirt- schaftsingenieurstudium arbeitete er mehrere Jahre in einem Medienkonzern als Leiter Prozessorganisation.
  28. 28. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE „Die Lösungen der drei führenden Anbieter im Markt strotzen heute nur so vor Funktionalitäten, werden damit aber auch immer schwerer beherrschbar.“ – Jürgen Wintzen 28 Differenzierung? Im Markt für Personaleinsatzplanung steckt immer noch ein gewaltiges Po- tenzial. Anbieter ganzheitlicher und spezialisierter Lösungen stehen sich dabei gegenüber. Wer sind Ihrer Meinung nach momen- tan die wichtigen Akteure im Hinblick auf die Personaleinsatzplanung der Zukunft? Wird es im Markt noch zu strukturellen Veränderungen kom- men? Wie differenzieren sie sich selbst heute und morgen als Partner vom Wettbewerb und welche Leistungen bieten Sie an? Markus Wieser Auf dem Markt für Workforce Manage- ment gibt es bereits seit einigen Jahren den Trend zu Zusammenschlüssen, was inzwischen zu einer größeren Marktbe- reinigung geführt hat. Wer hier bestehen will, braucht profundes Know-how, leis- tungsfähige Technologien, eine starke Innovationskraft und finanzielle Solidi- tät. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung und 4.500 Projekten verfügen wir über das nötige Intellectual Property und Bran- chenwissen. Für eine nachhaltige Wert- schöpfung bei unseren Kunden ist das unerlässlich. Wir sind heute in der Lage, Lösungen für alle Unternehmensgrößen, Branchen und Anforderungen anzubie- ten. Prozess- und Potenzialanalysen rund um Arbeitszeitflexibilisierung und Perso- naleinsatzplanung gehören zu unserem Standardprogramm. Mit agilen Entwick- lungsverfahren und kurzen Release-Zyk- len stellen wir die schnelle Übersetzung von Kunden- und Marktanforderungen in unsere Software sicher. Jährlich fließen rund 20 Prozent unseres Umsatzes in For- schung und Entwicklung. Wenn es um das Investment in zukunftsfähige Workforce Management-Systeme geht, sind wir Laut EU-Industrial R&D Investment Score- board europaweit die Nummer 1. Guido Zander Unsisthierzunächstwichtigzuunterschei- den zwischen Anbietern von Software-Lö- sungen und uns als Beratern, die mit und fürunsere KundendieVoraussetzungen für eine gute Personaleinsatzplanung im Hin- blick auf Organisation, Planungsprozess und Arbeitszeitmodell schaffen. Wir sehen uns als den führenden produktunabhängi- gen Kompetenzträger im Thema Personal- einsatzplanung im deutschsprachigen Be- reich. Weil wir seit vielen Jahren mit dem Fokus auf Prozesse, Arbeitszeitmodelle und organisatorische Maßnahmen Kunden im Thema des optimierten Personaleinsat- zes begleiten, verfügen wir heute über ein einzigartiges Know-how und können aus einem reichen Erfahrungsfundus schöp- fen, der sich auf Unternehmen praktisch aller Branchen und Größenordnungen be- zieht. Wir beraten unsere Kunden in der gesamten Prozesskette, die zu einem effek- tiven Personaleinsatz führt: • Klärung des Personalbedarfs und sei- ner Schwankungen im Zeitverlauf • Gestaltung zum Bedarfsverlauf pas- sender Arbeitszeitmodelle bis hin zur zugehörigen Betriebsvereinbarung • Definition des Prozesses der Personal- einsatzplanung • Auswahl eines zum definierten Pro- zess passenden Software-Werkzeugs für die Einsatzplanung • Definition der Kennzahlen und Con- trolling-Maßnahmen zur Bewertung der Qualität der Einsatzplanung • Begleitung bei der Umsetzung der Veränderungen Bei den Anbietern von Software zur Per- sonaleinsatzplanung zählen die auch auf der Competence Site vertretenen Unter- nehmen wie ATOSS, GFOS, Interflex oder InVision nach wie vor zu den führenden Anbietern. Je nach spezifischer Anforder- nungssituation des Kunden bieten sich gelegentlich auch kleinere Nischen-Anbie- ter als Alternative an. Grundsätzlich sehen wir im Thema Personaleinsatzplanung die Spezialisten klar im Vorteil gegenüber den Generalisten. Zu Guido Zander: Guido Zander studierte Wirtschaftinformatik an der Otto-Friedrich-Universität in Bamberg und arbeitet seit über zehn Jahren in den Themen Arbeitszeitmanage- ment und Personaleinsatzplanung. Die Rollen als Berater, Projekt-, Team- und Bereichsleiter, Mitglied des Managementboards in einem börsennotierten Soft- wareunternehmen gaben ihm dabei Gelegenheit, die Themen sowohl operativ als auch strategisch zu durchdringen. Guido Zander ist seit dem 01.04.06 Geschäfts- führer bei Dr. Scherf Schütt & Zander
  29. 29. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE „Wir wissen, dass nachhaltiges Ressourcenmanagement weit mehr ist als die Verwaltung von Personal und Produkten.“ – Gunda Cassens-Röhrig 29 Jürgen Wintzen Der Markt der Anbieter für Lösungen der Personaleinsatzplanung hat sich in den letzten Jahren ziemlich konsolidiert. Es gibt zwar immer noch eine Vielzahl von Softwareanbietern, welche Produkte in diesem Segmentanbieten, dennoch trennt sich sehr schnell die „Spreu vom Weizen“, wenn es um die Erfüllung weitreichender Anforderungen seitens der Unternehmen geht. Hier gibt es aus unserer Sicht 3-4 führende Softwareanbieter, die sich in den vergangenen Jahren im Markt der Perso- naleinsatzplanung abgehoben haben. Da- hinter gibt es eine Vielzahl von Unterneh- men, die sowohl sehr branchenspezifische Lösungen anbieten, z.B. im Call-Center Bereich oder im Einzelhandel, als auch Softwareanbieter, die versuchen sich auf Unternehmen < 500 Mitarbeiter zu kon- zentrieren. Die Lösungen der drei führen- den Anbieter im Markt strotzen heute nur so vor Funktionalitäten und diese werden von Releasestand zu Releasestand im- mer mehr. Die Lösungen der führenden Anbieter werden damit aber auch immer schwerer beherrschbar. Eine erfolgreiche Implementierung hängt nicht zuletzt von einem sehrguten IT-Beraterab, derall die- se Funktionlitäten noch beherrscht und beim jeweiligen Kunden die bestmögliche Lösung zum Einsatz bringt. Das stellt aber zunehmend die Schwäche der Systeme der führenden Anbieter dar. Es gibt zwar „un- endlich“ viel Funktionalität und Skalier- barkeit in den Systemen, diese wird aber oftmals auch zum Ballast für schlanke und weniger aufwendige Planungsprozesse. In solchen Fällen haben dann Lösungen und Anbieter eine realistische Chance, die mit weniger Funktionalität dennoch den ge- forderten Planungsprozess hinreicht ge- nug unterstützen. Diese Entwicklung wird sich meiner Mei- nung nach in den nächsten Jahren weiter fortsetzen. Es wird meiner Einschätzung nach in 4-5 Jahren nur noch 2-3 führende Softwareanbieter im deutschen Markt ge- ben und ggf. eine Hand voll Anbieter für Spezialbereiche, wie z.B. dem Call-Center Markt oder dem Lebensmitteleinzelhandel. Gunda Cassens-Röhrig Wir wissen, dass nachhaltiges Ressour- cenmanagement weit mehr ist als die Verwaltung von Personal und Produkten: Termintreue, Kundennähe, Wirtschaft- lichkeit, die Motivation der Mitarbeiter für eigenständiges Arbeiten – Manage- mentsysteme aus dem Hause GFOS inte- grieren diese Aspekte in den Arbeitsalltag. Wir von GFOS haben erkannt, dass zielo- rientiertes Workforce Management Fle- xibilität und Freiräume schafft. Flexibili- tät, die es ermöglicht, auch unter hohem Wettbewerbsdruck gute Qualität zu ange- messenen Preisen zu liefern. Freiräume, die nicht nur termingerechte Lieferungen garantieren, sondern auch kreative und innovative Potenziale freisetzen und ein innovatives Qualitätsmanagement un- terstützen. Für die herstellende Industrie ist unsere MES-Lösung der Schlüssel zur vollintegrierten Fertigung. Mit unseren Logistiklösungen verwalten und steuern Unternehmen ihren Materialfluss und nutzen Kapazitäten optimal. GFOS bietet moderne und zukunftsorien- tierte Verfahren, die sich an den aktuellen Belangen der Arbeitswelt orientieren. Als aktiver Partner entwickeln wir mit unse- ren Kunden effiziente Lösungen und un- terstützen sie mit leistungsstarken Soft- ware- und Hardwarekomponenten. Mit unserer durchgängigen und modular aufgebauten Softwarefamilie gfos liefern wir unseren Kunden die Grundlage für fundierte Management- und Mitarbeiterentscheidun- gen. Ob Zeiterfassung, Personaleinsatzpla- nung, Betriebsdatenerfassung oder Zutritts- kontrolle – Wirüberzeugen durch Leistung! Zu Jürgen Wintzen: Jürgen Wintzen, Jahrgang 1966, studierte Maschinenbau / Fachrichtung Ferti- gungstechnik an der Fachhochschule Hamburg und verfügt über eine Zusatzaus- bildung im Bereich Industrial Engineering. Herr Wintzen war 6 Jahre als Berater, Team- und Bereichsleiter in den Geschäfts- feldern Consulting und Vertrieb für die ATOSS Software AG tätig. Schwerpunkte waren hier die Themen Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung. Heute ist Jürgen Wintzen Gesellschafter und Geschäftsführer der bm-orga GmbH (Beratung für Management & Organisation) in Hamburg tätig und einer der führen- den Experten im Bereich Arbeitszeitmanagement & Personaleinsatzplanung sowie Initiator und Mitglied der „Working Time Alliance“.
  30. 30. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE 30 Personaleinsatzplanung 2020 LassenSieunseinenBlickindieZukunft der Personaleinsatzplanung wagen. Inwieweit wird sich die Personalein- satzplanung bis zum Jahr 2020 ver- ändern? Welchen Herausforderungen stehen wir nicht morgen, sondern übermorgen gegenüber? Welche Pläne und Projekte verfolgen Sie und Ihr Un- ternehmen bis 2020? Klaus Wössner Ich glaube wie gesagt nicht, dass sich die Personaleinsatzplanung grundsätzlich neu definiert oder dass sie neu definiert werden muss. Sie unterstützt heute Unternehmen dabei bedarfsorientiert und wirtschaftlich zu arbeiten und das impliziert Planung. Was sich jedoch ändern kann und wird, sind die Bedarfstreiber wie das Einkaufs- verhalten von Kunden, die Reaktionsge- schwindigkeit mit der Kunden bedient werden müssen, etc. Und es sind die ge- setzlichen, tariflichen und gesellschaftli- chen Rahmenbedingungen die heute noch oft Hemmnisse sind. Dies wird entschei- dend sein, wie, wann, wo und zu welchen Bedingungen, sich Personalressourcen zur Verfügung stellen und wie sie dann ver- planbar sind. Sebastian Heindorff In Zukunftwird sich die Nutzung vonweb- basierten Personalplanungstools immer mehr verbreiten. Wir wollen dabei mit easyPEP immer die innovativste Software bieten und werden neue Technologien, die dem Kunden helfen, in das Programm einarbeiten. Das heißt für uns auch, dass wir in Zukunft nicht nur eine Lösung für die Personalplanung bieten wollen, son- dern auch andere Bereiche des Personal- managements, bis hin zur Abrechnung, abdecken werden. Natürlich genau so in- tuitiv und einfach wie wir es mit easyPEP zeigen. Guido Zander Die Unternehmen und auch die Mitarbei- ter werden noch flexibler werden. Gerade die Generation Y möchte flexibler arbei- ten – hierin liegt auch für die Unterneh- men eine große Chance. In Verbindung mit Smartphone / Apps wird die Berück- sichtigung von Mitarbeiterwünschen im Planungsprozess einfacher werden. Auch kurzfristige Bedarfe werden besser ge- deckt werden können. Fällt z.B. ein Mit- arbeiter aus, kann man eine Anfrage an Mitarbeiter schicken, wer kurzfristig ein- springen kann und ein Mitarbeiter kann die Anfrage annehmen oder ablehnen. Langfristig fixierte Schichtpläne wird es nur noch in wenigen Unternehmen geben, die nach wie vor einen konstanten Bedarf abarbeiten. Alle anderen werden in Rich- tung einer dynamischeren Personalein- satzplanung aktiv werden müssen. Gunda Cassens-Röhrig Wie bereits erwähnt, wird das Thema Mo- bilität im Sinne von Planung auf mobilen Devices weiterhin eine wichtige Rolle spie- len. Zudem wird es für HR-Abteilungen, die sich heutzutage auch als Serviceabtei- lung für ihre Mitarbeiter verstehen, immer wichtiger, ihre eigene Arbeit zu überprüfen und damit eine gute Qualität ihrer Planung zu gewährleisten. Hier setzen wir mit unse- ren HR-Kennzahlen an, die wir entwickelt haben. Diese dienen also keinesfalls dazu, Mitar- beiter zu kontrollieren oder zu bewerten. Im Gegenteil – HR-Abteilungen werden in die Lage versetzt, ihre eigene Arbeit zu überprüfen und sich so besser aufzustel- len, um den Herausforderungen der HR- Welt zu begegnen. Darüber hinaus gewinnt das Thema ei- genverantwortliches Planen weiter an Bedeutung. Bei diesem Modell ermittelt der Personalplaner mit Hilfe des Forecas- tingmoduls den Personalbedarf und gibt diesen dann frei. Die Mitarbeiter können sich dann auf Basis des definierten Bedarfs selbst planen. Hans Romeiser Die Bemühungen der Bundesregierung vor der letzten Wahl konzentrierten sich auf die Einführung eines Mindestlohns, einer weiteren Verschärfung der Rahmenbedin- gungen der Leiharbeitnehmerüberlassung sowie der Abschaffung der verbliebenen Zu Sebastian Heindorff: Sebastian Heindorff ist Mitgründer, Gesellschafter und Geschäftsführer bei easyPEP und verantwortlich für Marketing und Vertrieb.
  31. 31. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE „In Zukunft wird sich die Nutzung von webbasierten Personalplanungstools immer mehr verbreiten“. – Sebastian Heindorff 31 „Schlupflöcher“ wie beispielsweise den Werkverträgen. Vorausgesetzt die adres- sierten Themen werden wie angekündigt verfolgt, ist davon auszugehen, dass sich die Arbeitsnehmerbeschaffung auch aus Gründen der Qualität und Nachhaltigkeit wieder mehr auf dem primären Arbeits- markt bedient. Ergänzt um die vorigen Aussagen wird somit in den nächsten Jah- ren die Attraktivität und Zuverlässigkeit der Arbeitszeitgestaltung der entscheiden- de Erfolgsfaktor werden. Sollten sich je- doch die politischen Ziele verwässern und weiterhin die Möglichkeiten bestehen Ar- beitskraft zum reduzierten Preis einzukau- fen, so wird sich ein Trend der letzten Jahre fortsetzen: Arbeitnehmer mit mehr als ein oder zwei Beschäftigungsverhältnissen zur Sicherung derExistenzgrundlage. Auf Basis diese Szenarios ist eine neue Herausforde- rung der Personaleinsatzplanung denkbar – die Unternehmensübergreifende Perso- naleinsatzplanung zur Koordination der Verfügbarkeit über mehrere Arbeitgeber. Im Prinzip eine Herausforderung mit der sich Leiharbeitnehmerüberlasser bereits heute auseinandersetzen. Als Zukunftsvi- sion bietet sich ein standardisiertes Kom- munikationsverfahren an, mit dem Arbeit- geber ihre Bedarfe und Einsatzplanung untereinander abstimmen und gleichzeitig die Restriktionen des Arbeitsschutzes (z.B. Arbeitszeitgesetz) einhalten können Markus Wieser Die strategische Bedeutung von Work- force Management wird zunehmen. Ein klares Ziel für die Zukunft ist es, bei der Personaleinsatzplanung die Belange von Unternehmen und Arbeitnehmern glei- chermaßen zu berücksichtigen. Dabei wird die langfristige Sicht auf die Entwicklung von Personalkapazität und -bedarf immer wichtiger. Deshalb haben wir das Modul Strategische Jahresplanung entwickelt. Es berücksichtigt alle Faktoren, die die Perso- nalkapazität langfristig beeinflussen: Von der allgemeinen Personalstruktur wie Voll- zeit, Teilzeit oder Aushilfe bis hin zu Frei- zeitanspruch, Urlaub, Krankheit und Qua- lifikation. Durch Simulationen lässt sich zum Beispiel erkennen, wie sich eine Kapa- zitätenplanung auf Stellenpläne auswirkt. Auch die Funktionalitäten für ein mitar- beiterorientiertes Arbeitszeitmanagement erweitern wir kontinuierlich. Tauschbörse, Wunschdienstplan, Employee & Manager Self Services und mobile Apps gehören be- reits zu unseren Standards. Darüber hinausgewinntdiequalitative Pla- nung an Bedeutung. Die Mitarbeiter brin- gen Qualifikationen in das Unternehmen ein oder erwerben sie dort. Dieses Wissen bzw. diese Kompetenzen sind wichtig für eine zukunftsfähige Personaleinsatzpla- nung und für den Unternehmenserfolg. Unsere Lösungen schließen deshalb auch interne und externe Trainings ein. Eine neue Qualifikation beispielsweise kann direkt in der Disposition berücksichtigt werden. Vorhandene Qualifikationen wer- den systematisch überwacht und aktuelle Wissensstände sichtbar. Entwicklungsbe- darfe werden rechtzeitig erkannt. Es ent- steht eine fundierte Basis für ein professi- onelles Wissensmanagement – ein Thema, das in Zeiten des Fachkräftemangels und zunehmender Fluktuation immer relevan- ter wird. Genau hier liegt der Schwerpunkt unserer Entwicklungstätigkeit: Die stra- tegischen Funktionen unserer Workforce Management Lösungen konsequent aus- bauen. Der Druck zur Produktivitätssteigerung wird weiter zunehmen. Arbeitskraft muss wirtschaftlich und punktgenau eingesetzt werden. Unser erklärtes Ziel ist es, die Wettbewerbsfähigkeit unserer Kunden zu verbessern. Daran arbeiten wir. Und daran lassen wir uns gerne messen. Zu Hans Romeiser: 2007 gründete Hans Romeiser die FOKUS:ZEIT GmbH als eines der wenigen rei- nen Beratungshäuser im Umfeld der Personallogistik. Eine weitere Schärfung der Geschäftsfelder führte zur Gründung der ROUNT GmbH 2014, weiterhin mit dem Fokus auf ausschliessliche Beratungstätigkeit. Hierdurch wurde es der FOKUS:ZEIT möglich neue Geschäftsfelder im weiteren Umfeld der Personallogistk zu erschliessen, so zum Beispiel im Bereich des von der FOKUS:ZEIT entwickelten HR-Prozessleitstandes, der Unterstützung und konzep- tionellen Vorbereitung von technischen Lösungen im Bereich Zeit und Zutritt sowie anderer Themengebiete. Die transparente Trennung der Geschäftsziele beider Un- ternehmungen sowie die weiterhin nahtlose Zusammenrabeit erschliessen unseren Kunden die klare Adressierung ihrer Bedürfnisse und Realisierung Ihrer Ziele.
  32. 32. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - WORKFORCE MANAGEMENT 2020 32 Z unächst aber zu den populären Hypes: In allen Anwen- dungsbereichen trifft man auf die immer gleichen Hy- pethemen: Mobile, Cloud und Big Data (manchmal noch Social). Sie werden kommen so sicher wie das Amen in der Kirche, damit werden sie aber irgendwann auch Allgemeingut. Nehmen wir die Beispiele Cloud und Mobile: Wo die Daten letzten Endes liegen, in einer Cloud oder im Rechenzentrum, ist eher sekundär, darüberentscheiden letzten Endes Kosten, Verfügbarkeit und Da- tensicherheit. Mobile Lösungen, die auf der Basis aktueller Daten und Informationen aus unterschiedlichen Quellen die Einsatz- planung und -steuerungermöglichen und dabei noch zusätzliche Funktionen übernehmen, werden kommen, weil die flexible Or- ganisation der Zukunft eine mobilisierte Organisation sein wird. Das sind aber auch meine letzten Worte zu diesen Hypes in die- sem Beitrag. Mir geht es um Perspektiven für die heutige Praxis, aber auch um Visionen jenseits einzelner Funktionen. Dazu soll- ten wir zunächst uns noch einmal bewusst werden: Personalein- satzplanung ist nur ein Hilfsmittel dafür, die Leistungen, die ein Unternehmen erbringt, richtig - also in der erwarteten Qualität - idealerweise termingerecht und vor allem wirtschaftlich zu pla- nen und zu steuern. Das ist so, das bleibt so. Was sich hinsichtlich der Personaleinsatzplanung in der Organi- sation der Zukunft aber ändert, ist die Komplexität der Faktoren die zu berücksichtigen sind, um den ermittelten Bedarf abzude- cken. Es geht nicht nur darum, wer kann/darf, was, wann und wie lange. Als Fragen kommen ggf. hinzu: wo wird die Leistung benö- tigt und wer ist am schnellsten dort, welche Tätigkeiten/Leistun- gen wurden geplant und welche tatsächlich erbracht, sind neben dem Personal andere Ressourcen erforderlich und verfügbar, etc. Es geht also zunehmend um die ganzheitliche Betrachtung der Leistungserbringung eines Unternehmens. Mobiler Personalein- satz, Routen-/Tourenplanung, Planung von Maschinen, Hilfs- mitteln, Fahrzeugen sowie Erfassung und Abgleich der geplan- ten mit den tatsächlich erbrachten Leistungen, kommen immer mehr hinzu. Wo aber stehen wir heute? Die zweite Frage im Roundtable (Be- wertung des Status-Quo) deutet es bereits an. Das an und für sich reife Thema Personaleinsatzplanung steckt vielfach noch in den Kinderschuhen. Das hat aber viele - und leider je nach Branche - sehr unterschiedliche Gründe. Oft verhindern Arbeitsmodelle und Arbeitsorganisation die positiven Effekte, die eine Personal- einsatzplanung haben kann. Ein Hemmnis ist es, wenn die zu einer ganzheitlichen Betrachtung notwendigen Daten in unter- schiedlichen, nicht miteinander kommunizierenden Systemen, vorzufinden sind. Und last but not least gibt es mächtige Sys- teme, die Bedarfsgebirge errechnen und grafisch darstellen, wie weit die eingeplante Personalkapazität von der Ideallinie entfernt ist, die aber für den Personenkreis, der die Planung machen soll, nur schwer bedienbar sind. Um in Ihrem Bild mit dem „perfekten Dinner“ zu bleiben, stehen wir irgendwo zwischen 3 und 5. Die Logik wird sich nicht ändern, denn sie wird von der Wirtschaft- lichkeit gesteuert, jedoch die Organisation wird sich verändern und u.a. die „Usability“ der Systeme muss sich - wo sie nicht der Praxis entspricht - weiter verbessern. Das ist realer Praxisbedarf im Hier und Heute AUTOR: Klaus Wössner, ISGUS GmbH WorkforceManagement2020 jenseits der aktuellen Hypes! - Perspektiven zwischen Praxislösungen für heute und Visionen für morgen Der Roundtable „Workforce Management 2020“ der Competence Site ist für mich ein will- kommener Anlass, um über Perspektiven des Workforcemanagements bzw. „altdeutsch“ der Personaleinsatzplanung zwischen Praxislösungen (für heute) und Visionen (für morgen), aber vor allem jenseits der aktuell populären Hypes nachzudenken. Ausgangspunkt dafür ist für mich also nicht die Frage, welche Begriffe heute gerade besonders populär sind, sondern wie die Organisation im Jahr 2020 aussehen wird und was dieser Wandel für die Personalein- satzplanung konkret bedeutet.
  33. 33. Competence Book - Personaleinsatzplanung GRUNDLAGEN - WORKFORCE MANAGEMENT 2020 33 Ob dabei (heute und morgen) Generalis- ten oder Spezialisten die richtigen Partner sind? Wir denken, eine ganzheitliche Be- trachtung einer Personaleinsatzplanung steht nicht in Konkurrenz mit dem Spe- zialisierungsgrad einer Lösung. Eine lö- sungsorientierte oder branchentypische Lösung wird immer einen hohen Grad an Spezialisierung aufweisen müssen, um überhaupt erfolgreich zu sein. Die ganz- heitliche Betrachtung verstehen wir bei ISGUS eindeutig so, dass wir nicht nur den Faktor Personal betrachten, sondern auch die Planung von Tätigkeiten, Prozessen und Ressourcen mit einbeziehen und mit den entsprechenden Systemen kommuni- zieren. Dazu gehören auch die Erfassung von Leistungen und die Zuordnung von Ressourcen. Immer entscheidend ist für uns die Usability für die unterschiedlichen Rollenträger, bzw. die Akzeptanz, die un- sere Lösung bei allen Beteiligten erfährt. Ich möchte das an einem ganz jungen Bei- spiel tun, das mir hierzu spontan einfällt und weil einen Anwender betrifft, den man vielleicht nicht unbedingt im Fokus hat wenn man an die üblichen Zielbranchen der Personaleinsatzplanung denkt. Es geht um eine in Norddeutschen Raum ansässi- ge sehr expansive Bäckereikette mit der- zeit ungefähr 30 Filialen zu denen immer wieder neue hinzukommen. Es geht also darum die geplanten mit den benötigten Zeiten einfach vergleichen zu können und diesen Vergleich zum internen Benchmar- king zwischen den Filialen insgesamt und zwischen alten und neuen Filialen her- anzuziehen. Als Frühwarnsystem für das Controlling werden aus den geplanten Zei- ten die Personalkosten ermittelt und ins Verhältnis zum Umsatz gesetzt, den wir aus dem Kassensystem erhalten. Die Per- sonalkosten dürfen sich dabei innerhalb einer bestimmten Bandbreite bewegen, die wir mit einer Unter- und einer Ober- grenze überwachen. Das Kassensystem lie- fert uns auch die Daten zu welchen Zeiten Umsätze entstehen und auf welche Wa- rengruppen sich Umsätze zu bestimmten Tageszeiten verteilen. Morgens um 06:00 Uhr kaufen weniger Kunden aber es muss Ware einsortiert und vorbereitet werden, wir haben also dort Personalkosten aber wenig Umsatz. Am späten Vormittag ist das Verhältnis anders, da dann die vorbe- reitete Ware verkauft wird. Auch dies kann berücksichtigt werden. Das hilft unserem Kunden eindeutig bes- ser, strukturierter und wirtschaftlicher zu arbeiten. Ein großer Vorteil dabei ist zum einen die Daten sofort zur Hand zu haben und nicht erst dann, wenn keine Einfluss- möglichkeit mehr besteht. Zum anderen hat das Controlling heute alle Filialen gleichzeitig im Fokus, und kann mit be- lastbaren Daten und Ergebnisse Verbesse- rungen in Angriff nehmen. Inwieweit wird sich die Personaleinsatz- planung bis zum Jahr 2020 verändern? Ich glaube wie gesagt nicht, dass sich die Personaleinsatzplanung grundsätzlich neu definiert oder dass sie neu definiert werden muss. Sie unterstützt heute Un- ternehmen dabei bedarfsorientiert und wirtschaftlich zu arbeiten und das impli- ziert Planung. Was sich jedoch ändern kann und wird, sind die Bedarfstreiber wie das Einkaufsverhalten von Kunden, die Reaktionsgeschwindigkeit mit der Kun- den bedient werden müssen, etc. Und es sind die gesetzlichen, tariflichen und ge- sellschaftlichen Rahmenbedingungen die heute noch oft Hemmnisse sind. Dies wird entscheidend sein, wie, wann, wo und zu welchen Bedingungen, sich Personalres- sourcen zur Verfügung stellen und wie sie dann verplanbar sind. Dabei haben wir allerdings unsere spezi- fische Vision für das Zusammenwirken von Mensch und Workforce Management Systeme im Jahr 2020. Heute sind die Sys- teme zum großen Teil noch passiv und unterstützen noch nicht optimal die Ent- scheidungsintelligenz der Planer. Wenn wir die Vision der Industrie 4.0 als einer Industrie der Vernetzung und Kollaborati- on in Mensch-Maschine-Systemen auf das Workforce Management übertragen, dann würde ich mir wünschen, dass ein Work- force Management System für den Ent- scheider eine intelligente, Hilfe wird, die z.B. aktiv auf Probleme oder Chancen hin- weist und zunehmend die Entscheidungs- qualität verbessert. Wir sind bereits auf dem Weg in diese Richtung, Die Zukunft ist und bleibt spannend, gerade auch in unserem Anwendungsbereich! Zum Autor Klaus Wössner: Klaus Wössner begleitet das Thema MES bereits seit dem Anfang der 90er Jahre, als die die ISGUS GmbH anlässlich der CeBIT ihre erste BDE Lösung vorstellte. Seither hat sich die ISGUS Lösung, wie auch der Bedarf der überwiegend mittel- ständischen Kunden, kontinuierlich weiterentwickelt. In 25 Jahren ununterbroche- ner Produktpflege und Weiterentwicklung wurden immer wieder neue Aspekte und Entwicklungen aufgegriffen, die sich in der heute angebotenen Lösung wiederfin- den. Klaus Wössner ist seit vielen Jahren im Projekt- und Produktmanagement im Bereich Fertigung/Industrie aktiv und ist seit 1996 verantwortlich für Vertrieb und Marketing.
  34. 34. GRUNDLAGEN
  35. 35. Competence Book - Personaleinsatzplanung Einleitung Grundlagen zum Thema Personaleinsatzplanung Anwendungen & Lösungsbausteine 40 Grundbegriffe Grundbegriffe der Personal- bedarfsrechnung im Rahmen der Personaleinsatzplanung 45 Treiber I Die Flexibilisierung flexibilisieren 48 Treiber II HR-Megatrends fordern Personalabteilungen heraus 49 Treiber III Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz 56 Ergebnisse I Workforce Management produziert Erfolg 60 Ergebnisse II Workforce Management auf Mehrwert programmiert 62 Ergebnisse III Personaleinsatzplanung: Anspruch und Wirklichkeit! 65 Vorgehen I Ein Vorgehensmodell zur bedarfsorientierten PEP 69 Vorgehen II Auswahl und Einführung PEP 72 Vorgehen III Ursachen für innerbetriebli- che Konfliktpotenziale 78 Zeit & Zutritt Moderne Zeiterfassung als Basis für die Personal- einsatzplanung 80 Modelle Arbeitszeitmodelle als Basis einer Personaleinsatzplanung 82 Methoden Ein idealtypisches Beispiel zur Personalbedarfsrechnung 85 Planung I Personaleinsatzplanung in Zeiten des demografischen Wandels 89 Planung II Arbeiten nach Wunschdienstplan 93 Planung III Automatische Einsatzplanung und Wunschdienstplanung 97 Kennzahlen HR-Kennzahlen im Kontext der Personaleinsatzplanung 99 Mensch I Personaleinsatzplanung: Erfolgsfaktor Mensch 103 Mensch II Lösungsansätze für die Mitarbeiterzentrierung 6 Unser Kompetenz-Netzwerk Partner des Competence Books 7 Editorial Wandel braucht HR-Lösungen 10 Grußwort GFOS Den neuen Herausforderungen der HR-Welt begegnen 11 Grußwort ATOSS Auf den Chefetagen angekommen 12 Grußwort bm-orga Personaleinsatzplanung: Realistische Erfolge 14 Grußwort ISGUS Noch ungeschöpfte Potenziale 16 Zahlen kompakt Infografik zur Personaleinsatzplanung 20 Meinungen kompakt Statements zur Personaleinsatzplanung 24 Delphi-Roundtable Personaleinsatzplanung Workforce Management 2020: Was sind die „Next Steps“? 36 Workforce Management 2020 Workforce Management 2020: Jenseits der aktuellen Hypes INHALT 35
  36. 36. ANWENDUNGEN & LÖSUNGSBAUSTEINE
  37. 37. Competence Book - Personaleinsatzplanung Einleitung Grundlagen zum Thema Personaleinsatzplanung Anwendungen & Lösungsbausteine 40 Grundbegriffe Grundbegriffe der Personal- bedarfsrechnung im Rahmen der Personaleinsatzplanung 45 Treiber I Die Flexibilisierung flexibilisieren 48 Treiber II HR-Megatrends fordern Personalabteilungen heraus 49 Treiber III Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz 56 Ergebnisse I Workforce Management produziert Erfolg 60 Ergebnisse II Workforce Management auf Mehrwert programmiert 62 Ergebnisse III Personaleinsatzplanung: Anspruch und Wirklichkeit! 65 Vorgehen I Ein Vorgehensmodell zur bedarfsorientierten PEP 69 Vorgehen II Auswahl und Einführung PEP 72 Vorgehen III Ursachen für innerbetriebli- che Konfliktpotenziale 78 Zeit & Zutritt Moderne Zeiterfassung als Basis für die Personal- einsatzplanung 80 Modelle Arbeitszeitmodelle als Basis einer Personaleinsatzplanung 82 Methoden Ein idealtypisches Beispiel zur Personalbedarfsrechnung 85 Planung I Personaleinsatzplanung in Zeiten des demografischen Wandels 89 Planung II Arbeiten nach Wunschdienstplan 93 Planung III Automatische Einsatzplanung und Wunschdienstplanung 97 Kennzahlen HR-Kennzahlen im Kontext der Personaleinsatzplanung 99 Mensch I Personaleinsatzplanung: Erfolgsfaktor Mensch 103 Mensch II Lösungsansätze für die Mitarbeiterzentrierung 6 Unser Kompetenz-Netzwerk Partner des Competence Books 7 Editorial Wandel braucht HR-Lösungen 10 Grußwort GFOS Den neuen Herausforderungen der HR-Welt begegnen 11 Grußwort ATOSS Auf den Chefetagen angekommen 12 Grußwort bm-orga Personaleinsatzplanung: Realistische Erfolge 14 Grußwort ISGUS Noch ungeschöpfte Potenziale 16 Zahlen kompakt Infografik zur Personaleinsatzplanung 20 Meinungen kompakt Statements zur Personaleinsatzplanung 24 Delphi-Roundtable Personaleinsatzplanung Workforce Management 2020: Was sind die „Next Steps“? 36 Workforce Management 2020 Workforce Management 2020: Jenseits der aktuellen Hypes INHALT 37
  38. 38. CASE STUDIES & PRODUKTINFORMATIONEN
  39. 39. Competence Book - Personaleinsatzplanung BranchenübersichtCase Studies & Produktinformationen 108 Handel I Zukunftssicherung des Handels 110 Handel II Den Erfolg nicht dem Zufall überlassen 113 Handel III Douglas 117 E-Commerce internetstores 119 Finanzdienstleister PEP im Finanzsektor 123 Produktion Ritter Sport 125 Gesundheitswesen I Klinikum Leverkusen 128 Gesundheitswesen II Klinikum Garmisch Patenkirchen 131 Gesundheitswesen III MedicalContact 133 Gesundheitswesen IV PEP im Krankenhaus 138 Unternehmensverzeichnis 141 Expertenverzeichnis 146 Veranstaltungsverzeichnis 148 Fachzeitschriften INHALT 39

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