1. Servizi integrati per la
gestione dei budget, pratiche di spesa
Processo Informatizzato Acquisti
Milano, 20 febbraio 2013
ESIGENZE OBIETTIVI RISULTATI

2. Le esigenze
Costituire un vera e propria Funzione Acquisti per razionalizzare ed
efficientare il processo spese/acquisti
Dotare la Funzione Acquisti di una efficace piattaforma per la gestione
del processo
Impostare il nuovo processo secondo il classico approccio:
budget spese richieste/pratiche emissione ordini fatture
Automatizzare delle attività oggi svolte manualmente, compreso il
caricamento in automatico delle fatture passive nella procedure
Economato del Sistema Informatico Esistente.
2

3. Gli obiettivi
Spostare i momenti decisionali ed approvativi a monte del processo
(approvazione richieste/pratiche in base a livelli autorizzativi coerenti
con il sistema delle deleghe)
Impostare un sistema di controllo delle spese/costi che tenga conto del
budget residuo per classi di spesa in funzione dell’ordinato (e non del
contabilizzato) con l’ottica di Controllo di Gestione e non dell’esistente
contabilità analitica
Dematerializzare le intere pratiche di spesa utilizzando i sistemi
documentali esistenti
Creare un Albo Fornitori per la razionalizzazione del parco esistente ed
ottenimento benefici economici
3

4. La proposta
Efficientamento del processo
tramite una piattaforma creata ad hoc
che introduca automazioni e dematerializzazione
Un progetto innovativo e personalizzato, a taglio
ORGANIZZATIVO ed INFORMATICO che, utilizzando una
tecnologia CLOUD, crei una specifica piattaforma che
si integri con i sistemi informativi esistenti
(documentali e gestionali) finalizzata a
- creare efficienza ;
- riduzione costi
costi;
- migliorare l’organizzazione interna;
organizzazione
- potenziare il sistema dei controlli
controlli.
4

5. Presentazione della soluzione:
La gestione automatizzata e paperless
dei budget, pratiche di spesa, ordini e fatture fornitori
L’implementazione della piattaforma web permette la gestione efficace ed
efficiente di:
budget di spesa per centri di costo e classi merceologiche,
istruzione delle pratiche di spesa, compresi i livelli autorizzativi in funzione
delle deleghe attribuite, sia per le spese a budget che fuori budget,
richieste di offerta e comparazione dei preventivi fornitori,
emissione degli ordini/contratti ai fornitori,
riconciliazioni automatiche tra ordini/ddt-rapporti/fatture,
segnalazione e gestione delle anomalie,
caricamento in automatico nella procedura del Sistema Inforamtico
esistente delle fatture.
5

6. L’approccio metodologico
Il progetto di efficientamento del processo prevede:
Perimetro processo Mappatura processo Valutazione costo Re-engineering Stima costo
da efficientare “as is” “as is” (KPI) processo “to be” “to be” (KPI)
Comparazione costi
“as is” e “to be”
Quantificazione
risparmio atteso
Sviluppo Implementazione e integrazione Formazione del
piattaforma web piattaforma web personale ed help desk
6

7. La piattaforma:
Le fasi del processo da gestire:
1. Fornitori:
Albo Fornitori
qualifica nuovi fornitori e valutazione a consuntivo delle prestazioni
2. costi/spese:
Budget dei costi/spese
definizione e gestione dei budget deliberati per classi di spesa
sistema automatizzato di reporting mensile sul consumo dei budget in base
all’ordinato
3. fabbisogni:
Manifestazione dei fabbisogni
dalla manifestazione di un fabbisogno alla decisione se istruire una pratica di
spesa
4. Pratiche di Spesa
dall’istruzione della pratica di spesa fino all’emissione dell’ordine di acquisto
5. Gestione Ordini e Contratti
dal ricevimento del bene/prestazione del servizio alla riconciliazione automatica
tra pratica di spesa, ordine, documento di trasporto del bene/prestazione del
servizio e fattura del fornitore
6. Attestazione delle prestazione e delle forniture
Riconciliazione, attestazione ed approvazione delle pratiche di spesa per ogni
singolo centro di costo.
7

8. La gestione attuale del ciclo passivo :
AS IS:
Richiesta di Acquisto
Fabbisogno bene Potere di firma
, servizio, del direttore
prestazione
Richiesta
Richiesta Direttore
Direttore
d’acquisto
d’acquisto
Approvazione con
Approvazione con
delega
delega
Richiedente
Richiedente Responsabile
Responsabile Segreteria
Segreteria
Area
Area Presidenza
Presidenza
Start
Start Richiesta formale:
Richiesta formale: Amministrazione
Amministrazione Direzione
Direzione
•Telefono
•Telefono Valutazione richiesta/
Valutazione richiesta/ Filtro per
Filtro per
•E-mail
•E-mail preventivi
preventivi approvazione
approvazione Direttore
Direttore Presidente
Presidente
Pre-approvazione
Pre-approvazione approvazione
approvazione
Respinto
Approvato
Amministrazione
Amministrazione Responsabile
Responsabile Amministrazione
Amministrazione
CDC/Area
CDC/Area
Ordine d’acquisto
Ordine d’acquisto Riconciliazione
Riconciliazione End
End
Benestare Ordine, ddt, fattura
Benestare Ordine, ddt, fattura
Schematizzazione
del processo “as is”
Ordine d’acquisto
Ordine d’acquisto DDT, Fattura
DDT, Fattura così come oggi gestito

9. 9
La gestione automatizzata del ciclo passivo :
TO BE informatizzato

10. 10
Macro Flusso:
Attestazione e riconciliazione

11. Situazione con gestione informatizzata del ciclo degli acquisti
Sintesi dei benefici
Benefici in termini economici:
- corretta gestione dell'emissione dell'ordine e dei ddt, quale fase propedeutica alla
riconciliazione delle fatture.
- riduzione dei tempi di processo e quindi dei costi processo, supportato da una soluzione
tecnologica per la gestione documentale con automazioni e work flow definito, permette la.
- Risparmio del tempo sull’operatività, da destinarsi ad ulteriori attività;
- Migliore e piu’ efficiente scelta dei fornitori, con comparazione preventivi e possibilità di
economie di scala;
Benefici in termini di sorveglianza e compliance:
Essendo il work flow operativo ed autorizzativo tracciato è possibile garantire il rispetto di quanto
operatività
regolamentato a livello di deleghe e di operatività, inoltre la gestione dei budget di spesa
permette di avere una fotografia aggiornata dell'andamento in modo tale da non avere sorprese
modo
a consuntivo a fine anno.
11

12. Situazione con gestione informatizzata del ciclo degli acquisti
Altri dei benefici
- Gestione andamento dei budget di spesa
- Elaborazione dati con estrapolazione report stratificati
- Controlli sul rispetto delle deleghe e dei poteri di firma
- Analisi degli acquisti per trattativa con i fornitori
- Qualifica e valutazione delle prestazioni dei fornitori
- Quantificazione costi anomalie
12