In 8 Schritten zur
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in der Projektarbeit
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In 8 Schritten zur Mobilitätsstrategie in der Projektarbeit

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Projektteams arbeiten immer öfter mit geografisch verteilten Mitgliedern. Das erschwert die Kommunikation und führt zu umständlichen Telefonaten und E-Mail-Ping-Pong. Eine weitere Gefahr sind Missverständnisse und intransparente Workflows. Die Lösung isteine Mobilitätstrategie.
In 8 Schritten können Projektleiter und -teams sie zusammen mit der IT-Abteilung ganz einfach umsetzen, wie unser Beispiel zeigt.

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In 8 Schritten zur Mobilitätsstrategie in der Projektarbeit

  1. 1. In 8 Schritten zur Mobilitätsstrategie in der Projektarbeit Arbeit ist ein Ort. Projektleiter Sebastian pendelt täglich 60 Kilometer zur Arbeit. Von seinem Büro aus arbeitet er an einem Kundenprojekt. Sein Projektteam befindet sich an drei verschiedenen Standorten. Die Kommunikation läuft über E-Mail und Telefon. Rückfragen und Abstimmungsprozesse verschlingen viel Zeit. Projektteams arbeiten immer öfter mit geografisch verteilten Mitgliedern. Das erschwert die Kommunikation und führt zu umständlichen Telefonaten und E-Mail-Ping-Pong. Eine weitere Gefahr sind Missverständnisse und intransparente Workflows. Die Lösung isteine Mobilitätstrategie. In 8 Schritten können Projektleiter und -teams sie zusammen mit der IT-Abteilung ganz einfach umsetzen, wie unser Beispiel zeigt: 1. Ist-Zustand aufnehmen Der IT-Manager definiert folgende Voraussetzungen für die Anbieterauswahl: Um den Arbeitsaufwand so gering wie möglich zu halten, sollen alle Werkzeuge von einem Anbieter kommen, der sich mit Unternehmens- lösungen auskennt. Dieser soll auch die tech- nische Wartung sowie den Endnutzersupport übernehmen. Die Administration soll aber unternehmensintern erfolgen, um die strengen Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Außerdem müssen alle Lösungen höchste Datensicherheit bieten. 5. Anbieter auswählen Sebastian und sein Team arbeiten eine „Wunschliste“ aus: Alle Teammitglieder sollen geräteunabhängig arbeiten können und auch von Zuhause aus. Alle Projektinformationen sollen für alle Teammitglieder jederzeit einsehbar sein. Zudem sollen Schlüsselpersonen auch von unterwegs aus an Projekten arbeiten können und erreichbar sein. 3. Anforderungen an Teamwerkzeuge festlegen Sebastian beschließt die Zusammenarbeit im Team effizienter zu gestalten, um so schneller Ergebnisse zu erzielen. Workflows und Kommunikation sollen für alle Beteiligten transparenter und einfacher werden. Außerdem sollen regelmäßige Teammeetings den Teamgeist stärken. 2. Soll-Zustand definieren Sebastian bespricht sich mit der IT-Abteilung, welche die folgenden nötigen Werkzeuge definiert: Eine teamfähige Videokonferenz- und Online-Meeting-Lösung, ein Tool für sicheren Dateiaustausch und eine gemeinsame Projekt-Arbeitsplattform, über die sich das Projektteam jederzeit und unabhängig vom Ort austauschen kann. 4. Werkzeuge auswählen Die IT gibt das OK für die Anschaffung, und das Projektteam kann die Werkzeuge für die bessere Zusammenarbeit sofort einsetzen. Da es sich um Cloud-Dienste handelt, sind sie frei skalierbar und können problemlos erweitert werden. Der Anbieter stellt außerdem mobile Apps für Tablet-PCs und Smartphones bereit, sodass alle Tools mobil nutzbar sind. 7. Investition und Rollout Sebastian und der IT-Leiter entscheiden sich für die Wahl eines Cloud-Lösungsanbieters, da damit keine technischen Wartungsarbeiten für die IT-Abteilung anfallen und kein zusätzliches Personal nötig ist. Der Anbieter stellt die Werkzeuge 30 Tage für einen kostenlosen Test zur Verfügung. So können Sebastian und sein Team ausprobieren, ob die Lösungen einfach zu bedienen sind. 6. Tools testen und evaluieren Sebastian muss jetzt nicht mehr so oft pendeln und arbeitet an drei Tagen der Woche von Zuhause aus. Er hält regelmäßig Video-Teamkonferenzen ab und er und sein Projektteam arbeiten gemeinsam auf einer Social-Collaboration-Arbeitsplattform zusammen. Große und sensible Dateien tauscht das Projektteam über ein sicheres Business-Filesharing-Tool mit anderen aus. 8. Mobilitätsstrategie umgesetzt Benötigen Sie auch eine Mobilitätsstrategie, um Ihre Projekte effizienter abzuwickeln und innerhalb verteilter Teams besser zusammenzuarbeiten? Dann vereinbaren Sie ganz einfach einen Beratungstermin mit uns: 0800 182 0591 Unsere Tools für bessere Zusammenarbeit Organisieren Sie Online-Meetings und HD-Videokonferenzen Managen Sie Ihre Dateien sicher und ortsunabhängig Organisieren Sie Ihr Team auf einer Social-Collaboration-Arbeitsplattform Über Citrix Citrix (NASDAQ:CTXS) führt die Umstellung auf Software-definierte Arbeitsplätze an und unterstützt neue Formen der effizienten Zusammenarbeit - mit Lösungen in den Bereichen Virtualisierung, Mobility Management, Netzwerk und SaaS. Citrix-Lösungen ermöglichen sichere, mobile Arbeitsumgebungen und erlauben Mitarbeitern, mit jedem Endgerät und über jedes Netzwerk direkt auf ihre Anwendungen, Desktops, Daten und Kommunikationsdienste zuzugreifen. Mehr als 330.000 Unternehmen und über 100 Millionen Anwender setzen weltweit auf Technologien von Citrix. Im Jahre 2014 erwirtschaftete das Unternehmen einen Umsatz von 3,14 Milliarden US-Dollar. Weitere Informationen unter www.citrix.de. Copyright © 2015 Citrix Systems, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Citrix, GoToMeeting, ShareFile und Podio sind Marken von Citrix Systems, Inc. und/oder einer oder mehrerer ihrer angegliederten Unternehmen und sind beim ‘U.S. Patent and Trademark Office’, beim Harmonisierungsamt für den Binnenmarkt und in anderen Gerichtsbarkeiten eingetragen oder können zur Eintragung vorgesehen sein. Alle anderen hier genannten Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. 616DE/2015_06_02

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