1. Exprime tus PDF
… usando aplicaciones que te dan “algo mas”
Terminamos con esta entrega una serie de Pero no, en esta segunda Guía no vamos
Guías que te ayudarán a crear, modificar, a utilizar las herramientas creadas por
combinar … en definitiva, gestionar tus Adobe sino que vamos a usar únicamente
archivos PDF en tu Mac. aplicaciones gratuitas y shareware que
nos aporten algo mas.
Los ficheros con
extensión PDF, un Veremos también herramientas online y
estándar actual, fue algunos trucos para hacernos la vida más
inventado por Ado- fácil.
be hace ya 15
Porque, aunque en la primera guía de esta
años, y ha sido per-
serie descubrimos que solo con lo que
feccionado con el
“viene” en nuestro Mac podemos hacer
tiempo hasta llegar
mucho, con estas propuestas que te hago
a convertirse en el
harás mucho mas.
favorito actualmente
para difusión electrónica de documentos,
Nada mas, empezamos con esta segunda
ya no solo en la Red, sino en los entornos
guía de la serie “Exprime tus PDF” que
corporativos, tutoriales, manuales, etc.
espero te ayude a utilizar mejor tu Mac.
Las principales características que han
hecho de este formato el más utilizado se-
rían:
Puede integrar texto, imágenes, enlaces,
música, vídeo.
Es una especificación Abierta gracias a lo
que se han podido generar aplicaciones
libres que permiten su creación, visualiza-
ción y manipulación.
Puede protegerse con contraseña, defi-
niendo el creador del documento los nive-
les de acceso al mismo (imprimir, copiar,
editar, incluso visualizarlo)
Es un formato multiplataforma, pudiendo
ser manejado en los Sistemas Operativos
más utilizados.
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2. PDF2RTFservice
Empezamos con un servicio que se integra en nuestro sistema permitiendo abrir archivos
PDF a aplicaciones que en principio no lo admiten.
Una vez descargada de la web del desarrollador descomprimiremos el fichero comprimido
para que nos muestre una carpeta. En ella tenemos la aplicación y un fichero “readme”. El
proceso de instalación es el siguiente:
1. Copiar el archivo ‘PDF2RTFservice.service’ en la carpeta “Services” dentro de
la Librería de nuestro directorio de usuario, o sea ‘tuusuario/Libreria/Services’
(si no existiera se puede crear). Si quieres que esté disponible para todos los
posibles usuarios del Mac se copiaría el archivo a ‘/Librería/Services’.
2. Reinicia tu sesión o el sistema para que esté disponible el servicio.
A partir de este momento cual-
quier aplicación basada en
‘Cocoa’ (como TexEdit o Pa-
ges) podrá abrir archivos PS,
EPS y PDF.
También podrás usar la técnica
de “arrastrar y soltar” en cual-
quier aplicación de este tipo.
Una vez abierto, el archivo se
convierte a RTF con lo que po-
demos editar su contenido y
posteriormente guardarlo a
nuestro gusto.
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3. Lo que hay que tener en cuenta es que se perderán formatos especiales e imágenes pero
para guardar el texto de documentos PDF es una solución ideal, sencilla y, por supuesto
gratis.
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4. CombinePDFs
Desde MonkeyBreadSoftware nos traen esta maravilla de pequeña aplicación gratuita,
programada en RealBasic. La podemos descargar desde esta página web. Una vez en
nuestro Mac, abrimos la imagen de disco (.dmg) y arrastramos el icono de la aplicación a
donde elijamos.
Pues bien, la apariencia simple de esta aplicación no debe confundirnos pues permite op-
ciones realmente interesantes y potentes.
Si arrastramos
nuestros documen-
tos PDF sobre la
ventana de la apli-
cación (también a
través del botón
‘Add’) vemos que
muestra la lista de
los mismos desglo-
sados página a pá-
gina.
Ahí podemos quitar
páginas (‘Remove
pages’), recolocar-
las simplemente
arrastrando y sol-
tándolas en el lugar
deseado.
También, aunque menos obvio al
no disponer de botón dedicado a
ello, puedes añadir rotación a las
páginas que quieras, e incluso
bordes de diversos tipos.
Una vez a tu gusto solo tienes que
elegir el nombre del fichero final y
hacer clic en ‘Merge PDFs…’.
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5. El resultado es ciertamente efectivo, bueno y sorprendentemente rápido.
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6. CocoaBooklet
Ahora vamos a ver esta chulada de aplicación que me tiene encandilado. Es algo bien
sencillo pues su única misión es realizar cuadernillos, para plegar y recortar, de tus docu-
mentos en PDF.
La aplicación puedes descargarla en la página del desarrollador y es gratuita aunque
acepta donaciones al autor de esta pequeña obra de arte de software.
Una vez descargada, montada la imagen y copiada la aplicación en tu carpeta de Aplica-
ciones puedes ejecutarla mostrándote una única y sencilla ventana.
Su único cometido es que arrastres
sobre ella el PDF a tratar, pero an-
tes vamos a configurar las opciones
que tenemos disponibles pues si no
le decimos lo contrario el proceso
es automático una vez soltamos el
archivo sobre la ventana de la apli-
cación.
Para ello accedemos al menú ‘Co-
coaBooklet>Preferences.
Lo primero que observamos es
la pestaña donde elegiremos el
tipo de papel sobre el que va-
mos a imprimir, la orientación
(vertical u horizontal) del mis-
mo, los márgenes a aplicar
(‘margins’), definiendo los late-
rales (‘left and right’) y los supe-
rior e inferior (‘upper and
lower’).
Si nos equivocamos podemos
devolverlos a los por defecto
pulsando en ‘Default margins’.
También podemos marcar
unas guías (‘gutter’) para los
cortes, que solo se usarán en el
formato “minibooklet” que ve-
remos más adelante.
Por último, definimos las unidades de medida con las que configuramos los parámetros,
ya sean centímetros o pulgadas.
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7. En la siguiente pestaña ‘Destination’ elegimos donde se guardará la copia en cuadernillo
de nuestro documento.
Para ello podemos definir si queremos que …
Nos pregunte (‘ask’)
Mismo lugar que el original
(‘same as original’)
En … (‘use), donde elegi-
remos la carpeta de destino.
A continuación podemos elegir
si queremos que el archivo ge-
nerado lleve algún sufijo al final
del mismo que lo identifique
como tal.
Esto es especialmente interesante si la carpeta de destino es la misma que la del original
o si, simplemente, queremos tenerlos bien identificados para búsquedas posteriores.
Para finalizar, en la última pestaña es donde vamos a elegir el tipo de cuadernillo que
queremos. Te voy a comentar lo que significa cada opción de las que disponemos por or-
den de aparición:
“Hacer un minicuadernillo” crea un
cuadernillo con 4 páginas en cada
página impresa. Con esta opción
no necesitas una impresora a do-
ble cara. En mi experiencia es la
mejor opción en todos los senti-
dos.
“Hacer un minicuadernillo a doble
cara”. Con esta opción, además,
tendrás un cuadernillo una cuarta
parte del tamaño del original. En
mi experiencia no es la mejor op-
ción.
“No doblar las páginas impares”.
Con esta casilla seleccionada pre-
paras el documento imprimirlo a dos caras con un pequeño borde.
“Separar el documento en varios cuadernillos”. Aquí puedes elegir, además, el máxi-
mo de páginas.
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8. “Separar el cuadernillo en páginas pares e impares”, opción muy interesante para ha-
cer cuadernillos a doble cara en impresoras sin esta funcionalidad.
“Añadir marcas de corte y doblado”. Pues eso, para facilitar la vida a esos que no ten-
drían futuro como ladrones de panderetas, como un servidor.
Pues ya está. Una vez definidas las preferencias ya podemos hacer cuadernillos de nues-
tros PDF favoritos para tenerlos siempre disponibles.
Luego, el modo de doblarlos
y cortarlos también tiene su
aquél,
Para los que no sacaron
buenas notas en la clase de
manualidades, en la web de
CocoaBooklet nos han
puesto unos esquemas que
reproducimos aquí.
Sigue en esta secuencia las
instrucciones y tendrás tu
cuadernillo.
Pero eso no es todo. Porque CocoaBooklet puede facilitar aún mas la creación de cua-
dernillos.
Una vez hemos determinado nuestras preferencias podemos prescindir de la carga de la
aplicación para hacer cuadernillos. ¡Si! Has leído bien porque con podemos crear un “Ser-
vicio PDF” (seguro que te suena de la primera guía de esta serie) desde la aplicación. De
este modo, podremos hacerlos desde la ventana de impresión de cualquier aplicación de
nuestro Mac.
Para crear el servicio solo tenemos que acceder al menú ‘’CocoaBooklet>Create a PDF
service’.
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9. Una vez seleccionado dispondremos de una nueva op-
ción en las posibilidades de crear PDFs desde la ventana
de impresión de nuestras aplicaciones.
En la captura sale la opción ya traducida aunque Co-
coaBooklet no lo hace así, sino que te saldrá inicialmen-
te como “Create booklet”. El modo de cambiarlo ya te lo
expliqué en la primera guía de esta misma serie.
Con todo esto, lo que consigues es que un documento a página completa se transforme
en un cuadernillo muy práctico “para llevar” donde las páginas se colocan de modo que al
plegarlas queden perfectas.
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10.
Recordarás que en la primera guía de esta serie “Exprime tus PDF” hablábamos de que
podías clasificar tus PDF en iTunes y que, en general, con las aplicaciones de nuestro
Mac podíamos hacer casi de todo. Pues yep es lo que le falta a Mac OS X.
Lo que te presento es una apli-
cación que debería venir por
defecto en cada Mac, es el or-
ganizador definitivo para tus
documentos, un iPhoto para
textos, PDFs, documentos es-
caneados, etc en la línea de las
aplicaciones de iLife y mucho
mas.
Además es una aplicación to-
talmente gratuita, con una inter-
faz fantástica, de las mejores
que he visto, un rendimiento
impresionante, está en Binarios
Universales, etc, etc, etc. De verdad, no se puede vivir sin yep.
Lo primero que has de hacer es descargar la aplicación desde la web del desarrollador.
Una vez montada la imagen de disco y copiada la aplicación a nuestra carpeta preferida
ejecutamos la aplicación y empezamos a gozar con su interfaz.
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11. Inicialmente nos mostrará ya
algunos documentos de mues-
tra además de la documenta-
ción del programa. Solo con
ello ya podemos vislumbrar lo
que nos vamos a encontrar.
Lo que no voy a hacer, en esta
ocasión, es desglosar todas y
cada una de las posibilidades
de esta aplicación pues merece
mención y artículo aparte, pero
si te adelanto algunas de sus
virtudes:
Etiquetas por defecto (automáticas) e inteligentes definibles también por el usuario.
Carpetas y carpetas inteligentes al estilo iLife
Importación de tus documentos copiándolos, o no, en la carpeta ‘yep documents’,
igual que haces con iTunes o iPhoto.
Opciones de búsqueda impresionantes (no se me ocurre otro modo de describirlo)
Escaneado y organización de documentos impresos directamente desde la interfaz de
yep.
Visualización de documentos desde la interfaz de yep o desde visor externo.
Impactantes efectos visuales de la interfaz del programa que te enamorarán.
Previsualización de documentos y sus etiquetas solo con pasar el ratón sobre ellos.
Creación de documentos desde el mismo programa solo con arrastrar y soltar imáge-
nes.
Creación de carpetas inteligentes a través de resultados de búsquedas.
Integración con .Mac
Integración de etiquetas en Spotlight.
Nada mas, de momento, aparte de agradecimiento eterno a Ted Leckie y Tom Andersen
por esta magnífica pieza de software por la que deberían recibir acciones de Apple.
¿Te he dicho ya que yep es una aplicación gratuita y que puedes descargarla de este en-
lace?
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12.
Para terminar esta serie de guías sobre como exprimir PDFs he dejado la aplicación que
me dio la idea del título.
PDF Shrink es una aplicación que nos permitirá convertir nuestros documentos PDF a
tamaños y resoluciones adaptados a nuestra necesidad. De paso, podremos añadir o qui-
tar opciones, introducir medidas de seguridad, y alguna cosa mas.
De todos modos es una excepción pues no es una aplicación o solución gratuita como el
resto pero para mi es una utilidad imprescindible en mi sistema, por la que merece la pena
pagar los 35$ que vale si trabajas habitualmente con documentos PDF. Tiene cualidades
suficientes y ofrece particularidades que justifican la pequeña inversión.
Bueno, en cualquier caso, puedes descargar una versión de prueba de 10 días en la pá-
gina de descargas y, mas adelante, si valoras como yo esta aplicación, adquirirla online.
La aplicación, una
vez instalada, nos
muestra todo su po-
tencial en una senci-
lla ventana desde la
que podemos acce-
der a todas sus fun-
ciones.
Las únicas preferen-
cias que configura-
remos del programa
es si queremos que
busque actualizacio-
nes o que haga un
log en caso de apa-
garse indebidamente,
por lo que todo está
en lo que ves.
Aunque no es tan
obvio, así que vamos
a explicarlo …
La barra de iconos nos facilita acceso a las acciones mas comunes y la ventana principal
es donde tenemos los “flujos de trabajo” u opciones de salida de los PDF que procese-
mos. Nada mas instalar la aplicación ya tenemos 3 opciones por defecto (Email, Print y
Web) pero podremos cambiarlas, cambiarles el nombre (como es mi caso también), crear
otras a partir de estas o las nuestras totalmente a nuestro gusto.
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13. La mejor es que veamos las posibilidades editando/revisando cualquiera de las que vie-
nen ya por defecto. Para ello haremos doble clic en la que elijamos, mostrándonos el asis-
tente.
Inicialmente nos muestra el modo básico de edición de flujos, pero podemos acceder al
Modo Avanzado pulsando en el botón ‘Advanced’ recomendado, eso si, si dispones de los
conocimientos necesarios para saber lo que estás manipulando.
Accederemos a una configuración mas fina, eso si, pero para un primer contacto y uso
estoy seguro que te será suficiente con la configuración básica.
Lo primero que haremos es elegir que queremos hacer con nuestro documento, y pode-
mos elegir:
Hacer el fichero mas pequeño
posible
Para visualizar en un monitor de
ordenador
Enviar a otros por email
Colocarlo en un sitio web
Imprimirlo en una impresora de
tinta o láser
Comprimirlo, pero manteniendo
la calidad del original
Lo siguiente es decidir en que visualizadores de documentos PDF se podrá ver el mismo.
Esto, que parece trivial, no lo
es pues los más modernos vi-
sualizadores están mas optimi-
zados y, si queremos que sea
lo mas compatible posible
nuestro documento perdere-
mos capacidad de compresión
del mismo.
En esta ventana simplemente
elegimos las aplicaciones para
las que será totalmente compa-
tible. Eso no significa que vi-
sualizadores mas antiguos no
puedan mostrarlos, pero po-
drían no verse adecuadamente
o con todos sus elementos.
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14. En las opciones de Seguridad definimos cuales serán los niveles de acceso y/o manipula-
ción del documento.
Debes tener en cuenta que,
aunque los visualizadores no
permitirán normalmente ma-
nipular tu documento, con
utilidades profesionales co-
mo Adobe Acrobat Profesio-
nal o con alguno de los tru-
cos que has aprendido en
estas guías si que podrías.
Pues bien, aquí puedes po-
ner límites a lo que quieres
que se acceda de tu docu-
mento antes de publicarlo.
Lo primero es decidir si quie-
res aplicar niveles de seguri-
dad. Si prefieres no hacerlo
no hay mas preguntas.
En caso contrario, lo primero que debes es indicar la contraseña necesaria para poder
modificar a posteriori el documento. Esto es debido a que vas a limitar el acceso a ciertas
posibilidades, pero si introduces la contraseña tu mismo podrías cambiarlo mas adelante
en caso de necesidad. Vamos, que no dejas cerrado el documento.
Entre las limitaciones posibles puedes …
No permitir cambio alguno en el documento
No permitir que se extraiga contenido del mismo (para evitar la extracción de texto,
por ejemplo, copiando y pegando)
No permitir imprimir el documento
Requerir una contraseña para abrir el documento (esta opción es muy práctica y pue-
de utilizarse sin marcar ninguna de las anteriores para permitir acceso total de tus do-
cumentos a quien tu envíes la contraseña para abrirlos)
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15. En las opciones de salida del documento puedes elegir las siguientes posibilidades:
Guardarlo en el mismo lu-
gar que el original
Guardarlo en una carpeta a
tu elección
Añadir un sufijo al docu-
mento resultante (para poder
identificarlo mas rápidamente y
facilitar búsquedas)
Por último, puedes definir el
aspecto de tu nuevo flujo de
trabajo en la pantalla principal
de PDF Shrink.
Aquí puedes elegir el color de
fondo, el icono, e incluso una
pequeña descripción de lo que
hace tu configuración, cosa
muy útil si, como suele ser ha-
bitual, terminas generando
unas cuantas.
En las opciones avanzadas
puedes, además, definir la re-
solución de salida de imágenes,
texto, gráficos, etc. El resto de
opciones son similares.
Experimentando con nuevos flujos de trabajo o duplicando y cambiando existentes, poco
a poco encontrarás las que mejor se adapten a tus necesidades. Es cuestión de probarlas
y guardar las que te den mejores resultados para cada ocasión.
Terminaremos con el asunto de configurar flujos de trabajo volviendo a la barra de iconos,
donde encontramos las funciones más habituales (nuevo, renombrar, borrar, duplicar, eje-
cutar (‘run’), marcar por defecto (el de la banderita), y dos mas que aportan algo especial.
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16. El icono ‘Save droplet’ creará un script del flujo de trabajo seleccionado en la ventana
principal que, arrastrando y soltando sobre el un archivo PDF ejecutará la acción definida
previamente.
El llamado ‘Save PDF Service’ crea un “Servicio PDF” que te permitirá utilizar ese flujo de
trabajo desde la ventana de impresión de todas las aplicaciones de tu Mac. Como ves,
volvemos a hablar de los Servicios PDF.
Pues ya solo nos queda exprimir nuestros PDF …
Podemos hacerlo de dos maneras. Una es selec-
cionar un flujo de trabajo de nuestra lista y hacer
clic en el icono ‘Run’ (ejecutar), y la otra arrastrar
y soltar nuestros PDFs desde el Finder sobre el
item de nuestra lista.
En ambos casos se inicia de inmediato una ven-
tana que nos muestra el proceso activo y donde
podemos, también, revisar el histórico de nuestra
actividad con PDF Shrink.
Lo interesante de esta pestaña de activi-
dad es que podemos comprobar “a golpe
de vista” la capacidad de compresión de
nuestros flujos de trabajo.
Puede ser una buena prueba comprimir
un mismo fichero con todos nuestros flu-
jos de trabajo y comprobar como actúa
cada uno de ellos.
Te puedo asegurar que las diferencias de
tamaño obtenido son considerables, lle-
gando a ratios de casi un 90% de com-
presión en documentos con una calidad
de visualización suficiente.
No obstante, es importante también comprobar la calidad de visualización resultante para
no llevarse sorpresas y comprobar que el resultado es el esperado.
Nada mas, y nada menos. Espero encuentres suficientemente útil esta aplicación.
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17. Adobe Acrobat
Y casi terminamos hablando del original, de la aplicación (mas bien Suite de Aplicaciones)
de Adobe. La Familia Adobe Acrobat.
No está de mas que conozcas las posibilidades que te ofrecen así que vamos a desgajar-
las una a una.
Con Adobe Reader:
✓Visualizar, imprimir y buscar archivos PDF de Adobe
✓Utilizar Start Meeting para colaborar en línea y compartir documentos
en tiempo real con el software de Adobe Acrobat Connect
Con Adobe Acrobat Elements, además de lo anterior:
✓Cree documentos PDF desde cualquier aplicación que permita la
impresión de documentos, incluida la creación de documentos con un
sólo botón desde Microsoft Word, Excel y PowerPoint
✓Proteja los documentos PDF con contraseñas y codificación de 128
bits
✓Aplique restricciones para la impresión, la copia y la modificación de
documentos PDF
Con Adobe Acrobat Estándar le sumarás todas las opciones ha-
bituales de creación, modificación, protección y colaboración de la
Familia Acrobat.
Y en la versión Adobe Acrobat Profesional además incorpora crea-
ción de formularios para cumplimentar en el resto de visores de fiche-
ros PDF y mas opciones de gestión de documentos, por ejemplo, di-
rectamente desde AutoCAD.
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18. Por último, la mas novedosa aplicación de la Familia, Adobe Acrobat
3D, añade conversión, exportación e importación a y desde PDF para
las mayoría de las aplicaciones 3D.
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19. Herramientas Online
Para finalizar la guía, y también la serie, compartiré contigo unas direcciones web desde
donde podrás realizar algunas operaciones con documentos PDF y sin necesidad de mas
aplicación que tu navegador.
“Create your own PDF”, donde puedes generar un PDF a partir de texto que escribes
directamente en la página web.
“PS2PDF” para crear un PDF de un archivo Postcript (.ps) existente en tu ordenador.
“HTMLDOC PDF-o-matic”, donde puedes generar un PDF de cualquier página web
de la red.
“DOC Transformer” de la Provincia de Pisa (Italia) que, tras hacer clic en el botón
‘Continua’ te permite convertir documentos a PDF.
“PDF Online”. Quizás el mas versátil. Con esta utilidad online puedes crear PDFs de
ficheros en los siguientes formatos de origen.
➡ -MS Word (DOC)
➡ -MS Publisher (PUB)
➡ JPG, PNG
➡ -MS Word (RTF)
➡ -MS Excel (XLS)
➡ BMP, TIFF
➡ -MS PowerPoint (PPT)
➡ -HTML (MHT)
➡ WMF, EMF
➡ -MS PowerPoint (PPS)
➡ -Text (TXT)
➡ GIF
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