Instrumentos de organización que todo líder o administrador debe de conocer. Análisis de puesto. Organigramas. Manuales de organización.

1. ADMINISTRACIÓN

2. 1. Análisis de puesto.
2. Organigramas.
3. Manuales de organización.
INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN

3. INTRODUCCIÓN
Ya hemos estudiado la función de organizar en sus puntos
más importantes, pero para materializar el diseño de la
estructura organizacional y todo lo que conlleva, son
necesarios los instrumentos para llevar a cabo una
organización racional. Es indispensable contar con ellas y
aplicarlas de acuerdo con las necesidades de cada grupo
social.
Las principales herramientas de la organización son:
• La descripción y asignación de puesto (Mediante
análisis).
• Organigramas.
• Manuales de Organización.

4. 1.- ANÁLISIS DE PUESTO
Es una relación escrita que delinea los deberes y las
condiciones relacionados con el puesto. Proporciona
datos sobre lo que el aspirante hace, como lo hace y por
qué lo hace.
Este documento responde a las siguientes preguntas:
• ¿Cuáles son mis responsabilidades?
• ¿Qué tipo de autoridad tengo?
• ¿Quién es mi jefe inmediato?
• ¿Quiénes son mis subordinados?
• ¿Con quienes coordino mis tareas?

5. 1.- ANÁLISIS DE PUESTO
En este punto es importante definir tres términos
importantes que están implícitos.
1.-RESPONSABILIDAD. Es una actividad que ha sido
asignada a una persona.
2.-AUTORIDAD. Es el derecho o poder para actuar
sobrellevando la responsabilidad.
3.-SUBORDINACION. La obligación de sobrellevar una
responsabilidad.

6. 1.2 FUNDAMENTOS PARA ELABORAR
LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Fundamentos para elaborar la descripción de puestos.
Esto se debe ser considerado como un contrato, ya que
ambas partes como el reclutador como el interesado
deben estar de acuerdo con las especificaciones del
trabajo o las cualidades y experiencias del interesado.
Las descripciones de puesto debe ser elaborado por
un ejecutivos para todos los empleados.
Una persona que ocupe un puesto NO debe de tener una
responsabilidad que su subordinado no comparta. El
empleado es responsable de todas las actividades
dentro de su área. Su trabajo debe ser dinámico y
supervisado regularmente.

7. 1.3 ELEMENTOS DE UNA
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
Elementos de una descripción de puesto
Una descripción de puesto consta de los siguientes
elementos.
Encabezado. En esta parte se anotan todos aquellos
datos que permitan identificar el puesto
descrito, asimismo se detalla los que se le denomina
ubicación del puesto en la organización.
(De quien depende (Jefe inmediato))
Descripción genérica. Párrafo que define brevemente
la función del puesto. Objetivo básico del puesto.
Descripción detallada. Es la relación detallada, precisa
y clara de todas y cada una de las responsabilidades
correspondiente al puesto.

8. 1.4 ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
Especificaciones del puesto
En este documento se determinan las características que una
persona debe reunir para poder desempeñar el puesto
exitosamente. La especificación de puesto se toma como
referencia la descripción del puesto ya que se evalúa al
interesado identificando sus características físicas, psicológicas
y especificas que posee una persona que desee ocupar el
puesto.
Este documento detalla aspectos como edad, sexo, estado
civil, escolaridad, estudios específicos, experiencias, cualidades
personales y físicas que debe de tener necesariamente para el
desempeño del puesto.

9. ORGANIGRAMAS

10. ORGANIGRAMAS
El organigrama es el resultado de la organización, ya
que es la representación grafica de como se
organizo la empresa. El organigrama es un
conjunto de figuras geométricas
(rectángulos, círculos, cuadros, ETC) que
representan órganos y líneas que se utilizan para
dar una idea grafica de cómo está estructurada
una organización, por ello es de gran utilidad en
la empresa.
Los organigramas ayudan a la tarea de identificar y
relacionar las diversas partes de la organización.

12. ORGANIGRAMAS LIMITACIONES
Limitaciones.
• Muestra únicamente las relaciones formales
de autoridad sin contemplar relaciones
informales significativas.
• Algunas veces no se muestra como debería ser
la organización (Si no actualiza
constantemente)
• En ocasiones refleja solo la estructura parcial
de la organización.
• Se requieren referencias para entenderlo.

13. ORGANIGRAMAS REQUISITOS
 Precisión. En los organigramas, las unidades administrativas y
sus interrelaciones deber definirse con exactitud.
 Sencillez. Debe ser, ante todo, muy claro y que no contenga
un número excesivo de cuadros y puestos.
 Uniformidad. En su diseño es conveniente simplificar
tecnicismos, líneas y su composición para una fácil
comprensión.
 Presentación. Los organigramas deben contener el nombre
de las funciones y no de personas, los organigramas
representan la estructura del cuerpo administrativo.
 Vigencia. Para conservar su validez técnica, deben
mantenerse actualizados.

14. CLASIFICACIÓN Y CARACTERÍSTICAS
DE LOS ORGANIGRAMAS
El organigrama también cuenta con las siguientes
características en cuanto a su orden.
Por su ámbito de aplicación (1.- GENERALES. 2.-
Departamentales o específicos.
Por su contenido (1.- Integrales. 2.- Funcionales.
3.- De puesto, plazas y unidades.

15. Por su ámbito de aplicación
Organigramas generales. Contienen información de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, depende de su magnitud y características.
Organigramas departamentales o específicos. Muestran en forma particular la estructura
de una unidad administrativa o área de la organización.
Por su contenido
Organigramas integrales. Son la representación grafica de todas las unidades
administrativas de una organización, así como sus relaciones de jerarquía y
características.
Organigramas funcionales. Incluyen el diagrama de organización, además de las unidades y
sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades
incluidas en el grafico.
Organigramas de puesto, plazas y unidades. Indican por cada unidad consignada las
necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o
necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las
plazas, aunque esto no es común.
CLASIFICACIÓN Y CARACTERÍSTICAS
DE LOS ORGANIGRAMAS

16. FORMAS DE PRESENTACIÓN
DE UN ORGANIGRAMA
Organigrama
Vertical.
Presenta
unidades
ramificadas de
arriba abajo, a
partir del
titular en la
parte superior.
Este es el de
uso más común
en la
administración.

17. FORMAS DE PRESENTACIÓN
DE UN ORGANIGRAMA
Organigrama
horizontal.
Despliega unidades
de izquierda a
derecha y colocan
al titular en el
extremo izquierdo.
Los niveles
jerárquicos se
ordenan de forma
análoga en
columnas mientras
que las relaciones
entre las unidades
por línea se
disponen
horizontalmente.

18. FORMAS DE PRESENTACIÓN
DE UN ORGANIGRAMA
Organigrama
circular. Están
formados por un
cuadro
central, que
corresponde a la
autoridad
máxima de la
empresa, en cuyo
derredor se traza
círculos
concéntricos, cad
a uno de los
cuales constituye
un nivel
jerárquico de la
organización.

19. MANUALES DE ORGANIZACIÓN

20. MANUALES DE ORGANIZACIÓN
El manual de organización nació de la practica
principalmente para asentar por escrito todas las
instrucciones, indicaciones y recomendaciones
de carácter permanente por escrito de todas las
instrucciones, indicaciones y recomendaciones
de carácter permanente que se consideran
necesarias para el buen funcionamiento de la
empresa, eliminando los inconvenientes y
prejuicios que trae consigo dejar las cosas a la
memoria, el criterio o al buen juicio personal.

21. 3.2 ALGUNAS VENTAJAS DE LOS
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
 Minimizan los errores
 Los directivos y ejecutivos no tienen que estar
repitiendo órdenes que están oportunamente
detalladas en el manual.
 Sirven de guía para los nuevos empleados.
 Facilitan el control interno.
 Hacen posible la aplicación de los mejores métodos de
trabajo.

22. CONTENIDO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
 Los elementos de un manual de organización son
los organigramas, las descripciones y las
especificaciones de puesto.
Algunas instituciones, aparte de estos tres
elementos, incluyen aspectos tales como
fundamento jurídico para su elaboración,
objetivos del manual y alguno que otro elemento
que se requiere de acuerdo con el criterio de
quienes lo formulan y circunstancias propias de
la empresa.