Bericht über die Konzeption
und
Planung eines Events am Beispiel
ABSOLUT APEACH
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Inhaltsverzeichnis
1) Einführung Seite 3
2) Flussdiagramm Seite 4
3) Berichtsteil zum Flussdiagramm
3.1) Ausgangslage
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1) Einführung
In der Wirtschaft lassen sich folgende Trends feststellen: Die klassische Werbung über die
Massenmedien wird...
Zielgruppe des
Events bestimmen
Start
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Die Ziele der
Unternehmung
bekannt?
Briefing mit dem
Kunden durchführen
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Grobkonzept
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3) Berichtsteil zum Flussdiadramm
3.1) Ausgangslage
3.1.1) Auftragserteilung
Der Kunde kontaktiert mit seinem Anliegen ein...
Wirkungskontrolle: Kann durch Marktforschungsinstitute erhoben werden. Diese misst die
Bekanntheit/Affinität zu der Marke ...
ABSOLUT und Trimedia haben sich für eine Party entschieden. Die Gelegenheit, damit Personen
erlebnisorientiert anzuspreche...
während des Events eine interaktive Live-Fotosession durchzuführen. Dazu bringen sie eine eigens
kreierte Kulisse mit ihre...
Die Grundelemente des Verhandelns beruhen auf Fachwissen, Logik, Überzeugungskraft und
psychologischem Verständnis. Unter ...
4.) Schnittpunkte
Schnittpunkt Nr. 1 Ist der Kunde mit dem Grobkonzept zufrieden?
Jede Person, die verhandelt, strebt nach...
5) Zeitplan Prozesseinheit 2005
Chantal Genoud Seite 14 von 25
6) Zeitplan Prozesseinheit 2006
Chantal Genoud Seite 15 von 25
7) Musterdokumente
7.1) Projektplanung
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7.2) Auszug Detailkonzept
Chantal Genoud Seite 17 von 25
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Target groups
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„ABSOLUT URBAN OASIS“ – Idea 1
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„ABSOLUT URBAN OASIS“ – Idea 1
Frame:
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© Trimedia Communications13 Communicating Excellence Across Europe
„ABSOLUT URBAN OASIS“ – Idea 1
Media Relations
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7.3) Budgetübersicht
ABSOLUT APEACH - Launch Event
Budgetübersicht
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8) Auswertungsbogen der Lernjournale
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9) Schlusswort
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Bericht über die Konzeption und Planung eines Events am Beis

  1. 1. Bericht über die Konzeption und Planung eines Events am Beispiel ABSOLUT APEACH Dokumentation zur 2. Prozesseinheit Chantal Genoud Trimedia Communications AG Februar 2006 Chantal Genoud Seite 1 von 25
  2. 2. Inhaltsverzeichnis 1) Einführung Seite 3 2) Flussdiagramm Seite 4 3) Berichtsteil zum Flussdiagramm 3.1) Ausgangslage 3.1.1) Auftragserteilung Seite 8 3.1.2) Briefing Seite 8 3.2) Grobkonzept 3.2.1) Ziele Seite 8 3.2.2) Zielgruppe Seite 9 3.2.3) Botschaft Seite 9 3.2.4) Eventart Seite 9 3.3) Detailkonzept 3.3.1) Location und Infrastruktur Seite 10 3.3.2) Eventinhalt Seite 10 3.3.3) Budget Seite 11 3.4) Kunde 3.4.1) Überzeugend präsentieren Seite 11 3.4.2) Kompromiss anstreben Seite 11 3.5) Planung 3.5.1) Kommunikation Seite 12 3.5.2) Personalplanung Seite 12 4) Schnittpunkte Seite 13 6) Zeitplan Prozesseinheit 2005-2006 Seite 14 7) Musterdokumente 7.1) Projektplanung Seite 16 7.2) Auszug Detailkonzept Seite 17 7.3) Budgetübersicht Seite 23 8) Auswertungsbogen der Lernjournale Seite 24 9) Schlusswort Seite 25 Chantal Genoud Seite 2 von 25
  3. 3. 1) Einführung In der Wirtschaft lassen sich folgende Trends feststellen: Die klassische Werbung über die Massenmedien wird immer ineffizienter. Immer höhere Marketingbudgets sind nötig, um Aufmerksamkeit zu erzielen, trotzdem lässt das Interesse der Mediennutzer an Werbung nach und die Werbewirkung verringert sich zusehends. Da mag die Kampagne noch so originell sein – viele Konsumenten sehen schon gar nicht mehr hin. Die Gruppe der Werbeverweigerer, die eine regelrechte Aversion gegen TV- Spots entwickelt haben, nimmt immer weiter zu. In den letzten Jahren ist die Anzahl an besonderen Veranstaltungen mit Erlebniswelt kontinuierlich gestiegen. Marketingexperten sagen Eventmarketing eine grosse Zukunft voraus, die Potenziale einer erlebnisorientierten Markenführung seien gerade einmal angekratzt. Mit Hilfe von Events kann die Marke vom TV-Bildschirm oder der Print-Anzeige direkt in die Lebenswelt der Konsumenten transportiert werden. Am Event werden Emotionen über alle Sinne angesprochen, Menschen zur Interaktion aufgefordert, Inhalte erlebbar gemacht und auf diese Weise viel nachhaltiger und wirksamer vermittelt als andere Massnahmen dies vermögen. Erfolgreiche Eventplanung und -durchführung setzt professionelles Eventmanagement voraus. Bevor ein Event geplant wird, müssen sich die Veranstalter bewusst machen, welche Ziele durch die Veranstaltung erreicht werden sollen. Darauf kann die Strategie ausgerichtet werden. Diese Arbeit setzt sich mit der Konzeption und Planung eines Events mit marketingrelevanten Zielen auseinander. Chantal Genoud Seite 3 von 25
  4. 4. Zielgruppe des Events bestimmen Start Sind Die Ziele der Unternehmung bekannt? Briefing mit dem Kunden durchführen Botschaften ausarbeiten Eventart bestimmen Ja Nein Ziel des Events festlegen 2) Flussdiagramm Chantal Genoud Seite 4 von 25
  5. 5. Grobkonzept finalisieren Ist das Grobkonzept erstellt? Grobkonzept präsentieren Ist der Kunde mit dem Grobkonzept zufrieden? Ja Nein Ja Nein Grobbudget erstellen Chantal Genoud Seite 5 von 25 Schnittpunkt Nr. 1
  6. 6. Geeignete Locations suchen Eventinhalt definieren Detailbudget festlegen Detailkonzept finalisieren Detailkonzept präsentieren Ist das Detailkonzept erstellt? Ja Nein Chantal Genoud Seite 6 von 25 Schnittpunkt Nr. 2
  7. 7. Ist der Kunde mit dem Detailkonzept zufrieden? Location und Datum festlegen Kommunikation planen Personal planen Ende Ja Nein Chantal Genoud Seite 7 von 25 Schnittpunkt Nr. 3
  8. 8. 3) Berichtsteil zum Flussdiadramm 3.1) Ausgangslage 3.1.1) Auftragserteilung Der Kunde kontaktiert mit seinem Anliegen eine Agentur. Im Beispiel ABSOLUT APEACH hat ABSOLUT VODKA Trimedia Communications kontaktiert. 3.1.2) Briefing Im Briefing wird festgelegt, wer welche Zuständigkeiten besitzt und im welchen Rahmen der Anlass stattfinden soll. Aufgrund den erhaltenen Angaben ist die Agentur in der Lage, ein Grobkonzept zu erstellen. Im Fall Trimedia gibt der Kunde folgende Infos mit: • Die Veranstaltung soll ungefähr 600 Personen ansprechen und im Raum Zürich stattfinden. • Als oberstes Ziel gilt es, das neu eingeführte Produkt ABSOLUT APEACH vorzustellen. Dies ist ein Wodka mit Pfirsichgeschmack. • Die Marke ABSOLUT soll als Lifestyleprodukt positioniert werden. • Die Kommunikation des Corporate Identity (=Unternehmenspersönlichkeit) des Auftraggebers nimmt für den Event einen bedeutenden Stellenwert ein. Das Unternehmen und der Anlass müssen im Urteil und im Gefühl des Besuchers glaubwürdig zueinander passen, damit der Anlass als Erfolg gilt. 3.2) Grobkonzept Die Autorin ist sich durchaus im Klaren, dass die folgenden Punkte nicht klar dem Grobkonzept oder dem Detailkonzept zugeordnet werden können. (Vielmehr beinhaltet das Grobkonzept eine ungefähre Konzeption des Events und das Detailkonzept die genaue, realitätsgetreue.) Die Punkte sind jeweils dem Grob- oder Detailkonzept nach dem Kriterium zugeordnet, bei welchem es sich jeweils intensiver damit auseinanderzusetzen gilt. 3.2.1) Ziele Der besondere Charakter eines Anlasses wird heute von vielen Unternehmen genutzt, um sie als Teil der Unternehmenskommunikation zu positionieren. Ein Hintergrund ist die Kommunikations- und Informationsflut, durch die es immer schwerer und teurer wird, Kunden über die klassischen Medien zu erreichen. Hinzu kommt in vielen Branchen eine hohe Austauschbarkeit der Produkte, eine Marktsättigung und zunehmende Werberestriktionen. (Wodka darf auf Plakatwerbung nicht mit Menschen beworben werden. Fernsehspots sind tabu.) Die zu erreichenden Kunden tendieren zu immer mehr Freizeit- und Erlebnisorientierung. Das Ansprechen von Emotionen liegt im Trend. Die Wirkung eines Events zeigt sich darin, dass er bei der Zielgruppe die Bekanntheit einer Marke erhöht, Informationen über die Produkteigenschaften vermittelt oder sich die Einstellung zu einer Marke oder deren Image verändert. Insofern muss bei der Ausgestaltung der Botschaft unterschieden werden, ob die Markenbekanntheit aufgebaut werden soll oder ob das Profil einer Marke geschärft werden soll. • In dem Beispiel ABSOLUT APEACH geht es um die Bekanntmachung eines neuen ABSOLUT- Produktes mit Pfirsichgeschmack, des Weiteren soll ABSOLUT als gehobene Lifestylemarke positioniert werden. • Der Event soll inhaltlich exklusiv und einmalig sein, damit Medieninteresse geweckt wird. Chantal Genoud Seite 8 von 25
  9. 9. Wirkungskontrolle: Kann durch Marktforschungsinstitute erhoben werden. Diese misst die Bekanntheit/Affinität zu der Marke vor und nach dem Event. Des Weiteren ist wichtig: • Stimmung am Event • Besucherzahl • Medienoutput 3.2.2) Zielgruppe Eine Zielgruppe kann definiert werden als Kollektiv von Menschen, die aufgrund ähnlicher Einstellungen, Meinungen und Funktionen ähnliche Verhaltensdispositionen an den Tag legen. Im Falle von ABSOLUT gibt es mehrere Zielgruppen. • Konsumenten: Männliche wie weibliche 20- bis 29-jährige Zürcher Trendsetter, welche einen grossen Teil ihres Einkommens in Lifestyleprodukte und den Ausgang (damit verbunden Alkohol) investieren, aktiv, sozial, aufgeschlossen und optimistisch sind. • Opinion Leaders (=Meinungsmacher) und VIPs • Künstler: ABSOLUT ist bekannt für ihre Zusammenarbeit mit jungen Kreativen. Die Marke steht für Kunst, Mode und Musik. • Medien als Meinungsmultiplikatoren: Auf diese legt Trimedia als Kommunikationsagentur grossen Wert. Zum einen können Medien die Botschaften eines Events um ein Vielfaches verstärken, als es Mund-zu-Mund Propaganda je könnte. Zum anderen ist es als Spirituosenmarke aufgrund von Werberestriktionen nicht möglich, emotionsgeladene Werbung in den Medien zu publizieren. 3.2.3) Botschaft Um den Event als Kommunikationsinstrument einsetzen zu können, ist es wichtig, die dazu passenden Botschaften vor dem Event festzulegen, damit diese während des Events über möglichst viele Arten mitgeteilt werden können. Im Fall ABSOLUT APEACH lautet das Motto: Urban Oasis (= städtische Oase). Im Zentrum stehen Emotionen, die spezifisch für die neue Geschmacksrichtung Pfirsich stehen als auch solche, welche mit ABSOLUT in Verbindung stehen. APEACH: Sanft, fruchtig, reif, zart, sinnlich, magisch ABSOLUT: Hip, trendig, urban, jung, künstlerisch, innovativ, frei 3.2.4.) Eventart Es gibt verschiedene Arten von Events, zum Beispiel: • Firmenseminar • Tag der offenen Tür • Messeauftritt • Tagungen • Jubiläum • Party • Tournee • Roundtable Chantal Genoud Seite 9 von 25
  10. 10. ABSOLUT und Trimedia haben sich für eine Party entschieden. Die Gelegenheit, damit Personen erlebnisorientiert anzusprechen, wurde in der Einleitung erwähnt. Die inhaltlichen Möglichkeiten sind sehr gross und nur durch ein klares Inhaltskonzept kann sich die Veranstaltung von anderen abheben. Eine Brainstorming-Sitzung mit allen Mitgliedern bringt meistens eine zündende Idee hervor. • Phase 1: Ideen finden In einer moderierten Gruppensitzung wird nach neuen Ideen zu einem bestimmten Thema gesucht. Alle Teilnehmer sind aufgefordert, möglichst spontan Ideen zu nennen. Diese werden alle notiert. In dieser ersten Phase ist es verboten, Ideen zu kritisieren, zu verwerfen, lächerlich zu machen oder sonst wie zu bewerten. • Phase 2: Ergebnisse sortieren und bewerten Nach einer Pause werden sämtliche Ideen vom Moderator vorgelesen und von den Teilnehmern bewertet und sortiert. Die Bewertung kann in derselben Diskussion durch dieselben Teilnehmer erfolgen, oder die Auswertung erfolgt anderswo und von anderen Personen. 3.3) Detailkonzept 3.3.1) Location und Infrastruktur Die Wahl des Veranstaltungsorts ist einer der wichtigsten Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Um eine gezielte Suche nach dem potenziellen Veranstaltungsplatz durchführen zu können, werden vorab Rahmenbedingungen definiert, die der Platz in jedem Fall erfüllen muss. Folgende Kriterien müssen geprüft werden: • Der Platz muss an den potentiellen Termin verfügbar sein. • Er muss hinsichtlich der Kapazität für die geplante Besucherzahl ausreichen bzw. darf nicht zu gross sein. • Er muss mit den emotionalen Werten des Unternehmens harmonieren. • Kosten. Jede Location verfügt über eine andere Infrastruktur. Damit die Location Party tauglich ist, müssen für die Besucher genügend Parkplätze vorhanden, der Eingang für den Ansturm der Partygäste genügend gross und Fluchtwege vorhanden sein. Des Weiteren braucht es für eine Feier Musik- und Lichtanlagen, mindestens eine Bar und genügend Toiletten. In der Budgetplanung muss bedacht werden, dass wichtige Infrastrukturdefizite allenfalls teuer gemietet werden müssen. Teilweise verlangen die Vermieter eine Miteinbeziehung in den Event. So wollen viele Restaurants das Catering selber übernehmen. Dies hat natürlich geringer Umsatzmöglichkeiten zu folge. (siehe Schnittpunkt Nr. 2) Im Fall ABSOLUT hat der Kunde folgendes definiert: Der Event wird im Mai 2007 stattfinden, ein genaues Datum wurde nicht vorgegeben, und rund 600 Besucher sollen daran teilnehmen können. Das Motto der Party lautet: Urban Oasis. 3.3.2) Eventinhalt Für das Festlegen des Eventinhalts müssen die Ziele des Events betrachtet werden. Eines der Ziele im Fall ABSOLUT ist es, einen möglichst hohen Medienoutput (=Medienresonanz) zu generieren. Dies kann nur gelingen, wenn der Event, neu und einmalig erlebt wird. Aus diesen Gründen haben wir Folgendes festgelegt: Das Produkt steht im Mittelpunkt des Events und wird dekorativ umgesetzt. Der Inhalt dient der Unterhaltung des Publikums und als Pfeiler für die Medienarbeit. Drei Starfotografen werden beauftragt, Chantal Genoud Seite 10 von 25
  11. 11. während des Events eine interaktive Live-Fotosession durchzuführen. Dazu bringen sie eine eigens kreierte Kulisse mit ihrer jeweiligen Interpretation von APEACH – Urban Oasis mit, die in der Halle aufgebaut wird. Zentrales Element sind die Inszenierung der APEACH-Flasche und die unmittelbare Live-Projektion der geschossenen Bilder. Die Persönlichkeit des Produktes wird somit zum Leben erweckt und vor Ort fotographisch umgesetzt. Wichtiger Bestandteil ist der Miteinbezug der Besucher. Sie können in die Fotosession integriert und so auch direkt ein Teil des Events werden. 3.3.3) Budget Um die gesamten Kosten während der Laufzeit des Projektes und der Planung ermitteln zu können, muss eine sinnvolle Aufteilung der Gesamtkosten in Kostenarten und Kostenträger erfolgen. Eine mögliche Kostenaufteilung kann folgendermassen aussehen: Kostenarten • Projekt-Einzelkosten o Peronalkosten o Materialkosten o Mietkosten für benötigtes Equipment o Catering o Sicherheitskosten • Projektgemeinkosten o Verwaltungskosten o Mietkosten Kostenträger Die Aufteilung der Gesamtkosten in Kostenarten und Kostenträger ist für das Controlling von grosser Bedeutung, denn nur so kann ein sinnvoller Vergleich zwischen Plan- und Istkosten während der Laufzeit des Projektes durchgeführt werden. 3.4) Kunde 3.4.1) Überzeugend präsentieren Ein Konzept gekonnt zu präsentieren erfordert nicht nur die Beherrschung des Stoffs, sondern auch die kundengerechte Aufbereitung. Bevor man eine Präsentation hält, muss man sich über die zu erreichenden Ziele im Klaren sein. Daraufhin kann der Inhalt bestimmt und die passende Vermittlungsmethode gewählt werden. Dabei gilt es stets, denn Balanceakt zwischen Interesse wecken und Wissen übermitteln zu finden. Die wichtigste Person bei einer Präsentation ist der Zuhörer. Er muss überzeugt, motiviert und animiert werden, was nur durch zuhörerorientiertes Sprechen gelingt. „Was erwartet der Zuhörer?“, kann die entscheidende Frage sein. Selbstbewusstes Auftreten, kurze, klare Sätze, bildhaftes Sprechen durch Analogien, Vergleiche und eigene Erfahrungen sowie das Meiden von Monotonie können helfen, um bei dem Zuhörer Spannung und Aufmerksamkeit zu erzeugen. Es ist immer von Vorteil, frei zu sprechen, da so auf das Nonverbale Feedback des Zuhörers eingegangen werden kann. Verschränkt er seine Arme und meidet er den Blickkontakt, gilt es, seine Einwände herauszufinden. Das Halten einer freien Rede erfordert natürlich, dass der Redner den Inhalt beherrscht. Zudem muss er sich mit diesem identifizieren können, damit sein Denken, Fühlen und Reden übereinstimmen. Trifft dies zu, wirkt der Redner glaubwürdig und überzeugend. 3.4.2) Kompromiss anstreben Chantal Genoud Seite 11 von 25
  12. 12. Die Grundelemente des Verhandelns beruhen auf Fachwissen, Logik, Überzeugungskraft und psychologischem Verständnis. Unter Logik versteht man die Fähigkeit des exakten, folgerichtigen Denkens. Der logische Aufbau einer Gedankenkette kann für den Ausgang ausschlaggebend sein. Nur wer bei der Argumentation die Situation, die Wünsche, Absichten und Ziele des Partners berücksichtigt, hat Erfolg. Die Überzeugungskraft umfasst die sprachliche Beherrschung der Thematik. Die Fähigkeit, die Gedanken einfach, klar, bildhaft und situationsgerecht darzustellen. Mimik, Gestik und Intonation müssen mit Inhalt und Person übereinstimmen. Psychologisches Fingerspitzengefühl ist bei einer Verhandlung deshalb so wichtig, da Entscheidungen nicht nur auf rationalen, sondern auch auf emotionalen Kriterien basieren. Intuition und Wahrnehmungsfähigkeit sind wichtige Voraussetzungen bei Verhandlungen. Deshalb gilt es, die Kunst des Zuhörens, des Beobachtens und des Fragens auszuüben. Zusammenfassend sind Geduld, Dynamik, Einfühlungsvermögen und ein Gleichgewicht der Kräfte die wichtigsten Voraussetzungen, um eine Kompromiss anzustreben. (siehe Schnittpunkt Nr. 1) 3.5) Planung 3.5.1) Kommunikation Ziel ist es, dass die Qualität der Kommunikation mit der Qualität der Veranstaltung korrespondiert. Aufgabe der Kommunikation ist es, die festgelegte Zielgruppe über die Veranstaltung zu informieren. Bei grossen, kommerziellen Veranstaltungen ist es in vielen Fällen ratsam, eine Werbeagentur einzubinden. Folgende Aspekte müssen auf jeden Fall kommuniziert werden: • Name der Veranstaltung, Logo • Art der Veranstaltung, Ziel und Zielgruppe • Veranstalter, Corporate Identity, Budget • Botschaft • Allgemeine Informationen zur Veranstaltung Öffentlichkeitsarbeit oder auch Public Relations (PR) beinhaltet Aktivitäten, die in der Regel den Event indirekt vermarkten, indem die Öffentlichkeit über den Event informiert wird. PR kann ein sehr kostengünstiges Instrument sein. Wichtig ist die Einschätzung, für welche Medien der Event interessant sein könnte, wo sich Zielgruppen der Medien und der Veranstaltung überschneiden. Die Meldungen müssen den Medien mundgerecht serviert werden; über Pressemitteilungen inklusive guter Fotos. Radio-Sender nehmen eine Veranstaltung gerne in eine Berichterstattung auf, wenn sie ihren Hörern einen Zusatznutzen, zum Beispiel über die Verlosung von Tickets, anbieten können. Medien müssen vor, während und nach der Veranstaltung betreut werden. Im Fall ABSOLUT sind klassische Werbeaktivitäten nicht sinnvoll. Die Personen werden persönlich zu der Veranstaltung eingeladen, kaufbare Tickets sind nicht erhältlich. Die Kommunikation umfasst den Versand der Einladungen an die gesetzten Zielgruppen und die Öffentlichkeitsarbeit vor, während und nach dem Event. 3.5.2) Personalplanung Die Personalplanung soll vorausschauend alle Massnahmen berücksichtigen, die erforderlich sind, damit dem Unternehmen zur Erreichung seiner Ziele die dazu erforderlichen Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Dabei müssen die Qualität und Quantität der Mitarbeiter, ihr Einsatz zur richtigen Zeit am richtigen Ort, die Einhaltung von Kostenplänen und geplanten Kostenverläufen sowie individuelle Erwartungen und betriebliche Erfordernisse berücksichtigt werden. Chantal Genoud Seite 12 von 25
  13. 13. 4.) Schnittpunkte Schnittpunkt Nr. 1 Ist der Kunde mit dem Grobkonzept zufrieden? Jede Person, die verhandelt, strebt nach Anerkennung der eigenen Bewertung des Verhandlungsgegenstandes der Sache. Wenn auf einer Seite eine Übermacht besteht, endet die Verhandlung ohne Kompromisse. Wer übermächtig ist, handelt meist selbstherrlich. Der Kunde ABSOLUT fühlt sich gegenüber Trimedia übermächtig. Dabei wird oft vergessen, dass wir in seinem Sinne agieren und wir gemeinsam die gesetzten Ziele erreichen wollen. Dies kann nur sein, wenn beide Parteien eine Kooperation anstreben. Dies war leider nicht immer der Fall. Der Kunde kam mit zu hohen Erwartungen an Trimedia. Seine Wünsche waren diffus und widersprachen sich teilweise. Er wollte einerseits einen sicheren Eventablauf, andererseits wünschte er sich etwas völlig Neues, Unerwartetes. Durch die Bewusstmachung, dass Trimedia im Einklang mit den Unternehmenszielen von ABSOLUT agiert, ist der Kunde kooperativer geworden. Schnittpunkt Nr. 2 Geeignete Locations suchen Das Restaurant Lakeside passt mit seiner hellen Farbe und seinem modernen Design absolut zum Motto des Events: Urban Oasis. Trimedia hat im Lakeside schon früher Veranstaltungen durchgeführt. Die Ansprechspersonen sind bekannt, und die Zusammenarbeit lief immer zur vollen Zufriedenheit aller Beteiligten. Zudem spricht die Location Besserverdienende an, was Käufer der Marke ABSOLUT auszeichnet. Das Lakeside möchte bei allen Parties das Catering selber übernehmen. Dieses wird dem Veranstalter in Kosten gestellt. Einerseits hat das für ABSOLUT einen tieferen Erlös zur Folge, andererseits ist ungewiss, ob die Produkte (ABSOLUT APEACH) überhaupt angeboten werden können. Das Lakeside steht mit Trimedia in den Verhandlungen. Trimedias Position ist klar: Sollte das Lakeside auf seinem Standpunkt beharren, muss für die Veranstaltung ein anderer Ort gefunden werden. Schnittpunkt Nr. 3: Ist der Kunde mit dem Detailkonzept zufrieden? Ein Event wird Schritt für Schritt entwickelt. Nachfolgende Entscheidungen basieren auf vorhergehenden. Der Clou des Events, also die Inszenierung der Flasche ABSOLUT ist vom Kunden abgesegnet worden. So konnte Trimedia dem Kunden Vorschläge von Fotographen unterbreiten. Plötzlich war sich der Kunde über die getroffene Entscheidung auf den vereinbarten Eventinhalt nicht mehr sicher und hat den Event als Ganzes in Frage gestellt. Nur durch das Eingehen auf seine Bedenken und Ängste konnte der Event gerettet werden. Dies hatte einen höheren Aufwand für Trimedia zur Folge, was das Agenturbudget arg belastet hat. Chantal Genoud Seite 13 von 25 Quelle: Eventmanagement, Springer Verlag
  14. 14. 5) Zeitplan Prozesseinheit 2005 Chantal Genoud Seite 14 von 25
  15. 15. 6) Zeitplan Prozesseinheit 2006 Chantal Genoud Seite 15 von 25
  16. 16. 7) Musterdokumente 7.1) Projektplanung Chantal Genoud Seite 16 von 25
  17. 17. 7.2) Auszug Detailkonzept Chantal Genoud Seite 17 von 25 © Trimedia Communications3 Communicating Excellence Across Europe Situation The ABSOLUT APEACH event in Zurich will be a public and publicity event According to our conference call as of November, the theme of the evening is defined as „ Urban Oasis“ or „ Urban Oasis in Zurich“ As agreed, the content isthe interpretation of the ABSOLUT APEACH personality and the bottle – ABSOLUT APEACH is the hero The ABSOLUT APEACH event should not be mixed up with fashion, however, as Zurich has many events, it has to be surprising and outstanding with a unique content © Trimedia Communications4 Communicating Excellence Across Europe Main Targets ABSOLUT will be positioned as a hip, trendy and cutting- edge brand for a young generation on the way to become the most attractive brand in the Swiss spirits market The event will generate awareness for the ABSOLUT brand and for the new flavor APEACH The event will strongly emotionalize the brand ABSOLUT and increase awareness for the brand values It will strongly support the ABSOLUT APEACH flavour It should be attractive to OPLs and VIP‘s It will create media interest, coverage, and output
  18. 18. Chantal Genoud Seite 18 von 25 © Trimedia Communications5 Communicating Excellence Across Europe Target groups Opinion Leaders, VIP‘s Bartenders People from 20 to 29 (trendy, clubber, optimistic, open mindet and culturally curious) People interested in art, art scene (fashion, design, music, photography) Media: Gastronomy press Lifestyle, glossy and trendy magazines Young TV and Online channels © Trimedia Communications6 Communicating Excellence Across Europe Presentation of the Ideas
  19. 19. © Trimedia Communications7 Communicating Excellence Across Europe Swiss backgrounder Urban Lifestyle and „ Urban Oasis“ places (!) become more an more important to young people in Zurich They also are keen to see modern a modern „ Swissness“ respectively Swiss creatives People have a digital mentality and like to play with electronic visuals Thus, photography is a trendy art form that get‘s more and more important Swiss People like to see themselves on fotos High class visuals as well as party pictures are likely to be used by magazines Chantal Genoud Seite 19 von 25 © Trimedia Communications8 Communicating Excellence Across Europe ABSOLUT backgrounder ABSOLUT inspires and enables creative connections The ABSOLUT brand image is connected with a cultural environment (Fotography, Art, Fashion, Music) Spectacular visuals are for ABSOLUT key – to be used by the media and to be loved by the target group Interactivity is for ABSOLUT a good opportunity to get in touch with the people, to emotionalize the brand and to be remembered
  20. 20. © Trimedia Communications9 Communicating Excellence Across Europe „ABSOLUT URBAN OASIS“ – Idea 1 The guests will become the „ABSOLUT APEACH STARS“ We create a spectacular, powerful interactive live- photosession with one or two excellent, well-kown or upcoming photographers These fotografers will build a unique, wonderful stage in a surprising location, e.g. a photo studio The theme of these stages are the „ Urban oasis ile“ or the „ Urban Oasis feeling in Zurich“ – and will include the interpretation of the ABSOLUT APEACH personality and/or bottle. The product is part of the stage. Chantal Genoud Seite 20 von 25 © Trimedia Communications10 Communicating Excellence Across Europe „ABSOLUT URBAN OASIS“ – Idea 1 The opening of these fotoshootings will be done with one of the Swiss top-models or with an exciting upcoming model – she shows how to behave on stage The guests will get the opportunity to be the Stars of an interactive live photosession, they will be shooted on stage in a stunning APEACH environment Their benefit is to get a unique, excellent picture of themselves, made by a top photographer As a result, they will become ambassadors of the ABSOLUT brand and the flavor APEACH
  21. 21. © Trimedia Communications11 Communicating Excellence Across Europe „ABSOLUT URBAN OASIS“ – Idea 1 Frame: The pictures will – with the help of a VJ– be projected in the location, so that other guests can take part in the process of the shooting – it is like a theatre or a slow motion movie. The VJworks together with DJ‘s – to create a very trendy musical athmosphere (chill-out, easy-listening, trendy, danceable), e.g. Chantal Genoud Seite 21 von 25 © Trimedia Communications12 Communicating Excellence Across Europe „ABSOLUT URBAN OASIS“ – Idea 1 Media Relations Before the event: Create a hype in advance with a creative and „ hot“ foto of the model linked with „ ABSOLUT APEACH“ spirit At the event: Distribution of spectacular pictures with the Swiss top- model in the APEACH environment by satellite to the press Event coverage by STARTV Party reports by online magazines
  22. 22. © Trimedia Communications13 Communicating Excellence Across Europe „ABSOLUT URBAN OASIS“ – Idea 1 Media Relations After the event: The satellite pictures will be online on the website „ photopress.ch“ The APEACH party pictures will be part of the Website www.absolutapeach.ch for downloads The media will receive a press release by E-Mail with links to these two websites Key media will get a press it including the ABSOLUT APEACH bottle Other media will get the press kit Chantal Genoud Seite 22 von 25 © Trimedia Communications14 Communicating Excellence Across Europe „ABSOLUT URBAN OASIS“ – Idea 1 Strengths Emotionalization of the brand and personal benefits The Event is unique, the idea never established before. It contains creative content for differentation and positioning as outstanding, innovative and creative The event is done for community building. It is interactive It has media relevance Weaknesses Not all visitors will be able to take part in the shootings – these shootings will be an „ objects of desire“
  23. 23. 7.3) Budgetübersicht ABSOLUT APEACH - Launch Event Budgetübersicht Preise in CHF exkl. MWSt. Budgetposten Details Kosten Honorar Fotografen 3 Fotografen für je 1 Fotostrecke à 4'000.00 12'000.00 Miete Location Location tbd 4'000.00 Catering Häppchen für VIPs und Presse, Crew Catering 4'000.00 Technik Basistechnik, Video, Beamer, Beschallung 8'000.00 Musik-Act Musiker/Band (inkl. PA, Spesen, Catering, Transport) 13'000.00 Dekoration ABSOLUT APEACH Urban Oasis Style mit diversen Elementen 10'000.00 DJs und VJ 2 DJs und 1 VJ für optische Umsetzung Fotostrecken 6'000.00 Einladungen/Badges Einladungskarten und Badges für VIPs 3'000.00 Bar Bar-Elemente, Bar-Mixer, Bar-Team etc. (Org. Dettling&Marmot) 5'000.00 Personal Runner, Stagehands 4'000.00 First Aid Swiss Medical Protection Service 1'000.00 Security Delta Security 1'000.00 Reinigung Cucuzza S. & M 1'000.00 Honorar Agentur Trimedia Planung, Koordination, Projektmanagement, Abwicklung 18'000.00 GESAMT 90'000.00 Chantal Genoud Seite 23 von 25
  24. 24. 8) Auswertungsbogen der Lernjournale X Hoch, da das Thema Eventmanagement mich schon immer fasziniert hat. Leider war es mangels fachlichen Qualitäten für mich nicht möglich, bei der Eventplanung ABSOLUT APEACH dabei zu sein. So ist es zu begründen, dass meine Arbeit an gewissen Stellen nicht allzu sehr ins Detail geht X ich durch meine frühere Tätigkeit in der Schülerorganisation schon bei mehreren Projekten dieser Art dabei war. Oft habe ich den Barbetrieb organisiert, bei einem Event hatte ich sogar die Projektleitung übernommen. X dieses Mal versucht habe, eine wissenschaftliche Arbeit herzustellen, die auch anderen dienen kann. Dazu habe ich recherchiert. Sehr zufrieden bin ich noch nicht, da ich noch nicht weiss, welche Bewertung ich erhalte. X ich der Meinung bin, dass Fehler gemacht werden dürfen, um daraus zu lernen. Ich hoffe, in meiner beruflichen Zukunft einen professionellen Event planen zu dürfen. Chantal Genoud Seite 24 von 25
  25. 25. 9) Schlusswort Events sind Teil eines umfassenden Elebnismarketing-Konzepts und können nicht isoliert geplant und durchgeführt werden, sondern müssen immer in ein integriertes Kommunikationskonzept eingebettet sein. Durch angepasstes Marketing auf regionaler und lokaler Ebene, im Einklang mit den Bedürfnissen der Zielgruppe können sie die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zurückerobern. Ich hoffe, dass sie durch das Lesen dieser Arbeit einen ganzheitlichen Blick über die Konzeption und Planung einer Veranstaltung bekommen haben. Vorteile von Events Nachteile von Events o Imagetransfer: Einzigartige Events werden als Erlebnis empfunden und in Verbindung mit der Firma/Marke/Produkt gebracht o Kostenintensiv o Intensive Kontakte, direkt Kundenpflege, keine Streuverluste o Kleine Zielgruppe o Schneller Bekanntheitsaufbau o Unsicherheitsfaktoren (Schlechtes Wetter, Unfälle) o Kann sämtliche Kommunikationsinstrumente wie PR, Werbung, Verkaufsförderung und Verkauf integrieren o Erfolgkontrolle aufwändig o Hoher Erinnerungseffekt o Schwierigkeit, gute Events zu wiederholen oder sogar zu überbieten o Persönliche, direkte Kommunikation o Dialogfähig Chantal Genoud Seite 25 von 25

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