Repaso excel

CÓDIGOS BÁSICOS DE FORMATO DE NÚMERO
Para definir el color de una sección del formato, escriba en la [NEGRO] [AZUL]
sección el nombre del color entre corchetes. El color debe ser [AGUAMARINA] [VERDE]
el primer elemento de la sección. [MAGENTA] [ROJO]
[BLANCO] [AMARILLO]

Además se puede ingresar una condición, por ejemplo, que se visualicen en color azul
todos números con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a 10, caso contrario que
se visualicen en color rojo. Las condiciones se escribirán así:
[Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00. Para separar una condición de otra se usa el separador de
listas que se sugiere sea el punto y coma.
Ejercicio:
Establezca una nueva condición: color rojo valores menores igual a 10; verde para valores
entre 10,01 y 20; y azul para valores mayores a 20

FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas,
de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lógicas. Soporta hasta 64
condiciones. Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo y trama amarilla para las
notas menores a 7 de la columna nota1. Para iniciar activar el menú Inicio en
el bloque Estilos seleccione Formato Condicional y por último Administrar
reglas. Excel ofrece algunas alternativas:

Para resolver el ejercicio, seleccione las celdas que desee resaltar.
1. Ir al grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional, seleccione Reglas
de celdas opción Es menor que

FORMATO CONDICIONAL
Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de diálogo:

Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones,
para crear una nueva regla de clic en Nueva regla…
Seleccionar la opción Aplicar formato únicamente a las
celdas que contengan Se tiene la siguiente pantalla:

Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la
celda y para aplicar el formato de clic en el botón Formato…

DESTACAR GRÁFICAMENTE EL VALOR DE CADA CELDA

Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional”
seleccione la opción “Barras de Datos” y dentro de ella el color que quiere utilizar

VALIDACIÓN DE DATOS

Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de información en una hoja de cálculo sobre
la base de un conjunto de criterios previamente establecidos. Puede crear una lista de entradas que
se aceptarán en una celda de la hoja de cálculo y a continuación, restringir la celda para que acepte
únicamente las entradas de la lista mediante el comando del menú Datos opción Validación. El
usuario que introduzca los datos puede hacer una selección en la lista.

Ejemplo: El usuario que introduzca los datos puede hacer una selección en la lista. Crear una lista de
entrada en la misma hoja, por ejemplo:
Para trabajar con Validación de datos los datos deben estar en la misma hoja, debe seleccionar la o
las celdas a validar. Para este ejemplo se validará una celda que permita seleccionar el número de
RUC.

1. Seleccione la celda a validar.
2. Ir a la pestaña Datos
3. En el Grupo Herramientas de datos
4. Opción Validación de datos
5. Se visualiza

7. En la pestaña Configuración en Criterio de validación en la opción
Permitir: seleccionar Lista.

9. En Origen indicar el rango que contiene la lista
10. Por ejemplo:

MENSAJE ENTRANTE/ERROR
Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente:
1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante
2. Ir a la pestaña Datos
3. En el Grupo Herramientas de datos
4. De clic en la opción Validación de datos
5. Seleccione la pestaña Mensaje de entrada

Un vez configurado el mensaje entrante se visualiza:

FUNCIONES
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis,
pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
3. Elegir la opción Insertar función.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel tiene más de 327 funciones divididas por categorías
(sin contar claro está con las que el usuario puede definir),
estas son:

1.- Funciones de complemento y automatización
2.- Funciones de cubo
3.- Funciones de base de datos
4.- Funciones de fecha y hora
5.- Funciones de ingeniería
6.- Funciones financieras
7.- Funciones de información
8.- Funciones lógicas
9.- Funciones de búsqueda y referencia
10.- Funciones matemáticas y trigonométricas
11.- Funciones estadísticas
12.- Funciones de texto

LAS MAS COMUNES FUNCIONES
A estas funciones se puede acceder en forma rápida desde el icono ya que haciendo clic en el
triangulito se despliega un menú emergente con botones a todas ellas

SUMA Realiza sumas de forma rápida
PROMEDIO Esta función devuelve el promedio de sus
argumentos que pueden ser; números, nombres, referencias
a celdas y referencias a rangos de celdas que contengan
números, puede tener hasta un máximo de 255 argumentos
siendo por lo menos uno obligatorio
MAX La función MAX() da el valor máximo de un rango o
rangos y/o de referencias a celdas, como se ve en la tabla
siguiente
MIN La función MIN() da el valor mínimo de un rango o
rangos y/o de referecias a celdas, como se cave en la tabla
siguiente
CONTAR como se ve la función está en la celda C9 de valor 8
que es el resultado de contar los números y fechas del
rango C1:D5 y de las referencias C7 Y D7 , se puede apreciar
que se ignoran en la cuenta los blancos , los valores lógicos ,
lo errores y las cadenas de caracteres.
Para contar celdas en blanco disponemos de
función CONTAR .BLANCO.
Para contar celdas que no están vacías CONTARA

FUNCION SUMAR.SI
La función SUMAR.SI permite sumar valores de un rango de acuerdo a un criterio o condición.

La función SUMAR.SI tiene 3 parámetros:
El primero es la referencia o el rango que contiene los valores sobre los que se evaluará la condición.
El segundo es el que contiene el criterio a aplicar con el objeto de determinar que se suma y que no
El tercero es opcional, esto quiere decir que si la condición esta en el mismo rango donde se efectúa la suma, no hace
falta el tercer parámetro, pero si el criterio esta en un rango y donde se hace la suma en otro (u otros )rangos,
entonces tiene que colocarse el tercer parámetro.

Para aclarar las cosas que mejor que un ejemplo: Supongamos que una inmobiliaria tiene un listado con el valor de las
propiedades que se vendieron en Enero y quiere saber la suma de aquellas que superaron los $160.000, para obtener
la respuesta se emplea la función SUMAR.SI como se muestra en el gráfico

En este caso con dos parámetros alcanza puesto que el aquí si hace falta el tercer parámetro ya que el rango donde
criterio esta en la rango E2:E5, que el mismo rango donde se se efectúa el criterio (D2:D5) no es el mismo que el rango
efectúa la suma con la condición dada y no hace falta poner donde se efectúa la suma (E2:E5).
=SUMA(E2:E5;">160000";E2:E5)..Si en cambio tenemos esta Dejo como ejercicio averiguar las comisiones que se cobran
otra tabla al vendedor por propiedades cuyo costo es inferior a $
400.000.

FUNCION SUMAR.SI.CONJUNTO
SUMAR.SI.CONJUNTO, que es parecida a SUMAR.SI, que suma
celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que
SUMAR.SI.CONJUNTO, suma celdas teniendo en cuenta múltiples
criterios.
SINTAXIS:
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango de sumas; criterio_rango1; criterio1;
criterio rango2; criterio2..)
donde:
rango de sumas: es un argumento obligatorio, en el que se suman
una o mas celdas.
criterio_rango1: es un argumento requerido que es el primer rango
en el que se evalúa el criterio asociado ( criterio1).
criterio1: argumento obligatorio que es un criterio asociado a
criterio_rango1 en la forma de número, expresión, referencia de
celda o texto, que define en cual celda, en el rango de sumas, se
adicionará debido al criterio_rango1.
Los otros argumentos son opcionales.
Veremos un ejemplo donde se consideran 3 criterios:
Un negocio de artículos de computación y electrodomésticos cuenta
con la siguiente tabla

y se quiere saber cual fue la suma de las ventas de Juan López, en el sector Electrodomésticos con
montos que superaron los 200 $.
Como se ve los criterios son:

"Juan López"
"Electrodomésticos"
">200

FUNCION SUMAR.SI.CONJUNTO
entonces para responder a lo que el negocio quiere saber , se introduce la tabla en una Hoja de Excel y se usa la
fórmula ( en la tabla se resaltan las filas que cumplen los 3 criterios)

que insertamos en la celda D24, dando el resultado 4200$, como se puede ver

FUNCION CONTAR.SI
Esta función es una combinación de las funciones CONTAR y SI , tiene dos argumentos, el primero es el
rango cuyas celdas se desean contar y el segundo es el criterio que determina que celda será contada o
no

con esta misma tabla
podríamos preguntar
cuántos hombres hay

FUNCION CONTAR.SI.CONJUNTO
CONTAR.SI.CONJUNTO, que es parecida a CONTAR.SI, que cuenta
celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que
CONTAR.SI.CONJUNTO, cuenta celdas teniendo en cuenta múltiples
criterios.
SINTAXIS:
CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2…)
pudiendo especificarse mas de 127 rangos/criterios.
donde :
rango1: es el rango donde se cuentan las celdas, debido al criterio1,
criterio2, etc.
Los primeros dos argumentos son obligatorios.
Veremos un ejemplo donde se consideran 3 criterios:
Un negocio de artículos de computación y electrodomésticos cuenta
con la siguiente tabla
y quiere saber cuantas veces el vendedor Juan Lopez aparece en la
misma, en el sector Electrodomésticos con ventas que superan los
200 $.
Como se ve los criterios son:

"Juan López"
"Electrodomésticos"
">200
entonces para responder a lo que el negocio quiere saber , se
introduce la tabla en una Hoja de Excel y se usa la fórmula ( en la
tabla se resaltan las filas que cumplen los 3 criterios)

FUNCION CONTAR.SI.CONJUNTO
que insertamos en la celda D23, dando el resultado 3, como se puede ver

FUNCION DESREF
La función DESREF es tan útil como difícil de entender al principio.
DESREF devuelve una referencia a partir de otra que podemos llamar
referencia de partida, vamos a tratar de aclarar esto. Recordemos que una
referencia es el código de una celda( A1;F3;H124, etc) o el código de un rango
de celdas(A3:G6;H5:K7;etc) y aquí pasan dos cosas distintas según se trate de
una celda o un rango de celdas; veamos

Aquí se ve que si se trata de la referencia a una celda Excel devuelve el contenido de
esa celda( la fórmula está puesta en el recuadro negro) y en este caso DESREF funciona
así

La referencia que devuelve( y por tanto su contenido)
es el que resulta de ubicarse en la celda B2 y
desplazace x filas y luego x columnas. Concretamente
una posibilidad podría ser

y obtengo la referencia a una celda, que en este caso es
la D5 y por lo tanto su contenido.
Hablando en forma simple: parto de B3 me desplazo 3
celdas hacia abajo, luego 2 celdas hacia la derecha
devuelve la referencia a la celda D5 y muestra su
contenido.

Una aclaración: si me desplazo hacia arriba o a la izquierda
tengo que anteponer el signo menos y cuidar siempre de no
salirme de los límites de la hoja porque sino da error, como
podemos ver

FUNCION DESREF
Cuando nuestra referencia de partida es un rango, la sintaxis de DESREF() cambia un poco

si dejamos los argumentos para celda en cero, partimos
de C2:E7 y ponemos 9 para alto y 4 para ancho

vemos que la referencia de partida, que está resaltada en
rojo, se transforma en la referencia C2:F10, resaltada en
verde, es como si la referencia de partida se dilatara de
C2:E7 a C2:F10, que finalmente es lo que devuelve DESREF,
pero como se ve nos da un error y es lógico que así sea pues
en este caso Excel no sabe que hacer ¿qué número va a
devolver si tiene 3 opciónes?, lo mas coherente es que haga
algo con ellos, como sumarlos por ejemplo, pero DESREF por
si sola no puede y tiene que anidarse con otras funciónes
como SUMA ( que sumaria 42+100+450=592), pero también
puede anidarse con PROMEDIO, MAX, MIN, etc y así se
elimina el error, como vemos en la siguiente tabla

RANGOS DINAMICOS

Voy a dar un ejemplo sencillo de referencia dinámica, también llamada rango variable.
Supónganos que en una familia se anotan los gastos diarios confeccionando la siguiente tabla en Excel
Para hacer que nuestro rango se actualice usaremos la
función CONTAR anidada con DESREF dentro de la función
SUMA . Como puede verse, estamos ante el caso particular
de una columna donde el rango debe alargarse(cambiar de
alto) y por lo tanto al usar DESREF solo nos hacen falta 2
parámetros; el parámetro de partida C2 y alto, en los
parámetros de fila y columna( que son obligatorios) se pone
cero o ""(blanco) y el parámetro ancho ( que no es
obligatorio ) se omite. Todo el truco está en hacer que alto
se expanda hacia abajo y para eso lo reemplazamos con la
función CONTAR , que cuenta las celdas que no están vacías,
por lo tanto siempre nos pondrá el valor correcto en "alto" y
finalmente nuestra formula queda

Una forma de calcular los subtotales, por ejemplo hasta
el día 4, sería emplear la función SUMA con el rango fijo
C2:C5 , pero si al día 5 queremos ingresar otro dato,
este no es tomado hasta que no actualicemos el rango a
C2:C6, se entiende que es muy poco práctico hacer esto
toda vez que queramos ingresar un valor, lo que
necesitamos es un rango que varíe en forma automática
o sea un rango variable

RANGOS VARIABLES UTILIZANDO NOMBRES

en Nombre introducimos, por
ejemplo, "GASTOS_ MENSUALES" y
en "Hace referencia a" borramos lo
que esta escrito, dejando el signo
"=", y luego introducimos la formula
DESREF(C2;0;0;CONTAR(C:C))

ahora le pondremos nombre a la fórmula
DESREF(C2;0;0;CONTAR(C:C)), para esto vamos
a la pestaña Fórmulas, luego a la sección
Nombres definidos donde pulsamos en
Asignar nombre a un rango

Acordarse que al poner un nombre no deben dejarse
espacios en blanco ni incluir los símbolos (+ ;* ; = ; -) ya que
Excel interpreta que estamos por introducir una fórmula o
función.
Si queremos eliminar un nombre, en el panel Nombres
definidos pulamos en Administrador de nombres

FUNCIONES LOGICAS
Una proposición lógica es una afirmación que puede se VERDADERA o FALSA pero no ambas a la vez y justamente los
argumentos de las funciones lógicas son proposiciones lógicas. También las funciones lógicas devuelven resultados
VERDADERO o FALSO. Esta es una definición que se cumple en forma estricta solamente para las siguientes
funciones: Y
O
FUNCION Y() FUNCION O()
NO
La función Y() ,como O() es una función lógica ya que sus Como Y() la función O() es una función lógica, porque sus
argumentos son proposiciones lógicas, la función evalúa los argumentos son proposiciones lógicas o pruebas lógicas
argumentos y devuelve un resultado VERDADERO o FALSO ( la función evalúa los argumentos y devuelve un resultado
aclaro que esta función puede tener un solo parámetro sin VERDADERO o FALSO., su sintaxis es
dar error, aunque no tiene mucho sentido práctico) O(parámetro1;parámetro2;parámetro3;.....)
Su sintaxis es: La función devuelve FALSO si la evaluación de todos los
Y(parámetro1;parámetro2;parámetro3;.....) parámetros es FALSO y dará VERDADERO si la evaluación
La función devuelve VERDADERO si la evaluación de todos al menos uno de sus parámetros es VERDADERO o si
los parámetros es VERDADERA y dará FALSO si la todos son VERDADEROS.
evaluación al menos uno de sus parámetros es FALSA o si
todos son FALSOS.

vemos que si cambiamos una desigualdad, o las dos el
resultado es FALSO

Función SI
La función SI sirve para tomar decisiones de acuerdo a una condición, por eso podríamos decir que es una función
condicional,s iendo la condición el resultado de la evaluación de una proposición lógica ( VERDADERO o FALSO), es
decir; si el resultado es VERDADERO se hace una cosa, y si es FALSO se hace otra..
Esta función tiene 3 argumentos

Ejemplo:
De acuerdo a un informe volcado a una tabla una empresa quiere saber en que meses tuvo pérdidas o
ganancias

para lo cual estos datos se ponen
en una Hoja de Excel y se usa la
función SI de la siguiente manera

Observaciones: Es posible anidar hasta siete funciones SI como
argumento Valor_si_verdadero y Valor_si _ falso para construir
formulas mas elaboradas

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA
La función CONSULTARV busca datos que están en primera columna de
una tabla(a esta tabla se la denomina matriz de búsqueda o de datos),
si el valor es encontrado devuelve el dato asociado (valor que esta en
la misma fila que el dato a buscar) de una columna especificada, la
sintaxis es;

Veamos el siguiente ejemplo:
Un profesor tiene una tabla con las
notas de un alumno puestas en
números y quiere completarla
poniendo las notas en palabras

para hacer esto
cuenta con otra coloque estos datos en un libro de Excel
tabla de poniendo en la Hoja1 la tabla a completar y en
equivalencias la Hoja2 la tabla con las equivalencias pero sin
los rótulos para tener directamente la matriz
de datos

en la que D3 es una referencia donde está el
contenido , que en este caso es el valor 2,
aunque hay casos en que por la naturaleza del
problema, por ejemplo una consulta, la
referencia puede al principio estar vacia, dando
el error #N/A (no aplicable)

Al digitar el número de RUC, con la función BUSCARV se debe desplegar el nombre del cliente, que debe ser
buscado de en la hoja Clientes. El mismo ejercicio lo pues realizar si los datos de la hoja cliente se encuentra en
otro libro de MS Excel.

FUNCIONES ANIDADAS
Funciones anidadas dentro de funciones
En algunos casos, puede que tenga que utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por
ejemplo, la fórmula utiliza una función PROMEDIO anidada y compara el resultado con el valor 50. Las funciones
anidadas utilizan una función como uno de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones.

Ejemplo: Para el ejercicio anterior aplicar lo siguiente Si la forma de pago es al CONTADO y es MAYORISTA realice el
descuento del 20%. Si la forma de pago el al CONTADO y es MINORISTA realice el descuento del 10%. Si la forma de
pago el al CREDITO y es MAYORISTA realice el descuento del 15%. Caso contrario sin descuento. Para solucionar
aplicaremos el anidamiento de funciones. Dentro de la función lógica SI insertaremos un Y para unir las dos
condiciones:

Aprovechamos el Valor_si_Falso para
anidar el resto de condiciones. La
fórmula resultante es:
=SI(Y(F5=
"CONTADO";D21="MAYORISTA");F20
*20%;SI(Y(F5="CONTADO";D21="MIN
ORISTA");F20*10%;SI(Y(F5="CREDITO
";D21="MAYORISTA");F20*15%;0)))

EJERCICIO

Nombre Sexo Edad Peso Talla IMC Categoria
Catalina Durán F 29 54 1,57 22 Normal
J. Miguel Contreras M 30 75 1,72 25 Sobre Peso
Ingrid Herrera F 35 80 1,61 31 Morbido I
Luis Muñoz M 26 82 1,67 29 Sobre Peso
Pamela Islas F 39 90 1,56 37 Morbido II

bajo peso < 18
normal 18 - 25
sobre peso 25 - 30
morbido I 30 - 35
Morbido II 35 - 40
Morbido III > 40

SI(F5<18;"Bajo
Peso";SI(Y(F5>=18;F5<25);"Normal";SI(Y(F5>=25;F5<30);"Sobre
Peso";SI(Y(F5>=30;F5<35);"Morbido I";SI(Y(F5>=35;F5<40);"Morbido
II";"Morbido III")))))

TABLAS DINAMICAS
Las Tablas Dinámicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de una lista, es decir, una forma de
ver los datos desde puntos de vista diferentes.
El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista pueden cambiar de posición y
también pueden ser filtrados.
Con las Tablas Dinámicas también podremos preparar los datos para ser utilizados en la confección de gráficos.
La comprensión cabal de este tema se obtiene con la práctica y es así como se verá que es uno de los tópicos mas
potentes de Excel, principalmente en las versiones mas recientes.

Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de Excel.donde figuran los
datos del 1º trimestre del año.

a partir de ella se quiere crear
una nueva tabla en la que se
informe la cantidad de
maquinarias exportadas y el
detalle de cuantas se vendieron
de cada una.

TABLAS DINAMICAS
Crear un informe de la cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.

Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier
celda de la tabla, luego vamos a la pestaña "insertar" panel "Tablas"

en el que pulsamos en "Tabla dinámica", al hacer esto aparece un menú
en el que tenemos las opciones de "Gráfico dinámico" y "Tabla
dinámica" , pulsaremos en este último como se puede ver

a continuación aparece el panel "Crear tabla dinámica"

TABLAS DINAMICAS
1. Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinámica"

2. Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica" que es una novedad de Excel y que tiene un rectángulo en la
parte superior, donde se ubican los campos o rótulos de la tabla de origen, también hay cuatro rectángulos, en la
parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos de fila" y "Valores" donde irán
apareciendo los rótulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el
que se nuestra

Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro
aunque los rótulos que tienen valores numéricos, siempre
aparecen en rectángulo "Valores".

TABLAS DINAMICAS
Crear un informe de la cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.

si nos interesara saber solamente el dato de cuantas
fertilizadora y sembradora se exportaron, junto con su total,
tenemos un comando de filtrado en la parte superior y así
obtenemos la siguiente tabla

TABLAS DINAMICAS
Podemos querer saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por cual vendedor. En este
caso tendremos que seleccionar la casilla del rótulo VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla
y el panel "Lista de campos de tabla dinámica"

La tabla responde a lo que queremos saber, pero le
podemos dar otro aspecto arrastrando el botón
VENDEDOR al rectángulo "Rótulo de columna"

TABLAS DINAMICAS
Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por cual vendedor.

Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras operaciones tales como porcentajes,
máximos, mínimo y otras mas que iremos viendo.
Podemos preguntarnos cual fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió Peña. Para hacer esto nos ubicamos en
una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el botón derecho del mouse aparece el siguiente menú
emergente

TABLAS DINAMICAS
"Resumen por" están las opciones de resumen en las que elegiremos Máx y luego de aceptar, la tabla se transforma en

TABLAS DINAMICAS
TABLAS DINAMICAS CON RANGOS DINAMICOS
Una aplicación de los RANGOS VARIABLES, es cuando trabajamos con TABLAS DINAMICAS, ya que
podemos agregar o quitar elementos de la tabla origen de datos (tabla base)sin necesidad de
actualizar la referencia al rango en forma manual, o sea que se hace en forma automática. Para
hacer esto vamos a utilizas NOMBRES , pero no le vamos a dar un nombre a un rango, le daremos
un nombre a una fórmula ( Excel considera a las fórmulas como si fueran rangos)dicha fórmula
será el ANIDAMIENTO entre las funciones DESREF Y CONTARA
como ya se vio, la sintaxis de DESREF es
DESREF(referencia ;filas;columnas;alto;ancho)

referencia: la celda en el ángulo superior izquierdo de la tabla base
filas:para este caso es 0
columnas: para este caso es 0
alto: la cantidad de filas en nuestra tabla base
ancho: la cantidad de columnas en nuestra tabla base
Esta fórmula se anidara con CONTARA para que DEREF se transforme en dinámica quedando
=DESREF(Hoja1!$A$1,0,0,CONTARA(Hoja1!$A:$A),CONTARA(Hoja1!$1:$1))

a esta fórmula le daremos el nombre tabla_base_dinamica

en este momento ya estamos en condiciones de agregar
datos a la tabla base original

con este nombre creamos la tabla dinámica

si con ella hubiéramos confeccionado la siguiente tabla dinámica

y agregamos otro país, por ejemplo Italia

luego de ir al panel "DATOS" de la pestaña "OPCIONES" y pulsar en
actualizar

Construir a partir de los siguientes datos, las tablas dinámicas que muestren la siguiente información:
Tabla dinámica 1: Cantidad de personas por departamento.
Tabla dinámica 2: Cantidad de personas por departamento y delegación
Tabla dinámica 3: Suma y promedio de sueldo por departamento.
Tabla dinámica 4: Sueldo más alto por departamento y cargo.
Realizar un gráfico por cada tabla
Las cuatro tablas dinámicas deben estar una debajo de la otra y en la misma hoja.

TABLAS DINAMICAS

Código Nombre Apellido Departamento Cargo Delegación Sueldo
1Cristina Martínez Comercial Comercial Norte $ 1.262,13
2Jorge Rico Administración Director Sur $ 2.404,05
3Luis Guerrero Márketing Jefe producto Centro $ 1.502,53
4Oscar Cortina Márketing Jefe producto Sur $ 1.803,04
5Lourdes Merino Administración Administrativo Centro $ 781,32
6Jaime Sánchez Márketing Assistant Centro $ 721,21
7José Bonaparte Administración Administrativo Norte $ 781,32
8Eva Esteve Comercial Comercial Sur $ 1.202,02
9Federico García Márketing Director Centro $ 2.404,05
10Merche Torres Comercial Assistant Sur $ 661,11
11Jordi Fontana Comercial Director Norte $ 1.502,53
12Ana Antón Administración Administrativo Norte $ 811,37
13Sergio Galindo Márketing Jefe producto Centro $ 1.352,28
14Elena Casado Comercial Director Sur $ 2.554,30
15Nuria Pérez Comercial Comercial Centro $ 901,52
16Diego Martín Administración Administrativo Norte $ 841,42

Construir a partir de los siguientes datos, cuatro tablas dinámicas que muestren la siguiente
información:
Tabla dinámica 1: Suma de puntos por deportista y prueba.
Tabla dinámica 2: Suma de puntos por país y prueba.
Tabla dinámica 3: Suma de puntos por país, deportista, y prueba.
Tabla dinámica 4: Media de puntos por país y prueba.
Las cuatro tablas dinámicas deben estar una debajo de la otra y en la misma hoja
Realizar un gráfico por tabla.

EJERCICIO TABLAS DINAMICAS

País Deportista Prueba Puntos
Francia Pierre Carrera 8
Francia Phillipe Carrera 7
España Ramón Carrera 6
España Juan Carrera 5
España Alberto Carrera 4
Inglaterra John Carrera 3
Inglaterra Tom Carrera 6
Francia Pierre Natación 4
Francia Phillipe Natación 5
España Ramón Natación 2
España Juan Natación 7
España Alberto Natación 6
Inglaterra John Natación 3
Inglaterra Tom Natación 5
Francia Pierre Bicicleta 3
Francia Phillipe Bicicleta 4
España Ramón Bicicleta 8
España Juan Bicicleta 8
España Alberto Bicicleta 9
Inglaterra John Bicicleta 4
Inglaterra Tom Bicicleta 4

FILTROS AVANZADOS
En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el
rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos como se procede.
En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde
oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"

1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo
lugar donde se encuentra la tabla.
2. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar
especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo.
3. Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la
lista
4. Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los
criterios de filtrado.
5. Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del
punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos
que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar
donde estarán los rótulos.
6. Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados,
mostrar solo uno de ellos.

en este caso las filas se han ocultado como en el
caso de autofiltros, para solucionar el problema
debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por
ejemplo al rango $E$1:$F$1, quedando el panel
emergente como se ve

FILTROS AVANZADOS

y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura

aquí se puede ver que las filas están en forma correlativa y por lo
tanto se pueden aplicar funciones, por ejemplo si quisiéremos
contar el número de alumnos con un porcentaje de asistencia del
70%, utilizaríamos la función CONTAR y como se puede ver se
obtiene el resultado correcto que es 8

OPTIMIZACIÓN RESTRINGIDA
Un problema de optimización consiste en encontrar aquellos valores de ciertas variables que optimizan (es decir, hacen
máxima o mínima, según el caso), una función de estas variables. A las variables las llamaremos variables controlables
o variables de decisión.

Matemáticamente, significa encontrar los valores de x1, x2,..., xn, tales que hacen máxima (o mínima) a la
función f (x1, x2,..., xn).

El método más conocido para encontrar el óptimo de una función es a través del los métodos numéricos, que parten
de una solución inicial, y mediante algún algoritmo iterativo, mejoran sucesivamente la solución

Solución
sí Fin
¿Es
Inicial óptima?

no

Nueva
Solución

METODOS DE OPTIMIZACION RESTRINGIDA
El nombre se debe a que podemos ponerle restricciones a las variables, de modo que cumplan una o más
condiciones.

La restricción más común que se da en la práctica es que las variables deben ser no negativas. No tiene ningún
sentido una "solución" que implique producir cantidades negativas, o sembrar un número negativo de hectáreas, o
llevar un número negativo de paquetes, por ejemplo.

Pero, además, surgen naturalmente otras restricciones en el mundo real, debido a limitaciones de horas de trabajo,
capital, tiempo, insumos, o a que quizás deseamos imponer ciertos mínimos o máximos de calidad, riesgo, etc.. Estas
restricciones pueden ser funciones de las variables controlables.

Podríamos resumir diciendo que en un problema de optimización restringida buscamos los valores de
ciertas variables que optimizan una función objetivo, sujetas a restricciones, dadas también en
términos de funciones.

Matemáticamente, significa encontrar los valores de x1, x2, ..., xn, tales que hacen máxima (o
mínima) a f (x1, x2, ..., xn), sujeto a restricciones de tipo gj (x1, x2, ..., xn) , = ó  cj , donde cj
es una constante.

Se llama programación lineal al conjunto de técnicas matemáticas que pretenden
resolver la situación siguiente:

Optimizar (maximizar o minimizar) una función objetivo, función lineal de varias
variables, sujeta a:

una serie de restricciones, expresadas por inecuaciones lineales.

Un problema de programación lineal en dos variables, tiene la siguiente formulación
estándar:

pudiendo cambiarse maximizar por minimizar, y el sentido de las desigualdades.

• La función f(x,y) = ax + by + c llamada función objetivo y que es necesario optimizar. En esa expresión x e y son las
variables de decisión, mientras que a, b y c son constantes.
• Las restricciones que deben ser inecuaciones lineales. Su número depende del problema en cuestión. El carácter de
desigualdad viene impuesto por las limitaciones, disponibilidades o necesidades, que son: inferiores a ... ( menores: < o
); como mínimo de ... (mayores: > o ) . Tanto si se trata de maximizar como de minimizar, las desigualdades pueden
darse en cualquiera de los dos sentidos.
• Al conjunto de valores de x e y que verifican todas y cada una de las restricciones se lo denomina conjunto (o región )
factible. Todo punto de ese conjunto puede ser solución del problema; todo punto no perteneciente a ese conjunto no
puede ser solución.
• La solución óptima del problema será un par de valores (x0, y0) del conjunto factible que haga que f(x,y) tome el valor
máximo o mínimo.

En una urbanización se van a construir casas de dos tipos: A y B. La empresa constructora
dispone para ello de un máximo de 180 millones de dólares, siendo el coste de cada tipo
de casa de 30 y 20 mil dólares, respectivamente. El MIDUVI exige que el número total de
casas que no sea superior a 80.
Sabiendo que el beneficio obtenido por la venta de una casa de tipo A es 4 mil y de 3 mil
por una de tipo B, ¿cuántas casas deben construirse de cada tipo para obtener el máximo
beneficio?

Variables: x = nº de casas tipo A ; y = nº de casas tipo B
Función objetivo: Maximizar Z = f(x,y) = 4x + 3y
Conjunto de restricciones:
El coste total 30x + 20y ≤ 180 .
El MIDUVI impone x + y ≤ 80 .
De no negatividad: x ≥ 0 , y ≥ 0.

Unos grandes almacenes encargan a un fabricante pantalones y chaquetas deportivas.
El fabricante dispone para la confección de 750 m de tejido de algodón y 1000 m de tejido de
poliéster. Cada pantalón precisa 1 m de algodón y 2 m de poliéster. Para cada chaqueta se necesitan
1.5 m de algodón y 1 m de poliéster.
El precio del pantalón se fija en 50 dólares y el de la chaqueta en 40.
¿Qué número de pantalones y chaquetas debe suministrar el fabricante a los almacenes para que
éstos consigan una venta máxima?
1 Elección de las incógnitas.
x = número de pantalones
y = número de chaquetas
2 Función objetivo
f(x,y)= 50x + 40y
3 Restricciones
Para escribir las restricciones vamos a ayudarnos de una tabla:
pantalones chaquetas disponible
algodón 1 1,5 750
poliéster 2 1 1000

x + 1.5y ≤ 750
2x + y ≤ 1000
Como el número de pantalones y chaquetas son números naturales, tendremos dos restricciones
más:
x≥0
y≥0
4 Hallar el conjunto de soluciones factibles

HERRAMIENTA SOLVER

Solver es una herramienta para resolver y optimizar ecuaciones mediante el uso de métodos numéricos.
Con Solver, se puede buscar el valor óptimo para una celda, denominada celda objetivo, en donde se escribe
la fórmula de la función objetivo f (x1, x2, ..., xn).
Solver cambia los valores de un grupo de celdas, denominadas celdas cambiantes, y que estén relacionadas,
directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. En estas celdas se encuentran los valores de las
variables controlables x1, x2, ..., xn.
Puede agregar restricciones a Solver, escribiendo una fórmula gj (x1, x2, ..., xn) en una celda, y
especificando que la celda deberá ser mayor o igual, igual, o menor o igual que otra celda que contiene la
constante cj.
También puede especificar que los valores sean enteros, para evitar dar resultados absurdos de algunos
problemas, tales como que se necesitan 3,5 empleados.
Solver ajustará los valores de las celdas cambiantes, para generar el resultado especificado en la fórmula de
la celda objetivo.

INSTALAR SOLVER

En el menú Herramientas, fíjese si aparece el comando Solver. Si no aparece, deberá instalar el complemento o
macro automática Solver.

Si tiene Excel 97

•En el menú Herramientas, elija Complementos.
Si Solver no aparece en la lista del cuadro de diálogo Complementos, haga clic en Examinar y localice la unidad,
la carpeta y el nombre de archivo Solver.xla que, normalmente, está ubicado en la carpeta Macros/Solver, o
ejecute el programa de instalación si no puede localizar el archivo.

•En el cuadro de diálogo Complementos, seleccione la casilla de verificación Solver.

Si tiene Excel 5.0

•Elija el Programa de Instalación de Microsoft Excel.
•Elija Agregar / Eliminar componentes.
•Seleccione Macros Automáticas, y haga clic en el botón Modificar Opción.
•Seleccione la casilla Solver, y luego haga clic en Aceptar.
•Haga clic en Aceptar.

ALGORITMOS Y MÉTODOS UTILIZADOS POR SOLVER

Microsoft Excel Solver utiliza diversos métodos de solución, dependiendo de las opciones
que seleccione.

•Para los problemas de Programación Lineal utiliza el método Simplex.

•Para problemas lineales enteros utiliza el método de ramificación y límite, implantado por
John Watson y Dan Fylstra de Frontline Systems, Inc.

•Para problemas no lineales utiliza el código de optimización no lineal (GRG2) desarrollado
por la Universidad Leon Lasdon de Austin (Texas) y la Universidad Allan Waren (Cleveland).

SOLVER Y PROGRAMACIÓN LINEAL
La Protrac Inc., fabrica dos tipos de productos químicos, E y F, cuya utilidad neta es de $5000 y $4000 por tonelada
respectivamente.

•Ambos pasan por operaciones de 2 departamentos de producción, que tienen una disponibilidad limitada.
•El departamento A dispone de 150 horas mensuales; cada tonelada de E utiliza 10 horas de este departamento, y
cada tonelada de F, 15 horas.
•El departamento B tiene una disponibilidad de 160 horas mensuales. Cada tonelada de E precisa de 20 horas, y
cada tonelada de F precisa de 10 horas para su producción.
•Para la producción global de E y F, se deberán utilizar al menos 135 horas de verificación en el próximo mes; el
producto E precisa de 30 horas y F de 10 horas por tonelada de verificación .
•La alta gerencia ha decretado que es necesario producir al menos una tonelada de F por cada 3 de E .
•Un cliente ha solicitado 5 toneladas, cualquiera sea su tipo, de E o F.
•Por otro lado, es evidente que no pueden producirse cantidades negativas de E ni de F.
Se trata de decidir, para el mes próximo, las cantidades a producir de cada uno de los productos para maximizar la
utilidad global.

El Modelo
Variables controlables
E : toneladas de tipo E a producir;
F: toneladas de tipo F a producir;
Modelo
Max 5000 E + 4000 F {Función objetivo: maximizar la utilidad global}
sujeto a {escribimos ahora las restricciones o requerimientos}
10 E + 15 F  150 {horas del departamento A}
20 E + 10 F  160 {horas del departamento B}
30 E + 10 F  135 {horas de verificación}
E-3F0 {al menos una de F cada 3 E significa E  3 F}
E +F5 {al menos 5 toneladas}
E  0, F0 {no negatividad}

Antes de introducir este modelo en la planilla, conviene preparar una tabla con los coeficientes de las
variables:

Productos: E F
Utilidad marginal: 5000 4000
Restricciones
Departamento A: 10 15  150
Departamento B: 20 10  160
Verificación: 30 10  135
Al menos un E cada 3F: 1 -3  0
Al menos 5: 1 1  5

CONSTRUCCION DE LA HOJA DE CALCULO
Abra una nueva planilla de cálculo. Antes de introducir los datos en la planilla, conviene aumentar el
ancho de la columna A para que aparezcan completos los rótulos de esta columna. Las demás columnas
pueden quedar sin alterar.
Comenzaremos suponiendo que no producimos nada de E ni de F, por lo que escribiremos 0 (cero) en las
celdas B5 y C5. Ingrese:

=B4*B5+C4*C5

Copie la fórmula
de la celda D7
Ingrese:

=sumaproducto(B$5:C$5,B7:C7)

Una vez introducidos estos datos, podemos probar con distintas cantidades a producir de E y de F, y ver
fácilmente si se cumplen las restricciones, y cuál será la utilidad global.
Así, por ejemplo, poniendo 6 en la celda B5 y 2 en la celda C5, se respetan todas las restricciones y se obtiene
una utilidad global de $38000. Pruebe con éstos y otros valores.

OPTIMIZACION
Observe que en la planilla hemos introducido la función objetivo en la celda A2; el lado izquierdo de las
restricciones en el rango D7:D11, y el lado derecho de las restricciones en el rango F7:F11.

Seleccione del menú Herramientas / Solver...

Aparecerá el cuadro de diálogo Parámetros de Solver, en la que ingresaremos los datos.

Cuando el dato sea una celda o un bloque de celdas, puede seleccionarlas haciendo clic en la hoja de cálculo y arrastrando
el mouse.

•Con el cuadro de diálogo abierto, haga clic en la celda A2 de la planilla. En la caja debajo de Celda objetivo se borra el
contenido anterior y se muestra $A$2.
•Haga clic en la opción Máximo.
•Haga clic en la caja debajo de Cambiando las celdas. Haga clic en la celda B5, y arrastre el mouse sin soltarlo para
seleccionar también la celda C5.
•Haga clic en el botón Agregar..., debajo de Sujetas a las siguientes restricciones.
Aparece el cuadro de diálogo Agregar restricción.

•Use la caja debajo de Referencia de la celda: para poner el lado izquierdo de la restricción.
•Use la lista desplegable del centro para elegir un símbolo.
•Use la caja debajo de Restricción para agregar el lado derecho de la restricción.
Haga clic en el botón Agregar para agregar más restricciones, o en el botón Aceptar para finalizar.

•El cuadro de diálogo Parámetros de Solver debe quedar:

Haga clic en el botón Opciones, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Solver.

Como nuestro modelo es lineal, seleccione la casilla de verificación Adoptar modelo lineal, y luego haga
clic en el botón Aceptar.

RESOLUCIÓN
Una vez introducidos estos datos, seleccione Resolver, y Solver, si todo anduvo bien, mostrará un mensaje con:

Utilizar solución de Solver {cambia los valores de las variables en la planilla}
Restaurar valores originales {deja los valores iniciales de las variables}
Guardar escenario {guarda los valores de las variables como escenario}
Informes {hasta 3 tipos de informes, en hojas separadas}
Seleccione:

Utilizar solución de Solver y elija los 3 informes. Para esto, seleccione el primero y mantenga apretada la
tecla del mouse, hasta seleccionar los 3, o ubíquese en el primero y mantenga apretada la tecla Alt.
Después de unos segundos, Solver habrá agregado 3 hojas de cálculo en su libro, una por cada informe. Éstos
son: El Informe de Respuestas, el Informe de Sensibilidad y el Informe de Límites.

LOS DATOS DE LA PLANILLA
Si no ha cometido errores, Solver ha encontrado los valores óptimos de las variables controlables, y, por tanto, en las
celdas B5 y C5 se muestra la solución óptima: Producir 4.5 toneladas de E y 7 de F. La utilidad máxima del mes próximo
será $50500.

Los informes de Solver son claros. La razón
principal de su claridad se debe a que bajo INFORME DE RESPUESTAS
cada columna Nombre, pone la intersección
de fila y columna de rótulos. Así, por
ejemplo, observe que en Celdas Cambiantes,
debajo de Nombre, el informe puso:
Producción: E; "Producción" es el rótulo de la
fila y "E" el de la columna de la planilla.

En Celda Objetivo aparece la celda de la
función objetivo, el Nombre, el valor inicial
antes de optimizar y el valor óptimo (valor
final).
En Celdas Cambiantes aparecen las celdas de
las variables controlables, el nombre, la
solución inicial o valores iniciales de las
variables y la solución óptima (valor final).
En Restricciones se tiene:
Valor de la celda: es el valor que toma el
lado izquierdo de cada restricción en la
solución óptima. Así, por ejemplo, en la
primera restricción, de horas del
departamento A, se tiene, al remplazar:
10*E+15*F = 10*4.5 + 15*7 = 150 horas
utilizadas en el departamento A.
Fórmula: nos recuerda las restricciones que
hemos introducido, incluyendo si es de , =
o .
Estado: Nos indica si la restricción se
cumple exactamente, con una igualdad, y no
hay un margen. En otras palabras, nos
indica si la restricción es activa.
Divergencia: es el margen que tiene cada
restricción. Si la desigualdad es , entonces
es el lado derecho de la restricción (la
constante) menos el lado izquierdo. Si la
desigualdad es  , es el lado izquierdo menos
el lado derecho (la constante). Si la
restricción es activa, desde luego el margen
será cero.

En una pastelería se hacen dos tipos de tartas: Vienesa y Real. Cada tarta Vienesa necesita
un cuarto de relleno por cada Kg. de bizcocho y produce un beneficio de 250 Pts, mientras
que una tarta Real necesita medio Kg. de relleno por cada Kg. de bizcocho y produce 400
Ptas. de beneficio. En la pastelería se pueden hacer diariamente hasta 150 Kg. de bizcocho y
50 Kg. de relleno, aunque por problemas de maquinaria no pueden hacer mas de 125 tartas
de cada tipo. ¿Cuántas tartas Vienesas y cuantas Reales deben vender al día para que sea
máximo el beneficio?
Solución
En primer lugar hacemos una tabla para organizar los datos:

Tipo Nº Bizcocho Relleno Beneficio
T. Vienesa x 1.x 0,250x 250x
T. Real y 1.y 0,500y 400y
150 50

Función objetivo (hay que obtener su máximo): f(x, y)=250x+ 400y
Sujeta a las siguientes condiciones (restricciones del problema):

Para recorrer un determinado trayecto, una compañía aérea desea ofertar, a lo sumo,
5000 plazas de dos tipos: T(turista) y P(primera). La ganancia correspondiente a cada
plaza de tipo T es de 30 euros, mientras que la ganancia del tipo P es de 40 euros.
El número de plazas tipo T no puede exceder de 4500 y el del tipo P, debe ser, como
máximo, la tercera parte de las del tipo T que se oferten.
Calcular cuántas tienen que ofertarse de cada clase para que las ganancias sean
máximas.
Solución

nº Ganancia
Turista x 30x
Primera y 40y
Total 5000 30x +40y

La función objetivo es: f(x, y)=30x +40y

ANALISIS Y SI

Existe una herramienta no muy conocida en Excel que se llama “Análisis y si”,
presentada de esta manera no dice mucho pero paro si la llamamos “¿Que pasaría…
si…?” me parece que aclara mas las cosas pues nos induce a pensar en muchas
cosas que nos podemos preguntar en nuestra vida cotidiana como: ¿Que pasaría si
el dólar aumenta? o ¿Que pasaría en mi presupuesto familiar si disminuyo los gastos
de diversión? o ¿Que pasaría con la cuota que tengo que pagar al banco si este me
disminuye el interés en un punto? etc. Excel nos puede ayudar a responder a estas
preguntas y a otras mucho mas complejas , pues considera los “gastos de diversión”,
“la cotización del dólar” y “el interés en un préstamo” como variables y responde
con un informe de acuerdo al cambio que se produzca en estas.

ANALISIS Y SI
Supongamos que todos los meses hacemos un presupuesto familiar y queremos saber que variables
debemos ajustar para el porcentaje remanente sea de un 20% sobre los ingresos, para esto hacemos un
modelo de gastos familiares

como se puede ver en este primer "escenario"
tenemos un remanente de un 70% , por lo que
podemos gastar mas. Supongamos que
combinamos los datos de la siguiente manera
(teniendo en cuenta que hay gastos que no se
pueden alterar, como la hipoteca y los
impuestos).

ANALISIS Y SI

O sea que tenemos 4 escenarios o dicho de otra manera, ¿Que pasaría con mi remanente si
mi combinación de variables fueran esta?. Para que Excel nos haga un informe, debemos
introducir las variables de los distintos escenarios.
Como ya mencionamos la herramienta "Analisis y si" es la adecuada. Para acceder a ella ,
vamos a la pestaña Datos y de allí al panel "Herramientas de datos" , pulsamos en el ícono

ANALISIS Y SI
luego aparece un menu desplegable en el que pulsamos en "administrador de escenarios"

Aparece el panel "Administración de escenarios", donde
podremos agregar, eliminar modificar, combinar escenarios
y finalmente obtener un resumen con todas las variables y
como afectan el resultado final, que en nuestro caso es el
porcentaje remanente sobre los ingresos. En este panel no
se ha definido ningún escenario aun.

Vamos a introducir el Escenario1 pulsando en agregar, en el
panel que aparece, le ponemos el nombre, establecemos las
celdas cambiantes y finalmente podemos hacer un
comentario

ANALISIS Y SI
luego de aceptar , introducimos los datos que han
cambiado en "Valores del escenario"( los que están
con un cuadro rojo)

Finalmente al aceptar se presenta nuevamente el
panel "Administración de escenarios" pero esta vez
con el Escenario1 definido

Este mismo proceso se repite hasta que terminemos de
ingresar los datos de todos los escenarios
Finalmente el "Administrador de escenarios" queda como se
muestra,

ANALISIS Y SI
Es aquí cuando podemos apretar el botón Mostrar. Esto hará
que los resultados en el modelo cambien de acuerdo al
escenario elegido. Por ejemplo, si elegimos el Escenario3 y
apretamos Mostrar, veremos en la hoja que el porcentaje
remanente respecto de los ingresos disminuye en a un 36%.
Así podemos elegir cada vez un escenario distinto y ver el
resultado directamente en la hoja, por ejemplo el
Escenario4 nos da justo un remanente del 20%.
Sin embargo la verdadera utilidad del "Análisis y si", es
cuando apretamos el botón "Resumen", al hacer esto se
presenta la siguiente pantalla

Donde en "Celdas de resultado" deberemos poner la o las
celdas donde queremos que aparezcan los resultados, en
nuestro modelo es la celda D15.
Al aceptar se crea automáticamente una nueva hoja
rotulada "Resumen de escenarios" donde podemos ver una
tabla que compara los valores de los escenarios con los
valores que tiene nuestro modelo al momento de hacer el
resumen (en este caso particular es el escenario4)

ANALISIS Y SI

Observar que si se oprime el signo + señalado por la flecha, aparecen los comentarios, esto es lo que se llama
Agrupación y Esquema para ocultar ciertas filas. .
Para que la tabla quede mas clara, es conveniente ponerles nombre tanto a las celdas cambiantes como a las cedas
de resultado..
Una forma de dar nombres a muchas celdas en forma simultánea es, en nuestro modelo, seleccionar el rango
:A4:B12 y a continuación ir a la pestaña "Fórmulas" y en el panel "Nombres definidos" pulsar en "Crear desde
selección"

luego aparece el panel "Crear nombres a partir de selección"

En el que marcamos "columna izquierda", el nombre de la celda de resultados se da como en el tutorial PONER
NOMBRES A RANGOS
Finalmente la tabla queda como se muestra

Supongamos una empresa cuyos ingresos son en euros (todas sus ventas son en Europa), los materiales son
adquiridos en dólares y el resto de los ingresos y gastos son en pesos. El cuadro de pérdidas y ganancias de
semejante empresa será afectado por los cambios en las cotizaciones de las monedas, aún si no hay cambios en la
actividad real de la empresa.

Queremos investigar cuáles serán los resultados del año para este empresa de acuerdo a distintos escenarios para
las tasa de cambio. El modelo que construimos será éste:

En las celdas B2 y B3 tenemos las tasas de
cambio actuales del euro y el dólar. Estas
celdas serán las variables en nuestro
modelo.
En el cuadro de pérdidas y ganancias
proyectado tenemos los montos en la
moneda original en la columna C y los
montos convertidos a pesos en la columna
D.

Con las tasas de cambio actuales,
predecimos un porcentaje de beneficio
bruto del 42%. ¿Que pasaría si esta tasa
cambiaran? Supongamos tres
posibilidades (escenarios) posibles:

1 - euro = 4.50; dólar = 3.30
2 - euro = 4.10; dólar = 3.10
3 - euro = 4.10; dólar = 3.30
Para crear los escenarios con la
herramientas abrimos el menú
Herramientas-Escenarios

Al apretar el botón Aceptar se abre este formulario donde
ingresamos los valores de las variables correspondientes al
escenario

Apretamos el botón Crear e ingresamos
los datos. Al primer escenario lo
llamaremos Devaluación, al segundo
Revaluación y al tercero Mixto.

Apretamos aceptar y en el formulario que se
abre volvemos a apretar Agregar para
insertar el próximo escenario (Devaluación).
Volvemos a realizar el proceso para agregar
Mixto.

Cuando terminamos de ingresar los datos de todos los escenarios podemos apretar el botón Mostrar. Esto hará que
los resultados en el modelo cambien de acuerdo al escenario elegido. Por ejemplo, si elegimos el escenario
Revaluación y apretamos Mostrar, veremos en la hoja que el porcentaje de la ganancia bruto cae al 39%. Así podemos
elegir cada vez un escenario distinto y ver el resultado directamente en la hoja.
Hay que tener en cuenta que al cerrar el formulario, las celdas variables conservan el valor del último escenario
elegido.
Pero la real utilidad de usar Escenarios se evidencia al apretar el botón Resumen. Se abre este formulario

En la ventanilla Celdas de Resultado ponemos las celdas que
queremos que aparezcan en el resumen. Si queremos que
aparezca todo el total de ingresos, el total de gastos y el
beneficio bruto, elegimos las celdas D10, D16 y D17

Al apretar Aceptar Excel crea una nueva hoja donde podemos ver un
cuadro que compara los tres escenarios con la situación actual

Uno de los inconvenientes es que Excel usa la dirección de las celdas como nombre de la fila, lo que hace que la tabla
sea prácticamente ilegible, es especial si se trata de un modelo con muchas líneas.
La técnica para superar este inconveniente es poner nombres a las celdas que estamos interesados en mostrar

Beneficio_bruto = Hoja1!$D$17
Dólar = Hoja1!$B$3
Euro = Hoja1!$B$2
Total_de_Gastos = Hoja1!$D$16
Total_de_Ingresos = Hoja1!$D$10

ANALISIS DE DATOS EN EXCEL

Nos introduciremos hoy en el mundo del análisis de datos utilizando la
Estadística descriptiva, es decir, empleando una parte de la estadística que se
dedica a analizar y representar los datos.

Con esta herramienta, básicamente, realizaremos un estudio calculando una
serie de medidas de tendencia central, para ver en qué medida los datos se
agrupan o dispersan en torno a un valor central. Hablamos de conceptos tales
como la Media, Moda, Mediana, Error típico, Desviación Estándar, etc.

Para comenzar a trabajar necesitamos en primer lugar una muestra de datos, por ejemplo, una muestra de 30
empleados de una empresa con un total de 200 trabajadores, de los cuales se disponen de datos de sexo y edad:

Una vez disponemos de los datos viene el estudio, si bien
podríamos ir calculando con distintas funciones de Excel
cada uno de lo estadísticos, optaremos por utilizar el Análisis
de datos, y en concreto la opción de Estadística descriptiva;
para la versión Excel 2003, desde el Menú Herramientas>
Análisis de datos... para la versión Excel 2007, desde el
menú Datos > Análisis (cuadro de opciones)>Análisis de
datos:


• Rango de entrada: será la referencia de celda
correspondiente al rango de datos que deseemos analizar.
Al menos contendrá dos o más rangos adyacentes
organizados en columnas o filas.

• Agrupado por: Seleccionaremos 'Filas' o 'Columnas' para
indicar si los datos del rango de entrada están organizados
en filas o en columnas.

• Rótulos en la primera fila y rótulos en la primera columna: Si
la primera fila del rango de entrada contiene rótulos,
activamos la casilla de verificación Rótulos en la primera
fila. Si los rótulos están en la primera columna del rango de
entrada, la casilla de verificación Rótulos en la primera
columna.

• Rango de salida: Seleccionamos la referencia
correspondiente a la celda superior izquierda de la tabla de
resultados. Esta herramienta genera dos columnas de
información por cada conjunto de datos. La columna de la
izquierda contiene los rótulos de estadística y la columna de
la derecha contiene las estadísticas. Excel escribirá una
tabla de estadísticas de dos columnas por cada columna o
fila del rango de entrada, dependiendo de la opción que se
haya seleccionado en el cuadro 'Agrupado por'.

• .

• En un libro nuevo: Lo mismo que el punto anterior, pero para crear
un nuevo libro y pegar los resultados en una hoja nueva del libro
creado.

• Resumen de estadísticas: Quizá el más interesante de todos los
parámetros necesarios para configurar esta herramienta; cuando
deseemos que Excel genere un campo en la tabla de resultados por
cada una de las siguientes variables estadísticas: Media, Error típico
(de la media), Mediana, Moda, Desviación estándar, Varianza,
Curtosis, Coeficiente de asimetría, Rango, Mínimo, Máximo, Suma,
Cuenta, Mayor (#), Menor (#) y Nivel de confianza.

• Nivel de confianza para la media: Si queremos incluir una fila
correspondiente al nivel de confianza de la media en la tabla de
resultados. Por ejemplo, un valor de 95 % calculará el nivel de
confianza de la media con un nivel de importancia del 5 %.

• Késimo mayor: Cuando necesitemos incluir una fila correspondiente
al valor k-ésimo mayor de cada rango de datos en la tabla de
resultados. Si, por ejemplo, escribimos 1, esta fila contendrá el
máximo del conjunto de datos.
• En una hoja nueva: Si queremos insertar
una Hoja nueva en el libro actual y pegar • Késimo menor: Cuando necesitemos incluir una fila correspondiente
los resultados comenzando por la celda A1 al valor k-ésimo menor de cada rango de datos en la tabla de
de la nueva hoja de cálculo. tenemos la resultados. Si escribimos 1, esta fila contendrá el mínimo del
posibilidad de darle un nombre conjunto de datos.
personalizado a esta nueva hoja de cálculo

Aplicamos entonces la herramienta a nuestra muestra de empleados:

Vemos que como rango de entrada hemos
Tan sólo nos queda entonces interpretar los datos
seleccionado sólo las columnas con los datos del
estudio. Tras Aceptar Excel nos devuelve el extraídos, pero esa labor es más de estadísticos de
siguiente cuadro: profesión...
Como siempre Excel es sólo nuestra herramienta,
no nos será útil si no sabemos interpretar los
resultados.

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