1. Zo werken wij
Een beschrijving van onze werkwijze waarin we aan de hand van
drie stadia het realiseren van het doel van de klant centraal stellen.

2. Zo werken wij
Wij helpen je om resultaat te bereiken. Oplossingen die echt Op basis van onze jarenlange ervaring hanteren wij een
gebruikt worden. Die helpen om beter samen te werkwijze die drie stadia doorloopt.
werken, kennis te delen en te communiceren.
Organisatie, mens en techniek in balans
De aanpak van Mixit kenmerkt zich door samenwerking met de Wij geloven dat wanneer de wensen van mensen, de kaders
klant. Om tot succes te komen en het verschil te maken, kijken vanuit de organisatie en de mogelijkheden van de techniek
we specifiek naar de invulling van de volgende aspecten: met elkaar in balans zijn, een optimaal én gedragen
resultaat wordt bereikt. Het vooraf inventariseren
 Goede balans tussen de behoeften van gebruikers, de
hiervan, is de basis.
doelen en kaders van de organisatie en de mogelijkheden
van de techniek
Werken in releases
 Continu verbetertraject om doelstelling te realiseren.
Vervolgens helpen we je om in stappen de oplossing te
Daarbij maken we gebruik van statistische
realiseren. In stappen omdat daarmee ruimte ontstaat voor
gegevens, gebruikersonderzoek, ontwikkelingen in de markt
voortschrijdend inzicht en tussentijds de gebruikers te laten
en maatschappij. Daarnaast bieden we ruimte voor
toetsen. Deze cyclus van stappen heet releasemanagement.
voortschrijdend inzicht
 Heldere afspraken over te behalen resultaat per stap, en
Blijvende oplossing
het actief managen van verwachtingen
De organisatie verandert en wensen van eindgebruikers
 Een team met teamleden van zowel Mixit als de klant
veranderen. Na afronding van de releases en oplevering van
zorgen voor een ‘klik’; het onderling begrijpen van elkaar en
het project, helpen wij graag de oplossing up to date te
zorgen voor plezier in het werk zodat alle teamleden trots
houden. Dat doen we door het platform te onderhouden en
kunnen zijn op hun resultaten.
waar nodig aan te passen, door advies, ondersteuning en
service.

3. Iteratief werken - Blijvende oplossing
Organisatie, mens en releases in 4 stappen
techniek in balans

4. Organisatie, mens en techniek in balans
Doel en doelgroepen
Rol en betrokkenheid gebruikers
Technische mogelijkheden

5. Organisatie, mens en techniek in balans
Organisatie bepaalt de kaders Medewerkers worden optimaal gefaciliteerd wanneer zij zelf
De organisatie streeft een doel na waarin het realiseren van kunnen aangeven hoe ze ondersteund willen worden en waar
een intranet een bijdrage kan leveren (bv samenwerken, kennis behoefte aan is als het gaat om onderling
delen, kosten besparen). De organisatie bepaalt de communiceren, kennisdelen en samenwerken. Daarom moet
randvoorwaarden waarbinnen de wensen en behoeften van inzicht worden verkregen in welke doelgroepen nu welke
medewerkers gerealiseerd kunnen worden. Maar ook welke behoeften hebben. En wellicht blijkt dat verschillende
doelgroepen betrokken worden bij het project. doelgroepen verschillende wensen hebben.
Samen met u wordt vastgesteld welke doelgroepen er zijn, en Techniek
hoe deze worden betrokken. Dat kan van persona’s (fictieve In de ideale wereld is techniek maakbaar en kan alles. De realiteit
representanten op papier) t/m een werkgroep per doelgroep is helaas dat niet alles kan of dat het onbetaalbaar wordt. Vanuit
zijn. Ook bepalen we welke rol de gebruikers krijgen de techniek moet bekeken worden waar al in is voorzien, waar de
(meeweten, meedenken, meedoen, meebeslissen). In ieder oplossing op moet aansluiten, wat er mogelijk is en wat er echt
geval moeten de gebruikers input leveren en resultaten kunnen niet kan, of niet mag. Op hoofdlijnen inventariseren wij deze
toetsen. randvoorwaarden en brengen we advies uit.
Kennisdeling staat of valt met de medewerkers Hoe dan?
We kunnen nog zo'n innovatieve oplossing neerzetten, maar Het voorwerk dat wellicht al door u is gedaan, en de diepgang van
als medewerkers er niet mee geholpen zijn of niet mee de inventarisatie op deze drie invalshoeken bepaalt de
overweg kunnen is het project niet succesvol. Het is daarom hoeveelheid tijd die wij hieraan besteden. De inspanning kan
van belang medewerkers mee op reis te nemen, zowel tijdens variëren van 2 gesprekken en een workshop tot een compleet
de realisatie van de oplossing als bij de implementatie. analyse traject. Wat vaststaat is dat deze stap de basis legt voor
een goed eindresultaat.

6. Invalshoek Wat
1. de stip op de horizon (wat is het toekomstbeeld als het gaat om
samenwerken, kennisdelen en communiceren)
2. doelstelling en kaders
3. doelgroepen/gebruikers (welke doelgroepen en hun rol tijdens project)
4. prioriteiten organisatie
1 Op basis van vastgestelde doelgroepen, maken van rolbeschrijving per
doelgroep
2 In een bijeenkomst met afgevaardigden van doelgroep, of per doelgroep
a. Toetsen doelstelling
b. Toetsen rolbeschrijving
c. Aanvullen wensen/behoeften/gewenste functionaliteiten
d. Prioriteren
1. Inventarisatie
a. Bestaande technische omgeving
b. Mogelijkheden gewenste koppelingen
2. Advies platform en koppelingen

7. Iteratief werken in releases Het beste van het beste
Releases in 4 stappen
Optimaal vs maximaal

8. Iteratief werken
Het beste van het beste Releases in 4 stappen
De afgelopen decennia zijn tientallen methodieken bedacht en We hanteren in elke release de volgende vier stappen:
beschreven voor succesvol projectmatig werken. Met bijna al 1. Initiatie
deze methodieken hebben wij ervaring: of het nu 2. Realisatie
waterval, Prince2, Scrum of anders heet. Wij geloven dat het 3. Implementatie
basis principe van Scrum essentieel is voor een goed 4. Evaluatie
eindresultaat. De basis is namelijk iteratief werken en zodoende
blijven verbeteren. We werken daarom in releases van 4 Aantal releases
stappen. Zo Een release is van voldoende omvang om een kwalitatief
zorgen dat wat aangeboden wordt werkt en aansluit bij de hoogwaardige oplossing te realiseren. Daarin kunnen we
behoeften van gebruikers, leren daarvan en nemen het mee in bijvoorbeeld een goede basis neerzetten van een intranet
de volgende iteratie of samenwerkomgeving. Om vervolgens door middel van
meerdere releases te blijven verbeteren. Graag adviseren
Voordelen wij jullie op basis van de briefing hoeveel releases wij
Met onze projectaanpak bereiken we de volgende voordelen: denken nodig te hebben om aan jullie eisen te voldoen.
1. We creëren ruimte voor voortschrijdend inzicht. Dat is nodig
want de behoeften van eindgebruikers zijn continu in Optimaal vs. maximaal
beweging Uiteraard kun je oneindig veel releases te doorlopen.
2. We kunnen snel deelopleveringen in gebruik nemen, zodat Veel belangrijker vinden wij het om de juiste oplossing te
de voortgang zichtbaar is in de organisatie en we gebruik bieden. Dat betekent dat we samen kunnen bepalen
kunnen maken van concrete ervaringen van gebruikers wanneer het goed is. Bijvoorbeeld als de kosten van een
3. We raken als team steeds meer op elkaar ingespeeld. release niet meer opwegen tegen de business value.
Binnen onze eigen organisaties zijn we dat al. Maar
gedurende de releases is samenwerken met de klant
belangrijk.

9. Agile Scrum
De kern van SCRUM Snel resultaat zien
Agile Scrum kenmerkt zich door een intensieve
 Alle functionaliteit die de oplossing dient te samenwerking met de klant in korte, iteratieve stappen.
bevatten, leggen we tijdens het ontwerp vast in een De voordelen:
lijst die we de ‘Product Backlog’ noemen. Deze wordt
beheerd door de product owner (de klant).  Snel resultaat: elke paar weken werkende
functionaliteit.
 Aan elke functionaliteit kennen we een prioriteit toe.
Dit is een continue proces. Door voortschrijdend  Flexibiliteit: ruimte voor voortschrijdend inzicht.
inzicht kan de prioriteit wijzigen of functionaliteit
worden toegevoegd.  Helderheid: duidelijke doelen en inzicht in prioriteiten
 Bij aanvang van iedere sprint maakt het team van
Mixit samen met de het klantteam een selectie van
items uit de product backlog.

10. Releases in 4 stappen
- Ontwerp
- Kick off en doel release - Bouw
- Workshop - Demo
- Demo - Testen & Bugfixing
- Gebruikers leveren - Acceptatie
wensen aan - Gebruikers testen
- Evaluatie door gebruik
- Implementatieplan
- Advies doorontwikkeling
- Livegang
- Lessons learned
- Gebruikers ondersteund
- Gebruikers delen
bij gebruik
ervaringen

11. Stap 1 - Initiatie
Kick off
Aan het begin van de release vindt een kick off plaats. Daarbij is Demo / presentatie
het hele team aanwezig. Zowel van de klant als ook van Mixit. In een feedbacksessie nemen we de Product Backlog
De kick off heeft meerdere doelen: (functionaliteitenlijst) met het projectteam door en presenteren
we de ontwerpen. Tijdens deze bijeenkomst is er nog voldoende
 Kennismaking en helderheid omtrent rolverdeling ruimte voor feedback zodat we deze mee kunnen nemen naar
 Overeenstemming met betrekking tot aanpak van het project de volgende stap.
 Het gezamenlijk afstemmen van een haalbare
detailplanning, inclusief de belangrijkste afstemmings- en Gebruikers
oplevermomenten Gebruikers worden in deze fase vooral betrokken bij het
 Bepalen van eindresultaat van de release brainstormen over gewenste functionaliteit. Afhankelijk van de
 Meenemen van de gebruikersgroep als in voorfase is gekozen vorm in de voorfase varieert dat van het invullen van
afgesproken een online enquête tot workshops per doelgroep.
Workshop en uitwerking Deliverables:
Tijdens een workshop bekijken we de al geïnventariseerde Kick off
functionaliteiten, vullen deze aan en brengen prioriteit aan. We Gewenste functionaliteiten
genereren bovendien ideeën voor het grafisch ontwerp. Bij een Product Backlog
goede oplossing hoort immers een frisse look and feel in de (lijst geprioriteerde user stories en/of functionaliteiten)
huisstijl van de klant en passend bij de cultuur. Ontwerpen
Demo
Na de workshop werken we alles uit. Daarnaast maken we een
eerste product backlog (lijst van geprioriteerde user stories
en/of functionaliteiten).

12. Stap 2 - Realisatie
Ontwerp Testen, bugfixing en acceptatie
Op basis van de deliverables uit de initiatiefase gaan we nog Medewerkers van de klant starten met het testen van de
een stap verder. Gezamenlijk denken we de functionaliteiten oplossing. Zij registreren hun bevindingen in onze online
nog verder uit. Bovendien maken we de laatste keuzes ten bevindingentool. Mixit bepaalt in overleg met het
aanzien van prioriteiten. Zodra de goedkeuring is verleend, kan projectteam van de klant welke punten opgelost worden
de realisatie starten. We weten nu tot in detail wat we in deze om het resultaat van deze realease formeel te kunnen
release gaan bouwen. accepteren. Deze lossen we op zodat na het hertesten de
acceptatie plaats kan vinden.
Bouw
Gebruikers
Ons ontwikkelteam gaat aan de slag. Ze werken dedicated aan
Gebruikers zitten nu vooral in de rol als bij testen
het project. Zo leveren we de kwaliteit die we nastreven.
beschreven. Welke gebruikers een rol spelen in het
Gedurende de bouw heeft het projectteam een dagelijks
testen is in de voorfase bepaald.
overleg. Daarin vertellen de teamleden de voortgang aan
elkaar en waar ze eventueel tegenaan lopen, zodat
Deliverables:
geanticipeerd kan worden.
Detailontwerp
Bovendien rapporteert de projectmanager van Mixit Demo van de gerealiseerde oplossing
regelmatig aan de klant zodat de klant continu op de hoogte is Opgeloste testbevindingen
van het reilen en zeilen. Zodra de bouw klaar is geeft het team  Acceptatie
van Mixit een demonstratie aan het projectteam van de klant.

13. Stap 3 - Implementatie
Implementatieplan Verschillende opties zijn:
De livegang bereiden we samen met het projectteam van  Naslag site met video’s
de klant grondig voor. We maken gezamenlijk een  Inloop vragenuur: Op locatie beschikbaar zijn om mensen te
draaiboek zodat iedereen weet wat er van hem of haar ondersteunen en vragen te beantwoorden
verwacht wordt. Niets laten we aan het toeval over.  Telefonische helpdesk
 Online vragen stellen
Livegang  Training basis: op locatie training in de basisvaardigheden
Tijdens de livegang volgen we het draaiboek zoals dat is  Train de trainer
afgesproken. Met een druk op de knop lanceren we  First day wizard: op de dag van lancering krijgen medewerkers
uiteindelijk de oplossing. Iedereen die toegang heeft gaat een wizard op een scherm die ze interactief door de nieuwe
nu de oplossing ontdekken. Een belangrijk moment dus! omgeving loodst.
 Praktische quick start handleiding voor medewerkers.
Gebruikers
Er zijn diverse manieren van ondersteunen bij De hulpvraag verandert in de tijd. Ook zullen er nieuwe
implementatie. Ook hier geldt; mensen kunnen zelf het medewerkers komen. Samen spreken we af of, wanneer en hoe we
beste aangeven hoe ze ondersteund willen worden. dat monitoren en omzetten in ondersteuning.
Uiteraard kunnen de tot nu toe betrokken gebruikers een
rol vervullen in de implementatie. Overige medewerkers Deliverables:
kunnen bijvoorbeeld d.m.v. een eenvoudige online Draaiboek livegang
enquête aangeven hoe ze bij implementatie ondersteund Gebruikers op de hoogte
willen worden. Livegang

14. Stap 4 - Evaluatie
Gebruik Opzet vervolg
De beste evaluatie van de release is het gebruik ervan. Na de evaluatie is het ook tijd om vooruit te blikken naar
Soms in de vorm van een pilot of een Proof of Concept. de volgende release. We gaan doorontwikkelen. Samen
Of juist door middel van een livegang voor iedereen nog eens dezelfde 4 stappen doorlopen. Maar dan nog
tegelijk. Eindgebruikers gaan aan de slag en ontdekken al beter op elkaar ingespeeld. Of als de volgende release
snel de nieuwe mogelijkheden. Maar ook de niet aan de orde is, adviseren we u graag over service en
onmogelijkheden. Dat hoort erbij. De kunst is om dat te onderhoud.
inventariseren (bijvoorbeeld door het inzetten van
enquêtes) en er daadwerkelijk iets mee te doen. Gebruikers
Gebruikers leveren vooral hun leerervaringen aan, en
Advies doorontwikkeling geven aan waar ze blij mee zijn, wat minder goed werkt
Gebruikers doen graag suggesties voor doorontwikkeling. en waar ze aanvullend behoefte aan hebben.
Wij helpen jullie met het in kaart brengen van die
suggesties. Op basis daarvan adviseren we ten aanzien Deliverables:
van een volgende release. Gebruik van de oplossing
Advies ten aanzien van doorontwikkeling
Lessons learned Lessons learned
Inmiddels werken we geruime tijd samen. We leren  Opzet voor vervolgrelease
elkaar steeds beter kennen. We weten waar we goed in
zijn. Maar het kan altijd beter. Aangezien we graag verder
met elkaar willen, benoemen we deze zaken. Zodat het
vervolg nog beter gaat.

15. Blijvende oplossing Advies en ondersteuning
Releasemanagement
Service

16. Advies en ondersteuning
Het is niet leuk om te horen, maar je intranet of  De wereld verandert
samenwerkomgeving is nooit klaar. De organisatie De wereld verandert snel. Bijvoorbeeld: waar Twitter of
verandert, wensen van eindgebruikers veranderen, er zijn LinkedIn voor veel organisaties een jaar geleden nog niet
continue ontwikkelingen in de wereld die van invloed zijn en er zakelijk in beeld was, is het nu al gebruikelijk om relevante
is voortschrijdend inzicht. Wij vinden naast het bouwen van de communicatie uit de buitenwereld te integreren in je intranet.
oplossing, ook het optimaliseren ervan belangrijk.
Diensten Mixit
 Nieuwe kansen In dit kader levert Mixit de volgende diensten:
Nieuwe inzichten bieden nieuwe kansen. Vele inzichten
komen pas wanneer een systeem een langere periode Operations Light
gebruikt is.
 Telefonische ondersteuning voor de superusers
 Gebruikerservaringen  2 x per jaar een evaluatie op locatie
Gebruikers zoeken soms zaken die je niet had voorzien,  1 x per jaar bepalen waar nieuwe functionaliteiten nodig zijn
klikken niet waar je dat vooraf had bedacht of een functie
blijkt dermate succesvol dat je dit wilt door ontwikkelen. Operations Standaard
 Je organisatie verandert  1 dag per maand of een halve dag per twee weken op locatie
Je intranet neemt een centrale positie in binnen je  Ondersteunen superusers
organisatie. Je organisatie verandert niet netjes om de drie  Backlog van vragen wegwerken
jaar, maar geleidelijk. Als je niet pro-actief aan je intranet  Trainen/begeleiden nieuwe gebruikers
werkt sluit de oplossing al snel niet meer aan bij de  Nieuwe functionaliteiten onder de aandacht brengen
behoefte van je eindgebruikers  Inventariseren behoefte voor nieuwe functionaliteiten

17. Releasemanagement
Doorontwikkeling in releases Een release
Om de zo veel tijd zijn voldoende verbetersuggesties Vervolgens wordt er gestart met de realisatie. Aan het
geïnventariseerd om weer een volgende release op te eind van de ontwikkelperiode worden alle wijzigingen en
pakken. We doorlopen dan opnieuw de release in 4 nieuwe functionaliteit getest door de klant en worden
stappen. eventuele issues die daaruit voortkomen opgelost. Als dit
De klantmanager is het eerste aanspreekpunt tijdens de is gebeurd en de klant is akkoord met alle
release, maar ook in de tussenliggende periodes. Voor wijzigingen, gaan we weer over tot implementatie.
alle vragen, ook serviceverzoeken en issues met hoge
prioriteit, wordt contact opgenomen met de Vooruit kijken
klantmanager. Mixit geeft er de voorkeur aan om de tijdstippen van de
releases, de regelmaat en de grootte van te voren te
Voorbereiding release bepalen. Op deze manier borgen we capaciteit en
Elke release start met stap 1: de initiatie. In een overleg voortgang. Dit doen we in overleg met de klant en
wordt de vorige release geëvalueerd en kijken we vooruit hiervoor maken we een releasemanagement plan op
naar de volgende release. Vervolgens organiseren we een maat.
kick off en maken we tijdens een workshop een lijst met
issues, wijzigingen en nieuwe functionaliteit. We Hoge prioriteit calls pakken we buiten een release om op.
prioriteren dan de lijst en bepalen welke zaken we in de Deze werkzaamheden zijn vastgelegd in een SLA dat met
eerstvolgende release meenemen. Mixit is afgesloten voor functioneel applicatiebeheer.

18. Samenwerking en verwachtingen
Open en eerlijk
Korte lijnen
Beschikbaarheid en betrokkenheid
Beslissingsbevoegdheid

19. Natuurlijk kan dat! Mogen wij helpen?
Samenwerken is een breed begrip. In de context van de klant valt dat Keep it simple!
uiteen in o.a. intern en extern samenwerken. Wij zijn ervan overtuigd dat succes langs twee assen loopt: de
oplossing moet iteratief groeien. Eerst dus focus op een basis:
Intern functioneel goed, technisch stabiel en klaar om te groeien.
Samenwerken is wellicht ook niet meer zo simpel als vroeger. Informatie Daarnaast is de oplossing pas een succes als hij naar
komt op veel verschillende manieren naar je toe: de herkomst moet tevredenheid gebruikt wordt. Investeringen zijn dus pas
betrouwbaar zijn! Er is (zeker in de zorg) minder tijd om zelf informatie rendabel als de adoptie door alle eindgebruikers vanaf dag 1 de
tot je te nemen. Maak daarom gebruik van het juiste (mobiele) kanaal! juiste aandacht krijgt.
Mensen werken niet meer exclusief vanuit één afdeling: af en toe in een
team, soms aan een ziektebeeld, dan in een project. En dat ook nog eens Ruime ervaring met soortgelijke vragen en oplossingen
door elkaar. Mixit, onderdeel van de Tam Tam Groep, heeft 8 jaar ervaring
met SharePoint oplossingen op alle gebieden die de klant vraagt.
Extern Van kwaliteitssystemen voor het UMC Utrecht en Rivierenland
Ook de ontwikkeling in de zorg heeft invloed op de wijze waarop Ziekenhuis tot een projectomgeving voor het NKI-AVL, en van
professionals van de klant samenwerken. Meer gespecialiseerde een iPhone App voor AstraZeneca tot een website voor het Haga
zorgcentra zorgen ervoor dat richtlijnen en protocollen zullen Ziekenhuis. We zetten de gebruiker centraal en gebruiken de
veranderen. Het de klant ondersteunt hierbij en dat betekent dat de standaard tools om er een gebruiksvriendelijke, ‘to-the-point’
samenwerkomgeving wellicht ‘zwaarder’ ingezet gaat worden. Dat werkomgeving van te maken. Hierbij kijken we niet alleen naar
gekoppeld aan het feit dat tijd schaars is en blijft, betekent één ding: de vandaag, maar ook wat verder in de toekomst.
werkomgeving van de klant dient erop ingericht te zijn om snel en
Een superleuke uitdaging die heel goed past in de ervaring van
makkelijk informatie, mensen en documenten te vinden en er mee te
Mixit. Wij nemen jullie graag mee in onze visie, het concept en
werken!
de aanpak die leidt tot succes!