Em três frases ou menos: O documento discute a história do uso de moedas e papel-moeda como meios de troca e pagamento. Também fornece recomendações para empresas melhor gerenciarem o crédito dos clientes, como definir claramente políticas de cobrança e garantir que os departamentos de vendas e finanças trabalhem juntos nessa área.

1. carlos barata
SA-02/08

2. Agenda
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3. Desde o momento em que o Homem, no decorrer
do seu processo evolutivo, teve vontade de possuir bens e/ou
serviços pertencentes a outrem, que sentiu a necessidade de
envolver uma moeda de troca que possibilitasse a tomada
efectiva desses bens.
Na Grécia, no século VIII a.C., faziam-se as contas
tomando o boi como parâmetro.
Servindo como meio de pagamento, o sal circulava
em vários países (daí vem o termo salário), como exemplo,
na Libéria onde trezentos torrões compravam um escravo.
Foi na China do período Chou (1122-256 a.C.) que
nasceram as moedas de bronze com formas variadas: peixe,
chave ou faca (Tao), machado (Pu), concha e a mais famosa
o Bu, que tinha a forma de uma enxada.
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4. Os primeiros registos da utilização do papel como
moeda remontam ao ano 89. As matrizes para a impressão
eram confeccionadas em tabuleiros de madeira ou de
bambu, sobre as quais era aplicada uma pasta especial,
feita de polpa vegetal amolecida e batida.
A partir desta fase, por assim dizer, da vida
comercial da Humanidade, propagou-se o costume de
pagar as mercadorias ou os serviços com moedas o que vem
generalizar o acesso aos bens a todo o tipo de indivíduos.
Assiste-se então, com cada vez maior acuidade, à
imperiosa necessidade de haver alguém que gerisse e
controlasse os negócios emergentes, cabendo-lhe a árdua
tarefa de cobrar as dívidas que então começavam a
florescer decorrentes de más negociatas ou negociadores
sem escrúpulos…
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5. Ao longo da História a mentalidade do Homem, que
com a sua inapta qualidade de tentar a todo o custo ludibriar
o próximo, reflecte-se no cardápio de preocupações de uma
empresa, quando vende um produto e tem como objectivo
principal criar mais-valia, isto é, cobrá-lo. Foram
desenvolvidos vários métodos e subterfúgios na tentativa de
obviar estas situações.
Actualmente, a admissão de um novo cliente deve
revestir-se de enormes cuidados, sendo um dos actos
administrativos mais importantes e cruciais da empresa, uma
vez que, salvo imponderáveis, um cliente idóneo e
financeiramente estável é meio caminho percorrido para
uma parceria de sucesso.
Evidencio algumas das técnicas utilizadas
actualmente no recrutamento de novos clientes e os
cuidados principais a ter ao longo da relação comercial:
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6. Procurar rodearmo-nos do máximo de elementos de
•
carácter analítico-financeiro, utilizando para isso quer
empresas das especialidade, quer informações prestadas
pela banca ou até, caso seja possível, de parceiros
comerciais e cruzá-las.
Ter conhecimento adequado da implantação no terreno
•
dessa empresa bem como da própria qualidade do
mercado colocado à sua disposição.
Exigir sempre prestação de garantias que poderão ser de
•
vário tipo, aconselhando-se preferencialmente a garantia
bancária, dimensionada ao mercado a trabalhar.
Estabelecer um plafond de crédito baseado nas
•
expectativas de mercado e no valor e qualidade da
garantia prestada.
Definir com clareza as condições de comercialização do
•
produto, especialmente os deveres e as contrapartidas
financeiras no caso de incumprimentos.
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7. É crucial para a saúde financeira de uma empresa, seja
ela de maior ou menor dimensão, observar um conjunto de
regras básicas que lhe permitam defender-se neste campo
com sejam:
Existência de uma estrutura montada capaz de

avaliar, prevenir e resolver problemas de âmbito
financeiro da rede de clientes.
Reuniões mensais de carácter deliberativo com a

presença dessa estrutura composta por representantes
dos departamentos financeiro e vendas, de modo a
elencar os problemas e arquitectar as soluções
adequadas.
Alimentação da rede de clientes de informação

actualizada e atempadamente, da sua conta corrente e
respectivos movimentos.
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8. Na componente variável dos salários do pessoal de

vendas, relacionar a comissão devida com a boa
cobrança do bem.
Quer aquando da aprovação de um novo cliente,

quer no decorrer da parceria, implementar workshops
conjuntos e localmente, tendo como finalidade o
conhecimento recíproco dos respectivos programas
contabilísticos, de modo a evitar discrepâncias e mal
entendidos vistos por norma, com desconfiança pelas
partes.
Evitar protelar a feitura de documentação

contabilística, principalmente créditos a existirem, a
favor do cliente – este é um erro comum que se pratica
com graves dissabores na área da confiança mútua que
deve imperar na relação comercial.
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9. Resolver localmente, sempre que possível, os

problemas existentes em matéria de cobranças com o
envolvimento de três sectores da empresa – vendas pós-
venda e financeiro.
Promover uma política de incentivos financeiros à

utilização das novas tecnologias como sejam,
pagamentos por transferência bancária via Internet,
adesão a sistemas de Débitos Directos em conta,
utilização do Email em detrimento do fax e telefone, etc.
Evitar a todo o custo discrepâncias entre os acordos

negociados e o documento de facturação bem como o
desconhecimento do próprio acordo por parte do
departamento financeiro.
Na área da Gestão e Controle de Créditos é

fundamental a informação disponibilizada reflectir a
posição da conta do cliente naquele minuto, sempre
que possível.
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10. Utilizar o corte de fornecimento a crédito das

mercadorias e/ou serviços sempre que o atraso supere o
mês seguinte ao do vencimento e não com dívidas
galopantes. Após a regularização, criar mecanismos de
desbloqueio desta situação de forma imediata.
Evitar fenómenos de sobre facturação que por

norma desembocam em sobre endividamento.
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11. A cobrança deverá começar sempre de forma

escrita; simples, directa e precisa.
Esta por norma poderá ter vários escalões de

exigência mas, sempre na presunção da conservação
do cliente.
Só em ultimo caso se passa ao sistema oral de

cobrança, por norma mais informal e de consequências
imprevisíveis.
No acto da cobrança em si, agir com

objectividade, cordialidade mas sem rodeios e caso
necessário ofereça ao cliente um acordo de pagamento
faseado.
Nunca acenar com as garantias prestadas se não

houver intenção de as utilizar e por consequência perder
o cliente.
Tenha sempre presente que recebe primeiro quem

cobra primeiro…
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12. A empresa por norma é vista de dois prismas – os
custos e os proveitos – os que geram uns e outros.
Ainda há, bastante enraizada na classe de
administradores de empresas, quem veja do lado dos
custos todos os colaboradores que não fazem parte das
vendas. Nada mais errado, uma vez que, por norma,
este modus operandi, é gerador de conflitos internos nas
empresas e desequilíbrios na sua orgânica
desembocando a médio e longo prazo na minagem do
principal alicerce de qualquer estrutura empresarial – a
coesão da equipa.
Se é LaPalissiana a verdade que, se não há vendas
não pode haver cobranças, também não o é menos,
que só é efectivamente uma venda depois de
cobrada…
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13. A gestão e controle de créditos, hoje em dia é uma
ciência só ao alcance dos mais preparados e quando
aplicada com rigor e objectividade, permite de per si, o
incremento da venda saudável a clientes saudáveis.
Claro está que, as empresas que seguem esta
filosofia são, por norma as mais preparadas nestas
alturas de crise para enfrentarem o mercado, também
ele em geral mais débil financeiramente.
Vai-se observando cada vez com maior insistência
à valorização dos responsáveis por esta área ao ponto
de, tal como os colegas das vendas, serem incentivados
com uma parte remuneratória variável a depender das
performances atingidas com o DSO da respectiva
carteira de clientes.
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14. Eis algumas Boas Práticas aconselhadas às
organizações que pretendem ter uma saúde financeira à
altura dos grandes desafios:
1. Existência de política de cobrança claramente
definida sem ambiguidades e cinzentismos.
2. Quadro de pessoal capaz de executá-la com
formação adequada às exigências da empresa.
3. Uma vez definida a política financeira, implementá-
la sem reservas e interferências externas o internas,
dentro da razoabilidade que deve caracterizar o gestor
de créditos.
4. Adequar o sistema de remuneração variável, vulgo
comissões, a essa política, co-responsabilizando o
comercial no percurso pós venda do bem.
5. Tornar clara e transparente, interna e externamente
esta política e principalmente sem omissões dos
detalhes dos negócios efectuados.
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