Verwerkt u een papieren factuur hetzelfde als een digitale factuur? Ontvangt u dagelijks documenten en post via verschillende kanalen, zowel analoog als digitaal? U als bedrijf of instelling wordt dagelijks geconfronteerd met een grote hoeveelheid (digitale en analoge) inkomende post. De documenten komen vaak binnen via verschillende bronnen zoals e-mail, fax of post. Door de komst van nieuwe bronnen zoals e-mail, SMS, Social Media en Web Content zal de hoeveelheid inkomende documenten de komende jaren explosief toenemen. Met Canon Digitale Postverwerking kunt u al uw binnenkomende post, zowel papier, fax, social media als e-mail op eenvoudige en betrouwbare wijze digitaal vastleggen, beheren en verspreiden. Een poststuk wordt bij binnenkomst in gescand en voorzien van een aantal essentiële kenmerken, zoals een onderwerp, datum, afzendergegevens en een status. Vervolgens wordt het document in digitale vorm gedistribueerd om ze samen met de overige berichten in een uniform proces te verwerken. Uiteraard kan er naderhand nog aanvullende informatie worden vastgelegd en kan bijvoorbeeld de status worden gewijzigd van "behandelen" naar "afgehandeld". Als tijdens de werkzaamheden nieuwe documenten worden geproduceerd, bijvoorbeeld een e-mail met een antwoord op een vraag, kunnen deze op eenvoudige wijze gekoppeld worden aan het in gescande poststuk. Op basis van de inhoud van het document wordt automatisch bepaald wie het verwerkt. Directe registratie en opslag garanderen het direct terugvinden van informatie wanneer dit nodig is. Omdat deze werkzaamheden zijn geautomatiseerd, wordt uw post snel en accuraat verwerkt, ongeacht het volume. Aan het eind van het proces zijn alle documenten automatisch in het digitaal archiefsysteem opgeslagen en blijven zij tot in lengte van dagen beschikbaar voor raadpleging door geautoriseerde gebruikers. Met Canon digitale postverwerking bespaart u kosten, voorkomt u fouten, voldoet u eenvoudig aan de eisen rond informatie opslag en verbetert u de dienstverlening naar uw klanten. Meer informatie: http://www.canon.nl/For_Work/my-business/department/digital-mailroom/index.aspx

1. Canon
Solutions
Digitale Postverwerking
you can

2. •Postdienst
•E-mail
•Fax
•Koerier
•Sales Director
•Finance Manager
•HR afdeling
•Customer Service
•Inkoop
•CEO
BedrijfMailroomKanalenAfzender
Postverwerking: het overzicht
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment
•Bestelling klant
•Correspondentie
•Factuur leverancier
•Contract
•Verzekeringspolis
•HR-brief
Digitale Postverwerking
Uitdagingen

3. ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorterenOntvangen post
Digitale Postverwerking
Uitdagingen
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment
Uitdagingen bij postverwerking

4. Ontvanger
identificeren
Inhoud
begrijpen
Post sorteren
Fysieke
verspreiding
Traceren
Toegang
ontvanger
Lezen
Beantwoorde
n
Uitwisselen &
delegeren
Classificatie
veiligheidsnive
au
Documenten
opslaan
Zoeken &
toegang tot
post
Meerdere
indelingen
Meerdere
locaties
Postvoorbereidin
g
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorterenOntvangen post
Uitdagingen bij postverwerking
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment
Digitale Postverwerking
Uitdagingen

5. ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
Verschillende documenten
•Verschillende typen
•Talloze lay-outs
Meerdere locaties
•Verschillende bronnen
•Zoekgeraakte post
Post sorteren
• Tijdrovend
• Vertrouwelijkheidskwesties
Oplossing
20%
Slechts
van de
organisaties scant
meer dan
de helft van hun
inkomende post"
AIIM, 2012
Uitdagingen bij postverwerking - ontvangen post
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment
Digitale Postverwerking
Uitdagingen

6. Gegevens
vastleggen
Oplossing
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
Uitdagingen bij postverwerking - vastleggen & sorteren
Digitale Postverwerking
Uitdagingen
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Nr. 1
“Verbeterde zoek-
en uitwisselfuncties
van documenten is de
grootste stimulans
om te investeren in
scannen en vastleggen
van gegevens"
AIIM, 2012
Ontvanger identificeren
•Ontvanger valideren
•Geen lerend systeem
Documenten classificeren
•Meerdere documentstructuren
•Documenttypen classificeren
Post sorteren
•Handmatig gegevens coderen
•Handmatig proces
Return on
Investment

7. Fysieke verspreiding
•Langere levertijden
•Zoekgeraakte post
Traceren
• Routeringsfouten
• Geen zichtbaarheid of controle
Documenten openen
•Onjuiste ontvangers
•Geen mobiele toegang
Oplossing
Gegevens
vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
€ 37k“wordt jaarlijks
uitgegeven aan
het verzenden
van documenten
via koerier en fax*”
All Associates
Group, 2010*per € 7,5 milj. inkomsten
Uitdagingen bij postverwerking - verspreiden
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment
Digitale Postverwerking
Uitdagingen

8. Lezen
• Postontvangst bevestigen
• Prioriteren
Beantwoorden
• Vertraagd antwoord
• Problemen bij bewerken van
documenten
Uitwisselen & delegeren
• Geen meldingen of kennisgevingen
• Handmatige autorisatieroutering
Oplossing
Gegevens
vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
50%“van de bedrijven is van
mening dat ze productiever
zijn met tools die workflow,
zoeken, rapportage en
geautomatiseerde
documentcreatie verbeteren”
AIIM, 2012
Uitdagingen bij postverwerking - actie ontvanger
Digital Postverwerking
Uitdagingen
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment

9. 28%"van de respondenten
vindt de toegankelijkheid
van bestanden voor
medewerkers in hun
bedrijf slecht of zeer
slecht"
AIIM, 2012
Classificatie veiligheidsniveau
•Bedrijfsrichtlijnen archiveren
•Vertrouwelijkheid van post
Documenten opslaan
• Opslagruimte voor papier
• Kosten IT-infrastructuur
Zoeken & toegang tot post
• Slechte toegankelijkheid
• Handmatig zoeken
Oplossing
Gegevens
vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Uitdagingen bij postverwerking - archiveren
Return on
Investment
Digitale Postverwerking
Uitdagingen

10. ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
Het proces perfectioneren – Canon Solutions
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment
Postgegevens
automatisch
geëxtraheerd
Validatie
ontvanger
Snelle &
nauwkeurige
classificatie
Automatische
routering post
Melding aan
ontvanger
Status-
zichtbaarheid
Kennisgeving
met 1 klik
Gefilterd &
geprioriteerd
Gemakkelijk
uitwisselen &
bewerken
Selectieve
e-Archivering
Digitaal
beveiligde
opslag
Snel zoeken
& ophalen
Gecentraliseerde
verwerking
Verschillende
locaties &
kanalen
Alle
documenttypen
Uitdagingen Digital e
Postverwerking

11. ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
DIGITALE
VERWERKING
Digital Mailroom Solutions – ontvangen post
Uitdagingen Digital e
Postverwerking
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Gecentraliseerde
verwerking
Verschillende
locaties &
kanalen
Alle
document-
typen
Return on
Investment

12. Validatie
ontvanger
Postgegeven
s automatisch
geëxtraheerd
Snelle &
nauwkeurige
classificatie
Gegevens
vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
Ondertekend klantencontract
Brief medewerker
Factuur
Personeelszaken
Financiele afdeling
Inkoopmanager
Digital Mailroom Solutions – vastleggen & sorteren
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment
Uitdagingen Digital e
Postverwerking
Uitdagingen Digital e
Postverwerking

13. Automatische
routering post
Melding aan
ontvanger
Inzicht in
status
Gegevens
vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
Personeelszaken
Financiële afdeling
Inkoopmanager
Digital Mailroom Solutions – verspreiden
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment
Uitdagingen Digital e
Postverwerking

14. Gegevens
vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
Digital Mailroom Solutions – actie ontvanger
Customer Service
Ondertekend
klantencontract
Uitdagingen Digital e
Postverwerking
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Kennisgeving
met 1 klik
Gefilterd &
geprioriteerd
Gemakkelijk
uitwisselen
& bewerken
Digital
Mailroom
Ondertekend
klantencontract
Digital
Mailroom
Sales Director
Return on
Investment

15. Selectieve
e-Archivering
Digitaal
beveiligde
opslag
Snel
zoeken
& ophalen
Gegevens
vastleggen
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
DIGITALE POST
VERWERKING
Uitdagingen Digital
Mailroom
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Digital Mailroom Solutions – archiveren
Return on
Investment

16. Klein Europees kantoor in accounting en
belastingadvies verwerkt groot volume inkomende post
van klanten
Oplossing
Gescande post of
vastgelegde e-mails
End-to-end-proces
geautomatiseerd
met rapportage
Document preview door
gecertificeerde integratie
met DMS
Digitale facturen
beveiligd opgeslagen
“Met het digitaliseren
van ons inkomende
postverwerking
hebben we gigantisch
veel tijd bespaard,
waarvan niet alleen
wij profiteren, maar
ook onze klanten”
Managing Director
Uitdaging
• 500 inkomende
stukken
• Ruim 150 klanten
• Ophalen
gearchiveerde post
is lastig
• Handmatig
post sorteren
Voordelen
Totale
besparingen
van € 120.000
per jaar
ROI - in 6
maanden ten
opzichte van
handmatig
verwerken en
archiveren
½jaar
€
Digitale Postverwerking
Uitdagingen
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen
Casestudie ... Hoe Canon heeft geholpen
Return on
Investment

17. Waarom veranderen? – voordelen voor uw hele bedrijf
Digitale Postverwerking
Uitdagingen
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment
• Kortere
postsorteertijden
• Minder papieren
exemplaren vereist
• Geminimaliseerde
archiefruimte
• Snellere postlevertijden
• Gemakkelijker
documenten uitwisselen
& bewerken
• Sneller post ophalen
met mobiele toegang
• Helder proces inzicht
• Alleen relevante post
naar gebruikers
• Zoekraken van post
gigantisch verminderd
• Post is veiliger met
digitale opslag
• Volledig traceerbare
workflow
• Geregelde toegang tot
vertrouwelijke post
Operationele &
verwerkingskosten
verminderen
Bedrijfsprocessen &
reactievermogen klant
verbeteren
Controle over elke
processtap verbeteren
Verbeterde beveiliging
van documenten voor
striktere
vertrouwelijkheid
Verlaagde
kosten
Betere
controle
Verbeterde
conformiteit
Verhoogde
productiviteit
& efficiency

18. Met Canon het proces perfectioneren
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
Digitale Postverwerking
Uitdagingen
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment
Volgende stappen
1
3
2
Kwalificatie bedrijfsbehoeften
Live demonstratie oplossing
Procesaudit
Volgende
stappen

19. Digitale Postverwerking
Uitdagingen
Het proces perfectioneren
Canon's oplossing
Hoe wij hebben geholpen Return on
Investment
Wilt u meer informatie ontvangen?
Vraag vrijblijvend een
offerte aan!
1
3
2
Maak een afspraak voor een
demo
Vraag vrijblijvend een offerte
aan
Neem contact met mij op
ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen &
sorteren
Ontvangen post
Met Canon het proces perfectioneren
Smaakt
naar meer?