Recommandation événementielle pour l'édition 2016 du Festival îles utopie.

1. Festival
Îles Utopie
édition 2016

3. SOMMAIRE
1 Présentation Agence
2 Concept
- Développement du concept
3 Evènements en amont
- Contexte
- Evènements
- Lieu
- Vendredi
- Samedi
- Dimanche
4 Déroulé des trois jours
5 Communication & Budget
- Présentation de l’entreprise
- Organigramme
- Nos références
- Plan de communication
- Rétroplanning
- Budget
- Vendredi
- Samedi
- Dimanche

4. Agence STABYLO
L’agence Stabylo est une équipe de spécialistes de l’événementiel, qualifiée et expérimentée, convaincue et passionnée. Grâce à notre réseau de
professionnels et d’experts reconnus pour leur sérieux et leur savoir-faire, nous vous proposons de nombreuses idées originales et inattendues.
Parce que vos émotions sont au cœur de notre métier et que chacune est unique, nous nous attachons à élaborer votre projet sur mesure et à votre
image. Pour créer chacun de vos événements, l’agence Stabylo s’appuie sur 4 valeurs phares :
Jeune start-up Lyonnaise créée il y a 3 ans par Clara Cnudde, l’agence Sta-
bylo est spécialisée dans l’organisation d’événements tant professionnels
que culturels. Née de la fusion entre la jeunesse et la créativité, nous
cherchons continuellement à innover pour toujours faire de votre événe-
ment un moment unique.
Directrice : Clara Cnudde
Chef de projet : Camille OLLIER
Chargée de projet : Mélanie Mengarduque
Assistante chargée de projet : Angéla Pichierri
Chargée de communication : Pauline Armatol
Assistante communication : Lise Gandrey
Responsable commerciale : Adeline Picoreau
Commerciale : Mathilde Vernet
Notre histoire Notre équipe
Confiance : Tout est prévu pour qu’il n’y ait pas d’imprévus
Ecoute : Attention particulière et volontaire accordée à nos clients
Ouverture : La mesure de l’intelligence est la capacité à innover
Différence : Autant de références qui créent notre différence
Nos références

5. REFORMULATION
Le Festival «Îles Utopie» a vu le jour lors de son édition zéro organisée
le 10 juillet 2015 sur l’île Barbe, située dans le 9ème arrondissement
de Lyon. Souhaitant reconduire l’événement en 2016, vous nous avez
contacté afin de créer, autour de ce festival, une réelle communauté au
travers d’événements mis en place en amont, mais également tout au
long du festival. Pour cette nouvelle édition, qui se déroulera du 24 au 26
juin ou du 1er au 3 juillet 2016, vous nous avez demandez de réaliser un
évènement éco-responsable ayant pour principal objectif de transmettre
une image citoyenne de l’évènement, afin d’atteindre un public sensible
à l’environnement, et aux modes de déplacements «doux» rendant ainsi
l’evènement accessible au plus grand nombre, malgré le peu de places
de parking à proximité du site.
Le but du projet étant de montrer aux habitants de la ville de Lyon, qu’il
est possible de s’y rendre en peu de temps dans des espaces calmes et
verdoyant avec des modes de déplacements doux . L’accent à également
été placé sur l’aspect culturel de l’évènement avec des thématiques par
nuits, dédiées le vendredi, à la cultrure Jamaicaine, puis le samedi, à la
culture Cubaine.

6. CONCEPT
Voyage au fîles de l’eau

7. Une légende populaire chinoise dit que : «Un fil rouge invisible relie ceux qui
sont destinés à se rencontrer et ce, indépendament du temps, de l’endroit, ou
des circonstances. Ce fil peut s’étirer ou s’emmêler, mais il ne cassera jamais».
C’est de cette phrase que notre concept « Au Fîles de l’eau » est né.
L’idée de départ étant de créer une identité forte et fédératrice qui rappelle le
thème du festival et qui met en valeur le lieu, nous avons pensé que le fil était
une belle représentation de la demande initiale de l’annonceur. Le concept du
fil rouge étant symbolique, il rappelle l’utopie du festival.
En effet le fil est un lien reliant une multitude de parties pour créer un seul et
même ensemble. Au même titre, notre organisation vise également à rassem-
bler les personnes et créer en amont une communauté pour le festival afin de
susciter chez les participants un sentiment d’appartenance fort et durable pour
les prochaines éditions.
De plus, notre jeu de mot « Au Fîles de l’eau » fait également un clin d’œil au
lieu du festival, l’île barbe, ainsi qu’à la Saône et ses quais que vous teniez à
mettre en lumière à travers ses événements.
Le nom fait également référence, par le mot « îles », aux différentes cultures
représentées pendant la manifestation ainsi qu’aux valeurs utopiques et para-
disiaques qu’elles représentent.
C’est pourquoi nous avons fait le choix de créer une identité propre à nos soi-
rées “Before events” avec le nom “Fîles” qui perdurera dans le temps et s’ins-
tallera dans l’esprit des individus autour d’une communauté.
En somme, nous pensons que le concept est en concordance avec l’idée initiale
présentée durant le brief et qu’il permet grâce à son côté très spirituel d’ouvrir
le champ des possibles.
Description
Pertinence
Concept Evènement
Le fil rouge noue des liens quelque que soit la distance, où même les diffé-
rences de richesse qui les séparent.
Créer, unifier et animer une communauté
Voyage au fil de l’eau par le biais d’activités culturelles Valoriser le val de Saône
Mise en place d’actions éco-responsable au fil des trois jours Véhiculer l’image d’un éco-évènement

8. Evènements
en amont

9. Nous avons décidé de créer en amont deux soirées promotionnelles, la
première sur le thème jamaïquain organisée dans un bar afin d’aller à la
rencontre de la cible.
Le second événement sera une soirée cubaine organisée également dans
un bar typique Latino.
En plus de promouvoir le festival Îles Utopie, ces soirées auront pour but
d’amorçer la campagne sur l’éco-citoyenneté via l’utilisation des trans-
ports doux. Pour cela, une «Mobiville» publicitaire sera placée à proxi-
mité du bar accueillant nos ‘‘Fîles’’ présentant l’affiche du festival. Nous
interviendrons durant ces soirées sur le mode de déplacement à adopter
durant la manifestation. Cela permettra d’autant plus la promotion de
l’évènement et la sensibilisation à l’écofestival. Les participants feront
ainsi le lien entre Île Utopie et le développement durable.
Soirée Jamaïquaine du Jeudi 26 Mai : 21h-4h
Nous avons fait le choix d’organiser la soirée Jamaïque au sein du bar “Cabana Café”, un bar latino proposant des soirées à thème. A travers des ini-
tiations de danses, de dégustations de cocktails Jamaïquains, les participants pourront se réunir entre amis tout en profitant de l’ambiance “Fîles”.
Cette soirée reste dans l’optique de promouvoir le Festival Îles Utopie.
Soirée Cubaine du Samedi 18 Juin : 21h - 4h
Le Club latino «Cabana Café» accueillera également la soirée Cubaine autour de la culture et des traditions du pays. Cette deuxième soirée aura pour
objectif de fidéliser la clientèle précédente pour faire naître une communauté “Fîles’’.
Présence sur “ViaRhôna en fête !”
Nous préconisons une intervention lors de l’évènement “Via Rhôna en fête” par un partenariat avec le Grand Lyon, organisateur de celui-ci. De fait, nous pour-
rions tenir un stand sur ces deux journées du 6 et 7 Juin sur deux lieux différents. Nous serions alors sûr de toucher une cible adepte du vélo et donc du mode
de transport doux. De plus, des artistes cubains animeront le stand afin de susciter la curiosité des passants ce qui nous permettra en parallèle de communiquer
sur l’Îles Utopie.
Contexte
Evènements
Nous avons fait le choix d’organiser nos deux soirées sur le même lieu afin qu’il soit “le” lieu de rassemblement, le Cabana Café. Nos soirées “Fîles”
pourront créer un sentiment d’appartenance à une communauté et engendrer une fidélisation potentielle. L’objectif “Même lieu, même heure,
mêmes pommes”.
Le Lieu

10. Soirée et after
du vendredi

11. Activités
• Dreadlocks Grenoble : Mise en place d’un stand tenu par des profes-
sionnels où petits et grands pourront admirer et profiter du savoir-faire
de la coiffure Jamaïquaine. Au programme Dreadlocks, tresses et Atébas.
Le prix sera d’environ 5 euros pour une Dreadlocks.
• Exposition photo : Une “soirée en Jamaïque” : Découverte du pays et
des traditions tout au long de l’île. Chaque photo ne tiendra qu’à un fil...
• Liberté Yarn Bombing : crochet , tricot, Yarn bombing, Street Art.
Il s’agit dune association lyonnaise qui fait de l’art à partir d’éléments na-
turels qui nous entourent.
=> Le Principe : Une artiste, spécialiste du land-art se déplacerait sur
l’Île Barbe le vendredi et le samedi afin de créer des oeuvres intégrant la
nature à base de laine et de fil rouge.
Celle-ci adaptera ses créations aux soirées à thème ( Jamaïque et cuba).
=> L’idée : L’artiste fera en amont la base de son oeuvre puis propo-
sera aux festivaliers de participer à ses réalisations s’ils sont intéressés.
L’objectif est de rassembler, unifier et de créer une communauté autour
du festival Îles Utopie.
• Atelier de danse Jamaïquaine : «You can dance», association lyonnaise
de danseurs passionnés, assurera durant la journée des initiations aux
danses jamaïquaines de type reggaeton. Ils pourront également proposer
au public la préparation de mini flashmob. Une activité qui permettra de
créer une ambiance et une proximité entre les participants.
• Animation développement durable : “APIEU Mille feuilles” : Association
qui a pour mission principale l’éducation à l’environnement urbain vers le
développement durable. Ils s’adaptent aux besoin des différentes mani-
festations pour leurs animations.
Alimentation
Différents foodtrucks seront présents sur l’île le vendredi pour proposer
leurs spécialités. Ces derniers sont le Rolling Cantine, la ligne 102, le ca-
mion toqué et Trop choux. Il assureront le service du soir en proposant
des produits traditionnels et «fait maison».
After
L’after Jamaïque se passera sur la péniche Bellona, possédant une plage
privée. De ce fait, nous pourrons accueillir un maximum de personnes à la
fois en intérieur et en extérieur. Le transport jusqu’à la péniche sera assuré
par deux bateaux Lyon city boat. La capacité d’accueil de chacun est de
150 personnes et le trajet durera environ 45 minutes. Le Bellona fermant à
5h30, et ayant une capacité de 500 personnes, cela laisse la possibilité aux
participants de poursuivre leur soirée.
Alternative au Lyon city boat : La mise en place de navettes TCL direction
Le Bellona.

12. Soirée et after
du samedi

13. Activités
• Liberté Yarn Bombing : pour le samedi nous avons choisi de faire à nou-
veau appel à l’association «Liberté Yarn Bombing» afin qu’elle poursuive
ses créations. (Voir description ci-dessus)
• Atelier danse Cubaine : Tout comme l’atelier de danse Jamaïquaine, You
can dance animera des initiations à la danse cubaine et des mini flash-
mobs.
• Un défilé cubain : celui-ci sera également assuré par l’association de
danse “You can dance” qui sera présente pour réaliser les ateliers de
danse Cubaine.
• La tribu du fil rouge : Association qui a pour but de rassembler des ar-
tistes, de mutualiser les compétences, les savoir-faire et le matériel. Créa-
tifs, musiciens et danseurs, tous pourront assurer des cours pour petits
et grands.
• Animations développement durable : Nous ferons de nouveau appel
aux prestations de l’association “APIEU Mille feuilles” qui sera déjà pré-
sente le vendredi pour les animations sur le développement durable.
Alimentation
Différents foodtrucks seront présents sur l’île le dimanche pour proposer
leurs spécialités lors du pique-nique utopique traditionnel.
Ces derniers sont le Rolling Cantine, la ligne 102, le camion toqué et Trop
choux. De plus, le restaurant Bodeguita Cubana viendra présenter ses
spécialités cubaines, où les personnes présentes pourront se restaurer à
la façon “cubana”.
After
Le samedi soir, l’after Cubain aura lieu à la Grotte Saint-Loup, un bar lounge
en face de l’ile Barbe. Il suffira de traverser le pont pour y accéder ce qui
nous permet, qui plus est, de faire des économies de transport et aux per-
sonnes de s’y rendre facilement. Une escale paradisiaque et utopique dans
la grande ville qu’est Lyon dans un cadre enchanteur.

14. Journée
du dimanche

15. Transport
Après expertise de notre part, nous avons pu superviser l’accessibilité de
notre projet en vélo. La parade débutera du côté de la rive gauche et se
dirigera vers le pont Maréchal Koening. En raison d’un manque d’aména-
gement territorial, les participants devront traverser direction rive droite,
sur laquelle ils resteront jusqu’à l’île.
Les activités commencerons à la passerelle du palais de justice pour ter-
miner à la Terrasse du quai Clémenceau. Ces dernières seront placées
sur les ponts piétons afin de faire écho une nouvelle fois aux moyens de
déplacements doux.
Cependant, par manque d’espace sur la rive droite, nous privatiserons la
route de Caluire Bellevue à l’île-Barbe. Vêtus d’une touche de rouge les
participants se rendront au départ de Bellecour. Ils iront à l’île Barbe en
transport doux (à roulettes ou à pied) encadrés par des bénévoles. Diffé-
rents points de rencontres seront mis en place tout au long du trajet afin
de créer un rassemblement massif de personnes.
Les arrêts s’effectueront au pont Bonaparte situés au vieux Lyon, au pont
de la Feuillée à Saint Paul, au pont du Maréchal Koenig, le conservatoire
national de musique, au Pont Georges Clémenceau et enfin au pont Schu-
man. Le trajet se fera sur les quais au fil de l’eau.
Défilé de la troupe “You can dance”, sept danseurs animeront la parade
et créerons ainsi une ambiance festive et attractive.
Pour faire interagir la communauté une question symbolique sur les
thèmes des trois jours de Festival lui sera posé sous chaque pont.
Une fois arrivé sur l’île, le public sera guidé par un fil rouge installé en
amont afin de leur faire découvrir l’île. Pour finir, sur le lieu principal du
festival sponsorisé par la marque Haribo sera mis à disposition un coffre
au trésor rempli de bonbons, ce qui ravira petits et grands
Pic-nique utopique
Les différents prestataires présents sur l’île le dimanche pour proposer
leurs spécialités lyonnaises lors du Pique nique traditionnel sont Rolling
Cantine, ligne 102, le camion toqué, Trop choux et City Pique Nique. En
terme d’organisation, les personnes mangeront soit sur les tables mises à
disposition soit sur l’herbe fraîche.
City Pique Nique proposera des paniers garnis de produits bio et de qua-
lité pour enfants et adultes à un prix abordable pour le plus grand plaisir
de tous.

16. BUDGETSActivités
• Contrainte : après avoir contacté la MJC du 9ème arrondissement de
Lyon pour un partenariat sur les activités de la journée du dimanche, nous
avons appris l’existence d’un festival “les dimanches de l’Ile Barbe” qui
fêtera sa 18ème édition en 2016.
Ce dernier propose différents concerts (jazz, pop) tous animés par des
artistes Lyonnais ainsi que plusieurs activités créatives. L’ouverture du fes-
tival est à 11h.
Cependant, un partenariat pourrait être possible avec la MJC, unique-
ment si le choix de la programmation leur appartient car nous sommes
sur le premier dimanche du mois soit l’ouverture d’un festival qui se dé-
roule tous les dimanches du mois de juillet.
Grâce à ce partenariat éventuel, la MJC s’occuperait des diverses activités
citées ci-dessous :
• Animation théâtre : Découverte du théâtre de rue, de l’improvisation
ou encore de la gestuelle.
• Mise en place d’une fresque : chacun pourra créer son oeuvre à partir
de peintures, bombes graff, dessins… etc. Cette fresque sera le “livre d’or”
du Festival “Îles Utopie”. Cette activité aura également pour but de fédé-
rer les gens qui y participeront.
• Animation “récup’créative” : à partir de matières premières destinées
à être jetées il sera possible de créer de nouveaux objets. Toujours dans
un but d’écologie et de sensibilisation au développement durable qui est
le thème de la journée.
• Stand Kokopelli : association de semences potagères biologiques. Elle
présentera une gamme de légumes oubliés et biologiques sous forme de
graines qu’il serait possible d’acheter sur place. Ce qui est en parfaite har-
monie avec le respect de la nature et des produits sains.
• Liberté Yarn Bombing : les créations de l’artiste présente les deux jours
précédents seront en exposition pendant la journée du dimanche, appe-
lant à la curiosité de chacun et à la découverte de cet art.
• Ecox Lyon : Ecox Lyon est spécialisé dans le domaine du vélo électrique
depuis presque 10 ans. Ils seront au service des festivaliers avec un stand
d’entretien des vélos lors de la journée “déplacement doux” du dimanche.

17. Communication

18. Plan de communication
Plusieurs actions de communication vont être mises en place pour
promouvoir le festival Îles Utopie 2ème édition. Pour commencer, des
soirées en amont vont être organisées afin de créer petit à petit une com-
munauté fidèle aux soirées “Fîles. De plus, nos actions de communication
distingueront volontairement les trois jours de festival afin de renseigner
le public sur les différents thèmes et surtout sur les diverses activités
mises en place chaque jour.
La journée du dimanche sera plus particulièrement mise en avant sur les
modes de transport doux pour se rendre sur l’île Barbe via un Quizz tout
au long de l’itinéraire. Cette journée sera sous le signe de la sensibilisa-
tion à l’éco-citoyenneté.
Nous avons également fait le choix de nous positionner sur des évène-
ments tels que la Fête de la musique ou encore les Démonts d’or qui
rassemblent chaque année une grande communauté de personnes. Le
moment idéal pour nous de communiquer sur le festival Îles Utopie qui
arrive peu de temps après.
• Street Marketing : Création d’une toile avec un paysage paradisiaque et
utopique tendue dans la rue ou sur des places très fréquentées en invi-
tant les gens à réaliser des “Self’îles”. Le meilleur Self’îles sélectionné sur
les réseaux sociaux gagnera sa place pour le festival Îles Utopie. Ainsi, les
passants auront quelques minutes pour s’évader, ce qui rappelle le thème
du festival où nous invitons le public à partir en voyage sur l’île Barbe le
temps d’un week-end. En plus des soirées “Fîles”, cette action de street
Marketing sera également mise en place non loin des bars partenaires.
Lors de l’évènement “La Via Rhôna en fête”, trois personnes de l’agence
Stabylo déambulerons tout vétus de rouge afin de promouvoir le défilé
des transports doux du dimanche 3 Juillet.
• Flyers : 5 000 Flyers seront distribués au cours des différents évène-
ments auxquels nous participerons ou encore que nous organiserons
mais également dans les différents points de vente de la ville de Lyon.
• Affiches :1 500 affiches A0 et A1 seront affichées à la fois dans la ville de
Lyon et à tous les endroits stratégiques et de passage.
• Partenariat avec “Tonic Radio” : Spots radio et jeux concours pour faire
gagner 20 places pour le festival île Utopie. Nous avions également pensé
faire une délocalisation de la radio sur les trois jours, afin qu’elle trans-
mette en direct les concerts du Festival. Suite à nos échanges télépho-
niques, il s’est avéré que la délocalisation n’est pas envisageable dans le
cadre d’un festival.
• Les réseaux sociaux ( Facebook et Instagram) : Une bonne partie de
notre communication sera réalisée sur les réseaux sociaux car notre cible
étant les 25-30 ans pour les jours du vendredi et samedi, nous devons les
capter via des vidéos, ou encore des “minis jeux” tels que le “Self’îles”;
qui rejoint l’action de street Marketing ou après avoir posté leur photo
sur Facebook ou Instagram, ils inviteront leurs amis à aimer la page afin
d’avoir le maximum de «j’aime» et de partages sur leur photo. De ce fait,
une communauté sur les réseaux sociaux se créera autour du festival. Les
différentes pages seront régulièrement mises à jour notamment autour
du défilé de transports doux du dimanche.
• After-movie : Afin d’immortaliser la parade et plus particulièrement le
fil rouge créer par les participants, nous pourrions envisager avec l’aide
du Grand Lyon, la mise en place d’un drône qui survolera le défilé jusqu’à
son arrivée sur l’île.

19. Rétroplanning
Nous avons dans un premier temps réalisé un rétroplanning des différentes actions de communication que nous souhaitions mettre en place. Pour
ce faire, nous réaliserons une action de communication par mois à partir du mois de mars afin d’être présent dans les esprits des individus jusqu’à la
date de réalisation du projet.
• Rétroplanning des évènements auxquels nous participerons pour appuyer notre communication :
Actions Janvier Fevrier Mars Avril Mai Juin Juillet
Festilatinos
Festival Raggaeton
Semaine de l’Amé-
rique Latine
Soirée Jamaîquaine 26 Mai
Soirée Cubaine 18 Juin
Fête de la musique 21 juin
Les Démonts D’or 25-26 Juin
Janvier Fevrier Mars Avril Mai Juin Juillet
Création visuels
Impression
Distribution
Street marketing
Self’îles
Election meilleur
self’îles
Spots radio
Réseaux Sociaux
• Rétroplanning des moyens de communication :

20. Budget

21. • En Amont :
Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT
Soirée 1 Cabana club Entrée gratuite
Soirée 2 Cabana club Entrée gratuite
Flyers Online printers 5.000 43,30€
Affiches Online printers 300 A1
200 A0
104,25€
240€
Street marketing Agence Stabylo
Mobiville Com’Unique 2 jours 500 € 1000 €
Radio Tonic Radio Partenariat
Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT
Food truck The rolling cantine + 100 €
Animation danse You can danse
Atelier tresse athéba Dreadlocks Grenoble
Land Art Yarn Bombing 100 €
Exposition photo sur la Ja-
maïque
Agence Stabylo 50 €
Soirée after Bellona
Trajet Lyon city boat
• Vendredi Jamaïque :
• Samedi Cuba :
Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT
Land art Yarn bombing
Food truck The rolling cantine + 100 €
Défilé cubain You can danse
Atelier danse You can danse
Tribu du fil rouge
Stand cuisine cubaine La bodeguita Cubana + 100 €
Animation développement
durable
APIEU Mille Feuilles
Soirée After Grotte saint Loup

22. Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT
Land art Yarn bombing
Théâtre MJC Partenariat
Fresque MJC Partenariat
Pique-nique City pique-nique + 100 €
Stand Kokopelli
Food truck Trop choux / Rolling cantine + 200 €
Bénévolat aviron Union Nautique Caluire Gratuit
Panneaux (questions) Imprimerie 100 €
Atelier vélo électrique Ecox Lyon
Ateliers Récup’créative MJC
Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT
Lyon Free VTT Autorisations
Grand Lyon Financement
Viarhona
Tonic Radio Communication
MJC St Rambert Ateliers
Raid In Lyon Parcours du dimanche
TCL Navettes
Mairie du 9ème Financement
Bonbons Haribo
Vélov’ JC DECAUX
Détails Prestataires Nombre Prix unitaire Prix HT
Honoraires Agence 16.600 €
BUDGETSTotal : 17.513€
• Dimanche local :
• Partenariats / Sponsoring / Aides :
• Frais d’agence :

23. Conseils et financements
potentiels
BUDGETSConseils
• Société «No problem’eau» : Jeune société Lyonnaise propose des toi-
lettes sèche écologique nouvelle génération, car celles-ci sont beaucoup
plus hygiènique grâce à son tapis-roulant évacuateur.
• Ademe : Possibilité de conseil sur l’aspect éco-responsable de nos évé-
nements, et dispositifs d’information.
BUDGETSFinancements possible
• Ville de Lyon :
- Services de développement urbain : Service qui met en place des exper-
tises sur les déplacements, expérience sur l’événementiel autour de la va-
lorisation des modes doux (vélo, piéton, nouveaux modes), jalonnement
et signalétique, accessibilité PMR, etc
- Direction de l’écologie urbaine : a contacter pour d’éventuelles aides.
• Grand Lyon :
Direction de la propreté : Possibilité de prêt de dispositifs de recyclage
type bac a tri, et d’outils d’information sur le tri des déchets.

24. Contact :
Directrice
Téléphone : 06.27.27.07.87
Mail :agencestabylo@gmail.com