Le Conseil Général de l'Isère adapte son Intranet aux évolutions de l'environnement et de l'organisation. Interview de son chargé de communication interne, Guillaume Reymond.

1. Retour d’expérience
L'Isère adapte son Intranet aux
évolutions de l'environnement et de
l'organisation
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2. L'Isère adapte son Intranet aux évolutions
de l'environnement et de l'organisation
Le Conseil général de l'Isère s'est donné pour objectif la refonte son intranet d'ici fin 2015.
Au programme, le développement du multimédia et des fonctions interactives. Un projet
mené main dans la main avec les utilisateurs, “notre principale préoccupation étant de coller
aux besoins des agents”. L'objectif de cette refonte est double : s'adapter aux évolutions de
l’environnement et de l’organisation tout en prenant en compte les nouvelles tendances de
la communication interne. Guillaume Reymond, chargé de communication interne au Conseil
général de l’Isère depuis maintenant 7 ans, se confie à Madmagz Com'In sur le projet de
refonte de l'intranet.
Portrait de Guillaume Reymond
Guillaume Reymond est chargé de communication interne au
Conseil général de l’Isère depuis maintenant 7 ans. ll s’occupe
principalement de la partie éditoriale de l’intranet de la
collectivité : gestion des informations diffusées, et
organisation du réseau de contributeurs (une quarantaine
d’agents qui publient des documents, des informations
métiers sur l’intranet). Il travaille sur tous les outils
numériques du service de la communication interne, le
Conseil général de l’Isère essayant de progresser et de
développer le multimédia dans ses supports, notamment la
vidéo et le son. Enfin, il met en place toutes les enquêtes
internes.
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3. Contexte
Un intranet techniquement obsolète
"Notre intranet actuel est obsolète d’un point de vue technique. La volonté de notre DSI
était de changer de plateforme technique (passage d’Exo Platform à SharePoint) pour
harmoniser nos plateformes (site internet, espaces collaboratifs, …). D’un point de vue
diffusion d’informations, nous sommes frustrés d’être limités par la technique. C’est
pourquoi nous avons poussé dans le même sens".
Besoin d'adaptation aux évolutions de l'environnement et
de l'organisation
"Nous en avons profité pour remettre en question nos supports et revoir notre stratégie de
communication. L’objectif était de s’intégrer les évolutions de l’environnement et de
l’organisation (faire mieux avec moins, dématérialisation des supports, contexte de
“sur-information », moins de temps pour la communication). Et ce, tout en prenant en
compte les nouvelles tendances de la communication interne (attente de transparence, de
sens, de lien direct), évolution vers la gestion des flux, animation de contenu, nouveaux
formats)."
Les utilisateurs au coeur du projet
Dans le cadre de ce projet de refonte, le service communication du Conseil général de l’Isère
travaille en étroite collaboration avec la DSI et met également un point d’honneur à
impliquer les utilisateurs.
“Le changement d’intranet est prévu pour fin 2015 normalement et depuis le lancement du
projet, nous avons décidé d’associer au maximum nos usagers. C’est le meilleur moyen
d’avoir un intranet qui soit le plus proche possible de leurs besoins et attentes quotidiennes.
Nous sommes dans une démarche orientée “utilisateurs”. En les associant, ils s’intègrent au
projet et deviennent dans un sens des ambassadeurs du projet”.
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4. Capture écran de l’intranet actuel du Conseil général de l’Isère (janvier 2015)
Brainstorming, ludification, enquête interne et groupes de
travail
"Nous avons commencé par travailler au sein de notre service avec une méthode créative : le
Lego Serious Play. Ce qui nous a permis de réfléchir sur notre vision, nos envies, nos
ambitions. Nous avons mis en place une enquête sur les supports d’informations interne
diffusées auprès des 4600 agents de la collectivité.
“Des groupes de travail ont également été mis en place avec nos usagers sur plusieurs
thématiques : ergonomie et graphisme, éditorial, et documents métiers. Pour la partie
ergonomique, nous avons été accompagnés par des consultants spécialisés sur le sujet”.
“Les ateliers les plus intéressants pour nous ont concerné les contributeurs de l’intranet et
des usagers. Ces derniers n’ont pas été avertis que les contributeurs étaient présents avec
eux. Du coup, la parole a été vraiment libre. Par exemple, nous n’avions jamais utilisé le
photo langage dans des groupes de travail, et cette méthode a permis de faire échanger
naturellement toutes les personnes présentes. Nous avons guidé les usagers avec un fil
conducteur menant jusqu’à la découverte des contributeurs à leurs côtés dans ce groupe de
travail, et un échange final entre eux, qui a montré à chacun ses attentes. Ces différents
temps ont mis en valeur des pistes d’évolution de l’organisation de l’information.”
“Nous essayons d’utiliser des méthodes créatives pour animer nos groupes de travail. Le tour
de table lambda ne convient plus à personne. Nous nous formons sur des types d’animation
qui permettent d’avoir des échanges riches, dynamiques. Jusqu’à présents nos usagers sont
satisfaits de la forme que nous mettons dans ces réunions. Le dispositif qui est ressorti de
toutes ces phases de réflexion a également été testé auprès de ces agents."
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5. Benchmark
“Nous avons également réalisé un benchmark important pour voir ce qui se faisait dans
d’autres collectivités comme la nôtre, mais aussi pour avoir l’avis d’entreprises, qui ont
innové avec leur intranet ou leur RSE”.
Vers un intranet collaboratif
Un contenu plus interactif et multimédia
Plus d’interactions
Concernant la refonte de l’intranet elle-même, l’évolution technologique va nous permettre
de mettre en place des choses simples mais indispensables aujourd’hui. Par exemple, sur
notre intranet actuel, les agents n’ont pas la possibilité de réagir sur des informations
diffusées. Demain, ils pourront tous simplement poster un commentaire, poser une question
… Rien de révolutionnaire, mais indispensable aujourd’hui.
Et de multimédia
“Nous avons découpé notre partie éditoriale en plusieurs parties :
● un espace principal d’actualités,
● un second dédié à chaque direction (seuls les agents rattachés à une direction
pourront voir les infos publiées par celle-ci. On pourra ainsi personnaliser
l’information),
● des repérages : une information simple sur la vie de la collectivité,
● un espace de publications internes,
● un dossier mensuel : l’idée est vraiment de se rapprocher d’un webdocumentaire, et
d’approfondir un sujet précis, en variant la mise en forme : vidéos, cartographies,
infographies, images interactives, …”
“Nous développons aujourd’hui les interviews vidéo par exemple. Les premiers tests
montrent un véritable intérêt de la part de notre public pour ce type de format”.
“Le plan de communication qui accompagnera la sortie de ce nouvel intranet n’est pas
encore établi. Mais il ne sera pas classique, c’est une certitude. De nombreux changements
vont arriver avec cette nouvelle plateforme. Ce serait dommage de ne pas l’accompagner
par quelque chose de fort”.
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6. Plus de collaboration
"Nous nous sommes posés la question de la mise en place d’un Réseau Social d’Entreprise au
tout début de notre projet. Je venais de finir la formation de community manager du CFPJ. Et
je militais plutôt en ce sens”.
“Après nos premiers échanges avec nos usagers, on s’est rendu compte qu’il était encore
trop tôt dans une collectivité comme la nôtre de mettre en place un RSE. Le niveau
d’utilisation de l’informatique par nos agents est très varié. Nous avons donc préféré y aller
progressivement”.
“Avec ce nouvel intranet, le collaboratif va se développer. Les agents pourront échanger sur
les informations que nous allons diffuser. En parallèle, la DSI met en place des espaces
collaboratifs pour la gestion des projets internes. Un gros projet de dématérialisation de nos
données est également en train d’être mené”.
“Dans quelques années, nous pourrons imaginer mettre en place un RSE accessible depuis
notre intranet, qui continuera à exister, car il restera notre principale base documentaire
métier pour les agents. Il faudra auparavant que les agents s’approprient les outils que nous
leur mettons à disposition, et surtout comprennent l’intérêt d’un réseau social interne".
Une meilleure analyse de la quantité et qualité des échanges
“Nous pourrons à terme avoir de vraies statistiques de consultations. Ce qui n’est pas le cas
aujourd’hui. La qualité et la quantité des échanges entre les agents seront un véritable
baromètre de l’utilisation et l’appropriation de l’outil”.
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7. Capture écran du futur intranet du Conseil général de l’Isère
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