Competitic Dématérialisation des documents - numerique en entreprise
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La dématérialisation des échanges intervient dans les relations entreprise/clients, entreprise/fournisseurs, entreprise/salariés. De la dématérialisation des contrats, des factures, des contrats de travail en passant par la dématérialisation des courriers, comment tirer parti de ces nouvelles possibilités pour gagner en productivité.
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- 1. 1 Jeudi 19 juin 2014 Gagnez en productivité grâce à la dématérialisation
- 2. 2 Le dispositif Performance PME TIC ? Cette action s’insère dans le dispositif régional Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de l’Information et de la Communication www.lenumeriquepourmonentreprise.com
- 3. 3 Points clés • Comment alléger le volume papier de votre entreprise ? • Quelles sont les solutions disponibles ? • Comment sécuriser vos échanges ?
- 4. 4 Rachida TAHIRI - Laïd TAGUELMINT
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- 6. 6 Je trouve qu’on reçoit son bulletin très tard dans le mois ! … Comment faire pour obtenir des duplicatas ? Je ne sais plus bien où je les ai mis… Si je les avais rangées au fur et à mesure! C’est un document hyper important mais que l’on traîne sur plus de 40 ans! Ma boite aux lettres est régulièrement visitée C’est confidentiel , or je le trouve souvent dans ma bannette courrier au bureau, à la vue de tous Encore du papier à classer ! Tout ce papier expédié ! Une réflexion partagée par tous
- 9. 9 Evolution de notre environnement de Travail Juridique Technologique Economique Nos Usages
- 10. 10 Sommaire x x x x x x x x x
- 11. 11 Clients Salariés Fournisseurs Ecosystème Documentaire de L’entreprise
- 12. 12 Clients Devis Contrats Factures Relances – Mises en demeure Les flux Entreprises - Clients
- 13. 13 Clients Devis Contrats Factures Relances – Mises en demeure Les flux Entreprises - Clients
- 14. 14 Clients Devis Contrats Factures Relances – Mises en demeure Les flux Entreprises - Clients
- 15. 15 Contrats Clients Les flux Entreprises - Clients Dématérialisation complète
- 16. 16 Contrats Clients Les flux Entreprises - Clients Dématérialisation complète Valable Juridiquement Loi n°200-230 du 13 mars 2000 : L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier… Ordonnance n° 2005-674 du 16 juin 2005 : Une définition de la signature électronique, du certificat électronique qualifié, et des exigences que doivent remplir les prestataires de services
- 17. 17 Contrats Clients Les flux Entreprises - Clients Dématérialisation complète Valable Juridiquement Archivage électronique
- 18. 18 Contrats Clients Les flux Entreprises - Clients Dématérialisation complète Valable Juridiquement Archivage électronique Tous lieux de vente Face à face – Internet - Téléphone
- 19. 19 Contrats Clients Principe de fonctionnement Les flux Entreprises - Clients FORMULAIRE ELECTRONIQUE Face à Face TABLETTE BIOMETRIQUE A distance MOBILE SMS COLLECTE SIGNATURE HORODATAGE CERTIFICAT ELECTRONIQUE SCELLAGE ARCHIVAGE PROBANT TRAITEMENT ELECTRONIQUE Clients Email COFFRE FORT Fournisseurs ARCHIVAGE et SI TRANSFERTS VERS SIGNATAIRES
- 20. 20 Contrats Clients Les flux Entreprises - Clients Augmentation transformation Accélération des signatures Accélération du traitement Back Office simplifié
- 21. 21 Clients Devis Contrats Factures Relances – Mises en demeure Les flux Entreprises - Clients
- 22. 22 Clients Devis Contrats Factures Relances – Mises en demeure Les flux Entreprises - Clients
- 23. 23 Factures Clients Les flux Entreprises - Clients Dématérialisation complète
- 24. 24 Factures Clients Les flux Entreprises - Clients Dématérialisation complète Existe depuis +20 ans 1991 Début de la dématérialisation sous réserve d’agrément 2003 14 mentions légales obligatoires 2012 Obligation de l’état à être en capacité de recevoir des factures électroniques
- 25. 25 Factures Clients Les flux Entreprises - Clients Dématérialisation complète Existe depuis +20 ans Distinction BtoB et BtoC BtoB Solution Démat Fiscale BtoC Envoi Factures Emails
- 26. 26 Factures Clients Les flux Entreprises - Clients Dématérialisation complète Existe depuis +20 ans Distinction BtoB et BtoC Nombreuses possibilités
- 27. 27 Factures Clients Principe de fonctionnement Les flux Entreprises - Clients HYBRIDE IMPRESSION REMISE EN POSTE FULL DEMAT CONVERSION FABRICATION HORODATAGE COMPOSITION SCELLAGE ARCHIVAGE PROBANT TRAITEMENT ELECTRONIQUE PAPIER LA POSTE DEMAT PDF-A ou PDF SIGNE E-PLATEFORME EDI REMISE DE LA FACTURE STRUCTUREE XML EDI A PLAT PDF ENVOI FACTURES
- 28. 28 Factures Clients Les flux Entreprises - Clients Gain de temps Gestion Hybride et Mixte Originalité Garantie Simplification consultation
- 29. 29 Clients Devis Contrats Factures Relances – Mises en demeure Les flux Entreprises - Clients
- 30. 30 Clients Devis Contrats Factures Relances – Mises en demeure Les flux Entreprises - Clients Lettres Recommandées
- 31. 31 Relances Clients Les flux Entreprises - Clients Dématérialisation Partielle ou Dématérialisation Totale
- 32. 32 Relances Clients Les flux Entreprises - Clients Dématérialisation Partielle ou Dématérialisation Totale Valable Juridiquement Décret n°2011-144 du 2 février 2011 : Le texte précise les obligations de l’opérateur, le « tiers chargé de l’acheminement » de la lettre recommandée électronique : - Conditions de délivrance -Signature électronique -Identité numérique
- 33. 33 Relances Clients Les flux Entreprises - Clients Dématérialisation Partielle ou Dématérialisation Totale Valable Juridiquement Distinction BtoB et BtoC
- 34. 34 Relances Clients Principe de fonctionnement Les flux Entreprises - Clients SI PAS D’IDN IMPRESSION REMISE EN POSTE SI IDN TRANSFERT NUMERIQUE CONSULTATION BASE IDN ELECTRONIQUE HORODATAGE ARCHIVAGE PREUVE DE CONTENU TRACKING DU PLI PREUVE DE DEPÔT PAPIER LA POSTE DEMAT SUR COFFRE FORT ELECTRONIQUE REMISE DE LA LRAR DEPOT PDF ou XLS + XORD SITE INTERNET SECURISE LETTRE RECOMMANDEE
- 35. 35 Relances Clients Les flux Entreprises - Clients Simplification des usages Gestion Hybride Originalité Garantie Couverture Juridique ++
- 36. 36 Clients Devis Contrats Factures Relances – Mises en demeure Les flux Entreprises - Clients Lettres Recommandées
- 37. 37 Clients Salariés Fournisseurs Ecosystème Documentaire de L’Entreprise
- 38. 38 Clients Salariés Fournisseurs Ecosystème Documentaire de L’Entreprise
- 39. 39 Contrats de Travail Bulletins de Paie Elections professionnelles Les flux Entreprises - Salariés Salariés
- 40. 40 Contrats de Travail Bulletins de Paie Elections professionnelles Les flux Entreprises - Salariés Salariés
- 41. 41 Dématérialisation complète Les flux Entreprises - Salariés Contrats de Travail
- 42. 42 Dématérialisation complète Signature électronique des contrats Les flux Entreprises - Salariés Contrats de Travail
- 43. 43 Dématérialisation complète Signature électronique des contrats Un contexte juridique favorable Les flux Entreprises - Salariés Loi n°200-230 du 13 mars 2000 : L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier… Ordonnance n° 2005-674 du 16 juin 2005 : Une définition de la signature électronique, du certificat électronique qualifié, et des exigences que doivent remplir les prestataires de services Contrats de Travail
- 44. 44 Contrats de travail Principe de fonctionnement Les flux Entreprises - Salariés EXPEDITION DU CONTRAT Face à Face TABLETTE BIOMETRIQUE A distance MOBILE SMS COLLECTE SIGNATURE HORODATAGE CERTIFICAT ELECTRONIQUE SCELLAGE ARCHIVAGE PROBANT TRAITEMENT ELECTRONIQUE Plateforme WEB d’envoi PDF Salariés Email COFFRE FORT Employeurs ARCHIVAGE et SI TRANSFERTS VERS SIGNATAIRES
- 45. 45 Les flux Entreprises - Salariés Contrats de Travail Contractualisation instantanée Accélération du traitement Back Office simplifié
- 46. 46 Contrats de Travail Bulletins de Paie Elections professionnelles Les flux Entreprises - Salariés Salariés
- 47. 47 Contrats Bulletins de Paie Elections professionnelles Les flux Entreprises - Salariés Salariés
- 48. 48 Dématérialisation possible Les flux Entreprises - Salariés Bulletins de Paie
- 49. 49 Dématérialisation possible Valable Juridiquement Les flux Entreprises - Salariés Bulletins de Paie La loi du 12 mai 2009 permet à l’employeur de remettre sous format électronique un bulletin de salaire. Sous réserve de l’accord du salarié
- 50. 50 Dématérialisation possible Valable Juridiquement Archivage électronique Les flux Entreprises - Salariés Bulletins de Paie
- 51. 51 Bulletins de Paie Principe de fonctionnement Les flux Entreprises - Clients SI PAS DE DEMANDE IMPRESSION REMISE EN POSTE SI ACCORD DU SALARIE TRANSFERT NUMERIQUE CONSULTATION BASE DE DEMANDE PAPIER LA POSTE DEMAT SUR COFFRE FORT ELECTRONIQUE REMISE DU BULLETIN DE PAIE DEPOT PDF SITE INTERNET SECURISE ENVOI DES BULLETINS DE PAIE
- 52. 52 Economique Canal choisi Pérenne Réponses obligations légales Les flux Entreprises - Salariés Bulletins de Paie
- 53. 53 Contrats Bulletins de Paie Elections professionnelles Les flux Entreprises - Salariés Salariés
- 54. 54 Contrats Bulletins de Paie Elections professionnelles Les flux Entreprises - Salariés Salariés
- 55. 55 Elections professionnelles Principe de fonctionnement Les flux Entreprises - Salariés SECURISE AUTOMATIQUE CONFIDENTIEL LEGAL DEPOUILLEMENT ELECTRONIQUE PV DE RESULTATS AUTOMATIQUES ARCHIVAGE DES DONNEES CLOTUREPHASE DE VOTE INTERFACE WEB ACCESSIBILITE SIMPLICITE SECURITE Envoi ID et MP Courrier ou Mail Réception des fichiers électeurs Génération ID et Mot de Passe Expédition
- 56. 56 Anonymat des électeurs Confidentialité du vote Sécurité des données Résultats instantanés Maîtrise du planning Les flux Entreprises - Salariés Salariés
- 57. 57 VALIDITE JURIDIQUE Conformité CNIL Conformité au Code du Travail Conformité au Code Electoral Décrêt sur le recours au vote électronique (2007) Les flux Entreprises - Salariés Salariés
- 58. 58 Clients Salariés Fournisseurs Ecosystème Documentaire de L’Entreprise
- 59. 59 Clients Salariés Fournisseurs Ecosystème Documentaire de L’Entreprise
- 60. 60 Les flux Entreprises - Fournisseurs Fournisseurs Full Démat Factures Clients - Fournisseurs
- 61. 61 Les flux Entreprises - Fournisseurs Fournisseurs Contrats Clients Contrats Fournisseurs Full Démat Factures Clients - Fournisseurs
- 62. 62 Factures Entrantes Papier Les flux Entreprises - Fournisseurs Fournisseurs Contrats Clients Contrats Fournisseurs Full Démat Factures Clients - Fournisseurs
- 63. 63 Factures Entrantes Papier Les flux Entreprises - Fournisseurs Fournisseurs Contrats Clients Contrats Fournisseurs Full Démat Factures Clients - Fournisseurs
- 64. 64 Les flux Entreprises - Fournisseurs NumérisationFactures Papier Fournisseurs
- 65. 65 Les flux Entreprises - Fournisseurs Numérisation Pas de notion d’originalité Factures Papier Fournisseurs Numériser = Photocopier = Non Original Un document numérisé perd toute originalité. Au même titre qu’une photocopie, un document numérisé est considéré comme une copie. Document papier = conservation papier Document numérique = archivage numérique
- 66. 66 Les flux Entreprises - Fournisseurs Numérisation Pas de notion d’originalité Construction d’une GED documents entrants Factures Papier Fournisseurs
- 67. 67 Factures Papier Fournisseurs Principe de fonctionnement Les flux Entreprises - Fournisseurs RAD RECONNAISSANCE DU TYPE DE DOCUMENTS LAD LECTURE AUTOMATIQUE INDEXATIONNUMERISATION PREPARATION OUVERTURE SEPARATION CREATION LOTS RECEPTION COURRIER ENTRANT TRANSFERT REPERTOIRE EMAILS CONSERVATION NUMERIQUE CONSULTATION MOTEUR DE RECHERCHE
- 68. 68 Les flux Entreprises - Fournisseurs Limites : Nouvelle tâche dans l’entreprise Pas de caractère original Avantages : Optimisation de la gestion Consultation facilitée Factures Papier Fournisseurs
- 69. 69 Clients Salariés Fournisseurs Ecosystème Documentaire de L’Entreprise
- 70. 70 Clients Salariés Fournisseurs Ecosystème Documentaire de L’Entreprise +La dématérialisation des Mandats S€PA
- 71. 71 Harmonisation Européenne des prélèvements Possibilité de faire du mandat numérique Transfert de responsabilités Échéance 1er aout 2014 FOCUS S€PA S€PA €
- 72. 72 Dématérialisation des mandats Signature électronique des mandats Archivage électronique de la preuve FOCUS S€PA S€PA €€
- 73. 73 Mandats S€PA Principe de fonctionnement Les flux Entreprises – Mandat S€PA Face à Face TABLETTE BIOMETRIQUE A distance MOBILE SMS COLLECTE SIGNATURE Interface WEB Paramétrage données créancier Création Mandat PDF MANDAT S€PA électronique Créancier Email COFFRE FORT Débiteur ARCHIVAGE et SI TRANSFERTS VERS SIGNATAIRES HORODATAGE CERTIFICAT ELECTRONIQUE SCELLAGE ARCHIVAGE PROBANT TRAITEMENT ELECTRONIQUE
- 74. 74 Rachida TAHIRI – Laïd TAGUELMINT LA DÉMATÉRIALISATION DES ÉCHANGES MERCI
- 75. 75 Continuons à échanger … : twitter.com/competitic : communauté competitic : lenumeriquepourmonentreprise.com
- 76. A votre disposition : du contenu sur l’usage des TIC en entreprise, des actualités, l’agenda et les évènements numériques de la région ainsi que les entreprises de la filière TIC en PACA www.lenumeriquepourmonentreprise.com Retrouvez le support de présentation sur le portail
- 77. Notre prochaine action : Commerçant, êtes-vous prêt pour la loi Hamon ? Jeudi 26 juin 2014
Hinweis der Redaktion
- Ce que dit la loi, depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation de la preuve aux
- Ce que dit la loi, depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation de la preuve aux
- Ce que dit la loi, depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation de la preuve aux
- Ce que dit la loi, depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation de la preuve aux
- Les textes permettant le vote internet (depuis 2001) : Le décret du 28 octobre 2002 modifiant le décret du 27 novembre 1991 organisant la profession d'avocat a institué le vote à distance par voie électronique pour l'élection des membres du Conseil national des barreaux ; La loi du 21 juin 2004 "pour la confiance dans l'économie numérique" a autorisé le droit du vote électronique pour les élections professionnelles ; Le décret du 13 avril 2007 a défini les conditions et modalités d'élection par voie électronique des conseils de l'ordre des infirmiers ; Le décret du 25 avril 2007 - et l'arrêté du même jour pris en application du décret - ont défini les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise ; La loi n° 2008-789 du 20 août 2008 portant sur la rénovation de la démocratie sociale et la réforme du temps de travail, impose à chaque syndicat de prouver sa représentativité au sein de l’entreprise lors du premier tour de l’élection CE en titulaires. La loi n° 2010-751 du 5 juillet 2010 relative à la rénovation du dialogue social et comportant diverses dispositions relatives à la fonction publique La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée le 30 juin 2010 Pour les élections sociales : articles R2314-8 à R2314-21 et articles R2324-1 à R2324-17 du Code du travail Le décret n° 2011-595 du 26 mai 2011 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique par internet pour l'élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publique de l'Etat D'une manière générale, les conditions et modalités du vote électronique ont été inspirées par les recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) formulées en particulier dans sa délibération du 1er juillet 2003, mise à jour et abrogée par la délibération 2010-371 du 21 octobre 2010. Sources : Code du travail, code électoral des élections du personnel et recommandations CNIL
- Les textes permettant le vote internet (depuis 2001) : Le décret du 28 octobre 2002 modifiant le décret du 27 novembre 1991 organisant la profession d'avocat a institué le vote à distance par voie électronique pour l'élection des membres du Conseil national des barreaux ; La loi du 21 juin 2004 "pour la confiance dans l'économie numérique" a autorisé le droit du vote électronique pour les élections professionnelles ; Le décret du 13 avril 2007 a défini les conditions et modalités d'élection par voie électronique des conseils de l'ordre des infirmiers ; Le décret du 25 avril 2007 - et l'arrêté du même jour pris en application du décret - ont défini les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise ; La loi n° 2008-789 du 20 août 2008 portant sur la rénovation de la démocratie sociale et la réforme du temps de travail, impose à chaque syndicat de prouver sa représentativité au sein de l’entreprise lors du premier tour de l’élection CE en titulaires. La loi n° 2010-751 du 5 juillet 2010 relative à la rénovation du dialogue social et comportant diverses dispositions relatives à la fonction publique La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée le 30 juin 2010 Pour les élections sociales : articles R2314-8 à R2314-21 et articles R2324-1 à R2324-17 du Code du travail Le décret n° 2011-595 du 26 mai 2011 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique par internet pour l'élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publique de l'Etat D'une manière générale, les conditions et modalités du vote électronique ont été inspirées par les recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) formulées en particulier dans sa délibération du 1er juillet 2003, mise à jour et abrogée par la délibération 2010-371 du 21 octobre 2010. Sources : Code du travail, code électoral des élections du personnel et recommandations CNIL
- Les textes permettant le vote internet (depuis 2001) : Le décret du 28 octobre 2002 modifiant le décret du 27 novembre 1991 organisant la profession d'avocat a institué le vote à distance par voie électronique pour l'élection des membres du Conseil national des barreaux ; La loi du 21 juin 2004 "pour la confiance dans l'économie numérique" a autorisé le droit du vote électronique pour les élections professionnelles ; Le décret du 13 avril 2007 a défini les conditions et modalités d'élection par voie électronique des conseils de l'ordre des infirmiers ; Le décret du 25 avril 2007 - et l'arrêté du même jour pris en application du décret - ont défini les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise ; La loi n° 2008-789 du 20 août 2008 portant sur la rénovation de la démocratie sociale et la réforme du temps de travail, impose à chaque syndicat de prouver sa représentativité au sein de l’entreprise lors du premier tour de l’élection CE en titulaires. La loi n° 2010-751 du 5 juillet 2010 relative à la rénovation du dialogue social et comportant diverses dispositions relatives à la fonction publique La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée le 30 juin 2010 Pour les élections sociales : articles R2314-8 à R2314-21 et articles R2324-1 à R2324-17 du Code du travail Le décret n° 2011-595 du 26 mai 2011 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique par internet pour l'élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publique de l'Etat D'une manière générale, les conditions et modalités du vote électronique ont été inspirées par les recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) formulées en particulier dans sa délibération du 1er juillet 2003, mise à jour et abrogée par la délibération 2010-371 du 21 octobre 2010. Sources : Code du travail, code électoral des élections du personnel et recommandations CNIL