Comment transformer le contenu d'un document en information dématérialisée ? Quelles méthodologies et quels outils utiliser pour gagner en temps de rédaction, en coûts de traduction ?
3. Mission transformation
Réduire le papier
Optimiser l’accès à l’information
Gagner en productivité
Améliorer la qualité des documents
Faciliter la collaboration
« Transformer » son entreprise… et/ou changer ses
habitudes de travail
4. Terminologie
On parle souvent de :
GED - Gestion Electronique de Document
GEIDE – Gestion Electronique de l’Information et des
Documents Existants
Source : gsb-info.net
5. La dématérialisation, pourquoi ?
• Imaginez, l'information aussi accessible que
vos idées...
• L'information disponible partout où l'accès à
internet le permet.
• Un niveau de confidentialité sans faille
• Plus de limite de taille, de format ou de
compatibilité.
• Détecter instantanément une pièce
d’archive parmi des milliers.
• La possibilité de saisir et mémoriser d'un
seul geste Source : IXARYS Solutions
7. La transformation de papier en support électronique
La gestion (création, transmission, exploitation) de
l'information sous forme électronique
Impact environnemental, organisationnel,
productivité
La démat' c'est quoi ?
8. Cette présentation n'est pas
Un présentation sur les aspects juridiques
Une présentation des processus de numérisation du
papier
Une présentation ennuyeuse reprenant des notions
que vous connaissez déjà
9. Dématérialisation 3.0
1.0 : support numérique non structuré (image PDF)
2.0 : support numérique structuré (base de données
ou XML)
3.0 : support numérique structuré relationnel en
« source unique »
11. Réutiliser l'information existante
• Dépendances
• Impacts
• Unicité (Single-
Sourcing)
• Historique des versions
• Comparaison de
versions
Toute modification du contenu d'un module génère automatiquement la mise à jour
des documents concernés.
13. Utilisations avancées
Gestion de variables automatiques
Profilage de l'information
Insertion de données externes à la volée
14. La preuve par l'exemple
Modification d'un contenu
Propagation à plusieurs documents
Propagation à plusieurs supports
Agrégation d'informations externes
15. Avantages
Productivité accrue
Cohérence/garantie de validité des informations
Pas de duplication des informations (capitalisation)
Cohérence de mise en page : respect de la charte
graphique
Meilleure diffusion de l'information
Pour la rédaction et la traduction !
16. Inconvénients
Le style de rédaction est différent suivant le
document et le média
Rien ne vaut une relecture
Des changements d'habitudes
17. Perspectives
Fourniture de documents personnalisés à la demande (filtrage
de parties conditionnelles) :
→ Version de produits/options
→ Type de destinataire (utilisateur, revendeur...)
→ Interne (confidentiel)/externe (public)
→ Spécificité par pays...
Mutualisation de contenus entre services (Juridique, Qualité,
Commercial, Technique, Administratif, …)
→ « Content Strategist »
18. Conclusion
Des méthodologies et des outils puissants pour :
→ Gagner en temps et en Assurance Qualité,
→ Fiabiliser la communication (fond et forme)
→ bénéficier d'une organisation collaborative
→ capitaliser « Knowledge Management »
À mettre en œuvre progressivement en mêlant :
→ méthodologies,
→ outils
→ accompagnement au changement.
19. La prochaine action
Devenez visible auprès de vos clients
avec la publicité sur Internet
Le 03 novembre 2011
Marseille