1. Formation des Bénévoles 2013/2014 (14/01/2014)
Direction
départementale
de la cohésion
sociale et
de la protection des
populations
Découverte du
Budget
Associatif
3. SOMMAIRE
Les obligations légales
Rôle du Trésorier
Responsabilité financière
Quel type de comptabilité appliquer?
Qu’est-ce qu’un « Budget »?
Qu’est-ce qu’une « Trésorerie »?
Qu’est-ce qu’un « Compte de Résultat »?
Qu’est-ce qu’un « Bilan »?
Annexes
• Définitions de comptabilité
• Le Plan Comptable Associatif
4. Les obligations légales
•Les associations doivent-elles tenir une comptabilité?
•La loi du 1er juillet 1901 ne prévoit aucune obligation en matière de
tenue comptable. La règle applicable aux associations est l’absence de
tout caractère obligatoire . Toutefois :
Interne : peut-on imaginer le fonctionnement efficace d’une
association :
sans prévisionnel visant le cadre des dépenses et de recettes,
sans justification des mouvements financiers auprès des
adhérents,
Externe : dés que l’association entre dans la vie publique, elle est de
fait obligée de tenir une comptabilité (par exemple demande ou
justification subvention)
La loi crée des obligations de tenue et de vérification des comptes à
partir de certains seuils (voir obligations comptables en matière des
contrôles des comptes)
5. Les obligations légales
• Associations sans réglementation comptable
Pour les petites associations (entre 1000 et 60 000 € de CA annuel), une
comptabilité en partie simple est suffisante. Elles doivent, durant l'année,
tenir un livre-journal de recettes et de dépenses. Les pièces justificatives
seront conservées. Un logiciel comptable est FORTEMENT conseillé, car
il permet de mettre la comptabilité de l'association aux normes voulues
par les financeurs.
6. Les obligations légales
Obligations comptables :
inventaire du patrimoine de l'association:
biens: un tableau fera ressortir le prix d'acquisition, le montant de l'amortissement
et la valeur nette comptable
créances :subventions accordées à recevoir, sommes dues à l'association
dettes: factures que l'association n'a pas acquittées
situation financière de l'association: les soldes comptables du compte bancaire et
de la caisse doivent correspondre à la réalité.
tableau récapitulatif des recettes et des dépenses de l'année.
Les obligations légales en matières de contrôle des comptes
Le décret du 6 juin 2001 pris pour l’application de la loi du 12 avril 2000 relative
aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations prévoit
également un dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et
conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités
administratives dépasse 153 000 €.
Ce même décret précise qu’un financeur public doit signer une convention avec
une association, dès lors que le montant annuel des subventions qu’il lui a
attribué dépasse 23 000 €.
7. Les obligations légales
Associations tenues d’établir des comptes annuels
Associations qui ont une activité économique qui dépassent 2 des 3 seuils
définis par le décret de 1985 (50 salariés, 3 100 000€ de chiffre d’affaires
ou de ressources, 1 550 000€ des actifs du bilan;
Organismes dispensateurs de formation qui dépassent 2 des 3 seuils
définis par le décret de 1991 (3 salariés, 153 000€ de chiffres d’affaires
ou de ressources, 230 000€ de total au bilan);
Associations qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique et qui font
l’objet d’une convention fixant les conditions de l’agrément, sauf si une
loi précise ces conditions (ex : les sociétés de courses de chevaux, les
organismes de formation, les fédérations départementales de chasseurs,
les associations collectant des fonds pour la participation à l’effort de
construction, les établissements de transfusion sanguine;
8. Les obligations légales
Le Plan Comptable Associatif
Les associations faisant l’objet d’obligations comptables doivent appliquer le
plan comptable en vigueur depuis le 1er janvier 2000.
Toutes les associations qui produisent des comptes annuels sont encouragées à
l’appliquer.
Le plan comptable associatif contient des règles adaptées aux spécificités
associatives dans plusieurs domaines, concernant notamment la comptabilisation :
• Du résultat comptable : l’instance statutaire doit se prononcer sur
l’affectation de l’excédent ou du déficit.
• Des contributions volontaires en nature effectuées à titre gratuit : elles
correspondent au bénévolat, aux mises à disposition de personnes par des
entités tierces ainsi qu’aux biens meubles ou immeubles, auxquels il convient
d’assimiler les dons en nature redistribués ou consommés en l’état par
l’association.
9. Les obligations légales
Le Plan Comptable Associatif
Il se décompose en 8 classes (voir PCA en annexe):
Classe 1 : comptes de capitaux(fonds propres, emprunts et dettes
assimilés)
Classe 2 : comptes d’immobilisation
Classe 3 : comptes de stocks et en cours
Classe 4 : comptes de tiers
Classe 5 : comptes financiers
Classe 6 : comptes de charges
Classe 7 : comptes de produits
Classe 8 : comptes spéciaux
10. Rôle du Trésorier
Il partage avec le Président tout ce qui concerne la gestion financière de
l’association
Il dispose généralement de la signature sur les comptes
Il est responsable de la tenue des comptes de l’association
Il effectue les paiements
Il perçoit les sommes dues à l’association
Il vérifie la trésorerie
Il prépare le rapport financier
Il établit le budget
Il rend compte de sa mission à l’Assemblée Générale annuelle
11. Responsabilité financière
Aucune responsabilité personnelle quant au paiement des dettes ou du passif de
l’association
Sauf s’il est prouvé que les dirigeants ont commis une faute de gestion :
Si dépenses engagées sans avoir préalablement vérifié qu’il y avait bien l’argent
correspondant sur le compte de l’association
Si le dirigeant de l’association ne tient pas au courant l’Assemblée Générale, le
Conseil d’Administration, et les services compétents des difficultés financières de
l’association (devoir de transparence et d’information)
Pour éviter ce genre de situation le dirigeant doit :
Poursuivre une gestion rigoureuse et transparente (le fait de suivre la
comptabilité chaque mois est primordial)
Tenir informé les instances de l’association de l’état des comptes en faisant
toujours approuver ces derniers par l’Assemblée Générale
12. Organisation de la comptabilité
La comptabilité est une technique au service de la gestion, elle doit permettre aux
trésoriers :
de fournir des informations permettant de mettre en adéquation la politique de
l’association et les moyens financiers.
de suivre les évolutions des charges et des produits en cours d’exercice.
de rendre des comptes aux adhérentes.
de justifier de l’utilisation des fonds auprès des financeurs et de la légalité de leur
utilisation aux « contrôleurs » (Urssaf, impôts, commissaires aux comptes...).
13. Organisation de la comptabilité
Définition de l’Exercice Comptable
Quelle que soit la forme de votre comptabilité, il vous faut tout
d’abord déterminer la durée et la période de l’exercice comptable,
Sa durée est de douze mois mais peut être portée à dix huit en cas de
premier exercice afin de régulariser une période.
Sa période est généralement « calée » sur l’année civile mais si les
activités de l’association le nécessitent elle peut être fixée à une autre
date
Ex : beaucoup d’associations exercent leurs activités durant la période scolaire
et ont donc un exercice comptable qui débute au 1er septembre et se clôture au
31 aout
14. Organisation de la comptabilité
Réunir les pièces justificatives
La première étape consiste à recueillir la trace des différentes opérations
comptables (achat, vente, versement...) et à vérifier l'existence d'un justificatif ou
pièce comptable.
Ce document est obligatoire pour chacune des opérations et doit comporter la
date, la nature et le montant de l'opération, le nom du prestataire ou du
financeur, ses coordonnées. Le justificatif doit faire apparaître la TVA si
l'association y est assujettie.
Une attention toute particulière doit être portée aux remboursements de frais (des
bénévoles ou des salariés). Un document rempli par le bénéficiaire doit faire
apparaître le motif et la nature de la dépense (ex. : objectifs et destination précise
pour chacun des déplacements) et être accompagné des justificatifs correspondants
(tickets de péage, notes de restaurant...) - telle une facture, susceptible de pouvoir
être rapprochée dans les moyens de paiements mis à la disposition par les banques
(carnets de chèques avec souche, carte bleue professionnelle, etc.) qui laissent des
traces écrites.
15. Quel type de comptabilité appliquer?
La comptabilité en partie simple
Il s’agit d’enregistrer sur deux colonnes les charges et produits de l’association. Cela
ne peut être utile que pour les petites associations ayant très peu d’activités.
Lors de l’assemblée générale le trésorier annonce le montant des dépenses, celui
des recettes et le solde de trésorerie.
La comptabilité en partie double
À chaque débit un crédit. Pour chaque opération une double écriture comptable
est passée.
Une dépense est passée en charges et en contrepartie en banque ou compte « à
payer » (fournisseur par exemple).
Une recette est passée en produits et en contrepartie en banque ou compte « à
recevoir » (adhérent par exemple).
Toutes les dépenses et les recettes relatives à une année de fonctionnement doivent
être affectées aux comptes de l’année concernée, indépendamment de la date à laquelle
elles sont payées ou perçues.
Lors de l’assemblée générale, le trésorier présente un compte de résultat et un
bilan.
16. Quel type de comptabilité appliquer?
La comptabilité en partie double – Exemple saisie d’écriture
L'association X achète papier pour photocopieur
Elle reçoit le 13 janvier la facture de la librairie
Débit
13/01/2010
13/01/2010
401 Librairie, papier copieur
6064 Librairie, papier copieur
Crédit
153
153
L'Association acquitte la facture, le règlement apparaît sur le compte bancaire le 02
février
Débit
02/02/2010
13/02/2010
401 Librairie, papier copieur
512 Librairie, papier copieur
Crédit
153
153
17. Quel type de comptabilité appliquer?
La comptabilité analytique
Il s’agit d’affecter chaque charge et produit à une activité de l’association.
La comptabilité analytique est parfaitement adaptée à la comptabilité en partie double.
La plupart des logiciels de comptabilité donne cette possibilité. Toutefois, il est aussi
aisé de l’utiliser en comptabilité en partie simple. Un cahier à colonnes ou un tableur
informatique permettent de la réaliser facilement.
Lors de l’assemblée générale, le trésorier présente, activité par
activité, charges, produits et résultat.
18. Qu’est-ce qu’un Budget?
Le budget (Prévisionnel), c’est la prévision des charges (les dépenses) et des produits
(les recettes) pour l’exercice à venir, en accord avec les activités prévues. Un budget est
nécessairement prévisionnel. Il se présente avec une colonne de charges et une colonne de
produits, et doit être équilibré, c’est-à-dire qu’il ne fait apparaître ni déficit, ni excédent.
Il est généralement établi pour un an et il traduit en termes financiers l’ensemble des
projets de l’association. Il est préparé par le trésorier, discuté au conseil d’administration et
présenté à l’assemblée générale pour adoption.
Il est également nécessaire d’établir le budget de chaque opération (actions) qui fait
l’objet d’une demande de subvention. Il s’élabore suivant les mêmes règles que le budget
annuel.
Un budget doit vivre, c’est à dire qu’il doit être régulièrement suivi et réajusté en cours
d’année en fonction des événements : plus d’entrées que prévues à un spectacle, défection
d’un financeur, annulation d’une animation en raison d’intempéries... Plus un budget aura
été préparé avec soin, plus il servira d’aide à la gestion en cours d’exercice.
19. Qu’est-ce qu’un Budget?
CHARGES
MONTANT
PRODUITS
I. Charges directes affectées à l’action
60 - Achat
Pres tations de s ervices
Fournitures non s tockables (eau, énergie)
Fournitures entretien, petit équipem ent, autres
Fournitures adm inis tratives
13 987,64 €
9 100,00 €
2 200,00 €
1 300,00 €
1 387,64 €
MONTANT
I. Ressources produits finis, prestations de
70 – Vente de directes affectées à l’action
services, marchandises
Pres tations de s ervice
Participations frais divers (copies , frais pos taux)
Mis e à dis pos ition de pers onnels
20 653,70 €
5 625,00 €
3 400,70 €
11 628,00 €
74- Subventions d’exploitation(1)
61 - Services extérieurs
Sous traitance Générale
1 928,00
710,00
300,00
1 400,00
101 687,00 €
4 338,00 €
Locations
Entretien, réparation, m aintenance
As s urance
Docum entation
62 - Autres services extérieurs
Rém unérations interm édiaires et honoraires
Publicité, publication
Cadeau à la clientelle
Catalogues et Im prim és
Déplacem ents , m is s ions , réceptions
Frais Pos taux et Télécom m unications
Services bancaires , autres
Cotis ations divers es
63 - Impôts et taxes
63 - Im pôts et taxes
64- Charges de personnel
Rém unération des pers onnels
Charges s ociales
Autres charges de pers onnel
65- Autres charges de gestion courante
Redevances pour conces s ions , brevets , licences
Subventions vers ées par l'as s ociation
66- Charges financières
67- Charges exceptionnelles
68- Dotation aux amortissements
Total des charges
86- Emplois contributions volontaires en nature
86- Em plois contributions volontaires en nature
Secours en nature
Mis e à dis pos ition gratuite de biens et pres tations
TOTAL
€
€
€
€
€
21 823,28 €
- €
- €
2 085,28 €
5 360,00 €
10 737,00 €
3 441,00 €
90,00 €
110,00 €
Etat: (précisez le(s) ministère(s) sollicité(s)
- DDCSPP / CNDS
- Aide à l'em ploi CNDS
- Aide à l'em ploi FONJEP
- DRJSCS
- Am endem ents Parlem entaires
Région
Département(s):
-
Fonctionnement MDS
Chèques Sport
Aide comités Sportifs
Centre Médico Sportif, divers
Commune(s):
1 041,00 € Autres Organismes sociaux (OCPA)
1 041,00 €
73 572,01 €
61 972,00 € 75 - Autres produits de gestion courante
10 410,01 € - Cotis ations
1 190,00 € - Participation Fonct. Mais on des Sports (charges )
- Participation Com ité Rég. Olym pique et Sportif
17 300,00 € - autres participations
- €
17 300,00 € 76 - Produits financiers
110,00 €
-
€
757,77 €
139 503,17 €
5 000,00 €
33 400,00 €
17 000,00 €
6 000,00 €
6 600,00 €
3 800,00 €
-
€
-
€
10 505,00 €
2 205,00 €
2 300,00 €
6 000,00 €
- €
84,00 €
77- Produits exceptionnels
-
€
78 – Reprises sur amortissements et provisions
-
€
79 – Transfert de Charges
-
€
132 929,70 € Total des produits
6 573,47 €
- €
5 273,47 €
1 300,00 €
59 287,00 €
38 500,00 €
12 000,00 €
7 107,00 €
1 680,00 €
- €
87 - Contributions volontaires en nature
Bénévolat
Pres tations en nature
Dons en nature
TOTAL
132 929,70 €
6 573,47 €
1 300,00 €
5 273,47 €
- €
139 503,17 €
20. Qu’est-ce qu’une Trésorerie?
La trésorerie représente l’ensemble des capitaux liquides dans l’association. Pour
faire face à toutes les charges courantes, l’association doit disposer de liquidités, c’est-à-dire
d’argent disponible immédiatement.
Les problèmes de trésorerie se posent surtout lorsque les entrées d’argent interviennent
après l’activité alors qu’il a fallu engager des frais pour réaliser cette activité.
Dans ce cas, il faut établir un plan de trésorerie, c’est-à-dire la prévision chiffrée des
rentrées et des sorties d’argent en temps réel. Un budget équilibré ne suffit pas pour bien
gérer l’année à venir. Il faut payer les échéances au fur et à mesure, mais avoir encaissé au
préalable suffisamment de liquidités pour y faire face. Cela se prévoit et permet de ne pas
mettre son compte en banque à découvert.
Un des premiers soucis d’une jeune association est de se constituer un fonds de trésorerie.
En cas de difficultés passagères, la banque peut aider à faire le lien entre la fin de l’action et
le versement des subventions. Avec une lettre de notification de subvention, il peut être
possible de négocier un découvert avec la banque, ou de se faire verser en avance les
sommes attendues, voire de passer par l’emprunt. Évidemment cela a un coût, donc autant
ne pas en abuser.
22. Qu’est-ce qu’un Compte de Résultat?
Le compte de résultat fait partie intégrante des comptes annuels au même titre que le
bilan et l’annexe aux comptes. Il est établi en utilisant le plan des comptes de
l’association conformément au Plan Comptable Général.
Il récapitule les charges et les produits liés à un Exercice
L’ensemble des comptes de charges et de produits est soldé par le résultat de
l’exercice
Ce résultat (excédent ou déficit) est reporté au bilan
Au premier jour de l’exercice suivant les comptes de charges et de produits sont
à zéro
23. Qu’est-ce qu’un Compte de Résultat?
DE E
P NSE
S
MONTA NT
RE
CE
TTE
S
60 - Achats
6 971,83 €
70 - Re s s our ce s pr opr e s
- P
restations de Services
1 700,00 €
MONTA NT
- P
restation de service
- A chats non stockés de matières f ournitures
13 814,73 €
- V ente de marchandise
- Fourniture non stockable (eau énergie)
1 959,01 €
- Fourniture d'entretien et de petit équipement
2 777,56 €
- P
roduits des activités annexes
13 814,73 €
4 330,09 €
74 - Subve ntions d'e xploitation
99 298,00 €
- Locations
1 638,72 €
-
66 398,00 €
- E
ntretien, réparation, maintenance
1 095,35 €
- A utres f ournitures
61 - Se r vice s e xté r ie ur s
535,26 €
- Sous traitance générale
- A ssurances
- Documentation
316,85 €
1 279,17 €
É
tat : pr é cis e z le (s ) m inis tè r e (s )s ollicité s (s )
- CNDS
47 062,00 €
- A ide à l'emploi
19 336,00 €
- A utres
- Divers
- Ré gion
62 - Autr e s s e r vice s e xté r ie ur s
- Rémunération intermédiaires et honoraires
10 184,42 €
502,32 €
- Dé par te m e nt
- Fonctionnement MDS
-
€
31 200,00 €
17 000,00 €
- P
ublicité, publication
4 482,11 €
- Chèques Sport
7 000,00 €
- Déplacements missions et receptions
2 414,37 €
- A ide Comités Sportif s, divers
7 200,00 €
- Frais postaux et de télécommunication
2 611,72 €
- Services bancaires et autres
33,90 €
- Cotisations diverses
140,00 €
63 - Im pôts e t taxe s
690,46 €
- Impôts et taxes sur rémunération
690,46 €
- Com m une s (s )
- Autr e s s ubve ntions
-
€
1 700,00 €
- Organismes sociaux
- A utres impôts et taxes
- Fonds européens
64 - Char ge s du pe r s onne l
47 281,77 €
- Rémunération du personnel
41 936,44 €
- Charges sociales
- A utre charges de personnel
65 - autr e s char ge s de ge s tion cour ante
- Redevances pour concessions,, brevets, licences
- Subventions versées par l'association
- CNA SE
A (emplois aidés)
5 103,86 €
241,47 €
10 529,95 €
49,95 €
10 480,00 €
66 - char ge s financiè r e s
- A utres recettes (CROS LR)
1 700,00 €
75 - autr e pr oduit de ge s tion cour ante s
4 417,00 €
- Dont cotisations
1 197,00 €
- P
articipation Fonct. Maison des Sports
3 220,00 €
76 - Pr oduits financie r s
67 - char ge s e xce ptionne lle s
376,07 €
77 - Pr oduits e xce ptionne ls
68 - Dotation aux am or tis s e m e nt
819,63 €
78 - Re pr is e s ur am or tis s e m e nt
- Immobilisations corporelles
336,72 €
1 050,89 €
819,63 €
79 - tr ans fe r t de char ge s
TOTA L DE CHA RGE
S
S
81 184,22 €
TOTA L DE P
S RODUITS
86 - E
m ploi de s Contr ibutions volontair e s e n natur e
4 573,47 €
87 - Contr ibutions volontair e s e n natur e
- Secours en nature
118 917,34 €
- Bénévolat
- Mise à disposition gratuite des biens et prestations
4 573,47 €
- P
ersonnels bénévoles
TOTA L DE CHA RGE
S
S
- P
restations en nature
4 573,47 €
4 573,47 €
- Dons en nature
85 757,69 €
TOTA L DE P
S RODUITS
123 490,81 €
24. Qu’est-ce qu’un Bilan?
Le bilan comptable d’un association constitue une photographie, à une date
donnée, de l’ensemble de son patrimoine, composé d’éléments actifs et passifs.
Dans une approche financière, il traduit ce que l’organisme possède (à l’actif) et ce
qu’il doit (au passif). Il permet aussi d’appréhender la solvabilité et la liquidité de
l’organisme.
Dans une approche fonctionnelle, le bilan retrace la structure de financement de
l’organisme avec au passif ses ressources et à l’actif les emplois de fonds réalisés
Les comptes de bilan ne sont jamais remis à zéro
Le résultat d’un exercice vient s’intégrer au bilan
Le fonds de roulement doit être positif. C’est la différence entre, d’une part, les
réserves de l’association et les emprunts et d’autre part, la valeur des immobilisations