FAIGLE SOLUTIONS
FLEXIBLE DMS-LÖSUNGEN FÜR KMU
topsoft 2015
25./26. August 2015
Bernhard Kron
FAIGLE, 29.09.2015 | 2
Reif für DMS?
REIF für DMS?!
Sind Sie
…oder (ma-)lochen Sie noch?
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Wo stehen Sie und Ihre Mitarbeiter?
Digitale Reife Ihrer Mitarbeiter?
Scan-to-
File…
DMS
ECM
Papier...
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Ihre Bedürfnisse
Einstieg mit einfachen Lösungen… …und zukünftigen Ausbaumöglichkeiten
DLS EASY
ele...
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Dokumenten- und Geschäfts- Prozesse
scannen
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Skalierbares und bedürfnisgerechtes Leistungsportfolio
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ECM auf einen Blick
ERP CRM
DMS
Anwendung Daten Beispiele
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Strukturiertes Vorgehen sichert den Erfolg
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Dokumentenart Eigenschaften Verwaltung Speicherung & Si...
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Sind sie reif für DMS?!

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Tag für Tag entstehen in allen Firmen Dokumente, die aus den unterschiedlichsten Geschäftsprozessen stammen.
Sie liegen mehrheitlich in Papierform vor oder werden, wenn sie tatsächlich als elektronische Datei erfasst sind, mit diversen Programmen erstellt und an ganz verschiedenen Orten ablegt:
auf lokalen Festplatten, privaten Mailboxen oder dem zentralen File-Server.

Flattert eine konkrete Kundenanfrage bei Problemen zu einer Installation, Maschine oder Dienstleistung ins Haus, bricht Hektik bei der Suche nach den aktuellen Datenbeständen aus.

Kein Wunder also, dass zahlreiche Anbieter sich genau solchen komplexen Fragestellungen widmen und dafür entsprechende Dokumenten-Management-Systeme (DMS) anbieten.
Aber woran merke ich denn, dass ich ein DMS, eine Dokumentenverwaltung, brauche?
Wie machen sich Anzeichen bei Mitarbeitern bemerkbar?
Wonach suche ich regelmässig und ärgere mich?
In welchen Bereichen, Aufgaben, Abteilungen stapelt sich das Papier?...

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  2. 2. FAIGLE, 29.09.2015 | 2 Reif für DMS? REIF für DMS?! Sind Sie …oder (ma-)lochen Sie noch?
  3. 3. FAIGLE, 29.09.2015 | 3 Wo stehen Sie und Ihre Mitarbeiter? Digitale Reife Ihrer Mitarbeiter? Scan-to- File… DMS ECM Papier Papier Papier
  4. 4. FAIGLE, 29.09.2015 | 4 Ihre Bedürfnisse Einstieg mit einfachen Lösungen… …und zukünftigen Ausbaumöglichkeiten DLS EASY elektron. Archiv DLS PROFESSIONAL DMS/ECM (CRM, ERP, QMS…)
  5. 5. FAIGLE, 29.09.2015 | 5 Dokumenten- und Geschäfts- Prozesse scannen finden erstellen/ bearbeiten speichern beschreiben veröffentlichen verknüpfen austauschen vernichten Geschichte Basis der Dokumentenprozesse sind die Kundenprozesse Einstieg mit einfachen Lösungen… DLS EASY …und zukünftigen Ausbaumöglichkeiten: DLS PROFESSIONAL
  6. 6. FAIGLE, 29.09.2015 | 6 Skalierbares und bedürfnisgerechtes Leistungsportfolio Upgrademöglichkeit DLS Easy Einstiegslösung mit datenbankgestützter Filearchivierung AutoStore Capturing und Filetransport DLS Professional elektronische Dokumenten- und Prozessverwaltung DMS/ECM Infrastruktur Abstimmung und Erweiterung Infrastruktur Geschäftsprozesse Lösungsangebot von Faigle Solutions Cloud … ERP CRM … SAP
  7. 7. FAIGLE, 29.09.2015 | 7 ECM auf einen Blick ERP CRM DMS Anwendung Daten Beispiele ERP Strukturiert, elektronisch Lieferanten- und Kundenadressen, Debitoren etc. CRM Strukturiert, elektronisch Angereicherte Kundenadressen, Besuchsrapporte etc. DMS Unstrukturiert, elektronisch & analog MS Office, Kreditoren, Emails/Anhänge, Korrespondenz etc. ECM Strukturiert, elektronisch & analog Alle o.g. Daten & Inhalt sämtl. Geschäftsvorfälle Office : Mail, Offert en… Web MIS Analog/ Papier Share point File- share ECM
  8. 8. FAIGLE, 29.09.2015 | 8 Strukturiertes Vorgehen sichert den Erfolg Workshop zur Erarbeitung eine Anforderungskatalogs Analyse Geschäftsprozesse und IT-Infrastruktur Analyse Dokumente (Art, Struktur, Metadaten, Berechtigungen) Detailkonzeption SW-Einsatz, Workflow, Anbindung etc. Definition Wartungsplan Projektmanagement (Organisation, Meilensteine, Abnahmekritierien, etc.) Testing Inbetriebnahme inkl. Schulung und Dokumentation Übergabe in den Betrieb mit SLA Grobkonzept Detailkonzept Umsetzung In enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden analysieren wir Dokumente und Prozesse, erarbeiten ein Grob- und Detailkonzept und schulen sämtliche Mitarbeiter bis ins nötige Detail. Grundlage der Einführung von DLS PROFESSIONAL sind die Unternehmensweiten Prozesse. Es gibt kein standardisiertes Verfahren, weil jedes Unternehmen und jede Branche ihre eigenen Anforderungen stellen. Folgende Grundlagen sind aber immer Bestandteil eines DLS-Projekts:
  9. 9. FAIGLE, 29.09.2015 | 9 Gesetzliche Grundlagen OR Art. 958f - GebüV Dokumentenart Eigenschaften Verwaltung Speicherung & Sicherung Bilanz & Erfolgsrechnung Digitale oder handschriftliche Signatur zwingend • ERP • DMS Archiv • Strukturierte & unstrukturierte Daten (Versionen keine Kopien) • eSignatur, Zeitstempel Geschäftsbücher & Inventar Insbesondere Kreditoren & Lieferscheine • ERP (Haupt- und Hilfs- Bücher) • DMS & Workflows (Rechnungsprüfungsprozess) • Datenzugriff aus allen Systemen • Strukturierte & unstrukturierte Daten (Versionen keine Kopien) • eSignatur, Zeitstempel Buchungsbelege & Korrespondenz Alle digital ungeregelten Geschäftsvorfälle • CRM (Kundeninformationen) • Arbeitsanweisungen & neue Abläufe durch Digitalisierung • Digitale Aktenordner • Strukturierte & unstrukturierte Daten (Versionen keine Kopien) • eSignatur, Zeitstempel DMS- Grundlagen für alle Belegarten • Unveränderbar • Nachvollziehbar • jederzeit lesbar • revisionssicher • Datenbank/en • Kompetenzregelungen • Versionierung d. Änderungen • Dokumentenart & Metadaten • Langzeitarchivierung • Einmalig beschreibbare Medien (WORM, DVD, CD) • Mehrfach beschreibbare Medien* (Band, HD) *nur unveränderbare Datensätze z.B. durch digitale Signatur oder Zeitstempel Aufbewahrungspflicht Geschäftsbücher und Revisionsbelege können elektronisch, Geschäfts- und Revisionsbericht sind zusätzlich auf Papier während 10 (Geschäfts-) Jahren aufzubewahren (Ausnahme steuerrechtliche Unterlagen 20 Jahre) Checkliste
  10. 10. FAIGLE, 29.09.2015 | 10 FRAGEN?
  11. 11. FAIGLE, 29.09.2015 | 11 VIELEN DANK!
  12. 12. FAIGLE, 29.09.2015 | 12 STAND 11B

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