Vom Posteingang zum Beschluss: Amtsübergreifende Bearbeitung von Geschäften in kantonalen und kommunalen Verwaltungen (Fallstudie Kanton Zug)
Vom Posteingang zum Beschluss: Amtsübergreifende Bearbeitung von Geschäften in kantonalen und kommunalen Verwaltungen
Immer mehr Geschäfte und Dossiers werden amtsübergreifend bearbeitet. Am Beispiel des elektronischen Mitberichtsverfahrens im Kanton Zug wird aufgezeigt, was heutige GEVER Lösungen leisten müssen, um komplexe administrative Prozesse effizient und medienbruchfrei abzuwickeln. Für die Behandlung von Geschäften in Gremien und Kommissionen sowie für die Rückführung der Beschlüsse wird GEVER durch eine integrierte Sitzungs- und Protkollverwaltung optimal ergänzt.
Referent: Dr. Bernhard Bühlmann, CEO 4teamwork AG, Mitglied Verein OneGov
Weitere Informationen zu OneGov GEVER unter http://onegov.ch/gever und https://www.4teamwork.ch/loesungen/gever
Präsentation an der Fachmesse GEVER an der topsoft 2015
1. Vom Posteingang zum Beschluss:
Amtsübergreifende Bearbeitung von
Geschäften in kantonalen und kommunalen
Verwaltungen
Dr. Bernhard Bühlmann, 4teamwork AG
2. Ausgangslage
- Geschäfte und Dossiers werden fast nur noch elektronisch bearbeitet und
abgewickelt
- Inhalte müssen meistens übergreifend bearbeitet werden können
- Vermehrte Kollaboration auf Stufe Dossier (organisationsübergreifend)
- E-Mail stösst an seine Grenzen
- Wachsende Anforderungen an Nachvollziehbarkeit
- Datenschutz und Zugriffsrechte werden immer wichtiger
3. Weshalb GEVER?
Abbildung des Aktenplans gemäss Vorgaben
Staatsarchiv
Revisionssichere Ablage für alle
Informationen und Dokumente
Elektronische Dossierführung mit
Nachvollziehbarkeit aller Aktionen
8. Das GEVER-Prinzip
- Subdossier für Verschachtelung
- Aufgaben zur Umsetzung von
Workflows, Fristen und
Pendenzen
Dossier
Dokument
bearbeiten
E-Mail
archivieren
Aufgabe
Delegieren
Subdossier
9. Das GEVER-Prinzip
- Strukturierung der Ablage mit
Ordnungssystem
- Ordnungspositionen
- Hinterlegung aller Metadaten für
GEVER (Aktenzeichen,
Klassifikation, Datenschutzstufe,
Aufbewahrungsfristen)
-> GEVER Standard
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Doukment
bearbeiten
E-Mail
archivieren
Aufgabe
Delegieren
Subdossier
10. Das GEVER-Prinzip Mandant
Ein GEVER-Mandant ( = Separate
Installation) besteht aus einem oder
mehreren Ordnungssystemen, einer
eigenen Benutzerverwaltung und
eigenen Zugriffsrechten
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument
bearbeiten
E-Mail
archivieren
Aufgabe
Delegieren
Subdossier
11. Eingangskorb
- Posteingang: E-Mail, Scan
- An Eingangskorb eines
Mandanten senden
- Weiterverabeitung im
Eingangskorb
- Zuteilung an zuständige Person
- Einhaltung von Fristen
- Übernahme der Daten in
bestehendes oder neues Dossier
Mandant
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument
bearbeiten
E-Mail
archivieren
Aufgabe
Delegieren
Subdossier
Eingangskorb
12. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1
GEVER Mandantenkonzept
Mandant =
- Eigene Berechtigungen
- Eigener Eingangskorb
- Eigene Ordnungssysteme
- Eigene Gremien / Kommissionen
13. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1
Gever Mandant
Eingangskorb
Amt B
GEVER Mandantenkonzept
Mandant =
- Eigene Berechtigungen
- Eigener Eingangskorb
- Eigene Ordnungssysteme
- Eigene Gremien / Kommissionen
14. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1
GEVER Mandant
Amt C
Direktion B
Amt D
Eingangskorb
Gremium 3 Kommission 3
Gever Mandant
Eingangskorb
Amt B
GEVER Mandantenkonzept
15. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Eingangskorb
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1
GEVER Mandant
Eingangskorb
GEVER Mandant
Amt C
Direktion B
Amt D
Eingangskorb
Gremium 3 Kommission 3
Gever Mandant
Eingangskorb
Amt B
GEVER Mandantenkonzept
23. Beispiel: Elektronisches Mitberichtsverfahren
Neue Verordnung der Bundesverwaltung
Anhörung in den Kantonen
Direktionsübergreifende Zusammenarbeit bei der Erstellung des Mitberichts:
1. Standardablauf “Mitbericht” auslösen
2. Fristen festlegen
3. Einzelne Mitberichte werden in den Ämtern intern behandelt und evt.
delegiert.
4. Resultate fliessen zurück ins Ursprungsdossier
-> Im Kanton Zug seit 2014 erfolgreich im Einsatz
28. Beispiel: Baugesuch Prozesse
- Die Abwicklung von Baugesuchen
ist ein kollaborativer Prozess
- Mitbericht und Stellungnahmen
durch verschiedene Ämter
- Behandlung des Baugesuchs in
verschiedenen Kommissionen
- Formelle Prüfung
- Nebengesuche durch Ämter
bearbeiten
- Behandlung des Baugesuchs in
Baukommission
- Baubewilligung erteilen
34. Stolpersteine
- Die Bedienung von GEVER Anwendungen ist zu komplex
- Dokumente können nicht mandantenübergreifend ausgetauscht werden
- Unterschiedliche Systeme
35. Anforderungen an GEVER Lösung
- Flexibles und erprobtes Berechtigungsmodell
- Mandantenübergreifende Aufgaben
- Möglichkeit, einzelne Dokumente gemäss vorgegebenem Prozess und
nachvollziehbar freizugeben
- Einfach in der Bedienung
- Flexible Workflows
- Erfüllung aller Anforderungen und Standards bezüglich rechtskonformer
Aktenführung
36. Geschäftsverwaltung OneGov GEVER
Schweizer Standardlösung für die elektronische
Aktenführung (Records Management) für Kantone,
Städte, Gemeinden und weitere Organisationen.
37.
38. OneGov GEVER bietet alle Funktionen,
welche für die organisationsübergreifende
Zusammenarbeit in Dossiers benötigt
werden.
40. «OneGov GEVER ermöglicht einen
effizienten, sicheren Informations-
austausch und erleichtert die
Zusammenarbeit.»
Prof. Dr. Gottfried Hodel
Institutsleiter PHBern
Institut für Weiterbildung und Medienbildung
41. «OneGov GEVER bietet hohe
Rechtssicherheit und erfüllt auf Seite
Technik 100% der Anforderungen
bezüglich elektronischer Aktenführung
nach Schweizer Recht.»
Regina Gehrig
Verantwortliche für Records Management
Kanton Zug