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Beispiel: Sitzungs- und Protokollverwaltung
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- Flexibles und erprobtes Berechtigungsmodell
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Präsentation an der Fachmesse GEVER an der topsoft 2015
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Vom Posteingang zum Beschluss: Amtsübergreifende Bearbeitung von Geschäften in kantonalen und kommunalen Verwaltungen (Fallstudie Kanton Zug)
Vom Posteingang zum Beschluss: Amtsübergreifende Bearbeitung von Geschäften in kantonalen und kommunalen Verwaltungen

Immer mehr Geschäfte und Dossiers werden amtsübergreifend bearbeitet. Am Beispiel des elektronischen Mitberichtsverfahrens im Kanton Zug wird aufgezeigt, was heutige GEVER Lösungen leisten müssen, um komplexe administrative Prozesse effizient und medienbruchfrei abzuwickeln. Für die Behandlung von Geschäften in Gremien und Kommissionen sowie für die Rückführung der Beschlüsse wird GEVER durch eine integrierte Sitzungs- und Protkollverwaltung optimal ergänzt.

Referent: Dr. Bernhard Bühlmann, CEO 4teamwork AG, Mitglied Verein OneGov

Weitere Informationen zu OneGov GEVER unter http://onegov.ch/gever und https://www.4teamwork.ch/loesungen/gever

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  1. 1. Vom Posteingang zum Beschluss: Amtsübergreifende Bearbeitung von Geschäften in kantonalen und kommunalen Verwaltungen Dr. Bernhard Bühlmann, 4teamwork AG
  2. 2. Ausgangslage - Geschäfte und Dossiers werden fast nur noch elektronisch bearbeitet und abgewickelt - Inhalte müssen meistens übergreifend bearbeitet werden können - Vermehrte Kollaboration auf Stufe Dossier (organisationsübergreifend) - E-Mail stösst an seine Grenzen - Wachsende Anforderungen an Nachvollziehbarkeit - Datenschutz und Zugriffsrechte werden immer wichtiger
  3. 3. Weshalb GEVER? Abbildung des Aktenplans gemäss Vorgaben Staatsarchiv Revisionssichere Ablage für alle Informationen und Dokumente Elektronische Dossierführung mit Nachvollziehbarkeit aller Aktionen
  4. 4. Grundbausteine für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit
  5. 5. Das GEVER-Prinzip - Dokumente (Office, PDF) - E-Mails Dokument bearbeiten E-Mail archivieren
  6. 6. Das GEVER-Prinzip - Dossier entspricht einem Ordner Dossier Dokument bearbeiten E-Mail archivieren
  7. 7. Das GEVER-Prinzip - Subdossier für Verschachtelung - Aufgaben zur Umsetzung von Workflows, Fristen und Pendenzen Dossier Dokument bearbeiten E-Mail archivieren Aufgabe Delegieren Subdossier
  8. 8. Das GEVER-Prinzip - Strukturierung der Ablage mit Ordnungssystem - Ordnungspositionen - Hinterlegung aller Metadaten für GEVER (Aktenzeichen, Klassifikation, Datenschutzstufe, Aufbewahrungsfristen) -> GEVER Standard Ordnungssystem Ordnungsposition Dossier Doukment bearbeiten E-Mail archivieren Aufgabe Delegieren Subdossier
  9. 9. Das GEVER-Prinzip Mandant Ein GEVER-Mandant ( = Separate Installation) besteht aus einem oder mehreren Ordnungssystemen, einer eigenen Benutzerverwaltung und eigenen Zugriffsrechten Ordnungssystem Ordnungsposition Dossier Dokument bearbeiten E-Mail archivieren Aufgabe Delegieren Subdossier
  10. 10. Eingangskorb - Posteingang: E-Mail, Scan - An Eingangskorb eines Mandanten senden - Weiterverabeitung im Eingangskorb - Zuteilung an zuständige Person - Einhaltung von Fristen - Übernahme der Daten in bestehendes oder neues Dossier Mandant Ordnungssystem Ordnungsposition Dossier Dokument bearbeiten E-Mail archivieren Aufgabe Delegieren Subdossier Eingangskorb
  11. 11. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU GEVER Mandant Amt A Direktion A Eingangskorb Gremium 1 GEVER Mandantenkonzept Mandant = - Eigene Berechtigungen - Eigener Eingangskorb - Eigene Ordnungssysteme - Eigene Gremien / Kommissionen
  12. 12. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU GEVER Mandant Amt A Direktion A Eingangskorb Gremium 1 Gever Mandant Eingangskorb Amt B GEVER Mandantenkonzept Mandant = - Eigene Berechtigungen - Eigener Eingangskorb - Eigene Ordnungssysteme - Eigene Gremien / Kommissionen
  13. 13. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU GEVER Mandant Amt A Direktion A Eingangskorb Gremium 1 GEVER Mandant Amt C Direktion B Amt D Eingangskorb Gremium 3 Kommission 3 Gever Mandant Eingangskorb Amt B GEVER Mandantenkonzept
  14. 14. Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU GEVER Mandant Eingangskorb GEVER Mandant Amt A Direktion A Eingangskorb Gremium 1 GEVER Mandant Eingangskorb GEVER Mandant Amt C Direktion B Amt D Eingangskorb Gremium 3 Kommission 3 Gever Mandant Eingangskorb Amt B GEVER Mandantenkonzept
  15. 15. Ordnungssystem Ordnungsposition Dossier Dokument bearbeiten E-Mail archivieren Aufgabe Delegieren Subdossier Eingangskorb GEVER Mandant E-Mail Scan
  16. 16. Ordnungssystem Ordnungsposition Dossier Dokument bearbeiten E-Mail archivieren Aufgabe Delegieren Subdossier Eingangskorb E-Mail Scan Sitzungs- und Protokollverwaltung Gremium / Kommission Sitzung Traktandum Beschluss VorprotokollEinladung Protokoll Protokollauszug Antrag einreichen
  17. 17. Mandant 1 Organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers Dossier Dokument Aufgabe Ordnungssystem Ordnungsposition Eingangskorb Mandant 2 Dossier Dokument Aufgabe Ordnungssystem Ordnungsposition Eingangskorb
  18. 18. Mandant 1 Organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers Dossier Dokument Aufgabe Ordnungssystem Ordnungsposition Eingangskorb Mandant 2 Dossier Dokument Aufgabe Ordnungssystem Ordnungsposition Eingangskorb
  19. 19. Berechtigungen durch Aufgaben steuern
  20. 20. Aufraggeber Auftragnehmer Alle Dokumente sichtbar Nur benötigte Dokumente sichtbar
  21. 21. Fallstudie Kanton Zug - 70 Mandanten (Ämter) - Organisationsübergreifende Zusammenarbeit - Elektronisches Mitberichtsverfahren
  22. 22. Beispiel: Elektronisches Mitberichtsverfahren Neue Verordnung der Bundesverwaltung Anhörung in den Kantonen Direktionsübergreifende Zusammenarbeit bei der Erstellung des Mitberichts: 1. Standardablauf “Mitbericht” auslösen 2. Fristen festlegen 3. Einzelne Mitberichte werden in den Ämtern intern behandelt und evt. delegiert. 4. Resultate fliessen zurück ins Ursprungsdossier -> Im Kanton Zug seit 2014 erfolgreich im Einsatz
  23. 23. Sitzungswesen Mitberichtsverfahren Posteingang Eingangskorb Dossier Sitzung Antrag Beschluss Gremium Amt A Amt B Amt C Elektronisches Mitberichtsverfahren
  24. 24. Beispiel: Personaldossier Prozesse - Personalabteilung führt Personaldossier - Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Arbeitsvertrag - Mitarbeitergespräche werden durch Vorgesetzte vorgenommen - Vorgesetzte liefern Protokoll des Mitarbeitergesprächs - Vorgesetzte haben nur Einsicht in ausgewählte Dokumente des Personaldossiers - Eintritt / Austritt - Mitarbeitergespräche durchführen - Skills Management - Jubiläum / Geburtstag - Ausbildungsplanung - Rekrutierung - Stellenbeschreibung - Unfallmeldung - Organigramm abbilden - Lohnausweise / Dokumente archivieren
  25. 25. Mitarbeitergespräche Mitarbeit Bewerbung Anstellung Personaldossier Mitarbeitergespräch Auftrag Protokoll Vorgesetzter Abteilung A Abteilung B Buchhaltung Personaldossier
  26. 26. Beispiel: Baugesuch Prozesse - Die Abwicklung von Baugesuchen ist ein kollaborativer Prozess - Mitbericht und Stellungnahmen durch verschiedene Ämter - Behandlung des Baugesuchs in verschiedenen Kommissionen - Formelle Prüfung - Nebengesuche durch Ämter bearbeiten - Behandlung des Baugesuchs in Baukommission - Baubewilligung erteilen
  27. 27. Sitzungswesen Mitwirkung Baugesuch Eingangskorb Dossier Sitzung Antrag Beschluss Baukommission Abteilung A Grundbuchamt Denkmalpflege Baugesuch
  28. 28. Beispiel: Sitzungs- und Prozesse Protokollverwaltung - Gremien und Kommissionen - Regelmässige Sitzungen - Planung und Vorbereitung der Sitzungen - Protokollierung - Generierung von Protokollauszügen und Beschlussprotokollen - Sitzung vorbereiten - Vorprotokoll erstellen - Sitzung durchführen - Protokoll erstellen - Protokollauszüge verteilen
  29. 29. Beispiel: Sitzungs- und Protokollverwaltung 1. Neuer Antrag erstellen (Antrag mit Beilagen, Erwägungen, Rechtlichen Vorgaben) 2. Antrag traktandieren (In Sitzung als Traktandum hinzufügen, Vorprotokoll erstellen, Sitzungsleinladung generieren) 3. Sitzung durchführen (Protokoll erstellen und genehmigen, Protokollauszug generieren) 4. Beschlussprotokoll und Protokollauszug zurückspielen
  30. 30. Ordnungssystem Ordnungsposition Dossier Dokument bearbeiten E-Mail archivieren Aufgabe Delegieren Subdossier Eingangskorb E-Mail Scan Gremium / Kommission Sitzung Traktandum Beschluss VorprotokollEinladung Protokoll Protokollauszug Antrag einreichen
  31. 31. Stolpersteine - Die Bedienung von GEVER Anwendungen ist zu komplex - Dokumente können nicht mandantenübergreifend ausgetauscht werden - Unterschiedliche Systeme
  32. 32. Anforderungen an GEVER Lösung - Flexibles und erprobtes Berechtigungsmodell - Mandantenübergreifende Aufgaben - Möglichkeit, einzelne Dokumente gemäss vorgegebenem Prozess und nachvollziehbar freizugeben - Einfach in der Bedienung - Flexible Workflows - Erfüllung aller Anforderungen und Standards bezüglich rechtskonformer Aktenführung
  33. 33. Geschäftsverwaltung OneGov GEVER Schweizer Standardlösung für die elektronische Aktenführung (Records Management) für Kantone, Städte, Gemeinden und weitere Organisationen.
  34. 34. OneGov GEVER bietet alle Funktionen, welche für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers benötigt werden.
  35. 35. www.4teamwork.ch Besuchen Sie uns in Halle 5, Stand 24 D
  36. 36. «OneGov GEVER ermöglicht einen effizienten, sicheren Informations- austausch und erleichtert die Zusammenarbeit.» Prof. Dr. Gottfried Hodel Institutsleiter PHBern Institut für Weiterbildung und Medienbildung
  37. 37. «OneGov GEVER bietet hohe Rechtssicherheit und erfüllt auf Seite Technik 100% der Anforderungen bezüglich elektronischer Aktenführung nach Schweizer Recht.» Regina Gehrig Verantwortliche für Records Management Kanton Zug
  38. 38. Seite 42 Kontakt 4teamwork AG Engehaldenstrasse 53 3012 Bern Tel. 031 511 04 00 www.4teamwork.ch twitter.com/4teamwork

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