1. Aplicaciones corporativas en Excel, arma de “ ... doble filo ...”.
Luis E. Vasquez R (levarcol)
“… en la actualidad el 42% del personal
directivo de entidades publicas y privadas
usan información incorrecta para tomar decisiones
criticas de la organización ”
IBM “Smart Work Jam”
Antecedentes
En la actualidad es usual encontrar corporaciones, compañías publicas y privadas de
todos los tamaños y en todos los sectores, que se encuentran fuertemente “ ...
amarradas ...” a innumerables aplicaciones (algunas de misión crítica), creadas y
“desarrolladas” en ambientes de hojas de calculo. Todas estas organizaciones sufren de
“ ... pánico organizacional ...”, pensando en la posible desaparición de dichas aplicaciones.
Las hojas de calculo están “ ... casi en todos lados ...”, son relativamente simples de usar
(por lo menos en sus elementos básicos) y ademas pueden ser bastante sofisticadas,
pero siempre su diseño sera incontrolable y
sin ninguna implementación de estándares
corporativos, bastante pobre y sin ningún
proceso de mantenimiento periódico
controlable.
Es usual que usuarios avanzados de Hojas de
Calculo, las usen para desarrollar aplicaciones
de gran escala en todo tipo de negocios. Así,
es bastante común encontrar aplicaciones financieras, sistemas de costeo e inventarios,
sistemas de pronostico y Forecast de todo tipo, nominas y sistemas de pago, análisis del
negocio (BI), que se hacen imprescindibles para su operación regular. Hoy la complejidad
de algunas hojas de calculo compiten ampliamente con las bases de datos regulares
creadas en la corporación usando lenguajes y herramientas de programación actuales.
2. Sus Consecuencias y limitaciones reales
Por supuesto este situación genera una serie de riesgos empresariales que incluyen:
• Las Aplicaciones en hojas de calculo son tipicamente “desarrolladas” por usuarios
con perfiles profesionales y no por expertos y/o profesionales del área de de
Tecnología de la Información o Ingeniería de SofWare. Por lo anterior no se
encontraran nunca aplicaciones en Hojas de calculo diseñadas, desarrolladas,
probadas y mantenidas usando para ello métodos y/o estándares rigurosos de
programación y administración de SofWare.
Con el tiempo estas “ ..aplicaciones ..”
crecerán, se harán mas importantes para la
operación critica del negocio y volverán a sus
“ ... diseñadores personajes imprescindibles
para la organización ...”, lo que que
ocasionara enormes costos adicionales de
mantenimiento y/o conversión , con el
consiguiente limitante administrativo en
manejo libre y óptimo del recurso humano en la organización. Señor gerente no ha
escuchado con alguna frecuencia a su directos del recurso humano decir que “ ...
esa persona no solo desarrollo totalmente la aplicación de nomina en Excel, sino que
es la única persona que conoce al detalle los secretos de su operación, por lo
anterior no lo podríamos mover, enviar de vacaciones o simplemente desvincular,
porque la organización sufriría un enorme trauma ...”
• Las serias limitaciones de las hojas de calculo, que pueden incluir eventos como:
• Errores de Calculo, según un estudio
realizado por A. Panko (2005). en
compañías de diferentes tamaños, que
usan las hojas de calculo en aplicaciones
de misión critica es típico “ ... encontrar
porcentajes de error entre un 24 y un 85%
en los resultados obtenidos por dichas
aplicaciones ..”. Errores de esta magnitud
no son solo inaceptables, sino que causaran un enorme impacto
negativo en sus estructuras, debido sin lugar a dudas a “ ...pésimas
decisiones tomadas con base a esta defectuosa información y/o
3. resultados obtenidos por dichas aplicaciones ...”.
• Otro factor importante en esta linea es la carencia absoluta de
elementos de documentación generadas por el autor(es) de la
aplicación usando métodos tradicionales y/o automáticos. Este es sin
lugar a dudas, un pre-requisito inevitable para producir su adecuado
y posterior mantenimiento. Y soporte, aun si su “ ... dueño ...”, ya no
existe en la compañía ...”. Hoy la documentación en hojas de calculo
usadas en los negocios es una “ ... rareza ... “ totalmente inexistente.
• Carencia total de procesos y métodos de aseguramiento de la
calidad y estabilidad de la respectiva aplicación.
• Obtención limitada de resultados, pues las hojas de calculo carecen
de herramientas adecuadas para operar eficientemente aplicaciones
colaborativas, que tiene exigencias grandes de consolidación en
linea de datos, integración directa con otras aplicaciones y operación
en linea y en tiempo real del “core” o núcleo del negocio,
• Finalmente las aplicaciones “desarrolladas” con hojas de calculo,
nunca controlan, certifican y/o validan los datos de origen. Tampoco
lo hacen con sus respectivas fuentes u orígenes, oportunidad y
soporte.
Los lideres y directores de organizaciones deberán mirar con enorme cautela y como un
signo claro de alarma, el crecimiento “ ... no
controlado de soluciones de negocio, “desarrolladas”
usando hojas de calculo ... “. La verdad muy pocas
organizaciones tienen controles y métodos de
seguimiento para tales desarrollos, y muchísimas
menos aun son las que reconocen “ ... sus enormes
limitaciones ...” y “ ... malas orientaciones y
decisiones de negocios tomadas, teniendo como base
los resultados obtenidos por dichas aplicaciones ... “.
Según Panko (2005), un estudio real de auditoria y
QA realizado sobre dichas herramientas encontró
errores “ ... en el 94% de las hojas de Excel examinadas ...”, en otras palabras se debería
afirmar que “ ... tomar decisiones en la corporación, usando hojas de calculo en aplicaciones
criticas del negocio es realmente peligroso ...”.
4. Acciones
Cada entidad o corporación que se encuentre sumergida en este ambiente, se le
recomienda levantar un claro inventario actual de dichas aplicaciones, mostrando en cada
caso:
• su nivel de complejidad (detalle total
de su código, formularios, tablas y
diálogos usados)
• Su numero de usuarios.
• El nivel de importancia en la operación
real de la organización.
• Su actual o actuales responsables.
• Sus elementos de documentación,
validación y captura de información.
• Los resultados obtenidos.
Este seria el primer paso para iniciar en la organización un proceso de conversión,
consolidación y/o supresión paulatina de dicha tendencia.
5. Conclusiones
Es evidente que esta es una situación corporativa mas común de lo deseable y mas
grave aun, totalmente desconocida y realmente dimensionada por la gerencia y la alta
dirección empresarial.
De hecho son innumerables las compañías que se encuentran, sin saberlo, sumergidas en
esta critica situación y cargan “...sin saberlo ..” con altos costos de productividad que
afectan significativamente sus estados de resultados.
Esta situación también marca una enorme barrera para procesos de migración
corporativa a ambientes de SoftWare Libre, pues estas aplicaciones han sido
desarrolladas en Vba (Visual Basic for Applications) herramienta de marca, disponible
en casi todas las versiones comerciales de Ms Office. y que “ ...amarra ...” de manera
directa el usuario a un producto CopyWrite1
No en vano IBM en su “Smart Work Jam”, sep 2009 afirma “… en la actualidad el
42% del personal directivo de entidades publicas y privadas usan información incorrecta
para tomar decisiones criticas de la organización …”
1 Derecho que tiene un autor, sobre todas y cada una de sus obras y que le permite decidir en cualquier momento las
características de uso. También requiere de un pago especifico para tener el derecho a ser usado.
6. Referencias (Cibergrafía/Bibliografia)
• Allwood, C. M. (1984). Error Detection Processes in Statistical Problem Solving.
Cognitive Science, 8(4), 413-437.
• Basili, V. R., & Selby, R. W., Jr. (1986). Four Applications of a Software Data
Collection and Analysis Methodology. In J. K. Skwirzynski (Ed.), Software System
Design Methdology (pp. 3-33). Berlin: Springer-Verlag.
• Coopers & Lybrand in London. Description available at
http://www.planningobjects.com/jungle1.htm. Contact information is available at that
webpage
• Janvrin, D., & Morrison, J. (2000b). Using a Structured Design Approach to
Reduce Risks in End User Spreadsheet Development, Information & Management,
(37), 1-12.
• Panko, R. R. (2008a). Human Error Website,
• (http://www.cba.hawaii.edu/panko/papers/ss/humanerr.htm) . Honolulu, HI: University of
Hawaii.
• Panko, R. R., "Two Corpuses of Spreadsheet Error," Proceedings of the Thirty-
Third Hawaii International Conference on System Sciences , Maui, Hawaii, January
2000. (.pdf format)
• Panko, R. R., and Sprague, R. H. J. (1999). “Hitting the Wall: Errors in Developing
and Code-Inspecting a ‘Simple’ Spreadsheet Model.” Decision Support Systems,
(22), pp. 337-353.
• Teo, T. S. H., & Tan, M. (1997, ). Quantitative and Qualitative Errors in
Spreadsheet Development. Proceedings of the Thirtieth Hawaii International
Conference on System Sciences, Maui, Hawaii.