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Quelle: Horváth & Partners KPI-Studie 2013
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Kennzahlen eingesetzt – bessere Früherkennung er...
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Die Ableitung des Kennzahlensystems muss unterschiedliche
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Mit den richtigen KPIs im Reporting zu besseren Entscheidungen

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Foliensatz zum "Inside BI"-Webinar von BOARD Deutschland und Horváth & Partners (Feb 2014).

Webinar-Aufzeichnung:
http://www.board.com/de/unternehmen/erfahren-sie-mehr/downloads/1359-video-aus-der-reihe-inside-bi-de

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Mit den richtigen KPIs im Reporting zu besseren Entscheidungen

  1. 1. 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar1 Inside Business Intelligence: Mit den richtigen KPIs im Reporting zu besseren Entscheidungen Dr. Johannes Isensee Managing Consultant Horváth & Partners Christoph Bergerhausen Account Manager BOARD Deutschland
  2. 2. © Horváth & Partners „Unser Reporting stellt den Entscheidern alle relevanten Informationen zeitnah in einer einheitlichen, aussagekräftigen und nutzerfreundlichen Form zur Verfügung!“ Ihre Meinung zum Einstieg: In welchem Ausmaß stimmen Sie der folgenden Aussage zu Ihrem Management Reporting zu? 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar2 Stimme voll und ganz zu8% 58% Stimme eher zu 29% Stimme eher nicht zu 4% Stimme gar nicht zu
  3. 3. © Horváth & Partners Inhalt 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar3  Herausforderungen in Steuerung und Reporting – KPI Studie 2013  Die richtigen KPIs finden  KPI-Reporting erfolgreich umsetzen
  4. 4. © Horváth & Partners Horváth & Partners KPI-Studie 2013: Mehr „DNA“ in Steuerung und Reporting 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar4  Zu viele und nicht am Geschäftsmodell ausgerichtete KPIs  Wachsender Bedarf nach externen und nicht finanziellen Indikatoren für bessere Früherkennung  Kennzahlensysteme unterstützen Analyse- und Prognosezwecke unzureichend, da es an Zusammenhängen mangelt  Berichte damit zu umfangreich und zu lang in der Erstellung  Potenziale durch Standardisierung und Automatisierung nicht ausgeschöpft  Zunehmende Zentralisierung in Reporting Excellence Centern // Rollenwandel  Mobile BI und Online-Frontends zunehmend im EinsatzErgebnisbericht verfügbar ab März 2014 (20 Seiten, Resultate u. Empfehlungen, basierend auf 142 Antworten aus D/A/CH) Ausgewählte Kernergebnisse
  5. 5. © Horváth & Partners Zielbild: Ein modernes Reporting stellt entscheidungsrelevante Informationen schnell, strukturiert und verständlich bereit Typische Ausgangslage: Zu viele und schwer lesbare Berichte Zielbild: Empfängerorientiertes und aussagekräftiges Reporting Cockpits und Online-Berichte für den raschen Überblick und eine ziel-gerichtete Analyse Kommentierte Management- Berichte für die Berichterstattung zu ausgewählten Fokusthemen Marketing HROpe- rations Finanzen Einkauf Vertrieb Projekt monatlich wöchentlich quartalsweise jährlich push pull täglich Finanzen  Ziel: Bereitstellung entscheidungsrele- vanter Informationen in einer schnell verständlichen Form  Berichtsinhalte: Stufengerecht und ausgerichtet an Geschäftsmodell sowie strategischen und operativen Zielen  Berichtsgestaltung: Konsequente Standar- disierung, Fokus auf wenige, qualitativ hochwertige Berichte, klare Botschaften 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar5
  6. 6. © Horváth & Partners Quelle: Horváth & Partners KPI-Studie 2013 Kennzahlensysteme weisen unzureichende Zusammenhänge auf – Abweichungsanalysen nur schwer möglich 6 18 24 58 Set von Einzelkenn- zahlen Zusammen- hängende Kenn- zahl bottom-up ermittelt Spitzenkenn- zahl top-down in Bestandteile zerlegt Wie lässt sich Ihr Kennzahlensystem am ehesten beschreiben? [Antworten in %] Keine Konsistenz Konsistenz vorhanden 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar
  7. 7. © Horváth & Partners Zur Steuerung werden noch immer zu viele finanzielle Kennzahlen eingesetzt – bessere Früherkennung erforderlich Quelle: Horváth & Partners KPI-Studie 2013 7 Wie beurteilen Sie den Anteil der folgenden Kennzahlenarten zur Steuerung? [Antworten in %] 40 51 9 Sollte geringer sein Genau richtig Sollte höher sein Finanzielle Kennzahlen 7 49 44 Nicht finanzielle Kennzahlen 1 32 68 Externe Kennzahlen: Markt, Wettbewerb, Konjunktur 62% 28% 10% 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar
  8. 8. © Horváth & Partners 5 11 28 24 30 34 41 55 Voll und ganz/ Eher Eher nicht/ Überhaupt nicht 82 74 47 45 41 37 31 14 100% Distributions-/Verkaufskanäle Schlüsselaktivitäten Kostenstruktur Partnerschaften/Kooperationen Kundensegmente Schlüsselressourcen Kundenbeziehungen Erlösmodell/Einnahmequellen Quelle: Horváth & Partners KPI-Studie 2013 Kennzahlen müssen alle Facetten des Unternehmens betrachten – die Steuerungslogik muss die DNA abbilden 8 Inwieweit bilden die zur Steuerung eingesetzten Kennzahlen die Besonderheiten Ihres Unternehmens ab? [Antworten in %] Antwort „teilweise“ nicht dargestellt Inwieweit bilden die zur Steuerung eingesetzten Kennzahlen die Besonderheiten Ihres Unternehmens ab? [Antworten in %] Antwort „teilweise“ nicht dargestellt 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar
  9. 9. © Horváth & Partners Beobachtete Defizite in der Kennzahlensteuerung schränken die Steuerungswirkung des Management Reportings ein 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar9 Es fehlt der Blick nach außen und damit auf die unmittelbare Umgebung und die prognostizierbare Zukunft. Unzureichende externe Informationen Entscheidungsrelevante Informationen zu den wirklichen Werttreibern des Unternehmenserfolgs fehlen. Fehlende Abbildung des Geschäftsmodells Abweichungsanalysen und Simulationen können nur schwer abgebildet werden Fehlende Zusammenhänge im Gesamtsystem
  10. 10. © Horváth & Partners Inhalt 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar10  Herausforderungen in Steuerung und Reporting – KPI Studie 2013  Die richtigen KPIs finden  KPI-Reporting erfolgreich umsetzen
  11. 11. © Horváth & Partners Die Steuerungslogik bildet den Ausgangpunkt für die Konzeption eines guten und steuerungsrelevanten Management Reportings 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar11 Berichtsobjekte und -empfänger Berichtsinhalte Visualisierung und Präsentation Prozesse und Organisation Instrumente und IT-Systeme Steuerungslogik  Definition der Adressaten  Zuordnung der Steuerungsobjekte zu den Adressaten  Aufbau eines fachlichen Berechtigungs- konzepts  Definition von Aggregationen und Drill-down Möglichkeiten  Bestimmung von Kennzahlen  Sicherstellung der Vollständigkeit  Definition eines Filters, für die Kennzahlen- Priorisierung  Auswahl der relevanten Kennzahlen  Festlegung der Reportingfrequenz sowie der benötigten Aktualität  Definition der Art der Präsentation von Informationen  Bestimmung der grafischen Aufbereitung (z.B. Zeitreihen)  Grafische Visualisierungen wie z.B. Ampeln, Balkendiagramme etc.  Festlegung von Drill- down Ebenen  Definition der Prozesse für die Versorgung der Berichtsempfänger mit Informationen  Festlegung der Aufgabenverteilung im Prozess  Bestimmung der Pflegeprozesse für das Berichtssystem
  12. 12. © Horváth & Partners Eine klar definierte Steuerungslogik schafft die Voraussetzungen für ein effektives und effizientes Reporting 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar12 Steuerungs- logik Elemente der Steuerungslogik Beispiele Top-KPIsTop-KPIs „Unsere Top-Steuerungsgrößen sind EBIT, ROCE…“ Top-KPIsDimensionen „Wir steuern aktiv nach Regionen und Produkten…“ Top-KPIsFührungsanspruch „Wir wollen bis auf Ebene der Legal-Einheiten durchgreifen…“ Top-KPIsWerttreiber „Die Werttreiber unseres Geschäfts sind Qualität…“ Top-KPIsWerttreiber-KPIs „Qualität messen wir über die Steuerungsgröße…“ Top-KPIsStrategische KPIs „Die aus den strategischen Zielen abgeleiteten KPIs sind…“
  13. 13. © Horváth & Partners Es gibt zahlreiche Wege zu geeigneten Kennzahlensystemen zu gelangen – Eine klares Raster wird benötigt 13 Werttreiber Kapital- rendite Kapital- umschlag Investiertes Vermögen Steuern Operatives Ergebnis nach Steuern Anlage- vermögen Umlauf- vermögen Umsatz Operative Umsatzrendite nach Steuern Werttreiberbaum Kosten Umsatz Beschaffung Vertriebund Marketing Produktion Komponente Produktion Fahrzeugbau Sonstige Fix- kostenbereiche Technische Entwicklung Qualität Vertriebsleistung Materialkostenreduzierung Fabrikkosten Fabrikkosten Fixkosten Fixkosten Gewährleistung Top-KPIs der Bereiche Investitionen Abschreibungen Akt. Entw.kosten Sachanlagen Vorräte netto GmK ohne Abschreibungen Einzelkosten Forderungen Verbindl. aus LuL. Entw.-kosten imm.Verm.-werte AfA / IGK Sachanlagen Gremien(Invest- ausschuss,...) Strategische Ziele und BSC Kritische Erfolgsfaktoren KPI-StandardsProzesse Funktionen F&E Einkauf Logistik Produktion Vertrieb HR FinanzenProzessbeispiele: Purchase-to-Pay Order-to-Cash Recruiting Kundenrechnung erstellen Produktentwicklung Kapazitätserweiterung Gehaltszahlungen . . . Funktionen 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar
  14. 14. © Horváth & Partners Abhängig vom Geschäftsmodell müssen Unternehmen der gleichen Branche unterschiedlich gesteuert werden 14 Nutzen- versprechen Distribution/ Vertrieb Innovative Lösungen zu bezahlbaren Preisen Groß-/Einzelhandel, Online Make to Stock Customizing auf Kundenwünsche Online/Direktvertrieb Assemble to Order Innovativ, cooles Image, einfache Bedienung Eigene Shops, Groß-/ Einzelhandel, Online Make to Stock (Fremdfertigung) Produktions- konzept Rohstoffpreise, Produktqualität, Marktanteil, …Branchen-KPI Geschäfts- spezifische KPI Verfügbarkeit im Han- del, Lagerbestände, Produktionslose, … Montageflexibilität, Komponenten- verfügbarkeit, … Image, Preisdurchsetzung, Markenerlebnis, … 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar
  15. 15. © Horváth & Partners Die Ableitung des Kennzahlensystems muss unterschiedliche Einflussfaktoren berücksichtigen 15 Top-KPI Führungs anspruch Strategie u. Eigentümerstruktur Schematisch Strategie- und geschäftsmodellbasierte KPI-Ableitung 1 Ergebnisgrößen finanziell, mehrstufig Finanzielles Steuerungsmodell: Spitzenkennzahl, DB-Struktur, Transparenzanforderung 2 Treiber und Steuerungsgrößen Branchen- und Geschäftsmodell- spezifika Produktion Einkauf Vertrieb Supply Chain Financial, non-financials 3 4 Funktions-/ Prozessspezifika Zinssatz Währungskurse Geschäftsklimaindex … Inflationsrate … Externe Marktfaktoren Rohstoffpreise 5 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar
  16. 16. © Horváth & Partners Projektbeispiel: Es wurden Werttreiberbäume erarbeitet… 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar16 AnmerkungenWerttreiberbaum  Geschäft mengengetrieben  Haupteinflussfaktoren:  Menge Brand 1  Preis Brand 1  Auf Produktionskosten nur geringen Einfluss, jedoch wichtige Information (z.B. zur Preisfestlegung)  Visualisierung der Stellhebel und Zusammenhänge wichtig (z.B. Ausdruck Werttreiberbaum) EBIT Sales Sales Div. B Costs Costs Div. B Costs Div. A Costs Div. Trading Sales Div. A Sales Dev. Trading Sales BU A Sales third party Sales A captive Costs BU A COGS BU controllable Non-BU controllable Menge Preisx Identifizierte Einflussfaktoren der BU A R & TS Bad debt losses Frachten Agent Comm. Div. Mgmt. Infrastructure Marketing & Sales BU-Mgmt. Beispiel BU A
  17. 17. © Horváth & Partners …und dabei Einflussfaktoren (Werttreiber) und KPIs definiert (Beispiel Umsatzseite) 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar17 EBIT Sales BU A third party Menge Preis X  „Neue Anwendungen Brand 1“  Menge / Auftrag  Neue Kunden  Neue Marktsegmente (Anwendungsgebiete)  Lieferfähigkeit  Qualität  Anteil „Spezialitäten“  Wertbeitrag „Spezialitäten“ Costs BU - WerttreiberWerttreiberbaum  Absatz pro Kunde  Absatzanteil Neukunden  Absatzanteil neue Marktsegmente (Anwendungsgebiete)  Lieferfähigkeit  Erstproduktion „in spec“  Anzahl Beanstandungen aus 2nd processed lots  Absatzanteil „Spezialitäten“  Ergebnisanteil „Spezialitäten“  Liefertermintreue KPIs
  18. 18. © Horváth & Partners Ergebnis: Das „KPI-Haus“ stellt eine konsistente und durchgängige KPI-Basis zur Steuerung zur Verfügung 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar18 Chemie GmbH Division A Division B BU A BU B Production SCM / Sales Service Quality Control Sales, Marketing & Techn.Service Production & Technology Logistics Quality Management EBIT Netto-Umsatz Operating Cash Flow EBIT Volumen Netto-Umsatz 1 2 1 2  Netto-Umsatz (Außengeschäft)  EBIT / Ø-Verkaufspreis  Termintreue (Lieferfähigkeit)  Anteil Spezialitätengeschäft  Netto-Umsatz  EBIT  Ø-Verkaufspreis  Termintreue  LTI / IWLT / Incidents / First-aid-case  Fertigungskosten pro Produkt  Q1-Anteil (Qualität) / OSR / OEE  Produzierte Menge/Budget  Logistikkosten (pro bewegte Menge)  Lagerbestand  Lagerumschlagshäufigkeit  Capital Employed  Off-spec lots to warehouse  Re-work ratio Mowiol  Anzahl Reklamationen  Netto-Umsatz / Volumen  Gross Profit (pro Kunde / pro Produkt)  Auftragseingänge  Reklamationsquote extern  OEE / Fertigungskosten (pro Einheit)  1000-Mann-Quote / Anzahl Ausfalltage / Verhältnis Leih-MA./Eigene-MA.  Spezifisch Kosten Energieverbrauch  Logistikkosten  Lagerbestand  Lagerumschlagshäufigkeit  Capital Employed  Reklamationsquote (extern)  1000-Mann-Quote  Mängel Wareneingang Ø-Verkaufspreis EBIT Volumen Netto-Umsatz Ø-Verkaufspreis Technology  Instandhaltungskosten Stringente und konsistente Kennzahlen – Durchgängigkeit, Corporate, Divisionen, BUs gegeben „Gleiches gleich messen“ aber nicht „alles über einen Kamm scheren“ Fokus auf wenige, wichtige Informationen
  19. 19. © Horváth & Partners Die Steuerung mit den richtigen KPIs steigert den Unternehmenserfolg und reduziert den Aufwand 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar19 Die logische und rechnerische Ver- knüpfung der KPI und Treiber erleichtert das Ableiten von Maßnahmen und erhöht die Qualität der Entscheidungen Aufzeigen von Abhängigkeiten und Wechselwirkungen Kenntnis über relevante Werttreiber ist Basis für werttreiberbasierte Unternehmensplanung sowie Simulation von Risiken und Szenarien Zukunftsorientierung und Früherkennung Reduktion der Informationsmenge hilft operative Aktivitäten und Maßnahmen zu priorisieren und den Aufwand in Planung und Reporting zu reduzieren Reduktion Aufwand in Planung & Reporting Über die gezielte Berücksichtigung des Geschäftsmodells in KPI und Treibern werden Steuerungs- relevante Inhalte integriert, transparent und konsistent dargestellt Fokussierung und Transparenz
  20. 20. © Horváth & Partners Inhalt 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar20  Herausforderungen in Steuerung und Reporting – KPI Studie 2013  Die richtigen KPIs finden  KPI-Reporting erfolgreich umsetzen
  21. 21. © Horváth & Partners Ist die Steuerungslogik definiert kann daraus ein empfängerspezifisches Berichtskonzept abgeleitet werden 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar21 Berichtsobjekte und -empfänger Berichtsinhalte Visualisierung und Präsentation Prozesse und Organisation Instrumente und IT-Systeme Steuerungslogik  Definition der Adressaten  Zuordnung der Steuerungsobjekte zu den Adressaten  Aufbau eines fachlichen Berechtigungs- konzepts  Definition von Aggregationen und Drill-down Möglichkeiten  Bestimmung von Kennzahlen  Sicherstellung der Vollständigkeit  Definition eines Filters, für die Kennzahlen- Priorisierung  Auswahl der relevanten Kennzahlen  Festlegung der Reportingfrequenz sowie der benötigten Aktualität  Definition der Art der Präsentation von Informationen  Bestimmung der grafischen Aufbereitung (z.B. Zeitreihen)  Grafische Visualisierungen wie z.B. Ampeln, Balkendiagramme etc.  Festlegung von Drill- down Ebenen  Definition der Prozesse für die Versorgung der Berichtsempfänger mit Informationen  Festlegung der Aufgabenverteilung im Prozess  Bestimmung der Pflegeprozesse für das Berichtssystem
  22. 22. © Horváth & Partners Für unterschiedliche Berichtszwecke müssen auch unterschiedliche Berichtstypen eingesetzt werden 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar22 Periodisch / geprüfte und ggfs. veredelte Daten Online/flexibel Echtzeit / unbearbeitete Daten Push-Reporting / Benachrichtigung4 Hochglanz-Berichte2 3 Ad-hoc Berichte / operative Systeme 1 Cockpits und Drill-Down-Berichte  Vertiefte Berichterstattung zu ausgewählten Fokusthemen (monatlich, kommentiert)  Information bei wichtigen Ereignissen  Überwachung des laufenden Geschäfts  Rascher Überblick und Erkennung von Handlungsbedarf  Zielgerichtete Analyse und Identifikation verantwortlicher Ansprechpartner Offline/vordefiniert
  23. 23. © Horváth & Partners Cockpits sind eine effektive Berichtsform zur fokussierten Online-Präsentation von wichtigen Berichtsinhalten  Fokussierung auf die wesentlichen Kennzahlen  Unterscheidung zwischen Kennzahlen und KPIs Ausgewählte Inhalte  Gliederung der einzelnen Berichtsthemen  Klare Abgrenzung z.B. über Dimensionen des Geschäfts  Grafische Veranschaulichung der Berichtsinhalte  Nutzung verschiedener Visualisierungs- formen  Unterstützung der Abfrage durch spezielle Funktionen  z.B. individuelle Cockpitgestaltung und Drill Down- Funktionen Spezifische Anordnung Angepasste Darstellungsformen IT-Funktionalitäten 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar23 Projektbeispiel
  24. 24. © Horváth & Partners Die Zusammenhänge der Steuerungslogik können in Treiberbaumberichten abgebildet und simuliert* werden 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar24 Projektbeispiel *in Abhängigkeit der vorhandenen IT-Unterstützung Aufbau  Werttreiberbaum Abbildung der mathematischen und inhaltlichen Zusammenhänge sowie der Einflüsse der Kennzahlen aufeinander  Cash Flow Abbildung der Berechnung des Operating Cash Flow Beispiel: Treiberbaum-Bericht
  25. 25. © Horváth & Partners Systemdemo 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar25
  26. 26. © Horváth & Partners Fazit: Eine Fokussierung auf die wesentlichen KPIs verbessert die Steuerung und reduziert den Aufwand im Reporting 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar26  Die Steuerungslogik bildet die Ausgangsbasis für ein fokussiertes und steuerungsrelevantes Reporting  Die Auswahl der KPIs muss sich am Geschäftsmodell orientieren  Zur Unterstützung der Früherkennung müssen ausreichend nicht-finanzielle und externe Indikatoren eingesetzt werden  Berichte müssen übersichtlich und einheitlich gestaltet werden – für jeden Zweck ist der geeignete Berichtstyp auszuwählen  Moderne BI-Systeme unterstützen die Entscheidungsfindung passgenau und bieten Raum für Analysen und Simulationen
  27. 27. 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar27 Sie haben Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Dr. Johannes Isensee Managing Consultant Horváth & Partners jisensee@horvath-partners.com +49 162 2886-000 Christoph Bergerhausen Account Manager BOARD Deutschland cbergerhausen@board.com +49 6172 17117-60
  28. 28. © Horváth & Partners Veranstaltungshinweis: 9. Fachkonferenz Reporting - „Next Generation Management Reporting – Big in Memory“ 27.02.14 | Mit den richtigen KPIs im Management Reporting zu besseren Entscheidungen | Webinar28 9. Fachkonferenz Reporting „Next Generation Management Reporting – Big in Memory“  Big Data im Management Reporting  Die Empfänger-Sicht: Was Manager wollen!  „Self-BI“ und „Self-Reporting“  Lean Reporting - einfacher, schneller, schlanker  Mobile Reporting 04. und 05. Juni 2013 in Berlin Jetzt anmelden und Frühbucherrabatt sichern! www.horvath-partners.com/konferenzen (Programm 2013)
  29. 29. NÄCHSTE TERMINE Do, 06.03. Workflowgestützte Planung mit BOARD http://www.board.de Di, 04.03. Self-Service-BI mit BOARD: Analyse & Reporting

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