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…wäre der Microsoft Geschäftsbereich SharePoint ein eigenesUnternehmen, wäre es unter den 50 größten Softwareunternehmen -...
SharePoint customer journeyInitial Deployment               Broad Adoption             Business Solutions    Entwicklung v...
SharePoint als ECM heute – sinnvoll genutzt ?  Fileshare?                                                keine Metadaten  ...
SharePoint als ECM heute – Struktur vs. Metadaten
Voraussetzungen für ProfessionellesECM in SharePoint                                     Content TypeECM•   Content Types•...
Schritt 1: Metadaten zu Dokumenten – Einfach !   Nutzen Sie Tools zur Vergabe von Metadaten, die       auf der Metadaten...
Schritt 2: möglichst EIN Tool für alle Kanäle   Vereinheitlichen Sie die Eingangskanäle, um       eine einheitliche Meta...
Schritt 3: vereinfachen Sie die Suche undArbeit mit Dokumenten!!   Vereinfachen Sie die Suche mit Tools, die       auf B...
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit                                                       Alexander Bechtner              ...
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Dokumentenerfassung und Enterprise Content Management in Sharepoint

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Vortrag des BITKOM Arbeitksreis Document & Data Capture auf dem BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012.

Referent: Alexander Bechtner, Leiter Lösungs– und Projektvertrieb "DICOM"

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Dokumentenerfassung und Enterprise Content Management in Sharepoint

  1. 1. Dokumentenerfassung und ECM in Microsoft SharePoint BITKOM Arbeitskreis „Document & Data Capture“ Alexander Bechtner, Dicom Deutschland GmbH Stuttgart, 25.10.2012
  2. 2. …wäre der Microsoft Geschäftsbereich SharePoint ein eigenesUnternehmen, wäre es unter den 50 größten Softwareunternehmen -weltweit… …wie wird SharePoint üblicherweise implementiert …was aber macht SharePoint überhaupt zu einem ECM System …was gilt es technologisch zu beachten …was gilt es aus Anwendersicht zu beachten 2
  3. 3. SharePoint customer journeyInitial Deployment Broad Adoption Business Solutions Entwicklung von Unternehmensweiter Rollout Entwicklung von Collaboration Sites …für erweiterte Anwendung, Fachanwendungen …zur Verknüpfung von Compliance, Reduktion der …zur Unterstützung derTeams, Verbesserung des Betriebskosten durch mehrere Informationssuche,Informationszugriffs und Informationssysteme, zentrale Beschleunigung der Produktivitätssteigerung Datenadminstation innerhalb Geschäftsprozesse und eines Systems Entscheidungen 3
  4. 4. SharePoint als ECM heute – sinnvoll genutzt ? Fileshare? keine Metadaten kein Speicher Management kein Workflow kein Kontext
  5. 5. SharePoint als ECM heute – Struktur vs. Metadaten
  6. 6. Voraussetzungen für ProfessionellesECM in SharePoint Content TypeECM• Content Types• Metadaten• Templates• Workflow• Speichermanagement / Archiv• Content Organizer PPT WORD EXCEL• Suche & Anzeige• Bearbeitung / Annotationen• Connect zu LoB Anwendungen Yes! Metadaten Yes! Speichermanagment Yes! Workflow Yes! Templates
  7. 7. Schritt 1: Metadaten zu Dokumenten – Einfach ! Nutzen Sie Tools zur Vergabe von Metadaten, die  auf der Metadatenstruktur von SharePoint aufsetzt  Die sich dokumentenspezifisch verhalten („content type behaviour“)  Für den Anwender konsistent und transparent sind  zentral IN SHAREPOINT administriert werden 7
  8. 8. Schritt 2: möglichst EIN Tool für alle Kanäle Vereinheitlichen Sie die Eingangskanäle, um  eine einheitliche Metadatenstruktur zu haben  dem Anwender eine einheitliche GUI zu geben  Ein zentrales Tool für die Administration zu haben  Nutzen Sie möglichst unmittelbar ein Tool zur Integration Ihrer LoB Anwendung Paper Electronic Files Emails 8
  9. 9. Schritt 3: vereinfachen Sie die Suche undArbeit mit Dokumenten!! Vereinfachen Sie die Suche mit Tools, die  auf Basis von Metadaten und Content suchen  Content selbst darstellen können ohne Checkout/Download  Workflows und Bearbeitung initiieren können bzw. zulassen  sowohl in bestehende Portale als auch neue Anwendungen integrierbar sind  direkt SharePoint integriert sind (Administration) 9
  10. 10. In jeder Phase: Nutzen Sie Standardtools ! Nutzen Sie Standardtools, um  schnell produktiv zu gehen  Hohe Entwicklungs- und Folgekosten zu vermeiden  …und setzen Sie auf erprobte, erfahrene Anbieter!
  11. 11. KnowledgeLake: Pionier für ECM Add-Ons für SharePoint W E LT W E I T Ü B E R 2 M I L L I O N E N L I Z E N S I E R T E U S E R Erster SharePoint ECM Integrator seit 2003: SharePoint Imaging seit 2003 KnowledgeLake ist ein Teil des Fujitsu Konzerns mit 170,000+ Mitarbeitern in 70 Ländern und 50 Mrd. USD Umsatz
  12. 12. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Alexander Bechtner Leiter Lösungs- und Projektvertrieb DICOM Deutschland GmbH Tel. +49 208 8804 5754 alexander.bechner@dicom.com www.dicom.com www.ecm-navigator.de www.bitkom.org/ecm
  13. 13. Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:http://ecm-navigator.de/termine/dokumentenerfassung-und-enterprise-content-management- microsoft Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 25. Oktober 2012, 11:30-12:00 Uhr 1

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