Berlin, 8. Juli 2015
Digitale Verwaltung 2020
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Die WSV folgt mit dem Einsatz von AdeBA konsequent den ab de...
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Pilotierung
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Die Verwaltung braucht ein integriertes und prozessübergreifendes digitales
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Digitale Verwaltung 2020 - Eine Positionsbestimmung der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes

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Vorstellung des E-Akte Projektes der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes im Rahmen des Regierungsprogramms "Digitale Verwaltung 2020". Die Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes realisiert ein Dokumentenmanagementsystem auf SAP-Basis.

Veröffentlicht in: Wissenschaft
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Digitale Verwaltung 2020 - Eine Positionsbestimmung der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes

  1. 1. Berlin, 8. Juli 2015 Digitale Verwaltung 2020 SAP-Infotag für die öffentliche Verwaltung Landesvertretung Nordrhein-Westfalen, Berlin Eine Positionsbestimmung der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes Peter Weinmann
  2. 2. www.baw.de Inhalt 1. Wer wir sind 2. Die Herausforderung 3. Das Projekt AdeBA 4. Perspektive 5. Was wir bisher gelernt haben 6. Empfehlung 7. Gezeitenwechsel Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 2
  3. 3. www.baw.de Wer wir sind Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 3
  4. 4. www.baw.de Wer wir sind Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 4 Facebook YouTube www.baw.de Flickr
  5. 5. www.baw.de Deutschlands Zukunft gestalten - Koalitionsvertrag Digitales Wachstumsland Nummer 1 in Europa. Digitale Verwaltung 2020 – Regierungsprogramm der 18. Legislaturperiode Um den Wandel zu einer digital geprägten Gesellschaft zu begleiten, hat das Bundeskabinett am 20. August 2014 die „Digitale Agenda 2014 -2017“ beschlossen. Sie schafft den Rahmen für das Handeln der Bundesregierung bei der Digitalisierung aller Lebens- und Wirtschaftsbereiche. Die Verantwortung für die Gestaltung des E-Governments ist Führungsaufgabe. Die Vision des E-Government ist, dass Informations-, Kommunikations- und Transaktionsprozesse zwischen Politik, Verwaltung, Bürgern und der Wirtschaft von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Medium erfolgen können, und zwar schnell, einfach, sicher und kostengünstig. Eine einfache Digitalisierung der vorhandenen Papierwelt wird hierfür nicht ausreichen. Der Auftrag der Politik Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 5
  6. 6. www.baw.de AdeBA - Ablaufoptimierung durch elektronische Bearbeitung und Aktenverwaltung – ist ein Projekt der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes (WSV), der Bundesanstalt für Wasserbau (BAW), der Bundesanstalt für Gewässerkunde (BfG) und dem Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH). Im Rahmen von AdeBA wird die papiergestützte Akte durch die elektronische Akte ersetzt. Mit AdeBA werden wesentliche Abläufe der täglichen Verwaltungsarbeit unterstützt – von der Posteingangsbehandlung über die Aktenverwaltung und Bearbeitung von Unterlagen bis hin zur Beteiligung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und dem Postausgang. AdeBA unterstützt sowohl hierarchisch strukturierte als auch lokal verteilte Organisationseinheiten. Projektsteckbrief AdeBA Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 6
  7. 7. www.baw.de AdeBA basiert auf SAP NetWeaver Folders Management Die WSV folgt mit dem Einsatz von AdeBA konsequent den ab dem Jahr 2000 vom BMVI angestoßenen Modernisierungs- und Konsolidierungsprozess im Bereich der Verwaltungs-IT mit Anwendungen auf SAP-Basis. IT-Dienstleister ist das DLZ-IT BMVI. Derzeit gibt es in der WSV etwa 3.300 aktive SAP-Anwender. Die WSV setzt SAP-Anwendungen in den Bereichen Personal, Haushalt, Anlagenbuchhaltung, Projektmanagement, Materialwirtschaft, Planmäßige Unterhaltung, Liegenschaftsmanagement und Wasserstraßenüberwachung ein. Für die Einführung und den Betrieb der SAP-Verfahren im Geschäftsbereich des BMVI wurden bislang über 50 Millionen Euro investiert. Mit der Einführung von AdeBA werden deshalb auch die bereits getätigten hohen Investitionen im SAP-Bereich geschützt. AdeBA als Teil der IT-Strategie der WSV Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 7
  8. 8. www.baw.de Ein erstes Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wurde bereits in der Konzeptionsphase wegen fehlender Personalkapazitäten innerhalb der Verwaltung abgebrochen. Das Projekt AdeBA wurde Anfang 2010 gestartet. Wesentliche Teile des Projekt- managements wurden an die Firma Capgemini Consulting vergeben. Ab September 2010 begann die schrittweise Pilotierung in den beteiligten Behörden. Die Gesamtkosten für die Konzeption und Pilotierung betrugen bislang rund 8 Millionen Euro. Ende 2012 wurde für AdeBA die Einführungsreife erreicht. Wegen Widerständen des Hauptpersonalrats im BMVI betrug das Beteiligungsverfahren 18 Monate. Im März 2015 wurde die Einführung des Verfahren für den Geschäftsbereich freigegeben. Projektentwicklung Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 8
  9. 9. www.baw.de Pilotierung Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 9
  10. 10. www.baw.de Pilotierung Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 10
  11. 11. www.baw.de Rolloutplanung Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 11 2015 Sicherstellung Pilotbetrieb, Abschluss Rollout BAW und BSH, Einführung BfG 2015 Sicherstellung Pilotbetrieb, Abschluss Rollout BAW und BSH, Einführung BfG 2015 Vorbereitende Maßnahmen zum Rollout WSV 2015 Vorbereitende Maßnahmen zum Rollout WSV 2016 - 2019 Durchführung Rollout für ca. 6 000 Anwender 2016 - 2019 Durchführung Rollout für ca. 6 000 Anwender Bedeutet auf Schwäbisch – „Schaffe, net schwätze“Bedeutet auf Schwäbisch – „Schaffe, net schwätze“
  12. 12. www.baw.de Rolloutplanung Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 12 Toolbox Schulungsbibliothek Bibliothek aller Schulungsunterlagen und begleitender Materialen zur Anwenderunterstützung (z.B. Tutorials) Konzepte der Hauptuntersuchung Freigegebene Dokumente aus der Pilotierung wie etwa Pilotbericht, Betriebshandbuch, IT- Sicherheitskonzept etc. Prozessbibliothek Sammlung aller erhobenen und designten Prozesse während der Pilotierungsphase Checklisten Checklisten für die Ist- Analyse, Aufbau des AdeBA-Aktenplans, Technikbedarf, Schulungsplanung, etc. Change Management Unterlagen Vorlagen für die Kommunikationsplanung und Anwendung von Change Maßnahmen
  13. 13. www.baw.de Die Einführung von AdeBA in der WSV wird in den nächsten 4 Jahren erhebliche Kraftanstrengungen und Investitionen im siebenstelligen Bereich erfordern! Aber Mit AdeBA erhält die WSV ein ausgereiftes und zukunftsfähiges Dokumentenmanagementsystem. AdeBA ist das Fundament der E-Government-Lösung der WSV. AdeBA erfüllt die Anforderungen des E-Government-Gesetzes (EGovG) zur Elektronischen Aktenführung und Akteneinsicht sowie zum Ersetzenden Scannen. AdeBA erfüllt die fachlichen Anforderungen des „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ des BMI. Alle Grundsätze des EGovG sind bei Nutzung der SAP-Plattform in AdeBA technologisch umsetzbar. Die bestehenden SAP-Anwendungen können optimal angebunden werden. Perspektive Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 13
  14. 14. www.baw.de Alle müssen mitmachen – Keine Ausnahmen für Führungskräfte. Ganz oder gar nicht – Hybridakten funktionieren nicht. Nach vorne schauen – Keine große Kraft in die Altaktendigitalisierung stecken. Digitales Bewusstsein schaffen - Gewerkschaften und Personalvertretungen sind im digitalen Wandel noch nicht wirklich angekommen. Auch für SAP gibt es noch viel zu tun - Verwaltung als Entwicklungspartner ernst nehmen - Benutzeroberfläche - Lizenzmodell Was wir gelernt haben Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 14
  15. 15. www.baw.de Die Verwaltung braucht ein integriertes und prozessübergreifendes digitales Dokumentenmanagement. Ein nur auf der E-Akte basierendes Konzept ist nicht die Lösung. Empfehlung Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 15 Dokumentenmanagement Prozess 1 Prozess 2 Prozess 3 Prozess 1 E-Akte Prozess 2 E-Akte Prozess 3 E-Akte
  16. 16. www.baw.de Die Zeit der Dokumente ist vorüber. Das Zeitalter der Daten hat gerade begonnen. Dokumentenmanagementsysteme sind die Brücken, um das neue Ufer sicher zu erreichen. Gezeitenwechsel Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 16
  17. 17. Bundesanstalt für Wasserbau 76187 Karlsruhe www.baw.de Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
  18. 18. www.baw.de Kontakt Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann 8. Juli 2015 | Seite 18 Peter Weinmann Bundesanstalt für Wasserbau Leiter Lenkungsausschuss AdeBA 0721/9726-3030 peter.weinmann@baw.de Tom Gensicke Capgemini Consulting Projektleiter AdeBA 030/88703-260 tom.gensicke@capgemini.com Hermann Gross Generaldirektion Wasserstraßen und Schifffahrt Projektleiter AdeBA 04941/602-415 hermann.gross@wsv.bund.de Dr. Frank Steinmann DLZ-IT BMVI Lenkungsausschuss AdeBA 03677/669-2200 frank.steinmann@ba-dlz-it.bund.de

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