Automatización de la gestión documental mediante gestión de procesos (BPM) para su catalogación e ingreso en el repositorio documental unificado.

1. Metodología
en Gestión
Documental
Metodología en Gestión Documental
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2. Contenido
Situación Habitual en Gestión del Conocimiento
Errores Comunes
6 Claves para el Éxito
Automatización Proceso de Ingreso
Casos de Deduplicación
Estrategias de Archivo y Recuperación
Diagrama Gestión Documental Tradicional
Diagrama Búsqueda Semántica
Diagrama Gestión Documental Semántica
Estructura de Catalogación Documental
Etiquetado de Documentos – Ejemplos
Modelo de Datos
Configuración Áreas, Clase, Entidades y Tipos
Información Asociada a Documento
Información Asociada a Ejemplar
Contacte con Nosotros
Agradecimiento
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3. Situación Habitual en Gestión del Conocimiento
Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización.
Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que
recibe o que genera.
Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos
normalizados y formalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control
de copias de documentos.
Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de
forma no reglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior.
Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no
permiten búsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los
mismos.
Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa
está fuera, en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el
dominio privado y en el público.
Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su
trabajo en el momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que
dispongan.
Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué.
Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no
deseados. Es complejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de
desastre.
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4. Errores Comunes
Creer que el problema de la Gestión de Documentos y Expedientes se resuelve instalando
una solución de gestión documental y dando instrucciones a los usuarios de cómo usarla.
No abordar con el suficiente rigor de análisis la complejidad del mundo documental en toda
su extensión, con lo cual, en la operativa diaria, surgen situaciones no previstas que se
resuelven de forma no estructurada por los propios usuarios, lo que introduce “ruido” en el
sistema.
Pretender la gestión de todos los tipos de Documentos una única estructura de MetaDatos y
un único procesos de tratamiento.
Confiar en que los usuarios seguirán y aplicarán de forma manual las normas de etiquetado
y almacenamiento de Documentos establecidas, lo que provoca ya sea por errores, falta de
formación y/o poca voluntad de seguir la norma, caos en el almacenamiento y por tanto en
la recuperación de los Documentos.
Permitir que los usuarios sigan recibiendo emails y sus Documentos adjuntos de forma
directa sin un tratamiento previo.
Permitir que los usuarios sigan guardando sus Documentos en repositorios locales.
No prever el ingreso de los Documentos en un único punto de entrada sea cual sea la fuente
o el canal origen del Documento, y en un único punto de distribución sea cual sea el destino
y canal de envío de los mismos.
Adaptar la gestión procedimental (Expedientes) de los Documentos a la funcionalidad que
provee la herramienta de Gestión Documental y no al revés, adaptar la herramienta o dotar a
la solución de aplicaciones complementarias para que, en su conjunto, se ajusten a las
necesidades del Cliente.
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5. Bases para una Solución Efectiva
En proceedit creemos que las bases para una solución efectiva para la
implantación de un sistema de Gestión Documental, deben dar respuesta a
los siguientes puntos:
Definición de la estructura documental:
Tipologías de Documentos, definidas por un
Thesaurus estructurado de n niveles.
Ontología de cada Tipo de Documento,
proveyendo un conjunto estructurado de
MetaDatos de contenido semántico.
Máscaras de Etiquetado normalizado de
documentos por Tipo de Documento y
Cliente.
Automatización de Procesos:
Procesos generales de gestión de los
documentos, comunes para todos los tipos de
documentos.
Procesos particulares de tratamiento de
documentos según su tipo.
Definición de políticas formales de:
Permisos.
Versionado
Modelo de Datos.
Copias.
Catalogación de:
Fuentes y canales posibles orígenes de
documentos por tipos.
Destinos y canales de distribución de
documentos por tipos.
Archivo local.
Provisión de sistemas físicos de:
Captura e ingreso.
Archivo y custodia.
Recuperación.
Distribución.
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6. 6 Claves para el Éxito
1
Rastreo y Captura
Automatizada
2
Único Punto de
Entrada
3
Catalogación
Automática
4
Repositorio
Unificado
5
Búsqueda
Semántica
6
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Único Punto de
Distribución
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7. Automatización Proceso de Ingreso
Extracción
Extracción del Contenido + Datos y
Relaciones Asociados
Dominio Origen, Dirección Correo
Origen, Teléfono Origen, Fecha
Envío, Canal Recepción, Soporte,
Documentos Adjuntos, Tamaño,
Extensión, Número de Páginas, …
Definición
Esquemas
Contenidos
Definición de la Tipología (Área,
Clase, Tipo y Frecuencia)
Inferencia
Diccionarios
Inferencia de Metadatos del Contenido
y de Datos y Relaciones Asociados
Deduplicación
DMS/ECM
/SNS
Factura a Cliente, Factura de
Proveedor, Albarán de Entrega,
Pedido, Extracto Bancario, Recibo
Bancario, Nómina, Albarán de
Transporte, Contrato, Informe de
Actividad Mensual , Listado de
Clientes, Liquidación de Intereses,
Extracto de Cuenta, Aviso de
Impago, Análisis de Riesgo,
Notificación de Inspección, …
Deduplicación, Versionado, Copiado,
Etiquetado y Archivo
Estandarización
Estándares
Aplicación de Plantillas, Estilos
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DMS/ECM
/SNS
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8. Estrategias de Archivo y Recuperación
Captura
Imagen o fichero
Repositorio
Local
Opcional, no recomendado
Repositorio
Transaccional
Imagen, sólo para consulta
Normalización
Copia Local
Copia Central
Copia Remota
Imagen más MetaDatos o fichero
para recuperación semántica
Custodia Física
Repositorio
Centralizado
Recuperación
Imagen o fichero para consulta,
edición y reenvío
Repositorio
Remoto
Imagen más MetaDatos o fichero.
Altamente recomendable como medida
adicional de seguridad
Imagen más MetaDatos o fichero para
recuperación de desastres
Almacén
Físico
Original para Auditorías e inspecciones
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9. Casos de Deduplicación
Nombre
Distinto
Nombre
Igual
Contenido
Igual
1. Normalizar
Nombre
2. Generar
Copias
1. Normalizar
Nombre
2. Unificar
Documentos
3. Generar
Copias
Contenido
Distinto
1. Normalizar
Nombres
2. Generar
Documentos
Distintos
1. Normalizar
Nombres
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10. Diagrama Gestión Documental Tradicional
Hay que seleccionar en
qué Repositorio guardar
el Documento
MD
MD
MD
MD
Estructura de MetaDatos
Asociada a Repositorio
=> Repositorio = Tipo de
Documento
Seguridad basada en
Repositorio, no a nivel de
Ítem
Repositorio A
Repositorio B
Repositorio …
Repositorio N
Recuperación de
Documentos cerrada, a
través de Repositorios,
Filtros sobre Metadatos,
Bandejas y Vistas
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11. Diagrama Búsqueda Semántica
3
MetaDatos
Estructurados del
Documento A
1
Búsqueda
Semántica
4
Proceso de
Catalogación
MetaDatos
Estructurados del
Documento B
2
Proceso de
Catalogación
Relaciones Inferidas
entre Documentos
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12. Diagrama Gestión Documental Semántica
Los Documentos se
guardan todos en un
único Repositorio
Documental
MD
MD
Búsqueda Semántica
sobre MetaDatos Estructurados
Estructura de MetaDatos
Asociada a Tipo de
Documento
Seguridad basada a nivel
de Ítem
Repositorio
Único
Web 3.0
Recuperación semántica
de Documentos abierta a
todo lo publicado en la
Web 3.0
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13. Estructura de Catalogación Documental - 1
Identificador de la Organización en la que se origina el
Documento
Originador
Identificador del creador, persona o aplicación, creador del
Documento.
Creador
Origen
Indica el momento o periodo que cubre el contenido del
Documento: Fecha, Período, Puntual, …
Fecha
Identificador de la Organización
destinataria del Documento.
Fecha
Destino
Destino
Indica a qué área principal de la Organización
pertenece o afecta el Documento
Asociado a la naturaleza, función o acción del
Documento: Comprobante, Extracto,
Liquidación, Envío, Propuesta, …
Identificador de la Persona de la
Organización destinataria del
Documento.
Destinatario
Tipología
Área
Clase
Tipo
Asociado a la entidad o acción documentada:
Ingreso, Cuenta, Interés, Reunión, …
Frecuencia
Asociado al ritmo en que se produce: Diario,
Semanal, Mensual, Anual, (Puntual), Período,
… Si es puntual, no se informa.
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14. Estructura de Catalogación Documental - 2
Indica la Categoría de Entidad a la que se refiere o
para la cual se emite el Documento: Cuenta,
Cliente, Cartera, Proveedor, Proyecto, Pedido,
Contrato, …
1
Identificador de la Entidad a la que se refiere o
para la cual se emite el Documento: No. de
Cuenta, Código de Cliente, Número de Cartera,
Proveedor, Referencia de Proyecto, Código de
Pedido, …
Entidad
Sujeto
Indica el momento en que se ha generado o el
periodo que cubre el contenido del Documento:
Fecha, Período, Puntual, …
Periodo
Sujeto
Idioma del contenido del Documento (código
ANSI de dos letras): SP Español, EG Inglés, …
Idioma
Versión
Asociado a la evolución del Documento,
expresado en 1,2 o 3 niveles: 00.01.12
Asociado a la distribución del Documento:
Borrador, Original, Original Firmado, Copia, …
Versionado
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Copia
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15. Etiquetado de Documentos - Ejemplos
Documento generado por persona
proceedit jmc 20110326 MKT Presentación de Empresa SP01O
Documento generado por aplicación
proceedit AXN 20110326 Cliente - Cuenta 2010022200000 - FN Extracto Mensual de Cuenta - 201103SP01O
email saliente
proceedit 20110326 Proveedor - Proyecto Migración de Datos – PY Respuesta a Solicitud - SP01O
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16. Modelo de Datos Simplificado
Área
Documental
Organización
Aplicación
Clase
Destino
Persona
Creador
Roles para
Acciones
Tipo
Origen
Destinatario
Acciones
Acciones
Requeridas
Frecuencia
Fecha
Periodo
Revisión
Repositorio Origen
Repositorio destino
Tipo de Generación
Soporte
Estados
Ejemplar
Repositorio Origen
Repositorio Destino
Control de Versiones
Niveles de Versión
Control de Copias
Fracción Tiempo
Acuse de recibo
Firma Destinatario
Proveedor
Cuenta
Cliente
Cartera
Documento
Copia
Documento
Entidad
Sujeto
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Idioma
B Borrador
O Original
O Original Firmado
C0 Copia 0
C1 Copia 1
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17. Configuración Áreas, Clases, Entidades y Tipos
En la Fase de Configuración deberían detallarse los distintos Áreas Documentales,
Clase, Entidades y Tipos de Documentos a manejar por el sistema:
Áreas:
Clases:
Entidades:
Tipos:
CM Comercial.
Presentación.
Análisis.
Empresa.
Presentación de Empresa.
AM Administración.
Propuesta.
Estudio.
Proveedor.
Factura de Proveedor.
CP Compras.
Extracto.
Envío.
Cuenta.
Extracto de Cuenta.
MK Marketing.
Pedido.
Resumen.
Reunión.
Propuesta de Reunión.
PD Producción.
Albarán.
Valoración.
Mercado.
Estudio de Mercado.
LG Logística.
Factura.
Tasación.
Documentos.
Envío de Documentos.
MT Mantenimiento.
Informe.
Comunicado.
Contacto.
Ficha de Contacto.
CL Calidad.
Recibo.
Tarea.
Paciente.
Alta de Paciente.
OP Operaciones.
Comprobante.
Ficha.
Reunión.
Acta de Reunión.
IG Ingeniería.
Certificado.
Imagen.
Entrega.
Albarán de Entrega.
CT Construcción.
Memorando.
Vídeo.
Clientes.
Lista de Clientes.
FN Finanzas.
Acta.
Foto.
Intereses.
…
ID Investigación.
Comunicado.
Fichero
MIFID.
PY Proyectos.
Alta.
Lista.
Posición.
…
Baja
…
…
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18. Información Asociada a Documento
Área Documental.
Soporte.
Clase de Documento.
Repositorio origen.
Entidad asociada (Cliente,
Cartera, Cuenta, …).
Repositorio destino.
Tipo de Documento.
Versionado (Sí/No).
Máscara para construir el Título.
Niveles de Versionado.
Organización Origen.
Estados Posibles.
Creador (Sistema, Empleado).
Control de copias (Sí/No).
Generación (manual, automático).
Frecuencia de generación.
Fracción temporal (Día, Hora,
Minuto, Segundo, …).
Acciones requeridas (Generación,
Edición, Revisión, Aprobación, …).
Requiere firma Destinatario
(Sí/No).
Destino o destinos.
Actores requeridos (Generador,
Editor, Revisor, Aprobador).
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19. Información Asociada a Ejemplar
Elemento:
Versión:
Copia:
Área Documental.
Acción.
Destino.
Clase de Documento.
Actor.
Fecha.
Tipo de Documento.
Fecha.
Permisos.
Frecuencia.
Periodo.
Entidad asociada (Cliente,
Cartera, Cuenta, …)
Versión.
Estado.
Título.
Tipo de generación.
Soporte.
Ruta repositorio origen.
Ruta repositorio destino.
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20. Contacte con Nosotros
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21. Agradecimiento
¡Gracias por su
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