Acceso a informacion en la muncipalidad - Aurora Cubías

ESQUEMA BASICO PARA PROCESAR Y PUBLICAR INFORMACION MUNICIPAL

Centro de
Información
Municipal

Validación y/o
Concejo
autorización
Municipal

Gerencia Entrega y
General Recepción de
información

lic
a
a
p n o
Secretaría Procesamiento

ió n d a
de información

úb
ac u d a
Tesorería

o r m c i
UACI Generación de

Contabilidad
información
i n f c es o
pública
Ac

Catastro

Promoción social • Actas
o Unidad • Presupuesto
participación • Proyectos
ciudadana • Licitaciones
• Ejecución
Cuentas presupuestaria
corrientes • Mora
• Organización
Otros • Otros

U n a p r o p u es t a p a r a s u i mp l em e nt a c i ó n

Guía 3
Acceso a información en la Municipalidad Manuales de Transparencia y
Una propuesta para su implementación. Participación Ciudadana Municipal

Editado por:
Iniciativa Social para la Democracia

Revisión:
Ramón Villalta, Director Ejecutivo

Equipo Técnico:
Cristina Hernández C o nteni d o
Edith Ramírez
Presentación
Texto:
Alonso Gómez
I.
Aurora Cubías

Diseño y Diagramación: Conceptos claves sobre el sistema de
Aurora Cubías acceso a información municipal

II.

Esta publicación ha sido posible El derecho ciudadano a la información
Gracias al apoyo de municipal
Actión Solidarité Tiers Monde
ASTM de Luxemburgo III.
En el marco del Proyecto
“Democracia, Transparencia y Participación
Ciudadana en la Asociación de Municipios Los El sistema de acceso a información
Nonualcos”. municipal como parte de la
transparencia pública
Es una Sistematización de la experiencia
desarrollada en los municipios de Tapalhuaca, IV.
San Pedro Masahuat, San Luis la Herradura y
Cuyultitán, en el departamento de La Paz Procedimientos internos para la
recolección, procesamiento y publicación
1ª Edición de información municipal
Octubre 2007
Se imprimieron 840 ejemplares. V.

Los sitios Web municipales como parte
del Sistema de acceso a información
municipal

Presentación

E
n el marco del proyecto DEMOCRACIA, TRANSPARENCIA Y PARTICIPACION
CIUDADANA EN LA ASOCIACION DE MUNICIPIOS LOS NONUALCOS, Iniciativa
Social para la Democracia impulsa procesos de orientación que faciliten la
institucionalización de los diferentes mecanismos y/o espacios e instrumentos de transparencia y
participación ciudadana que se implementen en los municipios.

En tal sentido este documento se propone como un manual de consulta y apoyo para que las
Municipalidades y ciudadanía puedan impulsar el acceso de la información pública a la
población, considerando en ella los elementos básicos que el Código Municipal explica en su
Capítulo III, del Título IX, denominado: “De la transparencia y la participación Ciudadana”.

Este contenido no sería posible si no hubiéramos contado con la confianza que muchos
gobiernos locales han puesto en nuestra colaboración técnica y con la voluntad ciudadana de
participar en este tipo de procesos, pues el documento, como tal, es producto de la experiencia
que desde el año 2001 venimos desarrollando en la formulación de políticas públicas
municipales.

Agradecemos a ASTM de Luxemburgo su apoyo para la publicación de este manual y al
equipo técnico de ISD sus aportes para la sistematización de las experiencias.

Política y Ordenanza de Transparencia Pública y Participación Ciudadana
Una guía para su formulación
3

¿Qué es un sistema?
I.
Según el diccionario, un sistema “es un
conjunto de cosas que relacionadas entre
si, ordenadamente, contribuyen a

Conceptos claves determinado objeto”.

sobre el Sistema A esta definición debemos agregarle el tema

de acceso a
de su funcionamiento sistemático, es decir
permanente y ordenado. Cada parte que

Información compone un sistema está en actividad,
produciendo cosas, ordenando cosas,

Municipal finalizando cosas.

UN SISTEMA ES UN CONJUNTO DE
PROCEDIMIENTOS Y PERSONAS QUE SE
El sistema de acceso a
RELACIONAN ENTRE SI DE FORMA
información municipal sería PERMANENTE Y ORDENADA PARA ALCANZAR

entonces el conjunto de UN OBJETIVO COMUN.

procedimientos y unidades
Un ejemplo de sistema es nuestro sistema
municipales que se nervioso:

interrelacionan entre sí para
Nuestra mano toca una hoja de papel y por
producir, ordenar, disponer y medio de las sensaciones que provoca en
publicar información sobre nuestro sistema nervioso llega a nuestro
cerebro su textura. Aunque no lo veamos,
la municipalidad y el trabajo
sabemos que es papel.
que desarrolla, garantizando
que la población se “entere” Esto sucede porque un conjunto de órganos
y pequeñas células en nuestro cuerpo han
de los datos.

Acceso a Información en la Municipalidad
Una propuesta para su implementación
4

transmitido toda esa información a un solo Por supuesto la información es importante
lugar. para nosotros/as en la medida que
responde a un interés propio.
Otro ejemplo que podemos mencionar es
una empresa: cuenta con varias partes como
¿Que es un sistema de
mercadeo, producción, ventas, investigación,
embarque, contabilidad y personal en información?
general. Todos estos componentes trabajan
juntos para crear una ganancia, que Es un conjunto de procedimientos y actores
beneficie a la empresa. que se interrelacionan entre sí para producir
datos importantes, que sirvan para estar
En estos sistemas que mencionamos, un “enterado/a” de algo.
elemento fundamental para su buen
funcionamiento es la información, quiere Ese sistema de información puede ser
decir que un sistema no solo puede trabajar interno o externo.
para producir información, sino que requiere
de manejar información interna para que El sistema de información interna sirve para
cada uno de sus componentes funcione que todos los componentes de una
adecuadamente. organización o institución estén
“conectados”, “enterados” e involucrados en
¿Qué es información? la función general de su organismo,
haciendo cada quien lo suyo pero sabiendo
la marcha del resto para coordinarse
Es un conjunto de datos, que se brindan o
mutuamente y así alcanzar, además de los
que buscamos para estar “enterado/a” de
objetivos propios de sus responsabilidades,
algo.
el gran objetivo del organismo.

Información es la noticia de un periódico, es
Un caso es que en la alcaldía todos/as
el anuncio en una radio, es el dato que nos
los/as trabajadores conocen sus funciones
brinda un/a compañero/a de trabajo, un
gracias a la existencia de los “manuales de
prospecto de una escuela, un banner de la
puestos”, pero sería mejor si todos/as
alcaldía.
estuvieran al tanto de lo que los/as demás
también deben realizar a fin de observar en

Sistema de acceso a información municipal
5

qué se complementan las acciones de establecer un SISTEMA DE INFORMACIÓN
todos/as para el debido cumplimiento del INTERNA.
funcionamiento de la MUNICIPALIDAD.
Cuando hablamos de un sistema de acceso
Pongamos un ejemplo: a información, estamos hablando de toda la
Cuando una persona llega a solicitar información que se produce internamente y
información a la alcaldía, por un proyecto de que sirve para darla a conocer al público.
su comunidad y la persona a la que pregunta
no está debidamente informada de lo que el En el caso de una alcaldía, hablamos de
encargado de proyectos está haciendo, toda la información que se produce sobre los
puede dar una respuesta equivocada o no proyectos, el presupuesto, los planes, etc.
responder y el resultado es que quien Que están disponibles y que sirven para
solicita la información se retira molesto/a darlos a conocer a las comunidades,
con la MUNICIPALIDAD en general, no solo instituciones y organizaciones para las que
con la persona que no tiene la información. trabajamos o que nos acompañan en
nuestro trabajo MUNICIPAL.
En un ejemplo positivo, si una persona llega
a la municipalidad y pregunta qué debe Entonces, ¿qué es un sistema de acceso a
hacer para ponerse al día en su cuenta de información municipal?
tasas municipales y no está la persona de
cuentas corrientes pero la secretaria
Sistema de acceso a
municipal sabe del tema, pues le responde y
como resultado esta persona cancela su Información Municipal
deuda. Eso, porque la secretaria municipal
conoce el trabajo de la MUNICIPALIDAD. EL SISTEMA DE ACCESO A INFORMACIÓN
MUNICIPAL SERÍA ENTONCES EL CONJUNTO
Cada uno puede cumplir con su función, DE PROCEDIMIENTOS Y UNIDADES
pero cada uno/a debe saber que forma MUNICIPALES QUE SE INTERRELACIONAN
parte de un sistema, DEL SISTEMA DE LA ENTRE SÍ PARA PRODUCIR, ORDENAR,
MUNICIPALIDAD y dentro de ese sistema, la DISPONER Y PUBLICAR INFORMACIÓN
información es básica para cumplir a SOBRE LA MUNICIPALIDAD Y EL TRABAJO
cabalidad con sus objetivos, funciones y QUE DESARROLLA, GARANTIZANDO QUE LA
competencias. Para eso es importante POBLACIÓN SE “ENTERE” DE LOS DATOS.

6

El sistema de acceso a información · Conocer todas las leyes emanadas de la
municipal implica producción, municipalidad y cómo cada unidad

procesamiento y publicación de información interviene también en su cumplimiento.

sobre el trabajo de la municipalidad y su
Al exterior:
manejo presupuestario, tanto de forma
interna como externa. Es decir, produce
Tener a mano para quien lo solicite, la siguiente
información para que todas las unidades
información:
municipales trabajen de forma coordinada
· Plan de desarrollo municipal
para cumplir con sus metas y objetivos, pero · Organización y funcionamiento de la
también genera información al público para alcaldía.
mantener su confianza y promover los · Presupuesto Municipal
resultados que alcanza con su trabajo o las · Ordenanzas municipales
dificultades que enfrenta para lograrlos. · Proyectos ejecutados, en ejecución y
programados
En el sistema de acceso a información · Gestiones municipales realizadas y en

municipal intervienen todas las jefaturas proceso

existentes y funciona de manera coordinada · Licitaciones en proceso y adjudicadas.

al establecer tiempos, procedimientos y · Mora ciudadana y empresarial
· Acuerdos municipales
responsabilidades compartidas.
· Organizaciones existentes en el municipio y
su estado legal
Hablamos de:
· Ejecución financiera del presupuesto
municipal
Al interior
· Programación de eventos a desarrollar:
· Contar con información clara y oportuna para
cabildos, rendiciones de cuentas,
el funcionamiento de cada unidad
asambleas, reuniones, inauguraciones de
municipal.
proyectos, presupuesto participativo, etc.
· Conocer internamente los servicios
municipales que se ofrecen y la forma en
Esta información debe ser brindada por cada
que se brindan.
área municipal responsable a una persona
· Conocer la estructura interna de la
municipalidad y sus niveles de decisión.
que atienda al público y que luego del

· Conocer el plan de desarrollo municipal y debido trámite la entregue al ciudadano o
cómo cada unidad interviene en su ciudadana que la solicite.
cumplimiento.

7

Lo que dice el Código
II. Municipal
El derecho El Código Municipal establece a los

ciudadano a la gobiernos locales algunas competencias de

información
promoción de la participación ciudadana en
el municipio:

municipal Título III
Capítulo I
Artículo 4.- “Compete a los municipios:
Numeral 8: La promoción de la participación
ciudadana RESPONSABLE en la solución de los
“Son obligaciones del
problemas locales, el fortalecimiento de la
Concejo: CONCIENCIA CIVICA y DEMOCRATICA de la
población”.

Mantener informada a la Para que esa participación sea realmente
comunidad de la marcha responsable y se fortalezca la conciencia
cívica de la población es necesario que
de las actividades
cuente con INFORMACION, de esa forma sus
municipales e interesarla propuestas parten de elementos reales y no

en la solución de sus de supuestos.

problemas”. Es por eso que el mismo Código Municipal
establece dentro de las obligaciones del
concejo municipal las siguientes:
Artículo 31
Numeral 9 Art. 31.- “Son obligaciones del Concejo:
Numeral 9: Mantener informada a la comunidad
Código Municipal
de la marcha de las actividades municipales e
interesarla en la solución de sus problemas”.

8

Uno de los mecanismos que se determinan d) Ser tomados en cuenta por las
para que la población esté enterada son las autoridades municipales en la aplicación

sesiones abiertas de concejo: de las políticas públicas locales;
e) Recibir informe anual de rendición de
cuentas y ejercer contraloría a través del
Título V
comité respectivo, en la ejecución de
Capítulo I: Del concejo:
obras de infraestructura”.
Artículo 39.- “Las sesiones del concejo serán
públicas y en ellas podrá tener participación
Por otra parte, el mismo Código establece la
cualquier miembro de su comprensión, con
obligación de los Concejos Municipales a
voz pero sin voto, previamente autorizado
satisfacer el derecho ciudadano de
por el concejo; salvo que el concejo acordare
información y lo describe de la siguiente
hacerlas privadas”.
forma:

La obligación de dar información y hacer los
Artículo 125-C:
datos accesibles a la población se remarca
en el Título IX, Capítulo III, donde se
“La municipalidad tienen la obligación de:
establece claramente el derecho ciudadano
a la información municipal:
a) Garantizar el ejercicio de los derechos a
que se refiere el artículo 125-B;
Artículo 125-B:
b) Informar a los ciudadanos de su
“Todos los ciudadanos domiciliados en el
comprensión lo pertinente a la
municipio tienen derecho a:
administración municipal, en forma
clara, oportuna y actualizada;
a) Solicitar información por escrito a los c) Proporcionar la información requerida
concejos municipales y a recibir por los ciudadanos cuando sea
respuesta DE MANERA CLARA Y procedente de acuerdo a este código”.
OPORTUNA;
b) Ser informados de las decisiones
Como podemos observar, el acceso a
gubernamentales que afecten el
información municipal no se realiza por
desarrollo local;
voluntad del concejo municipal, sino porque
c) Conocer el funcionamiento del gobierno
municipal y del manejo de su la ley así lo establece y, siendo tantos los
administración; espacios que se proponen y tanta la
información que se debe facilitar, es más

9

fácil si la municipalidad establece su directamente resulten afectados por los
SISTEMA DE INFORMACION MUNICIPAL, mismos”.

desde el cual se mantiene actualizada,
Por supuesto, las municipalidades pueden definir
ordenada y DISPONIBLE a cualquier persona
qué otro tipo de información quieren brindar.
del municipio que la requiera.

¿Cuál es la información a la ¿Cuál es la información NO

cual tiene derecho la PUBLICA?

población? El Acceso a información puede ser denegado
solo en los siguientes casos:
El Código Municipal también lo establece: a) información que afecta la intimidad de
las personas y la confidencialidad de
datos y expedientes personales como
Artículo 125-D:
domicilios, teléfonos, fichas personales,
“La información de acceso público a que se
fichas médicas.
refiere el presente capítulo, será la
b) Estados financieros de los
contenida en los documentos siguientes:
contribuyentes;
a) Ordenanzas municipales y sus proyectos;
c) Documentos cerrados entregados en
b) Reglamentos;
virtud de procedimientos de selección de
c) Presupuesto Municipal;
contratistas, con base a la Ley de
d) Planes municipales;
Adquisiciones y Contrataciones de la
e) Valúo de bienes a adquirir o vender;
Administración Pública (LACAP);
f) Fotografías, grabaciones y filmes de
d) Documentos generados por los
actos públicos;
abogados de la municipalidad o
g) Actas del concejo municipal;
preparados a instancia o dirección
h) Informes finales de auditoria.
expresa de los mismos, que contengan
la estrategia de litigios o teorías legales
Para los efectos del inciso anterior, la
preparadas exclusivamente para ser
documentación deberá PERMANECER
utilizadas en procesos judiciales o
ARCHIVADA COMO MINIMO POR UN PERIODO DE
administrativos, o en anticipación a los
CINCO AÑOS. En el caso de los acuerdos
mismos.
municipales, tendrán acceso a la información
e) Toda información que por ley no pueda
contenida en ello, aquellos ciudadanos que
ser de dominio público.

10

La definición de transparencia abarca

III. muchas más cosas que el acceso a
información, porque en los Artículos del
Código Municipal que hemos venido
El sistema de estudiando se comprueba que para

acceso a catalogar a una municipalidad
transparente debe reunir al menos los
de

información siguientes requisitos:

municipal como · Promover la participación ciudadana.

parte de la · Dar acceso a información
· Desarrollar mecanismos de consulta a la
Transparencia ciudadanía para tomar decisiones

Pública · Rendición de cuentas

La transparencia municipal tiene que ver con
generar relaciones de confianza entre las
Artículo 125 A: autoridades locales y los y las habitantes de
los municipios, partiendo de la obligación
“Se entenderá por que los primeros tienen de hacer accesible
transparencia en la gestión
la información y del derecho de los segundos
municipal a las políticas y
a obtenerla, pero también del derecho de
mecanismos que permiten
participación de la población en los asuntos
el acceso público a la
información sobre la municipales.
administración municipal”.
El sistema de acceso a información
municipal entonces es solo una parte de la
promoción de la transparencia, porque su
Código Municipal objetivo es mantener información
Título IX, Capítulo III actualizada y de forma ordenada y accesible
DE LA TRANSPARENCIA. a la población.

11

¿Cuáles son los Dentro de esta ordenanza podemos
incorporar algunos de estos elementos que
componentes de la se presentan a continuación y otros que la
municipalidad estime convenientes:
Transparencia Municipal?
TITULO I
Los componentes de la Transparencia OBJETO Y ALCANCE DE LA ORDENANZA
Municipal son: CAPITULO I
OBJETO Y AMBITO DE APLICACION
a) Reglas claras
b) Acceso a información Art.1 Finalidad
c) Rendición de Cuentas y Art.2 Objetivos de la ordenanza
d) Participación Ciudadana. Art.3 Ámbito de aplicación
Art. 4 Sujetos de participación
Veamos brevemente cada una de ellas:

CAPITULO II
Reglas claras para todos/as: CONCEPTOS Y DEFINICIONES BASICAS

El Código Municipal, siendo la ley que rige a Art. 5 Conceptos y definiciones básicas
todos los municipios, debe ser acatado tanto · Participación ciudadana:
por todos los gobiernos municipales como · Transparencia en la gestión municipal:
por sus habitantes. Todos y todas debemos · Mecanismos de participación ciudadana
actuar bajo esas reglas. y transparencia:
· Acceso a información
En el Código Municipal tenemos el Artículo Art. 6 Principios
125-F que establece que cada municipio
debe contar con una ordenanza de TITULO II:
transparencia municipal y participación DERECHOS Y DEBERES DE LA POBLACIÓN
ciudadana, según sus características CAPITULO UNICO
propias. Cuando el municipio cuenta con
esta ordenanza todos/as deben apegarse a Art. 7 Derechos de la población
ella. Art. 8 Deberes de la población

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TITULO III Art. 21 Sesiones Públicas de Concejo
MECANISMOS Y ESPACIOS DE Art. 22 De su celebración
TRANSPARENCIA PÚBLICA Y PARTICIPACION Art. 23 Cabildos informativos
CIUDADANA Art. 24 De la celebración de los cabildos y
CAPITULO I publicidad de resultados
DE LA INFORMACION PÚBLICA Art. 25 Solicitud para la inclusión de temas
en el cabildo
Art. 9 La información pública Art. 26 Consultas populares
Art. 10 Excepciones Art. 27 Convocatoria
Art. 28 Participantes en la consulta popular
CAPITULO II
DE LOS MECANISMOS DE TRANSPARENCIA Art. 29 Resultados de la votación
PÚBLICA Art. 30 Consulta vecinal y sectorial
Art. 31 Desarrollo de la consulta
Art. 11 De los mecanismos de Art. 32 Plan de inversión participativo
transparencia pública Art. 33 Presupuesto de inversión
Art. 12 Buzón de Sugerencias participativo
Art. 13 Periódico mural
Art. 14 Boletines Informativos CAPITULO IV
Art. 15 Rendición de Cuentas DE LOS ESPACIOS DE TRANSPARENCIA
Art. 16 Acto de rendición de cuentas PÚBLICA Y PARTICIPACION CIUDADANA
Art. 17 Solicitud de acceso a la información
Art. 18 Formalidades y Trámite de la Art. 34 Espacios de transparencia pública y
Solicitud participación ciudadana
Art. 35 Asociaciones Comunales
Art. 36 Directivas Comunales sin
CAPITULO III Personalidad Jurídica
DE LOS MECANISMOS DE PARTICIPACION Art. 37 Asociaciones de Jóvenes
CIUDADANA Art. 38 Asociación de Mujeres
Art. 39 Comité de Desarrollo Local
Art. 19 De los mecanismos de participación Art. 40 Unidad Ambiental
ciudadana Art. 41 Asociación de Agricultores
Art. 20 Visitas comunitarias Art. 42 Comisiones o comités de contraloría

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Art. 43 Evaluaciones ciudadanas de la Acceso a la inf ormación:
gestión pública
Art. 44 Comisiones o Juntas de Carácter Sobre el acceso a información hemos
Administrativo hablado en este documento, la creación del
Art. 45 Disposición común Sistema de acceso a información municipal
corresponde con este componente de la
TITULO IV transparencia.
DE LA RESPONSABILIDAD DEL GOBIERNO
LOCAL Y DE LA CORRESPONSABILIAD DE LA Podemos implementar además algunos de
POBLACION DEL MUNICIPIO DE TAPALHUACA estos mecanismos:
CAPITULO UNICO

} Instalación de centros de información
Art. 46 De la corresponsabilidad municipal
Art. 47 Responsabilidades de la } Cartelera informativa
Municipalidad: } Boletines informativos
Art. 48 Corresponsabilidad de la población } Asambleas informativas
del municipio: } Perifoneos
} Anuncios en radio
TITULO V } Radios municipales
DISPOSICIONES FINALES } Programa de las fiestas patronales
CAPITULO UNICO } Entre otros posibles.

Art. 49 Reglamento de la presente
ordenanza
Rendic ión de Cuentas:
Art. 50 Vigencia de la presente ordenanza

La actuación de los gobiernos locales y de la La rendición de cuentas es uno de los
población se regula en esta ordenanza, por componentes principales de la
lo tanto, todos/as deberán apegarse a ella transparencia, significa DAR
una vez que sea publicada y divulgada por el EXPLICACIONES, JUSTIFICAR, SOMETER A LA

concejo municipal. EVALUACION PUBLICA, AL EXAMEN Y
REVISION CIUDADANA LAS DECISIONES Y
LAS ACTUACIONES DE LOS/AS

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SERVIDORES/AS PUBLICOS/AS EN EL de fortalecimiento de acciones positivas al
EJERCICIO DE SU GESTION PUBLICA. desarrollo local.

Esta rendición de cuentas puede Para que esta participación sea efectiva, la
desarrollarse a través de audiencias población debe contar con información, de
públicas o a través de otros mecanismos esa forma, las propuestas o sugerencias
que posibiliten no solo el acceso a parten de las condiciones reales existentes
información sino también la consulta en los municipios.
ciudadana directa al concejo municipal
sobre diversos temas que le sean de interés
particular. Como podemos observar, la transparencia
requiere del acceso a información, el acceso
La rendición de cuentas necesita de a información necesita que la municipalidad
información actualizada, necesita entonces trabaje internamente para garantizar que los
del sistema de acceso a información datos de su trabajo se encuentren
municipal. actualizados y en orden, esos datos deben
ser recopilados desde todas la unidades
Participación Ciudadana municipales que la conforman y, para eso,
hay que establecer procedimientos internos

Como vimos anteriormente, el Código y responsabilidades individuales, es decir,

Municipal establece como obligación de las debe establecer su sistema de acceso a

autoridades locales promover la información municipal.

participación ciudadana en la gestión
municipal y sobre asuntos de interés de la Vamos a hablar ahora sobre qué

comunidad, es decir, que tomen en cuenta a procedimientos y responsabilidades deben

la población para la toma de decisiones en establecerse para implementar un sistema

la conducción del municipio. de acceso a información municipal

La participación ciudadana es un proceso
permanente de involucramiento de la
población en el análisis de su realidad,
propuestas de superación de problemas o

15

Paso 1: Acuerdo Municipal y
IV. creación de equipo técnico
municipal.
Procedimientos
internos para la El Concejo Municipal debe oficializar su

recolección, decisión de implementar el Sistema de

procesamiento y
acceso a información municipal a través de
un Acuerdo.

publicación de En este acuerdo se debe establecer además
información desde cuándo se inicia el proceso, cuál va a

municipal
ser el equipo técnico responsable y quién
será la persona coordinadora del proceso en
general.

Un sistema de acceso a Este equipo técnico puede ser coordinado
información municipal por un/a concejal o por con un/a gerente
facilita el ordenamiento y la general (si cuentan con él/ella). El resto del
accesibilidad de la equipo puede estar integrado por jefes y
información sobre la gestión jefas de las distintas unidades municipales.
pública para que pueda ser
Si cuentan con el área de comunicaciones
utilizada en cualquier
pues ésta debe ser una de las principales
espacio informativo, de
integrantes.
consulta o de rendición de
cuentas con la población.
La función del equipo técnico es garantizar
la implementación del sistema de acceso a
información municipal, estableciendo los
procedimientos, los/as involucrados/as, los
tiempos, la documentación y los formatos de
recolección de la misma.

16

Paso 2: Capacitación al El trabajo en equipo se entiende como: “un
número de personas, con capacidades
Concejo Municipal y complementarias, comprometidas con un
objetivo común y con responsabilidades
personal de alcaldía
compartidas”. En el trabajo en equipo todos
y todas dependen de todos y todas,
En primer lugar, para desarrollar un trabajo mantienen una responsabilidad compartida
como este debemos capacitar a los/as pero se mantiene también la
miembros del Concejo Municipal y al responsabilidad individual.
personal de cada jefatura para que
comprendan la importancia del sistema de En este sentido, el brindar la información
información y las implicaciones que significa pública a la población, requiere del concurso
para cada uno. de todas las personas responsables de un
área o departamento dentro de la
Todos los apartados anteriores deben ser municipalidad, facilitando su información y
estudiados y analizados para que se genere cumpliendo las metas propuestas en cuanto
un nivel de sensibilización y compromiso en a tiempo, para que la información sea
todos/as los/as que forman parte de la oportuna y en cuanto a calidad, para que
municipalidad. sea la exigida por la ley y de forma
comprensible a los más amplios sectores.
Esta capacitación la pueden distribuir en dos
reuniones de personal, de 3 horas cada una. Respondiendo a lo establecido en el marco
La primera reunión será para explicar qué es jurídico, es importante que cada persona
un sistema de acceso a información que labora en las municipalidades,
municipal y por qué debemos implementarlo reconozca su labor dentro del equipo de
y la segunda para discutir y analizar las trabajo, para garantizar que la información
responsabilidades de cada uno/a en ese se convierta efectivamente en PUBLICA.
sistema de información.

Generalmente no se acostumbra
Es importante además hablar sobre EL sistematizar la información sobre lo que se
TRABAJO EN EQUIPO: hace o sobre sus resultados y es básico
incluir un proceso de producción de
información no solo para efectos del acceso

17

ciudadano, sino para el control interno de de cada unidad municipal. Se debe verificar
avances que se van teniendo en cuanto al el tipo de información que se produce, cómo
cumplimiento de los propósitos y objetivos se produce, quiénes la producen, en dónde
de cada municipalidad. la tienen y cómo la tienen (digital o física). Se
analiza además cuál es de esta información
Se debe reconocer en primera instancia que es pertinente para el trabajo interno y cuál
el Código Municipal establece a todas las es pertinente, según la ley, para distribución
municipalidades la obligación de brindar a los/as ciudadanos/as.
acceso a la ciudadanía a toda la información
que maneja y, ciertamente, es el personal Luego del diagnóstico se debe elaborar una
que trabaja dentro de ellas quien la produce lista de la información que se necesita tener
y maneja. Por eso es necesario que todos/as a mano y por lo tanto procesar dentro del
colaboren con este cumplimiento de la ley y sistema de acceso a información municipal,
que se muestre su capacidad de también se define quién o qué unidad
transparentar todo el hacer municipal. municipal es la responsable de cada dato,
cómo la debe procesar y a quién la debe

Paso 3: Elaboración de un entregar.

plan de trabajo para Un tercer elemento a considerar es dónde se
reunirá toda esta información para que esté
implementar el sistema de
accesible al público: ¿se abrirá un centro de
acceso a información información municipal?, ¿se delegará a una
persona dentro del mismo personal para que
municipal ejerza esta función o se contratará a
alguien?, ¿cuáles serán los formatos de
solicitud de información que se darán a las
Una tercera reunión de trabajo puede
personas cuando lo soliciten? ¿Cuál será el
utilizarse para elaborar la planificación de
mecanismo de entrega?
las actividades grandes a desarrollar para
iniciar la implementación del sistema de
Todas estas actividades las incorporamos en
información.
la siguiente matriz que proponemos para la
planificación.
Estas actividades inician con un diagnóstico
sobre la situación de la información dentro

18

Actividad Contenido Período Responsables

1. Análisis de la · Qué tenemos? 1 mes Un concejal, gerente general o
información que · Cómo lo tenemos? (digital o físico) secretario municipal puede
tiene la Alcaldía. · Hasta qué fecha está actualizado? asumir la coordinación.
· ¿Qué cosas dificultan la actualización?
· ¿Qué proceso desarrollamos para tener Cada jefe de unidad municipal
información de nuestra unidad? realiza el diagnóstico de su
unidad.
· Qué datos sobre esta información son
relevantes para el equipo de la alcaldía
· Qué datos son relevantes para la población
(según el código municipal)
2. Establecimiento · Revisión de lo que dice el Código Municipal 15 días Coordinador/a del proceso.
de la información · Revisión de otra información que se crea
clave que debemos conveniente publicar Jefes/as de unidades
tener accesible a la · Se hace un cuadro sobre la información que municipales
población. se debe tener y a qué unidad municipal
corresponde
3. Creación de · Procedimiento para la solicitud ciudadana 1 mes Coordinador/a del proceso
procesos de entrega · Procedimiento para presentación de
de la información y denuncias o quejas
formatos · Procedimiento para presentación de Jefes/as de unidades
sugerencias municipales
· Formatos para cada procedimiento
· Pasos para resolver cada solicitud,
sugerencia, queja o denuncia.
· Procedimiento de apelación
4. Establecimiento · Quién será la persona responsable de la 1 mes Coordinador/as del proceso
del centro de recolección y manejo de esta información
información · Cuáles serán sus funciones Concejo Municipal y
municipal · Cuál será su mobiliario para atender alcalde/sa
adecuadamente al público
· Quién será su jefe/a inmediato/a superior. Jefes de unidades municipales
5. Elaboración de · Qué información se actualiza: una vez al 15 días Coordinador/as del proceso
calendarios a año, una vez al mes, una vez a la semana o
cumplir a diario? Concejo Municipal y
alcalde/sa

Jefes de unidades municipales
6. Apertura del · Revisión de que el primer paquete de 1 mes Coordinador/as del proceso
Centro de información esté en manos de la persona
Información responsable de atender al público. Concejo Municipal y
Municipal o del · Diseñar evento de inauguración alcalde/sa
espacio de acceso a · Inauguración
información · Funcionamiento Jefes de unidades municipales
ciudadana dentro de
la municipalidad

Paso 4: Análisis de la Unidad
Municipal
Información que produce

UACI y/o · Compras y licitaciones en proceso o
información que tiene la encargado de
proyectos
ejecutadas
· Banco de ofertantes en el municipio
· Proyectos ejecutados, en ejecución y
alcaldía Contabilidad
por ejecutar
· Presupuesto municipal
y/o Tesorería · Ejecución financiera del presupuesto
municipal
· Ingresos del FODES
· Deuda pública
El objetivo es identificar qué información se · Presupuesto de inversión participativa
· Estados financieros
tiene, cómo se tiene, quién la produce y si
· Dictámenes finales de informes de
auditoria
está actualizada.
· Valúo de bienes municipales
Cuentas · Número de contribuyentes que tiene el
corrientes municipio y dato consolidado del
Con ello se genera una visión exacta de estado de mora. (Puede clasificarse
por barrio)
hacia dónde y cómo se debe orientar el Catastro · Lotificaciones legalizadas
· Lotificaciones en proceso
proceso de trabajo para la implementación · Mapas del municipio
· Procesos de inscripción de empresas o
del sistema de información y beneficia la negocios
Promoción · Programas sociales que se están
incorporación de todas las unidades social o desarrollando
persona · Número, estructura, estado legal y
municipales. delegada para datos de contacto sobre
esta organizaciones ciudadanas
responsabilidad (ADESCOS, comités, CDL, otros)
· Programas de capacitación
Podemos tomar como referencia siempre la implementados o por implementar
· Plan general municipal para la
información que nos demanda el Código promoción de la participación
ciudadana
Municipal: OTRA QUE SE · Asociación de municipios a la cual
PUEDE están incorporados
INCORPORAR · Otros servicios municipales como:
mercado, seguridad ciudadana,
Unidad Información que produce cementerio, Registro Familiar
Municipal · Otras áreas de trabajo como medio
ambiente, gestión de riesgo, etc.
Secretaria/o · Concejo Municipal y sus comisiones
Municipal, · Dependencias municipales y servicios
Gerencia que se ofrecen, requisitos para dar
General o esos servicios y costo de cada uno. Esta tabla nos ubica de forma general, cada
Concejo · Organigrama de la alcaldía
Municipal · Ordenanzas vigentes
municipalidad debe analizar si además de
· Plan de desarrollo municipal
(estratégico o anual)
esta información existe otra que se pueda
· Acuerdos municipales que afectan
directamente a la población a un
publicar. A más información….más
sector de ella
· Eventos públicos programados o
transparencia.
ejecutados: rendiciones de cuentas,
cabildos, asambleas comunitarias,
visitas del Alcalde/sa a las
comunidades
· Agenda del Concejo Municipal
· Organismos de cooperación en el
municipio.

Paso 5: Establecimiento de cabildos, de proyectos ejecutados o en
ejecución.
la información clave que · Servicios municipales que se brindan,

debemos tener disponible y costo, requisitos para hacer uso de
ellos, encargado/a.
accesible a la población. · Algún acuerdo municipal que deba ser
del conocimiento del público:
modificación de tasas municipales,
Es claro que no toda la información que apertura de un nuevo servicio municipal,
acabamos de revisar estará disponible para etc.
la población en forma inmediata. Es
· Anuncios, avisos o noticias sobre la
necesario hacer un esfuerzo de análisis
municipalidad: Visitas de cooperación,
sobre cuál es la que se puede brindar sin
inauguraciones de proyectos, etc.
mayores procedimientos y cuál requiere de
· Formatos de solicitudes de información,
un tiempo de preparación.
cuando se trata de información que
debe ser preparada.
La información inmediata, es decir, la que
· Formatos para presentación de quejas o
debe y puede tener la persona encargada de
sugerencias para ser colocados en un
brindar información al público es:
buzón.
· Programas de capacitación
· Alcalde/sa, concejo municipal y
implementados o por implementar
comisiones del concejo.
· Asociación de municipios a la cual están
· Agenda del concejo municipal o del
incorporados
Alcalde/sa.
· Organigrama de la alcaldía, que incluso
La información que debe ser preparada, es
puede estar colgado en la pared para
decir, la que debe ser procesada por un área
conocimiento general.
específica de la alcaldía:
· Calendario de eventos municipales:
· Ordenanzas vigentes completas
rendiciones de cuentas, cabildos,
· Plan de desarrollo municipal (estratégico
asambleas comunitarias, etc.
o anual) completo
· Trípticos o boletines del plan de
· Acuerdos municipales que afectan
desarrollo del municipio, de informes de
directamente a la población a un sector
rendición de cuentas, informes de
de ella (certificaciones o copias)

21

· Organismos de cooperación en el Paso 6: Creación de
municipio. (Información detallada)
· Compras y licitaciones en proceso o procesos de entrega de la
ejecutadas
información y formatos
· Banco de ofertantes en el municipio
· Presupuesto municipal
· Ejecución financiera del presupuesto Los procedimientos para entrega de
municipal (por períodos) información son básicamente dos: 1) el
· Ingresos del FODES procedimiento para quien solicita
· Deuda pública información que está ya disponible en el

· Presupuesto de inversión participativa centro de información municipal o en la

· Estados financieros persona que la municipalidad haya delegado
para atención de dichas solicitudes; 2) el
· Dictámenes finales de informes de
auditoria procedimiento para quien solicita
información que debe ser preparada antes
· Valúo de bienes municipales
de ser entregada.
· Lotificaciones legalizadas
· Lotificaciones en proceso
1) Solicitud de información inmediata a
· Mapas del municipio
la persona encargada o centro de
· Procesos de inscripción de empresas o
información municipal.
negocios
· Programas sociales que se están
Esta puede hacerse de forma verbal,
desarrollando (completos)
el o la ciudadana simplemente se
· Número, estructura, estado legal y datos
avoca a la persona encargada de
de contacto sobre organizaciones
brindar información y la “pide”. Sin
ciudadanas (ADESCOS, comités, CDL,
mayor trámite le es entregada pues
otros)
ya está aprobada por el concejo
· Plan general municipal para la municipal para ese fin.
promoción de la participación ciudadana
· Otras áreas de trabajo como medio 2) Solicitud de información que debe
ambiente, gestión de riesgo, etc. ser preparada.
Siempre se hace ante la persona
encargada o ante el centro de

22

información municipal, de forma d) La unidad municipal responsable
escrita, en un formato que ya se prepara la información en el plazo
tendrá listo para este tipo de definido y se la entrega a la persona
peticiones. encargada de la información
municipal.
Eso significa que cuando la solicitud e) A la fecha prevista, el o la solicitante
se llena, la persona encargada debe recibe la información, firmando una
llevarla al concejo municipal para su hoja de “recibido”, como constancia
aprobación y luego garantizar que el para la municipalidad de la
área municipal responsable la información que entrega.
trabaje y se la haga llegar para luego
entregarla al solicitante. En la mayoría de municipalidades que está
implementando estos procesos han
Podemos ordenar el procedimiento de establecido como plazo máximo de entrega
trámite de solicitudes información que debe de información 15 DIAS después de haber
ser preparada de la siguiente forma: sido presentada la solicitud, pero eso
depende del tipo de información que se trate
a) El o la solicitante se presenta ante la pues alguna es procesada por las unidades
persona encargada de la información municipales a diario así que se puede poner
municipal o ante el centro de un plazo mínimo de 3 días para que la
información municipal y llena el información sea retirada.
formato de solicitud.
b) La persona encargada le brinda al o Cada municipalidad debe estimar el tiempo
la solicitante una copia de dicha que necesita para procesar las solicitudes
solicitud y le dice en cuántos días de información, pero debe tener en mente
puede pasar a retirarla. que su “imagen institucional” siempre
c) La persona encargada entrega al depende de la agilidad con que resuelve las
concejo municipal o a quien hayan peticiones, solicitudes o sugerencias que la
autorizado para que dé el visto población le hace. De acuerdo a ello la
bueno de entrega de la información población opina si la municipalidad es
que se ha solicitado y lo notifica a la eficiente o no.
unidad municipal responsable.

23

Ahora bien, también debe establecerse un FORMATO PARA SOLICITUD DE
procedimiento claro para cuando no se INFORMACION QUE DEBE SER PREPARADA
cumple con el tiempo previsto de entrega de SOLICITUD CIUDADANA DE INFORMACION
MUNICIPAL
información solicitada, o cuando se ha Sres. Concejo Municipal de ___________
denegado información y el o la solicitante
Respetuosamente solicito a ustedes den el trámite
desean “apelar” a la decisión tomada. correspondiente a mi siguiente solicitud.
Nombre de la persona u
organización que solicita
la información:
Si la información no es entregada o se Información que solicita:
establece que no puede ser entregada, el
Concejo Municipal debe entregarle al o la Dirección y número de
teléfono para
solicitante una nota en la cual explique las notificaciones:
Número de DUI de la
razones de tal denegación y permitir la persona que realiza el
trámite:
posibilidad de “apelación” a dicha Firma de la persona que
realiza el trámite:
respuesta. Fecha en que se realiza
la solicitud:
Fecha en la que se le
Cuando alguien “apela” debe llenar un entregará la información
Firma de la persona que
formato en el que describa por qué no recibe la solicitud (Sello
municipal)
acepta la respuesta que se le ha brindado y
que solicita nueva revisión del caso. Para FORMATO PARA PRESENTACION DE QUEJAS
este trámite puede establecerse un plazo de O DENUNCIAS
3 días para que la persona apele y máximo QUEJA O DENUNCIA CIUDADANA
de 10 días para recibir nueva respuesta. Sres. Concejo Municipal de ___________

Respetuosamente me remito a ustedes para
presentar la siguiente: QUEJA o DENUNCIA
Este procedimiento no puede ser de tiempo Nombre de la persona u
organización que la
indefinido, así que el concejo municipal debe realiza:
decidir cuándo se cierra o cuántas Asunto que expone:

oportunidades tiene un/a ciudadano/a para
Propuesta para superar
apelar. dicha deficiencia o
medida que propone:
Lugar o teléfono donde
se le pueda enviar
Ahora hablemos de los formatos. Estos respuesta:
Persona que recibe la
pueden variar en cada alcaldía, pero hay presente QUEJA O
datos que no pueden dejarse de lado. DENUNCIA (Sello
Municipal)
Conozcamos algunos: Fecha de presentación:

24

FORMATO PARA PRESENTACION DE Todos estos procedimientos y formatos
SUGERENCIAS deben detallarse en un documento escrito y
SUGERENCIA CIUDADANA aprobado a través de un Acuerdo Municipal,
Sres. Concejo Municipal de ___________
de ambas cosas deben tener copia todas las
Respetuosamente me remito a ustedes para
presentar la siguiente: SUGERENCIA
unidades municipales.
Sugerencia que realiza

Los procedimientos de solicitud de
Fecha en que la deposita
en el buzón municipal: información, de recepción de respuesta, de
los formatos a utilizar y de la información
Es importante que la persona encargada de que pueden solicitar deben darse a conocer
brindar la información lleve un registro de a la población para que se apliquen
las solicitudes de información recibidas y adecuadamente.
resueltas. Esto es útil para que la
municipalidad analice su nivel de eficiencia,
conozca en qué temas la población está más
interesada, tome medidas para promover
Paso 7: Establecimiento del
otro tipo de información que también es útil Centro de Información
y que la población no considera, y para otros
fines de mejora de sus procedimientos. Municipal

Este registro puede llevarse en un formato
En este documento, ISD propone la creación
como el que se propone (ejemplo):
de un centro de información municipal, que
puede considerarse como un espacio en el
Control de solicitudes presentadas y resueltas
Solicitud Fecha de Área Fecha que cual se encuentra la persona encargada de
presentada solicitud responsabl se resolvió
e atender las solicitudes de información al
Solicitud de 02 de Julio Secretaria 16 de Julio
copia plan de 2007 municipal de 2007 público y cuenta con el mobiliario, equipo y
desarrollo
municipal papelería necesaria para ejercer su función.
Solicitud de 5 de julio Contabilidad No se
copia de plan de 2007 entregó por
de inversión …….
participativo Sin embargo, este espacio debe quedar a
Expediente de 10 de Julio ------------------- No se
trabajador de 2007 entregó por consideración de la municipalidad, de
municipal no ser
información acuerdo a su capacidad financiera para
pública
Y así crearlo y para sostener a una persona que
sucesivamente
se dedique exclusivamente a esto.

25

Algunas municipalidades han optado por Si se delega la responsabilidad a una
realizar todos los procedimientos descritos persona que ya está en funciones se debe
en el paso anterior a través de la o el considerar:
secretario municipal, sin embargo, esta
persona tiene tantas cosas a su cargo que a) Analizar las responsabilidades que
puede fallar, sin proponérselo en el debido tiene y si puede asignársele la de
cumplimiento de esta función. entrega de información.
b) Mobiliario del que dispone para la
Es necesario entonces analizar quién o información de acceso inmediato,
desde qué unidad estas peticiones de formatos y atención al público.
solicitud pueden tramitarse sin arriesgar la c) Ubicación en el edificio municipal.
eficiencia y eficacia de la municipalidad. d) Nivel de decisión que tenga y si las
demás unidades municipales
Si se define la instalación de un centro de colaborarán con ella (acá es
información municipal deben considerarse importante el documento de
los siguientes elementos: procedimientos con el respectivo
acuerdo municipal distribuido en
a) Espacio adecuado para la persona todas las unidades municipales).
que trabajará en él y para recibir a
los/as solicitantes.
Paso 8: Elaboración de
b) Muebles para contener en ellos los
documentos que son de acceso calendarios a cumplir
inmediato.
c) Copias de los formatos que se
utilizan para las solicitudes de Todo este proceso que hemos visto debe

información, presentación de planificarse en un tiempo prudencial, en el

denuncias o quejas y hojas de paso 2 vimos una propuesta de tiempo pero

sugerencias cada municipalidad debe saber cuál es su

d) Nombramiento de la persona capacidad para cumplirlo. Esto no significa

responsable del centro de que podemos darle largas, recordemos que

información municipal, jefe/a es una obligación y que cuanto antes la

inmediato/a superior y salario cumplamos es mejor.

e) Horarios de atención al público.

26

El calendario de trabajo debe ajustarse a los Información que produce Período de
actualización
dos tipos de información que se debe · Compras y licitaciones en · Cada vez que se
proceso o ejecutadas inicien nuevos
mantener a mano para el público, desde la · Banco de ofertantes en el procesos o se
municipio adjudiquen
unidad municipal o desde el espacio o · Proyectos ejecutados, en · Cada vez que se
ejecución y por ejecutar inauguren, se
persona asignada para atender al público inicien.
· Los proyectos
directamente. Una información se actualiza programados se van
modificando
al año, otra para tres años, otra mensual, conforme se van
iniciando, es un solo
quincenal, semanal e incluso, alguna debe cuadro para el año
· Presupuesto municipal · Anualmente
actualizarse a diario. · Ejecución financiera del · Mensualmente
presupuesto municipal
Les proponemos el siguiente ejemplo: · Ingresos del FODES · Cada vez que ingrese
· Cada mes para tener
Información que produce Periodo de actualización · Deuda pública información
actualizada de
montos
· Concejo Municipal y sus · Cada 3 años a menos · Presupuesto de inversión ·
comisiones que exista modificación participativa · Una vez al año
· Dependencias · Estados financieros
municipales y servicios · Dictámenes finales de · Mensualmente
que se ofrecen,
informes de auditoria · Cada vez que se
requisitos para dar
· Valúo de bienes municipales reciban
esos servicios y costo
de cada uno. · Anualmente a menos
que exista compra,
· Organigrama de la
venta o donación de
alcaldía
alguno.
· Ordenanzas vigentes
· Número de contribuyentes · Mensualmente
· Plan de desarrollo
que tiene el municipio y
municipal (estratégico o
dato consolidado del estado
anual)
de mora. (Puede
· Organismos de clasificarse por barrio)
cooperación en el
· Lotificaciones legalizadas · Anualmente
municipio.
· Lotificaciones en proceso · Cuando inician
· Acuerdos municipales · Cada vez que se emite
· Mapas del municipio trámite
que afectan uno
directamente a la · Procesos de inscripción de · Anualmente
población a un sector empresas o negocios · Cuando inicien
de ella trámite
· Eventos públicos · A diario, semanalmente o · Programas sociales que se · Según avances, se
programados o quincenalmente a están desarrollando propone mensual
ejecutados: rendiciones menos que exista · Número, estructura, estado · Según se van
de cuentas, cabildos, modificación. legal y datos de contacto registrando o
asambleas sobre organizaciones actualizando datos
comunitarias, visitas ciudadanas (ADESCOS,
del Alcalde/sa a las comités, CDL, otros)
comunidades · Programas de capacitación · Según existen y
· Agenda del Concejo implementados o por finalizan
Municipal implementar
· Plan general municipal para · Anualmente
la promoción de la
participación ciudadana
· Asociación de municipios a · Según
la cual están incorporados modificaciones
· Otros servicios municipales
como: mercado, seguridad · Según se aperturen y
ciudadana, cementerio, mensualmente
Registro Familiar
· Otras áreas de trabajo como · Según se aperturen y
medio ambiente, gestión de mensualmente
riesgo, etc.

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