Débordé.e. au point de ne plus avoir de créneaux de libres, pas le temps de travailler sur les sujets de fond, sensation de courir de réunion en réunion… Ces symptômes, fréquents dans nos entreprises, sont parfois considérés comme valorisants néanmoins, il ne faut pas oublier qu’ils sont surtout contre-productifs individuellement et collectivement.
Rassurez-vous rien d’incurable (au moins en partie). Que ce soit lié à la culture d’entreprise ou à des pratiques individuelles, je vous propose le temps d’une conférence : d’entrevoir ce qui peut expliquer ces habitudes, d’explorer quelques bonnes pratiques pour redonner de l’air à VOTRE emploi du temps mais aussi de prendre du recul sur ces réunions qui se remplissent vos agendas.
Présentation Agile Tour Nantes 2017
2. Aurélie Robert
Facilitation de groupe
Innovation, Idéation & UX
Pratiques managériales
Dynamisme et bonne humeur
Avant tout, je cherche à (re) donner du sens,
créer des liens et de la collaboration.
Je combien différentes approches (Agilité,
UX, Management 3.0, Innovation...), pour
révéler le potentiel de chacun et donner un
élan collectif.
Mes principales forces
Qui suis-je ?
Coach d'organisation et d’équipe
Team empowerment
Accompagnement Vision Produit
Missions principales
aurelie.robert@conserto.pro
https://phare-rose.fr/
4. Je suis débordée
Bien perçu socialement
Associé à une vie qui a du sens
Basé sur UNE idée de l’épanouissement
Marqueur de réussite
Contre productif
Faux sentiment d’utilité a la société
5. Comment devient-on débordé ?
https://mba-rh.dauphine.fr/fileadmin/mediatheque/site/mba_rh/pdf/Telechargement/1601_Me__moire_Expertise_Biggio_Boukhorssa-Garcia_Papin.pdf
https://www.researchgate.net/publication/47539531_Manquons-nous_de_temps
Juxtaposition des temps Pas un souci d’orga perso
6 cadres /10
estiment gérer parfaitement leur temps
du « trop »
Intensification du travail
Culture immédiateté
6. Comment devient-on débordé ?
https://www.ifop.com/publication/toujours-plus-de-reunions-pour-les-cadres-francais/
https://www.opinion-way.com/fr/sondage-d-opinion/sondages-publies/opinionway-pour-empreinte-
humaine-les-ecueils-du-travail-collaboratif-en-entreprise-mai-2017/viewdocument/1643.html
https://hbswk.hbs.edu/item/you-re-right-you-are-working-longer-and-attending-more-meetings
27 jours/an
En réunion 33% aboutissent à une décision
22% Objectif inconnu
42% Pas préparée
48% pas de CR
EfficacES ?
Aggravé par le télétravail
+13% réunion
7. • POUR Se concentrer sur ce qui apporte le + de VALEUR
• POUR Avoir un emploi du temps soutenu mais surtout SOUTENABLE
Pourquoi cette conf ?
Parlons d’agilité
peu
DEMAIN Prendre de la
hauteur …sur votre emploi
du temps
Pour sauver votre emploi du temps
10. Lutter contre le « trop »
prioriser
Se concentrer
Cocher sa « todo list »
Avoir une « todo list »
Créer de la bande passante
Agir
11. GTD (Getting Things Done)
Ne pas survoler
Organiser le chaos
etre à ce qu’on fait
Capturer Clarifier Organiser Inspecter Agir
> > > >
VISUAL Press Agency
Depuis que j’utilise GTD, je suis +
concentré sur ma surveillance de
plage. Mes autres sujets ne me
trottent plus dans la tête
MATT
12. POMODORO (de Francesco Cirillo)
Minuter des intervalles de travail
Supprimer les perturbations
25’
travail
5’
Pause
+
x4
25’
travail
30’
Pause
+
puis
VISUAL Press Agency
2 sessions de POMODORO
Hebdo me permettent de boucler toutes mes
tâches administratives. Mon équipe est au
courant et sait quand ils peuvent me
déranger. Au final, je suis + dispo
MITCH
15. Un mal nécessaire
Temps collectif de travail rituel
Rassembler des personnes autour
d’un but commun Echanger des idées
Trouver une compréhension
commune
S’exprimer et entendre
Un moyen d’atteindre un objectif
16. Assumer nos peurs
Peur de ne pas être reconnu
-> Rendre son temps de travail visible
Peur de décider
-> Décider collectivement
Peur de se lancer
-> Sécuriser
Peur de Rater 1 info
-> Être partout
Peur que ce ne soit pas « bien » fait
-> faire soi-même
Peur d’être exclu
-> Se montrer sociable
Peur pour sa carrière
-> ne pas perdre une occasion
17. Lutter contre la réunionite
Elaguer
Rechercher l’efficience
Prendre du recul sur SON
emploi du temps
Déléguer
Remplacer
Reporter
Se questionner
18. Rechercher l’efficience
1. Avoir un objectif (ordre du jour & livrables)
2. Préparer et faire préparer – Support adapté
3. Connaitre et partager le rôle des participants
4. Inviter Spécifiquement
5. Timeboxer
6. Participer et faire participer
7. Produire Au fil de l’eau (CR, Scribe, parking lot)
8. Clôturer (vraiment !)& Annoncer la suite
9. S’améliorer (ROTI)
10. Communiquer
En tant que manager,
je montre l’exemple, j’applique ces 10
règles depuis toujours. Nos équipes sont
plus utiles sur la plage qu’en réunion,
nous ne pouvons pas nous permettre de
leur faire perdre du temps
STEPHANIE
19. Lutter contre la réunionite
Elaguer
Rechercher l’efficience
Prendre du recul sur SON
emploi du temps
Déléguer
Remplacer
Reporter
Se questionner
20. De la hauteur via le ROTI (Return On Time Invested)
SE QUESTIONNER SUR LES <3
Revenez sur la semaine écoulée
Est-ce que votre temps a été bien investi ?
En tant qu’expert et
formateur, je suis sollicité par
tous les postes de secours. Pour
bien identifier où est ma plus-
value, je me fais un ROTI de
mes interventions
MICHAEL
21. De la hauteur via la matrice d’Eisenhower
Sur les semaines à venir
Classer chaque réunion
• Urgent/non
• Important / non
https://everlaab.com/matrice-eisenhower/
J’ai beaucoup d’urgence
imprévue. Classer mes réunions
à venir avec la matrice
d’Eisenhower m’aide à tous gérer
MITCH
SE QUESTIONNER SUR QUADRANT 4
22. De la hauteur via la VALEUR AJOUTEE
Selon vos Critères :
Intérêt pour l’Objectif
Urgence
Votre rôle
Votre Confiance atteinte objectif
…
Sur les semaines à venir
Donner une « Valeur » à chaque réunion
Moi je ne jure
que
par GTD
Se questionner sur les valeurs faibles
Le ROTI ne m’aide pas
toujours à faire le tri entre mes
différentes sollicitations. Alors je me
suis fait ma grille de notation de la
valeur de chaque invitation pour
mieux trier.
MICHAEL
23. Prendre du recul tout simplement
Un regard critique sur l’emploi
De VOTRE temps
STEPHANIE
La plupart de mes réunions
sont des points récurrents non
négociables. Mais pour ne pas me
laisser envahir, je prends
régulièrement RDV avec
mon agenda
Se questionner sur tout
24. Lutter contre la réunionite
Elaguer
Rechercher l’efficience
Prendre du recul sur SON
emploi du temps
Déléguer
Remplacer
Reporter
Se questionner
25. Se questionner sur la PRIORISATION
Si ce n’est pas prioritaire ALORS
Travailler sur le juste à temps
Pour optimiser mon temps (et celui des autres)
Sans être dans le « a l’arrache »
VISUAL Press Agency
Nous avons reporté notre
inventaire annuel. Les méduses
sont arrivées + tôt et nous
avions besoin de tout le monde
sur la plage
Je peux reporter
• Définissez collectivement les critères
de priorisation MATT
27. Se questionner sur l’ ELAGAGE
Si« Déjà Vu » ou inutile ALORS
Pas de doublon – pas de juxtaposition de modele
• Proposez de tester cet anti-gaspillage
Je peux Supprimer (ou raccourcir)
• Félicitez vous de terminer + vite
(et renouveler)
MITCH
Pour la gestion de nos projets de
prévention, nous sommes passés en
Scrum. Mais personne n’osait annuler
les COSUI et les points hebdo, ils
s’ajoutaient aux cérémonies. C’était
lourd
Pas de Traitement « de faveur »
Timekeeper bienveillant
Dire non quand c’est utile
31. • Prioriser
• Déléguer
• Elaguer
• Remplacer
Vous êtes votre sauveteur de votre temps
Pensez le pour qu’il vous
convienne
Prenez du recul
Souvenez vous des bonnes
pratiques
• GTD
• POMODORO
32. Le mot de la fin
Ne vous noyez pas dans votre emploi du temps
C.J.
Mahatma Gandhi a dit un
jour : “Soyez le changement
que vous souhaitez voir dans
le monde.”
Jetez vous à l’eau
Il ne tient qu’à vous de Rester à flot
35. Sources et Ressources
• https://www.freepik.com
• https://www.glassdoor.fr/blog/reunionite-aigue-comment-faire-moins-de-reunions/
• https://www.welcometothejungle.com/fr/articles/chiffres-chocs-reunion
• https://www.ifop.com/wp-content/uploads/2018/10/CP-En-2018-les-cadres-passeront-plus-de-
temps-en-r%C3%A9union-qu%E2%80%99en-vacances-WisemblyIFOP.pdf
• https://www.opinion-way.com/fr/sondage-d-opinion/sondages-publies/opinionway-pour-empreinte-
humaine-les-ecueils-du-travail-collaboratif-en-entreprise-mai-2017/viewdocument/1643.html
• https://mba-
rh.dauphine.fr/fileadmin/mediatheque/site/mba_rh/pdf/Telechargement/1601_Me__moire_Expertis
e_Biggio_Boukhorssa-Garcia_Papin.pdf
• https://website2021-live-e3e78fbbd3cc41f2847799-7c49c59.divio-
media.com/filer_public/88/86/8886a182-d44d-4c8e-8558-47ee3b09d710/effets-reunionite-culture-
reunion.pdf
• [2] HEAPHY Emily, DUTTON Jane E. (2008). Positive Social Interactions and the Human Body at Work:
Linking Organizations and Physiology. Academy of Management Review, 33(1): 137-162