1. Mise en production d’un outil de
Records Management
Benjamin PALERMITI
Conseil de l’Europe
20 mars 2013

2. Contenu
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Le Conseil de l’Europe
Choix de l’outil
Les moments clés
Les acteurs
Les incontournables
Quelques copies d’écran
Le pilotage de l’innovation
Les difficultés rencontrées
Où en sommes-nous aujourd’hui ?

3. Le Conseil de l’Europe 1/2

4. Le Conseil de l’Europe
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Organisation internationale
Créé le 5 mai 1949
47 états membres
800 millions d’européens
But : gardien des droits de l’homme, de
la démocratie et de l’état de droit
Secrétariat : 2.500 personnes
Les symboles

5. Choix de l’outil
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Etude ECM : 2007
Appel d’offres : début 2008
3 outils sélectionnés
• Documentum
• Livelink
• Filenet
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And the winner is…
DOCUMENTUM

6. Les moments clés
2008
Appel
d’offres
2009
2010
2011
2012
Choix
outil
Spécifications Développement
outil
Tests outil
Tableau de gestion 1ère entité
Support de
formation
Formation
1ère entité
Mise à jour
outil
Cahier des
Charges V2
Déploiement 3 entités
Système de classement fonctionnel

7. Les acteurs
• L’intégrateur
• IMD (Division de la gestion de
l’information)
• La DIT
• Les services
• Les contributeurs
• Les records correspondents

8. Les incontournables 1/5
BCS
Système
de classement
.
BCS
Sous le
contrôle de
l’organisation
Séries de records
. Définies avec les entités
Dossiers sous le
Contrôle de l’entité
CoE

9. Les incontournables 2/5
• Tableau de gestion
• Ancien modèle

10. Les incontournables 3/5
• Tableau de gestion
• Nouveau modèle

11. Les incontournables 4/5
• Métadonnées
Identifiant
Nom de fichier
Titre
Sujet
Date
Langue
Auteur
Niveau de
classification d’accès

12. Les incontournables 5/5
Politique
d’archivage
Politiques
Politique
d’information
(en cours)
Politique de
métadonnées

13. Quelques copies d’écran 1/2

14. Quelques copies d’écran 2/2

15. Le pilotage de l’innovation
Améliorations
Sensibilisation
Innovation
Accompagnement
Formation

16. Les difficultés rencontrées 1/2
• Relations avec les informaticiens
• Un langage différent
• Relations avec l’ intégrateur
• Attention à l’expression des
besoins
• Changement du périmètre de l’outil
• DRMS devient DMS et RMS

17. Les difficultés rencontrées 2/2
• Gestion du changement pour les
utilisateurs
• Gestion des accès et permissions
• Interconnexion avec les autres
applications

18. Ce qu’il reste à faire
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Conservation longue durée
E-discovery
Connecteur DMS-RMS
Connecteur RMS-WEB
Single Sign On (SSO)
DMS
DMS : Document Management System
RMS : Records Management System
WEB
RMS

19. Où en sommes-nous aujourd’hui ?
80 personnes formées
Version 2 déployée
Retour d’expérience
En 2013 : 3 services
A partir de 2014 :
industrialisation

20. Questions/réponses