Le travail en vase clos est contre-productif. Tout le monde le sait. Mais comment décloisonner les relations interdépartementales pour atteindre vos objectifs métiers ? Réponse : en dynamisant les échanges. Avec la visioconférence et les réunions virtuelles, vous donnez un nouvel élan à la collaboration entre les départements et instaurez une communication proactive au sein de l'entreprise. Les structures en silos créent des conflits entre les départements qui nuisent à votre image d’unité aux yeux du client. L’homogénéité de vos opérations passe donc par l'amélioration de la communication et la création d'un sentiment de cohésion. Dans cette optique, la visioconférence et les réunions virtuelles constituent d'excellents moyens d'éliminer les silos. Plus productives que les communications voix, elles rapprochent les collaborateurs et améliorent à la fois leur satisfaction et leur motivation. Et ce n'est pas tout : une meilleure communication contribue aussi au succès de vos campagnes marketing. Vous trouverez dans ce guide de bonnes pratiques des réunions virtuelles tous les conseils utiles pour maximiser la productivité de vos appels vidéo.

1. Sortez de
l’isolement :
misez sur une
communication
dynamique

2. Les structures en silos créent des conflits entre les
départements qui nuisent à votre image d’unité aux
yeux du client. L’homogénéité de vos opérations
passe donc par l’amélioration de la communication
et la création d’un sentiment de cohésion.
Dans cette optique, la visioconférence et les réunions virtuelles constituent
d’excellents moyens d’éliminer les silos. Plus productives que les
communications voix, elles rapprochent les collaborateurs et améliorent à la
fois leur satisfaction et leur motivation. Et ce n’est pas tout : une meilleure
communication contribue aussi au succès de vos campagnes marketing. Vous
trouverez dans ce guide de bonnes pratiques des réunions virtuelles tous les
conseils utiles pour maximiser la productivité de vos appels vidéo.

3. Planifiez
l’agenda

4. 70 %des salariés préfèrent
la visioconférence
aux déplacements
professionnels.
N’oubliez cependant pas d’envoyer l’agenda à tous les participants par
e-mail avant la réunion.

5. Parce que les réunions virtuelles sont plus
rapides à organiser que les réunions en
face-à-face, il est essentiel de bien vous
préparer et d’établir un ordre du jour précis.
Chaque seconde compte – une description
détaillée du déroulement de la réunion
vous permettra d’aller à l’essentiel et
d’éviter de perdre du temps.

6. Optez pour des
caméras de
qualité

7. La webcam de votre ordinateur
portable convient parfaitement
aux appels vidéos privés, pour
prendre des nouvelles des amis
ou de la famille... c’est même là sa
vocation principale.
Mais dans un contexte professionnel où la qualité du
son et de l’image doit être irréprochable, vous devrez
vous équiper d’une caméra à plus haute résolution et
d’un son de meilleure qualité.

8. Pour les longues réunions virtuelles, il est préférable
d’opter pour des équipements de visioconférence
d’entreprise.
Si vous utilisez une nouvelle configuration matérielle ou vos propres équipements vidéo à
distance, faites des tests préalables. La position de votre micro et l’angle de votre caméra
influenceront également votre capacité à communiquer efficacement.

9. Utilisez les
Communications
Unifiées

10. Privilégiez l’utilisation d’une suite complète de Communications Unifiées. Un appel vidéo
intégrant différents autres éléments peut par exemple s’avérer très productif.
63 %
des entreprises utilisent
au moins une application de
Communications Unifiées
dans le cloud, au premier
rang desquelles on trouve
les web conférences.

11. Vous pouvez également lancer une réunion virtuelle
via la messagerie instantanée, puis ajouter la voix et la
vidéo pour une expérience plus complète.
Chaque entreprise dispose ainsi des outils de communication adaptés à ses besoins.

12. Encouragez la
participation

13. Incitez vos
collaborateurs à
participer –
si les téléconférences permettent
aux plus discrets de rester cachés
dans leur coin, la visioconférence
les oblige à sortir de leur zone de
confort.

14. Établissez des
règles de base

15. Veillez à donner la parole
à tous, sans pour autant
perdre le fil de la réunion
pour éviter qu’elle ne
s’éternise et que le
niveau d’attention ne
baisse.
Tout le monde n’aura pas pris la peine
de s’équiper d’un matériel audiovisuel de
qualité – parlez clairement pour pallier
aux lacunes des haut-parleurs et casques
de certains participants, et veillez à ce
que tous les intervenants en fassent de
même.

16. Avoir une bonne élocution peut prendre
un certain temps – et même parfois de
l’entraînement chez les personnes qui
n’ont pas l’habitude de se forcer à bien
articuler.
À vous de tirer tous les avantages des outils et techniques
de collaboration disponibles pour impliquer vos équipes.

17. Avec les bons outils de collaboration et
un guide des meilleures pratiques, votre
entreprise détient toutes les clés d’une
bonne collaboration interdépartementale.
La visioconférence et les réunions virtuelles permettent à vos
équipes et partenaires de collaborer à travers différents fuseaux
horaires, sur tous les types d’appareils, où qu’ils soient. Vous
pouvez également enregistrer et réécouter/revoir les contenus
de vos réunions, et mettre les enregistrements en ligne pour vos
collaborateurs actuels et futurs. Une chose est sûre : les silos
organisationnels ne résisteront pas longtemps.

18. À retenir :
Créez un agenda détaillé
pour bien utiliser le temps
imparti.
Assurez-vous que chaque
participant a bien accès
à la réunion et en connait
les règles de base.
Utilisez les
Communications Unifiées
pour ajouter d’autres
éléments d’interaction.

19. Découvrez comment faire des technologies
un levier d’information et d’engagement dans
notre guide intitulé
L’entreprise connectée :
prendre les bonnes
décisions même sous la
pression
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prendre les bonnes décisions
même sous la pressionL’entreprise connectée :
Stratégique
Performant
Flexible
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même sous la pression
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