Social media binnen accountancy: een kwestie van doen!

1. Het innovatieplatform van UNIT4 Accountancy, april 2011, jaargang 6
e-NoVATIoN4U Van accountant Tachtig procent van E-Novation4U Becx Lieuw
naar accountancy kan platformbijeenkomst van der Meijs
accountadviseur geautomatiseerd over Social Media wil paperless
met UNIT4 worden
3 Martin van as
5 geurt Hogenbirk
10 16 rolf van der Meijs
“Veiligheid, controleerbaarheid en transparantie
voor onze cliënten gaan boven alles”
Jan van Hout (ernst & Young) over de toekomst van samenwerking tussen
accountant en cliënt
Digitale uitwisselbaarheid ofwel een digitale Ernst & Young heeft 695 kantoren in 140 landen ter wereld,
biedt werk aan 141.000 werknemers en is georganiseerd in
werkplek waar klant en accountant kunnen
diverse geografische regio’s. De organisatie heeft de ontwik­
samenwerken. Dat is een ontwikkeling die keling van de wereld altijd in het vizier. In Nederland wer­
aanstaande is. Daarvan is Jan van Hout (RA), ken zo’n 4.500 mensen verdeeld over een 12­tal kantoren.
Van Hout: “Het bedrijfsleven in Nederland is, ook na de
partner bij Ernst & Young Accountants LLP
bankcrisis, bezig aan een grote consolidatieslag. Grote
overtuigd. Maar bij veranderingen voor ac- bedrijven worden groter en daarnaast is sprake van een ten­
countants spelen veiligheid, betrouwbaarheid dens dat werknemers opereren als ZZP­er. Die werken veelal
voor grotere bedrijven. Middelgrote bedrijven nemen in
en controleerbaarheid een steeds grotere rol.
aantal nauwelijks toe. Deze trend is door te trekken naar de
Deze aspecten vormen een uitdaging bij digi- accountancysector waar ook een consolidatieslag gaande is
tale uitwisselbaarheid. Het is zaak om de juiste in een gevecht om het bedienen van de markt. Klanten
bepalen de ontwikkelingen, wij, als dienstverleners, volgen.”
balans te vinden.
Jan van Hout is partner bij Ernst & Young Accountants LLP. Wat is de impact van ICT op deze ontwikkeling?
Fotografie: Fotoventura
Deze serviceline houdt zich bezig met accountancywerk “Wij gaan steeds meer over op IT­platforms die we in ver­
zoals samenstellen, beoordelen en controleren van jaar­ schillende landen kunnen toepassen. Bij Ernst & Young is de
rekeningen. “Er komt veel op ons af”, zegt Van Hout. “Ons IT gecentraliseerd in een IT­center per geografische regio.”
beroep is flink in beweging en de rol van de accountant
Jan van Hout staat in de publieke belangstelling.” Lees verder op pagina 8
NBA: net als de accountant 3.0 klaar voor de toekomst
novaa en nivra fuseren: ‘nederland is te klein voor twee vakbonden’
Het NIVRA en de NOvAA gaan fuseren en Wetgevend traject
Dat een fusie niet binnen een paar maanden, zelfs niet bin­
worden samen de NBA: Nederlandse Beroeps-
nen een jaar geregeld kan worden, weten beide voorzitters
organisaties van Accountants. De leden van de inmiddels maar al te goed. Zowel NOvAA als NIVRA zijn
NBA vormen een brede, pluriforme beroeps- publieksrechtelijke beroepsorganisaties (PBO’s), wat bete­
kent dat de fusie pas een feit zal zijn als de wet aangepast is:
groep van ruim 20.000 professionals werkzaam
Fotografie: Martine
de twee wetten voor beide vakbonden moeten uiteindelijk
in de openbare accountantspraktijk, bij de één accountantswet worden.
overheid, als intern accountant en in het ma-
Lees verder op pagina 2
Diane Clement en Ruud Dekkers
nagement van organisaties. Vooruitlopend op
de formele fusie gaan beide bureaus alvast
samen aan de slag.
Kom naar de UNIT4 Accountancy Tour en maak kennis
met het nieuwe online samenwerken
Dat de fusie er moest komen, was voor de voorzitters van
beide beroepsorganisaties al snel een uitgemaakte zaak.
“Nederland is simpelweg te klein voor twee vakbonden”,
zegt Ruud Dekkers, voorzitter van het NIVRA. Diane Kijk voor meer informatie en aanmelden op: www.unit4.nl/accountancytour
Clement, voorzitter van de NOvAA kan zich daar ook in
vinden: “We vertegenwoordigen beiden dan wel andere
17 mei gelredome, arnhem 26 mei philips stadion, eindhoven
groepen accountants, maar we hebben in de fusieonder­
handelingen juist gemerkt dat we qua standpunten opval­ 19 mei amsterdam arena 7 juni abe Lenstra stadion, Heerenveen
lend veel op één lijn zitten.” 24 mei de Kuip, rotterdam 9 juni rat verlegh stadion, Breda

2. 2 e-novation4u - apriL 2011 - Jaargang 6
vervoLg van pagina 1
delen met zich mee, te beginnen bij een lagere contributie
en een betere service. Maar daarnaast worden er belangrijke
NBA: net als de accountant fusievoordelen op andere gebieden gerealiseerd. Zo bestond
er alleen bij het NIVRA een ledengroep ‘accountants in busi­
3.0 klaar voor de toekomst ness’, waar verschillende activiteiten voor werden georgani­
seerd. In de nieuwe situatie worden bijvoorbeeld ook voor
Dit wetgevend traject is momenteel in volle gang en AA’s die in het bedrijfsleven werken opleidingen en speciale
momenteel ligt de conceptwet bij de Raad van State. Via de evenementen georganiseerd.” Clement vult aan:
Tweede Kamer gaat de wet straks naar de Eerste Kamer, “Omgekeerd was er aan de NIVRA­kant weinig aandacht
totdat hij uiteindelijk bij de Koningin beland. “Als we alle voor het MKB, maar door de fusie en de ervaringen die
bijbehorende termijnen in acht hebben genomen en de NOvAA met zich meebrengt, krijgt MKB nu ook meer aan­
Koningin uiteindelijk haar handtekening zet, dan is de wet dacht aan NIVRA­zijde.”
– en dus ook de fusie ­ een feit”, zegt Dekkers. “Dit traject
alleen al duurt minimaal anderhalf jaar en zoals het er nu Zorgen
uitziet, gaat het zelfs twee jaar duren.” Ook al brengt de fusie een hoop voordelen met zich mee,
NIVRA en NOvAA wachten daar niet op en zijn al aan het toch werd er door de leden van beide beroepsorganisaties in
voorsorteren op de formele fusie. “Sinds januari 2010 wordt het begin wat sceptisch naar gekeken. Zo waren de NOvAA­
er ook al gezamenlijk vergaderd, waardoor we heel snel leden bang dat de belangen van de MKB­accountant in
elkaars onderwerpen hebben leren kennen. Op 29 november gevaar zouden komen en de grote en middelgrote kantoren
Fotografie: Martine
2010 zijn we samen naar één pand in Amsterdam verhuisd zouden gaan overheersen. Aan de NIVRA­kant bestond de
met als gevolg dat ook heel snel de financiële zaken met zorg dat de RA­titel zou gaan verwateren en wellicht op den
elkaar vermengd konden worden”, aldus Clement. duur zou komen te vervallen. Daar hoeven de leden zich nog
geen zorgen over te maken, volgens Dekkers. “Er is wel even Ruud Dekkers
Ledengroepen sprake geweest dat er op termijn nog maar één accountant
“Omdat we eigenlijk nu al zorgen dat de fusie operationeel zou zijn. Maar vanuit de markt is er heftig op deze discussie doen. De zogenaamde ‘poortwachtersfunctie’ van de
is, door invulling te geven aan praktische zaken, hoeven we gereageerd en dat is het Ministerie van Financiën ook zeker accountant wordt verder verbreed.”
straks eigenlijk alleen nog maar te wachten op de formele niet ontgaan. Wij zullen ons in ieder geval als NBA sterk
goedkeuring van de wet.” Zo zijn Dekkers en Clement blijven maken voor het behoud van de twee titels, die heb­ Accountant: naast historische cijfers ook toekomstige
momenteel druk bezig met het vormen van de besturen van ben tenslotte aantoonbare waarde.” cijfers belangrijk
vier nieuwe ledengroepen die zullen worden onderscheiden Er komt dus minder focus op alleen de jaarrekening te lig­
binnen de NBA: openbare accountants; intern­ & overheids­ De zorg dat de MKB­accountant overschaduwd zou worden gen en des te meer focus op de stakeholders, die het belang­
accountants; accountants in business en inactieve accoun­ door grote en middelgrote kantoren begrijpt Clement wel, rijk vinden dat een organisatie aan bepaalde voorwaarden
tants. Deze ledengroepen krijgen, doordat ze een eigen maar is volgens haar onterecht. “Als NBA kunnen we juist voldoet. “De accountant zal dus controleur blijven, maar zal
bestuur hebben, meer zelfstandigheid en meer een eigen meer doen voor de MKB­kantoren. De angst zit vooral bij de zich veel meer op de toekomst richten”, aldus Dekkers. “Niet
identiteit. kleinere MKB­kantoren. Maar wij komen daarvoor bewust alles wat misgaat kun je terugvinden in de jaarrekening.
naar afdelingsvergaderingen, vertellen ons verhaal en luis­ Risicomanagement, kwaliteitsbeheersing en compliance
Fusievoordelen voor de leden teren naar deze kantoren. Daarnaast hebben we een aparte zijn allemaal dingen die een toekomstige werking hebben
Maar wat hebben de leden van beide bureauorganisaties nu bestuursportefeuille MKB.” Dekkers vult aan: “Je moet het en dat is juist belangrijk. Men verwacht in toenemende
eigenlijk aan de fusie? Dekkers: “De fusie brengt veel voor­ eigenlijk zo zien: met deze fusie hebben we het beste van mate dat de accountant daar iets over zegt.”
beide partijen samengevoegd en alle slechte dingen de nek
omgedraaid.” En daarbij speelt software een grote rol, vindt Clement. “Met
behulp van bijvoorbeeld een prognose tool in software zal de
Accountant 3.0 – blik op de toekomst accountant steeds beter kunnen beoordelen wat de cijfers
De twee voorzitters zien in de toekomst een veranderende van de jaarrekening betekenen voor de toekomst van de
rol voor de accountant weggelegd. Dekkers vertelt: “De rol onderneming. Hij zal op een andere manier bij de klant zit­
van de accountant zal veranderen, al zie je aan de MKB­kant ten en ook toekomstscenario’s met de klant bespreken.”
een hele andere ontwikkeling dan bij grotere bedrijven. Bij
de laatste groep zie je een paar algemene ontwikkelingen. Vertrouwen
De opleiding verandert, compliance wordt steeds belangrij­ Door deze ontwikkelingen wordt het werk van de accoun­
ker omdat bedrijven steeds meer met wet­ en regelgeving te tant uiteindelijk alleen maar leuker volgens Dekkers. Beide
maken hebben. Ook wordt de rol van ICT steeds belangrijker voorzitters zien daarnaast de toekomst van de NBA met ver­
en complexer. Maar wat je ook ziet is de verbreding van de trouwen tegemoet. Dekkers: “Als NBA denken wij net als ‘de
functie van de accountant. Traditioneel doet een accoun­ accountant 3.0’ in de toekomst. Met één beroepsorganisatie
tant de controle van de jaarrekening, inmiddels zijn we zo zijn we nog beter in staat om in de toekomst nog meer voor
ver dat we ook de controle van de (half­)jaarcijfers doen en elkaar te krijgen.” Clement: “Deze fusie creëert een transpa­
worden er zelfs MVO­ en ondernemersverslagen geschre­ rante en doelgerichte beroepsorganisatie, waarin collectieve
Fotografie: Martine
ven. We kijken ook meer en meer naar niet­financiële infor­ belangen effectiever behartigd zullen worden. Als straks de
matie. Daarnaast is het zo dat bedrijven die een verklaring nieuwe wet en dus de fusie een feit is, kunnen de accoun­
ontvangen van een accountant, door het publiek worden tants rekenen op hun vertrouwde beroepsorganisatie, alleen
Diane Clement gezien als bedrijven die aan bepaalde randvoorwaarden vol­ dan met nog meer voordelen.”
NBA: Facts & Figures
• Door de fusie ontstaat een beroepsorganisatie van ruim 20.000 accountants,
bestaande uit 14.000 nivra-leden en 6.500 novaa-leden;
• De titels RA en AA blijven naast elkaar bestaan;
• In de nieuwe organisatie zijn straks vier ledengroepen herkenbaar: openbare
accountants, intern- & overheidsaccountants, accountants in business, inactieve
accountants;
• Een belangrijk uitgangspunt is het behoud van een brede, pluriforme PBO voor alle
accountants;
• De vier nieuwe beleidsdoelstellingen van NBA zijn:
- Kwaliteitsbevordering van het accountantsberoep
- Hoogwaardige educatieve standaard
- een beroep dat met één stem spreekt
- garanderen van continuïteit binnen de beroepsgroep

3. e-novation4u - apriL 2011 - Jaargang 6 3
Meeuwsen Ten Hoopen: van accountant
naar accountadviseur met UNIT4
Martin van As: “We kunnen klanten het hele jaar door van doortimmerd advies voorzien.
de machinerie staat er tenslotte.”
Zestig jaar geleden begon Meeuwsen Ten Hoopen als een klein administratiekantoor in Emme- onze mensen veel uitleg gaven. Zo waren we snel in staat
het pakket te begrijpen en konden we er ook zelf invulling
loord. Nu is het een van de vijftien grootste accountants- en belastingadvieskantoren van Neder-
aan geven.” De projectgroep liep niet tegen onmogelijkhe­
land. Vanuit 15 vestigingen bedienen de 550 medewerkers klanten op het gebied van accountancy, den aan: “Hierdoor konden de medewerkers van UNIT4
belastingadvies, corporate finance en werkgeversdiensten. Het bedrijf hecht sterk aan het regio- eigenlijk zeer snel afstand nemen. Al met al een compli­
ment aan onze mensen en UNIT4.”
nale netwerk, heeft in Noord- en Midden-Nederland een groot klantenbestand en kent de markt
dan ook als geen ander. Dat wordt onderschreven door een onafhankelijk klanttevredenheidson- De uitrol van het pakket vormde een nieuwe uitdaging. Op
derzoek van het zakenblad Incompany: Meeuwsen Ten Hoopen behaalde er in 2008 de hoogst elk van de vijftien vestigen van Meeuwsen Ten Hoopen
werd in de daarop volgende periode een ‘power­user’ uitge­
haalbare positie.
breid klaargestoomd om met de programma’s te werken.
Vervolgens kregen alle medewerkers gedurende een dag een
Martin van As begon in november 2009 als directeur bij al snel op UNIT4. “We werkten natuurlijk al met ze, maar opleiding. De volgende dag was de overstap al geklaard en
Meeuwsen Ten Hoopen. Voor het eerst in de geschiedenis het is ook een grote speler in de markt. Met hun oplossing fungeerde de power­users waar nodig als vraagbaak.
van het bedrijf was de directeur geen aandeelhouder. “Ook hadden ze een heel net plaatje. De pakketten die we wilden
voor de aangetrokken financieel directeur Tim Fennema hebben, stonden goed op de rails. Ik zag daarbij geen arro­ De training vond plaats kort voordat de jaarrekeningen van
gaat dat op. Wij vormen de financiële en operationele kant gantie, maar juist een positieve grondhouding. de klanten opgemaakt moesten gaan worden. “Het is een
van het bedrijf. Dan is er nog een driehoofdelijk bestuur van Desalniettemin zijn er nog wel delen van het gehele plaatje tip aan alle andere kantoren om in zo’n zelfde periode over
aandeelhouders. We doen het dus met zijn vijven.” van UNIT4 die we nog verder moeten invullen of afronden. te stappen”, vertelt Van As. “Train je in mei, dan zakt alle
Het verhaal snelt de realisatie soms wel eens vooruit.” kennis weg omdat het seizoen dan net voorbij is. De eerste
Van As en Fennema hebben een duidelijke visie op de kan­ jaarrekening was nu nog moeilijk en na drie of vier ging het
sen die zich binnen de accountancymarkt voordoen. “Wij Backbone stukken makkelijker.” Niet dat het de rest van het jaar rusti­
kijken naar de concurrentie en zien dingen in de markt die Voor de implementatie moest het pakket nog in detail wor­ ger wordt: “We kunnen klanten het hele jaar door van door­
je niet moet laten passeren.” Automatisering bijvoorbeeld. den toegesneden op de specifieke klantbehoeftes van timmerd advies voorzien, denk hierbij aan tussentijdse
Meeuwsen Ten Hoopen werkte al met UNIT4 Audition én Meeuwsen Ten Hoopen. Bijvoorbeeld zorgen dat modellen cijfers en prognoses. De machinerie staat er tenslotte.”
UNIT4 Salaris. In september 2010 volgde uitbreiding met en rapporten zo goed mogelijk bij de klant passen, en ook op
UNIT4 Auditor en UNIT4 AccountAnalyser. De uitbreiding termijn bij de wensen van de klant blijven aansluiten. “Een overgang naar accountadviseur
biedt grote synergie voor de vele honderden klanten. notariskantoor en paardenhandelaar moeten in de jaarreke­ Branchegenoten waren volgens Van As aanvankelijk scep­
ning bijvoorbeeld branche­eigen termen teruglezen. Het is tisch over de overstap, maar de hele operatie van aanschaf
efficiënter werken een enorm voordeel wanneer deze automatisch en integraal naar gebruik was in een half jaar afgerond. “Ik ben trots op
Veel jaarrekeningen werden bijvoorbeeld nog opgemaakt door te voeren zijn. Ook in het model van de jaarrekening het resultaat. Er is een enorme synergie ontstaan. Het eer­
door het doorworstelen van spreadsheets. Zeer tijdrovend en zagen we verbeteringen en die zijn doorgevoerd.” ste jaar zal het nog niet enorm veel schelen, maar volgend
de klant wil daar niet meer voor betalen. “De klant van nu jaar kunnen we daar echt een aanzienlijke hoeveelheid uren
wil een kloppende jaarrekening voor een scherpe prijs. Deze flexibiliteit helpt Meeuwsen Ten Hoopen niet alleen op besparen.”
Bieden we dat niet, dan stappen klanten over naar iemand maatwerk te leveren aan zijn klanten, het zorgt er door zijn
die dat wel biedt”, aldus Van As. Het pakket leest informatie compatibiliteit met veel andere software ook voor dat Het bedrijf ziet een grote toekomst in advisering en gaat
in en komt snel met een juiste en compleet geanalyseerde UNIT4 gemakkelijk met andere programma’s ‘samenwerkt’: zich daar de komende jaren op richten. “Het is een overgang
jaarrekening. “En de computer denkt bovendien zwart­wit, “Als aangifteprogramma gebruiken we nu nog andere soft­ van accountant naar accountadviseur. De klant op elk
waar een persoon nog weleens iets over het hoofd zou kun­ ware. UNIT4 geeft slim ondersteuning in de door ons aan­ mogelijk gebied bedienen. Daarbij horen veel trainingen op
nen zien.” Efficiency gegarandeerd dus. geschafte software. Dat maakt het tot een prima backbone.” het persoonlijke vlak, maar ook het benodigde gereedschap.
UNIT4 is daarbij met zijn software een belangrijke partner.”
In de zoektocht naar een softwarehuis zat Meeuwsen Ten Uitrol
Hoopen met meer partijen om tafel. “Ik kende UNIT4 voor Een toegewijde projectgroep van medewerkers ging met de
mijn komst naar Meeuwsen Ten Hoopen alleen van naam implementatie aan de slag. Ook UNIT4 zette fors in. “Er
en had dus een frisse blik”, verklaart Van As. Zijn keuze viel waren op onze locaties consultants van UNIT4 aanwezig die
Kom naar de UNIT4
Accountancy Tour en
maak kennis met het
nieuwe online
samenwerken
Kijk voor meer informatie en
aanmelden op:
www.unit4.nl/accountancytour
17 mei gelredome, arnhem
19 mei amsterdam arena
24 mei de Kuip, rotterdam
26 mei philips stadion, eindhoven
7 juni abe Lenstra stadion, Heerenveen
9 juni rat verlegh stadion, Breda Martin van As

4. 4 e-novation4u - apriL 2011 - Jaargang 6
Hoe ook een klein kantoor goed geautomatiseerd kan zijn
AKZ Accountants en Belastingadviseurs kan dankzij totaaloplossing van UNIT4 snel
inspelen op de veranderende markt
Rini Zwambach AA/CB ziet de markt veranderen. Steeds meer ondernemers willen weten hoe het bedrijf er volgend jaar bij staat en advies hoe te
handelen in plaats van terugkijken op de achterliggende periode. De directeur van AKZ Accountants & Belastingadviseurs vindt dat de basis: fiscaal en
lonen goed moet zijn maar hij ziet een verschuiving van administratief naar advieswerk. Het kantoor uit Houten kan mee met de veranderende
vraag, want het wordt hierin gesteund door een goede automatisering.
“Veel klanten zijn benieuwd wat de effecten zijn van het medewerkers betrokken bij de implementatie omdat ik wilde
doen van een investering, een verandering in het perso­ dat ze snel de software zouden leren kennen”, aldus
neelsbeleid of het omzetten van de ondernemingsvorm en Zwambach. Dit pakte goed uit. Op 1 januari 2010 ging AKZ
kloppen aan voor advies hierover”, zegt Zwambach. “Het live met lonen en stapsgewijs is afgelopen jaar de rest van de
maken van prognoses en tussentijdse rapportages vormt softwarepakketten geïmplementeerd en geoptimaliseerd,
een steeds groter deel van onze werkzaamheden. Deze kun­ hoofdzakelijk door eigen mensen, af en toe werd een consul­
nen we snel verzorgen, mede dankzij UNIT4 Audition.” tant van UNIT4 ingeschakeld voor advies. Rini Zwambach
verwacht dit jaar de eerste vruchten van de totaaloplossing te
Zelfstandig kunnen plukken. “We denken op tussentijdse rapportages
Fotografie: van ekdom
Ondanks de economische crisis die de klanten (voorname­ 2 ­ 3 uur tijdwinst te kunnen boeken. Door de koppeling tus­
lijk logistieke dienstverleners en detaillisten) zwaar treft sen UNIT4 Audition en UNIT4 Accounting is het mogelijk
gaat het goed met AKZ Accountants & Belastingadviseurs. snel gegevens uit te wisselen, wat flink tijd zal schelen.”
Het kantoor is in 2003 opgericht en tot en met 2008 onder­ Rini Zwambach
deel geweest van Huibers Accountants & Belastingadviseurs. Persoonlijke benadering
De heer Huibers kondigde in 2008 aan over enkele jaren met wilde. “Ik heb overwogen om of verschillende pakketten te AKZ Accountants en Belastingadviseurs wil doorgroeien
pensioen te gaan. Zwambach, die de vestiging in Houten nemen of te kiezen voor de totaaloplossing”, zegt naar circa tien personen. Met dit aantal personen verwacht
leidde, is toen zelfstandig verder gegaan. Huibers Zwambach. Ik koos voor het laatste vanwege UNIT4 Rini Zwambach de huidige persoonlijke benadering te kun­
Accountants & Belastingadviseurs stond in 2007 op het punt Audition waarmee ik al werkte én omdat ik graag één aan­ nen behouden. Automatisering moet blijven bijdragen aan
om de automatisering aan te pakken aangezien er gebruik spreekpunt wilde hebben voor alle software.” verdere efficiency om goede dienstverlening te kunnen blij­
werd gemaakt van een lappendeken aan applicaties. Het ven bieden en de snelheid waarmee werkzaamheden moe­
kantoor was overtuigd geraakt van de voordelen van de In twee groepjes van drie medewerkers en onder begeleiding ten worden afgerond aan kunnen. Zwambach: “Dit jaar
totaaloplossing van UNIT4. Door de afsplitsing van Huibers van een consultant van UNIT4 is in november 2009 gestart staat in het teken van de verdere optimaliseringslag en in
Accountants & Belastingadviseurs stond ook Zwambach met de gefaseerde implementatie van de UNIT4 Business 2012 gaan we kijken of we online boekhouden gaan aanbie­
voor de keuze welke richting hij met de automatisering op Suite, UNIT4 Fiscaal en UNIT4 Salaris. “Ik heb bewust de den en of we cliëntportalen gaan inzetten.”
“De klant zo snel mogelijk weer aan het werk helpen” Grant Thornton en Felix
interview met remco Brand, teamleider support unit4 Business suite Accountants verzorgen SBR-
kredietrapportages met UNIT4
Accountancysoftware moet betrouwbaar zijn en de werkzaamheden van de accountant onder- software verbetert en versnelt
steunen. Maar software blijft mensenwerk. De Servicedesk van UNIT4 Accountancy doet er alles communicatie met banken, KvK en
aan om vragen over de software zo snel en zo goed mogelijk op te lossen. Vanaf deze editie van Belastingdienst
E-Novation4U een kennismaking met de mensen achter de schermen.
Accountants­ en Advieskantoor Grant Thornton en Felix
Remco verzorgt 2e en 3e lijns support op UNIT4 Fiscaal en gebruiker door het pakket te loodsen, indien nodig nemen Accountants hebben de SBR­tool UNIT4 SBR en de digitale
Declaratie en is teamleider UNIT4 Business Suite. Hij werkt we van afstand het werkstation over of sturen de oplossing communicatietool UNIT4 DigiPoort in gebruik genomen.
zes jaar bij UNIT4 Accountancy en kent elke vezel van de via de Selfservicesite. Hiermee hebben zij begin april hun eerste succesvolle SBR­
software die hij onder zijn hoede heeft. Zijn missie: de klant kredietrapportages naar banken verzonden.
zo snel mogelijk weer aan het werk helpen. Is elke vraag helder als die jou bereikt?
“Indien vragen via de Selfservicesite binnenkomen, zijn ze Met de lancering van de Bankentaxonomie 2011 zijn zowel
Wat je sterkste eigenschap als troubleshooter? vaak helder geformuleerd. Dit komt doordat de gebruiker Grant Thornton als Felix Accountants zich gaan verdiepen
“Het is belangrijk om begrip te tonen voor de situatie en aangezet wordt tot nauwkeurig formuleren. Bij opmerkin­ in de elementen van een succesvolle kredietrapportage.
tegelijkertijd de vraagstelling objectief te benaderen vanuit gen die via de mail of per telefoon binnenkomen, moet ik Omdat veel van de uitgevraagde gegevens in UNIT4­
je eigen kennis van het pakket. Uit ervaring kunnen we vaak vaak doorvragen om de juiste oplossing voor te kunnen stel­ applicaties aanwezig zijn en digitaal doorgezet kunnen
goed inschatten dat een vraag onderdeel is van een groter len. Dit is helemaal niet erg maar we kunnen als worden naar de bank, was het voor beide accountantsorga­
geheel, waarbij we graag meedenken voor de beste oplos­ Servicedesk beter en sneller helpen als vragen via de nisaties een logische stap om voor UNIT4 te kiezen.
sing. De meeste vragen los ik per telefoon op door de Selfservicesite binnenkomen.”
UNIT4 SBR verzamelt automatisch alle gegevens die voor­
Wat is het meest complexe probleem dat je hebt opgelost? handen zijn binnen het accountantskantoor. Deze gegevens
“Een kantoor werkte met een terminal server en daar kunnen worden ingelezen, gecontroleerd en eventueel
gebeurde iets heel vreemds wat we nog niet eerder bij de worden aangevuld. Met UNIT4 DigiPoort worden vervolgens
kop hadden gehad. Het kwam ook maar bij een medewerker de verzendingen en retourberichten naar alle uitvragende
voor, de rest kon normaal werken. De oorzaak bleek te lig­ partijen (Kamer van Koophandel, Belastingdienst en
gen in het feit dat bij een tikfout, het pakket ook een geluid banken) gedaan.
kon geven. De terminal server probeerde dit geluid door te
sturen naar het lokale werkstation en hier trad het conflict Herman de Jonge, algemeen directeur UNIT4 Accountancy:
op. Na het aanmaken van een nieuw profiel dat “Door de ontwikkeling van deze twee tools is de impact van
Windowsgeluiden niet afspeelt, was het probleem verhol­ de Bankentaxonomie voor onze klanten gelukkig niet groot.
pen. Voor mij was dit een interessante case en de gebruiker Zij kunnen de kredietrapportage eenvoudig, snel en veilig
was enorm blij dat het was opgelost.” digitaal doorzetten naar de bank. Dit verkort de doorlooptijd
van een kredietaanvraag en een kredietrevisie bij de bank.
Wil je nog iets kwijt aan de gebruikers? We zijn blij dat onze eerste klanten dit nu ook in de praktijk
“Ik ervaar regelmatig dat lang niet alle mogelijkheden die in hebben ondervonden.”
UNIT4 Business Suite zitten, optimaal worden benut. Het
pakket is dusdanig flexibel dat het helemaal naar wens is in Felix Accountants heeft op donderdag 7 april 2011 al de
Fotografie: studio 7
te richten. Het loont dan ook de moeite om aan de hand van eerste goedgekeurde kredietrapportages naar de drie ban­
consultancy of een klassikale training de kennis op te fris­ ken verzonden. Grant Thornton kreeg maandag 18 april zijn
sen. De geïnvesteerde tijd zal de gebruiker direct terug zien goedkeuring op de ingediende kredietrapportages.
Remco Brand in het efficiënter kunnen werken. ”

5. e-novation4u - apriL 2011 - Jaargang 6 5
“Tachtig procent van accountancy kan
geautomatiseerd worden”
software unit4 helpt Zaltbommelse adviesorganisatie met verregaande digitalisering
Laagdrempelig, maar toch mee kunnen praten ook automatisch in de financiële administratie verwerkt. En
dat geldt ook voor gegevens uit de personeelsadministratie,
op het niveau van een ondernemer. Dat is de
die kunnen worden overgezet in onze accounting­program­
filosofie van FSV Accountants + Adviseurs BV, ma’s. Een ander voordeel van de software van UNIT4 is dat
een adviesorganisatie uit Zaltbommel, met we daarmee automatisch aan alle accountancy­regels vol­
doen. We maken daarom steeds meer gebruik van standaar­
vestigingen in Amsterdam, Tiel en Waalwijk.
disering en minder van maatwerk in de oplossingen van
Het grootste deel van de adviseurs bij FSV UNIT4.” Daarnaast maakt FSV steeds meer gebruik van de
werkt in de accountancy, maar ook fiscale portal van UNIT4 Accountancy, omdat een groeiend aantal
klanten vraagt om een digitale versie van hun jaarrekening.
advisering, juridische advisering, personeelsad-
Hogenbirk: “Dat geldt ook voor UNIT4 Salaris: van de 600
visering, administratieve dienstverlening en bedrijven waar we nu de salarisverwerking voor doen,
financiële planning maakt deel uit van het maken er 130 gebruik van de portal.”
dienstenpakket.
Digitalisering
All-round bedrijfsadvies Deze digitalisering zal volgens Hogenbirk in de toekomst
De traditionele rol van de accountant is volgens FSV dan ook alleen maar verder doorzetten. “Ik denk dat onze praktijk er
sterk aan het veranderen. Een accountant is niet meer de over vijf jaar compleet anders uit ziet. Zelf kijken we nu naar
Fotografie: Levin de Boer
adviseur die een keer per jaar langskomt om de jaarrekening de invoering van de paperless office. Het is nu al vrij normaal
door te nemen, maar is een all­round bedrijfsadviseur die om je belastingaangifte digitaal in te vullen en geen papieren
klanten helpt met alle vragen en uitdagingen, tot aan de bankafschriften meer te ontvangen, maar ook inkomende en
bedrijfsoverdracht na het pensioen. De verregaande digitali­ uitgaande facturen kunnen digitaal verwerkt worden.”
sering die FSV heeft doorgevoerd met de software van Geurt Hogenbirk
UNIT4, helpt daarbij. Steeds meer taken kunnen digitaal Dat zorgt tegelijkertijd voor een behoorlijke omslag in het
worden uitgevoerd, klanten hebben via een portal toegang Geïntegreerde processen werkgebied van een kantoor als FSV. “Het traditionele vak
tot documenten als jaarrekeningen, personeelsdossiers en FSV werkt al lange tijd met UNIT4 Audition en in 2006 en van een accountant kan voor tachtig procent geautomati­
facturen. Voor de accountants van FSV blijft daardoor meer 2007 kwamen daar respectievelijk UNIT4 Auditor en UNIT4 seerd worden, door het digitaal inlezen van bankafschriften
ruimte over om advies te geven op strategisch niveau. Salaris bij. In november 2010 werden aan dat rijtje UNIT4 en facturen. Hierdoor hoef je niet meer te wachten met het
AccountAnalyser en UNIT4 Client Portal toegevoegd. “We opstellen van de jaarrekening tot het eind van het jaar,
De klanten van FSV bevinden zich voornamelijk in het mid­ merkten dat het steeds belangrijker voor ons werd om de maar kun je ook tussentijds met een klant om tafel gaan
den­ en kleinbedrijf: handels­ en industriële ondernemin­ verschillende oplossingen te integreren, aldus Hogenbirk. zitten om de cijfers te bekijken. De jaarrekening zal nooit
gen en bedrijven in de dienstverlenende sector. Ook werkt “Voorheen kozen we steeds per oplossing voor een andere verdwijnen, maar door de digitalisering kunnen we onze
FSV voor non­profitorganisaties, de agrarische sector, vrije leverancier, maar dat werkte niet, omdat pakketten vaak klanten steeds meer van advies voorzien buiten de boek­
beroepsbeoefenaren en particulieren. Het adviesbureau telt niet goed genoeg communiceerden.” houding. Die moderne rol wordt ook van ons verwacht. We
115 medewerkers, waarvan tien directeur­eigenaren. willen voor onze klant een one­stop­shop zijn, op het gebied
Volgens Geurt Hogenbirk, één van de directeuren, past dit in Dat is nu wel anders: “Met de software van UNIT4 kunnen van accountancy, fiscale advisering, juridische advisering,
de filosofie van het bedrijf: “We willen graag als onder­ we nu het hele proces van de boekhouding verzorgen, tot en personeelsadvisering, administratieve dienstverlening en
nemer met de ondernemer­klant aan tafel zitten, om zo met de jaarrekening en belastingaangifte. Als we nu bijvoor­ financiële planning. Het gebruik van de oplossingen van
onze eigen ervaringen als ondernemer te kunnen delen”. beeld een correctie maken in de jaarrekening, dan wordt deze UNIT4 helpt ons daar in.”
CoLuMn
Het nieuwe denken
avondindeling gaat veranderen. Maar helaas, een mens Ik was onlangs in het zalencomplex van ‘Van der Valk’ langs
verandert niet eenvoudig. Zeker niet door externe prikkels! de A4. In een zaal naast mij werd een commerciële cursus
gegeven aan accountantsmedewerkers van een kantoor
toch wil ik een lans breken voor ‘Het nieuwe denken’ voor dat in de top-tien van de lijst staat.
accountantsmedewerkers: niet alleen verstrekken waar de Deze medewerkers weten dat commercieel denken geen
klant om vraagt, maar ook leveren wat de klant nodig besmet begrip is, maar juist het middel om de klant beter
heeft! Klinkt vanzelfsprekend hè? De ondernemer staat van dienst te zijn. Maar met het geven van een cursus
immers centraal, zo claimen veel kantoren. Maar als ik met alleen bent u er niet! Je kunt een paard wel naar het water
Hr-functionarissen van accountantskantoren spreek, krijg leiden, maar je kan het niet dwingen te drinken. de
ik keer op keer te horen dat de medewerker uitsluitend de medewerker moet een interne prikkel krijgen om te
dingen doet, waar de klant om vraagt. proactief mee- veranderen.
denken en handelen, vindt men commercieel en niet
passen bij zijn werk! de Hr-medewerker die ik onlangs sprak, vertelde mij dat
een belangrijk selectiecriterium voor nieuwe medewerkers:
Als ik aan de accountants(medewerkers) vraag voor wie ze ‘klantgericht/commercieel denken’ is. “de rest kunnen we
U en ik zijn de afgelopen jaren uitgebreid geïnformeerd er zijn, dan krijg ik of het antwoord ‘voor de cliënt’ of ‘voor ze wel bijleren”, zo werd mij onthuld.
over de mogelijkheden van ‘het nieuwe werken’. toch staan de maatschappij’. Beide antwoorden zijn heel mooi, alleen Ik zou graag een keer met allerhande deskundigen, zowel
we in dezelfde files op dezelfde tijdstippen, want we willen wordt er niet altijd naar gehandeld. Met een goede theoretisch als praktijkgeschoold, willen debatteren/
tussen 8:00 en 9:30 uur wel op de zaak zitten. Tijdens prognose of een liquiditeitsoverzicht bijvoorbeeld kunt u brainstormen over de juiste interne prikkel om de mede-
schoolvakanties zijn de files nagenoeg verdwenen en ga ik voorkomen dat de klant in zwaar weer terecht komt. Maar werker te laten veranderen! Misschien wel een onderwerp
met extra plezier naar mijn werk. Ik neem nooit vrij tijdens als u deze informatie niet levert, omdat de klant er niet om voor een tweet­up over ‘Het nieuwe denken’?
schoolvakanties, want ik wil genieten van het filevrij rijden. gevraagd heeft, dan lijden zowel de cliënt als de maat­
Overdag zijn de sportscholen nagenoeg leeg en stromen na schappij hieronder. om maar niet te spreken over het
17:30 uur vol. Bij het nieuwe werken zit echter de verlies voor het accountantskantoor! Misschien is het wel
mogelijkheid om overdag privézaken te doen. De sport­ uw sociale plicht om deze informatie aan te leveren, dat is
Martin van Vliet
scholen hebben zelfs ‘overdagabonnementen’ voor half niet commercieel, dat is de klant centraal stellen. Willen we
Reageren? Martin.van.Vliet@unit4.com
geld geïntroduceerd om u zover te krijgen dat u de dag­ en dat niet allemaal!

6. 6 e-novation4u - apriL 2011 - Jaargang 6
WAT SPEELT ER VANDAAG?
Accountancynieuws houdt u op de hoogte van alles wat speelt in
de branche en signaleert trends al in een vroeg stadium. Elke dag.
Dagelijks actueel nieuws via accountancynieuws.nl
Twee keer per week een update via de e-zine
Tweewekelijks het vakblad bij u in de bus, met nieuws, vaktechniek, analyses,
reportages en ontmoetingen met mensen uit de praktijk
Interessante discussies met vakgenoten via de Accountancynieuws Linkedin groep
Volg Accountancynieuws ook via Twitter: twitter.com/accountancynws
Jaarlijks in oktober de Accountancynieuwsdag, hét event voor de accountancybranche
Accountancynieuws, de onmisbare nieuwsbron voor elke accountancyprofessional die zijn
vak serieus neemt. Meld u vandaag nog aan op www.accountancynieuws.nl
2 - W E K E L I J K S VA K B L A D ONLINE EVENTS
klu11000_AN_trends262x370.indd 1 15-03-2011 14:25:36

7. e-novation4u - apriL 2011 - Jaargang 6 7
Social media binnen accountancy:
een kwestie van doen
Dat social media een hot topic is, kun je gerust een understatement noemen; voer de term in bij Google en je krijgt meer dan 180 miljoen resultaten,
heb een gesprek met een ondernemer en de kans is groot dat het onderwerp ter tafel komt. Niet zo gek, want social media spelen een steeds gro-
tere rol in ons privé- en werkende leven en dat biedt volop zakelijke mogelijkheden. Zo ook voor accountants en belastingadviseurs.
De term social media wordt gebruikt als verzamelnaam voor hem als accountant kunnen bieden. “Ik maakte kennis met
alle internettoepassingen die het hun gebruikers mogelijk Twitter, zonder dat ik wist wat de term ‘social media’ pre­
maken informatie met elkaar te delen. Deze informatie cies inhield. Dit laatste is volgens mij ook niet zo belangrijk,
wordt in veel verschillende vormen aangeboden, van tekst het gaat erom wat je ermee kunt. Na het aanmaken van
en geluid tot beeld. Een belangrijk kenmerk van social mijn account ging ik er gewoon mee aan de slag en ont­
media­platformen is hierbij dat ze vrijwel altijd interactief dekte gaandeweg dat er ook veel collega’s en relaties waren
zijn; gebruikers kunnen reageren op elkaars bijdragen en te vinden op Twitter, die ik met mijn account zou kunnen
hebben op deze manier de mogelijkheid om met elkaar in bereiken.”
contact komen, en zo onderdeel uit te maken van elkaars
online sociale netwerk. De zakelijke mogelijkheden zitten voor Bosman vooral in
het overbrengen van zijn expertise. Hij zet hiervoor met
Zakelijke mogelijkheden name zijn Twitter­ en LinkedIn­account in. “Via Twitter en
Het aanbod aan social media­platformen is inmiddels LinkedIn profileer ik mezelf als een accountant die betrok­
enorm. Iedere week komt er wel weer een aantal nieuwe ken is bij zorginstellingen. Dit doe ik door simpelweg mijn
platformen bij. Ditzelfde geldt voor het aantal gebruikers kennis en ervaringen online te delen. Je merkt dan dat er
van social media. Uit een eind 2010 door TNS NIPO uitge­ vanzelf reacties komen en je netwerk zich uitbreidt.”
voerd onderzoek bleek dat maar liefst 74% van de online Ook Richard de Bruin, eigenaar van ROZA accountants en
actieve Nederlanders ook te vinden is op een online sociaal adviseurs, ziet volop mogelijkheden met social media voor
netwerk, waarvan 28% deze media dagelijks gebruikt. De accountancy. “Door actief te zijn op social media ontstaat
meest gebruikte social media in Nederland beperken zich een online netwerk, dat zich steeds verder uitbreidt.
tot vier grote platformen: Hyves (8,5 miljoen Nederlandse Daarnaast kun je ook volgen wat klanten en prospects die
leden), Facebook (3 miljoen leden in Nederland), Twitter actief zijn op deze platformen bezighoudt. Je komt geregeld
(circa 400.000 Nederlandse gebruikers) en LinkedIn (meer mensen tegen die op Twitter vragen stellen over bijvoor­
dan 2 miljoen leden in ons land). beeld hun belastingaangifte, waar je direct op in kunt spe­
len. Dit heeft ons al een aantal nieuwe klanten opgeleverd.”
Voor zakelijke doeleinden worden met name de laatste twee
netwerken veel ingezet, weet ook Arjan Bosman, accountant De Bruin begon vorig jaar met de ‘hashtag’ rozagroep op
bij CROP registeraccountants en belastingadviseurs. Twitter. Een hashtag – ofwel # – is een herkenningsteken
Bosman kwam zo’n twee jaar geleden privé in aanraking dat op Twitter wordt gebruikt om berichten te categorise­ Arjan Bosman
met social media en zag al snel de kansen in die deze media ren. Op deze manier zijn berichten op Twitter over in dit
geval ROZA makkelijk vindbaar en zie je bij een zoekop­ Zij kunnen monitoren wat er speelt binnen social media en
dracht op #rozagroep alle berichten over dit onderwerp. collega’s inspireren om ook actief te worden. Je ziet dat het
Inmiddels is ROZA actief met een bedrijfsaccount op dan vaak vanzelf gaat lopen.”
Twitter, een LinkedIn bedrijfsprofiel en via de individuele
accounts van medewerkers op Twitter en LinkedIn. “Dat Richtlijnen
werkt heel goed, ook voor de communicatie intern. Door bij­ Om ervoor te zorgen dat iedereen zich aan de spelregels van
voorbeeld collega’s van verschillende vestigingen te volgen, het bedrijf houdt, stelden CROP en ROZA een aantal korte
blijf ik voortdurend up­to­date van wat er speelt. social media­richtlijnen op. Deze zijn volgens De Bruin en
Binnenkort gaan we per vestiging een eigen Twitter­ Bosman zeker niet bedoeld om enthousiaste medewerkers
account opzetten, zodat we de klanten bij deze verschil­ restricties op te leggen, maar om op een positieve manier
lende locaties nog beter op de hoogte kunnen houden van structuur aan te brengen in alle activiteiten van hun orga­
ontwikkelingen die bij ons en in de markt spelen.” nisaties binnen social media. “Het gaat puur om algemene
fatsoensregels, zoals passend taalgebruik en het niet ver­
Stuwende factor melden van klantnamen”, licht Bosman toe. “Zo weet ieder­
Bij zowel CROP als ROZA zijn hun activiteiten op social een waar hij of zij aan toe is wanneer ze namens CROP
media ontstaan bij een kleine groep enthousiastelingen actief zijn binnen social media, zonder dat we een drempel
binnen de organisatie, die op eigen initiatief aan de slag zijn opwerpen.”
gegaan. Deze ‘kartrekkers’ blijken een belangrijke stuwende
factor bij het succesvol inzetten van social media voor De belangrijkste ingrediënten voor een succesvolle inzet
accountants­ en belastingadvieskantoren. Bosman: “Alles van social media voor accountants en belastingadviseurs
staat of valt eigenlijk met een groepje mensen die het leuk zijn echter heel eenvoudig: daadkracht en enthousiasme.
vinden om met dit soort media aan de slag te gaan. Het “Natuurlijk moet je medewerkers wat begeleiding meege­
helpt enorm als je medewerkers hebt die hier kansen zien ven en een kader plaatsen voor wat wel en wat niet kan”,
en ze willen grijpen.” vertelt De Bruin. “Wanneer je aan de slag gaat, blijkt het
Wanneer je deze groep mensen binnen je organisatie hebt allemaal niet zo ingewikkeld te zijn en vind je meestal van­
gevonden, is het volgens Richard de Bruin van ROZA van zelf je weg. De beste tip die ik kan geven voor het inzetten
belang om structuur aan te brengen in de social media­acti­ van social media is dan ook heel simpel; ga het gewoon
Richard de Bruin viteiten. “Wijs een aantal mensen aan die dit gaan bewaken. doen.”
Automatisch op de hoogte blijven
Ontvang ook automatisch onze digitale nieuwsbrief. Hierin informeren wij u over de ontwikkelingen
rondom onze software, support, trainingen en evenementen. Ook ontvangt u handige tips om nog meer
uit onze software te halen.
Meld u nu via www.unit4.nl/accountancynieuwsbrief

8. 8 e-novation4u - apriL 2011 - Jaargang 6
Rokade vier keer op rij genomineerd voor FD
Gazelle Award dankzij klantgerichte benadering
software van unit4 ondersteunt de supergroei van rotterdams kantoor
Rokade Advies is een fris advieskantoor dat dankzij een klantgerichte benadering al voor de vierde keer op rij genomineerd is voor een FD Gazelle
Award. Deze onderscheiding wordt toegekend aan snel groeiende ondernemingen. Om klantgericht te kunnen werken en door te kunnen groeien,
is het zaak dat processen op orde zijn. Rokade is er van overtuigd dat ICT hierbij het hulpmiddel is en gebruikt de totaaloplossing van
UNIT4 Accountancy en de boekhoudsoftware UNIT4 Multivers om dit te realiseren.
Rokade zag het levenslicht in 2002. Drie studenten: Robert cessen te stroomlijnen. UNIT4 DocumentManager wordt
en Laurent Knoops en Diederik Ruiter, die belastingaangif­ eveneens geïmplementeerd om de dossiers van de klanten
ten van bekenden deden en fiscaal en juridisch advies digitaal te archiveren en beschikbaar aan klanten te stellen
gaven, wilden hiervan hun broodwinning maken. Na een via de Client Portal. Ook volgt Rokade nadrukkelijk de ont­
begin op een zolderkamer en diverse verhuizingen werd in wikkelingen op het gebied van SBR. Alle software draait
2005 het huidige pand aan de Rotterdamse Maaskade vanuit een Fins datacenter en wordt daar ook beheerd.
betrokken. In november kwam Paul Westerhout erbij die Robert Knoops: “Dit hebben we gedaan zodat we onze soft­
een administratietak opzette. Behalve administratieve ware ook vanuit Finland kunnen benaderen. Het zou mooi
werkzaamheden voorzagen de vier hun klanten ook van zijn als de accountancysoftware ook in het Engels beschik­
bedrijfsadvies, alles vanuit een klantgerichte benadering. baar komt zodat straks ook Finse werknemers ermee kun­
“In een periode van vier jaar zijn we met 254 procent in nen werken.”
omzet gegroeid”, aldus Robert Knoops. “We zijn uitgegroeid Het Rotterdamse kantoor krijgt steeds meer vragen van
tot een one­stop­shop voor de ondernemer. Hij kan bij ons klanten die willen weten hoe hun onderneming er volgend
voor alles terecht. Als we bepaalde diensten zelf niet bieden, jaar bij staat. Paul Westerhout: “We zijn daarom zeer geïn­
Fotografie: BK2
kunnen we deze doorzetten naar specialisten als notarissen, teresseerd in UNIT4 Prognose waarmee we dankzij de ‘vijf
advocaten, juristen, enzovoort.” minuten prognose’ al iets kunnen zeggen over de toekomst
De vier vennoten van Rokade Advies van de klant. Binnen een uur zijn we in staat om drie tot
Negentig procent van de klanten bevinden zich in de regio vier scenario’s te schetsen.
Rijnmond maar ook daarbuiten. Recent is er bijvoorbeeld mond reclame bij ons gekomen. We merken dat door de
ook een klant bijgekomen uit Dwingelo. Daarnaast richt virtuele wereld het aantal contacten met de klant minder UNIT4 Prognose past in onze visie: de jaarrekening is niet
Rokade zich op Finland en is voornemens om in de hoofd­ wordt. Daarom hebben we het standaard jaargesprek weer terugkijken op de afgelopen periode maar het vertrekpunt
stad Helsinki een kantoor te openen. “Dit om Finse onder­ geïntroduceerd en daardoor ontstaat weer nieuwe voor de toekomst. Daarnaast kunnen we de prognosetool
nemers te adviseren die met Nederlandse bedrijven zaken business.” voor onze eigen onderneming inzetten. Bijvoorbeeld voor
doen”, aldus Knoops. “Een van onze partners heeft een Finse beantwoording van de vraag: wat betekent het vertrek
vrouw en is van plan zich in Finland te vestigen. Vandaar Digtaal vooruitstrevend van een partner voor de winstontwikkeling.”
dat dit een logische stap is.” Rokade is naar eigen zeggen altijd digitaal vooruitstrevend
geweest. Het advieskantoor neemt de inzet van ICT dan ook Volgend jaar weer genomineerd voor een FD Gazelle Award?
Rokade, wat een term uit de schaaksport is (zowel een zeer serieus. “Al in 2007 hebben we UNIT4 Multivers Online “Die kans is zeer groot. We zijn goed op weg. Tijdens de uit­
verdedigende als aanvallende zet), heeft recent een trust ingezet voor de administratie van onze klanten”, zegt reiking van de award afgelopen jaar sprak ik iemand van
licentie gekregen van De Nederlandsche Bank. Hierbij kan Knoops. “Hoewel nog maar 5 procent de administratie zelf Graydon die me zei dat ons bedrijf een uitstekende rating
het buitenlandse klanten in Nederland helpen om een zaak online doet, willen we de mogelijkheid wel bieden. Daarvoor heeft. Daarnaast doen we mee aan een concept in
succesvol van de grond te krijgen. maakten we al gebruik van UNIT4 Accounting en UNIT4 Rotterdam: Droomstart. Samen met de Rabobank facilite­
Audition. We gebruiken daarnaast de Business Suite met ren we jonge ondernemers om hun zaak op te starten.
Hoe zijn jullie zo gegroeid? declaratie, relatiebeheer en fiscaal. Vooral declaratie vergt Indien dit lukt, dan komen de klanten wel. Maar na jaren
Paul Westerhout: “We zijn begonnen door een kleine kring veel discipline. Je moet je uren gestructureerd bijhouden.” van onstuimige groei grijpen we dit jaar ook aan om de
uitstekend te bedienen met advies en administratie. 99 pro­ In 2011 maakt Rokade een volgende automatiseringsslag kwaliteit binnen onze organisatie verder te verbeteren door
cent van onze huidige ruim 300 klanten is door mond­tot­ door UNIT4 Auditor in gebruik te nemen om de interne pro­ het implementeren van software van UNIT4.”
vervoLg van pagina 1
Jan van Hout (ernst & Young): “Veiligheid, controleerbaarheid en
transparantie voor onze cliënten gaan boven alles”
“Maar daarnaast werken wij met diverse landspecifieke Cliëntportalen moeten daarom een uitkomst bieden om Jan van Hout heeft een duidelijke visie wat betreft kantoor­
applicaties, vaak ingegeven door de lokale wet­ en regelge­ goedkeuring door cliënten efficiënt te laten verlopen. automatisering. Standaardiseer en centraliseer de processen
ving van een land. Wat betreft accountancysoftware zitten De accountantsorganisatie inventariseert nu de eisen die en dataopslag binnen de organisatie en zorg voor goede
we in een revolutie. We gaan terug naar de basis: de content. aan zo’n systeem, voorzien van een digitale workflow en interfaces of, indien mogelijk, één geïntegreerde oplossing.
Straks met SBR hoeven accountants zich niet meer druk te met e­mail notificaties moet worden gesteld. Een portal
maken over de opmaak; de voor de mens leesbare verschij­ moet een plek zijn waar een cliënt en de accountant toe­ Waarom?
ningsvorm van de jaarrekening. Je maakt afspraken over en gang hebben tot belangrijke bedrijfsdocumenten en aan “Het blijft nog steeds hetzelfde principe. Zonder standaardi­
ontwerpt eenmalig een stylesheet en dan is direct het uiter­ personeel gerelateerde informatie. Ook is het belangrijk dat satie en een visie op de wijze waarop je je organisatie wilt
lijk bepaald. De knip­ en plakfunctie gaat dus verdwijnen er digitale samenwerking mogelijk is, voor het aanleveren inrichten heeft automatiseren en digitaliseren geen toege­
maar het controleren, inzichtelijk en traceerbaar maken van en goedkeuren van rapportages maar ook voor een stuk voegde waarde. Daarbij kun je gebruik maken van een geïn­
de cijfers blijft. Daarvoor blijven accountants nodig.” prognose. Ernst & Young denkt eind dit jaar een dergelijk tegreerde oplossing, maar je kunt ook kiezen voor een
systeem te hebben gerealiseerd. “We zijn nu gestart met een best­of­breed benadering. Dit biedt allerlei voor­ en nadelen.
SBR pilot en we bepalen daarna welk systeem het beste is.” De tweede oplossing heeft als nadeel dat informatie niet een­
Ernst & Young is met drie kantoren bezig aan een pilottraject voudig in alle applicaties te gebruiken is. Een voorbeeld:
om de communicatie met de Kamers van Koophandel en de UNIT4 Auditor De kosten van het aanpassen van koppelingen als er een
Belastingdienst via SBR te laten verlopen. Gegevens gaan van­ Na de keuze is het zaak dat het cliëntportaal snel in systeem verandert, kunnen vele malen hoger zijn dan het
uit UNIT4 Audition via de SBR­tool en ons portal naar de KvK gebruik kan worden genomen. Wat dat betreft heeft Ernst omgaan met de beperkingen van potentieel minder sterke
en de Belastingdienst. “We hebben een demo van de SBR­tool & Young goede ervaringen met de implementatie van onderdelen van de systemen van een totaalleverancier.
van UNIT4 gezien. Die ziet er voor alsnog goed uit maar we UNIT4 Auditor die het vorig jaar in gebruik is genomen. Kijkend naar de toekomst, dan ziet Jan van Hout een open
geloven pas dat die echt werkt als de tool zich heeft bewezen. Tijdens de grondige voorbereiding zijn 170 medewerkers, transparant webbased systeem voor zich met vele typen soft­
Dat het indienen van een digitale aangifte correct verloopt, is verspreid over elf kantoren en tijdens zes regiosessies in wareapplicaties en een workflow die applicatie­overstijgend
mooi, maar wij versturen er jaarlijks meer dan 25.000. Dan een tijdsbestek van twee maanden getraind. “We hebben is. “Een goed overkoepelend document management systeem
moet het allemaal goed gaan en dat zijn we nu aan het testen. steeds per kantoor een vier uur durende bijeenkomst is hierbij van essentieel belang. Nog maar weinig organisa­
Er mag geen enkel bestand tussen wal en schip vallen.” gehouden”, vertelt Jan van Hout. “Daarbij hebben wij een ties beseffen de importantie van een dergelijk systeem dat de
aantal zaken uitvoerig laten zien en documentatie ver­ aanzet is tot samenwerken met cliënten. Maar de veiligheid
Clientportalen spreid inclusief ‘quick reference kaarten’. Voorafgaand aan moet zeer goed zijn. En naarmate de organisatie groter is,
Veiligheid, controleerbaarheid en transparantie voor onze de bijeenkomst hebben wij de ‘toolchampions’ bijgepraat. speelt de discussie veiligheid versus connectiviteit een gro­
cliënten gaan boven alles. Ernst & Young levert geen enkele Na de roadshows konden de deelnemers direct aan de slag tere rol. Maar dit is een technische discussie en technische
aangifte in zonder akkoord van de klant. Beveiligde met UNIT4 Auditor.” problemen lossen zich altijd in de loop van de tijd op.”

9. e-novation4u - apriL 2011 - Jaargang 6 9
Willem Vriend
“Begeleider in plaats van administrateur”
Van Wezel Accountants & Adviseurs laat ondernemer zelf boekhouden en vergroot
daardoor toegevoegde waarde
Ondernemers tussentijds cijfers aanbieden? Zonde van de tijd. Geef ondernemers zelf inzicht in de resultaten en laat ze zelf boekhouden, dan kan de
accountant zich concentreren op advies. Willem Vriend, partner bij Van Wezel Accountants & Adviseurs, is zeer stellig. “Wij vinden dat de ondernemer
zelf in control moet kunnen zijn. En dat kan alleen door goeie automatisering en een goede wederzijdse relatie.”
De automatiseringstrend bij Van Wezel Accountants & Multivers straks ook kan communiceren met UNIT4 Fiscaal,
Adviseurs is begonnen in het jaar 2000. Toen werd het dui­ dan kunnen we weer een stap overslaan, zeker bij ZZP­ Klanttevredenheid is het fundament voor groei, zo luidt het
delijk dat de klant minder wilde betalen voor de administra­ cliënten waar efficiency nog belangrijker is.” adagium van Van Wezel Accountants & Adviseurs. Dit
tieve dienstverlening. Er zaten destijds twaalf komt tot uiting doordat de 65 medewerkers hoogopgeleid
havoleerlingen puur de administratie in te kloppen. Groei online boekhouden zijn, permanent studeren, er gedaan wordt wat beloofd is
‘Administratie moet de klant zelf kunnen’, was toen al de Het aantal ondernemers dat online gaat boekhouden groeit en doordat de automatisering goed is. Het accountants-
visie van Willem Vriend die de verpersoonlijking van het gestaag, merkt Willem Vriend. Het zijn hoofdzakelijk star­ kantoor uit rijnsburg heeft als uitgangspunt dat de onder-
begrip ‘efficiency’ is. “Eén aanbieder voor alle software is op tende bedrijven die ermee beginnen, maar het voordeel van nemer zelf zijn administratie doet in plaats van een ordner
termijn altijd beter, zeker in deze veranderende markt”, UNIT4 Multivers is dat het ook makkelijk switchen is tussen met bonnetjes inlevert.
aldus Vriend. “Het gaat erom wie het beste georganiseerd is. online en lokaal boekhouden. Willem Vriend: “Laatst had­
Pakketten moeten met elkaar gegevens kunnen uitwisselen den we een ondernemer die met UNIT4 Multivers ging wer­
wil je echt efficiency bereiken.” ken maar huiverig was de boekhouding zelf te doen. Wij “Door enkel de administratie te doen, creëer je als accoun­
hebben toen bij ons op kantoor een administratie opgezet tant geen toegevoegde waarde. Met UNIT4 Multivers is de
en deze vervolgens overgezet op online waardoor de cliënt administratie niet moeilijk en als de ondernemer niet kan
zelf zijn boekhouding kon doen. Daardoor had de onderne­ boekhouden dan moet hij leren. Wij begeleiden hem erbij.
mer geen omkijken naar de opstart. Het mooie van online En daardoor hebben we meer tijd over voor advies wat leidt
boekhouden is, dat je als accountant mee kunt kijken. tot meer klanttevredenheid.”
Daardoor zijn fouten snel te corrigeren en is ook vaak dui­
delijk hoe de fout is ontstaan.” De meest recente automatiseringsslag die Van Wezel
Accountants & Adviseurs heeft doorgevoerd, is de invoering
Bespreken cijfers in januari van UNIT4 DocumentManager. Deze oplossing heeft de
Volgens Willem Vriend zijn er accountants die de jaarreke­ opslag van documenten met de ContentManager vervan­
ning pas in het derde of vierde kwartaal doorspreken. De gen. “We hebben nu alle documenten in één database
toegevoegde waarde is daardoor te verwaarlozen. Van Wezel gestopt. Vroeger hadden we er acht. Voor elk programma
Accountants & Adviseurs bespreekt de cijfers indien nodig van UNIT4 één. Die hebben we dus samengevoegd. Was best
in januari want dan kan de ondernemer zijn plannen nog eng om alle documenten in een database te stoppen maar
goed bijstellen. “Nieuwe klanten zijn blij verrast als we in dankzij de zoekmachine in de UNIT4 DocumentManager
januari contact opnemen om het afgelopen jaar door te kunnen we informatie razendsnel terugvinden. Als een
Van Wezel Accountants heeft door automatisering van de nemen”, zegt Willem Vriend. “Dat waren ze van hun vorige klant belt met een vraag, dan hebben we direct zijn docu­
administratie de havisten bedankt voor hun inzet en accountant niet gewend vanwege de ‘administratieve menten paraat en kunnen hem snel helpen.”
gekwalificeerd personeel aangetrokken. Dat kon zich gaan rompslomp’, krijg ik dan te horen. Ik vind echter dat het
toeleggen op de advieswerkzaamheden en de complexe efficiencyprobleem bij mij moet liggen, niet bij de klant. We Hoe ging de implementatie?
administratietaken. En de ondernemer werd gestimuleerd merken dat de klant het waardeert dat wij zijn begeleider “De conversie ging prima. Binnen elke afdeling hebben we
om zelf zijn administratie bij te houden. Van Wezel helpt bij zijn in plaats van zijn administrateur.” een specialist aangewezen die de implementatie ging trek­
de automatisering hiervan via dochterbedrijf Multegra dat ken. Iemand die dit leuk vond om te doen. Meestal één van
tevens reseller is van UNIT4­partner Unidis. Multegra advi­ Waar blijkt dat uit? de jongere medewerkers. Daardoor is de implementatie snel
seert cliënten onder meer om de administratie met UNIT4 “Laatst sprak ik een ondernemer die bijna failliet ging. Hij en soepel verlopen. Het is voor het personeel wel even wen­
Multivers te doen. De Unidis­reseller doet de installatie van maakt huisdecoraties. Hij is goed in zijn vak maar kan niet nen dat informatie nu snel voor handen is maar het werkt
UNIT4 Multivers en leidt daarnaast assistenten bij Van rekenen. Hij dacht dat hij door een prijsverhoging zijn klan­ erg efficiënt.”
Wezel op zodat zij als vaste aanspreekpunt de ondernemer ten zou verliezen. Wij hebben scherp gekeken naar zijn
kunnen helpen bij vragen over de software. Willem Vriend: inkoop en marges en hebben hem dringend aanbevolen om Wat heeft de automatisering gebracht?
“De toegevoegde waarde van UNIT4 Multivers is de zeer toch zijn prijzen aan te passen. Dit heeft hij gedaan; de klan­ “We groeien met circa 80 – 100 nieuwe klanten per jaar. We
goede prijs­kwaliteit verhouding. Uitwisseling van gegevens ten zijn niet weggelopen en de ondernemer runt nu een kunnen deze groei dankzij de automatisering met het zelfde
met UNIT4 Audition gaat prima en daardoor kunnen we gezond bedrijf. Hij was zich niet bewust van de waarde van aantal medewerkers aan.”
snel werken. Ik zou het helemaal mooi vinden als UNIT4 zijn eigen producten en door ons advies is hij dat nu wel.”