Les Achats sont appelés à jouer un rôle toujours plus collaboratif et stratégique dans l'entreprise. Des sociétés leaders de différents secteurs d'activité répondent à cet appel en reconnaissant les avantages pouvant être obtenus en utilisant des technologies d'automatisation des processus. Découvrez comment nos clients ont misé avec succès sur l'e-Procurement pour optimiser l'efficacité de leurs processus, augmenter la visibilité et réaliser davantage d'économies, tout en établissant les Achats comme facteurs clés de la collaboration au sein de l'organisation. Claude Lebrun, Associé chez Kurt Salmon Redouane El Benane, IT Group Buyer – Neopost 2013 Ariba Commerce Summit Paris

1. Pag
e1
Ariba Summit 2012 – Paris
Les clés pour réussir sa stratégie e-procurement
Kurt Salmon – Private and confidential, not for distribution

2. Kurt Salmon est l’un des leaders mondiaux du conseil en
stratégie et transformation d’entreprise
Carte d’identité Une présence internationale
marquée
1 600 collaborateurs Europe / Afrique
25 bureaux répartis sur 4 continents Alger
Amérique du Nord Bruxelles
262 millions d’euros de chiffre Casablanca Asie-Pacifique
d’affaires en 2011 Atlanta Düsseldorf
Genève Shanghai
Irvine
100% de croissance du chiffre Luxembourg Singapour
Los Angeles
Tokyo
d’affaires en 4 ans Minneapolis Londres
New York Lyon
Entité du Management Consulting San Francisco Manchester
Marseille
Group PLC (CA 2011 : 367 M€), Nantes
coté au London Stock Exchange. Paris
Autre marque du groupe : Rome
Tunis
Alexander Proudfoot Company.
Plus qu’un cabinet de conseil, Kurt Salmon est un partenaire de confiance pour ses clients
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3. Nos Références Procure to Pay
Nous disposons de retours d’expérience récents et significatifs dans des secteurs
d’activité variés permettant à nos consultants d’avoir une très bonne connaissance
terrain
Sourcing
Appros
Comptabilité
fournisseur
Processus
Solution SI
Organisation
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4. Un constat :Acheter, le parcours du combattant…
0 1 2 3 4 5 6 7
Approbation
Référencement Recherche Création de Saisie de la de la Signature du
Contrôle Transmission
fournisseur sur un (des) la demande demande demande responsable
catalogue(s) d'achat hiérarchique budgétaire aux achats
« Sourcing » d'achat " d'achat
«éditée»
8
Contrôle de
la demande
13 12 11 10 9 d'achat
"papier"
Vérification
Édition de la Transformation Contrôle des
Envoi au(x) par rapport
(des) de la commande
fournisseur(s) au(x) signataires
commande(s) d'achat catalogue(s)
14
Traitement de la
(des)
commande(s)
par le(s)
fournisseur(s) 19 20
15 16 17 18
21
Enregistrem Rapprochement
Constatation Transmission Présentation Approbation
facture(s) /
ent de la des constats de
de de la (des) réception(s) / de la (des) Intégration
réception réception à la
commande(s)
l’exécution compta. FRS facture(s) facture(s) comptable
Exécution système système
des
prestations
25 24 23 22
Envoi du Contrôle Emission du Traitement
règlement parapheur règlement comptable
Un coût de transaction estimé et constaté par les consultants de Kurt Salmon, entre 100 € et 150
€ par acte d’achat
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5. est un des moyens d’amélioration
substantiel de ce processus de
dépenses, mais qui relève de
nombreuses difficultés
Transversalité du
processus
Lieu de confusion
entre le
Diversité des
prescripteur,
natures d’achats
l’utilisateur et
l’acheteur
Facteurs de risques
« e-procurement »
“Faiblesse” des Inadaptation du
enjeux apparents modèle ERP
Gestion du
changement /
Habitudes de
consommation
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6. Facteur Clé de Succès
Respecter et anticiper un certain nombre de points critiques du projet « e-
procurement » : 90% de maïeutique (*) et 10% de technique…
Sponsoring du Gains Achats éligibles à
projet « Réalistes et l’e-procurement
Réalisables »
Respect du Refonte des
Ergonomie de la rôles et
standard /
solution : « Amazon responsabilités
Approche
like »
Miroir
Référentiels et Urbanisation Correspondance
Nomenclatures des SI/ Mode Finance / Achats
SAS
(*) La maïeutique signifie l'accouchement d'un diagnostic collectif et d'un projet
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commun par un corps social

7. Votre Contact
Claude Lebrun
Associé
159, avenue Charles de Gaulle Tel : +33 1 55 24 33 21
92 521 Neuilly-sur-seine Cedex Mobile : +33 6 11 49 16 27
cllebrun@ineum.com
www.ineum.com
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8. Ariba Summit January 2013
Neopost – BuyWISE-
Paris, March 16th
2013

9. Agenda
• Neopost presentation Neopost
• Project goals Neopost
• Scope of the project Neopost
• Challenges for Group Purchase Dprt Neopost
• How to achieve this? Neopost-Kurt Salmon
9

10. Neopost in Numbers
18 operating companies
90 countries covered, 800K customers
5500 employees
Turnover 2011 : 1 billion €
Ebit : 25,6% of turnover (256 M€)
Net income : 15% (150M€)
10

11. Project goals :
2010 Non production expenses
status
11

12. Project goals :
2010 Non production expenses
status
?
99 M€
12

13. Benefits for Neopost
BuyWISE would improve most of purchase related processes,
allowing to make financial, time and quality savings Improvement type
Benefit description
Financial Time Quality
Increase in coverage rate (limitation of maverick purchases) and consolidation of purchases on
negotiated contracts through catalog implementation or workflow automatically including buyers +++
Improvement of PR / Order / Reception process, implying a better compliance with accounting
PROCUREMENT
standards (ex: SOX; LSF) and more accurate accounting imputation + ++
Automatic generation of detailed, standardized and accurate spend analysis reports. Better
understanding of internal clients needs per product enabling to prioritize purchasing actions ++ ++
Better follow up and sharing of contracts, through end dates alerts and single storage location + ++
Storage and archiving of any supplier information and document (legal, insurance, certification,
minutes, action plan…) ++ +
SUPPLIER Possibility to conduct collaborative supplier evaluation and to follow their evolution and to
MANAGEMENT manage supplier risk level + ++
Possibility to collect information from external sources such as financial rating, risk
assessment… + +
Possibility to generate automatic supplier dashboard summarizing all on-going information
(contracts, YTD turnover, KPI…) +++ ++

14. Project goals :
Structuration of purchase
modes
1
2
Supp 1
3
Contract
Supp 2
Supp N
Blanket
4 order
14

15. Project goals :
Current and future
landscape
Today Tomorrow
• Automatic : • Automatic :
 Approval workflow managed into  P2R (Purchase to Reception -non production
expenses only)
SAP for Supply Chain
 Catalogs
 Approval workflow
• Manual :  Contract (pricing term)
 Catalogs, workflow  SIPM (Supplier Information Performance
Management – Production and non production
expenses)
 Sourcing (Production and non production
expenses)
15

16. Scope of BuyWISE 1/2
• Countries :
 France
 Germany
 UK
 Holland
• Modules :
 P2R
 SIPM
 Sourcing
• Catalogs :
 Catalogs (15 per central/country= 60
internal and external catalogs + and 4
to 5 punch out)
• Back end :
 SAP
 Middleware to be defined
• Go live :
 Sept 2012 : UK
 March 2013 : FR, DE & NL
16

17. Scope of BuyWISE 2/2
a
17

18. Challenges for Group purchasing Dprt
Convain Neopost board to have an e-procurement
tool
Be sure that all Neopost entities are involved
18

19. How to achieve this?
- Feasibility study conducted with Kurt Salmon consultant agency
- Functional scope
- ROI calculation
- Involvement of Neopost board members
- Steering committee Go/No Go decision
- Sponsor requested for the project, ‘Lobbying’
- Change management
- Communication and training efforts
- Definition of processes
- Strong project team
- Involvement of local project managers : mainly finance profile
- IT people
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