Deutschland hat die umsatzsteuerlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen deutlich vereinfacht und liberalisiert. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur ist demnach nicht weiter zwingend vorgeschrieben, weshalb nun auch Rechnungen, die etwa als einfache E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen. Erfahren Sie, was die neue Rechtslage konkret fordert und wo die Chancen und Risiken für die Unternehmen liegen. Stefan Groß, Steuerberater / Certified Information System Auditor (CISA) – Peters, Schönberger & Partner, München 2013 Ariba Commerce Summit Frankfurt

1. Liberalisierung des elektronischen
Rechnungsversands aus steuerlicher Sicht
Stefan Groß
Steuerberater
CISA (Certified Information Systems Auditor)

2. Elektronischer Rechnungsaustausch 2
Elektronische Rechnungen
Die Vorteile liegen auf der Hand !

3. Elektronischer Rechnungsaustausch 3
Elektronische Rechnung als Mehrwert
 Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses
 Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge
 Kosteneinsparungspotenzial
 Abschaffung Papierarchiv
 Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche

4. Elektronischer Rechnungsaustausch 4
Elektronische Rechnungen
Wo lagen die Hemmnisse
in der Vergangenheit ?

5. Elektronischer Rechnungsaustausch 5
Elektronische Rechnung - Die Hürden
 Akzeptanzprobleme
 Outsourcing (Verlust Kontrolle, Kosten)
 Aufwand zur Vereinheitlichung der Formate / Schnittstellen
 Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu komplex / zu aufwendig

6. Elektronischer Rechnungsaustausch 6
Elektronische Rechnungen
Was galt bisher ?

7. Elektronischer Rechnungsaustausch 7
Bisher gültige Verfahren bei elektronisch übermittelten Rechnungen
AUTHENTIZITÄT
INTEGRITÄT
Echtheit der Herkunft
Unversehrtheit des Inhalts
(Eindeutige Identifizierung
(keine Veränderung der Daten)
des Rechnungsausstellers)
gewährleistet durch
(1) qualifizierte elektronische Signatur
(mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung)
(2) elektronischen Datenaustausch (EDI)
(Sammelrechnung obsolet, Wegfall
durch Steuerbürokratieabbaugesetz 2009)
 Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers
 Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
 Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend
 Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

8. Elektronischer Rechnungsaustausch 8
Mehrwertsteuersystemrichtlinie
Was geschah am 13. Juli 2010 ?

9. Elektronischer Rechnungsaustausch 9
Was geschah am 13. Juli 2010 …
 Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie
 Elektronische Signatur / EDI-Verfahren kein zwingender Bestandteil
mehr bei elektronischer Rechnungsstellung, Verwendung aber
weiterhin möglich
 „Gleichbehandlung Papier – elektronisch“, aber keine erhöhten
Anforderungen für eine Papierrechnung
 Umsetzung EU-weit bis spätestens 31.12.2012

10. Elektronischer Rechnungsaustausch 10
Ablauf Rechnungsstellung bislang …
Papier
Rechnungs- Rechnungs-
aussteller Elektronische Signatur empfänger
EDI
„Elektronische Rechnung“

11. Elektronischer Rechnungsaustausch 11
Ablauf Rechnungsstellung zukünftig …
Rechnung
Rechnungs- Rechnungs-
aussteller empfänger

12. Elektronischer Rechnungsaustausch 12
Steuervereinfachungsgesetz 2011
Die Umsetzung der MwStSysRL
in nationales Recht !

13. Elektronischer Rechnungsaustausch
§ 14 UStG gibt den Takt vor …
Rechnung (Papier + Digital)
setzt voraus
Integrität Authentizität
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Papier Digital
alternativ
QES / EDI
Ist aufzubewahren
Papier EDV

14. Elektronischer Rechnungsaustausch
Für JEDE Rechnung gilt …
AUTHENTIZITÄT
INTEGRITÄT
Echtheit der Herkunft
Unversehrtheit des Inhalts
(Eindeutige Identifizierung
(keine Veränderung der Daten)
des Rechnungsausstellers)
gewährleistet durch
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
mit Prüfpfad
Alternativ: QES oder EDI
 Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen auch künftig der Zustimmung des Empfängers
 Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
 Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend
 Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

15. Elektronischer Rechnungsaustausch 15
Das innerbetriebliche
Kontrollverfahren
Eine unbekannte Größe ?

16. Elektronischer Rechnungsaustausch 16
Authentizität und Integrität durch innerbetriebliches Kontrollverfahren mit
verlässlichem Prüfpfad
 „Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung
mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt“
 KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung?
 Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger
Zahlungsempfänger?
 Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente,
Lieferscheine, buchhalterische Abbildung
 Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst
 Überschneidung mit Rechnungseingangsprüfung
 Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahren
vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen

17. Elektronischer Rechnungsaustausch 17
Vorsteuerabzugsberechtigung
 Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über
 Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach
§§ 14, 14a UStG sowie
 Besitz der Rechnung
 Vorsteuerabzugsberechtigung ist grundsätzlich unabhängig von der
Übermittlung und der Aufbewahrung einer Rechnung
 PSP-Meinung:
Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem
innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang
selbst grundsätzlich keine eigenständige Bedeutung mehr zu

18. Elektronischer Rechnungsaustausch 18
Die Auffassung der Finanzverwaltung
 Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad
ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung
im Unternehmen
 „Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs
nach § 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des
innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine
eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur
Versagung des Vorsteuerabzugs führen.“
 Kein zusätzliches Verfahren erforderlich …

19. Elektronischer Rechnungsaustausch 19
Lesbarkeit
Eine Frage der Darstellung !

20. Elektronischer Rechnungsaustausch 20
Lesbarkeit
 Forderung Frage-Antwort-Katalog des BMF: „Die Rechnung muss in einer für das
menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.“
 Eher gemeint: Bereitstellung von Hilfmitteln zur Lesbarmachung („Viewer“)
Papier
elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, …)
elektronisch, strukturierte Daten
 sinnvoll: geeigneter Viewer
Rechnungsdatum: 31.12.2011
 u. E. auch möglich: Ust-IdNr.: DE123456789
 Darstellung der Inhalte Anschrift des Leistenden:
Petra Mustermann
 Darstellung der Musterfrauring 12
Pflichtfelder 45362 Ostenfelde
 Listenform genügt usw.

21. Elektronischer Rechnungsaustausch 21
Dokumentationspflichten
Was ist zu beachten ?

22. Elektronischer Rechnungsaustausch 22
Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten
 Grundsätzlich nein
(gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF)
 Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben
Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der
Rechnungsprüfung
 Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren
durchlaufen wurde
 Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast
 Im Rahmen von Außenprüfungen wird vermehrt auf die Wirksamkeit des
innerbetrieblichen Kontrollverfahrens geachtet werden

23. Elektronischer Rechnungsaustausch 23
Aufbewahrung
Wie sind elektronische Rechnungen
aufzubewahren ?

24. Elektronischer Rechnungsaustausch 24
Aufbewahrung
Papier- Original kann digitalisiert
rechnung werden  GoBS
optional, wenn  Aufbewahrung über
digitalisiert 10 Jahre (14b Abs. 1 UStG)
 Unveränderbarkeit
Papieraufbewahrung
elektronische ist gefordert, zu
Aufbewahrung gewährleisten durch
Zusammenspiel von
Organisation, Prozessen,
Kontrollen, Hardware,
Software
elektronische „Originäres evtl.
Rechnung Format“ Konvertierungen
Alleinige Aufbewahrung eines
Papierausdrucks ist nicht zulässig

25. Elektronischer Rechnungsaustausch 25
Klärungsbedarf ?

26. Elektronischer Rechnungsaustausch 26
Klärungsbedarf
 Signaturprüfung
 Prüfung zwingend erforderlich, auch wenn innerbetriebliches
Kontrollverfahren vorhanden ?
 Übermittlung per E-Mail
 Gilt für eine E-Mail, mit der eine Rechnung transportiert wurde, die
Aufbewahrungspflicht ?

27. Elektronischer Rechnungsaustausch 27
Taxonomie als nächster Schritt

28. Elektronischer Rechnungsaustausch 28
Plädoyer für eine Rechnungstaxonomie
 Prozessoptimierung als Oberziel
 Potenzial steckt in der automatisierten Verarbeitung strukturierter Daten
 Rechnungscharakteristika bedürfen eines einheitlichen Schemas
(Taxonomie)
 Ausgangspunkt: Pflichtangaben § 14 Abs. 4, § 14a UStG
 XML / XBRL als technische Möglichkeit
 Schrittweise Integration in ERP- und FiBu-Systeme
 Win Win für Alle ! (Wirtschaft und Finanzverwaltung)

29. Elektronischer Rechnungsaustausch 29
Fazit

30. Elektronischer Rechnungsaustausch 30
Fazit
 Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
 Elektronische Rechnungen sind technologieneutral
 Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten
 Signatur und EDI sind weiterhin möglich
 Jede Rechnung muss lesbar sein
 Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten
 Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
 Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden
 Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)
 Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff

31. Elektronischer Rechnungsaustausch 31
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Referent
Stefan Groß
s.gross@psp.eu
Peters, Schönberger & Partner
Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater
Schackstraße 2
80539 München
Tel.: (0 89) 3 81 72 - 0
Fax: (0 89) 3 81 72 - 204
E-Mail: psp@psp.eu
Internet: www.psp.eu