Grundlagen für eine effiziente Meetingkultur

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Grundlagen für eine effiziente Meetingkultur

  1. 1. Seite 1 von 3 Copyright ANXO MANAGEMENT CONSULTING GmbH 2011 Eine gesunde Meetingkultur – Grundlage für ein effizientes und strukturiertes Arbeiten – eine kleine Erinnerung Von Dagmar Strehlau Grundsätzlich herrscht in jedem Unternehmen eine Meetingkultur, aber wie gesund ist diese? Ist sie überhaupt definiert und festgelegt? Früher hatte man eine Besprechung – heute werden Meetings terminiert und abgehalten. Aber nicht unbedingt hat das neue Vokabular auch einen anderen Umgang mit diesem Medium entwickelt. Meeting hört sich rein vom Vokabular wichtig und modisch an – aber mit der Mode gehen – heißt nicht unbedingt auch eine effizientere und bessere Vorgehensweise. In manchen Projekten hat man den Eindruck, man sitzt länger in Meetings, als an der eigentlichen Projektarbeit. Häufig wird nicht verantwortungsbewusst mit der Terminierung umgegangen. Einige der Projektmitglieder kommen grundsätzlich zu spät, verlassen den Raum, wenn das Handy klingelt, es gibt häufig kein fest definiertes Thema und die Agenda ist nur vage definiert. Die Themenstellungen sind Ihnen bekannt? Passiert dies Ihnen nur, wenn Sie die Meetings anderer besuchen oder – wenn Sie ehrlich sind – haben Sie diese Fehler auch schon begangen? Fast jeder wird schon einmal ein Seminar besucht haben mit der Themenstellung „Projektmanagement“. Hier werden im Regelfalle auch diese Punkte angesprochen und trainiert. Die Themen sind Ihnen wahrscheinlich allen bekannt, der Trainer hat Sie Ihnen damals auch sehr gut vermittelt. Aber was wenden Sie davon heute noch an? Hier haben wir Ihnen die wichtigsten Knackpunkte für eine gesunde Meetingkultur aufgestellt:  Wichtigster Punkt bei der Vorbereitung: Teilen Sie Termin und Veranstaltungsort allen mit. Selbstverständlich sagen Sie jetzt – was ist das für eine Frage – wann haben Sie schon einmal vor einem leeren Konferenzzimmer gestanden oder mit anderen gemeinsam noch dem richtigen Veranstaltungsort gesucht? Gerade mit den banalen Dingen beginnt das Chaos.  Geben Sie das Thema und die Zielsetzung klar und deutlich vor, idealerweise mit Agenda, so dass sich wirklich alle auf ihre Themenstellungen vorbereiten können und man auch schon Papiere und Informationen gezielt mitnehmen kann. Dies gestaltet das Prozedere schon um einiges effizienter und leichter.
  2. 2. Seite 2 von 3 Copyright ANXO MANAGEMENT CONSULTING GmbH 2011  Wichtig ist auch bei der Zusammenstellung der Agenda auf die Themenabfolge zu achten: o Überprüfung des Protokolls des vorherigen Meetings: Ist alles umgesetzt o Dringliches zuerst o Vorgehen nach Prioritäten o Mit Routinethemen starten o Mit keinem emotional besetzten Thema starten – ansonsten ist die Besprechung schneller vorüber, als sie begonnen hat o Planen Sie ein großzügiges Zeitbudget ein – es ist immer schöner, früher etwas zu beenden, als völlig nervös da zu sitzen, weil die Teilnehmer schon in den nächsten Termin entschwinden.  Denken Sie daran, ein Meeting oder eine Besprechung ist kein Workshop – es sollte von der Personenanzahl zwischen 2- 10 Personen liegen.  Bereiten Sie nicht zu viele Folien vor. Eine Besprechung oder ein Meeting sollte helfen über Themen zu sprechen und zu diskutieren und sollte keine Präsentation von einer Seite sein. Drei bis vier Folien sind ausreichend, meiden Sie einen Beamer, benutzen Sie lieber das Flipchart – so kommt eher eine Diskussion auf.  Wenn eine Präsentation vorbereitet wird, diese bitte mindestens 2-3 Tage vorher allen Teilnehmern zusenden. So muss die Unterlage nicht monoton vorgetragen werden, sondern man kann sich auf Verständnisfragen und die inhaltliche Diskussion konzentrieren.  Vor der Besprechung ist – während der Besprechung – ist nach der Besprechung: Häufig hat man eine gute Besprechung, aber es werden danach nicht die Dinge gemacht, über die man gesprochen hatte. Und von vielen dieser Themen war man eigentlich der Meinung, sie wären erledigt und die besprochenen Punkte würden ins Laufen kommen. Hier ist es wichtig, vorher genau zu definieren, wer ist verantwortlich, was genau muss gemacht werden und, last but not least, bis wann muss es erledigt werden.  Führen Sie Protokoll, so dass alle Dinge festgehalten werden. Wenn Ihnen die Zeit fehlt, ein schriftliches Protokoll zu führen – machen Sie Fotoaufnahmen von den Flipcharts – so kann man sich alle wichtigen Punkte wieder ins Gedächtnis rufen und bei Nachfragen hat man das entsprechende Material zur Verfügung.
  3. 3. Seite 3 von 3 Copyright ANXO MANAGEMENT CONSULTING GmbH 2011  Wenn Sie persönlich an Ihrer Meetingkultur weiterarbeiten möchten – dann holen Sie sich Feedback ein – lassen Sie die Teilnehmer ein kurzes „Blitzlicht“ über das Meeting oder die Projektmeetings geben – so haben Sie die Möglichkeit weiter an Ihrem Moderationsstil zu arbeiten, die eingesetzten Methoden zu überdenken und Ihre Nachbereitung weiter zu entwickeln. Sind Ihnen wieder einige Punkte ins Gedächtnis gekommen? Wir wünschen Ihnen viele erfolgreiche und effiziente Meetings! Wenn Sie an Ihrer Meetingkultur gerne weiterarbeiten möchten – wir unterstützen Sie gerne. Sprechen Sie uns an unter ralf.strehlau@anxo-consulting.com oder Telefon 06192 / 402 69 0! ANXO. Wir verändern Ihre Welt. Quelle: Jochem Kießling-Sonntag, (2007)

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