Este documento descreve as responsabilidades e tarefas do departamento de supervisão de uma empresa. O departamento deve monitorar todas as atividades logísticas e financeiras da empresa, garantindo o cumprimento das normas internas e ajudando os demais departamentos quando necessário. Além disso, o departamento deve conferir regularmente os estoques, finanças e cumprimento de obrigações tributárias de todas as unidades da empresa.
1. 10 – SUPERVISÃO
Competi a este departamento estar atento aos movimentos de toda logística das
empresas do grupo gramotos, agindo dentro da razão e respeitando todo o regimento
interno da empresa. Este departamento deve interagir com todos de uma forma mais
didática possível, evitando assim o conflito da reação ao nome do departamento,
devemos demonstrar que estamos para servir e ajudar nas mais diversas situações
existentes. Este setor não está voltado somente à parte de auditoria, mas também a
estrutura, organização e desempenho da empresa. O mesmo deve ser dotado de auto-
avaliação pessoal criando meio para desempenhar um trabalho que leve o sucesso a
todos os setores da empresa. Dentro destes princípios serão citados os
departamentos e suas respectivas funções.
Tarefas a fazer.
FINANCEIRO
Conferir relatórios caixa.
Conferencia de saídas de despesas(de todos os setores e avaliar se esta ou não
dentro do padrão que a empresa comporta e designa).
Conferir se as saídas estão de acordo com o planejamento da empresa.
Conhecer o planejamento da empresa.
Conferencia de baixas.
Conferencia de depósitos.
Conferencia de cheques pré-datados e seus respectivos enviam a matriz.
Conferencia de cheques à vista.
Conferir os saldos diários de caixa(e suas ocorrências)
Conferencia do saldo de contas correntes.
Efetuar a conferencia de tipos de cobranças.
Efetuar acompanhamento das cobranças.
Cadastros de clientes (incluindo suas particularidades como limites, descontos,
dados completos e outros).
Obs: Fica qualquer problema relacionado por qualquer particularidade em relação ao
setor financeiro sobre a responsabilidade do departamento de supervisão.
ESTOQUE
Verificar produtos inativos(possíveis origens)
Verificar produtos com saldos negativos(possíveis origens)
Verificar produtos com saldo maior em estoque(possíveis origens).
Verificar produtos com saldos menor em estoque(possíveis origens).
Verificar a limpeza do estoque.
Verificar se o estoque esta com um bom atendimento ao cliente(possíveis
origens).
Efetuar a conferencia dos produtos do estoque obrigatório.
2. Efetuar a conferencia de uma seleção de vários produtos de giro.
Verificar a organização.
Aplicação de penalidades cabíveis;
Obs: Fica qualquer problema relacionado por qualquer particularidade em relação ao
estoque de produtos sobre a responsabilidade do departamento de supervisão.
GERAL
Avaliar a empresa como um todo;
Conferencia do pagamento dos documentos da parte contábil conforme a seguir:
RELATÓRIO DE OBRIGAÇÕES TRIBUTÁRIAS PRINCIPAIS
POR UNIDADES DO GRUPO GRAMOTOS
Gramotos MATRIZ
Tributo Código da
Receita
Período de
Apuração
Data de Recolhimento e/ou
Pagamento
PIS 8109 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
COFINS 2172 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
ICMS* (Subst.
Tributária)
1231 Quinzenal 45 dias após a entrada da
mercadoria no estado
ICMS*
(Antecipado)
1658 Quinzenal 45 dias após a entrada da
mercadoria no estado
ICMS Normal 1212 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
SUFRAMA - Semanal Semanal
GRF (FGTS) 515 Mensal Até o dia 7 do mês subseqüente a
apuração
GPS (INSS) 2100 Mensal Até o dia 2 do mês subseqüente a
apuração
IRPJ 2089 Trimestral Ultimo dia do mês subseqüente a
apuração**
CSLL 2372 Trimestral Ultimo dia do mês subseqüente a
apuração**
ISSQN - Mensal Até o décimo dia útil de cada mês
CONT. SINDICAL - Anual Ultimo dia do mês de Abril
CONT. SIN.
PATRONAL
- Anual Ultimo dia do mês de Janeiro
Gramotos CACOAL
Tributo Código da
Receita
Período de
Apuração
Data de Recolhimento e/ou
Pagamento
ICMS Normal 1212 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
GRF (FGTS) 515 Mensal Até o dia 7 do mês subseqüente a
apuração
3. GPS (INSS) 2100 Mensal Até o dia 2 do mês subseqüente a
apuração
ISSQN - Mensal Até o décimo dia útil de cada mês
CONT. SINDICAL - Anual Ultimo dia do mês de Abril
CONT. SIN.
PATRONAL
- Anual Ultimo dia do mês de Janeiro
Gramotos ALVORADA DO OESTE
Tributo Código da
Receita
Período de
Apuração
Data de Recolhimento e/ou
Pagamento
PIS 8109 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
COFINS 2172 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
ICMS Normal 1212 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
GRF (FGTS) 515 Mensal Até o dia 7 do mês subseqüente a
apuração
GPS (INSS) 2100 Mensal Até o dia 2 do mês subseqüente a
apuração
IRPJ 2089 Trimestral Ultimo dia do mês subseqüente a
apuração**
CSLL 2372 Trimestral Ultimo dia do mês subseqüente a
apuração**
ISSQN - Mensal Até o décimo dia útil de cada mês
CONT. SINDICAL - Anual Ultimo dia do mês de Abril
CONT. SIN.
PATRONAL
- Anual Ultimo dia do mês de Janeiro
Gramotos JI-PARANÁ
Tributo Código da
Receita
Período de
Apuração
Data de Recolhimento e/ou
Pagamento
ICMS Normal 1212 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
GRF (FGTS) 515 Mensal Até o dia 7 do mês subseqüente a
apuração
GPS (INSS) 2003 Mensal Até o dia 2 do mês subseqüente a
apuração
ISSQN - Mensal Até o décimo dia útil de cada mês
CONT. SINDICAL - Anual Ultimo dia do mês de Abril
SIMPLES
FEDERAL
6106 Mensal Até o dia 20 de cada mês
Gramotos ARIQUEMES
Tributo Código da
Receita
Período de
Apuração
Data de Recolhimento e/ou
Pagamento
PIS 8109 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
4. COFINS 2172 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
ICMS Normal 1212 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
GRF (FGTS) 515 Mensal Até o dia 7 do mês subseqüente a
apuração
GPS (INSS) 2100 Mensal Até o dia 2 do mês subseqüente a
apuração
IRPJ 2089 Trimestral Ultimo dia do mês subseqüente a
apuração**
CSLL 2372 Trimestral Ultimo dia do mês subseqüente a
apuração**
ISSQN - Mensal Até o décimo dia útil de cada mês
CONT. SINDICAL - Anual Ultimo dia do mês de Abril
CONT. SIN.
PATRONAL
- Anual Ultimo dia do mês de Janeiro
Gramotos GUAJARÁ MIRIM
Tributo Código da
Receita
Período de
Apuração
Data de Recolhimento e/ou
Pagamento
ICMS* (Subst.
Tributária)
1231 Quinzenal 45 dias após a entrada da
mercadoria no estado
ICMS*
(Antecipado)
1658 Quinzenal 45 dias após a entrada da
mercadoria no estado
ICMS Normal 1212 Mensal Até o dia 15 do mês subseqüente a
apuração
SUFRAMA - Semanal Semanal
GRF (FGTS) 515 Mensal Até o dia 7 do mês subseqüente a
apuração
GPS (INSS) 2100 Mensal Até o dia 2 do mês subseqüente a
apuração
ISSQN - Mensal Até o décimo dia útil de cada mês
CONT. SINDICAL - Anual Ultimo dia do mês de Abril
CONT. SIN.
PATRONAL
- Anual Ultimo dia do mês de Janeiro
*Os ICMS por Substituição Tributária, têm vencimentos sempre nos dias 15 e ultimo
dia de cada mês, os ICMS Antecipados nos dias 05 e 20 de cada mês.
** Observar se IRPJ e CSLL serão pagos em cota única ou em até três cotas. Se quota
única o vencimento será no último dia do mês subseqüente ao trimestre apurado; se por
quotas, os vencimentos serão sempre no último dia dos meses subseqüentes ao período
de apuração, conforme a tabela abaixo:
Trimestre Data vct. em quota
única
Datas vct. em três
quotas
1º 30/04 30/04, 31/05 e 30/06
2º 31/07 31/07, 31/08 e 30/09
3º 31/10 31/10, 30/11 e 31/12
4º 31/01 31/01, 28/02 e 31/03
5. FINANCEIRO
Este é composto por todas as movimentações financeiras na qual esta envolvida
a empresa. Tanto no contas a pagar quanto no contas a receber.
Dos Relatórios - Recolher os relatórios de caixas a partir da ultima supervisão.
Das saídas de despesas - Conferir se todas as saídas de despesas estão
representadas pelos seus respectivos comprovantes, sempre analisando a parte
financeira e econômica de cada lançamento de despesa efetuado dentro da
empresa Ex: pagamento energia, comprovante o talão autenticado pelo banco,
casa lotérica ou correios. Analisar se o consumo de energia esta fora do normal,
analisar o comportamento da eletricidade na empresa.
Do planejamento da empresa – Imprimir e conhecer o planejamento com
antigo supervisor.
Das contas do plano a conferir - Conferir se os lançamentos efetuados nos
respectivos relatórios estão de acordo com o planejamento da empresa. Ex:
Lançamento de conta de água conta 02/001 sistema ou verifica o numero da
conta do sistema Anzio Lite, M.C.I.
Das baixas - Conferir as baixas efetuadas e seus respectivos comprovantes
resolvo venda à vista.
Dos depósitos - Conferir se todos os depósitos efetuados da empresa para conta
bancária estão realmente confirmados na conta corrente da empresa. Obs.
Sempre pegar os extratos com o financeiro da matriz antes de sair para efetuar
supervisão em filiais.
Os cheques pré-datados - terão o seguinte caminho. Para os cheques das filiais
os mesmos deverão ser enviados a matriz a partir de um controle existente na
empresa onde é efetuados o registro dos mesmos, e o envio a matriz, a partir daí
seguem em duas vias os relatórios junto aos cheques pré-datados enviados, que
deverão ser recepcionados na matriz e a mesma enviará uma via de volta a
empresa que o enviou, assim terá o supervisor à função de verificar a
legitimidade desses movimentos e a existência das respectivas vendas.
Dos cheques depositados na empresa deverá constar o comprovante bancário.
Dos cheques à vista – os mesmos deverão ser depositados na própria empresa.
Dos saldos diários do caixa – Os saldos diários deverão estar com seus
respectivos números em concordância, Ex: Saldo em sistema 50,00 valor em
6. moeda R$ 50,00valores reais. Será tolerável uma diferença não diária de R$ 1,50
a maior ou a menor.
Dos saldos diários de contas correntes – Deverá o saldo de cada conta corrente
(bancos, cofre, devoluções, peças para empresa e outras) acompanhar os saldos
com sua contas e sub-contas com seus respectivos comprovantes.
Dos tipos de cobranças – Os tipos de cobranças estão relacionados com as
contas correntes e irão dizer quais contas correntes irá ser efetuado cada baixa de
ducumentos.
Ex: Boleto bancário deverá estar baixado na conta banco, exceto se for pago em
caixa, Promissória na conta corrente cofre, exceto se for pago com depósito.
Cheque baixado na conta banco se for depositado ou na conta cheque se enviado
a matriz ou custodiado. Cartão de crédito na conta banco. Duplicatas negociadas
e registradas nas respectivas contas correntes bancárias onde foram registradas
ou negociadas. Devolução na conta devolução. Garantia na conta garantia. Peças
para empresa, na conta peças para empresas.
Das cobranças – Ao efetuar a vistoria em cobranças estar sempre atento as
seguintes questões:
Não poderão ser efetuadas vendas a clientes com duplicatas vencidas, casa haja,
seja debitado para a gerencia da empresa dentro de cada mês.
Observar se o período anterior as cobranças o valor total acumulado permanecer
em um valor menor ou maior. Este deverá sempre estar em um numero sempre
menor, ou então estaremos sempre influenciando a inadimplência.
Estar sempre informando referente a todos os casos, em especial os mais críticos
ou que estão ao um tempo maior em aberto.
Acompanha e trabalhar para que a inadimplência esteja em um percentual muito
baixo nas empresa.(definir percentual de cada empresa)
ESTOQUE
Este é composto de produtos e tem como primordiais princípios a organização,
o controle de saldos, a limpeza e conservação dos produtos e o atendimento ao
cliente.
Produtos inativos – Verificar se consta em produtos inativos algum produto
com saldo positivo ou negativo, caso haver deverá ser verificada a ficha do
produto para detectar possíveis erros que poderão ser produtos similares
fechados trocados, cores trocadas e outros.
Produtos com saldo negativo – Caso haver deverá ser verificado se não
ficaram entradas sem ser efetuada, puxa ficha do produto e analisar, verificar
similares baixados, ou seja, deve eliminar a existência de produtos negativos.
7. Produtos com saldo maior em estoque – Caso na conferencia se encontre
produtos com saldo maior em estoque estes deverão ser analisados todos os
similares, e também verificados com os vendedores e gerencia por qual motivo
esta sobrando aquele produto, pois ou devem ter fechado outro em seu lugar ou
não foi efetuado a entrada em ambos os casos o processo não é correto.
Produtos com saldo menor em estoque – Caso aconteça de haver falta de
produto em estoque o mesmo se dará pela venda e não cobrança do cliente ou a
venda e não baixa do produto ou outro caso a ser analisado, ambos estarão foram
do regimento interno da empresa e caracterizarão em erro.
Limpeza – Observar a limpeza das peças estocadas assim como as prateleira e
gavetas das dependências do estoque, caso detectada descaso as peças a mesma
deverá ser comunica a gerencia para procedimentos cabíveis.
Estoque x Cliente – Deverão ser observadas se as quantidades pedidas para o
estoque da mesma se estão dentro da realidade de produtos de giro da empresa,
será observado o movimento de todos os produtos os produtos não
movimentados a 80 dias serão remetidos a matriz da empresa novamente,
deixando apenas uma(1) ou duas(2) unidades do mesmo na filial dependendo
assim da avaliação de giro desse produto. Deverá ser verificada a falta de
produtos se não esta ocorrendo por negligência da parte da administração da
empresa deixando de atender os clientes em vendas.
Conferencia de Produtos obrigatórios – Os produtos obrigatórios, a
conferencia são todos os pneus, capacetes e óleo, Que deverão bater as
quantidades exatas.
Seleção de vários produtos – Será selecionada aproximadamente ou maior ou
menos 50 produtos para apreciação de conferencia em estoque.
Organização – A organização se dá na soma de todos os quesito aqui
mencionados desde limpeza, locação, embalagem das peças, saldos (negativos,
maior e menor), empilhamento, conferencia e outros.
Das penalidades cabíveis – Caso comprovada qualquer irregularidade no
estoque de qualquer empresa do grupo, esta irregularidade deverá ser revertida a
empresa na forma de pagamento direto, ou seja faltou mercadoria ou deu
prejuízo por negligência, deverá ser efetuado a cobrança da pessoa da gerência
da empresa. Em hipótese nenhuma de outra pessoa.
GERAL
Envolver toda empresa sempre analisando de uma forma crítica que sempre vai
ser o melhor caminho para o bom desempenho da empresa.
Ter com uma visão universal da empresa tem uma avaliação de cada parte que
julgar ter algo a ser avaliado, avaliar não é tomar decisões onde não é área de
8. cobertura da supervisão, mas ter sempre o intuito de que a empresa esta sempre
em crescimento e nunca pode parar. E você é um olheiro em um canteiro de
obras.