Sosiaalinen Intranet -seminaari 8.5.2014, Hanna P. Korhonen, North Patrol

1. Sosiaalinen intranet -seminaari 8.5.2014 / Hanna P. Korhonen
Intranetin jalkauttaminen

2. Verkkopalveluhankintojen neuvonantaja

3. Hanna P. Korhonen
Intranet & Web Communications Specialist
North Patrol Oy & Intranet-ostajan opas
Kokemusta verkkopalveluista ja käyttöönotoista
yli 10 vuoden ajalta, esim.:
• Intranetin päätoimittaja, Aalto-yliopisto
• Kurssisivustoportaalin jalkauttaminen, Teknillinen
korkeakoulu
• Ensimmäisen julkaisujärjestelmän käyttöönotto,
Jyväskylän kaupunki
• Viestintäpäällikkönä, verkkotoimittajana, tiedottajana,
projektisuunnittelijana, viestintäassistenttina.
Twitter: @hannapkorhonen
linkedin.com/in/hannapkorhonen

4. alkaa samaan aikaan,
kun idea
intranetin uudistamisesta
syntyy.
Intranetin jalkauttaminen

5. Intranetin jalkauttaminen on
muutosviestintää.

6. Kenelle?
Mitä?
Miksi?
Kuka?
Milloin?
Missä?
Miten?

7. Kenelle? Mihin tarpeisiin?
• Mitä organisaatiomme tekee? Miksi? Miten?
 Mitä prosesseja intranet voisi tukea?
• Ketä me olemme?
 Miten eri käyttäjäryhmät voivat hyödyntää intranetiä?
• Lähtökohtana intranetin tarkoituksenmukaisuus
• Intranet helpottaa työntekoa
– Intranet ratkaisee työntekemisen ongelmakohtia. Tosin ei niitä kaikkia, koska kaikkia
ongelmia ei voi ratkaista intranetillä.
– Ja ehdottaa samalla jotain uutta.

8. Mitä?
Tietopankki
Uutisointi
Uutisointi
Sosiaaliset
ominaisuudet
Kalenteri
Dokumenttien
hallinta
Tietopankki
Toiminnan
ohjaus
Yksikköjen ja
tiimien
työskentely
Projektien
työtilat
Ekstranet-
työtilat

9. Digitaalinen työympäristö
Pikaviestin
Fyysiset
toimistotilat
Etätyö
Pilvipalvelut
CRM
Toiminnan-
ohjaus-
järjestelmä
Intranet

10. Miksi? Mitä hyötyjä?
• Miksi toimintatapoja muutetaan?
• Mikä paranee? Mitä saavutetaan?
• Double-check:
– Ovatko tavoitteet linjassa strategiamme kanssa?
– Viehän muutos organisaatiotamme eteenpäin?
– Onhan ylin johto sitoutunut muutokseen? Ja keskijohto myös?

11. Kuka?
aika
työmäärä
Sisällöntuotantoalkaa
Lanseeraus
Toteutus-
projektin
koordinointi
Sisällöntuotannon
koordinointi ja tuki
Lanseeraustoimenpiteet
ja käyttäjätuki

12. Kuka?
aika
työmäärä
Sisällöntuotantoalkaa
Lanseeraus
Toteutus-
projektin
koordinointi
Sisällöntuotannon
koordinointi ja tuki
Lanseeraustoimenpiteet
ja käyttäjätuki
Ketterämpään
malliin?
Vaiheis-
taminen?

13. Positiivisen kierteen aikaansaaminen
Uusi intranet selättää
työntekemisen ongelmakohtia.
Pilotit
 Oppiminen
Uusi intranet on osa
työnteon mullistusta.
Uusi intranet on notkea ja
valmis korjausliikkeisiin.
Korjausliikkeet mahdollisia
 Varmistetaan sopivuus
kulttuuriin, prosesseihin,
tarpeisiin
Uusi intranet ei haukkaa liian
suurta palaa kerralla.
Uusi intranet hiipii sisään
vaiheittain ja korjaa voitot.
Haltuunotto, uuden
oppiminen vaiheittain,
tottuminen
 Varmuus ja hallinnan
tunne

14. Uusi intranet
tuntuu just meiltä.
On osa meitä.

15. Miten?
Miten toteuttaa lanseerausviestintää käytännössä?
• Mitkä viestintämuodot ja -kanavat sopivat juuri minun organisaatiooni?
• Tunne organisaatiosi
• Tunne ihmiset
• Tunne mielipidevaikuttajat
• Tunne viestintäkanavat ja viestinnän käytännöt
• Tunne viestinnän tekijät ja vaikuttajat
 Ota näistä kaikki hyöty irti!
 Plus tee jotain tavallisuudesta poikkeavaa!

16. Pelillistäminen
Aarteenmetsästys
Kilpailut
Palautekanavat
Uusien työntekijöiden tilaisuudet
Perehdytysmateriaalit
Viikon vinkit -palsta intran
ominaisuuksista
Henkilö-/tiimijutut "Näin meillä
hyödynnetään intraa työssä"
Käyttäjätutkimukset
Johdon sitouttaminen
Osallistaminen suunnitteluun, esim.
konseptointityöpajoihin
Käyttäjähaastattelut
Tarvekartoitus
Palautteen keruu
Pilottikäyttäjät
Esittelyvideot
Infotilaisuudet
Koulutukset
VIP-infoja johdolle
Esimiesinfot, infot keskijohdolle
Avainhenkilöiden ja keskijohdon
tukimateriaali intrasta viestimiseen
Työkalupakki keskijohdolle, kuinka
hyödyntää intraa omalla tiimillä
Viikkopalaverien kiertäminen
Lanseeraustilaisuus
Roadshowt
Esittelyvideot
Kalvosarjat
Tietoiskut, infopisteet
Perusohjeet paperilla
Kuva etusivusta + tärkeimmät
sisällöt/ominaisuudet merkittynä ja
selitettynä
Sisäisten työkalujen kokonaiskuva
Johdon sitouttaminen
Osallistaminen suunnitteluun, esim.
konseptointityöpajoihin
Käyttäjähaastattelut
Tarvekartoitus
Palautteen keruu
Pilottikäyttäjät
Sisällöntuottajien koulutukset
Nimikilpailu
Sisäiset tiedotteet
Taustoittavat jutut, asiantuntija-
artikkelit
Rinnakkaisten sisäisen viestinnän
kanavien hyödyntäminen, esim.
henkilöstölehti
Saada avainhenkilöt viestimään
eteenpäin
Blogit
Julisteet
Miten? Käytännön työkaluja ja kanavia...

17. Pelillistäminen
Aarteenmetsästys
Kilpailut
Palautekanavat
Uusien työntekijöiden tilaisuudet
Perehdytysmateriaalit
Viikon vinkit -palsta intran
ominaisuuksista
Henkilö-/tiimijutut "Näin meillä
hyödynnetään intraa työssä"
Käyttäjätutkimukset
Johdon sitouttaminen
Osallistaminen suunnitteluun, esim.
konseptointityöpajoihin
Käyttäjähaastattelut
Tarvekartoitus
Palautteen keruu
Pilottikäyttäjät
Esittelyvideot
Infotilaisuudet
Koulutukset
VIP-infoja johdolle
Esimiesinfot, infot keskijohdolle
Avainhenkilöiden ja keskijohdon
tukimateriaali intrasta viestimiseen
Työkalupakki keskijohdolle, kuinka
hyödyntää intraa omalla tiimillä
Viikkopalaverien kiertäminen
Lanseeraustilaisuus
Roadshowt
Esittelyvideot
Kalvosarjat
Tietoiskut, infopisteet
Perusohjeet paperilla
Kuva etusivusta + tärkeimmät
sisällöt/ominaisuudet merkittynä ja
selitettynä
Sisäisten työkalujen kokonaiskuva
Johdon sitouttaminen
Osallistaminen suunnitteluun, esim.
konseptointityöpajoihin
Käyttäjähaastattelut
Tarvekartoitus
Palautteen keruu
Pilottikäyttäjät
Sisällöntuottajien koulutukset
Nimikilpailu
Sisäiset tiedotteet
Taustoittavat jutut, asiantuntija-
artikkelit
Rinnakkaisten sisäisen viestinnän
kanavien hyödyntäminen, esim.
henkilöstölehti
Saada avainhenkilöt viestimään
eteenpäin
Blogit
Julisteet
Viestinnän sisällöt:
1. Hyödyt.
2. Suositellut uudet toimintatavat.
3. Uudet ominaisuudet.
4. Esimerkkejä.
5. Poistuvat järjestelmät.
6. Poistuvat toimintatavat.
7. Käyttäjiltä vaadittavat
toimenpiteet.
8. Projektin eteneminen.
Toisto.
Toisto.
Toisto.
Tarinallisuus.
Selkeä,
yhtenäinen
sanoma.
Jotain
vanhaa?
Jotain uutta?

18. Jaa kokemuksesi!
Mikä intranetin käyttöönotossa ja jalkauttamisessa oli
haasteellista?
 Mitä teitte?
 Ja mitä sitten tapahtui?

19. Yhteenveto
1. Intranetin jalkauttaminen alkaa samaan aikaan, kun idea intranetin uudistamisesta
syntyy.
2. Intranetin jalkauttaminen on muutosviestintää, mutta mitä suuremmassa määrin myös
strategiaviestintää. Intranet on konkreettinen tapa toteuttaa organisaation strategiaa.
3. Intranetin jalkauttamista suunniteltaessa kysytään tutut kysymykset: Kenelle? Mitä?
Miksi? Kuka? Missä? Miten? Milloin?
4. Intranetin uudistaminen useimmiten osa suurempaa muutosta. Kyse ei ole enää vain
sisäisen massaviestintävälineen (= viestinnällisen intranetin) pienestä faceliftistä, vaan
koko organisaation työntekemisen tapojen murroksesta kohti digitaalista
työympäristöä. Mitä suurempi muutos, sitä suurempi muutosviestinnän tarve.
5. Intranet-projektin tulee olla resursoitu riittävästi, jotta myös käyttöönottoon ja
muutosviestintään riittää jaksamista.
6. Tavoitteena positiivinen kierre.

20. Kiitos!
Twitter: @hannapkorhonen
hanna.korhonen@northpatrol.com
http://intranet-ostajanopas.fi
PS:
Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvitys
käynnissä Intranet-ostajan oppaassa!