Digitale Arbeitswelt
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Sieben Gegenstände verschwinden nach
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CEO Wikitu-
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  1. 1. Digitale Arbeitswelt DONNERSTAG, 26. FEBRUAR 2015 1 BEZAHLTE SONDERBEILAGE Ausweg aus der Informationsfalle Datenchaos. Die Digitalisierung hat uns mit Dokumenten überflutet. So vermeiden Sie Stolpersteine im Büro und lernen, Daten besser zu managen. N eue Technologien sind Fluch und Segen zugleich. Stapelten sich früher auf den Schreibtischen Papierausdru- cke, so haben wir viele dieser Do- kumente heute mehr oder weniger geordnet auf unseren PCs und Ser- vern gespeichert. Durch die elek- tronische Datenverarbeitung ha- ben sich Prozesse stark beschleu- nigt. Dafür gehen – so empfinden es viele – jetzt auch mehr Informa- tionen verloren. Diese Informati- onsfalle lässt sich allerdings ver- meiden, wenn in den richtigen Be- reichen die notwendigen Maßnah- men getroffen werden. Dropbox und Co. Mitarbeiter wollen zum Beispiel Daten schnell mit Kollegen austau- schen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, große Bilddateien ver- schicken oder Gruppentermine vorab zur Auswahl stellen. Tools aus dem Internet, die privat zum Einsatz kommen, finden dabei häufig „durch die Hintertür“ Ein- gang in das Unternehmen. Auf den ersten Blick erscheint das vorteil- haft: Die IT-Abteilung muss das Rad nicht neu erfinden, und die Mitarbeiter beherrschen die Tools auch ohne Schulung. Externe Ser- vices sind jedoch mit Vorsicht zu genießen. Aus Compliance- und Data-Security-Gründen sollten be- sonders sensible Daten immer auf dem unternehmenseigenen Server und nicht in Clouds von anonymen Drittanbietern gespeichert werden. Oft kommen diese beliebten Dienstprogramme aus den USA, weshalb sie nur selten mit Richt- linien von heimischen Unterneh- men und den nationalen gesetz- lichen Anforderungen konform sind. Nicht zuletzt schafft der Ein- satz von mehreren Anwendungen, die nicht von der eigenen IT-Abtei- lung abgesegnet sind, ein verwir- rendes Netz von zusätzlichen In- sellösungen. Ganz klar zu bevorzu- gen sind daher Systeme, die von den IT-Verantwortlichen im Unter- nehmen, zusammen mit darauf spezialisierten Anbietern, einge- führt werden. Übersicht bei Dokumenten „Version finalfinalv2überarbeitet“ – wer hat nicht schon einmal ein Dokument mit dieser Bezeichnung im Postfach gehabt, oder noch schlimmer – es auf der Suche nach der tatsächlich finalen Version ent- deckt? Wenn mehrere Kollegen virtuell an einem Projekt arbeiten, Revisionen hin- und herschicken und Korrekturen vornehmen, ist der Verlauf der Änderungen kaum mehr nachvollziehbar. Abhilfe schafft hier ein zentrales System zum Verwalten von Inhalten. Mit einem sogenannten Enterprise Content Management-System wer- den alle Versionen eines Doku- ments so abgelegt, dass der Verlauf nachvollziehbar und die aktuellste Version auch wirklich als solche erkennbar ist. Wird eine ältere Ver- sion benötigt, so kann auf diese auch ohne aufwendiges Suchen in- nerhalb kürzester Zeit zugegriffen werden. Wenn Dinge liegen bleiben Rechnungen irren im Haus herum und werden von einer Abteilung zur nächsten geschickt. Irgend- wann bleibt ein Dokument liegen oder geht verloren, schließlich ver- geht eine halbe Ewigkeit, bis die Rechnung auch wirklich bezahlt wird. Der Klassiker dabei: Die Skontofrist wird verpasst. Bei Unternehmen mit einem großen Volumen an Eingangsrechnungen und hohen Rechnungssummen kann das ein wichtiger Faktor zur Kostenreduktion sein, der nicht in Anspruch genommen wird. Noch ärgerlicher ist es, wenn schon Mahngebühren anfallen, weil die Rechnung den Weg nicht mehr zu- rück in die Buchhaltung gefunden hat. Teure Fehler wie diese können mit einer elektronischen Rech- nungsverwaltung zuverlässig ver- mieden werden. Der Kollege hat sich für drei Wochen in den Urlaub verabschie- det, in Wochen zwei ruft ein Kun- de verärgert an, weil er nie eine Antwort auf eine dringende An- frage erhalten hat. Üblicherweise haben Büroarbeiter eine Abwesen- heitsnotiz im E-Mail-Client akti- viert und Kollegen über den Urlaub informiert. Doch Post landet auch in Papierform auf dem Schreib- tisch, und immer wieder kommt es zu Missverständnissen, die einer raschen Beantwortung der Ein- gangspost im Weg stehen. Ein digi- taler Posteingang sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter ein zentrales Sys- tem verwenden und alle relevan- ten Informationen in ihrem elek- tronischen „Postkorb“ abgelegt werden. Befindet sich ein Mitarbei- ter auf Urlaub oder im Kranken- stand, wird automatisch der nächs- te zuständige Kollege über den neuen Posteingang informiert. Wer wofür und wie lange als Vertreter verantwortlich ist, bleibt dadurch einfach nachvollziehbar. Verträge nie mehr verlieren Es gibt einen Konflikt mit einem Lieferanten, Klarheit kann nur der Vertrag schaffen. In einer Mappe findet sich das Original, doch die Details zur Vereinbarung wurden in E-Mails kommuniziert, die nun nicht mehr auffindbar sind. Wer auf Nummer sicher gehen will, steigt auf ein digitales Vertragsma- nagement um. Es legt für jeden Vertrag einen eigenen Akt an, in dem auch alle relevanten Informa- tionen gespeichert sind. Das hat den Vorteil, dass Fristen nicht mehr verpasst werden, die verein- barten Leistungen rasch nachge- schlagen werden und Auseinan- dersetzungen vermieden werden können. Ob Post, Rechnungen oder Verträge: Das Bearbeiten von Dokumenten frisst viel Zeit, die produktiver genutzt werden kann. [ iStockphoto ] Druck- und Datenverwaltung kosten Zeit und Geld Heimische Unternehmen wollen verstärkt in digitale Lösungen investieren. Wir verschwenden viel Zeit mit Pa- pierkram im Büro. Das ist nicht nur ein subjektiver Eindruck, sondern wird auch durch Studien bestätigt. Die gute Nachricht: Unternehmen zeigen sich immer offener gegen- über effizienteren Lösungen zur Verwaltung. Denn neue Tools spa- ren nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Kostensenkung So wollen laut einer Umfrage des Forschungsinstituts IDC IT-Ent- scheider mit Managementsyste- men für Dokumente und Printum- gebungen Druck- (57 Prozent) und Betriebskosten (54 Prozent) spa- ren. Von den befragten deutschen Unternehmen haben bereits mehr als ein Drittel ein solches Print-Ma- nagement-System im Einsatz. Ver- ständlich, denn das Einsparungs- potenzial der direkten und indirek- ten Druckkosten schätzen Exper- ten auf bis zu 40 Prozent. Das größte Potenzial liegt dabei in der Optimierung dokumentenintensi- ver Prozesse, die automatisiert und vereinheitlicht werden können. Ein Drittel der Befragten erwartet auch, dass neue Enterprise-Lösun- gen das Drucken über mobile End- geräte wie Smartphones und Tab- lets fördern. Als Herausforderung bei der Einführung digitaler Pro- zessoptimierungen sehen die be- fragten Manager die aufwendige Implementierung (20 Prozent) so- wie die Integration in bestehende Systeme (23 Prozent). Aus der Um- frage geht auch hervor, dass für die Optimierung der Geschäftsprozes- se und Digitalisierung der Doku- mentenverwaltung die IT-Abtei- lungen mit den verantwortlichen Geschäftsbereichen noch besser zusammenarbeiten müssen. Ein ähnliches Bild zeichnet sich im Konica Minolta IT Radar 2014 für Österreich ab: Hier sehen Geschäftsführer der mehr als 900 befragten Unternehmen die IT als großen Kostenverursacher. IT als Kostenverursacher Interessant ist, dass zwei Drittel der Manager sich bis zu fünf Stun- den pro Woche um IT-Belange kümmern, allerdings nur 28 Pro- zent angeben, dass IT zum Ge- schäftserfolg beiträgt. Die Befrag- ten klagen der Umfrage zufolge häufig über zu schlechte Hardware oder fehlende Software. Als wichti- gen Faktor sehen die Geschäftsfüh- rer auch Druckkosten und erwar- ten, dass dieser Posten in Zukunft noch teurer wird. Von neuen IT- Lösungen erhoffen sich Unterneh- mer hohe Sicherheit (87% und effi- ziente Arbeitsabläufe (84 %).
  2. 2. Markus Oman, CSE OPP Beratungs- gruppe www.opp-beratung.com Teure Fristen Verträge verwalten spart Geld. Verträge sind existenzielle Be- standteile jedes Geschäfts. Infor- mationen nicht griffbereit zu ha- ben kann teuer kommen. So wer- den manche Verträge automatisch verlängert, auch wenn sie nicht mehr gebraucht werden, oder wichtige Kooperationen laufen aus, ohne dass es bemerkt wird. Allzu oft wird mit Kalendererinne- rungen gearbeitet, um den in einer Mappe abgelegten Papier- vertrag rechtzeitig zu überprüfen. Mit digitalem Vertragsmana- gement von Konica Minolta kann dieser Prozess automatisiert wer- den. Wer einen Vertrag in elek- tronischer Form zentral ablegt, wird rechtzeitig über Fristen in- formiert und kann jederzeit De- tails auf dem Bildschirm überprü- fen. Um mehr Transparenz zu schaffen, können zusätzliche In- formationen wie E-Mails etc. der Vertragsakte zugeordnet werden. Neben den Fristen werden auch gern die vereinbarten Leis- tungen übersehen. Viele Services werden nicht abgerufen, weil schlicht darauf vergessen wurde. Für Sicherheit bei der digitalen Verwaltung von Verträgen sorgt der kontrollierte Zugriff – nur be- rechtigte Kollegen können einen Vertrag freigeben, Klauseln nach- schlagen oder Änderungen ein- pflegen.Digitales Vertragsmanagement. 2 DONNERSTAG, 26. FEBRUAR 2015 DIGITALE ARBEITSWELT Abschied von Papierrechnungen Gewöhnen Sie sich an leere Ablageregale: So hat Konica Minolta die Rechnungsver- arbeitung im eigenen Unternehmen durch digitale Lösungen optimiert. B ei einem Unternehmen in der Größenordnung von Ko- nica Minolta mit 370 Mitar- beitern landen 4500 Eingangsrech- nungen pro Jahr im Postfach. Als Dienstleister für Enterprise Con- tent- und Print-Management-An- gebote sah es das Unternehmen als seine Pflicht, auch im eigenen Ge- schäft geordnete und beschleunig- te Prozesse durch digitale Verar- beitung von Rechnungen umzu- setzen. Sieben Geschäftsstellen „Die Ausgangslage war, dass die Eingangsrechnungen von unseren Lieferanten physisch an die jewei- ligen Besteller in den verschiede- nen Standorten geschickt wur- den“, erzählt Robert Kaltenberger- Löffler, Prokurist des international tätigen Konzerns. Allein in Öster- reich betreibt Konica Minolta sie- ben Geschäftsstellen. Nach der in- haltlichen Prüfung, Kontierung und Freigabe mittels Unterschrift oder Paraphe durch den Kosten- stellenverantwortlichen wurden die Rechnungen aus den Bundes- ländern in die Zentrale geschickt. Am Hauptstandort Wien fanden noch weitere Prüfläufe statt, bevor eine Rechnung verbucht wurde. „Da alle diese Schritte dezentral gestartet wurden und manuell ab- gelaufen sind, hatten wir zu dieser Zeit keinerlei Überblick über die Anzahl der im Unternehmen zirku- lierenden Eingangsrechnungen“, erinnert Kaltenberger-Löffler sich. Bedingt durch den physischen Postversand quer durch Österreich dauerte es zumindest einige Tage, bis die Rechnungen dann wirklich in der Buchhaltung eintrafen. „Ohne Überblick über die Menge und die Durchlaufzeiten der ein- zelnen Rechnungen war es nahezu unmöglich, Skontofristen einzu- halten. Der absolute Worst Case war, wenn in der Buchhaltung eine Mahnung für eine Rechnung vor- lag, die noch im Umlauf war“, gibt der Prokurist einen Einblick in den Arbeitsalltag. Digital statt Papier Um das Rechnungssystem zu ver- einfachen, ließ Kaltenberger-Löff- ler im ersten Schritt alle Rechnun- gen in die Wiener Firmenzentrale schicken. Dort wurden die Papiere eingescannt und den verantwortli- chen Bestellern an den weiteren sechs Standorten zur Kontrolle per Mail als PDF geschickt. Die Frei- gabe erhielt die Buchhaltung eben- falls wieder als Scan. Der elektroni- sche Weg sparte Konica Minolta zwar Zeit, war für den Finanzchef jedoch noch immer nicht zufrie- denstellend. „So sind wir zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung gekommen“, führt Kaltenberger- Löffler weiter aus. Nach der for- mellen Prüfung einer physischen Rechnung in der Buchhaltung wird jetzt der Rechnungsstapel täglich eingescannt. Auf dem Bildschirm überprüfen die Mitarbeiter, ob die Dokumente richtig elektronisch verarbeitet wurden. „Dann werden die Rechnungsdaten geprüft. Da- bei gibt es ab dieser Stelle keinen Unterschied mehr, ob die Rech- nung eingescannt wurde oder als PDF bei uns eingelangt ist“, erklärt der Prokurist. Das System zeigt automatisch auf Basis des Kredito- rennamens und der Adresse die dazugehörige Kreditorennummer an. Informationen, die eine Rech- nung enthalten muss, sind oft an unterschiedlichen Stellen zu fin- den. Die Anwendungssoftware lernt während der Benutzung, um die Daten im Lauf der Zeit besser elektronisch zuordnen zu können. Wurde das Dokument richtig ein- gelesen, wird es an den zuständi- gen Bearbeiter zur Kontrolle wei- tergeleitet. Bereits in der E-Mail-Benach- richtigung wird die Rolle des Emp- fängers bestimmt: sachlicher Prü- fer, Freigeber oder Subprüfer. Die- ses System beschleunigt auch den Prozess bei mehreren Kostenstel- lenverantwortlichen, die die Rech- nung bestätigen müssen. „Mit drei Mausklicks und einem Kurzkom- mentar ist die Rechnung bearbei- tet, wird automatisch an die Kredi- torenbuchhaltung zurückgeschickt und dem Zahllauf zugeordnet“, fasst der Finanzmanager das neue Vorgehen bei der Rechnungsverar- beitung zusammen. Die Kredito- renbuchhaltung hat im System einen Gesamtüberblick über alle in Umlauf befindlichen Eingangs- rechnungen. Einzige manuelle Tätigkeit Was hat sich dadurch für Konica Minolta geändert? Seit der Umstel- lung ist laut Kaltenberger-Löffler das Scannen der Eingangsrechnun- gen die einzige manuelle Tätigkeit. Das bringt dem Unternehmen mehrere Vorteile: „Wir brauchen für den gesamten Prüf- und Ge- nehmigungslauf kein Papier und keine Ausdrucke mehr. Es kann je- derzeit der Status einer Einzelrech- nung oder eine Übersicht über alle Rechnungen eingesehen werden“, so der Prokurist weiter. Nach neun Monaten im Echt- betrieb nimmt der CFO eine deutli- che Effizienzsteigerung wahr: „Wir haben einen schnellen, sauber do- kumentierten Prozess mit einer lü- ckenlosen Kette an revisionssiche- ren und aussagekräftigen Doku- menten. Der gesamte Ablauf ist nachvollziehbar geworden. Es gibt in unserem Fall zwar keine Perso- naleinsparungen, aber freie Kapa- zitäten können für andere sinnvol- lere Arbeiten eingesetzt werden.“ Und noch einen Vorteil hat man festgestellt: „Der Prüfer muss nicht mehr im Büro sitzen. Die Freigabe kann über jedes Notebook erteilt werden.“ Rechnungsordner, die früher sieben Jahre im Archiv auf- gehoben wurden, haben jetzt ein elektronisches Zuhause. „Gewöh- nen Sie sich an leere Regale“, warnt Kaltenberger-Löffler, „Origi- nalrechnungen können Sie zukünf- tig mit gutem Gewissen nach der Erfassung vernichten.“ Elektronische Rechnung Was rechtlich zu beachten ist. Die eRechnung und die digi- tale Verarbeitung von Ein- gangsrechnungen unterlie- gen wie bei der analogen Form klaren rechtlichen Rahmenbedingungen. Bei der eRechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit ihres In- halts für mindestens sieben Jahre gewährleistet sein. Für gewisse Rechnungsarten gel- ten auch längere Aufbewah- rungspflichten, hierzu gibt die jeweils aktuelle Umsatz- steuerrichtlinie Auskunft. Unter einer elektronischen Rechnung versteht man eine Rechnung, die in einem elek- tronischen Format ausge- stellt und empfangen wird. Eine in Papier empfangene und dann eingescannte Pa- pierrechnung fällt aus Sicht des Umsatzsteuergesetzes daher nicht darunter. Neu ist, dass der Leis- tungserbringer elektroni- sche Rechnungen unter ge- wissen Bedingungen ohne digitale Signatur ausstellen darf. Möglich wird dies durch die Anwendung eines innerbetrieblichen Steue- rungsverfahrens (ISV), durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rech- nung und der in Rechnung gestellten Leistung geschaf- fen wird. Zu beachten ist da- bei, dass jedes Glied dieses Pfads einen eindeutigen und nachvollziehbaren Beweis für jeden sachverständigen Dritten darstellen muss. Eine Originalpapierrech- nung darf vernichtet wer- den, wenn das vom Original gescannte Abbild auf einem nach dem Schreiben nicht mehr veränderbaren Me- dium (WORM) unlöschbar gespeichert wird. Überfülltes Postfach Millionen Dokumente in den Griff bekommen. 7,7 Millionen Papierdokumente lie- gen im Archiv der deutschen Fahr- lehrerversicherung. Bei 380.000 Verträgen fällt entsprechend viel Korrespondenz an. Mit einer En- terpriseContent-Management-Lö- sung schaffte das Unternehmen eine neue Struktur für die Verar- beitung der Dokumente. Im ersten Schritt wurden alle bestehenden Daten elektronisch archiviert. Dann machte sich die Versicherung mithilfe der Konica Minolta-Grup- pe daran, auch den Posteingang zu digitalisieren. In Testphase überprüft Eingehende Briefe und Faxdoku- mente wurden gescannt und zu- sammen mit E-Mails den entspre- chenden Akten am Server zugeord- net. Damit es dabei nicht zu Feh- lern kam, wurden die Prozesse vor- ab von den jeweiligen Fachberei- chen in einer Testphase intensiv überprüft. Erhält die Fahrlehrer- versicherung heute neue Post, wird diese dem zuständigen Sach- bearbeiter zugeordnet. Befindet sich dieser im Krankenstand, leitet das System das digitale Dokument an seine Vertretung weiter. Sätze wie: „Ich kann Ihnen nicht helfen, da mir Ihre Akte nicht vorliegt“, hören die Kunden der Versicherung nicht mehr. Die Im- plementierung der elektronischen Dokumentenein- und -ausgangs- verwaltung hat dafür gesorgt, dass Prozesse effizienter ablaufen. Die digitale Rechnungsverarbeitung sorgt bei mehreren Standorten für effizientere Abwicklung. [ iStockphoto ] Daten sicher am Server abzulegen, bewahrt vor dem Papierchaos. [ iStockphoto ] [ iStockphoto ]
  3. 3. Eingangsstempelade Sieben Gegenstände verschwinden nach der Digitalisierung vom Arbeitsplatz. Schlechte Nachrichten für Nos- talgiker: Einiges an Zubehör, das über Jahrzehnte in den heimi- schen Büros einen Stammplatz hatte, ist bald Vergangenheit. Denn werden Dokumentenpro- zesse digitalisiert, werden viele Gegenstände obsolet. Doch kei- ne Sorge: Sie gewinnen mehr Platz auf dem Schreibtisch, den Sie wiederum anderweitig füllen können. Und für einige lieb ge- wonnene Kleinigkeiten könnten Sie eine neue Verwendung fin- den. Folgende Utensilien sind von neuen Technologien im Büro betroffen: I Der Eingangsstempel: Das Stempeln passiert künftig virtu- ell, sobald eine Rechnung oder ein anderes Dokument herein- flattert. I Die Hauspost: Verabschieden Sie sich vom Papierstapel, der von Tisch zu Tisch getragen wird. Die Post finden Sie künftig quasi in Echtzeit auf Ihrem Rechner. I Der Kugelschreiber: Man findet sowieso nie einen, wenn man ihn braucht. Handschriftliche Signa- turen sind Vergangenheit. I Der Aktenordner: Mit virtuel- len Ordnern sparen Sie nicht nur physischen Platz, sondern auch die Zeit, die Sie früher zum Auf- räumen brauchten. Und Sie kön- nen den Ordner nicht im Büro verlegen. I Das physische Archiv: Könnte in einen Freizeitraum umgewan- delt werden, mit Sofas für ein Ni- ckerchen. I Die Klammermaschine: Schluss mit dem lästigen Klammern – künftig hält der Server alle wich- tigen Dokumente zusammen. I Die Büroklammer: Ebenfalls eines der Dinge, die nie da waren, wenn man sie mal brauchte. Mit der Digitalisierung werden Bürohilfsmittel zur Dekoration. [ iStockphoto ] DONNERSTAG, 26. FEBRUAR 2015 3 DIGITALE ARBEITSWELT Was Büros von der Produktion lernen können Österreichs Produktionsstätten sind hochmodern, doch die Verwaltung hinkt oft hinterher. I n der Produktion sind Abläufe automatisiert, Fertigungspro- zesse optimiert und die Be- standsaufnahme erfolgt über Ter- minals. Im Büro hingegen flattern die Papierzettel herum. Das ist in den heimischen Unternehmen noch ein häufiges Bild, „egal, bei welcher Firmengröße“, berichtet Aleksandar Nikolic, Sales Specialist bei Konica Minolta, aus der Praxis. Zwei Welten prallen aufeinander: Die industrielle Fertigung liegt bei der Optimierung von Arbeitspro- zessen schon weit vor dem Stand der Verwaltung. Diesen Umstand führt Nikolic auf mehrere Faktoren zurück. „In der Produktion wird der Kostenfaktor eher gesehen, da massiv eingespart werden kann. In der Verwaltung hingegen sind sich Unternehmen des Mehraufwands oft nicht bewusst, den der unorga- nisierte Umgang mit Dokumenten verursacht.“ Zudem sei es auch im- mer eine Herausforderung, für neue Strukturen im Büro zu sor- gen. Infos automatisch erfasst Das Umdenken bei den Unterneh- men ist jedenfalls schon spürbar. Jeder Betrieb, mit dem der Sales Specialist spricht, sieht Potenzial zur Verbesserung. Wo der Schuh drückt, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. „Bei dem einen ist es die Bearbei- tung von Ein- und Ausgangsrech- nungen. Ein anderer hat keinen Überblick mehr über seine Verträ- ge.“ Das führe dazu, dass Mitarbei- ter in täglichen Gesprächen mit Kunden oder Lieferanten mit ver- alteten, falschen oder unzurei- chenden Informationen arbeiten müssten. Was die Verwaltung von der Industrie lernen kann, ist laut Ni- kolic die Schaffung von effiziente- ren Prozessen. Dabei muss zwi- schen notwendiger und produkti- ver Arbeit unterschieden werden. Produktiv ist jene Arbeit, die tat- sächlich der Funktion eines Ange- stellten entspricht. Notwendig sind vor allem administrative Tä- tigkeiten, und diese können dem Vertriebsexperten zufolge oftmals automatisiert werden. Kann eine Freigabe oder Unterschrift digital eingeholt werden, so spart sich der Mitarbeiter Zeit zum Ausdrucken, Weiterleiten und Zurückholen des Dokuments. Bei der elektronischen Rechnungsverwaltung werden zum Beispiel die wichtigsten Infor- mationen automatisch erfasst, die eingegangene Rechnung der richti- gen Kostenstelle zugeordnet und der dafür zuständige Kollege infor- miert. Bei der elektronischen Con- tent-Verwaltung für Unternehmen gehe es allerdings nicht darum, Personal einzusparen, betont Niko- lic. „Es geht vielmehr darum, die Fachkräfte von Tätigkeiten freizu- schaufeln, die sie von ihren Aufga- ben und Verantwortungen abhal- ten.“ Produktive Zeit Den Erfolg kann der Konica Minol- ta-Berater auch beziffern: In einem konkreten Fall konnte die Bearbei- tungszeit, die ein Mitarbeiter für eine Rechnung durchschnittlich benötigte, durch automatisierte Abläufe von 45 Minuten auf gerade einmal vier Sekunden verkürzt werden. Das Investment in ein Enter- prise Content Management-System macht sich in der Regel relativ schnell bezahlt. Bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanage- ments können viele Unternehmen oft schon innerhalb von neun Mo- naten die Kosten für das neue IT- Service einsparen. Bei der Digitali- sierung der Eingangspost, die et- was komplexer ist, macht sich die Systemumstellung laut Konica Mi- nolta in ein bis zwei Jahren be- zahlt. „Wird die Administration eines Betriebes ebenso modern umge- setzt wie viele Produktionsstätten, spart man nicht nur Zeit und Geld, sondern kann auch das Kundenge- schäft ausweiten“, informiert Soft- ware-Berater Nikolic. „Wenn ich eine bessere technische Infrastruk- tur habe, kann ich meinem Kunden auch mehr Dienstleistungen anbie- ten.“ Die Ära eines gänzlich papier- losen Büros sieht der Sales Special- ist jedoch noch weit entfernt: „Das wird in meinem Leben nicht mehr geschehen.“ Das Ende des Papiertourismus Neue IT-Systeme bringen Unternehmen Wettbewerbsvorteile. Sie suchen eine E-Mail-Korrespon- denz mit einem Kunden aus dem Jahr 2006. Der Kollege, der für die- sen Kunden damals verantwortlich war, hat längst das Unternehmen verlassen. Keine Chance mehr, die- se Nachrichten je wiederzufinden? Solche Situationen sind vermeid- bar, beruhigt Bernd Goger, Head of IT-Solutions bei Konica Minolta. Mit modernen Tools können E-Mails mittlerweile langfristig ge- speichert werden – und zwar so, dass sie auch wieder auffindbar sind. „Dabei ist natürlich die Si- cherheit wichtig“, betont Goger. Individuelle Lösungen Zu klären ist beim digitalen E-Mail- Management, bis wann und von wem auf das Archiv zugegriffen werden kann. Dafür gebe es recht- liche Rahmenbedingungen, die mit den zuständigen IT- und Rechtsab- teilungen im Unternehmen abzu- sprechen sind. Grundsätzlich soll- ten geschäftsrelevante elektroni- sche Nachrichten, ähnlich wie Rechnungen, sieben bis zehn Jahre aufgehoben werden. Neben der besseren Abwick- lung von E-Mail-Kommunikation in Betrieben sieht der IT-Experte generell einen Trend zum „Ende des Papiertourismus“. „Wir sparen uns künftig das Ausdrucken, Un- terschreiben und wieder Einscan- nen von Belegen und Dokumen- ten.“ Bei der starken Nachfrage zu Enterprise-Content-Management- Dienstleistungen sieht Goger zwei Tendenzen. Erstens wollen Kun- den, zu denen vorwiegend mittel- ständische Unternehmen zählen, individuell angepasste Lösungen für ihre Problemstellungen. Ob- wohl Konica Minolta eine Palette an Services anbietet, wird vorerst meist nur ein einzelner Dienst, wie zu Beispiel digitales Vertragsmana- gement, gewählt. In der weiteren Nutzung werden die IT-Systeme um zusätzliche Module angerei- chert. Die erweiterbare, skalierbare und somit zukunftssichere Struk- tur der Software-Lösungen ist für eine Investitionsentscheidung be- sonders relevant. Sicheres Archiv Der zweite Trend, den der Head of IT-Solutions vor allem am österrei- chischen Markt wahrnimmt, ist das Bewusstsein für Sicherheitsfragen. Das Buzzword „Cloud“ hat für den Head of IT-Solutions wenig Bedeu- tung. Die Enterprise Content-Lö- sungen von Konica Minolta müs- sen den individuellen Kundenan- forderungen an Datensicherheit gerecht werden. „Welche Daten ich wohin ablege, ist auch eine Kos- tenfrage. Informationen, die das Unternehmen nicht verlassen dür- fen, müssen lokal am Server (On- Premise) abgespeichert sein. Weni- ger sensible Daten könnten in einer privaten Cloud, die in Österreich liegt, gesichert werden.“ Doku- mente, bei denen ein Durchsickern nicht gefährlich wäre, können laut dem Experten auch in einer Cloud von amerikanischen Anbietern mit besonders günstigem Speicher- platz aufbewahrt werden. Der IT-Spezialist rechnet au- ßerdem damit, dass die digitale Verwaltung im Unternehmen in den nächsten Jahren Usus sein wird. „Betriebe sehen mittlerweile, dass sie einen Wettbewerbsvorteil haben, wenn ihre Daten besser or- ganisiert sind.“ Damit Abläufe op- timiert werden, setzen die Unter- nehmen auf Konsolidierung statt auf Insel-Lösungen in der EDV. Dass das Auffinden einer E-Mail aus dem Jahr 2006 eventuell Wo- chen dauert oder gar unmöglich ist, gehört dann der Vergangenheit an, resümiert Goger. B. Goger beobachtet Trends in der Dokumentenverwaltung. [ Beigestellt ] Konica Minolta-Sales-Specialist Aleksandar Nikolic sieht Aufholbedarf bei der Verwaltung in Österreich. [ Beigestellt ]
  4. 4. Martin Herdina, CEO Wikitu- de, führen- der Anbieter für Augmen- ted Reality. DieFirmadigitalisieren Die erstaunlichen Ergebnisse eines Selbstversuches. Das papierlose Büro ist wohl eines der ältesten Schlagwörter der Digitalisierung. Schon vor mehr als 20 Jahren prognostizier- ten Computerhersteller und viele Berater, dass die Papierberge schon bald von unseren Schreib- tischen verschwinden würden. Sie haben sich geirrt. Und zwar gründlich. Wir werden immer di- gitaler und verbrauchen dabei immer mehr Papier. Ein Parado- xon. Der Geschäftsalltag zeigt, dass wir im Büro, trotz aller im Einsatz stehenden Tablets, Smartphones und Computer, im- mer mehr auf Zettel kritzeln, Handouts verteilen und Projekt- dokumente ablegen. Und die Me- dienbrüche werden immer mehr. Komplexes Vorhaben „Schluss mit diesem Chaos. Ich digitalisiere mein Geschäftsle- ben! Um mein komplexes Vorha- ben sicher zum gewünschten Er- folg zu führen, habe ich mich für eine möglichst frühe Beratung und Begleitung durch Spezialis- ten von Konica Minolta entschie- den. Ich werde in den nächsten Wochen und Monaten auf www.digitizer.com detailliert über diesen Selbstversuch auf dem Weg in ein papierloses Büro berichten. Ich bin gespannt, ob mein Experiment gelingen und am Ende dieses Versuches ein ef- fizienteres, günstigeres und kom- fortableres Arbeiten im Büro ent- standen sein wird. Mit Mehrwert für die Mitarbeiter und gesteiger- tem Gewinn für die Firma.“ Peter Huber bloggt auf digitizer.com . [ NBD Management GmbH ] 4 DONNERSTAG, 26. FEBRUAR 2015 DIGITALE ARBEITSWELT Gemeinsame Vision Innovation durch Kooperation. Wenn ein Start-up mit einem etablierten Unterneh- men kooperiert, sollte es um weit mehr als um Geld ge- hen. So ist es zumindest bei der Kooperation von Wikitu- de und Konica Minolta. Win-win-Situation Konica Minolta beschäftigt sich seit Jahrzehnten mit der Verarbeitung von Informa- tion. Augmented Reality bie- tet Lösungen, wie mit Infor- mation umgegangen wird – und zwar auf völlig neue Art und Weise. Die Zusammen- arbeit ist also naheliegend und eine Win-win-Situation. Stellen Sie sich folgen- des vor: Sie haben vor, eine neue Wohnung zu mieten. Sie stehen vor einer Immobi- lie, die Ihnen besonders gut gefällt. Dann betrachten Sie das Haus einfach durch die Smartphone-Kamera und bekommen automatisch zu- sätzliche Informationen: Preis pro Quadratmeter, Be- triebskosten, Parkett- oder Teppichboden – die Optio- nen sind unendlich. Augmented Reality Und nun stellen Sie sich vor, sie hätten ähnliche Tools im Büroalltag. Bei Wikitude und Konica Minolta sind wir der Meinung, dass der Ar- beitsplatz der Zukunft so aussehen wird. Wir haben eine gemeinsame Vision – und Augmented Reality ist ein Schlüsselfaktor. „InformationliegtinunsererDNA“ Ob ausgedruckt oder digital – ohne Dokumente geht in Unternehmen gar nichts. Konica Minolta Chef Johannes Bischof im Interview. Vor zehn Jahren hätten wir uns über das Drucken unterhalten, vielleicht auch über Fotoapparate. Ihr Unternehmen bietet heute aber IT-Dienstleistungen an. Woher kommt dieser Wandel? Eigentlich liegt hier gar kein Wan- del vor. Denn im Kern beschäftigen wir uns schon seit mehr als 140 Jahren mit diesem einen Thema: der Verarbeitung von Information. Und ob diese Information nun auf Papier ausgedruckt oder gespei- chert, gemailt oder auf andere Art und Weise verteilt wird, macht für uns dabei wenig Unterschied. Denn unser Job ist es, den Unter- nehmen den Umgang mit Informa- tionen zu erleichtern. Und dabei haben wir enorme Erfahrung – denn die Informationsverarbeitung liegt sozusagen in der DNA von Konica Minolta. Pointiert formuliert: Als Unterneh- men profitieren Sie von der viel be- klagten Informationsflut? In der Tat haben wir Lösungen, um nicht in der Informationsflut unterzugehen. Ich würde es den- noch anders formulieren: Viele Unternehmen können von unse- ren Lösungen für die einfache Ver- waltung von Dokumenten profitie- ren. Wir wissen zum Beispiel, dass Wissensarbeiter rund 50 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Inhalten verbringen. Wenn aber die Suche nach einem Doku- ment mehr als 30 Minuten dauert, hat das den gleichen Effekt, als ob es verloren wäre. Denn dann über- steigen die Arbeitskosten, die während der Suche anfallen, den durchschnittlichen Wert eines Do- kuments. Hier besteht also klarer Handlungsbedarf! Wir reden viel über Dokumente. Sollten Unternehmen in Wirklich- keit aber nicht ein Produkt herstel- len oder eine Dienstleistung anbie- ten? Absolut! Um sich in einem globali- sierten Markt zu behaupten, müs- sen die heimischen Unternehmen im Kerngeschäft exzellent sein. Niemand kann es sich heutzutage leisten, Zeit, Energie und letztlich Geld mit anderen Bereichen zu verschwenden. Aber die Bedeu- tung von Dokumenten für ein Un- ternehmen ist einfach extrem groß: Denn ein Großteil der Ge- schäftsprozesse in Unternehmen, von der Bestellung über die Rech- nungsverarbeitung bis hin zur Ge- haltsabrechnung, basiert auf Doku- menten. Ohne Dokumente gibt es kein funktionierendes Business. Unser Credo ist daher: Dokumente – ganz gleich, ob auf Papier oder in elektronischer Form – müssen in Unternehmen immer zum richti- gen Zeitpunkt, an der richtigen Stelle und im richtigen Format zur Verfügung stehen. Haben die österreichischen Unter- nehmen schon die Bedeutung von digitalen Lösungen wie Enterprise Content Management erkannt? In Österreich wird tendenziell noch mehr als in anderen Ländern gedruckt. In letzter Zeit steigt das Interesse daran, elektronische Do- kumentenmanagementsysteme einzuführen und neue Tools wie ECM einzusetzen. Das Konica Mi- nolta IT-Radar zeigt ebenfalls, dass 84 Prozent der heimischen Unter- nehmen eine effiziente Gestaltung von Arbeitsabläufen als Herausfor- derung der Zukunft sehen. Sie entwickeln nicht nur Ihre eige- nen Services weiter, sondern un- terstützen seit Jahren auch Start-ups. Wie kam es zu dem En- gagement bei heimischen Grün- dern? Die Unterstützung von Start-ups ist eine weltweite Initiative. In Öster- reich hat das Projekt durch eine Partnerschaft mit dem Pioneers- Festival begonnen. Zusätzlich ha- ben wir im Herbst einen Zehn-Mil- lionen-Euro-Fonds für Start-ups in Europa gestartet. Ganz allgemein gesprochen ist es unsere Vision, in- novative Produkte zu entwickeln, die den Markt revolutionieren. Bei Konica Minolta haben wir erkannt, dass wir auch externe Inputs benö- tigen, um Innovation zu kreieren und Entrepreneurial Spirit ins Un- ternehmen zu holen. Deshalb arbei- ten wir mit Start-ups zusammen. Wir sehen diese innovativen Koope- rationen als Zukunftsmodell. Welche Vorteile haben die Start-ups von einer Zusammenar- beit mit Konica Minolta? Start-ups können enorm von eta- blierten Unternehmen wie Konica Minolta profitieren. Wir verfügen über Ressourcen, Netzwerke und Management-Know-how. Ein Bei- spiel dafür: Als Partner von Konica Minolta können Start-ups mit un- seren führenden Research&Deve- lopment-Abteilungen und welt- weit renommierten Wissenschaft- lern und Ingenieuren zusammen- arbeiten. Die Kombination aus glo- balem Traditionsunternehmen und unkonventionellem Start-up bietet enormes Potenzial! Konica Minolta Geschäftsführer Johannes Bischof: „Unser Job ist es, Unternehmen den Umgang mit Informatio- nen zu erleichtern.“ [ Konica Minolta ] Konica-Minolta-Stand auf der CeBIT 2015 in Hannover. [ Konica Minolta ] CeBIT:Letdocumentsflow Intelligente Lösungen zum Dokumentenmanagement. Big Data & Cloud, mobile Lösun- gen, digitale Transformation und IT-Security sind die Schlagworte der CeBIT 2015. Unter dem Motto „Let documents flow“ präsentiert Konica Minolta zu diesen Themen intelligente Lösungen mit dem Schwerpunkt auf Enterprise Con- tent Management (ECM). Unter anderem werden folgen- de Themen am Stand D36 in der Halle 3 bei Konica Minolta präsen- tiert: Live Modelling Nutzen Sie die einzigartige Mög- lichkeit, einen Ihrer Prozesse live am Messestand modellieren zu las- sen. Bringen Sie einfach alle rele- vanten Informationen zu Ihrem Prozess mit, um diesen gemeinsam mit den Konica Minolta-Spezialis- ten weiterzuentwickeln. bizhub MarketPlace Mit dem bizhub MarketPlace kön- nen Sie die Funktionalitäten Ihrer bizhub-Systeme mit cloudbasier- ten Services und vielseitigen Apps enorm erweitern. Profitieren Sie von höherer Effizienz, beispiels- weise durch automatische Überset- zungen oder intelligente Rech- nungserfassung auf Knopfdruck. Informationsprozesse Digitales Vertragsmanagement, E-Mail-Management, digitale Per- sonal- und Kundenakten – hier bleiben keine Wünsche offen. Ob einzelne Abteilung, spezifischer Geschäftsprozess oder komplette Organisation – Experten kombinie- ren die richtigen Strategien und Tools für Sie! AUF NACH HANNOVER Sie planen eine Reise zur CeBIT nach Hannover? Hier können Sie eine von zehn Eintrittskarten in das Messe- gelände gewinnen. Senden Sie ein Mail mit Ihren Firmen- daten, Ihrem Namen und mit dem Kennwort CeBIT Ticket an at.cebit@konicaminolta.at, Einsendeschluss ist der 3. März 2015, unter allen Einsendern entscheidet das Los. Viel Glück!

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