Microsoft Access

Hyrje Avni Rexhepi - Microsoft Access

Avni Rexhepi

Prishtinë, 2003
0

Avni Rexhepi - Microsoft Access Hyrje

PARATHËNIE

Ky libër u dedikohet studentëve të Fakultetit Elektroteknik, por mund ta
përdorin të gjithë ata që shfaqin interesim për programin Microsoft Access. Ky
është botimi i parë dhe vërejtjet e sygjerimet e lexuesve janë të mirëseardhura, në
rast ribotimi. Të gjithë shembujt e marrë në libër, janë marrë më shumë për
qëllime shkollore, për të shërbyer si udhëzime në realizimin e detyrave të caktuara,
e jo si projekt i gatshëm për përdorim, apo pjesë të ndonjë projekti. Emrat e marrë
si shembuj janë të rastit dhe përjashtohet mundësia e keqpërdorimit të qëllimshëm.
Në disketen e bashkangjitur, ndodhen fajllat e shembujve të përdorur në libër të
kompresuar me WinZip. Për të dy shembujt është dhënë fajlli vetëm me tabela për
ushtrime, si dhe fajlli i kompletuar i bazës së të dhënave.
Njohuritë paraprake lidhur më bazat e të dhënave dhe për programet e paketit
Microsoft Office do të jenë lehtësim për përdorimin e këtij teksti.
Për vërejtjet dhe sygjerimet, mund të na kontaktoni përmes postës elektronike, në
adresën: avnirexhepi@hotmail.com.

1


2


MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access është program për krijimin dhe mirëmbajtjen e bazave të
të dhënave dhe është pjesë përbërëse e paketit Microsoft Office. Versionet e
programit janë avansuar me secilin version të ri të paketit Microsoft Office, mirëpo
konceptet themelore të punës janë të njëjta në të gjitha versionet. Natyrisht, me
secilin version të ri, shfaqen përmirësime dhe avansime lidhur me veprimet e
caktuara, por ato nuk ndryshojnë thelbin e rregullave të Accessit. Shpjegimet dhe
shembujt e marrë në këtë libër, janë realizuar në versionin Microsoft Access 2000.

Bazat e të dhënave paraqesin grumbull të organizuar të dhënash.
Nëse marrim një shembull nga përditshmëria, p.sh, një zyre për informim dhe
shërbime është përgjegjëse për organizimin e të dhënave për një ndërmarrje të
caktuar. Punonjësit e asaj zyreje, informatat për ndërmarrjen, që kanë të bëjnë me
të punësuarit, punët e përditshme, shërbimet që i ofron ndërmarrja etj., i
mirëmbajnë përmes përdorimit të tabelave të ndryshme. Pra për vendosjen, ruajtjen
dhe mirëmbajtjen e të dhënave në mënyrën më të përshtatshëme, të dhënat
organizohen në formë tabelare. Për shembull, një tabelë do të përdorej për ruajtjen
e informatave për të punësuarit, ku do të paraqiteshin: emri dhe mbiemri, adresa,
datëlindja, vendlindja, mosha, sektori punues, orari i punës, paga mujore, etj. Për
përpunim më detal të informatave për një të punësuar - shënim në tabelë (rresht të
tabelës) përoren formularë, gjegjësisht forma për paraqitje më të përshtatshme të të
dhënave. Shtypja dhe dorëzimi i raporteve të ndryshme që shërbejnë për shtypjen e
të dhënave dhe rezultateve të ndryshme, etj., më së miri bëhet duke shtypur raportet
gjegjëse.
Njësia themelore e bazës së të dhënave është tabela, e cila i ruan të dhënat në formë
të organizuar. Tabela i ka rreshtat (Records - Rekordet, regjistrimet, të dhënat) dhe
kolonat, gjegjësisht fushat (Fields) të cilat përshkruajnë një vlerë ose karakteristikë
të caktuar të rekordit.

Instalimi i programit

Accessi është pjesë e paketit Microsoft Office, prandaj me rastin e instalimit të
paketit instalohet edhe accessi. Përmes CD-së instaluese, instalimi i programit
3


fillon automatikisht, me vendosjen e CD-së instaluese në CD-ROM. Nëse nuk
fillon vetvetiu, në njësinë e CD-ve, zgjedhet setup.exe, me të cilin fillon instalimi i
paketit Microsoft Office.

Startimi i programit, bëhet prej menysë Start, duke zgjedhur menynë
Programs, dhe varësisht prej instalimit, mund ta gjeni direkt si nënmeny në
Programs (si në fig.1.), ose aty është si një tërësi paketi Microsoft Office, e si
nënopcion Microsoft Access. Normalisht programi mund të startohet direkt prej
desktopit përmes ikonës Microsoft Access, nëse ajo veq ekziston ne desktop.

Fig. 1. Startimi i programit, përmes menysë Start.

Kur programi startohet, paraqitet dritarja e Microsoft Access-it (në vazhdim të
tekstit: Access), dhe dritarja për dialog (dialog-box) e cila mundëson zgjedhjen e
opcioneve fillestare për krijimin e një baze të re, ose startimin e bazave ekzistuese,
të cilat janë përdorur së fundi. (Fig. 2)

Nëse dëshironi të filloni krijimin e bazes së re të të dhënave, fillohet në pjesën
Create a new Database using (krijo bazë të re përmes) me opcionet: Blank
Database (Bazë e zbrazët e të dhënave), për përgatitjen e bazës së re, fillimisht të
zbrazët dhe Database Wizard (Magjistari për database). (Wizardet-janë
nënprograme ndihmëse të paketit Microsoft Office, të cilat e udhëheqin
shfrytëzuesin hap pas hapi, duke i dhënë udhëzimet e nevojshme, për realizimin e
detyrave të caktuara). Accessi ofron ndihmë me rastin e krijimit të bazës së re të të
dhënave, përmes Database Wizard, (nënkuptohet se përdoret me kusht të njohjes së
gjuhës angleze).

4


Fig. 2. Dritarja e parë, me rastin e startimit të programit.

Të marrim së pari rastin e bazës së re, të zbrazët. Prej dialogut fillestar, zgjedhim
opcionin: Blank Database. Në ekran menjëherë paraqitet dialogu tjetër, File New
database- Ruaje bazën e re të të dhënave, përmes të cilit Accessi kërkon së pari të
krijohet fajlli në të cilin do të ruhet baza e re që krijohet. Pasi të zgjedhni folderin
ku dëshironi të krijohet ajo, në File name - Emri i fajllit, zgjedhni emrin e fajllit për
bazën e të dhënave që krijohet. (Nëse dëshironi, mundeni që me komandën Create
New Folder, si në fig., së pari të krijoni Folder të ri dhe pastaj veprimet e
përshkruara). Fillimisht, aty accessi propozon emrin db1.mdb, pra tipi i fajllit është
*.mdb (mdb-Microsoft DataBase). Emrin e fajllit db1, e ndryshoni dhe zgjedhni
emër të ri sipas dëshirës. Normalisht, nuk përjashtohet mundësia që ta pranoni edhe
emrin e propozuar db1. Pastaj shtypet tasti: Create (Krijo), dhe më këtë accessi
krijon bazën e re të zbrazët të të dhënave.

5


Fig. 3. Zgjedhja e folderit, dhe emrit për fajllin e bazës që krijohet.

Nëse zgjedhni opcionin Database Wizard, atëherë Accessi, së pari ju ofron
mundësinë e zgjedhjes së shabllonit të parapërgatitur të bazës (Fig. 4). Ekziston një
numër mjaft i madh i bazave të gatshme, për qëllime të ndryshme përdorimi, si
Adresari me kontakte, Koleksione të ndryshme, Inventare, Shërbime të thirrjes, etj.
Pas zgjedhjes së shabllonit të gatshëm, përmes dialogut File new database (fig 3)
përsëri zgjedhni vendin (folderi) dhe emrin e fajllit, për bazën e të dhënave që
krijohet.

Fig. 4. Shabllonet e gatshme, të bazave të të dhënave, që i ofron accessi.

Hap pas hapi, Accessi ju ofron opcionet për zgjedhje, si në fig. 5, me ç'rast mund të
bëhen modifikime të opcioneve të gatshme që i ofron Accessi për shabllonin

6


përkatës. Me tastet, Cancel (Anulo, Pezullo), Back (Prapa), Next (Tjetri), Finish
(Fundi , Përfundo) lëvizim hap pas hapi, duke përcjellur udhëzimet e magjistarit
deri në përfundim të procedurës, kur me Finish vendosim për krijimin e bazës së
gatshme, sipas opcioneve të zgjedhura prej atyre që i ofroi magjistari.

Në atë rast, Accessi e krijon bazën e re të gatshme me strukturën dhe elementet e
saj, me ç'rast në ekran shfaqet dritarja Database Wizard, me treguesit Creating…,
për secilin element të bazës. Nëse zgjedhim shabllonin Contact Management-
Administrimi i kontakteve, pra një adresar me informata për kontaktet e ndryshme,
kalohet nëpër hapat vijues, si zgjedhja e fushave: emri, mbiemri etj., që do të ruhen
në një tabelë.

Hapi i parë, fillimi. Zgjedhja e fushave

Zgjedhja e stilit të paraqitjes Zgjedhja e stilit të raporteve që shtypen

7


Zgjedhja e emrit të bazës Përfundimi
Fig. 5 . Hapat, gjatë krijimit të bazës përmes magjistaarit.

Fig. 6. Ecuria e krijimit të bazës, përmes Database Wizard
Me këtë rast, Accessi krijon bazën Contact Management1, me të gjitha elementet e
nevojshme, si tabelat, format, raportet, etj., si në fig 7.

Fig. 7 - Baza e krijuar përmes magjistarit.

Pra, siç shihet në fig. 7, dritarja e bazës së të dhënave përmban faqet (objektet):
Tables (Tabelat), Queries (Pyetësit), Forms (Format), Reports (Raportet), Pages
(Faqet,Web faqet), Macros (Makrot) dhe Modules (Modulet).

8

Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat

DRITARJA E ACCESIT
Dritarja e
Menya Shiriti i veglave
bazës

Rreshti i statusit

Fig. 8 - Dritarja e Accessit

Dritarja e zakonshme e Accessit gjatë punës duket si në fig. 8. Normalisht, si në
çdo dritare në Windows, kemi edhe titullin e dritares dhe në skajin e djathtë, pullat
(tastet) minimize, maximize dhe close . Në krye të dritares gjendet menya
kryesore e programit me përmbajtjen: File (Fajlli), Edit (Editimi, përpunimi), View
(Pamja), Insert (Inserto), Tools (Veglat), Window (Dritarja) dhe Help (Ndihma).
Kur hapet një tabelë, pyetës ose formë, shtohet edhe menya Records (Rekordet).

9

Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access

Përfundi menysë gjendet shiriti i veglave, i cili përmban ikonat (tastet) për
shkurtesat e komandave të cilat përdoren më së shpeshti gjatë punës. Varësisht se
çka kemi të hapur prej dritareve në ekran, ashtu ndryshon edhe shiriti i veglave.
Nëse kemi hapur ndonjë tabelë, atëherë aty shfaqet shiriti i veglave për punë me
tabelë, në rast të formës, shiriti i veglave për punë me formë, etj.
Në pjesën e brendshme të dritares kemi dritarën e bazës së hapur të të dhënave, dhe
eventualisht ndonjë dritare të hapur të tabelës, formës, etj. Dhe në fund në pjesën e
poshtme, kemi rreshtin e statusit, i cili jep shpjegime për gjendjen momentale ose
informata për elementin e zgjedhur aktualisht, dhe statusin e tasteve CapsLock,
Insert, etj.
Kur kemi të hapur vetëm dritaren e bazës së të dhënave, atëherë përmbajtja e
menyve është, si do të përshkruhet në pjesën e ardhshme të tekstit. Mirëpo nëse
hapet ndonjë tabelë, formë, apo element tjetër, atëherë edhe përbajtja e menyve
ndryshon varësisht prej kontekstit. Pra menytë automatikisht përshaten për punën
të cilën jemi duke bërë momentalisht.

Menya File

Në menynë File, si zakonisht, kemi komandat që kanë të bëjnë me hapjen e fajllit
të ri ose ekzistues, ruajtjen dhe shtypjen e fajllave. Në fund, është edhe lista e
fajllave të hapur së fundi.

- New database (Hapja e bazës së re), pra përdoret kur
dëshirojmë të fillojmë krijimin e një baze të re.
- Open Database (Hape bazën), shërben për hapjen e bazës
- Get External Data (Merr të dhëna të jashtme), shërbën
për marrjen e të dhënave prej ndonjë baze tjetër të Accessit
ose programeve tjera për baza të të dhënave ose Link tables
(lidhi tabelat), për marrjen e të dhënave prej ndonjë tabele
tjetër, të Accessit, ose programeve tjera.
- Close (mbylle), mbyllë bazën (fajllin e hapur)
- Save (Ruaje), ruan ndryshimet në bazën me të cilën jemi
duke punuar momentalisht, në fajllin e njëjtë, me të njëjtin
emër.
- Save as/Export (Ruaje si/eksporto)- shërben për ruajtjen
me emër të ri, gjegjësisht eksportimin në format tjetër në
ndonjë program tjetër të objektit aktual, tabelës, formës, etj.
Fig. 9 - Menya File

10


- Page Setup ( Konfigurimi i faqes)
- Print Previw ( Shikimi paraprak) (inspektimi) i shtypjes
- Print… ( Shtype…) - shtypja në printer, ku përmes dritares së hapur të dialogut
Print, përcaktojmë opcionet e shtypjes
- Send (Dërgo)
- Database Properties (karakteristikat e bazës) - jep informacionet lidhur me
bazën, në formë rezymeje, ndër të tjera edhe me elementet përbërëse, si në fig.10.

Dritarja ka faqet: General (të përgjithshme),
Summary (rezyme), Statistics (statistika),
Contents (përmbajtja) dhe Custom (e
zakonshme).
Pra, faqja Contents paraqet sa tabela, forma,
pyetës etj., ka baza.

Fig. 10 - Karakteristikat e bazës

Verejtje:
Duhet pasur kujdes gjatë përdorimit të menyve, sepse shpeshherë menytë nuk janë të plota,
por në to paraqiten vetëm menytë që janë përdorur kohën e fundit dhe ato kryesore, kurse
në fund të menysë paraqitet një shigjetë e dyfishtë e cila mundëson hapjen e menysë së
plotë. Pasi ta hapni menynë e plotë dhe të përdorni një prej menyve që nuk shihej në listë,
herën e ardhshme kur hapet menyja ajo paraqitet në listë, si meny që është përdorur së
fundi.

Menya Edit

Menyja Edit, varësisht prej asaj se a ka ndonjë objekt të zgjedhur të bazës (tabelë,
formë, etj), ka përmbajtje të ndryshme. Shërben për editimin e të dhënave në bazë,
kopjimin, zhvendosjen, fshirjen, kërkimin etj.

11


-Undo - Zhbëje - anulon veprimin e fundit dhe kthen
gjendjen e mëparshme, p.sh., para kopjimit, zhvendosjes,
ndryshimit, etj.
- Cut - Preje- shërben për zhvendosjen e të dhënave në
tabelë, ose elementeve në forma, raporte etj., në memorje
të kompjuterit (Clipboard-pjesa e rezervuar e memorjes
për këtë qëllim), ashtu që të njëjtat thirren në pozitë të re
pëmes Paste- Ngjit (ka kuptimin e marrjes prej memorjes
dhe ngjitjes-vendosjes në pozite të re, aty ku është
momentalisht kursori ose zgjedhja).
- Copy - Kopjo - bën kopjimin e vlerës ose të objektit të
zgjedhur, në memorje të kompjuterit, pa ndikuar fare në
origjinalin.
- Paste - Ngjite - thërret prej memorjes përmbajtjen
momentale të saj (nga Clipboard). Kemi edhe opcionet e
Fig. 11 - Menya Edit Paste, si Paste Special, Paste as Hyperlink, dhe Paste
Append.
- Delete - fshije, bën fshirjen e të dhënës apo objektit të zgjedhur (selektuar), në
tabelë, forme etj.
Nëse jemi në tabelë p.sh kemi edhe:
- Delete Record-Fshije rekordin
- Delete Column - Fshije kolonën
- Select Record - Zgjedhe rekordin
- Select all records - Zgjedhi të gjitha rekordet

Në vazhdim kemi pjesën që ka të bëjë më kërkimin e të dhënave në tabela, forma
etj. Pra shihet se menya është e ndarë në pjesë, me vizat ndarëse horizontale.

-Find - Gjeje - shërben për hapjen e dialogut për kërkim, me të cilin i kërkojmë
vlerat e caktuara, në tabelë, formë, etj.
- Replace - Zëvendëso - shërben për zëvendësimin e vlerës ekzistuese, me vlerë të
re, po ashtu bëhet përmes dialogut që hapet.
- Go to - Shko tek - shërben për kalim në rekordin e caktuar.

Menya View

Menya View - Pamja, shërben për rregullmin e pamjes së dritares së Accessit, dhe
elementeve të dritares. Pra, ketu zgjedhim se çka do të shihet në ekran gjatë punës
me Access,

12


- Database objects ( Objektet e bazës) - objektet në dritaren e
bazës (tabela, forma, etj)
Pjesa e rregullimit të pamjes së ikonave të objekteve në bazën e
të dhënave (tabelave, formave, etj.), si:
- Large icons (Ikonat e mëdha)
- Small icons (Ikonat e vogla)
- List (Lista)
- Details (Detajet) - shifen edhe data e krijimit, modifikimit,
madhesia etj.
- Arrange Icons (Rregullo ikonat) - me nënopcionet e saj
shërben për rregullimin e renditjes së ikonave: By name (Sipas
Fig. 12 - Menya emrit), By type (Sipas tipit), By created (Sipas dates së krijimit),
View By modified (Sipas dates së modifikimit), etj. Auto arrange
(Rregullimi automatik) me shpërndarje simetrike.

- Line up icons - Rreshto ikonat në vijë të drejtë, bën rreshtimin kur nuk është
aktivizuar opcioni Auto arrange në menynë Arrange icons.
- Properties - Karakteristikat, për objektin e zgjedhur.
- Code - Kodi, i shkuar në Visual Basic for Applications.
- Toolbars - Shiritat e veglave, përmes nënopcioneve të tij: Database - Baza,
Toolbox - Kutija e vegave, Web - Veglat për web faqe, dhe Customize - Përshtati,
përcakon se cilat vegla të punës do të shihen në ekran gjatë punës. Zakonisht shihet
shiriti i veglave - Database (fig. 13), por përmes Customize, ne përshtasim sipas
dëshires se cili grup do të shihet pastaj në listën toolbars.
- Kur aktivizohet, ndonjë objekt (tabelë, formë, etj.) atëherë automatikisht, në
shiritin e veglave, veglat database zëvendësohen, me ato për tabelë, formë, etj.

New Format
Open Print Cut Office Analyze Large List Code
Preview Copy painter Properties New Object
Icons Details
Save Spelling Paste Undo Links Ralationships Office
Small Icons
assistant
Fig. 13 -Database toolbar - Shiriti i veglave database

Nëse vetëm pozicionohet treguesi i mausit mbi ikonë (tast) dhe mbahet aty për një
kohë, do të paraqitet edhe emri i ikonës, gjegjësisht funksioni që ajo kryen nëse
klikohet në të. Ikonat në shiritin e veglave janë shkurtesa për aktivizikimin e
komandave të cilat normalisht i kërkojmë nëpër menytë e programit. Shiriti i
veglave faktikisht përmban ato komanda që përdoren më së shpeshti, ashtu që t'i
kemi "në dorë", e të mos humbim kohë t'i kërkojmë nëpër meny. Në skaj, pas tastit

13


për ndihmë, ndodhet edhe tasti More buttons i cili mundëson shtimin ose largimin e
tasteve prej shiritit të veglave.

Menya Insert

Menya Insert, përmban komandat për insertim të objekteve të reja në bazën e të
dhënave.

- Table - Tabelë
- Qyeru - Pyetës (kueri)
- Form - Formë (formularë)
- Report - Raport
- Macro - Makro
- Module - Modul
- Class Module - Modul klase
- AutoForm - Formë automatike
- AutoReport - Raport automatik

Fig. 14 - Menya
Insert

Menya Tools

Menya Tools-Veglat , përmban veglat e programit.

- Spelling - Drejtshkrimi në gjuhën angleze
- Autocorrect – Përmirësimi automatik i gabimeve
- Office Links - Lidhja me Office
- Relationships – Relacionet mes tabelave
- Analyze - Analizo, bën analizën e bazës së të dhënave
- Database Utilities- Shërbimet për bazën e të dhënave
- Security - Siguria, mbrojtja e të dhënave
- Replication - Replikimi
- Startup…- Startimi, opcionet për startimin e projektit
- Macro - Makrot
- ActiveX Controlls… - Kontrollat ActiveX
- Add-Ins - Shtesat
- Options - Opcionet

Fig. 15. Menya
Tools

14


Shpjegimet përkatëse, për nënopcionet, do të jipen gjatë përdorimit të tyre, në
pjesët përkatëse të tekstit.

Menya Window

Menya Window - Dritarja, përmban komandat për rregullimin e dritareve të
objekteve të bazës, kur kemi të hapura më shumë dritare. P.sh në ekran mund të
kemi të hapura njëkohësisht dritaret për dy-tri tabela, forma, ose disa tabela, disa
forma e ndonjë pyetës (kueri), etj.
Përmes menysë Window, dritaret e hapura të
objekteve, brenda dritares së Accessit, shpërndahen
simetrikisht dhe me madhësi të barabarta.
- Tile horizontaly - rradhitja (palosja) horizontale
- Tile Verticaly - rradhitja vertikale
- Cascade - kaskadë
- Arrange Icons - rregullimi i ikonave
- Hide - fshehe, bën fshehjen e dritares
- Unhide - largo opcionin e fshehjes

Fig. 16 - Menya Window
Në fund të menysë, paraqitet lista e dritareve të hapura momentalisht dhe me
shënjën e zgjedhjes tregohet dritarja aktive momentale, kurse me klik kalohet në
dritaren e dëshiruar. Pra një prej mënyrave të kalimit prej dritares së një objekti, në
dritaren e objektit tjetër është përmes kësaj menye.

Menya Help

Menya Help - Ndihma, përmban udhëzimet të cilat i ndihmojnë shfrytëzuesit gjatë
përdorimit të programit dhe shpjegimet deri në detaje të vogla, për cilëndo çështje.
- Microsft Access Help F1 - Ndihma për Access. Siç
shihet, në çdo moment, me shtypjen e tastit funksional
F1 në tastierë, mund të aktivizohet ndihma në Access,
dhe Office Assistant (Asistenti për Office), i
standardizuar në të gjitha programet e Office-it ofron
ndihmë, duke dhënë mundësinë e shtypjes së tekstit
lidhur më pyetjen dhe pastaj, ai ofron udhëzimet e
mundshme lidhur me temën për të cilën është
Fig. 17. Menya Help parashtruar pyetja.

15


- Show Office Assistant - Paraqite ndihmësin e Office-it (fig. 17.a)
- What's this? - Çka është kjo - ndihma direkte, duke aktivizuar treguesin me
pikëpyetje dhe duke shtypur në pjesën e dritares për të cilën kërkohet ndihmë.
- Microsoft on the web - Microsofti në web (internet)
- Detect and Repair… - Detektimi dhe riparimi i gabimeve.
- About Microsoft Access - Dritarja me informata, lidhur me versionin aktual të
programit dhe mundësitë për kërkim të udhëzimeve dhe ndihmës shtesë.
Ne pjesën: Type your question here, and then
click search (shkruaje pyetjen tënde këtu dhe
pasaj shtype Search), shtypet teksti i pyetjes,
dhe pastaj me Search ndihmësi i gjenë
përgjigjet, ose disa përgjigje që lidhen me
pyetjen e parashtruar.

Fig. 17. a
Kur dëshironi të largoni prej ekranit asistentin, e
klikoni me pullen e djathte të mausit, dhe pastaj
në menynë e hapur zgjedhni Hide. Menyja
Options, rregullon opcionet, Choose assistant…
mundëson ndërrimin e pamjes së asistentit, dhe
Fig. 17.b Animate bën animacion me figurën e asistentit.

Dritarja e hapur e ndihmes, duket si ne fig. 17, c. Ka shiritin me vegla, dhe tri faqe:
Contents-Përmbajtja, Answer Wizard-Magjistari për përgjigje, dhe Index-Indeksi.
Dritarja kryesore është e ndarë në dy pjesë. Në pjesën e djathtë paraqiten temat
specifike të zgjedhura në anën e majtë.
Contents - Përmbajtja,
faktikisht është e organizuar si
libër, me kapituj dhe tema të
veçanta, te cilat i zgjedhni duke
i hapur kapitujt e librit, me
shenjen plus që e kanë para, e
cila pastaj shndërrohet në
minus. Mbyllja bëhet duke
shtypur shenjën minus. Tema e
zgjedhur paraqitet në anën e
djathtë të dritares.
Fig. 17.c.

16


Në faqen Answer Wizard, tek
pozita e parë, What would you
like to do?- Çka dëshironi të
bëni?, në tekst-boksin ku është
teksti: Type your
question…shtypet pyetja dhe
me tastin Search gjinden temat
e lidhura me atë pyetje dhe
paraqiten ne listën përfundi,
(Search topic to display), e
pastaj përmbajtja e temës së
Fig. 17.d. zgjedhur aty paraqitet në anën
e djathtë.
Në faqen Index, faktikisht
është indeksi i të gjitha fjalëve
të rradhitura sipas alfabetit, dhe
posa të shtypet shkronja e parë
në pozitën 1- type keywords -
shkruaje fjalën çelës, në
pozitën 2. Or choose keywords
- ose zgjedhe fjalën çelës -
paraqiten fjalët që fillojnë më
atë shkronjë, dhe për çdo
shkronjë të re njësoj, deri sa të
Fig. 17.e. ngushtohet rrethi i pyetjeve.

Pastaj në pozitën 3. Choose a topic-zgjedhe temën, zgjedhet tema prej listës, dhe në
anën e djathtë hapet faqja me përmbajtjen për temën e zgjedhur.

Menya Format

Menya format paraqitet nëse kemi hapur dritaren e ndonjë tabele, forme, etj. Pra,
ajo ka të bëjë me formatizimin e vlerave dhe të elementeve të dritares së hapur. Në
rast se kemi hapur një tabelë, atëherë menya format, duket si vijon:

17


- Font… - Fonti, lloji i shkronjave, pra mundëson
ndërrimet e zakonshme të tekstit, ngjyrës, etj.
- Datasheet… - Faqja e të dhënave
- Row height… - Lartësia e rreshtave
- Column width… - Gjerësia e kolonave
- Rename column - Riemërto kolonën
- Hide Columns - Fshehi kolonat
- Unhide Columns…- Kthe kolonat e fshehura
- Freeze Columns - Ngriji kolonat, shërben për të
mbajtur në ekran kolonat e caktuara me rastin e
rrotullimit për shikim të kolonave të skajshme.
- Unfreeze All Columns - Shkriji të gjitha kolonat
- Subdatasheet - Nënfaqja e të dhënave

Fig. 18a - Menya Format

Menya Records

Nëse është hapur ndonjë tabelë, formë etj, në menynë kryesore të programit
paraqitet edhe menya Records - Rekordet.

- Filter - Filtro, shërben për filtrimin e të dhënave, në
tabelë, pyetës (kueri) ose formë.
- Sort - Sorto, shërben për rradhitjen e të dhënave sipas
alfabetit (vlerat tekstuale), ose madhësisë (vlerat
numerike).
- Apply Filter/Sort - Apliko filtrin/sortin.
- Remove Filter/Sort - Largo filtrin/sortin.
- Save Record - Ruaje rekordin
- Refresh - Rifresko të dhënat.
Fig. 18b. Menya - Data entry - Futja e të dhënave
Records

Pra, siç shihet, këto komanda kanë të bëjnë më rekordet në tabelë, formë ose pyetës
(kueri), dhe gjatë aplikimit do të shpjegohen më detajisht.

18


Menytë e kontekstit

Kemi edhe mundësinë e përdorimit të menysë speciale, që njihet si menya e
shpejtë, ose menya e kontekstit, e cila shfaqet kur shtypet pulla e djathtë e mausit.

Komandat që paraqiten në meny
varen prej vendit ku ndodhet
treguesi i mausit në momentin e
shtypjes. Kjo meny mund të
hapet edhe përmes kombinimit:
SHIFT+F10. Për të mbyllur këtë
meny, mjafton të shtypet kudo
jashtë saj, ose përmes ESC, ALT,
ose ENTER.

Fig. 18c. Menya e kontekstit

Objektet e bazës së të dhënave

Accessi është sistem i orientuar në objekte për udhëheqjen e bazës së të dhënave
(DBMS-Database Management System), që do të thotë se tërë baza e të dhënave
është e përbërë prej objekteve të cilat kanë karakteristika të caktuara, ose atribute të
njohura si tipare-karakteristika (properties), përmes së cilave përcaktohet struktura
e tyre, pamja dhe sjellja. Për shembull, vetitë e tabelës përfshijnë, përshkrimin e
tabelës, subjektit të tabelës dhe renditjen e rekordeve në tabelë (alfabetike,
kronologjike ose në bazë të një ose më shumë fushave).
Njëherit, secili prej objekteve kryesore të Accessit është kontejner (bartës) i
objekteve të tjera, të cilat gjithashtu kanë tiparet e tyre. Për shembull tiparet si:
emri, madhësia, fonti, tipi i të dhënave etj. Format dhe raportet përmbajnë objekte
si fushat e të dhënave, titujt, kontrollat, numrat e faqeve, grafikonet etj. Për secilën
prej tyre ekziston lista e tipareve të cilat mund t'i përshtatni për të siguruar efektin e
dëshiruar.
Në dritaren e programit, kur e hapni fajllin e bazës së të dhënave, shihet dritarja e
bazës dhe objektet (elementet) përbërëse të saj si në fig. 19.

19


Fig. 19. Dritarja e bazës së të dhënave

Dritarja kryesore e bazës përmban objektet vijuese: Tables-Tabelat, Queries-
Pyetësit, Forms-Format, Reports-Raportet, Pages-Faqet, Macros-Makrot dhe
Modules-Modulet. Brenda ditares, varësisht prej objektit të zgjedhur shihen
elementet përkatëse, p.sh, në fig. 19 shihet se në faqen tables, kemi:

- Create Table in DesignView - Krijo tabele në modin e dizajnit
- Create Table by Using Wizard - Krijo tabele duke përdorur magjistarin
- Crete Table by Entering Data - Krijo tabele duke futur të dhënat

Këto janë opcionet që i ofron programi për krijimin e tabelave dhe në vijim kemi
listën e tabelave që veq ekzistojnë në bazën e hapur të të dhënave. Per secilin prej
objekteve, ekzistojnë Create… in design view dhe Create…by using wizard.
Gjithashtu, në dritare në shiritin e veglave të dritares, shihet se i kemi tri taste:
Open-Hape, Design-Dizajni dhe New-I ri/E re, të cilat mundësojnë që p.sh., tabela
ose elementi tjetër i zgjedhur, të hapet: për përdorim me Open, ose për ndryshimin
e dizajnit të saj - Design. Kurse krijimi i tabeles së re, gjegjesisht elementit
përkatës, bëhet me tastin New.
Grupi Favorites-Favoritet, përmban "folderin" special me fajllat gjegjësisht
objektet e preferuara, që favorizohen prej shfrytëzuesit.

20


Modet
Gjatë punës në Access kemi modin e punës (modin e ekzekutimit), në të cilin
përdoren tabelat, format dhe elementet e tjera të krijuara dhe modin e dizajnimit,
në të cilin bëhet dizajnimi i tabelave, formave dhe elementeve tjera. Deri sa
punohet në modin e dizajnimit, shfrytëzuesi nuk manipulon drejpërdrejt me të
dhënat, por e dizajnon pamjen dhe formën e objekteve të bazës, të cilat pastaj
përdoren në modin e punës. Gjatë modit të dizajnimit, nuk shihen vlerat e të
dhënave, por vetëm objektet dhe elementet që dizajnohen, e të cilat në modin e
punës mund të përmbajnë të dhëna.

Tabela
Tabela paraqet elementin themelor të bazës së të dhënave edhe në Access. Në
tabelë ruhen të dhënat dhe tabela shërben si bazë prej të cilës objektet tjera i marrin
dhe mandej i përdorin në forma të ndryshme të dhënat e tabelës. Tabela ka rreshtat-
rekordet dhe kolonat-fushat (fig. 20).

Fig. 20 - Tabela
Titujt e kolonave-fushave paraqesin emrin e fushës përkatëse dhe krejt rreshti-
rekordi është një tërësi, pra, një rekord me fushat prekatëse. Në fund të dritares së
tabelës janë pullat për lëvizje (navigim) nëpër rekorde (navigation buttons), ku
tregohet se në cilin rekord është i pozicionuar momentalisht kursori pra, rekordi
aktual, pastaj pullat për kalim tek rekordi gjegjës (shih fig. 21).

Tregohet rekordi aktual (1), prej numrit te pergjithshëm të rekordeve (of 5).
- rekordi e parë - rekordi i ardhëshëm
- rekordi paraprak - rekordi i fundit
- rekordi momental - rekord i ri në fund të tabelës
- prej 5 (numri i rekordeve)
Fig. 21 - Lëvizja nëpër tabelë

21


Me përdorimin e këtyre pullave, kursori vazhdimisht është i pozicionuar në
kolonën e parë të tabelës. Lëvizja nëpër tabele mund të bëhet edhe përmes tastierës,
dhe atë përmes 4 shigjetave: majtas, djathtas, poshtë, lart, si dhe përmes pullave:

Home - Kalo në fushën e parë të rekordit,
End - Kalo në fushën e fundit të rekordit
Page Up - Kalo në rekordin e parë, në fushën ku aktualisht ndodhet kursori
Page Down - Kalo në rekordin e fundit, në fushën ku aktualisht ndodhet kursori

Përmes mausit mund të kalojmë direkt në cilëndo pozitë të tabelës, duke u
pozicionuar me kursor në qelulën përkatëse dhe duke shtypur pullën e majtë të
mausit.

Nëse tabela përmban numër të madh të fushave, atëherë në pjesën e poshtme të
dritares paraqitet edhe shiriti rrëshqitës horizontal
i cili mundëson lëvizjen në pjesën e majtë, gjegjësisht të djathtë të tabelës. Shtypja
e njëpasnjëshme e pullave dhe , bën zhvendosjen pjesë pjesë, kurse shtypja
dhe zvarritja treguesit proporcional të pozitës në shiritin rreshqitës bën zhvendosjen
e shpejtë në pjesën përkatëse proporcionalisht me zhvendosjen.

Query - Pyetësi (Kueri)

Pyetësi është një pyetje që parashtrohet në bazën e të dhënave. Pyetësi shërben për
nxjerren e vlerave të caktuara prej tabelës ose prej disa tabelave. Tabela mund të
ketë shumë rekorde dhe shumë fusha për secilin rekord, kurse shfrytëzuesit gjatë
punës mund t'i nevojiten vetëm disa rekorde ose vetëm disa fusha të rekordit. Për
nxjerrjen e pjesërishme të të dhënave prej tabeles përdoret pyetësi, i cili gjatë
konstruktimit i mundëson shfrytëzuesit të zgjedhë vetëm fushat ose rekordet e
caktuara te tabelës, në bazë të një kushti të caktuar ose disa kushteve njëkohësisht.

Fig. 22 - Query - Pyetësi

22


Në fig. 22 kemi paraqitur pyetësin, i cili prej tabeles addresses ka nxjerrë vetëm
fushat që shihen. Zgjedhja e fushave dhe kritereve, bëhet në modin e dizajnimit.
Edhe në dritaret e pyetësve, kemi pullat për lëvizje nëpër tabelën e pyetësit, si në
fig. 21.

Forma

Për punë më të lehtë me rekordet e veçanta dhe për të parë njëkohësisht të gjitha
fushat e rekordit të veqantë përdoret Forma (Formulari). Brenda formës, renditja e
fushave mund të bëhet sipas dëshirës. Mund të përdoren të dhënat prej një ose më
shumë tabelave. Posaqërisht janë të përshtatshme për krijimin e formave të njëjta
me formularët që shtypen në letër, p.sh., brenda kompanisë. Forma krijohet përmes
modit të dizajnimit ose duke përdorur magjistarin për forma.

Fig. 23. - Forma

Edhe dritarja e formës, përmban pullat për lëvizje nëpër rekorde, si në fig. 21.

Raporti

Për paraqitjen dhe shtypjen e të dhënave në letër, përdoren raportet. Pra raporti
është elemet tjetër i bazës së të dhënave, me anë të të cilit, nxirren në letër të
dhënat e nevojshme, prej tabelës, pyetësit ose formës. Pamja e raportit rregullohet
në modin e dizajnimit, me ç'rast ka mundësi të zgjedhet mënyra sa më e
përshtatshme e rradhitjes së të dhënave, sortimi, etj. Në raport mund të paraqiten
edhe grafikonet e ndryshme. Gjithashtu mund të përdoret edhe raporti i posaqëm i
përshtatshëm për shtypjen e etiketave të zarfeve (kovertave), letrave qarkore etj. Në

23


fund të dritares së raportit, gjithashtu kemi pullat për lëvizje (si në fig. 21), por në
këtë rast për lëvizje nëpër faqet e raportit. Në fig. 24. është paraqitur raporti per
tabelën addresses.

Fig. 24. - Raporti

Faqet

Faqet, ose faqet për qasje në të dhëna, janë objekt i ri në versionin Microsoft
Access 2000. Këto janë web faqe speciale të Accessit të dizajnuara për shikimin
dhe manipulimin e të dhënave përmes Internetit. Faqja për qasje në të dhëna mund
të përmbajë edhe të dhëna prej burimeve tjera, si Microsoft Excel.

Makrot

Makroja paraqet një varg veprimesh të njëpasnjëshme, të ruajtura në një tërësi si
një komandë e vetme. Përdoren për të lehtësuar dhe shpejtuar punën më të dhënat.
Sa herë që aktivizohet makroja, që nga ana e shrytëzuesit duket si një komandë e
vetme, kryhet vargu i të gjitha operacioneve të ruajtura në makro.

24


Modulet

Modulet paraqesin kode të programuara përmes gjuhes programuese Visual Basic
for Applications (që është pjesë e paketit Microsoft Office). Pra për realizimin e
kodit, përdoren komandat e gjuhës programore Visual Basic, por të përshtatura për
aplikacionet e Office-it, si Wordi, Exceli, Accessi, etj. Njohja e gjuhës programues
Visual Basic është e mirëseardhur për përdorimin e moduleve në Access.

25


26


BAZAT RELACIONALE TË TË DHËNAVE

Baza e të dhënave është është koleksion i informatave të ndërlidhura me qëllim të
veçantë, si p.sh., evidenca e detyrave të caktuara, udhëheqja me punën e
bibliotekës, etj. Nëse bëhet grumbullimi i informatave për klimën në një regjion
dhe suksesin e nxënësve në një shkollë, atëherë kjo s'paraqet bazë të të dhënave,
sepse informacionet e mbledhura s'janë të ndërlidhura që të përdoren bashkarisht.
Por informatat për porositë e kompanisë, konsumatorët e saj, furnizuesit e saj dhe
të punësuarit e kompanisë, paraqesin një bazë të të dhënave.
Kur të gjitha të dhënat janë të në një tabelë të vetme, atëherë kemi rastin e bazës së
rrafshët (Flat database). Kur të dhënat ruhen në disa tabela të ndara, por të lidhura
mes veti përmes relacioneve të ndryshme, atëherë kemi të bëjmë me "Bazat
relacionale të të dhënave".
Kur përdoret sistemi i kompjuterizuar për udhëheqjen e bazës së të dhënave, siç
është Access-i, baza e të dhënave është bazë relacionale. Principi në të cilin
bazohen bazat relacionale të të dhënave është se informatat janë të ndara në tërësi
logjike të ndërlidhura në relacione të ndryshme mes veti, të cilat ruhen në tabela të
veçanta në kuadër të fajllit. Tabelat janë objekti themelor në thelbin e bazës së të
dhënave. Ato paraqesin bazën aktive të sistemit për ruajtjen dhe marrjen e
informatave.
Kur informatat ndahen në tabela, mund t'i paraqitni, ndryshoni, shtoni ose largoni,
përmes përdorimit të formularëve, të bëni kërkimin dhe të fitoni ose jo, disa ose të
gjitha informatat dhe t'i shtypni ato në raport.
Në Access termi "bazë e të dhënave" përdoret për definimin e bashkësisë së
objekteve në të cilat ruhen, manipulohen dhe prej të cilave nxirren të dhënat. Këto
komponente përfshijnë tabelat, pyetësit, format, raportet, faqet, makrot dhe
modulet.

27


Relacionet

Ekzistojnë shumë përparsi në shpërndarjen e të dhënave në tabela (baza
relacionale) ndaj ruajtjes së të gjitha të dhënave në një tabelë të përbashkët (e cila
quhet "flat file, flat table" - fajll i rrafshët, tabelë e rrafshët). Një ndër përparsitë
kryesore është redudanca (teprica) e të dhënave, e cila jo vetëm që zvogëlon
nevojnë për hapësirë në disk, por edhe i shpejton proceset e ndryshme.
Përmirësimet e rëndësishme me rastin e implementimit të bazave relacionale janë:
- Fleksibiliteti - nëse të dhënat ndryshohen, duhet të azhurohet vlera vetëm
në një vend. Të gjitha format, pyetësit dhe raportet e marrin vlerën prej aty.
- Thjeshtësia - secila tabelë në strukturën relacionale paraqet një objekt me
të dhëna që i përgjigjen vetëm një aspekti të caktuar të bazës, si p.sh, të
punësuarit, prodhimet, urdhëresat, etj.
- Fuqia - ruajtja e të dhënave në tabela të ndërlidhura mundëson grupimin,
kërkimin dhe nxjerrjen e informatave në numër të pakufizuar mënyrash.
- Lehtësia e përdorimit - në tabela të vogla, të thjeshta, është lehtë të gjinden
informacionet.

P.sh., nëse në një kompani për kryerjen e punëve të ndryshme mbahet evidenca për
porositë e klientëve, të dhënat mund të ruhen në një tabelë të vetme, duke krijuar
kështu një fajll të rrafshët. Për çdo porosi do të ekzistonte një rekord. Mirëpo
ruajtja e të dhënave për klientin bashk me informatat për porosinë do të
nënkuptonte përsëritjen e disa të dhënave. Gjithashtu, nëse ndonjë prej klientëve, e
ndërron numrin e telefonit, do të duhet të ndërrohet ajo e dhënë në të gjitha pozitat
ku kemi rekordet për atë klient. Informatat për të punësuarit po ashtu do të
përsëriteshin për secilen urdhëresë të punës.
Shumë më efikase do të ishte të kemi tabela të veqanta për informatat për klinetët,
për të punësuarit dhe për urdhëresat e punës. Fusha me informatat për identifikimin
e klientit mund të shtohet në tabelën ku ruhen informatat për klinentet dhe në
tabelën urdhëresat e punës, për të krijuar lidhjen mes tabelave, e cila quhet relacion
ose varshmëri (relationship). Ngjashëm, identifikatori i të punësuarve mund të
lidhë urdhëresat e punës me të punësuarit.
Në fig. 2.1 është paraqitur baza relacionale e të dhënave me relacionet mes
tabelave. Informatat janë ndarë në tri tabela me fusha speciale, përmes të cilave
vendosen relacionet.
Vija e relacionit është paraqitur mes fushave që i lidhin tabelat. Kjo mundëson që
të gjinden të gjitha urdhëresat e punës për konsumatorin (klientin) dhe informatat
për të për një urdhëresë të caktuar pune.
Gjatë krijimit të bazës së të dhënave është me rëndësi të vendoset si të shpërndahen
të dhënat. P.sh, nëse të dhënat për klientin ruhen bashkë me të dhënat për
urdhëresat e punës, atëherë do të kemi përsëritje të të dhënave për klientin në
secilin rekord në një urdhëresë pune, nëse klineti porositë më shumë punë të

28


ndryshme. Gjithashtu, është me rëndësi koha, në rastet kur ka informata që
përdoren rrallë herë, si p.sh arkivi i urdhëresave të kryera të punës, të cilat më mirë
është të ruhen veçantë, e të përdoren vetëm kur nevojiten.

Fig. 2.1 - Dritarja e relacioneve - relationships

Vërejte: Edhe pse në figurë shihet vetem nje tabelë "Punëtorët", në fakt ekzisotjnë
3 të tilla (për secilin relacion të ri krijohet: Punëtorët_1, Punëtorët_2…), por janë
vendosur një mbi një, për lehtësim.

Normalizimi

Normalizimi njihet si proces i ristrukturimit të fajllave të të dhënave. Qëllimi
përfundimtar i normalizimit është zvogëlimi i të dhënave në bazën e të dhënave në
strukturën më të thjeshtë të mundshme dhe minimizimi i redudancës së të dhënave,
gjegjësisht organizimi i fushave të të dhënave, me qëllim të gjetjes së mënyrës me
efikase dhe më fleksibile të ruajtjes së të dhënave.
Normalizimi ka një bazë të komlikuar matematikore, e cila përmbanë gjendjet
specifike të quajtura forma normale. Secila prej formave normale paraqet një
"pengesë" të cilën duhet ta tejkaloj baza e të dhënave për të kaluar në shkallën e
ardhshme. Sa më e lartë të jetë forma e normalizimit, aq më restriktiv është testimi.
Arritja e formës së tretë të normalizimit konsiderohet e mjaftueshme për bazat
relasionale të të dhënave.

29


Forma e parë e normalizimit eleminon të dhënat e dyfishta. Për shembull, tabela
Urdhëresat e punës, përmbanë informatat për tre të punësuar, të cilët përbëjnë një
ekip në ndonjë detyrë. Nëse i punësuari ka më shumë detyra, informatat për të do të
përsëriteshin në rekordet tjera.

Forma e dytë kërkon që të gjitha të dhënat në tabelë të jenë të varura ose ti
referohen direkt subjektit të tabelës, i cili zakonisht quhet çelësi primar. Për
shembull, emrat e mbiemrat e klientëve nuk janë të "ndërlidhur" direkt me fushën e
çelësit primar të Numrit të urdhëresës së punës, në tabelën Urdhëresat e punës,
kështu që ata duhet të eleminohen dhe të zëvendësohen me fushën e cila lidhë
rekordet e tabeles së urdhëresave me tabelën Konsumatorët.

Forma e tretë normale eliminon fushat që mund të përfitohen prej fushave tjera.
Për shembull, nëse në tabelën e urdhëresave të punës, ekziston fusha: Vlera totale
(e cila është shumë e fushave: Vlera e punës, dhe Vlera e materialit të shpenzuar),
atëherë, ajo duhet të largohet, për të plotësuar formën e tretë të normalizimit.

Pra, të gjitha këto duhet pasur parasyshë me rastin e projektimit të bazës së të
dhënave dhe tabelave përkatëse.

Llojet e relacioneve

Tabelat mund të jenë të ndërlidhura përmes relacioneve mes tyre në tri mënyra:
një-me-një, një-me-shumë, dhë shumë-me-shumë. Tipi që definohet varet prej
numrit të rekordeve që përmbajnë vlera të njëjta në secilën tabelë.
Për tu ndërlidhur tabelat, secila duhet të ketë çelës primar, fushë e cila ka vlerë
unike për secilin rekord. Çelësi primar mund të përmbajë dy, tri ose më shumë
fusha, kombinimi i të cilave jep vlerë unike për secilin rekord.
Më së shpeshti përdoret relacioni një-me-shumë kur një rekord i tabelës mund të
ketë më shumë rekorde gjegjëse në tabelën tjetër. Tabela e parë quhet "prind" kurse
e dyta "fëmijë". Për shembull, në tabelën Konsumatorët, ekziston një rekord për
secilin klient (konsumatorë). Në tabelën Urdhërat e punës, mund të kemi shumë
urdhëresa pune për secilin konsumator. Të dy tabelat do të kenë një fushë e cila
përfaqëson konsumatorin e caktuar. Në tabelën prind-Kosnumatorët, duhet të
ekzistoj çelësi primar (Primary key) i cili përmbanë vlerë unike (IDKonsumatori).
Në tabelën e dytë fusha quhet çelës i huaj ose i çelës i jashtëm(Foreign key) dhe
nuk është e thënë të ketë vlerë unike.
Në fig. 2.1 shihet se të dy relacionet janë një-me-shumë, si sygjerojnë simbolet në
skaje të vijave të relacionit. Në anën e tabelës "një" paraqitet 1, kurse në anën e
tabelës "shumë" paraqitet shenja infinit (). Fushat e çelësave primar janë të
shkruara me shkronja të theksuara (Bold) në listën e fushave të tabelës. Çelësat e

30


huaj janë të shënuar me vijën e varshmërisë kah emri i fushës në listën e fushave të
tabelës së dytë.
Relacioni një-me-një është lloj i matricës në të cilën secilit rekord të njërës tabelë, i
përgjigjet rekordi gjegjës i tabelës tjetër. Asnjëra tabelë nuk është "prind". Fushat
kryesore në të dy tabelat janë çelësa primar.
Relacioni shumë-me-shumë, në realitet si i tillë nuk lejohet në bazat relacionale.
Shumë rekorde të tablesë së parë kanë vlera të fushave kryesore si edhe shumë
rekorde të tabelës tjetër. Për të krijuar relacion të tillë, në Access, duhet krijuar një
tabelë të tretë, e cila quhet tabela e lidhjes (junction table-tabele e bashkimit, e
lidhjes) ndërmjet këtyre dy tabelave, për të mundësuar ndarjen e relacionit shumë-
me-shumë në dy relacione një-me-shumë.

Integriteti referencial

Integriteti referencial është sistem opcional i rregullave, i cili siguron relacion të
drejtë dhe mosndryshim të gjendjes së bazës së të dhënave, me rastin e futjes,
azhurimit-ndryshimit dhe fshirjes-largimit të të dhënave.
Rregulla themelore e integritetit referencial është se, për çdo rekord të tabelës së
dytë (ana "shumë") duhet të ekzistoj vetëm një rekord gjegjës në tabelën "prind"
(ana "një"). Për shembull, në relacionin mes tabelës Konsumatorët (prindi) dhe
Urdhëresat e punës (fëmiu) secili urdhër i punës duhet të ketë referencë kah
konsumatori. Nuk mund të keni urdhëresë pune, e të mos keni konsumator.
Rregullat e integritetit referencial, gjithashtu pengojnë fshirjen e rekordeve të
konsumatorit, nëse ekziston njonjë urdhëresë pune e papërfunduar për atë
konsumator.

Pra një rezime e rregullave të integritetit referencial do të ishte:
- nuk mund të krijoni rekord në tabelën e dytë (fëmijë), nëse nuk ekziston
rekordi në tabelën "prind"
- nuk mund të fshini rekordin e tabelës "prind", nëse ekziston rekord i cili
eshtë i ndërlidhur në të në tabelën e dytë
- nuk mund të ndryshohet rekordi në tabelën e dytë ashtu që për çelësin e
huaj të mos ketë vlerë përkatëse në tabelën "prind"
- nuk mund të ndryshohet vlera e çelësit primar në tabelën "prind" deri sa të
ekziston rekord i lidhur me të në tabelën e dytë

Këto rregulla ndihmojnë në ruatjen e bazës komplete dhe precize të të dhënave.
Para se të përdoret integriteti referencial, duhet të vërtetoni se a janë plotësuar
kushtet vijuese:

- fusha e tabelës "prind" duhet të jetë çelës primar, ose së paku të ketë vlerë
unike

31


- fushat e ndërlidhura duhet të kenë vlera të tipit të njëjtë
- të dy tabelat duhet të jenë në kuadër të të njejtës bazë të Access-it.

Rregullat e njëjta vlejnë edhe për relacionin një-me-një. Aplikimi i rregullave të
integritetit referencial në relacionet e tilla siguron që secili rekord i njërës tablelë të
ketë vetëm nje rekord gjegjës në tabelën tjetër.

Si shembull i kompletuar për udhëzime dhe për ushtrime, në Access është i dhënë
edhe shembulli i bazës Northwind.mdb, (gjindet në folderin ku është instaluar
programi: Microsoft Office/Office/Samples).

Krijimi i bazës së të dhënave
Dizajnimi i bazës së të dhënave

Procesi i dizajnimit fillon me analizën e detyrave të bazës së të dhënave. Së pari,
duhet gjetur mënyrën se si do ta përdorin atë shfrytëzuesit. Për të pasur informata
të duhura, duhet biseduar me secilin prej shfrytëzuesve ashtu që të keni dijeni mbi
atë se çka presin ata. Duhet pasur parasysh se procesi i dizajnimit është përsëritës,
në faktin se shfrytëzuesit i përshtaten sistemit të ri me kohën dhe do të kërkojnë
opcione të reja që mund të ju hyjnë në punë, si p.sh., një formularë i ri, një pyetës
specifik ose edhe një vlerë e re që krijohet me llogaritje të ndryshme.
Nga ana tjetër, në një moment të caktuar duhet ndërprerë procesin e dizajnimit dhe
duhet filluar me realizimin ose përgatitjen e verzionit të ri. Shfrytëzuesve duhet
treguar mundësitë e formave dhe raporteve të Accessit, duke u treguar disa forma
dhe raporte të shtypura.
Procesi i dizajnimit të bazës së të dhënave mund të paraqitet në disa hapa:

1. Të shihet çka presin shfrytëzuesit dhe cilat të dhëna janë të nevojshme për
të siguruar rezultatin.
2. Planifikimi i shpërndarjes së të dhënave
3. Analizimi i fushave të secilës tabelë
4. Përcaktimi i fushës unike e cila siguron që dy rekorde mos të jenë të njejta
në një tabelë (çelësi primar).
5. Si janë të ndërlidhura tabelat mes veti - relacionet.
6. Verifikimi i dizajnit dhe kalimi nëpër procedurë së bashku me
shfrytëzuesit.
7. Krijimi i tabelave dhe futja e të dhënave.
8. Analizimi dhe optimizimi i bazës.

32


Në tekst, në vijim do të përdorim dy shembuj: "Baza e studentëve" (ose
"Fakulteti") dhe "Baza e shitjes së kartelave telefonike"..
Në bazën e studentëve kemi tabelat: Studentët-të dhënat për studentët, Lëndët-
lëndët, gjegjësisht provimet të cilat duhet t'i kalojnë studentët dhe tabelën
Fletëparaqitjet-të dhënat për provimet të cilave u nënshtrohen studentët, që në
fakt do të shërbejë si tabelë lidhëse mes tabelave Studentët dhe Lëndët, sepse këto
dyja do të kenë relacionin shumë-me-shumë. Përmes tabelës Fletëparaqitjet, tabelat
Studentët dhe Lëndët kalojnë në dy relacione një-me-shumë me tabelën
Fletëparaqitjet. Pra shumë studentë duhet të kalojnë shumë provime. Atëherë
përmes tabelës Fletëparaqitjet, një student do të hyjë në shumë provime (një-me-
shumë), dhe në një Provim-Lëndë do të hyjnë shumë studentë (një-me-shumë).
Baza e shitjes së kartelave telefonike, përmbanë të dhënat për një pikë shitjeje të
kartelave telefonike, në të cilën punojnë katër shitës. Përmbanë tabelën me të
dhënat për shitësit (Tabela e shitësve) dhe tabelën e shitjeve (Shitja), me ç'rast për
secilën shitje regjistrohet lloji i kartelës së shitur, çmimi i saj dhe shitësi i cili ka
bërë shitjen. Këta dy shembuj do të përdoren për shpjegime nëpër pjesë të caktuara
të tekstit. Në shtojcën në fund të librit, janë dhënë detajet lidhur me këta dy
shembuj dhe tabelat e tyre.

33


34


TABELAT
Tabelat janë bërthama e bazave relacionale të të dhënave. Zhvillimi i bazës së të
dhënave fillon me krijimin e tabelave në të cilat ruhen të dhënat. Krijimi i
kujdesshëm i strukturës së tabelave mund të kontribuojë dukshëm në ekzekutimin
efikas të programit dhe në të kundërtën, dështimin e tij. Në Access ekzistojnë
shumë vegla për krijimin dhe adaptimin e tabelave, të cilat mund të ndihmojnë
mbushjen më të lehtë të tabelës me të dhëna dhe nxjerrjen më të lehtë të tyre. Në
këtë kapitull përpunohet dizajnimi dhe struktura e tabelave.

35


Krijimi i tabelës përmes Table Wizard

Magjistarët ndihmës janë ndihmesë në çdo punë në Access. Edhe tabela mund të
krijohet shpejtë dhe lehtë duke përdorur ndihmën e magjistarit për tabela (Table
Wizard).

Në dritaren e bazës (fig. 3.1),
me objektin (faqen) e zgjedhur
Tables, mund të zgjedhni direkt
Create table by using wizard
(klikohet dy herë ose zgjedhet
dhe pastaj shtypet tasti Open në
shiritin e veglave), ose të
shtypni tastin New, në shiritin e
veglave.

Fig. 3.1 - Dritarja e bazes

- Open - Hapja e tabelës së
zgjedhur
Fig. 3.2 - Shiriti i veglave në dritaren Database - Design - Dizajnimi i tabelës
- New - E re - Tabelë e re

Në rast se shtypet New, në ekran do të paraqitet dritarja e dialogut New Table, (fig.
3.3) në të cilën mund të zgjedhni Table wizard dhe pastaj të shtypni tastin OK.

-Datasheet view - pamja tabelare
-Design view - pamja në dizajn
-Table wizard - magjistari për
tabela
-Import table - Importo tabelën
-Link Table – Lidhe tabelën

Fig. 3.3 - Dialogu New Table

Dritarja e dialogut që paraqitet, Table wizard, (fig. 3.4), ju mundëson të zgjedhni
nga kategoritë e ofruara: Business-Biznes dhe Personal-Personale, prej listës së
tabelave të gatshme si shembuj (Sample tables) dhe për tabelën e zgjedhur në listën

36


e fushave të propozuara (Sample fields) zgjedhni fushat përkatëse. Në anën e
djathtë paraqitet lista Fields in my new table (fushat në tabelën time të re). Zgjedhja
e fushave bëhet përmes tasteve përkatëse.

- Sample Tables -
shembuj tabelash - ofron
mundësinë e zgjedhjes së
shablloneve të gatshme
të tabelave për qëllime të
ndryshme dhe pastaj,
propozon fushat
përkatëse në listën
vijuese.
- Sample Fields -
shembuj fushash -
paraqet listën e fushave
të përshtatshme për llojin
Fig. 3.4 - Table wizard e zgjedhur të tabelës në
fushën paraprake.

- Fields in My new table - fushat në tabelën time të re - paraqet listën e fushave të
shtuara përmes tasteve vijuese:

- shto fushën e zgjedhur
- shtoji të gjitha fushat e listës
- largo fushën e zgjedhur
- largo të gjitha fushat
Fig. 3.5 - Tastet për zgjedhje

Fushën e zgjedhur në listën e fushave të tabelës së re që krijohet mund ta
riemërtoni sipas dëshirës, duke shtypur tastin Rename Field…(Riemërto fushën…),
që ndodhet nën listë.
Si shembull, do të krijojmë tabelën: "Tabela e kontakteve", me fushat: IDKontakti
(çelës primar-identifikatori unik për secilin kontakt), Emri, Mbiemri, Vendi dhe
Telefoni Mobil.
Pas zgjedhjes së fushave, vijojmë në hapat e ardhshëm përmes tasteve: Cancel-
anulo, Back-prapa, Next-tjetri dhe Finish-fundi. Nëse hiqet dorë nga krijimi i
tabelës, në çdo moment mund të shtypni Cancel. Deri para shtypjes së Finish mund
të lëvizni para/prapa sipas nevojës.

37


Pasi të shtypet Next, në hapin e dytë (fig. 3.6a) magjistari ofron zgjedhjen e emrit
për tabelën që krijohet dhe pyet për mënyrën e përcaktimit të fushës që do të jetë
çelës primar: Do you want the wizard to set a primary key for you? (A dëshironi që
magjistari të përcaktojë çelësin primar për ju).

Nëse zgjedhim: Yes, set a primary
key for me - Po, përcakto çelësin
primar për mua, atëhere magjistari
e shton një fushë të re me numërim
automatik për dhënie të vlerave
unike dhe vazhdon me hapin si në
fig. 3.6c.
Nëse zgjedhim: No, I'll set the
primary key - Jo, unë do të
përcaktoj çelësim primar - atëherë
Fig. 3.6a - Emri i tabelës dhe përcaktimi i në hapin e ardhshëm (fig. 3.6b)
çelësit primar. magjistari pyet për fushën që do të
përcaktohet si çelës primar.

Prej listës zgjedhim fushën për
çelës primar (IDKontakti). Pastaj
prej opcioneve të ofruara, zgjedhim
tipin e të dhënave që do të përmbajë
çelësi primar.
- Consecutive numbers Microsoft
Access assigns automaticaly to new
records - Numrat e njëpasnjëshëm
që Accessi i përcakton
automatikisht për rekordet e reja
Fig. 3.6b - Zgjedhja e çelësit dhe mënyrës së - Numbers I enter when I add new
dhënies së vlerave të tij. records - numrat që i përcaktoj vet
kur të shtoj rekordet e reja.

- Numbers and/or letters I enter when I add new records - Numrat dhe/ose
shkronjat që i përcaktoj kur të shtoj rekordet e reja.

Në hapin vijues, magjistari pyet për relacionet e mundshme me tabelat që
ekzistojnë në bazë (nëse ato ekzistojnë) (fig. 3.6.c) dhe llojin e relacionit (fig.
3.6.d)

38


Mundësia e zgjedhjes së tabelës me
të cilën tabela e re që krijohet do të
jetë e lidhur përmes një relacioni, i
cili përcaktohet në faqen që hapet,
ofrohet nëse shtypet tasti
Relationships…- Relacionet…
Si shihet, në fillim për tabelat
ekzistuese thuhet se nuk janë në
relacion (not related to…)
Nëse për tabelën në listë shtypim
Fig. 3.6c - Përcaktimi i relacioneve me tastin Relationships… për të
tabelat ekzistuese. përcaktuar relacionin me të, kalohet
në hapin vijues (fig. 3.6d),
përndryshe kalohet në hapin e
ardhshëm (fig. 3.6e)
Zgjedhim mënyrën se si është e
ndërlidhur tabela e re "Tabela e
kontakteve" në relacion me tabelën
e zgjedhur:
- The tables aren't related - tabelat
nuk janë në relacion.
- One record in the "X" will match
many records in the "Y" table. - Një
rekord nga tabela e re (X) me
shumë rekorde në tabelën
ekzistuese (Y), (një me shumë)
Fig,. 3.6d - Përcaktimi i llojit të relacionit. - One record in the "Y" table will
match many records in the "X"
table - Një rekord nga tabela
ekzistuese (Y) me shumë rekorde në
tabelën e re (X), (shumë me një).

Pas përcaktimit të relacionit, shtypim OK dhe kthehemi në dritaren 3.6c. Pastaj me
Next, kalojmë në hapin e fundit, fig. 3.6e. Në hapin e fundit, si thotë edhe vet
magjistari "That's all the information the wizard needs to create your table" - Këto
janë të gjitha informatat që i nevojiten magjistarit për të krijuar tabelën tuaj të re.
Këtu kemi pyetjen: "After the wizard creates dhe table, what do you want to do? -
Çka dëshiron të bësh pasi magjistari të krijojë tabelën? - Dhe në vijim ofron listën
me tri opcione, të cilat përcaktojnë mënyrën se si do të veprohet:

39


- Modify the table design - Modifiko
dizajnin e tabelës - nëse zgjedhet
ky opcion pasi të shtypet Finish,
Accessi kalon në dritaren për
modifikim të dizajnit të tabelës, fig
(3.7).
- Enter data directly into the table -
Inserto të dhënat direkt në tabelë.
Në këtë rast pas shtypjes së Finish,
Accessi hap dritaren e tabelës së
Fig. 3.6e - Zgjedhja e veprimit pas krijimit krijuar dhe mundëson futjen e të
të tabelës dhe përfundimi me Finish. dhënave në të (fig. 3.8)

- Enter data into the table using a form the wizard creates for me - Futi të dhënat
në tabelë duke përdorur formën që magjistari do ta krijojë për mua. Në këtë rast
Accessi do të formojë një formë-formularë të përshtatshëm për futjen e të dhënave,
i cili të dhënat i përcjellë në tabelë (fig. 3.9)

Në modin e dizajnimit, mund të
bëjmë ndryshime në dizajnin e
tabelës, dhe të përcaktojmë tipin e
vlerave për secilën fushë, numrin e
karaktereve, etj. Dizajnimi i
tabelave, do të shpjegohet detajisht,
në pjesën për dizajnimin e tabelave.

Fig. 3.7 - Dritarja për dizjnim të tabelës

Në rastin se zgjedhim opcionin e
futjes direkte të të dhënave në
tabela, aktivizohet tabela dhe
mundësohet direkt mbushja e
tabelës me të dhëna. Siç shihet,
Fig. 3.8 - Dritarja e tabelës së gatshme për fusha e parë, e përcaktuar si çelës
përdorim. primar me vlera automatike, do të
merr vlerat automatikisht, kurse
shfrytëzuesi jep vlerat vetëm për
fushat tjera.

40


Nëse zgjedhet opcioni për
mbushjen e tabelës përmes formës
që e krijon Accessi, atëhere do të
krijohet forma si në figurë. Edhe
këtu shihet, se fusha IDKontakti, e
përcaktuar si çelës primar, do të
merr vlerat automatike, të cilat i
përcakton Accessi.
Fig. 3.9 – Forma për insertim të të dhënave
në tabelë, e krijuar prejAccessit.

Nëse ne fig. 3.6e, zgjedhet-vërtetohet fusha (check box-i) "Display Help on
working with the table" (Paraqite ndihmën për punë me tabelë), atëhere programi
ofron ndihmë për punën me cilindo prej opcioneve që është zgjedhur.

Me rastin e dhënies së vlerave për numrin e telefonit, sigurisht do të paraqiten
probleme, për shkak se kërkohet formati specifik i numrave i dizajnuar përmes
maskës specifike, për të cilin do të mësoni detajisht në pjesën për dizajnimin e
tabelave.

41


Krijimi i tabelës në pamjen tabelare - Datasheet View

Tabela e re mund të krijohet edhe përmes Create Table by entering Data në
dritaren e bazës, (fig. 3.10) ose duke shtypur tastin New në shiritin e veglave e
pastaj Datasheet View në dritaren e hapur - New table - Tabela e re (fig. 3.11).

Nëse zgjedhet Create table by
entering data dhe pastaj shtypet
Open në shiritin e veglave, ose
klikohet dy herë Create Table by
entering data, krijohet tabela e re,
ne të cilën futen të dhënat në
mënyrë direkte. Hapet dritarja e re e
tabelës, si në fig. 3.12.

Fig. 3. 10 - Dritarja e bazës

Nëse në shiritin e veglave në
dritaren e bazës është shtypur tasti
New, paraqitet dritarja New Table,
në të cilën zgjedhim Datasheet
View dhe OK. Edhe në këtë rast
hapet dritarja e re e tabelës së
gatshme për mbushje më të dhëna
(fig. 3.12).

Fig. 3.11 - Dritarja New Table - Tabela e re.

Në të dy rastet, do të hapet dritarja me tabelën e gatshme për futjen e të dhënave e
cila do të ketë 21 rreshta dhe 10 kolona. Mirëpo tabela e krijuar, si shihet në fig.
3.12 emrat e fushave-kolonave i ka për fillim si: Field1… Field10
(Fusha1…Fusha10). Pra, krijohet struktura e tabelës, kurse në vazhdim duhet të
përcaktojmë emrat e fushave, e pastaj edhe të redizajnohet tabela nëse paraqitet
nevoja.

42


Fig. 3.12 -Tabela e krijuar me Datasheet View.

Për të ndryshuar emrin e kolonës, zgjedhim kolonën,
duke klikuar në emrin e kolonës dhe pastaj në menynë
Format, (fig. 3.13) e cila paraqitet kur hapet ndonjë
tabelë, zgjedhim Rename Column. Në atë rast, emri i
kolonës, në të cilën kemi pasur kursorin ose ka qenë e
zgjedhur, do të selektohet dhe do të përgatitet për t'u
ndryshuar. Pastaj, përmës tastierës shtypim emrin e ri
për kolonën përkatëse. Për të gjitha kolonat, përsërisim
veprimin e njëjtë. I njëjti veprim, mund të kryhet më
shpejt edhe si në vijim:

Fig. 3.13 - Menya
Format

Për të përcaktuar emrat e kolonave, klikojmë dy herë
emrin e kolonës (Field1) dhe zgjedhet emri i fushës, i
cili përgatitet për t'u ndryshuar (fig. 3.14) përmes
tastierës.
Fig. 3.14 - Emri i
kolonës

43


Mundet edhe të shtypet pulla e djathtë e mausit, në
emrin e fushës dhe të hapet menyja e kontekstit (fig.
3.15), në të cilën pastaj zgjedhim Rename Column-
Riemërto Kolonën e cila njësoj e përgatitë emrin e
fushës për t'u ndryshuar, si në fig. 3.14.

Fig. 3.15 - Riemërtimi

Pasi t'i riemërtojmë kolonat, largojmë kolonat e tepërta . Për të fshirë kolonën në
tabelë, duhet vepruar si vijon:

Zgjedhim kolonën duke klikuar në
titullin e saj, dhe pastaj prej menysë
Edit zgjedhim nënmenynë Delete
Column.Njësoj do të veprojmë me
të gjitha kolonat e mbetura. Në
rastin tonë, do të krijojmë tabelën e
njëjtë, me tabelën "Tabela e
kontakteve", që e krijuam më herët
përmes magjistarit, me fushat:
IDKontakti, Emri, Mbiemri, Vendi
dhe Telefoni Mobil.
Fig. 3.16 - Fshirja e kolonës - menya Edit.

Fshirjen mund ta bëjmë edhe duke
klikuar në titullin e kolonës me
tastin e djathë të mausit dhe pastaj
në menynë e kontekstit (që njihet
edhe si meny e shpejtë), e cila do të
hapet, zgjedhim Delete Column -
fshije kolonën.
Edhe nëse nuk i fshijmë fare
kolonat dhe rreshtat e tepërt, në
mënyrën e treguar, pasi të ruhet
Fig. 3.17 - Fshirja e kolonës - menya e tabela, Accessi automatikisht i
shpejtë. largon ato.

44


Tabela tani është e gatshme për pranimin e të dhënave dhe menjëherë mund të
fillojmë me vendosjen e të dhënave në tabelë.
Pasi të përfundohet me emërtimin dhe përcaktimin e numrit të kolonave, dhe
eventualisht vendosjen e të dhënave, të cilën normalisht mund ta bëjmë edhe më
vonë, duhet të ruhet tabela. Ruajtja mund të bëhet përmes menysë: File-Save, ose
duke shtypur tastin Save në shiritin e veglave. Mundemi edhe të mbyllim
dritaren e tabelës me tastin Close , me ç'rast në ekran do të paraqitet dialogu me
pyetjen se a dëshirojmë të ruajmë tabelën e krijuar:

- Yes - Po, dhe kalohet në
emërtimin e tabelës (Fig. 3.19.)
- No - Jo, mbyllet tabela dhe nuk
ruhet fare.
- Cancel - anulohet veprimi dhe
Fig. 3.18 - Vërejtja për ruajtjen e tabelës.
kthehet përsëri dritarja me tabelën e
hapur.
Kur zgjedhet Yes, hapet dritarja e
cila pyet për emrin e tabelës, duke
propozuar fillimisht emrin Table1.
Emërtojmë tabelën me emrin
(Tabela e kontakteve - datasheet)
Fig. 3.19 - Emërtimi i tabelës. dhe shtypim OK.

Në vazhdim në ekran do të paraqitet vërejtja:

- There is no primary key defined -
Nuk është definuar çelësi primar.
Vërejtja tregon se edhe pse nuk
është e domosdoshme megjithatë
Fig. 3.20 - Vërjetja për çelësin primar.
rekomandohet të definohet çelësi
primar, për të mundësuar që më vonë të vendosen relacionet me tabelat tjera.

Pyetja e parashturar është: Do you want to create a primary key now? - A dëshironi
të krijoni tash çelësin primar? Kemi mundësi të zgjedhim:
- Yes - Po, dhe Accessi në tabelën e krijuar shton një fushë të re, me emrin ID.
- No - Jo, dhe tabela nuk do të ketë fushë të definuar si çelës primar, mirëpo atë
mund ta shtojmë më vonë sipas dëshirës.
- Cancel - anulojmë veprimin dhe kthehemi në dritaren e tabelës përsëri.

Për momentin do të zgjedhim No-Jo, dhe më vonë do të shohim se si përcakotohet
çelësi primar, në modin e dizajnimit.

45


Tani në dritaren e bazës shihet edhe
tabela e krijuar "Tabela e
kontakteve-datasheet" të cilën
mund ta hapim duke e klikuar dy
here ose e zgjedhim tabelën dhe
shtypim tastin Open në shiritin e
veglave. Tabela e hapur duket si në
fig. 3.22 dhe është e gatshme për
pranimin e të dhënave.

Fig. 3.21 - Hapja e tabelës së krijuar.

Pra, tabela e krijuar tani është e
gatshme për vendosjen e të
dhënave, pa kufizime lidhur me
formatin e të dhënave, sepse
Fig. 3.22 - Tabela e krijuar me Accessi në këtë rast ua përcakton
Datasheet View. formatin standard të gjitha fushave,
varësisht prej asaj se çfarë tipi kanë qenë të dhënat që janë shkruar në tabelë, gjatë
formimit të saj. Nuk do të ketë kufizime në rastin e dhënies së numrave të telefonit,
sikur në rastin e krijimit të tabelës përmes magjistarit. Lidhur me këtë më detajisht,
do të mësojmë në pjesën e dizajnimit të tabelave dhe formatit të të dhënave.

46


Mbushja e tabelës

Mbushja e tabelës me të dhëna bëhet përmes tastierës. Nëse disa vlera janë të njëjta
me ato ekzistuese në tabelë, për lehtësim mund të përdoret edhe kopjimi (Copy)
gjegjësisht zhvendosja (Cut) e tekstit të qelulës përmes menysë Edit - Cut/Copy/
/Paste, ose përmes tasteve përkatëse nga shiriti i veglave, me ç'rast teksti i zgjedhur
kopjohet ose zhvendoset në memorje të kompjuterit, e pastaj me Paste thirret prej
memorjes dhe vendoset në poziten ku aktualisht është i pozicionuar kursori.

- Cut, - Copy dhe - Paste.
Nëse në një fushë dëshirohet të vendoset vlera e njëjtë me atë të rekordit paraprak,
atëherë ajo mund të shtypet automatikisht përmes shkurtesës: Ctrl+' ( Ctrl dhe
apostrofi, pra mbahet shtypur Ctrl dhe shtypet apostrofi). Nëse në ndonjë fushë
duhet dhënë datën momenetale, atëherë mund të shtypet Ctrl+; (Ctrl dhe
pikëpresje).

Dizajnimi i tabelës

Tabela e re mund te fillojë të krijohet edhe në modin e dizajnimit, i cili përdoret për
krijimin e tablës së re dhe për ndryshimet në dizajnin e tabelave të krijuara me
parë, në modin e dizajnimit, përmes magjistarit apo në datasheet view.
Zakonisht, kur paraprakisht është dizajnuar baza e të dhënave (pra veq është
përcaktuar projekti ideor) dhe dihet se çfarë tabelash nevojitet të krijohen, atëherë
fillohet me krijimin e tabelave në modin e dizajnit.

Për të filluar krijimin e tabelës në
modin e dizajnit, në dritaren e bazës
zgjedhim Create table in design
view, (fig. 3.23) ose në shiritin e
veglave shtypim New, e pastaj prej
dritares së hapur, zgjedhim Design
View (fig 3.24).

Fig. 3.23 - Krijimi i tabelës përmes
dizajnimit

47


Nëse ne shiritin e veglave shtypet
New, hapet dritarja, si në fig. 3.24,
në të cilën pastaj zgjedhet opcioni
Design View, dhe hapet dritarja për
dizajnimin e tabelës (fig. 3.25),
duke filluar prej tabelës së zbrazët,
të cilës duhet t'ia dizajnojmë
strukturën. Pra, përcaktojmë numrin
e fushave, emrat e tyre, tipin e tyre,
etj.
Fig. 3.24 - Krijimi i tabels së re në Design
View.

Preferohet të fillohet krijimi i tabelës së re përmes dizajnimit, sepse kështu
shfrytëzuesi e kontrollon më mirë situatën, duke përcaktuar vet detajet lidhur me
emrin e fushave, tipin e tyre, formatin e tyre, etj.

Fig. 3.25 - Dizajnimi i tabelës së re.
Në dritaren e dizajnimit kemi pjesën e epërme me fushat:
Field Name-Emri i fushës Zgjedhet emri i fushës përkatëse të tabelës
Data Type-Tipi i të dhënave Përcaktohet tipi i vlerave që do të ruhen në atë
fushë
Description-Përshkrimi Përshkruhet fusha, ashtu që kur punohet në
tabelë, në shiritin e statusit të dritares paraqitet ky
përshkrim.

48


Në pjesën e poshtme të dritares, ndodhet pjesa Field Properties-Tiparet e fushës,
(karakteristikat - vetitë e fushës), në të cilën përcaktohen tiparet e fushave.
Kur hapet dritarja e dizajnimit, paraqitet edhe shiriti i veglave për dizajnim (fig.
3.26).
Print Delete
Save Preview Cut Paste Undo Indexes Rows Build New Object
Spell- Format Primary Insert Proper- Database
View Print ing Copy Painter Key Rows ties Window Help

Fig. 3.26 - Shiriti i veglave - Design Table.

Emrin e fushës e zgjedhim sipas dëshirës dhe pas emërtimit të fushës, pasi të
shtypet Enter, kursori kalon në fushën Data Type - Tipi i fushës, ku përcaktohet tipi
i të dhënave të fushës. Tipet e mundshme janë:

Text - Teksti është tipi më i shpeshtë i të dhënave dhe mund të përmbajë
kombinimin e deri në 255 karaktereve dhe/ose shifrave. Mund të përdoret edhe për
ruajtjen e të dhënave të kombinuara me shkronja dhe numra, si adresat. Edhe në
rastet kur fusha përmbanë vetëm shifra, për të cilat nuk pritet të hyjnë në ndonjë
shprehje për llogaritje, më mirë është të definohen si tekst. P.sh., numri i telefonit,
kodi postal, etj të cilat zakonisht përmbajnë edhe ndonjë vizë, ose zbrazëtirë e cila
nuk është pjesë e numrit. Gjithashtu, me to nuk do të bëhet asnjë llogaritje, prandaj
më efikase është të deklarohen si Text. Mirëpo nëse planifikohet që fusha të
përdoret si fushë e sortuar, atëherë më mirë është të deklarohet si vlerë numerike,
sepse kur sortohen shifrat e tipit tekst, atëhere Accessi numrat 9, 47, 170 do ti
rradhiste me renditje të kundërt: 170, 47, 9, sepse sortimi bëhet sipas shifrës së
parë! Accessi automatikisht i ndanë 50 karaktere pwr tiparin Filed Size, për tipin
Text, vlerë të cilën mund ta zvogëloni deri në 1 ose ta rritni deri në 255.

Memo - Memo përdoret për ruajtjen e teksteve të gjata, të cilat nuk mund të ruhen
si të tipit Text. Memo mund të ruaj deri në 65,535 karaktere. Zakonisht përdoret
për përshkrime dhe komente për fushat tjera.

Number - Numër, përdoret kur vlerat numerike duhet të sortohen ose të kryhen
llogaritje të ndryshme me to. Nëse shprehin vlerë në para, atëherë më mirë është të
përdoret tipi Currency-Valutë.

Currency - Valutë, përdoret për ruajtjen e vlerave të parave, si p.sh., çmimet. Ka
shumë mundësi të paraqitjes dhe precizitete të ndryshme. Preciziteti është deri në
15 shifra, e mund të paraqiten edhe vlerat negative.

Duhet pasur kujdes me vlerat Number dhe Currency, sepse atyre automatikisht u
ndahet vlera 0-zero. Kjo mund të shkaktojë probleme në rastet e numrimit p.sh,

49


sepse numrohen edhe rekordet me vlerë 0. Për të evituar komplikimet, duhet
larguar vlera në tiparin Default Value - Vlera standarde (e nënkuptuar).

AutoNumber - Numrim automatik (Vetnumrim). Accessi garanton që për secilin
rekord do të përdoret numër unik, i cili pastaj mund të përdoret si çelës primar.
Janë në dispozicion dy tipe: Long Integer - Numër i plotë i gjatë, dhe Replication
ID. Për numra e plotë, mund të zgjedhet renditja me rritje për një ose me vlera të
rastit.

Date/Time - Date/Kohë përdoret për ruajtjen e datave. Mundëson sortime në
intervale kohore dhe llogaritjen e distancave kohore. Ka në dispozicion disa forma
të paraqitjes së datës dhe kohës.

Yes/No - Po/Jo - është i përshtatshëm për fushat me vërtetim (Check Box) për
qëllime të ndryshme dhe mund të ketë opcionet Yes/No, On/Off ose True/False.
Paraqitet si boks për vërtetim, si në tabelë ashtu edhe në formë, raport etj.

OLE Object - Kur dëshironi të importoni ndonjë objekt prej ndonjë programi tjetër
në tabelën tuaj, mund të përdorni tipin OLE Object. Me këtë tip mund të mirren të
dhënat prej objekteve si: Tabelë e Excel-it, Dokument i Wordit, foto, muzikë ose të
dhëna të tjera binare.

Hyperlink - Hiperlinku përdoret për ruajtjen e hiperlink adresës për kalim në
ndonjë lokacion tjetër, ose për lidhje në internet. Hiperlink mund të përbëhet prej
më së shumti 4 pjesëve, të ndara me #.
- Teksti që paraqitet - nëse dëshironi të paraqitet teksti përkatës, në vend të
adresës së plotë të hiperlinkut
- Adresa - URL (Uniform Resource Locator) ose UNC (Uniform Naming
Convention)
- Nënadresa - faqe në kuadër të web faqes, ose pozitë në kuadër të fajllit
- Re (fluskë) - tekst që paraqitet kur të pozicionohet kursori mbi të.
Kërkohet patjetër vetëm adresa, përveq kur adresa tregon në ndonjë objekt në
bazën aktuale të Accessit. Pjesët tjera janë opcionale.

Lookup Wizard (magjistari për kërkim) - Krijon fushë e cila përmbanë një numër
të kufizuar opcionesh të vlerave. Kur të zgjedhet ky tip, magjistari ndihmon që të
krijohet lista dhe t'i bashkangjitet tabelës ose të vendoset lidhja në ndonjë tabelë
ose pyetës tjetër. Kur të futen të dhënat në tabelë, prej listës mund të zgjedhet vlera
përkatëse. Fusha në tabelë i trashëgon karakteristikat e fushës nga lista.

50

Microsoft Access

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (20)

Ähnlich wie Microsoft Access

Ähnlich wie Microsoft Access (20)

Mehr von Ajla Hasani

Mehr von Ajla Hasani (6)

Microsoft Access