Dokumen ini membahas proses clearing bank garansi (BG) saat ini dan proses yang diusulkan untuk meningkatkan efisiensi. Proses saat ini mengalami kendala seperti pengkreditan sebelum konfirmasi dana dan penyimpanan data secara manual. Usulan perbaikan meliputi pengkreditan langsung setelah verifikasi BG, penyimpanan data secara online, serta peningkatan akurasi pekerja untuk mengurangi kesalahan. Hal ini diharapkan dapat mening

1. BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
CLASS PROJECT
PART A & PART B
by Adhelia Gitagenesis

2. PART A
FLOWCHART OF CURRENT CLEARING PROCESS
1.

4. 2. NON-VALUE ADDED ACTIVITIES
“Processing credit amount as outstanding

fund” (chart.16), dilakukan sebelum ada
konfirmasi dari bank penerbit BG bahwa dana
yang akan ditarik tersedia. Seharusnya
pengkreditan setelah pihak bank penerbit BG
mengkonfirmasikan/melakukan dari rekening
penyetor, sehingga bisa mengeliminate
proses/chart no.26 ( tidak perlu menarik
kembali dana yang sebelumnya sudah lebih
dulu dikreditkan ke rekening customer ).

5. “Saving data to diskette” (chart.17),

dimana nantinya disket tersebut yang akan
dibawa oleh petugas securicor ke BI
(secara manual). Seharusnya data yang
sudah disimpan dalam sistem bisa
ditransfer secara online ke BI agar proses
yang ada bisa lebih efisien. Selain itu, juga
meminimalkan resiko kehilangan/human
eror pada saat pengantaran disket dari
bank ke BI.

6. 3. VALUE ADDED ACTIVITIES
“Checking date, wording, customer name,

customer account, number of BG, customer
signature” (chart. 2). Proses ini penting dan
harus dilakukan untuk memastikan keakuratan
data dalam BG tersebut.
“Encoding each BG” (chart. 8), dilakukan

untuk mengenali tiap BG yang ada dari tiap-
tiap bank penerbit BG tersebut. Dilakukan
dengan cara pemberian kode pada tiap BG.

7. 4. FEEDFORWARD, CONCURRENT,FEEDBACK CONTROL
Feedforward Control
a.
“Checking date, wording, customer
name, customer account, number of BG,
customer signature” (chart.2) –
kelengkapan isian pada BG, untuk
kemudian bisa diproses oleh back office
staff (clearing staff).

8. Concurrent Control
b.
“Send back BG to bank “ (chart.25).
Apabila tidak ada cukup dana di rekening
bank penerbit BG, maka BG tersebut akan
dikirim kembali ke bank.
Feedback Control
c.
“Processing debit amount by bank clearing
staff” (chart.26). Apabila ternyata tidak
ada cukup dana di rekening bank penerbit
BG, maka proses no.16 (credit amount)
ditarik kembali dengan cara melakukan
pendebitan kembali.

9. PART B
1. FLOWCHART OF FUTURE CLEARING PROCESS

11. 2. Berdasarkan non-value added activities
sebelumnya, maka current process yang ada
harus di adjust, sbb :
• Chart no.16 di combine dengan chart no.1
dimana saat teller menerima dan mengecek
kelengkapan isian pada BG, maka dilanjutkan
dengan proses pengkreditan ke rekening
customer yang dituju.
• Chart no.17,18,19,21 tidak perlu dilakukan
karena saving data langsung terkoneksi secara
online by system ke BI. Jadi prosesnya bisa
lebih cepat.

12. 3. Improvement Value Added Activity
 Teller yang bertugas menerima dan mengecek
BG dari customer diharapkan bisa
melakukannya dengan lebih akurat, sehingga
bisa meminimalkan resiko kesalahan yang
mungkin terdapat dalam pengisian BG.
 Clearing staff yang bertugas menginput kode
bank pada tiap BG diharapkan meminimalkan
kesalahan pengetikan kode, sehingga tidak
perlu dilakukan koreksi manual lagi.

13. 4. Feedforward, Concurrent, & Feedback Control
of the Future Process
Feedforward Control
a.
“Checking data of BG and processing credit
amount as outstanding fund” (chart.2) –
kelengkapan isian pada BG, untuk kemudian langsung
dilakukan proses pengkreditan dana oleh teller.
Concurrent Control
b.
Send back BG to bank “ (chart.20). Apabila tidak
ada cukup dana di rekening bank penerbit BG, maka
BG tersebut akan dikirim kembali ke bank.

14. Feedback Control
c.
“Processing debit amount by bank
clearing staff” (chart.21). Apabila
ternyata tidak ada cukup dana di rekening
bank penerbit BG, maka proses no.2
(credit amount) ditarik kembali dengan
cara melakukan pendebitan kembali.

15. Thank You