AdaPro GmbH
     
Prozess-Testanleitung
Organisation: AdaPro GmbH
Autor: M.Sc. Dmitry Kosterin
Erstellungsdatum: 4.08....
   
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Inhaltsverzeichnis
1 Angebot mit Bezug zum Projekt anlegen   3
2 Projektvorkalkulation   6
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1 Angebot mit Bezug zum Projekt anlegen
1.1 Diagramm
Unternehmen
Vertriebsleiter
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1.2 Elemente
1.2.1 Aktivitäten
Aktivität Beschreibung Hilfe
1 Projektvorkalkulation Projektv...
   
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Aktivität Beschreibung Hilfe
Meilensteine und Phasen werden
bei dieser Anlegemethode nicht
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2 Projektvorkalkulation
2.1 Diagramm
Unternehmen
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3 Kundenauftrag mit Bezug zum Angebot
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Aktivität Beschreibung Hilfe
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4 Kundenauftrag mit manueller Zuordnung
Projektaufgaben anlegen
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Unternehmen
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4.3.1 Aktivitäten
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Aktivität Beschreibung Hilfe
(530). Auf diese Weise wird die
Umsatzsteuer mit 0% berechnet ...
   
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5 Kundenauftrag ohne Projekt anlegen
5.1 Diagramm
Unternehmen
Vertriebsmitarbeiter
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Aktivität Beschreibung Hilfe
Beim Anlegen des Kundenauftrags
gibt es die Möglichkeit, aus d...
   
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6 Projektabrechnung mit
Rechnungsanforderung
6.1 Diagramm
Unternehmen
Projektleiter
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Das Geschäftsszenario „Auftragsabwicklung (projektbasierte Services)“ wird für die Verwaltu...
   
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Aktivität Beschreibung Hilfe
2 Fakturierbare Stunden prüfen Der Projektmanager prüft den Be...
   
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Aktivität Beschreibung Hilfe
Aus Zeit- und Aufwandspositionen: pro
Produkt und Kundenauftra...
   
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Aktivität Beschreibung Hilfe
Hinweis: bei der letzten Rechnung
"Keine weitere Rechnung gepl...
   
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7 Projekt aus Kundenauftrag anlegen
7.1 Diagramm
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Projektleiter
Projektleiter
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1 Projekt anlegen Projekt anleg...
   
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Aktivität Beschreibung Hilfe
zum Genehmigen weiterleiten oder
aktivieren. Sie können Ihre P...
   
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8 Projekt direkt anlegen
8.1 Diagramm
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Projektleiter
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Projektanlege...
   
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8.3.1 Aktivitäten
Aktivität Beschreibung Hilfe
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Aktivität Beschreibung Hilfe
Beim Kundenprojekt muss der Service
Kundenauftragsposition "Se...
   
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9 Bestellung für Projekt
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Projektassistenz
Zeitbasierte
Services
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10 Einkaufswagen auf Projekt anlegen
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Unternehmen
Projektassistenz
Projektassi...
   
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Aktivität Beschreibung Hilfe
gesetzt. Wählen Sie den Kunden und die
Lieferadresse.
2 Produk...
   
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11 Dienstleister beschaffen und Aufwand
rückmelden
11.1 Diagramm
Unternehmen
Projektleiter
P...
   
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Im Arbeitsbereich Projektmanagement können Sie externe Dienstleister (Berater) für Ihr Proj...
   
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12 Interne Zeit- und Aufwandserfassung
12.1 Diagramm
Unternehmen
Projektmitarbeiter
Projekt...
   
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13 Spesen verwalten
13.1 Diagramm
Unternehmen
Mitarbeiter
Mitarbeiter
MitarbeiterlegtSpesen...
   
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Die Prozessvariante Spesen verwalten ermöglicht es, die Spesen zu kontrollieren und automat...
   
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Aktivität Beschreibung Hilfe
Erstattungsdetails" und zusammen
mit den Originalbelegen an de...
   
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Aktivität Beschreibung Hilfe
wurde, wird die Spesenabrechnung
automatisch an den Vorgesetzt...
   
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14 Arbeitszeitrückmeldung
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Unternehmen
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Tätigkeitsbe-
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14.2 Elemente
14.2.1 Aktivitäten
Aktivität Beschreibung Hilfe
1 Tätigkeitsbeschreibung und ...
   
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15 Eingangsrechnungen (Papier) prüfen, zahlen
und abrechnen
15.1 Diagramm
Unternehmen
Finan...
   
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15.2 Elemente
15.2.1 Aktivitäten
Aktivität Beschreibung Hilfe
1 Rechnung überprüfen Gehört ...
   
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16 Auftragsabwicklung (projektbasierte
Services) - Kundenprojekt mit
Verkaufsintegration
16...
   
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16.2 Beschreibung
Das Geschäftsszenario „Auftragsabwicklung (projektbasierte Services)“ wir...
   
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Aktivität Beschreibung Hilfe
nicht mehr entfernt werden können
was besonders ungünstig ist....
   
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1 Glossar
Name Beschreibung
Angebot
Einem Unternehmen von einem Lieferanten unterbreiteter ...
   
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Kundenaufträge -> Kundenaufträge
ByD WoC Sicht
Kundenauftragsposition
Die Position eines Ku...
   
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1) Damit das System ermitteln kann, ob ein Mitarbeiter (seine Ressource) zeitlich
überlaste...
   
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Startseite
ByD WoC
Startseite -> Self-Services
ByD WoC Sicht
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Zuordnungsregel
Während der Projektausführung können Berater Zeitrückmeldungen,
Spesenabrec...
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Auftragsabwicklung (projektbasierte services) Kundenprojekt mit Verkaufsintegration

  1. 1.     AdaPro GmbH       Prozess-Testanleitung Organisation: AdaPro GmbH Autor: M.Sc. Dmitry Kosterin Erstellungsdatum: 4.08.2015 Version: 1.0.0
  2. 2.     AdaPro GmbH   Seite:  2   Inhaltsverzeichnis 1 Angebot mit Bezug zum Projekt anlegen   3 2 Projektvorkalkulation   6 3 Kundenauftrag mit Bezug zum Angebot anlegen   7 4 Kundenauftrag mit manueller Zuordnung Projektaufgaben anlegen   10 5 Kundenauftrag ohne Projekt anlegen   13 6 Projektabrechnung mit Rechnungsanforderung   15 7 Projekt aus Kundenauftrag anlegen   20 8 Projekt direkt anlegen   23 9 Bestellung für Projekt   26 10 Einkaufswagen auf Projekt anlegen   27 11 Dienstleister beschaffen und Aufwand rückmelden   29 12 Interne Zeit- und Aufwandserfassung   31 13 Spesen verwalten   32 14 Arbeitszeitrückmeldung   36 15 Eingangsrechnungen (Papier) prüfen, zahlen und abrechnen   38 16 Auftragsabwicklung (projektbasierte Services) - Kundenprojekt mit Verkaufsintegration   40 1 Glossar   43
  3. 3.     AdaPro GmbH   Seite:  3   1 Angebot mit Bezug zum Projekt anlegen 1.1 Diagramm Unternehmen Vertriebsleiter Vertriebsleiter Projektvorkalku- lation Vertriebsmitarbeiter Vertriebsmitarbeiter Angebotanlegen Vorkalkulation Angebot [Offen] Neugeschäft Genehmigung erforderlich? Serviceprodukt [Aktiv] Projekt [Startet] Positionstyp Servicenach Aufwand (projektbasiert) Kundenprojektmit Verkaufsintegration Projektleiter Projektleiter Angebot genehmigen MeinenBereichverwalten AngebotmitVorkalkulation ja AngebotohneVorkalkulation nein Zuletzt geändert 04.08.2015
  4. 4.     AdaPro GmbH   Seite:  4   1.2 Elemente 1.2.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Projektvorkalkulation Projektvorkalkulation vornehmen 2 Angebot anlegen Sie können ein Angebot mithilfe einer Referenz anlegen. Der Ursprung einer Referenz kann ein Lead, eine Opportunity, ein Projekt, ein Angebot oder ein Kundenauftrag sein. Alle Aktionen führen zu einem Belegfluss, in dem der Ursprungsbeleg angezeigt wird. Wenn Sie ein Angebot mit Bezug zu einem Projekt anlegen, können Sie eine der folgenden Anlegemethoden verwenden: • Nach Elementen und Services der obersten Ebene • Nach Aufgaben und Services der obersten Ebene Anlegemethoden Nach Elementen und Services der obersten Ebene Wenn Sie diese Anlegemethode wählen, legt das System eine Angebotsposition für eine eindeutige Kombination aus jeder Aufgabe der obersten Ebene (d.h. Phase oder Aufgabe) und deren geplanten Services an. Die Services enthalten die unter den Unteraufgaben der Projektaufgaben der obersten Ebene geplanten Services. Für jede Angebotsposition aggregiert das System die Sollstunden der Services unter den Unteraufgaben der einzelnen Projektaufgaben der obersten Ebene. Meilensteine werden bei dieser Anlegemethode nicht berücksichtigt. Nach Aufgaben und Services der obersten Ebene Wenn Sie diese Anlegemethode wählen, legt das System eine Angebotsposition für eine eindeutige Kombination aus jeder Aufgabe der obersten Ebene und deren geplanten Services an. Die Services enthalten die unter den Unteraufgaben der Aufgaben der obersten Ebene geplanten Services. Für jede Angebotsposition aggregiert das System die geplanten Stunden der Services unter den Aufgaben der einzelnen Projektaufgaben der obersten Ebene.
  5. 5.     AdaPro GmbH   Seite:  5   Aktivität Beschreibung Hilfe Meilensteine und Phasen werden bei dieser Anlegemethode nicht berücksichtigt. 3 Angebot genehmigen Es ist notwendig den Manager im Orgmodell gepflegt zu haben, bevor die Genehmigung möglich ist.  Prüfen des Angebots und genehmigen oder zurücksenden zum Mitarbeiter zur Korrektur.  Genehmigungsaufgabe ist abgeschlossen und Angebot ist genehmigt.  Die Ausgabehistorie des Angebots enthält eine Kopie von dem Formular. 
  6. 6.     AdaPro GmbH   Seite:  6   2 Projektvorkalkulation 2.1 Diagramm Unternehmen Vertriebsleiter Vorkalkulation anlegen Erlöse planen Vorkalkulation Angebot erzeugen VorkalkulationProjekt [Freigegeben] Projektmanagement Zuletzt geändert 04.08.2015 2.2 Elemente 2.2.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Erlöse planen Der Projektmanager plant die Erlöse für die Elemente des angelegten Projekts. Die Kosten werden automatisch von der geplanten Arbeit in der Vorlage abgeleitet. 2 Vorkalkulation anlegen Der Projektmanager verwendet den Bericht für eine Vorkalkulation. Der Projektmanager sendet die Vorkalkulation an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter. 3 Vorkalkulation Angebot erzeugen Vorkalkulation Angebot erzeugen
  7. 7.     AdaPro GmbH   Seite:  7   3 Kundenauftrag mit Bezug zum Angebot anlegen 3.1 Diagramm Unternehmen Vertriebsmitarbeiter Vertriebsmitarbeiter Kundenauftrag anlegen, Positionen Projektaufgaben übernehmen Angebot [Offen] Kundenaufträge Angebot [Abgeschlossen] Kundenauftrag [In Vorbereitung] Kundenauf- tragsposition [In Vorbereitung] Projektleiter Projektleiter Kundenauftrag und Projekt freigeben Kundenauf- tragsposition [In Bearbeitung] Kundenauftrag [In Bearbeitung] Kundenaufträge Projekt [Freigegeben] Projektaufgabe [Freigegeben] Projektmanagement 3.2 Beschreibung Das Geschäftsszenario „Auftragsabwicklung (projektbasierte Services)“ wird für die Verwaltung des gesamten Prozesses des Verkaufs projekt-basierter Services an Kunden verwendet. In diesem Szenario sind Angebote und Kundenaufträge im Projektmanagement integriert. Dies ermöglicht es Ihnen, Kundenrechnungen für Zeit- und Aufwands-positionen anzulegen, die für ein Kundenprojekt erfasst wurden. Dieses Szenario unterstützt außerdem die Ermittlung des Projektergebnisses anhand der Projektkosten und Projekterlöse.
  8. 8.     AdaPro GmbH   Seite:  8   Zuletzt geändert 29.04.2015 3.3 Elemente 3.3.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Kundenauftrag anlegen, Positionen Projektaufgaben übernehmen Nach der Genehmigung durch den Vertriebsleiter und nach Rücksprache mit dem Kunden erstellt der Vertriebsmitarbeiter einen Kundenauftrag (z.B. mit Referenz zum Angebot). Senden Sie eine Aufgabe an den Projektmanager, um mit dem Projekt fortzufahren. Kundenauftrag anlegen and geben folgende Daten ein:  Kunde und Ansprechpartner Produkte Angeforderten Termin and Verfügbarkeitsprüfung Frachtkosten und sonstige Zuschläge oder Rabatte Spediteur (wird nicht gebraucht) Notizen • Jede Kundenauftragsposition muss vor der Freigabe einzeln einer Projektaufgabe zugewiesen werden. (Mit Kontierung auf Projektaufgabe) • Wenn die Menge (Stunden) einer Kundenauftragsposition geändert werden soll, dann darf diese noch nicht freigegeben sein. Wenn diese bereits freigegeben ist, dann muss sie storniert werden und es muss eine neue Position stattdessen angelegt werden. In den Kundenauftrag müssen die Stunden schon so eingetragen werden, wie sie wahrscheinlich sein werden (z.B. 70 oder 120 oder 160 Stunden für einen Monat - aber nicht 1 Stunde). Sonst sind die Berichte über den Umsatz inkorrekt. Es gibt keine Aktion Kundenauftrag -> Anlegen mit Bezug zum Projekt. Wenn also die Projektplanung (Services und Stunden) im Kundenauftrag auftauchen sollen, dann muss entweder der KA mit Bezug zum Angebot angelegt werden (das aus einem Bezug zum Projekt angelegt wurde) oder die Stunden und Services müssen manuell eingetragen werden, und eine manuelle Verlinkung mit der Projektaufgabe muss stattfinden. Diese beiden Wege sollen modelliert werden. Hinweis: Das Reverse-Charge Verfahren wird schon in der
  9. 9.     AdaPro GmbH   Seite:  9   Aktivität Beschreibung Hilfe Kundenauftragsposition eingetragen (530). Auf diese Weise wird die Umsatzsteuer mit 0% berechnet und es erscheint ein Satz auf dem englischen Rechnungstemplate mit dem Hinweis auf das Reverse Charge.  2 Kundenauftrag und Projekt freigeben Übernahme der geplanten Stunden aus dem Projekt in den Kundenauftrag. Vor der Freigabe des Kundeauftrags Die Übernahme der Stunden aus dem Projekt in den Kundenauftrag soll auf Basis der Planstunden im Projekt erfolgen. Kriterien der Zuordnung: Zuordnugsregel.
  10. 10.     AdaPro GmbH   Seite:  10   4 Kundenauftrag mit manueller Zuordnung Projektaufgaben anlegen 4.1 Diagramm Unternehmen Vertriebsmitarbeiter Vertriebsmitarbeiter Positionen Projektaufgaben zuweisen Kundenaufträge Kundenauftrag [In Vorbereitung] Kundenauf- tragsposition [In Vorbereitung] Projekt [Startet] Projektaufgabe [Startet] Kundenauftrag anlegen Serviceprodukt [Aktiv] Positionstyp Service nach Aufwand (projektbasiert) Projektleiter Projektleiter Kundenauftrag und Projekt freigeben Kundenauf- tragsposition [In Bearbeitung] Kundenauftrag [In Bearbeitung] Kundenaufträge Projekt [Freigegeben] Projektaufgabe [Freigegeben] Projektmanagement 4.2 Beschreibung Das Geschäftsszenario „Auftragsabwicklung (projektbasierte Services)“ wird für die Verwaltung des gesamten Prozesses des Verkaufs projekt-basierter Services an Kunden verwendet. In diesem Szenario sind Angebote und Kundenaufträge im Projektmanagement integriert. Dies ermöglicht es Ihnen, Kundenrechnungen für Zeit- und Aufwands-positionen anzulegen, die für ein Kundenprojekt erfasst wurden. Dieses Szenario unterstützt außerdem die Ermittlung des Projektergebnisses anhand der Projektkosten und Projekterlöse.
  11. 11.     AdaPro GmbH   Seite:  11   Zuletzt geändert 29.04.2015 4.3 Elemente 4.3.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Kundenauftrag anlegen Nach der Genehmigung durch den Vertriebsleiter und nach Rücksprache mit dem Kunden erstellt der Vertriebsmitarbeiter einen Kundenauftrag (z.B. mit Referenz zum Angebot). Senden Sie eine Aufgabe an den Projektmanager, um mit dem Projekt fortzufahren. Kundenauftrag anlegen and geben folgende Daten ein:  Kunde und Ansprechpartner Produkte Angeforderten Termin and Verfügbarkeitsprüfung Frachtkosten und sonstige Zuschläge oder Rabatte Spediteur (wird nicht gebraucht) Notizen 2 Positionen Projektaufgaben zuweisen • Jede Kundenauftragsposition muss vor der Freigabe einzeln einer Projektaufgabe zugewiesen werden. (Mit Kontierung auf Projektaufgabe) • Wenn die Menge (Stunden) einer Kundenauftragsposition geändert werden soll, dann darf diese noch nicht freigegeben sein. Wenn diese bereits freigegeben ist, dann muss sie storniert werden und es muss eine neue Position stattdessen angelegt werden. In den Kundenauftrag müssen die Stunden schon so eingetragen werden, wie sie wahrscheinlich sein werden (z.B. 70 oder 120 oder 160 Stunden für einen Monat - aber nicht 1 Stunde). Sonst sind die Berichte über den Umsatz inkorrekt. Es gibt keine Aktion Kundenauftrag -> Anlegen mit Bezug zum Projekt. Wenn also die Projektplanung (Services und Stunden) im Kundenauftrag auftauchen sollen, dann muss entweder der KA mit Bezug zum Angebot angelegt werden (das aus einem Bezug zum Projekt angelegt wurde) oder die Stunden und Services müssen manuell eingetragen werden, und eine manuelle Verlinkung mit der Projektaufgabe muss stattfinden. Diese beiden Wege sollen modelliert werden. Hinweis: Das Reverse-Charge Verfahren wird schon in der Kundenauftragsposition eingetragen
  12. 12.     AdaPro GmbH   Seite:  12   Aktivität Beschreibung Hilfe (530). Auf diese Weise wird die Umsatzsteuer mit 0% berechnet und es erscheint ein Satz auf dem englischen Rechnungstemplate mit dem Hinweis auf das Reverse Charge.  3 Kundenauftrag und Projekt freigeben Übernahme der geplanten Stunden aus dem Projekt in den Kundenauftrag. Vor der Freigabe des Kundeauftrags Die Übernahme der Stunden aus dem Projekt in den Kundenauftrag soll auf Basis der Planstunden im Projekt erfolgen. Kriterien der Zuordnung: Zuordnugsregel.
  13. 13.     AdaPro GmbH   Seite:  13   5 Kundenauftrag ohne Projekt anlegen 5.1 Diagramm Unternehmen Vertriebsmitarbeiter Vertriebsmitarbeiter Kundenauftrag anlegen Kunde Verkaufsabtei- lung Vertriebsweg Ansprechpart- ner Kundenauftrag ohne Projekt anlegen Kundenaufträge Verkaufsorgani- sation Vertriebsleiter Vertriebsleiter Kundenauftrag [In Vorbereitung] Kundenauftrag freigeben Kundenauftrag [In Bearbeitung] Kundenauftrag ohne Projekt ist anlegt und freigegeben Kundenauf- tragsposition [In Bearbeitung] Zuletzt geändert 04.08.2015 5.2 Elemente 5.2.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Kundenauftrag anlegen Kundenauftrag anlegen and geben folgende Daten ein:  Kunde und Ansprechpartner Produkte Angeforderten Termin and Verfügbarkeitsprüfung Frachtkosten und sonstige Zuschläge oder Rabatte Spediteur (wird nicht gebraucht) Notizen Ohne Planungs-Regel-Verküpfung zum Projekt und somit manuelle Einträge im KA der Stunden
  14. 14.     AdaPro GmbH   Seite:  14   Aktivität Beschreibung Hilfe Beim Anlegen des Kundenauftrags gibt es die Möglichkeit, aus dem Kundenauftrag ein Projekt anzulegen. Dies hat doch den Vorteil, dass die Anzahl der Stunden aus dem Projekt in die Kundenauftragspositionen kopiert werden 2 Kundenauftrag freigeben Kundenauftrag auswählen und auf Knopf "Freigeben" drucken
  15. 15.     AdaPro GmbH   Seite:  15   6 Projektabrechnung mit Rechnungsanforderung 6.1 Diagramm Unternehmen Projektleiter Projektleiter Projektanalyse undAbschluss Projektistabgeschlossen undanalysiert Projektmanagement Fakturierbare Stundenprüfen Tätigkeitsbe- richt [Genehmigt] Zuordnungsre- gelnanlegen Projektmanagement->Rechnungsvorbereitung->NichtabgerechneteZeit-undAufwandspositionen Zuordnungsre- gel Optional Rechnungs- anforderung anlegenund weiterleiten Kundenpro- jekrechnungs- anforderung [Abzurechnen] Kundenauftrag [InBearbeitung] Projektaufgabe [Startet] Projekt [Startet] Kundenauf- tragsposition [InBearbeitung] KostenundErlöse Projektaufgabe [Abgeschlossen] Projektaufgabe [Erledigt] Projektaufgabe [Gestoppt] Projekte- Einzelnposten Projektkalkulati- on Projekt [Abgeschlossen] Abspachewegen Periodenabschluss Projektaufgabe auferledigt setzen Lieferantenrech- nung [Gebucht] Periodenab- schlussaktivität Projektaufgabe [Erledigt] Projektaufgabe [Freigegeben] ProjektmanagementKundenrechnungen->Projektabrechnung->Projekte Spesenabrech- nung [FürErstattung freigegeben] Finanzbuchhalter Finanzbuchhalter Kundenrech- nung [Freigegeben] Kundenrech- nungerstellen Kundenrechnungen Kundenpro- jekrechnungs- anforderung [Abgerechnet] Kundenauftrag [Abgeschlossen] 6.2 Beschreibung
  16. 16.     AdaPro GmbH   Seite:  16   Das Geschäftsszenario „Auftragsabwicklung (projektbasierte Services)“ wird für die Verwaltung des gesamten Prozesses des Verkaufs projekt-basierter Services an Kunden verwendet. In diesem Szenario sind Angebote und Kundenaufträge im Projektmanagement integriert. Dies ermöglicht es Ihnen, Kundenrechnungen für Zeit- und Aufwands-positionen anzulegen, die für ein Kundenprojekt erfasst wurden. Dieses Szenario unterstützt außerdem die Ermittlung des Projektergebnisses anhand der Projektkosten und Projekterlöse. Zuletzt geändert 04.08.2015 6.3 Elemente 6.3.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Zuordnungsregeln anlegen Alle Regeln die automatisch erzeugt werden resultieren aus den bestehenden Verknüpfungen von KA- Positionen und Projektaufgaben- die automatischen Regeln kann man auch nicht ändern oder löschen. Man kann nur neue  Zuordnungsregeln für die Verknüpfung von Projektaufgaben mit Kundenauftragspositionen anlegen Verfahren Um für die Verknüpfung von Projektaufgaben mit Kundenauftragspositionen zu verwalten, wählen Sie ein Projekt aus und wählen dann Zeit- und Aufwandspositionen bearbeiten. Daraufhin wird die Schnellerfassung Zeit- und Aufwandspositionen bearbeiten geöffnet. Wählen Sie einen Projektaufwand aus, wählen Sie Zuordnungsregeln bearbeiten, und wählen Sie anschließend Alle Regeln anzeigen. Daraufhin werden die Regeln für den von Ihnen ausgewählten Aufwand angezeigt. In der Liste werden sowohl Regeln aufgeführt, die manuell angelegt werden, als auch Regeln, deren Anlage automatisch basierend auf der bestehenden Verknüpfung von Kundenauftragspositionen und Projektaufgaben erfolgt. Notiz Sie können automatisch angelegte Regeln weder ändern noch löschen. Um eine neue Regel anzulegen, wählen Sie Zeile hinzufügen. Im WC Projektmanagament/ Nicht abgerechnete Zeit- und Aufwandspositionen/-Alle Kundenprojekte mit nicht zugeordneten Aufwänden/ ->Zeit - und Aufwanspos bearbeien -> Zuordnungsregeln bearbeiten
  17. 17.     AdaPro GmbH   Seite:  17   Aktivität Beschreibung Hilfe 2 Fakturierbare Stunden prüfen Der Projektmanager prüft den Bericht „Kundenprojekt – Übersicht“, um die für das Projekt bestellte mit der bereits fakturierten Menge zu vergleichen. Zuweisen von Tätigkeitsrückmeldungen zu Kundenauftragspositionen  3 Rechnungs- anforderung anlegen und weiterleiten Der Vertriebsleiter fordert eine Rechnung für sein Projekt an. Die Projektrechnungsanforderung wird an das Finanzwesen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Bei dieser Aufgabe werden entweder die Zeit- und Aufwandspositionen des Projektes manuell den Positionen des Kundenauftrags zugeordnet  oder mit Hilfe von Zuordnungsregeln: manuelle Zuordnung oder Automatische Zuordnung mittels Zuordnungsregeln • Spesenmeldungen tauchen als Aufwandspositionen in der Vorschlagsliste für Projektrechnungsanforderungen auf. Diese müssen dort ausgeschlossen werden, indem sie nicht der Rechnungsanforderung zugewiesen werden (nicht einer Kundenauftragsposition zugewiesen werden). Dies kann geschehen, indem ihr Betrag oder ihre Menge abgeschrieben wird (entsprechendes Feld). Kundenauftrag- Projektabrechnung: Rechnungspositionsvorschlag- Unterschied herausfinden: - Aus Kundenauftrag - Aus Zeit-/Aufwandspositionen: pro Mitarbeiter/Beteiligter und Kundenauftragspos. - Aus Zeit- und Aufwandspositionen: pro Produkt und Kundenauftragsposition Um vom System Rechnungspositionen vorschlagen zu lassen, die auf den Positionen des zugeordneten Kundenauftrags basieren, wählen Sie Rechnungspositionen vorschlagen, und wählen Sie anschließend eine der folgenden Optionen: Aus Kundenauftragspositionen Das System legt eine Rechnungsposition für jede Position des zugeordneten Kundenauftrags an.
  18. 18.     AdaPro GmbH   Seite:  18   Aktivität Beschreibung Hilfe Aus Zeit- und Aufwandspositionen: pro Produkt und Kundenauftragsposition Das System legt eine Rechnungsposition für jede Kundenauftragsposition an, der eine Zeit- und Aufwandsposition zugeordnet ist. Anschließend multipliziert es diese für jeden rückgemeldeten Service, jeden gemeldeten Aufwand oder jedes gelieferte Material, das der Kundenauftragsposition zugeordnet ist. Wenn der Projektmanager alle Zeit- und Aufwandspositionen ordnungsgemäß in der Sicht Nicht abgerechnete Zeit- und Aufwandspositionen zugeordnet hat, enthalten die vorgeschlagenen Rechnungspositionen alle Zeit- und Aufwandspositionen. Aus Zeit- und Aufwandspositionen: pro Mitarbeiter/Beteiligter und Kundenauftragsposition Das System legt eine Rechnungsposition für jede Kundenauftragsposition an, der eine Zeit- und Aufwandsposition zugeordnet ist. Anschließend multipliziert es diese für jeden Mitarbeiter/Beteiligten, der einen Service rückgemeldet, einen Aufwand gemeldet oder ein Material geliefert hat, das der Kundenauftragsposition zugeordnet ist. Wenn der Projektmanager alle Zeit- und Aufwandspositionen ordnungsgemäß in der Sicht Nicht abgerechnete Zeit- und Aufwandspositionen zugeordnet hat, enthalten die vorgeschlagenen Rechnungspositionen alle Zeit- und Aufwandspositionen. Mit derselben Option wie in vorheriger Projektrechnungsanforderung Das System verwendet die gleiche Option wie in der vorherigen Rechnung, die für diesen Kundenauftrag und dieses Projekt angelegt wurde. 4 Kundenrechnung erstellen Der Vertriebsmitarbeiter prüft die Projektrechnungsanforderung des Projektmanagers. Eine Kundenrechnung wird mit Referenz zur Projektrechnungsanforderung angelegt. Hinweis: Bei den englischsprachigen Kunden wird auch die Sprache Englisch eingetragen. Auf diese Weise wird auch das englische Rechnungstemplate (Invoice) verwendet
  19. 19.     AdaPro GmbH   Seite:  19   Aktivität Beschreibung Hilfe Hinweis: bei der letzten Rechnung "Keine weitere Rechnung geplant" einstellen 5 Projektaufgabe auf erledigt setzen Projektaufgabestatus im Projekt auf Erledigt setzen 6 Projektanalyse und Abschluss Der Projektmanager prüft die Zeiterfassun-gen direkt im Projekt. Der Projektmanager prüft die Kosten und Erlöse des Kundenprojekts. Realisierung zum Rechnungszeitpunkt
  20. 20.     AdaPro GmbH   Seite:  20   7 Projekt aus Kundenauftrag anlegen 7.1 Diagramm Unternehmen Projektleiter Projektleiter Projektanlegen Aufgabenzum ProjektausKun- denauftragsposi- tionen übernehmen Projektteam besetzen Arbeitund Anforderungen ergänzen Basisplan anlegen Projektfreigeben AngeboteundKundenaufträge fürexterneProjekte anlegen Projekt [InPlanung] Kundenaufträge->Kundenaufträge Basisplan Projektmanagement Serviceprodukt Kostenstelle Istentsprechendes Serviceproduktvorhanden? Produktmanager Projektaufgabe [InPlanung] Optional Projektaufgabe [Freigegeben] Projekt [Freigegeben] Serviceprodukt anlegen Projektaufgabe [InPlanung] Kundenauftrag [Freigegeben] Projektmanagement Kundenauf- tragsposition [Freigegeben] MitarbeiterTeamkalenderZeitkonto Produktportfolio führt durch Zuletzt geändert 04.08.2015
  21. 21.     AdaPro GmbH   Seite:  21   7.2 Elemente 7.2.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Projekt anlegen Projekt anlegen. Ein neues Projekt kann entweder durch  Referenzieren zu einer Projektvorlage, MS Project, oder einen bereits bestehenden Projekt oder durch vollständiger Neueingabe angelegt werden.  Wenn ein neues Projekt angelegt wird, dann sind Projektart (Einzelkosten- oder Gemeinkostenprojekt), Referenz, Projektnummer,  Projektname, zuständiger Mitarbeiter und verantwortliche Einheit obligatorische Eingabefelder. 2 Projektteam besetzen Ergänzen Sie das Projektteam und die Besetzung. Wenn die Projekt bearbeiten Maske geöffnet ist, wählen Sie das Team und Besetzung Register. Wenn die Projekte bearbeiten Maske nicht geöffnet ist, wählen Sie Bearbeiten und anschließend in der Dropdown-Liste den Eintrag "Team und Besetzung". 3 Aufgaben zum Projekt aus Kundenauftragspositionen übernehmen Fügen Sie Aufgaben, Aufgabendauer und Beziehungen (Vorgänger und Nachfolger) hinzu. Wählen Sie ein Projekt aus der Untersicht Projekte in der Sicht Projekte und wählen Sie "Bearbeiten" und anschließend in der Dropdown-Liste den Eintrag "Projektplan". Im Projektplanregister kann der Projektplan strukturiert und Projektzeitplan zeitlich geplant werden.   4 Serviceprodukt anlegen Neues Serviceprodukt anlegen 5 Arbeit und Anforderungen ergänzen Mit dieser Aktivität wird die geplante Arbeit in Form der geplanten Mitarbeiter, der geplanten Serviceprodukte und die geplanten Aufwände in jede Projektaufgabe eingetragen.  Ergänzen sie Arbeit und Anforderungen. Wählen Sie einen Service im Arbeit und Anforderungen Register aus und erstellen Sie eine Bestellanforderung für einen Dienstleister zum Ausführen der Arbeit. Wenn ein Teammitglied ein Dienstleister oder ein Mitarbeiter eines anderen Unternehmens ist wählen Sie Mitarbeiter und Bestellanforderung anlegen. Beim Kundenprojekt muss der Service Kundenauftragsposition "Service nach Aufwand (Projekt)" haben 6 Basisplan anlegen Basisplan anlegen. Sie können einen Basisplan für ein Projekt anlegen, Basispläne im Status "in Planung" anpassen und revidierte Basispläne
  22. 22.     AdaPro GmbH   Seite:  22   Aktivität Beschreibung Hilfe zum Genehmigen weiterleiten oder aktivieren. Sie können Ihre Projekte in der Sicht Änderungsmanagement anschauen und nachverfolgen und außerdem Änderungen gegenüber dem Orginalprojektplan vornehmen. 7 Projekt freigeben Ein Projekt kann auf Kopfebene oder separat auf Ebene der Projektphasen oder Projektaufgaben freigegeben werden.  Wenn ein Projekt auf Kopfebene freigegeben wird, indem der Status freigeben im Register Grunddaten des Projektkopfs gewählt wird, werden auch alle Projektphasen und Projektaufgaben des Projekts freigegeben. Der Benutzer kann den Projektstatus auch auf Starten setzen. Bevor das ganze Projekt freigegeben wird soll Kundenauftrag für externe Projekte Angelegt werden. Kunde bei Rechnungswesen muss angelegt werden.
  23. 23.     AdaPro GmbH   Seite:  23   8 Projekt direkt anlegen 8.1 Diagramm Unternehmen Projektleiter Projektleiter Projektanlegen Aufgabenzum Projekteinfügen Projektteam besetzen Arbeitund Anforderungen ergänzen Basisplan anlegen Projektfreigeben Angebot(e)/Kundenaufträge fürProjekte anlegen Projekt [InPlanung] Projektmanagement Basisplan Projektmanagement Serviceprodukt Vorlage Mitarbeiter Kostenstelle Istentsprechendes Serviceproduktvorhanden? Produktmanager Projektaufgabe [InPlanung] Optional Projektaufgabe [Freigegeben] Projekt [Freigegeben] Serviceprodukt anlegen Projektaufgabe [InPlanung] Projektmanagement Projektaufgabenverantwortlicher TeamkalenderZeitkonto Produktportfolio nein führt durch ja wird informiert 8.2 Beschreibung Der Geschäftsprozess Projekt planen ermöglicht es Ihnen, Ihr Projekt anzulegen, zu planen und zu strukturieren sowie das Projektteam aufzustellen und das Projekt zu besetzen.
  24. 24.     AdaPro GmbH   Seite:  24   Zuletzt geändert 04.08.2015 8.3 Elemente 8.3.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Projekt anlegen Projekt anlegen. Ein neues Projekt kann entweder durch  Referenzieren zu einer Projektvorlage, MS Project, oder einen bereits bestehenden Projekt oder durch vollständiger Neueingabe angelegt werden.  Wenn ein neues Projekt angelegt wird, dann sind Projektart (Einzelkosten- oder Gemeinkostenprojekt), Referenz, Projektnummer,  Projektname, zuständiger Mitarbeiter und verantwortliche Einheit obligatorische Eingabefelder. 2 Projektteam besetzen Ergänzen Sie das Projektteam und die Besetzung. Wenn die Projekt bearbeiten Maske geöffnet ist, wählen Sie das Team und Besetzung Register. Wenn die Projekte bearbeiten Maske nicht geöffnet ist, wählen Sie Bearbeiten und anschließend in der Dropdown-Liste den Eintrag "Team und Besetzung". 3 Aufgaben zum Projekt einfügen Fügen Sie Aufgaben, Aufgabendauer und Beziehungen (Vorgänger und Nachfolger) hinzu. Wählen Sie ein Projekt aus der Untersicht Projekte in der Sicht Projekte und wählen Sie "Bearbeiten" und anschließend in der Dropdown-Liste den Eintrag "Projektplan". Im Projektplanregister kann der Projektplan strukturiert und Projektzeitplan zeitlich geplant werden.   4 Serviceprodukt anlegen Neues Serviceprodukt anlegen 5 Arbeit und Anforderungen ergänzen Mit dieser Aktivität wird die geplante Arbeit in Form der geplanten Mitarbeiter, der geplanten Serviceprodukte und die geplanten Aufwände in jede Projektaufgabe eingetragen.  Ergänzen sie Arbeit und Anforderungen. Wählen Sie einen Service im Arbeit und Anforderungen Register aus und erstellen Sie eine Bestellanforderung für einen Dienstleister zum Ausführen der Arbeit. Wenn ein Teammitglied ein Dienstleister oder ein Mitarbeiter eines anderen Unternehmens ist wählen Sie Mitarbeiter und Bestellanforderung anlegen.
  25. 25.     AdaPro GmbH   Seite:  25   Aktivität Beschreibung Hilfe Beim Kundenprojekt muss der Service Kundenauftragsposition "Service nach Aufwand (Projekt)" haben 6 Basisplan anlegen Basisplan anlegen. Sie können einen Basisplan für ein Projekt anlegen, Basispläne im Status "in Planung" anpassen und revidierte Basispläne zum Genehmigen weiterleiten oder aktivieren. Sie können Ihre Projekte in der Sicht Änderungsmanagement anschauen und nachverfolgen und außerdem Änderungen gegenüber dem Orginalprojektplan vornehmen. 7 Projekt freigeben Ein Projekt kann auf Kopfebene oder separat auf Ebene der Projektphasen oder Projektaufgaben freigegeben werden.  Wenn ein Projekt auf Kopfebene freigegeben wird, indem der Status freigeben im Register Grunddaten des Projektkopfs gewählt wird, werden auch alle Projektphasen und Projektaufgaben des Projekts freigegeben. Der Benutzer kann den Projektstatus auch auf Starten setzen. Bevor das ganze Projekt freigegeben wird soll Kundenauftrag für externe Projekte Angelegt werden. Kunde bei Rechnungswesen muss angelegt werden.
  26. 26.     AdaPro GmbH   Seite:  26   9 Bestellung für Projekt 9.1 Diagramm Unternehmen Projektassistenz Zeitbasierte Services bestellen Bestellung Projektmanagement Wareneingang Projekt [Freigegeben] Einkaufswagen auf Projekt anlegen Zuletzt geändert 09.06.2015 9.2 Elemente 9.2.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Zeitbasierte Services bestellen Der Projektmanager bestellt zeitabhängige Services aus dem Projekt heraus, um geplante Arbeitspakete abzudecken, die intern nicht besetzt werden konnten. 2 Einkaufswagen auf Projekt anlegen Die Einkaufswagen-funktionalität wird zur Beschaffung von Materialien oder Dienstleistungen für das Projekt genutzt. Eine Nach-verfolgung der Bestellung kann aus dem Projekt heraus erfolgen. Die Lieferung des für das Projekt bestellten Materials wird bestätigt.
  27. 27.     AdaPro GmbH   Seite:  27   10 Einkaufswagen auf Projekt anlegen 10.1 Diagramm Unternehmen Projektassistenz Projektassistenz Einkaufswagen anlegen Startseite Einkaufswagen Produkte auswählen Positionen bearbeiten Einkaufen bestätigen Projektmanagement Projektleiter Projektleiter Genehmigung des Projektleiters Hauptbuchbe- leg 10.2 Beschreibung Im Projektmanagement oder Home Arbeitsbereich können Sie Produkte oder Dienstleistungen, die Sie für Ihre tägliche Arbeit für das Projekt benötigen, z.B. Computer oder Trainingskurse, bestellen, indem Sie einen Einkaufswagen anlegen und die Kosten dadurch direkt auf das Projekt buchen. Zuletzt geändert 27.01.2015 10.3 Elemente 10.3.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Einkaufswagen anlegen Einkaufen. Wenn Sie den Einkaufswagen innerhalb des Arbeitsbereiche Home, Sicht Self- Service, anlegen, müssen Sie kontiert auf von Kostenstelle auf Projektaufgabe ändern. Wenn Sie den Einkaufswagen innerhalb des Arbeitsbereichs Projektmanagement Allgemeine Aufgaben anlegen, dann ist kontiert auf automatisch auf Projektaufgabe
  28. 28.     AdaPro GmbH   Seite:  28   Aktivität Beschreibung Hilfe gesetzt. Wählen Sie den Kunden und die Lieferadresse. 2 Produkte auswählen Produkte auswählen. Ein Produkt kann aus einem Katalog, zuvor bestellten Positionen oder durch die Suche von Produkten/Dienstleistungen ausgewählt werden. Sie können auch eine neue Produktbeschreibung eingeben, wenn Sie die Position nicht finden. 3 Positionen bearbeiten Wenn Sie feststelle, dass Sie zusätzliche Positionen benötigen, können Sie den Einkaufswagen bearbeiten und zusätzliche Positionen hinzufügen oder die bestehende Positionen anpassen. 4 Einkaufen bestätigen Bestätigung. Bitte überprüfen Sie die eingebenen Einträge und klicken Sie Fertigstellen. 5 Genehmigung des Projektleiters Einstellungen für den Genehmigungsprozess in der Detailanpassung. Gemäß diesen Einstellungen werden Einkaufswagen dem Projektleiter zur Genehmigung vorgelegt. Gehen Sie in den Arbeitsbereich Projektmanagement, Sicht Genehmigungen, Untersicht Aufwände und Bestellvorgänge. Der Projektleiter kann den Einkaufswagen vor der Genehmigung überprüfen, in dem er Bearbeiten klickt oder er kann den Einkaufswagen Genehmigen in dem er Genehmigen klickt. Der Einkaufswagen kann vom Projektleiter auch abgelehnt werden. 
  29. 29.     AdaPro GmbH   Seite:  29   11 Dienstleister beschaffen und Aufwand rückmelden 11.1 Diagramm Unternehmen Projektleiter Projektleiter Dienstleister mit Einkaufsprozess beschaffen Bestellposition fürExterne Dienstleistungs- beschaffung anlegen Bestellposition fürExterne Dienstleistungs- beschaffung ausfüllen Genehmigung durch Projektleiter Bestellposition Projektmanagement LieferantTätigkeitsbe- richt [Genehmigt] Projekt [Freigegeben] Eingangsrech- nungen(Papier) prüfen,zahlen undabrechnen Lieferant Finanzbuchhalter Ressource einplanen DienstleisterohneEinkaufsprozessbeschaffen Ressource Rechnungsprüfung Spesenabrech- nung [FürErstattung freigegeben] Lieferantenrech- nung [Ungeprüft] Lieferantenrech- nung [Gebucht] Dienstleister Dienstleister Zeiterfassung durchden externen Dienstleister Startseite->Self-Services Spesenabrech- nung [In Genehmigung]Tätigkeitsbe- richt [In Genehmigung]Projektassistenz ggf. Spesen verwalten responsib le responsib le immer responsible BeiErfassunginByD mitBestellung BeiErfassunginByD mitBestellung 11.2 Beschreibung
  30. 30.     AdaPro GmbH   Seite:  30   Im Arbeitsbereich Projektmanagement können Sie externe Dienstleister (Berater) für Ihr Projekt beschaffen. Unter Umständen benötigen Sie zusätzliche Projektmitarbeiter und in diesem Fall können Sie Bestellanforderungen für externe Unterstützung anlegen. Zuletzt geändert 04.08.2015 11.3 Elemente 11.3.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Bestellposition für Externe Dienstleistungsbeschaffung anlegen Gehen Sie zum Arbeit und Anforderung Register. Der Projektleiter sieht die Gesamtarbeit je Service. Wählen sie einen Service in dieser Sicht und legen Sie eine Bestellanforderung zum Abschließen der Arbeit an. Wählen Sie den richtigen Service und klicken Sie Bestellanforderung anlegen. 2 Bestellposition für Externe Dienstleistungsbeschaffung ausfüllen Ausfüllen der Bestellanforderung. Geben Sie Ihren bevorzugten Dienstleister ein. Sie können auch den bevorzugten Lieferant eingeben (wenn bekannt). Der Projektleiter ist auch dafür verantwortlich die angeforderten Stunden und den Lieferzeitraum zu benennen. Zusätzliche Angaben können mitgeteilt werden. Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie Fertigstellen. 3 Ressource einplanen Ressource planen 4 Eingangsrechnungen (Papier) prüfen, zahlen und abrechnen Eingangsrechnungen (Papier) prüfen, zahlen und abrechnen 5 Spesen verwalten Spesen verwalten 6 Zeiterfassung durch den externen Dienstleister Nachdem die Bestellanforderung fertig gestellt wurde, melden sie sich als externe Dienstleister an. Für die Zeiterfassung folgen Sie den Anweisungen in Var D., Seq 2 and 3.  Wenn die Bestellanforderung mit Bezug zum Projekt angelegt wurde wird bei der Auswahl der Projektaufgabe auch die Bestellung angezeigt.  7 Genehmigung durch Projektleiter Alle Zeiterfassungen durch externe Dienstleister werden zwangsläufig dem Projektleiter zur Genehmigung vorgelegt.  Gehen Sie in den Arbeitsbereich Projektmanagement, Sicht Genehmigungen, Untersicht Zeiterfassung. Wählen Sie die Zeiterfassungen der externen Dienstleister und klicken Sie Genehmigen oder Ablehnen.
  31. 31.     AdaPro GmbH   Seite:  31   12 Interne Zeit- und Aufwandserfassung 12.1 Diagramm Unternehmen Projektmitarbeiter Projektmitarbeiter Spesen verwalten Arbeitszeitrück- meldung Tätigkeitsbe- richt [Genehmigt] Projekt [Freigegeben] Personalres- source [Aktiv] Spesenabrech- nung [Für Erstattung freigegeben] 12.2 Beschreibung Zeiterfassung: Während der Projektausführung können Projektmitglieder Zeiten für die Arbeit, die sie für Projekte aufbringen auf den Projekten erfassen. Die notwendigen Schritte zum Aufsetzen der Zeiterfassung auf Projekten können sie dem Arbeitszeitmanagement  Testplan entnehmen. Spesenerfassung: Die Spesenerstattungsvariante für Projekte ermöglicht es Ihnen Spesen einen internen Projekt für Controllingzwecke  oder einen Kundenprojekt zum Berücksichtigen der Spesen im Szenario Auftragsabwicklung (projektbasierte Services) zuzuweisen. Mitarbeiter können eigene Spesenabrechnungen oder Spesenabrechnungen für andere Mitarbeiter in Vertretung Projekten zuordnen. Dieser Prozess kann der Unternehmensreiserichtlinie angepasst werden. Zuletzt geändert 04.08.2015 12.3 Elemente 12.3.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Arbeitszeitrückmeldung Arbeitszeitrückmeldung 2 Spesen verwalten Spesen verwalten
  32. 32.     AdaPro GmbH   Seite:  32   13 Spesen verwalten 13.1 Diagramm Unternehmen Mitarbeiter Mitarbeiter MitarbeiterlegtSpesen selbstan Spesenabrech- nungviaSelf- Serviceanlegen Spesenabrech- nunganlegen- Kostenzuord- nungund Allgemeine Detailseingeben Spesenabrech- nunganlegen- Detailszur Erstattung eingeben Spesenabrech- nunganlegen- Belege hinzufügen Spesenabrech- nung fertigstellen Finanzbuchhalter Finanzbuchhalter Spesenabrech- nungimAuftrag anlegen Spesenabrech- nung fertigstellen Spesenabrech- nungprüfen Spesenabrech- nunganlegen- Kostenzuord- nungund Allgemeine Detailseingeben Spesenabrech- nunganlegen- Detailszur Erstattung eingeben Spesenabrech- nunganlegen- Belege hinzufügenFinanzbuchhalter legtSpesenan Spesenzur Auszahlung IstGenehmigung erforderlich? Vorgesetzter Vorgesetzter Spesenabrech- nung genehmigen Spesenabrech- nung [Neu] Spesenabrech- nung [In Bearbeitung] Spesenabrech- nung [Neu] Spesenabrech- nung [In Bearbeitung] Spesenabrech- nung [InPrüfung] Startseite->Self-Services-Übersicht->Spesen Spesen MeinVerantwortungsbereich->Genehmigungen Projekt [Freigegeben] Projekt [Freigegeben] Projektsge- schäftsregel Spesenabrech- nung [FürErstattung freigegeben] 13.2 Beschreibung
  33. 33.     AdaPro GmbH   Seite:  33   Die Prozessvariante Spesen verwalten ermöglicht es, die Spesen zu kontrollieren und automatisch zu erstatten. Mitarbeiter können Spesen für sich selbst oder im Auftrag von anderen Mitarbeitern erfassen. Der Prozess kann an die Reiserichtlinien des Unternehmens angepasst werden.  Indem ich die Bedingung in der Genehmigungsregel auf "wenn der Wert 30,00 Euro übersteigt UND wenn es sich NICHT um eine Selbstgenehmigung handelt" gesetzt habe, habe ich den Prozess weiter vereinfacht. In dem Fall wird nämlich bei meinen Spesenabrechnungen überhaupt keine Genehmigung durchgeführt, was natürlich absolut sinnvoll ist, da dies absolut unnötige Bürokratie ist eine Selbstgenehmigungs-Genehmigungsaufgabe.  Zuletzt geändert 21.04.2015 13.3 Elemente 13.3.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Spesenabrechnung via Self-Service anlegen Die Mitarbeiter können in dem Bereich Self-Services Spesen einreichen.  2 Spesenabrechnung anlegen - Kostenzuordnung und Allgemeine Details eingeben Bei Rückmeldung auf Projekt - mit dem Knopf "Kostenzuordnung bearbeiten" die Kostenzuordnung von der Kostenstelle auf das Projekt ändern. Relevante Spesenabrechnungsart (z.B. Geschäftsreise) auswählen und allgemeine Informationen sowie Anlass, Starttermin und Endtermin eingeben. Falls es mehrere Reiseziele in eine Reise gibt, "Weitere Ziele hinzufügen" klicken und die Informationen entsprechend eingeben. Die Kilometergelderstattung bei mehreren Reisezielen werden über den Knopf "Weitere Fahrtstreckeninformationen hinzufügen" eingegeben.  Prüfen der Reiskostenabrechnung und der Kostenzuordnung, welche standardmäßig auf die Kostenstelle des Mitarbeiters gesetzt ist.   3 Spesenabrechnung anlegen - Details zur Erstattung eingeben Die Belege zur Erstattung und die Details dazu eingeben. Mit Spesenart und Belegdatum beginnen.  Prüfung, ob alle Belege zur Erstattung eingegeben wurden. Prüfung der Beträge und der Steuern.  Prüfung, ob alle Belege zur Erstattung eingegeben wurden. Prüfung der Beträge und der Steuern.  4 Spesenabrechnung anlegen - Belege hinzufügen Scannen und Hochladen der Belege. Prüfen ob alle Belege angehängt wurden.  5 Spesenabrechnung fertigstellen Alle Angaben prüfen und Fertigstellen klicken. Optional: Drucken der Spesenabrechnung mit "Vorschau:
  34. 34.     AdaPro GmbH   Seite:  34   Aktivität Beschreibung Hilfe Erstattungsdetails" und zusammen mit den Originalbelegen an der Finanzbuchhaltung senden. Prüfung, ob die Spesenabrechnung angelegt wurde. Wenn der Mitarbeiter für sich die Spesenabrechnung angelegt hat, bekommt der Finanzbuchhalter eine Aufgabe, um die Spesenabrechnung zu prüfen und zu akzeptieren. Der Mitarbeiter kann den Status seiner Spesenabrechnungen im Bereich Self-Services "Meine Änträge verfolgen" verfolgen.  6 Spesenabrechnung im Auftrag anlegen Der Finanzbuchhalter kann im Auftrag von anderen Mitarbeitern im Arbeitsbereich Spesen, Spesen anlegen. Alle relevanten Daten eingeben.  7 Spesenabrechnung anlegen - Kostenzuordnung und Allgemeine Details eingeben Bei Rückmeldung auf Projekt - mit dem Knopf "Kostenzuordnung bearbeiten" die Kostenzuordnung von der Kostenstelle auf das Projekt ändern. Relevante Spesenabrechnungsart (z.B. Geschäftsreise) auswählen und allgemeine Informationen sowie Anlass, Starttermin und Endtermin eingeben. Falls es mehrere Reiseziele in eine Reise gibt, "Weitere Ziele hinzufügen" klicken und die Informationen entsprechend eingeben. Die Kilometergelderstattung bei mehreren Reisezielen werden über den Knopf "Weitere Fahrtstreckeninformationen hinzufügen" eingegeben.  Prüfen der Reiskostenabrechnung und der Kostenzuordnung, welche standardmäßig auf die Kostenstelle des Mitarbeiters gesetzt ist.   8 Spesenabrechnung anlegen - Details zur Erstattung eingeben Die Belege zur Erstattung und die Details dazu eingeben. Mit Spesenart und Belegdatum beginnen.  Prüfung, ob alle Belege zur Erstattung eingegeben wurden. Prüfung der Beträge und der Steuern.  Prüfung, ob alle Belege zur Erstattung eingegeben wurden. Prüfung der Beträge und der Steuern.  9 Spesenabrechnung anlegen - Belege hinzufügen Scannen und Hochladen der Belege. Prüfen ob alle Belege angehängt wurden.  10 Spesenabrechnung fertigstellen Alle Angaben prüfen und Fertigstellen klicken.  Prüfung, ob die Spesenabrechnung angelegt wurde. Wenn die Spesenabrechnung vom Buchhalter im Auftrag vom Mitarbeiter angelegt
  35. 35.     AdaPro GmbH   Seite:  35   Aktivität Beschreibung Hilfe wurde, wird die Spesenabrechnung automatisch an den Vorgesetzten der Kostenstelle weitergeleitet.   11 Spesenabrechnung prüfen Prüfen der Spesenabrechnung und falls notwendig Buchungsdatum anpassen. Simulieren und speichern der Änderungen. Akzeptieren der Spesenabrechnung oder zur Korrektur zum Mitarbeiter zurücksenden.  Sobald die Spesenabrechnung akzeptiert wird, wird an den zuständigen Vorgesetzen der Kostenstelle eine Genehmigungsaufgabe gesendet. Der Status der Spesenabrechnung ist nun "In Genehmigung".  12 Spesenabrechnung genehmigen Spesenabrechnung genehmigen oder zum Mitarbeiter zur Korrektur zurücksenden.Wenn die Spesenabrechnung genehmigt wird, werden die Buchungen und die offenen Verbindlichkeiten gegenüber dem Mitarbeiter im System automatisch angelegt. 
  36. 36.     AdaPro GmbH   Seite:  36   14 Arbeitszeitrückmeldung 14.1 Diagramm Unternehmen Mitarbeiter Mitarbeiter Tätigkeitsbe- schreibungund Zeitausfüllen Projekt auswählen Tätigkeitsbeschreibung undZeitausfüllen 1xproArbeitstag Startseite->Self-Services-Übersicht->Arbeitszeit 1xproWoche/ EndedesMonats Ausgewählte Wochefreigeben Startseite->Self-Services-Übersicht->Arbeitszeit Tätigkeitsbe- richt [In Genehmigung] GibtesProjektartfürTätigkeit? Projekt [Freigegeben] Personalres- source [Aktiv] Geschäftsführer Geschäftsführer Tätigkeitsbericht genehmigen StundeninProjektmanagement undGehaltsabrechnung übernehmen Projektmanagement->Genehmigungen->Zeiterfassung Tätigkeitsbe- richt [Genehmigt] Projektcode Kundenprojekt/internesProjekt Administation-ZeitartohneProjekt Zuletzt geändert 04.08.2015
  37. 37.     AdaPro GmbH   Seite:  37   14.2 Elemente 14.2.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Tätigkeitsbeschreibung und Zeit ausfüllen Tätigkeitsbeschreibung Zeitdauer anlegen  2 Projekt auswählen Projektaufgabe aus der Liste auswählen 3 Tätigkeitsbeschreibung und Zeit ausfüllen Tätigkeitsbeschreibung Zeitdauer anlegen  4 Ausgewählte Woche freigeben Woche auswählen, Woche freigeben 5 Tätigkeitsbericht genehmigen Die Kunden-Tätigkeitsnachweise, die vom Geschäftsführer genehmigt sind werden in den Unterordner [Fakturieren] abgelegt
  38. 38.     AdaPro GmbH   Seite:  38   15 Eingangsrechnungen (Papier) prüfen, zahlen und abrechnen 15.1 Diagramm Unternehmen Finanzbuchhalter Finanzbuchhalter Rechnung überprüfen Dauerauftragbei derBankbean- tragen/kündigen Rechnungen archivieren KontoDaten PapierRechnungtrifftein Lieferantenrech- nung [Ungeprüft] Vertrag [Aktiv] IstRechnung relevant? Projektsge- schäftsregel Lieferantenrech- nungerfassen PhysischesDokument Rechnungsprüfung Lieferant Lieferantenrech- nung [InBearbeitung] Lieferantenrech- nung [Bereitzum Buchen] Projekt [Freigegeben] Dauerauftrag Zuordnungder Kontierung vornehmen IstGenehmigung erforderlich? Kostenstelle BerichtRech- nungsverlauf Lieferantenrech- nung [Gebucht] Geschäftsführer Geschäftsführer Lieferantenrech- nungfreigeben Projektleiter Projektleiter Lieferantenrech- nungfreigeben MeinVerantwortungsbereich janein <100EUR >=100und<500EUR >=500Euro Zuletzt geändert 04.08.2015
  39. 39.     AdaPro GmbH   Seite:  39   15.2 Elemente 15.2.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Rechnung überprüfen Gehört diese Rechnung zu einem Vertrag? 2 Lieferantenrechnung erfassen Automatischen Upload der Rechnungen mit Komm. Assistent 3 Zuordnung der Kontierung vornehmen Variante 1: Die Rechnung  wird auf die Kostenstelle gebucht und die Tätigkeitsrückmeldung  wird auf das Projekt vorgenommen. Variante 2: Die Rechnung wird direkt auf das Projekt gebucht ohne Tätigkeitsrückmeldung  . Variante 3: Mit Aktivierung des Einkaufs, das heißt die Bestellung wird aus dem Projekt gemacht und die Rechnung mit Bezug zur Bestellung gemacht. 4 Lieferantenrechnung freigeben Lieferantenrechnung prüfen, auswählen, freigeben 5 Lieferantenrechnung freigeben Lieferantenrechnung prüfen, auswählen, freigeben 6 Dauerauftrag bei der Bank beantragen/ kündigen  Bei der Sparkasse Heidelberg Daueraftrag für diesen Vertrag einrichten (Online-Banking) 7 Rechnungen archivieren Rechnungsbelege werden im PDF archiviert und gesichert
  40. 40.     AdaPro GmbH   Seite:  40   16 Auftragsabwicklung (projektbasierte Services) - Kundenprojekt mit Verkaufsintegration 16.1 Diagramm Unternehmen Vertriebsmitarbeiter Vertriebsmitarbeiter Angebot [Offen] Kundenauftrag [InBearbeitung] Kundenauftrag ohneProjekt anlegen Angebotmit Bezugzum Projektanlegen Kundenauftrag mitBezugzum Angebotanlegen Kundenauftrag [InBearbeitung] Kundenauftrag mitmanueller Zuordnung Projektaufgaben anlegen Projekt [Freigegeben] Angebot [Abgeschlossen] Kunde Verkaufsabtei- lung Vertriebsweg Ansprechpart- ner Verkaufsorgani- sation Tätigkeitsbe- richt [Genehmigt] Spesenabrech- nung [FürErstattung freigegeben] Projektleiter Projektleiter Projektaus Kundenauftrag anlegen Projektdirekt anlegen Projekt [Startet] Serviceprodukt [Aktiv] Positionstyp Servicenach Aufwand (projektbasiert) Projektassistenz ggf. Projektabrech- nungmitRech- nungsanforde- rung Projekt [Abgeschlossen] Kundenrech- nung [Freigegeben] PBFP,PBTM, PXAT,PXFX Dienstleister beschaffenund Aufwand rückmelden Projekte- Einzelnposten Projektkalkulati- on IstAngebot erforderlich?Liferant Lieferantenrech- nung [Ungeprüft] Lieferantenrech- nung [Gebucht] Kundenauftrag [Abgeschlossen] Projektassistenz Projektassistenz Bestellungfür Projekt Projektmitarbeiter Projektmitarbeiter InterneZeit- undAufwandser- fassung Personalres- source [Aktiv] optional immer führt durch optional führt durch PBFP,PBTM, PXAT,PXFX PBFP,PBTM, PXAT,PXFX ja nein
  41. 41.     AdaPro GmbH   Seite:  41   16.2 Beschreibung Das Geschäftsszenario „Auftragsabwicklung (projektbasierte Services)“ wird für die Verwaltung des gesamten Prozesses des Verkaufs projekt-basierter Services an Kunden verwendet. In diesem Szenario sind Angebote und Kundenaufträge im Projektmanagement integriert. Dies ermöglicht es Ihnen, Kundenrechnungen für Zeit- und Aufwands-positionen anzulegen, die für ein Kundenprojekt erfasst wurden. Dieses Szenario unterstützt außerdem die Ermittlung des Projektergebnisses anhand der Projektkosten und Projekterlöse. In Projektabwicklung mit Verkaufsintegration werden sowohl im Projekt als auch im Angebot und Kundenauftrag projektbasierte Services verwendet.  Zuletzt geändert 04.08.2015 16.3 Elemente 16.3.1 Aktivitäten Aktivität Beschreibung Hilfe 1 Kundenauftrag ohne Projekt anlegen Kundenauftrag ohne Projekt anlegen 2 Projekt aus Kundenauftrag anlegen Projekt aus Kundenauftrag anlegen 3 Projekt direkt anlegen Projekt direkt anlegen 4 Angebot mit Bezug zum Projekt anlegen Angebot mit Bezug zum Projekt anlegen 5 Kundenauftrag mit Bezug zum Angebot anlegen Kundenauftrag mit Bezug zum Angebot anlegen 6 Kundenauftrag mit manueller Zuordnung Projektaufgaben anlegen Kundenauftrag mit manueller Zuordnung Projektaufgaben anlegen 7 Bestellung für Projekt Bestellung für Projekt 8 Interne Zeit- und Aufwandserfassung Die Mitglieder des Projekt-teams bearbeiten Ihre Arbeitszeitblätter im Self-Service-Bereich. Für die Eingabe der täglichen Arbeitsstunden steht eine Kalender- funktion zur Verfügung. Die Aufwandserfassung muss vom Finanz-buchhalter genehmigt werden. Zeitrückmeldungen sollen nicht auf der Projektsammelaufgabe möglich sein (Projektsammelaufgaben (ganze Projekte) sind für die Rückmeldung freigegeben. Das passiert, wenn auf dem Reiter "Work" Mitarbeiter mit Services zugewiesen werden, die, sobald Istzeiten gemeldet wurden auch
  42. 42.     AdaPro GmbH   Seite:  42   Aktivität Beschreibung Hilfe nicht mehr entfernt werden können was besonders ungünstig ist. Das soll vermieden werden.) Wenn einige Tätigkeitsrückmeldungen versehentlich bei Projektsammelaufgaben gelandet sind, also den Aufgaben des Projektes, die alle Sub-Aufgaben des Projektes unter sich klammern,  ist esnicht gewollt. Das lag daran, dass dort unter "Arbeit" Mitarbeiter und/oder Services eigetragen gewesen sind, die die Rückmeldung ermöglichen. Nun war es nicht ganz einfach diese Einträge wieder zu löschen, da sie nicht löschbar sind, so lange dort bereits Stunden zurückgemeldet wurden. Diese Stundenrückmeldungen müssen geändert werden (für alle Mitatbeiter. Vorgesetzter ist in der Lage stellvertretend für jeden Mitarbeiter auch die Tätigkeitsrückmeldung aufzurufen  um die fehlerhaften Tätigkeitsrückmeldungen zu verändern). Daraufhin wurden die Arbeitszuweisungen der Sammelaufgaben entfernt, so dass nun niemand mehr auf den Sammelaufgaben rückmeldet. Ergo: Keine Zuweisungen von Services und/oder Mitarbeitern auf Sammelaufgaben.  Eingangsrechnungen sollen nur auf der Projektsammelaufgabe rückgemeldet werden Beim Kundenprojekt werden die Zeitrückmeldungen auf das Projekt in den Positionen für die Rechnungsanforderung zusammengestellt. 9 Dienstleister beschaffen und Aufwand rückmelden Dienstleister beschaffen und Aufwand rückmelden 10 Projektabrechnung mit Rechnungsanforderung Projektabrechnung mit Rechnungsanforderung
  43. 43.     AdaPro GmbH   Seite:  43   1 Glossar Name Beschreibung Angebot Einem Unternehmen von einem Lieferanten unterbreiteter Vorschlag bezüglich der Lieferung von Materialien oder der Erbringung von Services zu den genannten Geschäftsbedingungen. Ansprechpartner Ansprechpartner stellt die Verbindung zu Kunden, Lieferanten, Partnern. Sie können grundlegende Informationen zu einem Ansprechpartner, zum Beispiel die Geschäftsadresse, die Kommunikationsdaten und den Status, verwalten. Sie können außerdem persönliche Details eines Ansprechpartners eingeben, z. B. Geburtsdatum, Familienstand und Privatadresse. Basisplan Ein Basisplan besteht aus den ursprünglichen Plandaten aus dem Projekt, einschließlich der geplanten Start- und Endtermine, geplanten Dauer und Planarbeit. Der erste Basisplan wird vor dem Projektstart nach Vollendung des Projektplans durch Kopieren der Daten aus dem Projekt angelegt. Wenn beim Start oder bei der Freigabe des Projekts noch kein Basisplan angelegt ist, fordert das System den Projektmanager dazu auf. Bericht Rechnungsverlauf Dieser Bericht zeigt Rechnungen und Anzahlungsrechnungen pro Lieferant zusammen mit dem Status der jeweiligen Rechnung an. Bestellposition Die Position einer Bestellung Bestellung Anforderung, die vom Einkäufer an einen externen Lieferanten gerichtet wird und die Lieferung einer Menge an Material oder die Erbringung einer bestimmten Dienstleistung in einem bestimmten Zeitraum umfasst Dauerauftrag Der Dauerauftrag (oder Dauerüberweisung) ist im Zahlungsverkehr eine bargeldlose Überweisung, die regelmäßig zu einem festgelegten Ausführungszeitpunkt mit einem gleichbleibenden Betrag wiederholt an einen bestimmten Empfänger über einen zunächst unbestimmten Zeitraum von einem Kreditinstitut ausgeführt wird. Einkaufswagen Vom Mitarbeiter elektronisch übermittelte interne Anforderung an die Einkaufsabteilung des Unternehmens, Nichtlagermaterialien oder Dienstleistungen zu beschaffen. Dem Einkaufswagen können Positionen entweder manuell oder aus Produktkatalogen hinzugefügt werden. Hauptbuchbeleg Dokument, in dem Buchungen aus Nebenbuchbelegen aggregiert sind.  Kosten und Erlöse ByD WoC Kostenstelle Organisatorische Einheit, die einen eideutig abgegrenzten Ort der Kostenentstehung darstellt und für die Kosten separat erfasst werden. Die Abgrenzung kann nach folgenden Aspekten erfolgen: funktional, abrechnungstechnisch, räumlich und hinsichtlich der Kostenverantwortung.  Kunde Geschäftspartner, mit dem ein Unternehmen eine Geschäftsbeziehung unterhält und der ein Produkt bestellt, einkauft oder in Empfang nimmt. Kundenauftrag Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem Kunden, in der sich das Unternehmen bereit erklärt, eine festgelegte Menge von Produkten zu einem festgelegten Preis und an einem festgelegten Datum zu liefern. Kundenaufträge ByD WoC
  44. 44.     AdaPro GmbH   Seite:  44   Kundenaufträge -> Kundenaufträge ByD WoC Sicht Kundenauftragsposition Die Position eines Kundenauftrages Kundenprojekrechnungsanforderung Rechnungsanforderung die für ein Kundenprojekt erzeugt wird Kundenrechnung Beleg, in dem die in Rechnung gestellten Verpflichtungen des Kunden gegenüber dem Produktlieferanten aufgeführt sind. Eine Rechnung wird in der Regel nach der Bestätigung des Wareneingangs oder der Leistungserbringung angelegt. Sie enthält Informationen wie den Rechnungsbetrag, Kunden- und Lieferantendetails sowie die Zahlungsbedingungen. Es ist möglich eine automatische Aktivität für eine Sammelrechnung zu definieren. Kundenrechnungen ByD WoC Kundenrechnungen -> Projektabrechnung -> Projekte ByD WoC Sicht Lieferant Partner, der Waren liefert oder Services erbringt bzw. für die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Services verantwortlich ist. Lieferantenrechnung Beleg, der den Empfänger (in der Regel den Einkäufer) verpflichtet, den Lieferanten für eingegangenes Material oder erbrachte Dienstleistungen zu bezahlen. Die Rechnung wird in der Regel ausgestellt, nachdem der Wareneingangs- und Leistungserbringungsbeleg bestätigt wurde. Fehler, der bei der Rechnungsprüfung auftritt, wenn z. B. eine Lieferantenrechnung keinen Bezug zu einer Bestellung oder zu einem Wareneingang besitzt oder nicht mit der entsprechenden Bestellung oderdem entsprechenden Wareneingangsbeleg übereinstimmt.Wenn sich die in der Lieferantenrechnung angegebene Menge z. B. von derbeim entsprechenden Wareneingang angegebenen Menge unterscheidet, wirdeine Mengenabweichungsausnahme ausgelöst. Mein Verantwortungsbereich -> Genehmigungen ByD WoC Sicht Meinen Bereich verwalten ByD WoC Mitarbeiter In der Sicht Typische Aufgaben des Work Centers Personalverwaltung geben Sie Informationen zu einem neuen Mitarbeiter ein. Durch diese Aktivität werden Folgeaufgaben im System ausgelöst, in denen Sie Zeit-, Vergütungs- und Abrechnungsdaten eingeben und somit den gesamten Einstellungsprozess für den Mitarbeiter im ByDesign-System abschließen können. Neugeschäft ByD WoC Periodenabschlussaktivität Einzelne Aktivität beim Periodenabschluss Personalressource Mitarbeiter oder Gruppe von Mitarbeitern, die über dieselben Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen und deren Können sich über die Bedienung bestimmter Vorrichtungen oder die Ausführung spezieller Aufgaben erstreckt. Die Personalressource ist aus zwei Gründen notwendig:
  45. 45.     AdaPro GmbH   Seite:  45   1) Damit das System ermitteln kann, ob ein Mitarbeiter (seine Ressource) zeitlich überlastet oder unterlastet ist. 2) Damit das System ermitteln kann zu welchem Kostensatz eine Kostenstelle entlastet wird und ein Projekt belastet wird, wenn ein Mitarbeiter einer Kostenstelle für ein Projekt arbeitet und welche Kosten somit für as Projekt kalkuliert werden. Produktportfolio ByD Workcenter Projekt Ein Projekt ist eine Zusammenfassung bestimmter betriebswirtschaftlicher Prozesse innerhalb eines Unternehmens, die sich als ein Vorhaben beschreiben lassen, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen gekennzeichnet ist. Ein Projekt hat eine klare Zielvorgabe ist zeitlich begrenzt durch einen definierten Beginn und ein definiertes Ende ist charakterisiert durch seine Einmaligkeit und Neuartigkeit ist komplex und nicht ohne eine strukturelle Gliederung abzuwickeln hat einen vorgegebenen aufgabenbezogenen Kosten- und Budgetrahmen wird innerhalb einer projektbezogenen Organisation abgewickelt benötigt definierte Ressourcen wird interdisziplinär bearbeitet Ein Projekt wird nach zwei Gesichtspunkten strukturiert: nach Aufbau nach Ablauf Projektaufgabe Projektaufgabe bearbeiten kann nur von dem Verantwortlichen der Projektaufgabe vorgenommen werden. Jeder allerdings, der das WC Projekte hat darf auf Projekt bearbeiten und in dieser Projektbearbeitung die Verantwortlichen für Projektaufgaben zuweisen. Projekte - Einzelnposten Bericht mit Projekteinzelnposten Projektkalkulation Bericht mit Projektkalkulation Projektmanagement ByD Workcenter Projektmanagement -> Genehmigungen -> Zeiterfassung ByD WoC Sicht Projektmanagement -> Rechnungsvorbereitung -> Nicht abgerechnete Zeit- und Aufwandspositionen ByD WoC Sicht Projektsgeschäftsregel Die Zuweisung von Eingangsrechnugnspositionen zu Projekten wird durch Geschäftsregeln festgelegt. Die Geschäftsregeln werden in einem Word Dokument abgelegt. Verantwortlich für die Pflege dieses Dokumentes ist der Finanzbuchhalter. Verantwortlich für die Definition der Geschäftsregeln ist der Projektleiter beim Starten des Projektes oder falls das nicht hilft der Geschäftsführer. Der Verantwortliche für die Genehmigung PL ergibt sich aus der Zuordnung zum Projekt. Ressource Ressourcen bieten Services für Kostenträger. Durch die interne Leistungsverrechnung wird der Empfänger des Service belastet und die Kostenstelle, die den Service zur Verfügung stellt, entlastet. Services werden anhand der Kostensätze für Services und Ressourcen bewertet, die Sie in separaten Sichten bearbeiten. Serviceprodukt Dienstleistung, die verkauft und im Kundenservice durchgeführt wird. In einem Kundenauftrag können zusätzlich zu den Materialien auch die Serviceprodukte aufgelistet werden. Entsprechend konfigurierte Serviceprodukte ermöglichen eine detaillierte Preisfindung. Spesen ByD WoC Spesenabrechnung Dokument, das eine Liste der Kosten enthält, die einem Mitarbeiter auf Geschäftsreise entstanden sind. Zur Geltendmachung der Kostenerstattung wird die Spesenabrechnung eingereicht.
  46. 46.     AdaPro GmbH   Seite:  46   Startseite ByD WoC Startseite -> Self-Services ByD WoC Sicht Startseite -> Self-Services-Übersicht - > Arbeitszeit ByD WoC Sicht Startseite -> Self-Services-Übersicht - > Spesen ByD WoC Sicht Tätigkeitsbericht Sie haben Projektzeiten oder andere Mitarbeiterzeiten erfasst. Sie können nun den Tätigkeitsbericht ausführen, um für einen bestimmten Zeitraum eine Übersicht über Ihre Zeitrückmeldungen anzeigen zu lassen. Sie können den Bericht auch für ein bestimmtes Projekt ausführen, die Zeiterfassungsdetails nach Microsoft Excel® exportieren und zu Genehmigungszwecken eine Kopie des Berichts ausdrucken. Teamkalender Teamkalender: Verfügbarkeit der Mitarbeiter anzeigen • Gruppieren Sie die Mitarbeiterinformationen mit Anzeigen folgendermaßen: Nach Teams, Nach Namen oder Nach Organisationseinheiten. • Wählen Sie mit der Kalenderfunktion einen Zeitraum aus. • Wählen Sie Verfügbarkeitsbericht, wenn Sie einen Bericht zur Verfügbarkeit von Mitarbeitern erzeugen möchten. Dieser wird so gefiltert, dass nur Informationen über Ihre Mitarbeiter einbezogen werden. Verkaufsabteilung Mit der Arbeitskategorie Verkaufsabteilung für Verkauf können Sie Arbeitsverteilungsregeln definieren, auf deren Grundlage das System die Verkaufsabteilung in einer Opportunity, einem Angebot, einem Kundenauftrag und einem Serviceauftrag automatisch bestimmt. Verkaufsorganisation Ein Organisationsbereich für den Verkauf, der die vertriebsrelevanten Stammdaten für Kunden, Produkte oder Preislisten zusammenfasst.  Vertrag Vereinbarung, die es dem Kunden erlaubt, Produkte oder Dienstleistungen zu besonderen Konditionen, wie niedrigere Preise, abzurufen, basierend auf bestimmten zuvor vereinbarten Bedingungen. Produkte oder Dienstleistungen werden von einem Kontrakt über eine bestimmte Zeitspanne hinweg abgerufen. Es gibt u.a. folgende Arten von Kontrakten: Verkaufskontrakte Leasingverträge Serviceverträge Vertriebsweg Weg, auf dem ein Produkt zum Kunden gelangt. Typische Beispiele für Vertriebswege sind Großhandel (indirekter Verkauf) und Einzelhandel (Direktverkauf). Vorkalkulation Verfahren, mit dem die Plankosten eines Objektes, z.B. eines Auftrages, ermittelt werden. Vorlage Vordefinierte Liste von Elementen, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. SAP Document Builder unterscheidet zwischen Benutzervorlagen und Standardvorlagen. Wareneingang Begriff der Bestandsführung, der den Erhalt von Waren durch eine Firma bezeichnet. Im SAP-System werden folgende Wareneingänge unterschieden: Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung Wareneingang mit Bezug auf einen Fertigungsauftrag Sonstiger Wareneingang (ohne Bezug) Zeitkonto Mit Zeitkonten erfassen und verfolgen Sie die unterschiedlichen Arten der für bzw. durch Ihre Mitarbeiter erfassten Arbeits- und Abwesenheitszeiten in bestimmten Zeiträumen und verwalten Abwesenheitsansprüche und den periodischen Aufbau. Unternehmen benötigen Zeitkonten, um z.B. tatsächlich geleistete Produktivstunden, bezahlte Abwesenheiten, Urlaub oder Mehrarbeit zu erfassen.
  47. 47.     AdaPro GmbH   Seite:  47   Zuordnungsregel Während der Projektausführung können Berater Zeitrückmeldungen, Spesenabrechnungen sowie Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege anlegen. Sachbearbeiter für die Fakturierung können Lieferantenrechnungen anlegen, die anschließend für ein Kundenprojekt mit Verkaufsintegration abgerechnet werden können. Bei der Übermittlung der Daten dieser Projektaufwände an die Buchhaltung werden zurückgestellte Kosten in Bezug auf die Projektaufgaben auf das Konto im Nebenbuch "Ergebnisrechnung" gebucht. Sobald die Kundenauftragsposition für den Buchungsbeleg eingegeben wurde, werden die Aufwände in der Buchhaltung umgebucht. Wenn dieser Kundenauftragsposition beispielsweise keine Abgrenzungsmethode zugeordnet wurde, wird eine zweite Buchung ausgelöst, bei der die zurückgestellten Kosten auf die Umsatzkosten im Konto im Nebenbuch "Ergebnisrechnung" der entsprechenden Kundenauftragsposition gebucht werden. 

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