Del mismo modo que la convocatoria es indispensable para que la reunión se desarrolle de acuerdo con el orden del día establecido, para lograr la mayor eficiencia posible de una reunión, es necesario que se reflejen en acta los asuntos tratados y decisiones adoptadas, si las hubiere. Especialmente cuando se trata de reuniones formales, lo habitual es que uno de los participantes actúe como secretario llevando a cabo la elaboración del acta. Con mucha frecuencia, es la secretaria de este participante quien redacta el acta a partir de las notas recogidas durante la reunión. El acta debe remitirse a todos y cada uno de los asistentes, así como a cuantas otras personas concierna. en un plazo lo más breve posible. No se trata de un documento tan formal y exigente como el Acta del Consejo (cuyo modelo se facilitará próximamente), sin embargo, no por ello tiene que ser poco descriptiva. Es este un caso en el que la capacidad de síntesis resulta muy eficaz puesto que si se elabora un documento largo en exceso y demasiado detallado, se corre el riesgo de que resulte poco operativa. Se muestra en el documento "Modelo de Acta de Reunión", un ejemplo que facilita la síntesis de lo sucedido en la reunión. Resulta muy apropiado para las reuniones orientadas a la toma de decisiones, revisar el avance de un determinado proyecto, o aquellas que se convocan para la resolución de conflictos. NOTA: Este modelo se ha expuesto de la forma más descriptiva posible. Para mayor información o consultas, pueden contactar con: presidencia@aspm.es

1. Sugerencia:
LOGO DE LA EMPRESA
Y UNIDAD EMISORA (DIRECCIÓN, DEPARTAMENTO, AREA, ETC.)
ACTA DE REUNIÓN1
REF: FECHA: Página “NN” de” MM”
EMPRESAS/ORGANISMOS:
ASISTENTES A LA REUNION:
ORDEN DEL DÍA
PRÓXIMA REUNIÓN:
ASUNTOS TRATADOS Y ACUERDOS Responsables y Fecha
1
Al final del modelo se encuentran los comentarios aclaratorios de cada uno de los campos
que forman parte de este ejemplo.

2. Sugerencia:
LOGO DE LA EMPRESA
Y UNIDAD EMISORA (DIRECCIÓN, DEPARTAMENTO, AREA, ETC.)
REF: FECHA: Página “NN” de “MM”
ASUNTOS TRATADOS Y ACUERDOS Responsables y Fecha

3. Este impreso corresponde siempre a la primera o única página del acta de
reunión, la segunda y posteriores no requieren explicación. Se cumplimenta de la
siguiente forma:
REF.: Referencia o código de identificación del Acta.
FECHA: La correspondiente a la fecha de celebración de la
reunión expresada en formato DIA/MES/AÑO en forma
numérica
PAGINA: En la forma NN de MM, donde NN corresponde al número
de la página (en este caso 01), y MM al total de páginas
que constituyen el conjunto del ACTA.
EMPRESAS /
ORGANISMOS:
− Si en la reunión participan representantes de varias
Empresas/ Organismos, se relacionarán estas
empezando por la Empresa / Organismo convocante.
− Si en la Reunión es de un solo Organismo, se
especificará el nombre oficial del ORGANISMO o del
GRUPO que se reúne.
ASISTENTES A LA
REUNION:
Se especifican los apellidos y nombre de todos y cada
uno de los asistentes a la reunión, con independencia del
tiempo que hayan permanecido en la reunión (parcial o
totalmente).
Esta relación debe especificarse siempre en orden
alfabético, con independencia de los cargos o categorías
de los asistentes. Se especificará asimismo, entre
paréntesis, las iniciales del nombre y dos apellidos, para
utilización posterior.
En reuniones con clientes o proveedores se indican los
asistentes agrupados por cada una de las organizaciones
participantes.
ORDEN DEL DIA DE
LA REUNION:
Se especifica, en forma resumida, el orden del día que
rige en la mencionada reunión, numerando
secuencialmente los distintos puntos.
PROXIMA REUNION: Se detalla fecha, hora, lugar y, si procede, el moderador,
secretario o responsable del ACTA de la siguiente reunión
que tenga que realizar el ORGANISMO o GRUPO que se
reúne. Caso de no tener que celebrar nueva reunión, esta
circunstancia deberá figurar en este apartado expresando
los motivos que determinan tal hecho.
ASUNTOS
TRATADOS Y
ACUERDOS:
Se especificarán en este cuerpo del impreso, en forma
resumida pero fiel, los diferentes temas tratados en la
reunión en forma tal que permitan su identificación y
entendimiento claro. Se especificará en este orden:
− Tema: Identificación del asunto tratado en la reunión.
− Breve identificación de los asuntos tratados y del
desarrollo del posible debate del tema.
− Acuerdo: Si procede y si se ha llegado a un acuerdo o
adoptado un compromiso o encomendado algún
estudio o acción en relación con el tema referenciado.

4. RESPONSABLES: Las iniciales o apellidos de las personas a quien el
ORGANISMO o GRUPO correspondiente, responsabiliza
del acuerdo, acción o estudio, en su caso.
FECHA: Siempre que sea posible, se especificará la fecha límite
de realización del acuerdo, acción o estudio, en su caso.