Case History ARXivar per ESTRA energia, realizzata dal Business Partner Xenesys

1. Doc Management

2. Il Gruppo ESTRA, nato nel 2008
dalla fusione di tre aziende
pubbliche toscane di servizi
energetici, è oggi il gruppo di
multi-utility di riferimento del
Centro Italia.
L’azienda

3. + 500 M€ Fatturato 2011 + 600 dipendenti
450.000 clienti in 210 comuni italiani
Si posiziona al decimo posto tra i player
nazionali del gas
Detiene il 35% del mercato di gas metano in
Toscana
L’azienda

4. Il Gruppo ESTRA aveva
problemi di efficienza e di
efficacia sul ciclo passivo
L’esigenza

5. Estra voleva fortemente
razionalizzare e ordinare
un processo che era
divenuto critico a causa
degli strumenti in uso.
L'obiettivo principale

6. Automatizzare dove possibile il
ciclo passivo
Velocizzare il processo di gestione
dei documenti e delle fatture dei
fornitori
Diminuire l’utilizzo di carta
impiegata
Gli obiettivi

7. Workflow del ciclo
passivo
Gestione dell’albo
fornitori
Introduzione di ARXivar

8. Tecnologia
Flessibilità
Funzionalità presenti
Integrazione con sistemi esistenti
Introduzione di ARXivar

9. introduzione di barcode, sistema di
scannerizzazione e registrazione dei documenti
in formato digitale
introduzione del connettore ARXivar SAP R3 per
l’integrazione dei due ambienti (documentale –
ERP)
Acegas | CollaboratioAceL’implementazione | fatture

10. Automatizzazione del processo di
protocollazione delle fatture
passive
Diminuzione dei tempi di
archiviazione di ogni singola
fattura
Acegas | CollaboratioAceL’implementazione | fatture

11. È stata anche sviluppata
un’applicazione web per la
pubblicazione delle gare tramite
ARXivar, per l’iscrizione degli
Operatori Economici che vi
partecipano e per il loro
accreditamento.
Acegas | CollaboratioAceL’implementazione | albo

12.  Riduzione dei costi di archiviazione delle
fatture
 Semplificazione del processo di gestione
documentale
 Gestione centralizzata delle informazioni sui
fornitori
 Sensibile risparmio di carta e toner
Acegas | CollaboratioAceI benefici

13.  Disponibilità del documento fattura
direttamente su SAP dal partitario del
fornitore
 Possibilità di visualizzarne l'iter approvativo
 Possibilità di conoscere in ogni momento
presso quale servizio una fattura si trovi per
l'approvazione (prima era quasi impossibile)
 possibilità di archiviare documenti
particolarmente pesanti direttamente da file
senza stampare su carta (timbri)
Acegas | CollaboratioAceI vantaggi specifici

14.  Implementazione in corso nelle altre società
del gruppo Estra
 Implemetazione programmata per la
gestione aziendale dei contratti e le loro
autorizzazioni
 …. Altri ambiti da indirizzare a breve.
Acegas | CollaboratioAceNext

15. Pasquale Guigliotti| IT manager
Grazie all’applicazione
ARXivar siamo riusciti a
raggiungere appieno i
nostri obiettivi,
risparmiando fin da
subito tempo e risorse
da impiegare in attività a
maggior valore.
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”