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I
Transferencias
documentales
El estudio de transferencia documental
veremos a fondeo como son los pasos y
las definiciones para mejorar la
organización y clasificación a los
documentos al transferirlos.
El objetivo de esta diapositiva es conocer
a fondo la transferencia documental
documentada y estudiada por ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION el cual nos sirve
de guía para nuestra labor.
Remisión de documentos entre las
diferentes etapas del Archivo, del archivo
central al archivo de gestión y de gestión
al histórico.
Transferencias doc
 Garantizar a los ciudadanos el
acceso a la información.
 Evitar la producción y acumulación
irracional de documentos.
 Asegurar y facilitar el control efectivo
y ordenado de la documentación.
 Solucionar, a nivel físico y funcional, el
problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
 Concentrar la información útil, ya sea
para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento
del desarrollo histórico institucional.
 Contienen los documentos que se
generan en el proceso de gestión
Adm, y que están en constante
consulta.
 Se debe transferir las series y subseries
que hayan cumplido con el tiempo
estipulado en las TRD correspondiente.
 Todas la transferencias deben ir
acompañadas de un inventario en el
que se relacionan las series
documentales.
 Los documentos transferidos al archivo
central son los que se entran en su
estado semiactivos, ósea que su
consulta no es tan frecuente.
 Al recibirse los documentos en el archivo
central se debe constatar que las series
y subseries documentales transferidas
concuerden con el inventario.
 La documentación permanecerá en el
archivo el tiempo estipulado por las TRD.
 La documentación transferida al archivo
histórico es la que pose un valor
investigativo, cultural o para la ciencia.
Transferencias doc
 Existencia del Comité de Archivo en la
entidad.
 Tablas de Retención Documental
debidamente avaladas por el Comité
de Archivo entidad y aprobadas por el
Consejo Directivo del AGN.
Transferencias doc
 Limpieza de la documentación: los
elementos de trabajo apropiados para
la limpieza son : overol, gorra, mascarilla
y guantes.
Transferencias doc
 Limpieza de la documentación: equipo
como: aspiradora, brochas, telas de
algodón, bayetilla
 Eliminar el material metálico:
clips, ganchos de
cosedora, legajadores, etc. procurando
no ocasionar deterioros de tipo físico a
la documentación.
 Reemplazar las carpetas tradicionales
por materiales desacidificados o de
cartulina blanca.
Transferencias doc
 Identificación del material afectado por
biodeterioro.
 Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz de
mina negra y blanda para numerar
desde uno (1) en adelante.
 Unidades de conservación y
realmacenamiento:
Transferencias doc
 La documentación empastada o
encuadernada cuyos lomos están
desprendidos o deteriorados deberá
someterse al proceso de empaste o
refuerzo del lomo utilizando materiales y
procedimientos adecuados.
 La documentación que no está
encuadernada ni empastada deberá
almacenarse en cajas y carpetas.
 Cajas: rótulos
CODIGO (de la entidad)__________________
 FONDO _________________________________________
 SECCION___________________________________________
 SUBSECCION_______________________________________
 NUMERO DE CARPETAS___________
 CAJA N° __________
 N° CONSECUTIVO _______________
 N° CORRELATIVO _______________
 FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
Transferencias doc
 Carpetas
 Fondo ______________
 Sección ______________
Subsección____________
 Serie _________________
Subseries________________
 N° De Folios ___________
 N° De Carpeta _________
 N° De Caja _____________
Transferencias doc
 Amarre: se realiza mediante el empleo
de una cinta de faya o hiladillo de 2,5
cm. de ancho que abrace la unidad en
sentido vertical y horizontal, a modo de
paquete, anudado hacia la parte
superior.
 Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las
especificaciones mínimas sugeridas por
el Archivo General de la Nación.
Transferencias doc
 Entendemos que el Archivo es una de
las labores que implica estudio y una
buena lectura en ello nos
documentamos de la guía Transferencia
documentales por el cual nos ayudó a
tener un concepto más claro para
ejecutar nuestra labor.
MUCHAS GRACIAS

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Transferencias doc

  • 2. El estudio de transferencia documental veremos a fondeo como son los pasos y las definiciones para mejorar la organización y clasificación a los documentos al transferirlos.
  • 3. El objetivo de esta diapositiva es conocer a fondo la transferencia documental documentada y estudiada por ARCHIVO GENERAL DE LA NACION el cual nos sirve de guía para nuestra labor.
  • 4. Remisión de documentos entre las diferentes etapas del Archivo, del archivo central al archivo de gestión y de gestión al histórico.
  • 6.  Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.  Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.  Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
  • 7.  Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.  Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
  • 8.  Contienen los documentos que se generan en el proceso de gestión Adm, y que están en constante consulta.
  • 9.  Se debe transferir las series y subseries que hayan cumplido con el tiempo estipulado en las TRD correspondiente.  Todas la transferencias deben ir acompañadas de un inventario en el que se relacionan las series documentales.
  • 10.  Los documentos transferidos al archivo central son los que se entran en su estado semiactivos, ósea que su consulta no es tan frecuente.
  • 11.  Al recibirse los documentos en el archivo central se debe constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerden con el inventario.  La documentación permanecerá en el archivo el tiempo estipulado por las TRD.
  • 12.  La documentación transferida al archivo histórico es la que pose un valor investigativo, cultural o para la ciencia.
  • 14.  Existencia del Comité de Archivo en la entidad.  Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del AGN.
  • 16.  Limpieza de la documentación: los elementos de trabajo apropiados para la limpieza son : overol, gorra, mascarilla y guantes.
  • 18.  Limpieza de la documentación: equipo como: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla
  • 19.  Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.  Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.
  • 21.  Identificación del material afectado por biodeterioro.  Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante.  Unidades de conservación y realmacenamiento:
  • 23.  La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.  La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.
  • 24.  Cajas: rótulos CODIGO (de la entidad)__________________  FONDO _________________________________________  SECCION___________________________________________  SUBSECCION_______________________________________  NUMERO DE CARPETAS___________  CAJA N° __________  N° CONSECUTIVO _______________  N° CORRELATIVO _______________  FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
  • 26.  Carpetas  Fondo ______________  Sección ______________ Subsección____________  Serie _________________ Subseries________________  N° De Folios ___________  N° De Carpeta _________  N° De Caja _____________
  • 28.  Amarre: se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.  Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.
  • 30.  Entendemos que el Archivo es una de las labores que implica estudio y una buena lectura en ello nos documentamos de la guía Transferencia documentales por el cual nos ayudó a tener un concepto más claro para ejecutar nuestra labor.